Внешняя и внутренняя среда управления

В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. Организационный срез включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения.

Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения.

Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.

Далее более подробно рассмотрим вышеперечисленные стороны деятельности предприятия, которые анализируются управляющими в качестве факторов внутренней среды.

Анализ использования трудовых ресурсов

К трудовым ресурсам относится та часть населения, которая обладает необходимыми физическими данными, знаниями и навыками труда в соответствующей отрасли. Достаточная обеспеченность предприятий нужными трудовыми ресурсами, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, эффективность использования оборудования, машин, механизмов и как результат - объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.

Если фактический средний тарифный разряд рабочих ниже планового и ниже среднего тарифного разряда работ, то это может привести к выпуску менее качественной продукции. Если средний разряд рабочих выше среднего тарифного разряда работ, то рабочим нужно производить доплату за использование их на менее квалифицированных работах.

Если предприятие расширяет свою деятельность, увеличивает производственные мощности, создает новые рабочие места, то необходимо определить дополнительную потребность в трудовых ресурсах по категориям и профессиям и источники их привлечения.

Анализ производства и реализации продукции

Одной из основных задач предприятий является наиболее полное обеспечение спроса населения высококачественной продукцией. Темпы роста объема производства продукции, повышение ее качества непосредственно влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность предприятия.

Поэтому анализ работы промышленных предприятий начинают с изучения показателей выпуска продукции. Его основные задачи:

· оценка степени выполнения плана и динамики производства и реализации продукции;

· определение влияния факторов на изменение величины этих показателей;

· выявление внутрихозяйственных резервов увеличения выпуска и реализации продукции;

· разработка мероприятий по освоению выявленных резервов.

Первая задача анализа - изучить динамику перечисленных показателей, выполнение плана по их уровню, причины их изменения и дать оценку выполнения плана по уровню качества продукции.

Задачи анализа - определить обеспеченность предприятия и его структурных подразделений основными фондами и уровень их использования по обобщающим и частным показателям, а также установить причины их изменения; рассчитать влияние использования основных фондов на объем производства продукции и другие показатели; изучить степень использования производственной мощности предприятия и оборудования; выявить резервы повышения эффективности использования основных средств.

Анализ обычно начинается с изучения объема основных средств, их динамики и структуры. Следующий этап анализа - изучение обеспеченности предприятия основными производственными фондами. Обеспеченность отдельными видами машин, механизмов, оборудования, помещениями устанавливается сравнением фактического их наличия с плановой потребностью, необходимой для выполнения плана по выпуску продукции. Обобщающими показателями, характеризующими уровень обеспеченности предприятия основными производственными фондами, являются фондовооруженность труда и техническая вооруженность труда. Показатель общей фондовооруженности труда рассчитывается отношением среднегодовой стоимости промышленно-производственных фондов к среднесписочной численности рабочих в наибольшую смену (имеется в виду, что рабочие, занятые в других сменах, используют те же средства труда). Уровень технической вооруженности труда определяется отношением стоимости производственного оборудования к среднесписочному числу рабочих в наибольшую смену. Темпы его роста сопоставляются с темпами роста производительности труда. Желательно, чтобы темпы роста производительности труда опережали темпы роста технической вооруженности труда.

Анализ маркетинговой деятельности

Целенаправленное осуществление производственно-сбытовой деятельности предприятия на основе изучения рынка и приспособления к нему производства продукции обеспечивает самостоятельное структурное подразделение предприятия -- служба маркетинга. Ее деятельность концентрируется на решении четырех взаимосвязанных задач:

· организации процесса создания конкурентоспособной продукции;

· проведении гибкой ценовой политики;

· организации эффективной системы сбыта;

· управлении продвижением товаров на рынке.

Кроме того, маркетингу отводится ведущая роль в определении требований, предъявляемых к качеству продукции, жизненному циклу товара.

Единый подход к решению маркетинговых задач обеспечивают скоординированные целевые установки предприятия в области реализации продукции, задаваемые важнейшими экономическими показателями - объемом продаж, массой прибыли, уровнем рентабельности, размером рыночной доли предприятия и т. п. Для их достижения разрабатывается и проводится маркетинговая политика. Ее основу составляют цели маркетинговой деятельности предприятия.

Формулирование целей маркетинга целесообразно начинать с уточнения основных приоритетов предприятия на рынке производимой продукции.

Анализ финансовых результатов

Финансовые результаты деятельности предприятия характеризуются суммой полученной прибыли и уровнем рентабельности. Прибыль предприятия получают главным образом от реализации продукции, а также от других видов деятельности (сдача в аренду основных фондов, коммерческая деятельность на фондовых и валютных биржах и т.д.).

Основными задачами анализа финансовых результатов деятельности являются:

· систематический контроль за выполнением планов реализации продукции и получением прибыли;

· определение влияния как объективных, так и субъективных факторов на объем реализации продукции и финансовые результаты;

· выявление резервов увеличения объема реализации продукции и суммы прибыли;

· оценка работы предприятия по использованию возможностей увеличения объема реализации продукции, прибыли и рентабельности;

· разработка мероприятий по использованию выявленных резервов.

SWOT-анализ

Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой, которая так же, как вышеперечисленные срезы, должна подвергаться самому серьезному изучению в процессе анализа внутренней среды организации.

Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе организация должна уметь прогнозировать то, какие трудно могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Поэтому стратегическое управление, изучая внешнюю среду, концентрирует внимание на выяснении какие угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда.

Довольно известный метод SWOT (аббревиатура из английских слов: сила - strenght, слабость - weakness, возможности -opportunity и угрозы - threat) является довольно широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод SWOT, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации и внешними угрозами и возможностями. Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее -- установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

Сначала, с учетом конкретной ситуации, в которой находится организация, составляются список ее слабых и сильных сторон, а также список угроз и возможностей. После того как составлен конкретный список слабых и сильных сторон организации, а также угроз и возможностей, наступает этап установления связей между ними. Для установления этих связей составляется матрица SWOT, которая имеет следующий вид :

Слева выделяются два раздела (сильные стороны, слабые стороны), в которые соответственно вносятся все выявленные на первом этапе анализа сильные и слабые стороны организации. В верхней части матрицы также выделяется два раздела (возможности и угрозы), в которые вносятся все выявленные возможности и угрозы.

На пересечении разделов образуется четыре поля: поле “СИВ” (сила и возможности); поле “СИУ” (сила и угрозы); поле “СЛВ” (слабость и возможности); поле “СЛУ” (слабость и угрозы). На каждом из данных полей исследователь должен рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, которые должны быть учтены при разработке стратегии поведения организации.

Кроме SWOT-матрицы в анализе также используется матрица возможностей, в которой выделяются вероятности возможностей для организации, и матрица угроз, которая используется для оценки угроз.

2.2 АНАЛИЗ внешней и ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ ТОО «ОМЕГА ТУР»

ТОО «ОМЕГА ТУР» является юридическим лицом, осуществляющим свою деятельность на основе полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования.

Общество является самостоятельной хозяйственной единицей, обладающей самостоятельным балансом. ТОО «ОМЕГА ТУР» имеет свои банковские счета, печать со своим фирменным наименованием, эмблему, угловой штамп и другие реквизиты юридического лица.

Адрес местонахождения: Россия, 170002, г. Тверь, ул. Коминтерна, д. 47/102, гостиница "Турист" офис 201.

Товарищество с ограниченной ответственностью «ОМЕГА ТУР» создано в январе 2004 года, основной деятельностью которой является внутренний туризм.

Занимая твердую позицию на рынке туризма осуществляет туроператорскую деятельность и реализацию туристского продукта для тверского рынка.

В агентстве работают пять человек. Директор фирмы - Светлана Попова. У каждого сотрудника не малый опыт работы в туристической сфере.

Менеджер Наталья Клочкова более четырех лет развивает автобусные поездки на Черноморское побережье Кавказа - в города Анапа, Геленджик. Проходят они еженедельно.

Туристы размещаются на базах отдыха и в частных коттеджах. Клиенты имеют возможность выбрать индивидуальные туры в пансионаты, дома отдыха, санатории по всему российскому побережью и в Крыму.

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

Цели.

Агентство ставит своей основной целью развитие туризма и отдыха в Тверской области, поэтому наряду с выездным отдыхом, предлагаются базы отдыха, санатории Тверской земли. Менеджер занимается экскурсионными программами по Тверской области. Туристы могут посетить различные города области - Тверь, Торжок, Кашин, Калязин, Старицу, Осташков, увидеть самые интересные места тверской земли, а также отметить праздники. На маршрутах работают квалифицированные экскурсоводы.

В агентстве можно выбрать любой тур за рубеж, от горящих до VIP-туров.

Совместно с московскими фирмами разработаны программы туров по Золотому Кольцу России. Выезды на маршрут происходят еженедельно.

Также к целям относятся:

- популяризация туризма среди местного населения Твери;

- расширение региональной сети и открытие филиалов по Твери;

- получение прибыли.

Структура организации

2

Директор - является владельцем организации. Руководит всеми видами деятельности. Координирует работу всех отделов фирмы, занимается привлечением новых партнёров, заключает договора.

Бухгалтер - ведет всю финансовую деятельность фирмы, осуществляет бухгалтерский учет, предоставляет ежеквартальные отчеты о деятельности фирмы в Департамент туризма.

Менеджер отделов - занимаются организацией отдыха по своим направлениям, составляют туристские пакеты, занимаются оформлением документов, страхованием. Ведут непосредственную работу с клиентами (туристами).

Оператор авиакассы - занимается бронированием и продажей авиабилетов по всем направлениям, заключает договора с туристическими фирмами на продажу авиабилетов.

Офис-менеджер - ведет всю офисную работу фирмы, занимается рекламой.

Задачи.

- разработка и продажа туристских пакетов;

- привлечение наибольшего количества туристов;

- создание «уникального» туристского продукта;

- разработка новых «перспективных» направлений.

Технологии.

Туризм, занимает ведущую роль, в экономиках многих стран мира. Тверь не является исключением, так как имеет очень богатый туристский потенциал и все необходимые предпосылки.

К технологиям, используемым в туристической фирме можно отнести разработку новых, еще не изведанных направлений, которые в свою очередь могут отличаться своей нестандартностью.

Фирма для улучшения процесса работы использует множество способов. Внедряет и использует новые способы бронирования билетов и отелей по всему миру, что позволяет, не выходя из офиса и не отнимая времени, дать полную информацию, интересующую туриста. Ведётся электронная картотека, которая в свою очередь, помогает быстро и оперативно получить информацию о туристе (день рождения, паспортные данные). Также для быстрого расчета страховых полисов туристов используется online система, связанная напрямую со страховой компанией, что очень экономит время. Всё вышеперечисленное делает работу более оперативной и точной, это очень привлекает туристов, и обещает, что они вернутся именно к нам. Самый большой плюс в работе - это использование электронных систем бронирования. Система бронирования авиабилетов «Amadeus» моментально позволяет видеть всю информацию по интересующим перелётам, система «Gabriele» позволяет online бронировать номера в отелях, что очень нравиться туристам, так как не нужно тратить время на ожидание подтверждения.

Для сотрудников фирмы перед открытием туристского сезона организовываются информационные (рекламные) туры, посетив которые, они могут дать туристу полную информацию о местности в которую он едет, более подробнее описать отель, номерной фонд, так как в каталогах и наглядных материалах сложно найти всю интересующую и достоверную информацию. Когда турист знает, что менеджер побывал в интересующих туриста местностях, может сравнить и проанализировать отель либо курортную зону, он увереннее и быстрее принимает решение об отдыхе.

Люди

Как и в любой организации, важнейшим стратегическим фактором является кадровый потенциал, который в свою очередь определяет успех фирмы.

На данный момент на фирме работает пять человек, все из которых имеют высшее образование. По мере возможности руководство фирмы старается повышать квалификацию сотрудников посредствам различных курсов, семинаров и т.д.

В будущем фирма планирует увеличить штат работников, так как спрос на туристский продукт с каждым годом растёт. В перспективе планируется увеличение отдела международного туризма.

ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

Поставщики

Они (поставщики) обеспечивают самой свежей и достоверной информацией по международным и внутренним курортам. Также фирма тесно сотрудничает с крупнейшими туроператорами Болгарии, Египта, Турции, ОАЭ, Таиланда.

Трудовые ресурсы

Подбором персонала занимается непосредственно директор фирмы. При подборе персонала учитываются множество факторов, таких как, высшее образование, знание иностранных языков, умение общаться с людьми, опыт работы в сфере туризма и т.п. Все эти факторы очень важны для успешной и плодотворной работы фирмы.

Конкуренты На январь 2004 года в городе Тверь официально зарегистрировано 43 туристических фирм, осуществляющие свою деятельность на основании лицензии.

Закон и организации государственного регулирования.

ТОО «ОМЕГА ТУР» осуществляет свою деятельность согласно Закону РК «О туристской деятельности», координирующим органом является Агентство по туризму и спорту РФ и Департамент туризма г. Твери.

Потребители

Потребителями туристских услуг «ОМЕГА ТУР» является местное население, корпоративные клиенты, турагентства.

Проанализировав вторую главу можно сделать следующие выводы:

1. Любая среда формируется и функционирует не «в безвоздушном пространстве», а в рамках некоторого окружения. «Среду обитания» организации условно можно разделить на две части: внешняя среда и внутренняя среда. Внешнее окружение обычно рассматривается как совокупность двух сред: макроокружения и непосредственного окружения.

Процесс рассмотрения макроокружения и непосредственного окружения получил название STEP-анализа, т.е. анализа социальных, технологических, экономических и политических факторов.

2.Рассмотрев внутреннюю среду организации можно выделить следующие крупные сферы:

-производство;

-маркетинг и материально-техническое снабжение (МТС);

-НИОКР;

-финансовое управление, бухучет и отчетность;

- общее управление.

Внутренняя среда имеет несколько срезов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация:

1. Кадровый срез.

2. Производственный срез.

3. Маркетинговый срез.

4. Финансовый срез.

3. Проанализировав внутреннюю и внешнюю среду организации можно отметить, процесс этот сложен и многогранен. Чтобы предопределить успех компании необходим глубокий анализ всех ее элементов в целом. ТОО «ОМЕГА ТУР» активно развивается, так как туризм занимает ведущую роль во многих странах мира. Успех гарантирован внедрением новых технологий, таких как ведение электронной картотеки, внедрение и использование новых способов бронирования билетов и отелей и т.д. Организация является малой, так как на данный момент на фирме работает 5 человек. Все работники имеют высшее образование и опыт работы в области туризма. Для того чтобы организация могла продуктивно работать, должна быть создана специальная система отслеживания внешней и внутренней среды. Данная система должна осуществлять как проведение специальных наблюдений, связанных с какими - то особыми событиями, так и проведение регулярных наблюдений за состоянием важных для организации внешних и внутренних факторов.

Заключение

Анализ внешней среды - это очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс, требующий влиятельного отслеживания в среде процессов, оценки факторов и установление связей между факторами и теми сильными и слабыми сторонами, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде. Все факторы внешней среды находятся в состоянии сильного взаимовлияния. Изменение одного из факторов обязательно приводит к тому, что происходит изменение других факторов. Поэтому их изучение и анализ должны вестись не по отдельности, а системно с отслеживанием не только собственно изменения одного фактора, но и с условием того, как они изменения скажутся на других факторах.

Также степень воздействия отдельных факторов на различные организации различна. В частности, степень влияния проявляется по-разному в зависимости от размера организации и отраслей принадлежности. Кроме этого, организация должна составить список тех внешних факторов, которые являются потенциальными посетителями угроз для организации. Также необходимо иметь список тех внешних факторов, изменения в которых могут открыть дополнительные возможности для организации.

Для того чтобы организация могла результативно изучать состояние факторов, должна быть создана специальная система отслеживания внешней среды. Данная система должна осуществлять как проведение специальных наблюдений, связанных с какими - то особыми событиями, так и проведение регулярных наблюдений за состоянием важных для организации внешних факторов. Очевидно, что, не зная среды, организация не сможет существовать. Однако она не плывёт в окружении, как лодка, не имеющая руля, вёсел и паруса. Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям. Российская развивающая рыночная экономика слишком часто следует методу «проб и ошибок», в связи, с чем особенно важно сотрудничество с другими странами в стремлении ускорить усвоение знаний и опыта.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях. От внутренних переменных, от которых зависит внутреннее благополучие организации, и их взаимодействие способствует достижению общих целей организации. Однако успех организации также зависит от внешнего окружения организации, без которого не возможен жизненный цикл любой организации. Руководитель должен учитывать внешнее окружение. Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия, остальные факторы - к среде косвенного воздействия. Так же как и внутренние переменные, факторы внешнего окружения взаимосвязаны и взаимодействуют между собой. Внешняя среда имеет свойства сложности и неопределенности.

Таким образом, главное, необходимо усвоить - то, что внешние факторы в совокупности с факторами внутренней среды оказывают решающее воздействие на функционирование организации. Все переменные тесно переплетаются и влияют друг на друга. Менеджер должен уметь анализировать все эти факторы в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы.

Список использованной литературы:

1. Андрушкив Б.М., Кузьмин О.Е. Основы менеджмента. - М., 2003

2. Ансофф И. Стратегическое управление. - М.: Экономика, 2005

3. Баринов В. А., Харченко В. Л. Стратегический менеджмент.-М.:Инфра,2005

4. Большаков А.С., Михайлов Б.И. Современный менеджмент: теория и практика. - СПб.: Питер, 2002

5. Боумэн К. Основы стратегического менеджмента/Пер. с англ. М.: ЮНИТИ, 2003

6. Виханский О.С. Стратегическое управление. - М.: Гардарика, 2004

7. Виссема Х. Стратегический менеджмент и предпринимательство. - М.: Инфра - М, 2002

8. Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. - Ростов-на-Дону. - 2004 Гапоненко А. Я. Теория управления.-М.:Инфра,2003

10. Гуляев В. Организация туристической деятельности: Учеб. пособие. - М.: Нолидж, 2005

11. Друкер П.Ф. Задачи менеджмента в XXI веке. - М.: Вильямс, 2001

12. Иванов М. А., Шустерман Д. М. Организация как ваш инструмент: Российский менталитет и практика бизнеса.-М.:Бизнес букс,2004

13. Игнатов В. Г., Албастова Л. Н. Теория управления. - М. - Ростов - на - Дону: Март, 2006

14. Лебедев О.Т. Основы менеджмента. - СПб.: Издательский дом «МиМ», 2002

15. Менеджмент: Учебник / Под ред. В.В. Томилова. - М.: Юрайт - Издат, 2003

16. Попов С.А. Стратегический менеджмент. - М.: Дело, 2003

17. Резник С. Д., Игошина И. Л. Введение в специальность «Менеджмент организации».-М.:Экономика+,2003

18. Сапрунов В. Туризм: Эволюция, структура, маркетинг. - М.: Ось-89, 2002

19. Теория управления./Под ред. Ю. В. Васильева, В. Н. Парахина.-М.: Финансы и статистика,2005

20. Фатхутдинов Р.А. Система менеджмента. - М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2003

21. Цыгичко В.Н. Руководителю - о принятии решений. - М.: ИНФРА-М, 2002