Сущность и содержание управленческих решений

Содержание

Введение

1. Сущность и содержание управленческих решений

2. Формы разработки и реализации управленческих решений в органах Г и М управления

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Принятие решений является важной частью любой управленческой деятельности. Эффективность управления во многом обусловлена качеством таких решений. В решениях фиксируется вся совокупность отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности и управления организацией.

Если коммуникации - своего рода «стержень», пронизывающий любую деятельность в организации, то принятие решений - это «центр», вокруг которого вращается жизнь организации. Эффективное принятие решений необходимо для выполнения управленческих функций.

Совершенствование процесса принятия обоснованных объективных решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем использования научного подхода к данному процессу, моделей и количественных методов принятия решений.

Существуют разнообразные точки зрения на то, какие решения, принимаемые человеком в организации, считать управленческими. Некоторые специалисты относят к таковым, например, решение о поступлении человека на работу, решение об увольнении с работы и т.п.

Оправданной представляется точка зрения, согласно которой к управленческим решениям следует относить лишь те решения, которые затрагивают отношения в организации.

Эта проблема очень актуальна для предприятий государственного и муниципального управления, для стратегического принятия решения. Руководитель любой ступени должен быть грамотным и должен уметь принимать решения.

1. Сущность и содержание управленческих решений

Разработка управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль.

Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность протекающих в управляемой системе процессов, но и возможность устойчивого и адаптивного развития в быстро меняющемся современном мире.

Процессы принятия решений охватывают практически все области человеческой деятельности и являются неотъемлемой составляющей процессов управления. Основные стадии процесса приведены на рис. 1.

Существует два определения теории принятия решений: расширенное и узкое.

Расширенное отождествляет принятие решений со всем процессом управления. Узкое трактует процесс как выбор наилучшего из множества альтернативных вариантов.

Многие авторы считают, что в теорию принятия решений имеет смысл включать также генерирование альтернативных вариантов, исполнение, контроль и анализ результатов.

Управленческое решение в системе управления. Следует уточнить, что не всякое решение, принимаемое руководителем, является управленческим.

Например, решения, связанные с технической стороной деятельности организации, направленные на подведение итогов или оформление документации, таковыми не являются.

Управленческим называется решение, принятое в социальной системе и направленное:

- на управление управленческой деятельностью;

- проектирование системы управления организации (методология, структура, процесс, механизм);

- стратегическое планирование;

- управление кадрами;

- управленческое консультирование;

- взаимодействие с внешней средой.

Рисунок 1 - Стадии принятия решения в процессе управления

Примером управленческого решения в области стратегического планирования муниципального образования является программа комплексного социально-экономического развития.

Управленческим решением (УР) называют творческое, волевое действие субъекта управления, основанное на знании объективных законов функционирования управляемой системы и анализе информации о ее функционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов разрешения проблемы.

УР является основой процесса управления. Управлять -- значит решать.

Термин «управленческое решение» употребляется в двух основных значениях: как процесс и как явление (рис. 2).

Как процесс УР -- это поиск, переработка и анализ информации, разработка альтернатив, выбор лучшей из них, утверждение и реализация.

Как явление УР -- это план действий, приказ, программа, постановление, устное или письменное распоряжение.

Рисунок 2 - Основные значения термина «управленческое решение»

Сущность управленческих решений. Любое УР связано с социальными, экономическими, организационными, правовыми и технологическими интересами организации (рис. 3).

Социальная сущность УР заложена в механизме управления персоналом, который включает способы воздействия на людей с целью согласования их деятельности.

Чтобы успешно воздействовать на подчиненных, руководитель должен четко представлять их интересы и потребности, мотивы и стимулы, установки и ценности, опасения и тревоги, неформальную структуру рабочих групп. Социальная сущность УР проявляется в цели.

Приоритетом при разработке решений должно быть создание комфортной домашней и рабочей обстановки, всестороннее развитие личности в профессиональном и общекультурном плане, развитие системы участия в управлении.



Рисунок 3 - Сущность управленческих решений

Экономическая сущность УР заключается в том, что для разработки и реализации любого решения требуются финансовые, материальные, временные и иные затраты. Каждое УР имеет реальную стоимость. Эффективные и качественные решения должны принести организации (муниципальному образованию, стране) доход, а ошибочные приводят к убыткам. Необходимо учитывать материальную заинтересованность всех участников процесса разработки и реализации, эффективность использования всех видов ресурсов.

Организационная сущность состоит в том, что в процессе разработки и реализации управленческого решения участвуют работники организации. Для организации эффективной работы необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать должностные инструкции и положения, наделить сотрудников полномочиями, правами, обязанностями и ответственностью, обеспечить систему контроля, предоставить необходимые ресурсы и технические средства, постоянно координировать работу.

Правовая сущность УР проявляется в точном соблюдении правовых норм при подготовке и реализации. Нарушение законодательства в процессе разработки и реализации УР может привести к его отмене, а также быть предметом рассмотрения в суде. Вся организация может понести ощутимые потери, если уже разработанное решение будет отменено, так как уже были потрачены ресурсы и необходимо будет потратить дополнительные средства на новую разработку. За незаконно реализованное решение может быть наложен штраф или начато уголовное преследование кого-либо из инициаторов.

Незнание законодательства не освобождает от ответственности. Чтобы избежать подобных ситуаций, во многих организациях проводятся правовые экспертизы УР.

Технологическая сущность УР заключается в возможности обеспечения персонала необходимыми техническими, информационно-коммуникационными средствами и ресурсами для разработки и реализации решения. Иногда разработчики недостаточно четко представляют себе объект, на который направлено решение, или используют устаревшую, недостоверную или неполную информацию.

Обобщенная схема процесса разработки управленческих решений. Каждое УР имеет целевую направленность. Процесс разработки и реализации УР представлен на рис. 4.

Рисунок 4 - Обобщенная схема процесса разработки решения: 1 -- решение направлено на изменение цели; 2 -- решение направлено на изменение ситуации.

Глобальная цель управления социальной системой -- это максимальное удовлетворение потребностей и интересов личности, коллектива, общества.

Например, стратегической долгосрочной целью управления социально-экономическим развитием муниципального образования является повышение качества жизни населения.

Глобальная цель может включать технократические, социальные и экономические цели.

К технократическим относятся технические, технологические цели, достижение которых основано на формализованных подходах и алгоритмах.

К социальным -- обеспечение социальной справедливости, регулирование занятости и трудовых отношений, решение жилищных проблем, социальная поддержка отдельных групп населения, охрана окружающей среды и здоровья населения, создание условий для профессионального и общекультурного развития личности, развитие физической культуры и спорта.

К экономическим -- рациональное использование земли и природных ресурсов, эффективное управление муниципальными финансами и имуществом, обеспечение налогового, ценового и тарифного регулирования, налаживание внешних экономических связей.

Конкретная ситуация -- это реальное положение дел в контексте установленной цели. Проблема трактуется как «разность» между целью и ситуацией.

Группы проблем обобщаются в общую проблему (П), которая является индикатором эффективности реализуемых решений.

Чаще всего проблему анализируют с точки зрения остроты и решаемости.

В процессе анализа составляют таблицу, в которой остроте и решаемости проблемы присваиваются численные показатели от 0 до 10 (0 -- самый высокий).

Решение должно быть направлено на изменение ситуации и приближение к цели, значит, масштаб проблемы будет убывать до минимально допустимого Пзад.

Если ситуация не меняется, то следует сосредоточиться на изменении цели до достижения значения Пзад (см. рис. 4).

Довольно часто сложная на первый взгляд проблема в результате оценки по данным критериям может оказаться незначительной.

Тогда процесс разработки управленческого решения (РУР) завершается.

Никакое решение разрабатывать и реализовывать не нужно.

Рассмотрим примеры управленческих решений в различных сферах.

Формирование и учет муниципальной собственности;

1. Разработать проекты нормативно-правовых актов органа местного самоуправления по формированию и учету муниципальной собственности.

2. Разработать методику расчета платежей за пользование муниципальным имуществом.

Стратегическое планирование:

1. Разработать концепцию молодежной политики муниципального образования.

2. Разработать и утвердить концепцию комплексного управления экономикой и финансами муниципального образования.

Управление человеческими ресурсами.

1. Сформировать службу управления персоналом и включить в ее состав отдел кадров, отдел профессионального обучения, отдел оценки и аттестации персонала, отдел оплаты труда, отдел социальной защиты, отдел охраны труда и техники безопасности.

2. Службе управления персоналом разработать систему управления проблемными сотрудниками. Выявить объективные характеристики при оценке работы, определить проблемы, связанные с характером подчиненных.

3. Разработать и внедрить системы повышения эффективности работы коллектива. Определить факторы, влияющие на групповое поведение и эффективность труда.

Управление качеством:

- Разработать систему управления качеством. Определить стандарты и требования, выявить отклонения и принять меры, провести организационные и технические мероприятия.

Коммуникации с внешней средой:

1. Силами информационного отдела разработать и внедрить муниципальную информационно-коммуникационную систему для повышения эффективности информационного взаимодействия с муниципалитетами других городов.

2. Начальнику кадровой службы принять на временную работу для чтения персоналу лекций по жилищно-коммунальному хозяйству заместителя начальника отдела ЖКХ администрации города.

Особенности процесса принятия управленческих решений на муниципальном уровне.

Специфика муниципального управления и процесса принятия решений предполагает осуществление управляющих воздействий субъектом (население, органы местного самоуправления) на объект управления (муниципальное образование).

В муниципальном управлении сами субъекты являются источниками и причинами неопределенности и субъективности принимаемых решений.

Особенности процесса муниципального управления вытекают из особенностей самого муниципального образования как объекта управления, а также из особенностей муниципального управления как вида управленческой деятельности.

Если проанализировать возможности воздействия субъекта управления на объект, то характеристики муниципального образования подразделяются на две группы: устойчивые, которые достаточно сложно или невозможно изменить в процессе управления, и изменяемые, восприимчивые к управляющим воздействиям (рис. 5).

Рисунок 5 - Характеристики муниципального образования по восприятию управляющих воздействий

Поскольку особенность устойчивых характеристик муниципального образования как объекта управления состоит в том, что их изменение приводит к корректировке сущностных параметров объекта и влечет за собой коренное изменение соотношений между объектом и субъектом, процесс муниципального управления осуществляется главным образом в рамках воздействия на изменяемые характеристики.

Так, при повышении квалификации персонала или совершенствовании системы взаимоотношений органов местного самоуправления с хозяйствующими субъектами и структурами гражданского общества существенно улучшается социально-экономическая ситуация в муниципальном образовании.

Процесс муниципального управления, как и любой другой управленческий процесс, включает изучение и анализ исходной ситуации, выявление и оценку проблем, формулирование цели, координацию, разработку, принятие и реализацию управленческих решений, а также контроль их реализации.

Специфические особенности принятия и реализации управленческих решений, характерные для системы муниципального управления, таковы:

- необходимость анализа мнений различных групп населения в процессе подготовки управленческих решений;

- наиболее важные решения принимаются коллегиально, что соответствует федеральному законодательству и уставу муниципального образования;

- необходимость разработки механизма взаимоотношений между отдельными органами местного самоуправления (глава муниципального образования -- представительный орган -- администрация) в процессе принятия управленческих решений;

- наличие, помимо обычных видов контроля реализуемых управленческих решений, дополнительной формы контроля -- общественного.

Соблюдение данных принципов, бесспорно, усложняет процесс муниципального управления, однако обеспечивает принятие более качественных решений и более эффективный контроль их исполнения, а их нарушение приводит к сбоям в системе муниципального управления, вызывая конфликты между ветвями муниципальной власти и недовольство населения.

Технология управленческого решения в социально-экономической системе (например, при решении проблем муниципального образования) включает три этапа: подготовку, принятие и выполнение управленческих решений (рис. 6).

Эффективность социального управления зависит от соблюдения всех требований на каждом из этапов.

Для управления социальными процессами необходимы социальные цели и нормы, в соответствии с которыми и будут оказываться целенаправленные воздействия.

Разработка социальных целей и норм составляет содержание первого этапа управленческой технологии.

Причинами разработки нового управленческого решения являются: неполадки в управляемой подсистеме -- 27%; указания вышестоящих органов -- 24%; истечение срока действия предыдущего решения -- 17%; необходимость корректировки ранее принятого решения -- 15%; новое состояние управляющей подсистемы -- 14%. Доля других причин невелика.

Таким образом, социальные проблемы непосредственно побуждают к разработке и принятию новых управленческих решений.

Они связаны с различными отклонениями фактического состояния управляемой подсистемы от планируемого, а также с изменениями механизма функционирования системы в целом.

При этом если характер и частота каких-либо отклонений и изменений оказываются не случайными, а проявляются последовательно, это может рассматриваться как свидетельство несовершенства данной системы.

Технологии разработки политических, административных, экономических и иных решений похожи, так как модели перечисленных видов деятельности в основном совпадают. Этап подготовки управленческого решения включает в себя пять стадий (см. рис. 6).

Он начинается с выявления социальных проблем и прогнозирования возможных вариантов решения приоритетной из них, а завершается разработкой проектов нормативных актов на основе приоритетных целей и представлением окончательного проекта государственному или иному органу, административному должностному лицу, с которым согласовывается процедура принятия решения.

На этапе принятия управленческого решения устанавливается перечень государственных и негосударственных органов, которые обладают правом нормативной инициативы по данному вопросу; подготавливаются нормативные акты к рассмотрению; формируются планы рассмотрения нормативных актов; подготавливаются заседания для рассмотрения нормативных актов; проводятся заседания; принимаются нормативные акты и осуществляется информирование других государственных и иных органов, а также населения о принятых нормативных актах.

На этапе выполнения управленческого решения осуществляются планирование, исполнение и контроль реализации

Рисунок 6 - Этапы технологии принятия решения в социальном управлении

Ввиду отсутствия нормативов по технологии подготовки управленческих решений во многих органах власти и управления разрабатывают памятки, определенные рекомендации.

Разработка общих унифицированных требований для подготовки однотипных решений по-прежнему актуальна.

2. Формы разработки и реализации управленческих решений в органах Г и М управления

Управленческие решения, принимаемые органами государственного и муниципального управления, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в реализации целей и задач, регулировании деятельности объекта управления, обеспечении его финансовыми, трудовыми, материальными и информационными ресурсами.

К формам разработки управленческих решений относят: указ, закон, приказ, распоряжение, указание, акт, акцепт, протокол, инструкцию, договор, соглашение, план, контракт, оферту, положение, правила, модель.

Указ -- решение верховного органа власти или главы государства, имеющее силу закона, например Указ Президента РФ «О структуре федеральных органов исполнительной власти», Указ Президента РФ «О неотложных мерах по повышению эффективности борьбы с терроризмом», Указ губернатора Ростовской области «О регламенте Администрации Ростовской области».

Указание -- решение, разрабатываемое органом государственного или муниципального управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления, носящее методический, технологический характер. Указание реализуется в форме наставления или разъяснения.

Закон -- решение высшей государственной власти, носящее обязательный и непреложный характер, например Закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ».

Акт -- решение широкого круга государственных и общественных организаций, подтверждающее установленные факты, события, действия. Например, акт о передаче чего-либо в собственность.

Приказ -- решение, принимаемое руководителем органа государственного или муниципального управления, действующего на основе единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В некоторых случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности. Например, Приказ Министерства строительства, архитектуры и ЖКХ области «О повышении роли государственных приемочных комиссий», Приказ Министерства строительства, архитектуры и ЖКХ области «Об утверждении Методических рекомендаций по планированию капитального ремонта объектов муниципального жилищного фонда».

Распоряжение -- решение руководителя, главным образом коллегиального органа государственного или муниципального управления, принимаемое в целях разрешения оперативных вопросов. Например, Распоряжение главы администрации города «О присуждении премии главы администрации города одаренным учащимся общеобразовательных учреждений».

Протокол -- решение, принимаемое коллегиальным органом или группой лиц, по вопросам, требующим совместного обсуждения. Например, протокол прошедшего собрания, дипломатический протокол.

Инструкция -- решение, устанавливающее порядок и правила выполнения каких-либо действий в определенной сфере деятельности. Например, должностная инструкция специалиста Управления экономики и промышленной политики администрации города, инструкция по работе с обращениями граждан, инструкция по работе с персоналом.

Договор -- решение двух и более сторон об установлении, изменении и прекращении правоотношений. Например, договор о портфельных инвестициях, договор кооперации с зарубежным производителем.

Соглашение -- решение, формирующее общую позитивную инфраструктуру для какой-либо деятельности. Например, соглашение о намерениях, соглашение между РФ и США об избежании двойного налогообложения, соглашение о разделе рынков сбыта, соглашение о квотах на экспорт нефти странами ОПЕК.

План -- решение, отражающее цели и конкретные задачи деятельности, средства, методы и время их реализации. Например, бизнес-план, план мероприятий по реформированию и реструктуризации организации.

Контракт -- решение коммерческого характера о выполнении совместной деятельности с указанием взаимных прав и обязательств.

Положение -- решение, представляющее собой набор законов, правил и инструкций, регламентирующих определенный вид деятельности. Например, положение об Управлении экономики и промышленной политики администрации города.

Правила -- решение, представляющее набор предлагаемых для исполнения устоявшихся норм поведения и деятельности определенных групп работников. Например, правила предоставления льгот определенным слоям населения.

Модель какого-либо процесса или явления -- решение, включающее набор определенных элементов и связей, который с заданной точностью воспроизводит реакции реального процесса или явления на внешние воздействия. Например, модель администрации города включает:

- справочные данные;

- организационную структуру;

- методики формирования статистической информации, проведения экономических расчетов и прогнозирования;

- информацию о решениях в аналогичных ситуациях и реальных полученных при этом результатах;

- нормативно-правовое обеспечение.

Формы реализации управленческих решений включают: деловую беседу, предписание, убеждение, разъяснение, принуждение, наставление, сообщение, личный пример, обучение, совет, деловые игры, совещания, заседания, отчет, деловое слово.

Деловая беседа -- встреча руководителя с подчиненным для обсуждения заранее оговоренной темы. Включает следующие этапы:

- организация атмосферы взаимной заинтересованности;

- согласование целевых установок;

- информационная подготовка исполнителей;

- обоснование целей и задач;

- учет предложений исполнителей;

- принятие решения.

Предписание -- официальное извещение, направленное конкретному исполнителю, об обязательном выполнении решения в установленный срок.

Убеждение -- проводимая руководителем деловая беседа с целью добиться у исполнителей прочных взглядов и установок относительно содержания управленческого решения для его выполнения.

Разъяснение -- проводимая руководителем деловая беседа, направленная на то, чтобы объяснить суть и содержание решения.

Принуждение -- деловая беседа, цель которой -- осознанно заставить работника выполнить управленческое решение.

Наставление -- деловая беседа, цель которой -- обучить, подготовить работника к выполнению решения.

Сообщение -- передача информации, данных, необходимых для успешного исполнения управленческого решения.

Обучение -- деловая беседа, цель которой -- дать новую информацию и знания, необходимые исполнителям для реализации управленческого решения.

Совет -- деловая беседа, цель которой -- передать подчиненным рекомендации по поводу возможных вариантов реализации управленческого решения.

Деловая игра -- мероприятия, проводимые на основе имитационных моделей реальных процессов с целью развития навыков и способностей сотрудников, необходимых для разработки и реализации управленческих решений.

Совещание -- мероприятие, проводимое руководителем с целью оперативного сообщения подчиненным текущих задач, обмена информацией и обсуждения специальных вопросов, возникающих в процессе реализации решений.

Заседание -- совещание для решения организационных проблем.

Отчет -- результаты проделанной работы по воплощению в жизнь управленческого решения.

Заключение

Управленческим решением (УР) называют творческое, волевое действие субъекта управления, основанное на знании объективных законов функционирования управляемой системы и анализе информации о ее функционировании, состоящее в выборе цели, программы и способов разрешения проблемы. УР является основой процесса управления.

Социальная сущность УР заложена в механизме управления персоналом, который включает способы воздействия на людей с целью согласования их деятельности.

Чтобы успешно воздействовать на подчиненных, руководитель должен четко представлять их интересы и потребности, мотивы и стимулы, установки и ценности, опасения и тревоги, неформальную структуру рабочих групп.

Процесс муниципального управления, как и любой другой управленческий процесс, включает изучение и анализ исходной ситуации, выявление и оценку проблем, формулирование цели, координацию, разработку, принятие и реализацию управленческих решений, а также контроль их реализации.

Специфические особенности принятия и реализации управленческих решений, характерные для системы муниципального управления:

- необходимость анализа мнений различных групп населения в процессе подготовки управленческих решений;

- наиболее важные решения принимаются коллегиально, что соответствует федеральному законодательству и уставу муниципального образования;

- необходимость разработки механизма взаимоотношений между отдельными органами местного самоуправления (глава муниципального образования -- представительный орган -- администрация) в процессе принятия управленческих решений;

- наличие, помимо обычных видов контроля реализуемых управленческих решений, дополнительной формы контроля -- общественного.

Список использованной литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент» учебник - 2002.

2. Драчева Е., Юликов Л. «Менеджмент» учебное пособие 2-е изд. - 2002.

3. Литвак Б. «Разработка управленческого решения» учебник 4-е изд. - 2003.

4. Орлов А.И. «Учебник по менеджменту».

5. Ременников В. Разработка управленческого решения. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

6. Смирнов Э. Разработка управленческих решений. М.: ЮНИТИ-ДАНА 2000.

7. Титова Н.Л. «Процесс разработки и принятия управленческих решений» Москва,- 2004.

8. Трейдш Д. «Менеджмент с точки зрения здравого смысла» - 1993.

9. Фатхутдинов Р. Разработка управленческого решения. Учебник. М.,- 2000.