Контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

По степени охвата контроль может быть сплошным или выборочным (при проверке большой партии изделий объекты отбираются и испытываются наугад); требовать или не требовать разрушения последних; происходить в нормальном или усиленном режиме. Контроль осуществляется руководителем, специально назначенными для этого лицами (контролерами), а также самими работниками (самоконтроль).

Контролю подлежат, прежде всего:

важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния фирмы;

промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий;

показатели расходования ресурсов;

экономическая эффективность и качество;

величина запасов и проч.

Контроль решает в системе управления несколько задач.

Во-первых, помогает изучить положение дел в организации и обнаружить в ее внутренней или внешней среде факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность.

Во-вторых, позволяет отследить недостаточно четко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректировать планы.

В-третьих, контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

В-четвертых, результаты контроля служат основой оценки и вознаграждения персонала.

В-пятых, контроль ориентирует, на что нужно обращать особое внимание в дальнейшем.

В процессе контроля могут иметь место объективные и субъективные ошибки. К ним можно отнести: Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Логос, 2002. - С. 231

контроль по случаю, не упреждающий отклонения, а осуществляемый им вдогонку,

тотальный контроль, порождающий несамостоятельность и иждивенчество людей,

отсутствие информирования контролируемых о результатах,

поверхностный контроль из недоверия, например, за отлучками с рабочего места и пр.

На практике существует три основных вида управленческого контроля:

предварительный,

текущий,

итоговый.

Предварительный предшествует активной деятельности, а тем более состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.

Так, при проверке управленческой системы объектами контроля становятся:

качество уже принятых решений,

подготовленных документов,

их соответствие имеющимся требованиям, правильность оформления,

степень ознакомления с ними исполнителей,

усвоения теми стоящих задач.

Предварительный контроль персонала призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональный уровень сотрудников, их потенциальную способность выполнять предстоящую работу. В основе такого контроля лежат заранее разработанные требования, предъявляемые к каждой категории специалистов. Производится он с помощью разного рода тестов, собеседований, экзаменов.

В сферу предварительного контроля персонала входят и такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Контроль персонала призван также следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, созданием условий для творчества, состоянием здоровья и способностью выполнять в данный момент свои обязанности (например, предполетный медицинский контроль у летчиков).

Третье направление предварительного контроля - состояние материальных и финансовых ресурсов организации. В первом случае проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие их ассортимента и количества потребностям производства, гарантированность поставок. Во втором - надежность источников денежных средств и обоснованность предстоящих расходов (ведь деньги, как всем известно, любят счет!).

Текущий контроль существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический имеет в качестве своего основного объекта эффективность использования ресурсов организации. Он ведется не только по количественным, но и качественным показателям:

уровню производительности труда,

внедрения и использования достижений НТР,

новых методов работы,

технологий.

Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для исправления и поиска виновных.

Оперативный контроль, сливающийся на деле с оперативным управлением, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность. В частности, речь идет о движении изделий в рамках производственного процесса (последовательность операций, нормы времени на их выполнение, качество труда); загрузке оборудования; соблюдении общего графика работы, наличии запасов, незавершенного производства и готовой продукции; уровне текущих затрат и т. п.

Важнейшим объектом текущего контроля является качество продукции и услуг. Отправным моментом его организации служит разработка стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка.

Важную роль в повышении эффективности контроля технологического процесса может сыграть его карта, представляющая собой схему, на которую нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений. Это позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения от стандартов.

В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а предупреждению их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т. п.

Третьим видом контроля является итоговый. Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих планов и предполагается всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов. Уткин Э.А. Курс менеджмента. - М.: ЭКМОС, 2002. - С. 248

2. Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного контроля