Содержание

• 1. Документ. Составные части документа
• 2. Служебная переписка
• 3. Составить протокол разногласий к договору
• 4. Составьте примерную номенклатуру дел организации, в которой Вы работаете
• 5. Составить заявление о приеме на работу
• Список литературы
• Приложение

1. Документ. Составные части документа

Документ - зафиксированное на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (различить).

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Создание документов может осуществляться на естественном или искусственном языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях.

Средства документирования - орудие используемые человеком для создания документов:

- простые средства (ручки, карандаши)

- механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, фоно кино и видео техника)

- средства автоматизации (компьютерная техника).

В зависимости от используемых средств документации различают способы документирования (кино фото фоно документирование, электронное и текстовое документирование).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов.

Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его оформление.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексов документов.

Реквизит - обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Современные требования к оформлению организационной распорядительной делопроизводства (ОРД) зафиксированные в гос.госте (ГОСТ Р6.30-97). Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов (29) но и зоны и последовательность их размещение на документе.

Формуляр - совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе.

Наличие формуляра установленного в гос.стандарте обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного предприятия, так и в стране в целом. В обществе документ является основным носителем управленческой, статистической, научной, технической, и иной социально-значимой информации.

Документы - носители первичной информации. Именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источниках информации (книг, газет, журналов) содержащих переработанную вторичную информацию.

Различают следующие виды документов:

- По назначению (средства фиксации фактов (авто протоколы, отчеты) и средства передачи документов (письмо, телеграмма)).

- По происхождению (служебные и личные документы).

- По форме (индивидуальные, типовые, трафаретные).

- По срокам исполнения и хранения (постоянные, долговременные, временные).

- По месту составления (внутренние и внешние).

- По наименованию (проказы, указы, отчеты).

- По стадиям создания (выписки, отпуск, оригиналы).

Системы документации - совокупность документов взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида сферы деятельности единых требований к оформлению.

Управленческие документы составляют ядро управленческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы составляют объект делопроизводства.

Организация работы с документами - предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур обеспечивающие движение документов в учреждение с момента их создания исполнения или отправки.

В целях рациональные организации документа оборота все документы делятся на документальные потоки (не регистрируемые и регистрируемые; входящие, исходящие и внутренние).

Документопоток - совокупность документов выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота Павлюк Л.В., Кисилева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.: Издательский дом Герда, 2001. С. 90..

При составлении документов используются следующий состав реквизитов:

01 - герб РФ

02 - герб субъекта РФ

03 - эмблема организации или товарный знак

04 - код организации

05 - код формы документа

06 - наименование организации

07 - справочные данные об организации

08 - наименование вида документа

09 - дата документа

10 - регистрационный номер документа

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

12 - место составления или издания документа

13 - гриф ограничения доступа к документу

14 - адресат

15 - гриф утверждения документа

16 - резолюция

17 - заголовок к тексту

18 - отметка о контроле

19 - текст документа

20 - отметка о наличии приложения

21 - подпись

22 - гриф согласования документа

23 - визы согласования документа

24 - печать

25 - отметка о замирении копии

26 - отметка об исполнителе

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28 - отметка о поступлении документа в организацию Кирсанов М.В. Современное делопроизводство. М.: Инфра, 2000. С. 133.

2. Служебная переписка

Служебная переписка, или промышленная корреспонденция,

относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового

стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен.

Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые

излишества - самый большой стилистический недостаток языка

деловой переписки.

Деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с управлением. Отношение к документам - это вопрос менеджмента, исполнительской дисциплины. По тому, как составлено и оформлено письмо, как с ним работают, можно судить о том, что происходит в организации.

Письмо - это прежде всего документ. Во многих случаях письмо гораздо эффективнее, чем телефонный звонок: большинство людей лучше воспринимают информацию визуально, а не на слух. Кроме того, к письму всегда можно вернуться и перечитать еще раз Пигарева И. Избранные места деловой переписки. М.: Приор, 2005. С. 88..

3. Составить протокол разногласий к договору

Приложение 1 к письму о подаче оферты

от «____»_____________ г. №__________

Протокол разногласий к проекту Договора

Наименование и адрес Участника: __________________________

Обязательные» условия Договора

«Желательные» условия Договора

Участник указывает дату и номер Предложения в соответствии с письмом о подаче оферты.

Участник указывает свое фирменное наименование (в т.ч. организационно-правовую форму) и свой адрес.

Данная форма заполняется как в случае наличия у Участника требований или предложений по изменению проекта Договора (раздел Ошибка! Источник ссылки не найден.), так и в случае отсутствия таких требований или предложений; в последнем случае в таблицах приводятся слова «Согласны с предложенным проектом Договора».

В случае наличия у Участника предложений по внесению изменений в проект Договора, Участник должен представить в составе своем Предложении данный протокол разногласий. В подготовленном протоколе разногласий Участник должен четко разделить обязательные и желательные для него условия Договора. «Обязательными» здесь считаются предложения и условия, в случае непринятия которых он откажется подписать Договор. «Желательными» здесь считаются предложения по условиям Договора, которые он предлагает на рассмотрение Заказчика, но отклонение которых Заказчиком не повлечет отказа Участника от подписания Договора в случае признания его Победителем.

Заказчик оставляет за собой право рассмотреть и принять перед подписанием Договора предложения и дополнительные (не носящие принципиального характера) изменения к Договору. В случае если стороны не придут к соглашению об этих изменениях, стороны будут обязаны подписать Договор на условиях, изложенных в настоящей Документации по запросу предложений и Предложении Победителя.

В любом случае Участник должен иметь в виду что:

если какое-либо из обязательных Договорных предложений и условий, выдвинутых Участником, будет неприемлемо для Заказчика, такое Предложение будет отклонено независимо от содержания технико-коммерческих предложений;

в любом случае, предоставление Участником протокола разногласий по подготовленному Заказчиком исходному проекту Договора не лишает Участника и Заказчика права обсуждать эти условия и изменять их в процессе преддоговорных переговоров для достижения соглашения в отношении изменения этих условий.

4. Составьте примерную номенклатуру дел организации, в которой Вы работаете

Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утверждённой структурой и штатным расписанием, например: канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия, отдел статистики и т.д. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства или секретарем-референтом по установленной форме, т.е. на 2006 год номенклатура составляется в четвертом квартале 2005 года.

Рис. Форма номенклатуры дел ООО «Сокол»

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения, например: 02 - 03, где 02 - обозначение структурного подразделения (например: отдел кадров), 03 - порядковый номер дела по номенклатуре (например, приказы по личному составу).

В графе 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее идут заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дел. В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство. М.: Производств, 2003. С. 130..

Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет, если организация передает свои документы на государственное хранение. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел организации, не передающей документы на госхранение, одобренная экспертной комиссией организации, также в конце года утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии (у секретаря-референта), второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, если организация передает свои документы на хранение в госархив Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: ЮНИТИ, 2002. С. 117..

Номенклатура дел ООО «Сокол» представлена в Приложении.

5. Составить заявление о приеме на работу

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление может выглядеть следующим образом:

ОАО «Стайлинг»

Директору И.И. Петрову

ЗАЯВЛЕНИЕ

18.06.2000

Прошу принять на работу старшим инженером.

Личная подпись Г.В. Свиридов

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Список литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: ЮНИТИ, 2002.

2. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизводство. М.: Производств, 2003.

3. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: Приор, 2002.

4. Кирсанов М.В. Современное делопроизводство. М.: Инфра, 2000.

5. Павлюк Л.В., Кисилева Т.И., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.: Издательский дом Герда, 2001.

6. Пигарева И. Избранные места деловой переписки. М.: Приор, 2005.

Приложение