Развитие информационного взаимодействия структурно-функциональных подразделений фирмы (на примере ИП "ТД Еськов")

В случаях, когда сетевая структура предприятия становится достаточно разветвленной и сложной, возникает необходимость в проведении процедуры голосования по вопросам, затрагивающим как интересы многих сторон, так и касающимся общей стратегии предприятия. Ввиду того, что целые подразделения сетевой фирмы находятся на значительном расстоянии, то организация совместных заседаний ответственных лиц может оказаться неоправданно дорогой процедурой. В связи с этим фактом целесообразно организовывать процедуру голосования и обработку результатов с использованием сетевых технологий. Для идентификации и защиты результатов голосования можно использовать надежную технологию цифровой подписи.

Кроме совершенствования и упрощения механизма принятия решений система голосования может облегчить решение серьезных конфликтов с участием многих сторон.

Зачастую, у сотрудника, не находящегося в офисе, возникает серьезная проблема «оторванности» от работодателя, коллектива, рабочей группы. Возникает чувство незащищенности, сотрудник не сдает работу вовремя и начинает искать более «надежное» рабочее место в офисе, с собственным рабочим местом и прочими атрибутами, удовлетворяющими его стремление к стабильности.

Для того чтобы снизить психологический дискомфорт, необходимо организовать информационную поддержку удаленных сотрудников. Суть подобной системы заключается в том, что информация о состоянии дел, сроках сдачи отдельных фрагментов общей работы, а также о том, на какой стадии разработки своего участка находится каждый из сотрудников, рассылается всем участникам взаимодействия. Подобные списки рассылки часто применяются, когда к реализации проекта подключено много сотрудников, общение с которыми происходит преимущественно посредством электронной почты, в особенности, если каждый сотрудник выполняет относительно независимый участок работ. Готовые работы пересылаются по электронной почте. В результате применения информационной рассылки, повышается информированность сотрудника о текущих делах фирмы, снижается неизбежное при удаленной работе чувство отчужденности, растет «включенность» в общее дело. Серьезно повышается продуктивность и качество работы сотрудников, снижаются такие «родовые» проблемы сетевой корпорации как текучесть кадров, срывы сроков сдачи работ.

Для решения такой задачи необходимо использовать систему управления базой данных, которая могла бы содержать индексировать и обрабатывать запросы к записям сеансов видеоконференций между сотрудниками. В целом подобная задача не является особенно сложной. Хранить записи видеофрагментов и текстовой информации способна практически любая современная СУБД, такая как Oracle, Informix или Lotus Notes. Однако, подобное программное обеспечение стоит довольно дорого, что затрудняет его внедрение в ИП «ТД Еськов» на данном этапе развития фирмы. Мы предлагаем его использование в перспективе, когда возрастет число филиалов фирмы и количество фирм, сотрудничающих с ИП «ТД Еськов», а также увеличится территориальная удаленность структурных подразделений фирмы.

Таким образом, на данном этапе развития ИП «ТД Еськов» для решения проблем, выявленных в ходе анализа и связанных с недостаточно развитым информационным взаимодействием элементов информационной системы, нами предлагается концептуальная схема: руководитель фирмы директор по финансам процесс хозяйственной деятельности. Реализуя предлагаемую концепцию, фирма должна будет организовать свою систему управленческого взаимодействия, отличную от имеющейся. Еще одним направлением совершенствования станет передача некоторых функций аутсорсинговым компаниям. При этом структура компании изменится, станет более динамичной и сформированной по модульному принципу.



3.2 Мероприятия по реализации общих направлений развития информационного взаимодействия

Для совершенствования взаимодействия необходимо определить порядок автоматизации бизнес-процессов ИП ТД «Еськов».

Нами была разработана концептуальная и инфологическая модели данных для создания базы данных ИП «ТД Еськов» на основании анализа предметной области, деятельности фирмы и требований пользователей. Следует учитывать требования пользователей, находящихся на значительном удалении друг от друга и от головного офиса. На данный момент существует Белгородский, Старооскольский, Губкинский и Курский филиалы.

Рисунок 15. Учет требований в концептуальной модели

Сопоставляя концептуальные требования пользователей с уже разработанными нами предложениями по совершенствованию структуры ИП ТД «Еськов», надо обозначить модули системы во взаимосвязи с областями автоматизации и подразделениями компании. В работе фирмы на основании предложенной концептуальной схемы можно выделить ряд периодических операций.

Рисунок 16. Структура автоматизированной системы управления ИП ТД «Еськов».

Система состоит из двух направлений (областей автоматизации): «Основная деятельность компании» и «Административно-хозяйственная деятельность», а направления в свою очередь состоят из пяти модулей: «Сделка», «Управление сделками», «Бухгалтерия», «Инвентарный учет» и «Зарплата».

Основная производственная деятельность по торговле автоматизируется за счет первых двух модулей. Они тесно связаны друг с другом, поскольку они обслуживают одни и те же хозяйственные процессы.

При заключении сделки проходят следующие операции: заключение сделки; подготовка документов по сделке; перерегистрации прав собственности; осуществление платежа; дополнительно, в случае заключения сделки с клиентскими бумагами, - документирование поручения от клиента; формирование подтверждения сделки клиенту.

При нарушении сроков на каком-либо этапе сделки: документирование сделки (прикрепление к сделке образцов документов, телефонных переговоров); разработка и принятия решения начальником склада и начальником транспортного отдела; разработка и принятие решения юристом.

При получении отчета об операциях компании в регионах: получение отчета из региона; получение ведомости из региона; получение контрактов из региона.

При получении от клиентов комиссионного вознаграждения: формирования счет-фактуры; получение платежа.

Эти последовательности классифицируются как деловые процессы с жесткой маршрутизацией заданий. Для их автоматизации используется модуль «Управление сделками».

Таким образом, модуль «Сделки» играет роль системы управление документами, а модуль «Управление сделками» маршрутизирует эти документы, обеспечивая отражение хозяйственных процессов компании в реальном времени.

Порядок приёма-выполнения заказа у постоянного клиента «Как должно быть» на схеме 2 (см. Приложение 2). В процессе взаимодействия элементов информационной системы создаются документы, реализующие функции системы.

Документы выполняют следующие функции:

электронное представление первичного документа (распорядительная записка, платежное поручение и выписка из расчетного счета фирмы);

хранение структурированной информации (сделка, документы для перерегистрации);

источник для составления документов, формирующих двойственную операцию;

формирование отчетов (журнал незавершенных сделок, книга учета денежных средств и ценных бумаг, отчет ответственного сотрудника перед клиентом);

носитель управляющей информации, заменяющей функционирование системы (инструктор хозяйственных операций).

При формировании необходимых документов должны учитываться регламенты фирмы. В качестве таких регламентов могут выступать требования потребителей информации, согласно простейшей схеме взаимодействия.

канал связи

Рисунок 17. Схема информационного взаимодействия.

Документы в визуальном представлении от источника информации по каналу связи поступают потребителю информации. Визуальное представление здесь означает, что документ имеет интерфейс для конечного пользователя. Требования конечного пользователя учитываются при проектировании формы документа.

Карта с документами всех модулей должна быть проста и естественна: персонал компании заполняет поля документа, затем может сохранить его, пересчитать, сделать проводки по документу или распечатать. При этом система должна следить за поддержанием целостности информации, вводимой посредством документов: нельзя удалить проводки или хозяйственные операции, не удалив сам документ; изменить проводки можно также только через сам документ.

Приведем в качестве примера модель модуля «Сделки».

Визуальное представление

Рисунок 18. Модель документа модуля «Сделки»

Каждый документ имеет два основных вида представления: список и форму. Работа с любым документом может начинаться через список (в рамках списка удобно ориентироваться между разными документами одного типа); должны иметься возможности для поиска, сортировки и выборки документа по любому из его полей. После отыскания нужного экземпляра в списке можно получить другое представление документа - «форму», в которой понятно и просто представлена вся необходимая по сделке информация (может выглядеть как обыкновенная карточка, где разложены поля документа).

Документы также должны иметь несколько форм представления (не тоже, что виды представления), т.е. у каждого из них может быть множество форм представления для отдельного вида (список или форма), что позволяет иметь необходимое количество ракурсов на одну и туже информацию (хранящуюся в документе). Эта особенность модуля выявлена потому, что необходимо учитывать требования различных групп пользователей, при этом органично сочетать многообразие представления информации с развитым механизмом администрирования - должна иметься возможность настраивать модули так, чтобы разные пользователи работали с различными срезами информации.

Хотелось бы отметить, что необходимы возможности администрирования, т.е. разграничения прав доступа к информации, а также защиты информации от несанкционированного доступа. Кроме того, должны иметься мощные средства администрирования вплоть до прав на редактирование документов, подготовленных другими сотрудниками, и некоторым пользователям информация должна предоставляться лишь в определенных формах документов.

По нашему мнению, система автоматизации деятельности ИП ТД «Еськов» должна обеспечивать ряд перспективных возможностей, а именно:

возможность работы через Internet;

автоматический запуск работы по исполнению сделок по информации из базы;

конфигурирование модулей системы;

интеграция в систему других программных продуктов, специализирующихся на учете и анализе.

Как уже было указано ранее, с 2004 года и по настоящее время в качестве основного программного обеспечения используется программное обеспечение фирмы 1С: Предприятие 8.0.

В настоящее время с помощью существующей версии программы проводится формирование заказа клиента с выдачей соответствующих документов (накладных, счетов, счетов-фактур и т.д.), зачисление поступающих от клиентов денежных средств, получение информации по клиентам (размер скидки, наличие задолженности, объем закупленных товаров за необходимый период времени, состав предыдущих заказов). На складе программа используется для корректировки собранных заказов, для определения отсутствия какого-либо товара, а также для получения оперативной справки по наличию товара.

При этом не учитывается следующее:

Таблица 4.

Перечень и характеристика выходной информации

Наименование форм выходных документов	Форма представления	Период выдачи	Получатель информации
Сформированные заказы на товары по отдельным поставщикам	экран, печать	по требованию	Поставщики
Ведомость учета расчетов с поставщиками	экран, печать	по требованию

Форма представления и период выдачи определили сотрудники фирмы на основании предшествующего опыта. При этом речь идет лишь выходной информации системы, которая может быть предоставлена поставщику по факту сделки, отгрузки, доставки, произведенному расчету. Все указанные действия формируют информационное сообщение на основе сформированных заказов на товары по отдельным поставщикам и ведомости учета расчетов с поставщиками.

При взаимодействии с покупателями в подразделениях фирмы формируется набор сопроводительных документов, среди которых: счет на оплату, товарно-транспортная накладная, договор на поставку, спецификация, сертификаты качества. Заказчиком документов является покупатель, а форма документов регламентирована законодательством.

Таблица 5.

Перечень и характеристика исходной информации

Наименование форм входных документов	Форма представления	Частота поступления	Получатель информации
Счет на оплату	Ручной документ	По мере поступления	Покупатель
Товарно-транспортная накладная	Ручной документ		Покупатель
Договор на поставку, спецификация	Ручной документ	По мере поступления
Сертификаты качества	Электронная, ручная		Покупатель

Выходная информация представляется в виде документов, кадров на мониторе и файлов. Она должна содержать: заказ на товары, спецификацию. В заказе должны быть отражены:

-№ заказа;

-дата;

-наименование потребителя и поставщика;

-реквизиты потребителя (адрес почтовый, транспортный, общие реквизиты);

Входная информация должна содержать:

-задание на отгрузку с фактическими данными;

-накладные на продукцию;

-счет, выставленный на оплату;

-сертификаты качества.

В любом из исходных документов должна быть отражена дата и счета. Каждый исходный документ должен быть описан с тоски зрения способов подготовки и его формирования, способов контроля содержания и объемов обработанной информации. По выходным документам информация характеризуется составом содержания способов выдачи или способов представления, формы документов (стандарт), время, периодичность. Файлы исходных документов заказов и соответственно накопительные файлы и выходные файлы после обработки информации находятся в постоянном движении, т. е. информация в них периодически изменяется в связи с:

§ наступлением новых заказов;

§ изменениями наступивших заказов;

§ формируются массивы заказов потребителей.

В базе данных формируются: массив заказов, содержащий реквизиты потребителя, массив спецификации. Например массив заказов может быть оформлен следующим образом.

Массив заказов

«Шапка заказов»

Реквизиты

1.№ заказа;

2.Дата;

3.Наименование потребителя (полное);

4.Наименование потребителя (сокращенное);

5.Почтовый индекс;

6.Транспортные реквизиты;

7. Вид продукции.

Массив спецификации

Реквизиты

1.№ заказа;

2.№ спецификации;

3.№ изменения заказа;

4.вид продукции;

5.№ позиции;

6.наименование продукции;

7.марка, тип, ГОСТ или ТУ;

8.свойства;

9.упаковка, маркировка;

10.количество [год, квартал, месяц];

11.наименование продукции;

12.реквизиты.

В реквизите массива спецификации количество детализируется по месяцам года при этом целесообразно в этой же структуре иметь свободное количество по каждому месяцу года для проставления данных о фактическом получении товара.

Данная структура массивов «шапки» заказов и реквизитов по каждой позиции, спецификации заказов позволяет решать задачи учета, контроля и анализа выполнения поставок потребителя, планирования поставок с учетом текущего состояния, формирования платежных документов и учета и контроля оплаты продукции.

В рамках документооборота по заключению сделок участвуют как отдельные должностные лица и сотрудники подразделений компании, так и представители контрагентов (поставщиков и потребителей). Регламентируя процесс информационного взаимодействия внутри ИП ТД «Еськов», следует обратить внимание на разделение полномочий между подразделениями и их руководителями. Исходя из приведенного ранее цикла по заключению сделки, все операции сводятся к основным четырем: обработка счетов на оплату, подготовка договорной документации, их утверждение, учет взаиморасчетов с поставщиками, формирование заказов на товары. За каждый из указанных этапов отвечает отдельное подразделение. Примерная схема документооборота по учету и анализу заказов на товары при заключении сделок приведена в таблице 6.

Из приведенной таблицы видно, результатом работы финансового подразделения являются учетные документы по взаиморасчетам с поставщиками, а также счета, накладные, готовятся которые в процессе обработки счетов на оплату. Подготовка договорной документации осуществляется директором и ответственным лицом, осуществляющим хозяйственный процесс.

Таблица 6.

Схема документооборота по учету и анализу заказов на товары.

Должность Операции	Директор	Директор по финансам	Владелец хозяйственного процесса
1. Обработка счетов на оплату
2. Подготовка договорной документации, их утверждение
3. Учет взаиморасчетов с поставщиками
4. Формирование заказов на товары

За формирование заказов на товары отвечают владелец хозяйственного процесса и директор по финансам. В результате подготовки документации происходит информационный обмен между структурными подразделениями, осуществление которого при должном уровне качества информационного сервиса не возможно без реструктуризации интрасети.

Фирма построена таким образом, что точно известно, какой сотрудник и к какой информации должен иметь доступ. Мы предлагаем в качестве одного из мероприятий по совершенствованию информационного взаимодействия реализовать вариант сети с выделенным сервером. Это обусловлено тем, что в такой сети существует возможность администрирования прав доступа.

В данном случае в организации имеется 22 рабочих станции, которые и требуется объединить в корпоративную сеть. Исходя из структуры предприятия, и использования информации с распределением прав доступа, предлагается технология клиент-сервер и сеть, построенная по топологии «звезда».



Рисунок 19. Схема информационного взаимодействия посредством интрасети фирмы.

Информационный обмен между филиалами ИП ТД «Еськов» должен осуществляться непосредственно через руководство фирмы, задача которого координировать процессы, сопровождающие сделки о которых говорилось выше.

Работы по созданию и прокладке сети, а также ее сопровождению в дальнейшем можно поручить одной из аутсорсинговых компаний, специализирующихся на компьютерных информационных технологиях. В настоящее время руководители ИП ТД «Еськов» ставят перед собой перспективную задачу организацию электронной коммерции по направлениям своей деятельности. Эту задачу также следует поручить ИТ специалистам аутсорсинговой компании. Наличие собственного сайта, осуществление электронной торговли или размещение сведений о фирме в информационном пространстве Интернета другими способами может повысить эффективность деятельности ИП ТД «Еськов».

Таким образом, предлагаемый комплекс мероприятий и структура автоматизации бизнес-процессов ИП ТД «Еськов», по нашему мнению, позволит повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных, а также позволит осуществлять информационное взаимодействие, как внутри компании, так и вовне, с учетом потребностей пользователей информационной системы. В результате предполагается:

· привлечение новых клиентов и более интенсивная работа с существующей клиентской базой с целью более детального подхода к каждому потребителю продукции.

· появление возможности скорейшего информирования о новых поступлениях, проводимых акциях и реализации специальных предложений.

· снятие напряжения в коллективе при наличии четкой регламентации;

· повышение статуса фирмы в глазах клиентов.



Глава 4. Определение результативности предлагаемой концепции

В разных отраслях экономики роль и место информационных технологий (ИТ) существенно различаются. По степени непосредственного влияния на основную деятельность потенциальных потребителей информационные технологии условно можно разделить на два типа:

А. Организации, для которых информационные технологии являются технологией основного производства (телекоммуникационные компании, виды бизнеса, связанные с информационным обслуживанием и движением информации, др.). Для таких организаций ИТ-система, согласно экономической классификации, является активной частью основных производственных фондов, т.е. непосредственным фактором производственной/операционной деятельности.

Такие организации практически не надо убеждать в необходимости оценки эффективности инвестиций в ИТ. Для них этот вопрос практически сливается с вопросом о необходимости инвестиций в тот бизнес, который они ведут и который невозможен без ИТ.

Б. Организации, для которых информационные технологии являются средством совершенствования управленческой деятельности. В этом случае информационные технологии способствуют более качественному управлению организацией, удешевляют и повышают эффективность принимаемых управленческих решений и таким опосредованным образом содействуют повышению конкурентоспособности. Для таких организаций ИТ является фактором, способствующим основной деятельности, но не участвующим в ней непосредственно.

К таким организациям и относится ИП ТД «Еськов». При этом инвестиции в информационную систему формально не рассматриваются в качестве вложений в технологические активы. Но при этом руководству фирмы очевидным является объективная необходимость вовлечения ИТ в процесс повышения качества управления.

На современном этапе информационные технологии являются статьей затратной. В целом, инвестиции в информационную систему (например, в развитие корпоративной сети) складываются из капитальных затрат на формирование и развитие ИС, а также долгосрочных вложений в оборотный капитал, необходимый для эксплуатации этой системы.

Наиболее популярным стал критерий достаточности размера затрат на ИТ. На основании западных аналогий получают распространение следующие основные критерии:

· показатель ИТ-затрат как доли от оборота компании;

· показатель доли ИТ-затрат на одного работающего.

Указанные показатели для российских компаний составляют 0,6-4,5% и 5000-30000 руб. соответственно и существенно дифференцируются по отраслям См.: Корнеев В. Общая оценка эффективности внедрения ИТ// Открытые системы. Директор информационной службы. - № 5, 2005. - С. 49.

Процесс соизмерения инвестиций в ИТ и достигаемых за их счет экономических выгод должен быть именно процессом, т.е. должен быть итерационной процедурой на протяжении всего периода разработки и внедрения проекта, результат которой способен повлиять на дальнейшее продолжение или условия осуществления проекта. В широком смысле это показатель, характеризующий экономическую целесообразность приобретения новой техники и её применения.

Методы определения экономической эффективности новой техники те же, что и методы определения экономической эффективности капитальных вложений. Основа этих методов - сопоставление затрат на новую технику с получаемым от неё эффектом. Различают абсолютную (общую) и сравнительную эффективность новой техники. Абсолютная - измеряется отношением получаемого от новой техники эффекта (в виде роста выпуска продукции и снижения её себестоимости или роста прибыли) к затратам на её создание и внедрение. Сравнительная - применяется для выбора наилучшего варианта новой техники из имеющихся образцов путём определения сроков окупаемости капитальных вложений или сравнения приведённых затрат по вариантам.

Для определения экономического потенциала внедрения - эффекта по отдельным годам рассчитывают: снижение затрат на производство; прирост выпуска продукции, который может быть получен вследствие применения новой техники; прирост прибыли у производителя и потребителя за счёт увеличения продукции, снижения себестоимости и изменения цен.

Помимо стоимостных, об экономической эффективности можно судить и по таким показателям, как высвобождение рабочей силы, облегчение и оздоровление условий труда, снижение расхода материалов, повышение качества, надёжности поставок, что не всегда может быть отражено в их стоимости и себестоимости.

В первую очередь, рост производительности труда осуществляется за счет уменьшения непроизводительного времени на работе, которое можно определить как время сотрудников, которое не создает новой стоимости для компании.

Возьмем отдел продаж компании. Производительное время продавца - это то время, которое он проводит с клиентом, а не то, которое потрачено, чтобы выяснить, оплачены ли счета, выполнен ли заказ и т. п.

Новая концепция информационного взаимодействия позволит сократить время, затрачиваемое на согласование и оформление сделок, их регистрацию и получение информации о проведенных сделках, избавит персонал от рутинной работы по заполнению, проверке и отслеживанию исполнения заказа. Время освобождается для производительной работы в контакте с клиентом, со снижением документооборота, уменьшением непроизводительных телефонных переговоров с клиентом по поводу того, в каком состоянии находится заказ. Руководству будет доступна вся необходимая информация о клиентах, о состоянии товарных запасов, о ближайших поставках, о специальных предложениях и об ответственности сотрудников, а также вся текущая информация о возникающих проблемах или потенциальных выгодах и т. п.

Наряду с получением выгод для сотрудников фирмы, внедрение предлагаемых мероприятий и изменение организационной структуры приведет к оптимизации работы с клиентами по следующим направлениям.

§ Информация о наличии или сроках поступления товара на склад позволит составлять более полные заказы с учетом товаров поступающих в устраивающие клиента сроки. Также позволит снизить недовольство клиентов в случае отсутствия какого-либо товара на складе.

§ Оперативная корректировка составляемого заказа. Наиболее эффективное применение при составлении несрочного, предварительного заказа. При обработке заявки, поступившей от клиента, в заказ можно вводить не только товары в наличии, но и тот ассортимент, поступление которого ожидается к моменту получения заказа клиентом.

§ Со временем отпадет необходимость обработки дополнительных заказов, то есть тех заказов, которые формируют клиенты, уже получившие товар и определившие какой ассортимент они могут дополнительно заказать при поступлении новой партии продукции.

Таким образом, результативность предлагаемой концепции складывается из повышения качества и надежности обслуживания клиентов, снижения времени обработки заказов и оформления сделок, облегчения условий труда, улучшения информационного обеспечения управленческих решений, создания оптимальной организационной структуры и получения выгод от возможности развивать новые направления своей деятельности (например, электронный бизнес). Все это в итоге приведет к повышению эффективности управления ИП ТД «Еськов».



Заключение

В период небывалого роста объема информационных потоков полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации или предприятия. Поскольку никакая организация не может обойтись без информации, а следовательно, и без процедур ее формирования, обработки и использования, в рамках любой организации существует информационная система, целью которой является производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.

Поиск и переработка информации связаны как с организацией мероприятий по планомерному отслеживанию и группировке необходимых данных, поступающих из внешних по отношению к организации источников, так и по установлению внутрифирменных регламентов, касающихся всех аспектов получения и обработки информации.

Система управления предприятием нуждается в обеспечении оптимального информационного взаимодействия, так как она не только выполняет различные функции: планирования, организации, мотивации и контроля, но и должна учитывать предметную направленность конкретного подразделения.

В современных условиях управление, построенное на эффективном взаимодействии подразделений, представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности взаимодействия становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания информационного взаимодействия является его автоматизация.

По результатам анализа объекта исследования, в качестве которого выступала фирма ИП ТД «Еськов», был определен круг проблем информационного взаимодействия на указанном предприятии: излишняя централизация управления, особенно в филиалах компании, дублирование функций и отсутствие явного разделения полномочий по некоторым направлениям между руководителями высшего звена фирмы, слаборазвитая и низкоэффективная информационная система, не отвечающая перспективным планам развития ИП ТД «Еськов», отсутствие налаженного взаимодействия между структурными подразделениями и функциональными элементами, отсутствие единой корпоративной сети, слабое использование современных информационно-коммуникационных технологий во взаимодействии с внешними информационными партнерами.

В качестве основных направлений развития информационного взаимодействия структурно-функциональных подразделений фирмы можно определить разработку и внедрение оптимальной организационной структуры, баз данных, компьютерных сетей, регламентацию и управление основными процессами, визуализацию и согласованное представление данных для автоматизации внутри и внешнефирменных операций.

Нами был определен регламент взаимодействия в информационной системе управления фирмой, который сводится к следующей схеме: руководитель фирмы - информационный поток (прямой и обратный) - директор по финансам - информационный поток (прямой и обратный) - ответственный за процесс хозяйственной деятельности - информационный поток (прямой и обратный). Регламентация управленческого взаимодействия, предоставит возможность получить дополнительные преимущества, такие как: избежать пересечения потоков и возникновения противоречий движения информации для плановых и контрольных целей, соподчиненность различных звеньев организационной структуры в процессе сбора и обработки информации и принятия управленческих решений, получить управление по центрам ответственности, построение системы материального стимулирования в контексте системы управления затратами.

В практическом плане внедрение соответствующей организационной структуры включает в себя следующие два основных момента: создание новых служб и изменение функций существующих плановых служб компании для адекватного обеспечения процесса управленческого и финансового планирования; разработку внутренних положений, регламентирующих ответственность различных подразделений в процессе функционирования информационной системы.

Следующим направлением станет увеличение подвижности ИП «ТД Еськов» в условиях конкретных рынков за счет разделения полномочий между его подразделениями, то есть «динамическую сетевую организацию» или организацию модульной структуры. При этом, будет решена проблема, связанная с адаптацией вышеописанной организационной модели в рамках всего предприятия. Компания сможет работать по всей стране из центрального офиса или «штаба», сохраняя контроль над выполнением поставленных задач в рамках выбранной стратегии. Сетевая структура означает распределение основных функций между отдельными подразделениями и организациями. Координация действий осуществляется небольшим центральным офисом. Модульная корпорация представляет собой костяк, окруженный гибкой сетью наилучших поставщиков необходимых услуг, которые могут быть задействованы или исключены по мере необходимости.

Нами была разработана структура автоматизированной системы управления ИП ТД «Еськов», которая состоит из двух направлений: «Основная деятельность компании» и «Административно-хозяйственная деятельность», а направления в свою очередь состоят из пяти модулей: «Сделка», «Управление сделками», «Бухгалтерия», «Инвентарный учет» и «Зарплата». Более детально была рассмотрена модель модуля «Сделки».

По нашему мнению, система автоматизации деятельности ИП ТД «Еськов» должна обеспечивать ряд перспективных возможностей, а именно: возможность работы через Internet, автоматический запуск работы по исполнению сделок по информации из базы, конфигурирование модулей системы, интеграция в систему других программных продуктов, специализирующихся на учете и анализе.

Для реализации указанных направлений необходимо, кроме разработки баз данных, объединить все рабочие станции в единую корпоративную сеть. Исходя из структуры предприятия, и использования информации с распределением прав доступа, предлагается технология клиент-сервер и сеть, построенная по топологии «звезда». Работы по созданию и прокладке сети, а также ее сопровождению в дальнейшем можно поручить одной из аутсорсинговых компаний, специализирующихся на компьютерных информационных технологиях.

Важным требованием является то, что информационный обмен между филиалами ИП ТД «Еськов» должен осуществляться непосредственно через руководство фирмы, задача которого координировать процессы, сопровождающие сделки о которых говорилось выше.

Предлагаемый комплекс мероприятий и структура бизнес-процессов ИП ТД «Еськов», по нашему мнению, позволит повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единой баэы данных, а также позволит осуществлять информационное взаимодействие, внутри и вовне фирмы с учетом потребностей пользователей информационной системы и заказчиков информационных сервисов.

При этом ожидается повышение качества и надежности обслуживания клиентов, снижение времени обработки заказов и оформления сделок, облегчение условий труда, улучшение информационного обеспечения управленческих решений, получение выгод от оптимизации организационной структуры и возможности развивать новые направления своей деятельности (например, электронный бизнес). Все это в итоге приведет к повышению эффективности управления ИП ТД «Еськов».

Список литературы:

1. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента/ И.И. Бажин. - М.: ГУ ВШЭ, 2000.- 688 с.

2. Баронов, В.В. Автоматизация управления предприятием/ В.В. Баронов. - М.: Инфра-М, 2000. - 207 с.

3. Бовыкин В. И. Новый менеджмент. Управление предприятиями на уровне высших стандартов, - М,: 1997,с-118.

4. Барановская Т.П. Информационные системы и технологии. М.: ,2003,с- 416.

5. Веснин, В.Р. Менеджмент для предпринимателей, - М.:Новости, 1993,с-58.

6. Вдовенко Л.А. Автоматизированные системы управления производством / Под ред. - М.: , 1992.

7. Веревченко А.П., Информационные ресурсы для принятия решений Издательства: Деловая Книга, Академический проект;2000, с-560.

8. Валуев, С.А., Игнатьева А.В. Организационный менеджмент.- М.:, 1993, с-165.

9. Васильченко, Н.Г. Современная система управления предприятием / Н.Г. Васильченко - М.: «Интел-Синтез», 2003. - 320 с.

10. Веснин В.Р. Основы менеджмента/ В.Р. Веснин. - М.: Элит-2001. - 440 с.

11. Годин В.В. Управление информационными ресурсами:17-молульная программа для менеджеров «Управление развитием организации».- М.: «Инфра-М», 1999.-432 с.

12. Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности Издательства: Высшая школа, Мастерство; 240 стр., 2001 г.

13. Графова, Г.Ф. Критерии и показатели оценки финансово-экономического состояния предприятий//Аудитор.-2003.-№12.

14. Гринберг А.С., Шестаков В.М. Информационные технологии моделирования процессов управления. Издательство: Юнити-Дана; 400 стр., 2003 г.

15. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент Издательство: Юнити-Дана; 416 стр., 2003 г.

16. Глущенко, В. Менеджмент: системные основы. - г. Железнодорожный, М.О. НПЦ «Крылья»,1998.- 224 с.

17. Джоббер, Дэвид. Принципы и практика маркетинга: Учебное пособие/ Пер. с англ. под ред. В.М. Неумоина - М.: Изд. дом «Вильямс», 2000. - 688 с.

18. Душин В.К. Теоретические основы информационных процессов и систем Издательство: Дашков и Ко , 250 стр., 2002 г.

19. Завьялов В.Е., Петров А.В., Тихомиров М.М.: Система информационно-аналитической поддержки кадровых решений. М.: РАГС, 1999.

20. Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997.

21. Косарев В.П. Компьютерные системы и сети: Учеб. пособие /Под ред.В.П. Косарева. - М.: Финансы и статистика, 1999.

22. Комягина В.Б. Компьютер для менеджера /Под ред. В.Б. Комягиной. - М.: ТРИУМФ, 1998. - Т. 2.

23. Костров А.В. Введение в информационный менеджмент/учебное пособие.- Владимир, 1996.- 132 с.

24. Калянов, Г.Н. Консалтинг: от бизнес-стратегии к корпоративной информационно-управляющей системе Издательство: Горячая Линия - Телеком 208 стр., 2004 г.

25. Котлер Филип. Маркетинг менеджмент/ Пер с англ. под ред. Л.А. Волковой. - СПб: Питер, 2000. - 752 с.

26. Когаловский М.Р. Перспективные технологии информационных систем Издательства: ДМК Пресс, Компания АйТи; 288 стр., 2003 г.

27. Кнорринг В.И. Искусство управления, - М,: БЕК, 1997

28. Крылович А.В «Информационные технологии в Управлении предприятием» - http://www.cfin.ru/itm/kis/.

29. Кричевский Р.Л. Если вы - руководитель... Элементы психологии менеджмента в повседневной работе, - М,: Дело, 1993

30. Липаев В.В. Системное проектирование сложных программных средств для информационных систем Издательство: Синтег; 268 стр., 2002 г.

31. Лихачева Г.Н. Информационные технологии в экономике: Учебно-практическое пособие/ Г.Н. Лихачева. - М.: МЭСИ, 1999. - 136 с.

32. - 512 с.

33. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов Издательство: Диалог - МИФИ, 240 стр., 2003 г.

34. Меняев М.Ф. Информационные технологии управления. Книга 3. Системы управления организацией , 464 стр., 2003 г.

35. Менеджмент организации. Учебное пособие, п/р Румянцевой З.П., - М.: ИНФРА-М, 1996

36. Радугина А.А.,Основы менеджмента. П/р - М,: Центр, 1997

37. Петренко А. Безопасность в коммуникации делового человека, - М.: Технологическая школа бизнеса, 1994

38. Патрушина С. М. Информационные системы в экономике. Издательство: Бизнес , 352 стр., 2004 г.

39. Прокушева А.П., Т.Ф. Липатникова, Н.А. Колесникова Информационные технологии в коммерческой деятельности Издательство: Маркетинг, 192 стр., 2001 г.

40. Поляков В.Г. Формула успеха в бизнесе. Практическое руководство для российского менеджера. - Новосибирск: ЭКОР, 1993

41. Синюк В.Г., А.В. Шевырев Использование информационно-аналитических технологий при принятии управленческих решений Издательство: ДМК Пресс; 160 стр., 2003 г.

42. Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем Издательство: ДМК Пресс; 256 стр., 2002 г.

43. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом, - М,: Бизнес-школа, 1995.

44. Титоренко Г.А.. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов /Под ред. проф. -2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. с. 8

45. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента, - М,: Дело, 1995

46. Устинова Г.М. Информационные системы менеджмента: Основные аналитические технологии в поддержке принятия решений/учеб. Пособие.- СПб: Издательство «ДиаСофтЮП», 2000.- 364 с.

47. Филимонова Е.В. «Информационные технологии в профессиональной деятельности: учебник» / Е.В. Филимонова - Ростов н/Д: Феникс, 2004 - 352 с.

48. Филиппенко И.П. «Выбор ПО для автоматизации управления» -- “Корпоративные системы” (№3, 2001)

49. Шафрин Ю.В.Информационные технологии. Часть 2 Издательство: Бином. Лаборатория знаний; 320 стр., 2002 г.

50. Петров В.Н. Информационные системы: Учебник/ В.Н. Петров. - СПб.: Питер, 2003. - 688 с.

51. Румянцева З.П. Общее управление организацией/ З.П. Румянцева.- М.: Инфра-М, 2003. - 304 с.

52. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие/ Э.А. Смирнов. - М.: Инфра-М, 2003. - 248 с.

53. Хотинская Г.И. Информационные технологии управления: Учебное пособие/ Г.И. Хотинская. - М.: МЭСИ, 2003. - 128 с.

Приложение 1

Схема 1. Порядок приёма-выполнения заказа у постоянного клиента «Как есть»



Приложение

Схема 2. Порядок приёма-выполнения заказа у постоянного клиента «Как должно быть»