Документационное обеспечение управления и режима секретности в органах внутренних дел
Методические и нормативно-правовые вопросы организации делопроизводства и защиты информации в органах внутренних дел. Понятие, виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Виды защищаемой информации, основные методы и средства ее защиты.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | учебное пособие |
Язык | русский |
Дата добавления | 04.08.2010 |
Размер файла | 185,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Название подразделения Министерства (организации) в качестве автора документов указывается в заголовках дел кратко или приводится его общее видовое название.
В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. Однако в заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, на который (или за который) составлены планы (отчеты).
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатурные дела формируются в подразделениях Министерства. При централизованном ведении делопроизводства они формируются секретариатом, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ведение делопроизводства в подразделении), так и секретариатами.
При формировании номенклатурных дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
в делах оформляются описи документов;
каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и ведомственных нормативных правовых актов;
в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, срок исполнения которых переходит на последующий год);
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 40 мм;
несекретные документы могут подшиваться с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют наименованию номенклатурного дела.
В процессе формирования дел проверяется наличие на документах подписей, дат, номеров, заверительных подписей, фамилий исполнителей, отметок об исполнении, рассылке, направлении документов в конкретное номенклатурное дело, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу дела. Следует иметь в виду, что формирование дел с различными видами документов имеет свои особенности.
Распорядительные документы группируются в номенклатурные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела.
Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года.
Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению.
Номенклатурные дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре с указанием даты. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел, должна соответствовать дате первого документа, поступившего на подшивку, а дата окончания - дате последнего документа. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.
По законченным делам (томам) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делаются записи с указанием даты окончания дела (тома), количества листов в нем и других необходимых данных.
Если в течение года в подразделении Министерства заводятся новые дела, они вносятся в номенклатуру дел за дополнительными номерами. Разрешается предусматривать в номенклатуре или ее разделах резервные номера дел (без указания наименования).
По окончании календарного года секретариатом подразделения Министерства в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения, и дел, переходящих на следующий год. Каждый том считается самостоятельной учетной единицей. Начальник секретариата заверяет эту запись и сообщает итоговые данные в Центр архивной информации и реабилитации жертв политических репрессий ГИЦ МВД России.
Оформление номенклатурных дел и подготовка их к архивному хранению осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по архивной работе в органах внутренних дел, утвержденной приказом МВД РФ № 345-95 г.
Изготовление, использование и хранение бланков документов, печатей и штампов. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией. Они изготавливаются типографией МВД России по заявкам подразделений Министерства и подлежат строгому учету.
На гербовых бланках проставляются порядковые номера. Учет ведется в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) отдельно от остальных учетов. Контроль за использованием гербовых бланков возлагается на секретариаты подразделений МВД России.
Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется по итогам года комиссией, назначаемой приказом руководителя подразделения Министерства. В случаях обнаружения нарушений при работе с гербовыми бланками комиссия проводит служебную проверку, результаты которой оформляются актом и сообщаются в Аппарат Министра.
Бланки с изображением геральдического знака - эмблемы МВД России - изготавливаются типографским способом или с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Геральдический знак - это эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации. Она представляет собой изображение увенчанного одной большой и двумя малыми коронами золотого (серебряного) двуглавого орла с распростертыми крыльями, держащего в правой лапе скипетр, а в левой - державу. На груди орла расположен круглый щит с изображением на фоне цветов Государственного флага Российской Федерации пешего воина, поражающего копьем дракона. Щит наложен на скрещенные мечи золотистого цвета и окаймлен лавровыми ветвями серебристого цвета, если орел имеет золотистый цвет, и на скрещенные мечи серебристого цвета и лавровые ветви золотистого цвета, если орел имеет серебристый цвет. Геральдический знак (эмблема) органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации может выполняться в черно-белом изображении.
Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в подразделениях Министерства используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на следующих документах, требующих особого удостоверения их подлинности:
акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, а также списания, экспертизы и т.д.);
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и т.д.);
договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);
задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и т.д.);
заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию;
исполнительные листы;
командировочные удостоверения;
нормы расхода на драгоценные металлы;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансовых операций;
представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
положение о Министерстве внутренних дел;
протоколы (согласования планов поставок и т.д.);
финансово-распорядительные и бухгалтерские документы.
Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Образцы печатей и штампов, заказываемых подразделениями Министерства, согласовываются с Аппаратом Министра, утверждаются руководителем соответствующего подразделения Министерства.
В подразделениях Министерства печати и штампы должны учитываться в специальном журнале, выдаваться сотрудникам, работникам под расписку и храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах. На журнале учета печатей и штампов проставляется пометка "Для служебного пользования", их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в подразделениях Министерства осуществляет Аппарат Министра, а также сами руководители этих подразделений. При их смене печати и штампы передаются по акту. При убытии в отпуск или служебную командировку лица, ответственного за хранение печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, эта печать передается по акту.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт. В журналах учета проставляются соответствующие отметки. В случае утери печати или штампа Аппарат Министра незамедлительно ставится об этом в известность.
Техническое обеспечение работы с документами. Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а также непосредственно в подразделениях Министерства с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники. В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера.
Несекретные рукописи в машинописные бюро (машинистке, секретарю) сдаются без расписок, секретные - под расписку на корешках спецблокнота или во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.
Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленые карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименование учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. В текстах организационно-распорядительных документов следует использовать только общепринятые сокращения слов.
Печатание документа в машинописном бюро производится на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги. Документы на бланках формата А4 печатаются, как правило, через 1,5 или 2 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.
На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа внизу слева проставляется количество экземпляров, адресовка экземпляров (например: 1 экз. - в адрес, 2 экз. - в дело), сокращенное наименование подразделения Министерства, фамилия исполнителя, номер его телефона, фамилия машинистки, дата, когда был отпечатан документ.
Отпечатанный для служебного пользования документ и черновой материал выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в секретариат для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа. Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки. При этом считка и вычитка отпечатанных документов производятся самим исполнителем.
Копирование (тиражирование) документов. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду установленной формы (рис.3). Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Министерства, имеющих множительную технику.
В подразделениях Министерства наряд в типографию подписывается руководителем подразделения, а наряды на снятие копий и множительные работы подписывает начальник секретариата (заместитель начальника секретариата), который проверяет правильность оформления документов, разверсток на рассылку, наличие разрешения руководства подразделения Министерства на размножение.
На множительные участки сдаются только служебные документы, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов или рукописных текстов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата АЗ, А4 или А5.
Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов.
НАРЯД № _________ Подразделение_________________________________________ Наименование работ____________________________________ (отпечатать, размножить, переплести) |
|||||||||
Инвентарный регистрационный номер подлинника (оригинала) |
Гриф сек- ретности |
Количество листов оригинала |
Количество требующихся экземпляров |
Выполнение работ |
|||||
Количество изготовленных экземпляров |
Количество листов в экз. |
Количество листов брака |
|||||||
Подпись___________________ |
Рис.3. Бланк наряда на выполнение копировально-множительных работ
Стенографирование. Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования. Стенографирование, независимо от степени секретности текста, производится в специальных тетрадях, которые учитываются в журнале учета рабочих тетрадей, в самостоятельном разделе. Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.
При расшифровке и печатании стенографических записей стенографистка руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографисткам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.
Прием и оперативная передача текстов документов по официальным каналам связи, организация их учета. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста. Она передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму;
подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. С их помощью передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
В телефонограмме не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Рекомендуется применять специальные бланки для телефонограмм. Если бланки отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона;
должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
дата, номер телефонограммы;
время передачи;
текст телефонограммы;
должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана. При этом следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Документы, отправляемые телефаксом. Телефаксная (факсная, фототелеграфная) связь является одним из видов электросвязи (в основном с применением телефонных каналов), передающая информацию с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) при помощи факсимильной аппаратуры. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов подразделениям Министерства (от подразделений Министерства), организациям (от организаций). Они устанавливаются в секретариатах подразделений Министерства, дежурных частях или приемных руководителей подразделений.
Требования к составлению и оформлению сообщений, полученных по телефаксной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письма, договора, протокола), отправленного адресату. К передаче по телефаксной связи запрещены конфиденциальные документы с пометкой "Для служебного пользования" и выше. Решение о передаче текста по факсу принимает руководитель, подписавший документ.
Все, что подлежит передаче по телефаксной связи (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно быть написано или изображено только в пределах ограничительной рамки телефаксной аппаратуры. Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.
Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фото и текст) текстовая часть не была бледнее фотографии. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением. Запрещена отправка документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.
Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время ее передачи или приема, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса. Эти записи заверяются подписью исполнителя.
Оригинал принятой факсограммы докладывается руководителю подразделения (его заместителю) и передается с резолюцией руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год.
Электронные сообщения (письма) представляют собой документы, передаваемые с помощью электронной почты (системы связи между ЭВМ). Электронная почта позволяет осуществлять обмен данными между ЭВМ, анализ, обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.
Электронная почта используется как для пересылки сообщений между адресатами внутри одного подразделения МВД РФ, так и для передачи сообщений между различными подразделениями Министерства, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства11 Приказы МВД России от 26 мая 1997 г. № 311 и от 14 сен-тября 1998 г. № 567.. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики,
Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных "папках", подразделяющихся на личные и общие, составляющие архив системы, что позволяет отделить полученные письма от отправленных, отдельно хранить неоконченные письма и копии удаленных, защитить частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя должны быть недоступны для других пользователей системы электронной почты.
К общим папкам имеют доступ все пользователи системы электронной почты одного компьютера или локальной сети. В число личных папок любого пользователя входят специальные папки, которые создаются автоматически при регистрации. В специальные папки автоматически помещаются пришедшие и составленные письма, отправленные и удаленные, письма-шаблоны (типовые формы), используемые при создании новых писем.
Предусмотрены следующие операции с электронными письмами: поиск писем, включающих заданное выражение, копирование и перенос писем из одной папки в другую, отбор писем по заданному критерию. При отправке письма указываются адрес или адреса получателей и заголовок письма. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (адрес или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например: sag_ossa@mvd-ufa.ru - имя@домен. Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (в RelCom это обычно "su" - Soviet Union - Советский Союз, действительное в настоящее время для России, или "ru" - Russia - Россия), предпоследний обозначает город (msk - Москва, ufa - Уфа) или организацию внутри страны (secr@yfa. mvd.ru, crystal@ufanet.ru и т.д.).
Электронное сообщение включает служебный заголовок и текст сообщения. Служебный заголовок содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой:
отметка о прохождении через компьютер;
дата и время отправления электронного сообщения;
имя отправителя и обратный электронный адрес;
внутренний идентификатор сообщения, индекс, который используется для ссылок на сообщение;
электронный адрес получателя;
тема сообщения, которая указывается автором электронного сообщения.
В соответствии с Федеральным законом от 20 февраля 1995 года "Об информации, информатизации и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 8, ст.609) юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основе лицензии.
Телеграмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом их передачи, приема и доставки. Она передается по телеграфным каналам связи с помощью специальной аппаратуры в виде буквенно-цифрового текста. Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.
Телеграммы используются для оперативного решения служебных вопросов и подписываются руководителями подразделений Министерства. Поздравительные телеграммы принимаются только за подписью Министра или его заместителей.
Телеграммы печатаются крупным шрифтом через 2 интервала, без применения произвольных сокращений. Телеграмма должна быть составлена в следующем порядке:
подробный почтовый адрес (наименования номерных улиц необходимо указывать прописью, слова "проспект", "проезд", "переулок" в адресной части должны быть написаны полностью);
полное наименование адресата (подразделения Министерства);
текст телеграммы (служебно-оперативного характера);
должность, фамилия, имя и отчество руководителя, подписавшего телеграмму;
в нижней части телеграфного бланка, под чертой, указываются полный адрес управления, фамилия и инициалы начальника управления, его подпись, фамилия и инициалы исполнителя и его контактный телефон, печать о разрешении передачи телеграфом.
Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы.
Приему к отправке подлежат телеграммы, в которых не более 300 слов. За отдельное слово считается:
каждое слово в телеграмме, написанное в соответствии с правилами грамматики русского языка;
каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе и в наименованиях пункта назначения;
каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;
каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;
каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее;
каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом.
Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков, при наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не принимаются для передачи.
Если телеграмма с одним и тем же текстом передается нескольким (до десяти) адресатам, то к ней должен прилагаться список городов и управлений, которым ее направляют. Если адресатов свыше 10, то к телеграмме прилагается оформленная схема (разверстка), в которой отмечены необходимые города, № телеграммы, фамилия и инициалы исполнителя и его контактный телефон. Телеграмма передается в день ее поступления на телеграф.
Автоматизация документационного обеспечения. Применение автоматизированных систем при обработке сведений по документам, поступающим и направляемым подразделениям Министерства, осуществляется по следующим направлениям:
автоматизация документационных процессов в Аппарате Министра;
автоматизация документационных процессов в подразделениях Министерства;
автоматизация документационных процессов в других подразделениях системы МВД России.
Ключевым элементом системы является универсальное автоматизированное рабочее место, позволяющее после соответствующей настройки вести обработку любых документов, иметь доступ к любым информационным массивам и ресурсам системы, давать возможность выполнять функции любому пользователю системы. Автоматизированная система документационного обеспечения подразделений Министерства должна обеспечивать:
обработку карточек документов (ввод, регистрация, контроль исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности) в интересах секретариата (канцелярии) подразделения;
подготовку и обработку текстов документов (корректировка, хранение, поиск) для исполнителей.
При необходимости в автоматизированной системе может быть организован прием информации по телетайпу, телефаксной связью с возможностью автоматизированного распознавания текста с использованием программных пакетов типа Fi№eReader или Cui№eform и электронной почты.
Для защиты серверов и рабочих станций должны использоваться средства, соответствующие высшему грифу секретности обрабатываемой текстовой информации. Мероприятия по защите средств ЭВТ от несанкционированного доступа определены действующими нормативными правовыми актами МВД России.
С целью сокращения оперативного фонда системы, для уменьшения времени поиска документов, а также обеспечения доступа к информации прошлых лет, защиты от сбоев и отказов в системе должны быть предусмотрены средства хранения резервных копий баз данных и архивации.
При небольшом объеме обрабатываемых документов все системы для обработки карточек документов (ввод, регистрация, контроль исполнения, списание в архив, выдача форм статистической отчетности) могут быть реализованы на одной ПЭВМ. При оснащении секретариата современными средствами вычислительной техники или функционировании системы в рамках интегрированной локальной вычислительной сети (например, сети подразделения Министерства) возможна организация обработки как карточек, так и текстов документов.
Организация работы с письменными обращениями граждан. Работа с обращениями (предложениями, заявлениями и жалобами) граждан - важное самостоятельное направление деятельности Министерства внутренних дел Российской Федерации, призванное обеспечить соблюдение, охрану, защиту, а в необходимых случаях восстановление нарушенных конституционных прав и законных интересов граждан. Работа с обращениями граждан ведется в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, требованиями нормативных правовых актов МВД России. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан, качество и своевременность их рассмотрения и разрешения возлагается на руководство Министерства, начальников подразделений Министерства.
Все поступающие обращения граждан, а также документы, связанные с их рассмотрением, принимаются и обрабатываются сотрудниками секретариатов. При этом проводится:
проверка (при необходимости) поступившей корреспонденции на предмет безопасности вложения;
определение правильности адресования корреспонденции;
вскрытие конвертов писем и проверка наличия указанных приложений, документов, других материалов;
возвращение ошибочно присланных (не по адресу) писем.
Все поступившие в Министерство (его структурные подразделения) предложения, заявления и жалобы граждан, рапорты сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск должны быть зарегистрированы в отделе писем Аппарата Министра и секретариатах подразделений Министерства в день их поступления. Письменные обращения граждан, запросы и обращения депутатов, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации регистрируются с вводом информации о них в технологическую базу данных АИС "Письмо" и АИС "Жалоба".
На свободном от текста месте на первом листе письма (на поступившем из органов государственной власти или из редакций средств массовой информации - на сопроводительном документе) проставляется порядковый регистрационный номер и дата поступления. Конверты, в которых поступили письма, сохраняются в течение всего периода их рассмотрения и разрешения, после чего уничтожаются.
Повторные письма регистрируются так же, как и первичные. На первой странице таких писем, на свободном от текста месте проставляется штамп "Повторное". Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу либо в которых автором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению.
Обращения граждан, в которых не указана или неразборчиво написана фамилия и которые не содержат данных о месте жительства заявителя (либо о его работе или учебе), признаются анонимными. Как правило, они не регистрируются и подлежат уничтожению. В исключительных случаях анонимные обращения, содержащие конкретные сведения о готовящихся или совершенных правонарушениях, без регистрации направляются в соответствующие подразделения Министерства для использования в оперативных целях.
Особый порядок работы устанавливается с обращениями высших должностных лиц государства, парламентскими запросами Совета Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросами и обращениями членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, другими письмами, о результатах рассмотрения которых необходимо информировать федеральные органы государственной власти, редакции средств массовой информации. Эти письма обязательно берутся на контроль и разрешаются в первую очередь. На их первом листе проставляется штамп " Контроль".
Зарегистрированные и учтенные в секретариате обращения и проекты поручений (резолюций) по ним передаются на рассмотрение руководству Министерства, руководителям подразделений Министерства в течение суток. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.
По каждому обращению не позднее чем в пятидневный срок должно быть вынесено одно из следующих решений:
о принятии жалобы или заявления к своему производству или нерассмотрении его (анонимные);
о передаче обращения на разрешение в подчиненный или другой орган внутренних дел;
о направлении по принадлежности в другое подразделение Министерства либо соответствующий орган государственной власти, если поднятые в нем вопросы не входят в компетенции органов внутренних дел или внутренних войск.
В тех случаях, когда в обращении наряду с вопросами, относящимися к компетенции органов внутренних дел или внутренних войск, поставлены вопросы, требующие разрешения в других органах государственной власти, рассматривающее его должностное лицо обязано не позднее чем в пятидневный срок направить в соответствующий орган государственной власти копию этого письма или необходимые выписки из него. О пересылке материалов обращения в другой орган государственной власти заявитель в обязательном порядке извещается письменно.
Разрешение обращений (принятие по ним конкретных решений) осуществляется руководителями подразделения Министерства. При разрешении обращений могут истребоваться необходимые материалы, организовываться командировки с выездом на место, проводиться консультации и экспертизы, привлекаться другие сотрудники органов внутренних дел или военнослужащие внутренних войск, специалисты, представители общественных организаций.
Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления (регистрации) в Министерство или его структурное подразделение, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней. Министром и его заместителями, руководителями подразделений Министерства может устанавливаться сокращенный срок разрешения заявления или жалобы.
Срок разрешения обращений исчисляется со дня его поступления в Аппарат Министра или секретариат подразделения Министерства по день направления ответа заявителям на их обращение. В случае, если окончание срока разрешения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть в порядке исключения продлены лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц11 Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. с изменениями и дополнениями от 4 марта 1980 г. и от 2 февраля 1988 г. "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан". (Ведомости Верховного Совета СССР 1968 г. № 17, ст. 144; 1980 г. № 11, ст. 192; 1988 г. № 6, ст. 94).. При этом общий срок разрешения обращения не должен превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.
В соответствии с приказом МВД РФ № 859 от 2 ноября 1999 г. "О внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты МВД России в связи с принятием Федерального закона от 5 июля 1999 г. № 133-Ф3 "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "О статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 28, ст.3466) ответ на парламентский запрос Совета Федерации, Государственной Думы дается Министром либо лицом, временно исполняющим его обязанности, не позднее 15 дней со дня поступления запроса в Министерство или в иной срок, установленный соответствующей палатой.
На запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации ответ дается в письменной форме за подписью должностного лица, которому направлен запрос, либо лица, временно исполняющего его обязанности, не позднее чем через 30 дней после поступления запроса в Министерство или в иной срок, согласованный с инициатором запроса.
На обращение члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с его деятельностью, соответствующими должностными лицами или лицами, временно их замещающими, безотлагательно (а при необходимости истребования дополнительных сведений и материалов - не позднее 30 дней после поступления обращения в Министерство, либо в иной срок, согласованный с инициатором обращения) дается ответ и предоставляются необходимые документы и информация. Сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
При необходимости проведения дополнительной проверки или истребования каких-либо дополнительных материалов указанные должностные лица обязаны сообщить об этом обратившемуся к ним члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы.
Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению нарушений законности и заявителю дан письменный ответ. По результатам проверки сведений, изложенных в обращении, составляется мотивированное заключение. Оно подписывается должностным лицом, проводившим проверку, а также руководителем соответствующего подразделения Министерства, командованием внутренних войск МВД России.
После принятия и фактического исполнения решения по обращению последнее вместе с материалами проверок и перепиской по решению поставленных в обращении вопросов возвращается непосредственным исполнителем в секретариат соответствующего подразделения Министерства с надписью "В дело" и подписью должностного лица, принявшего данное решение.
Делопроизводство по обращениям граждан в подразделениях Министерства осуществляется отдельно от других направлений их документационного обеспечения. Вся переписка по обращениям ведется за номерами, присвоенными им при регистрации. Ответы на них направляются на бланках Министерства внутренних дел Российской Федерации, его главных управлений и управлений.
Машинописные, рукописные и иные материалы, относящиеся к рассмотрению и разрешению каждого конкретного обращения, располагаются самостоятельными группами в хронологическом или алфавитном порядке в делах согласно утвержденной номенклатуре. При формировании дел проверяется правильность направления материалов по обращениям граждан в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные жалобы и заявления, нерассмотренные предложения, а также ненадлежащим образом оформленные материалы, связанные с разрешением обращений, подшивать в дела запрещается. Материалы по рассмотрению и разрешению обращений граждан хранятся в течение пяти лет.
Для получения объективной информации о состоянии работы с обращениями граждан, обнаружения и фиксации в ней нарушений и недостатков Аппаратом Министра, руководителями подразделений Министерства организуется контроль за своевременным и полным рассмотрением и разрешением поступающих предложений, заявлений и жалоб.
Функцией контроля наделяется создаваемая в подразделениях Министерства специальная комиссия по работе с письменными обращениями, предназначенная для подготовки управленческих решений, направленных на совершенствование этой работы, устранение причин и условий, порождающих жалобы. Ее задачи, состав и порядок работы определяются в приказе соответствующего руководителя.
Предметом контроля являются сроки и полнота рассмотрения поставленных в обращении вопросов, объективность и тщательность проверки изложенных в нем сведений, обоснованность и законность принятых по обращению решений, своевременность его разрешения и направления ответа заявителю, а также некоторые иные вопросы.
Организация работы по приему граждан, учету, контролю за рассмотрением писем и обращений граждан, полученных на личном приеме. Во всех подразделениях Министерства должны обеспечиваться необходимые условия для осуществления приема граждан в целях рассмотрения их предложений, заявлений и жалоб, относящихся к компетенции органов внутренних дел и внутренних войск МВД России. Граждане в Приемной МВД России принимаются, как правило, при условии получения ответа из нижестоящих структур, необоснованного отказа в приеме в этих подразделениях или если поставленные вопросы относятся к исключительной компетенции руководства Министерства.
О посещении приемных официальными представителями иностранных государств немедленно докладывается руководству Аппарата Министра. Сообщения, заявления граждан о чрезвычайных происшествиях, подготавливаемых или совершенных преступлениях немедленно передаются в соответствующие подразделения Министерства.
В Приемной МВД России и подразделениях Министерства ведется журнальный, картотечный или компьютерный учет посетителей с указанием вопросов, с которыми они обращались, и результатов их рассмотрения. Организация приема граждан в Приемной МВД России возлагается на Аппарат Министра, в подразделениях Министерства - на их руководителей.
Приемная МВД России, подразделения Министерства ежемесячно анализируют состояние работы по приему граждан: о количестве посетителей, характере просьб и результатах их разрешения, выявляют причины повторного обращения. Справки о состоянии работы с соответствующими предложениями по ее совершенствованию ежеквартально докладываются руководителям подразделений Министерства. Результаты работы Приемной МВД России докладываются руководству Аппарата Министра по итогам полугодия и года.
Сотрудники центрального аппарата Министерства, находясь в командировках в органах внутренних дел, помимо выполнения основного задания должны знакомиться с состоянием работы по приему граждан и оказывать практическую помощь по ее организации.
Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Для ее соблюдения в приемных ведется пофамильный список. При регистрации посетителей работник приемной выясняет, обращался ли посетитель ранее в Министерство по данному вопросу, о чем делает соответствующую отметку. Сотрудник, осуществляющий прием, выясняет, какое и кем было ранее принято решение, дан ли ему ответ, а в случае необходимости истребует имеющиеся материалы в подразделениях Министерства. По желанию посетителей возможна предварительная запись на прием к руководству Министерства.
Лица, имеющие льготы и преимущества, установленные соответствующими законами Российской Федерации и законами Союза ССР, действующими на территории Российской Федерации, депутаты всех уровней, а также беременные женщины и посетители с малолетними детьми принимаются вне очереди.
Лица, находящиеся в нетрезвом состоянии, на прием не допускаются. Прием таких лиц разрешается лишь в случаях сообщения ими сведений о подготавливаемых или совершенных преступлениях либо о других событиях, требующих принятия немедленных мер.
После всестороннего рассмотрения просьбы посетителя работник приемной принимает в пределах своей компетенции следующие решения:
принимает заявление и направляет его для исполнения в соответствующее подразделение Министерства или орган внутренних дел:
направляет посетителя по предварительной договоренности в соответствующее подразделение Министерства для разрешения поставленных вопросов;
записывает на прием к руководству Министерства;
разъясняет, в какую организацию (учреждение) следует ему обратиться, если разрешение вопроса, с которым обратился посетитель, не входит в компетенцию Министерства.
Для обеспечения квалификационного решения вопросов, поставленных посетителем, можно привлекать к их рассмотрению работников соответствующих подразделений Министерства или получать у них необходимые консультации.
Переданное на приеме посетителем письменное заявление учитывается и направляется для рассмотрения в установленном порядке, как правило, в подразделения Министерства. О принятом по нему решению направляется информация в Приемную МВД России. Ответы на контрольные заявления, полученные из органов внутренних дел, не регистрируются в отделе писем Аппарата Министра и передаются в Приемную МВД России.
Письма с просьбами о личном приеме у должностных лиц Министерства рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке работы Приемной МВД России, а заявления оформляются "В дело" как исполненные. Все авторы обращений извещаются в письменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения их заявления, письма или телеграммы. Анонимные обращения начальником Приемной МВД России списываются без рассмотрения в дело, о чем делается соответствующая запись.
4. Виды защищаемой информации
Понятие и классификация защищаемой информации. Информация как категория, имеющая действительную или потенциальную стоимость, как и любой другой вид ценности, охраняется и защищается ее собственником или владельцем. Собственник защищаемой информации - это юридическое или физическое лицо, которое по своему усмотрению владеет, пользуется и распоряжается принадлежащей ему информацией. Владелец защищаемой информации - это физическое или юридическое лицо, которое имеет полномочия владеть, пользоваться и распоряжаться данной информацией по договору с собственником, в силу закона или решения административных органов.
Каждое государство защищает свои информационные ресурсы. Информационные ресурсы государства в целом можно разделить на три большие группы:
открытая информация, на распространение и использование которой не имеется никаких ограничений;
запатентованная информация, которая охраняется внутригосударственным законодательством или международными соглашениями как объект интеллектуальной собственности;
закрытая информация, которая охраняется с помощью механизмов защиты государственной, коммерческой или другой защищаемой информации.
Понятие защищаемой информации включает в себя две категории информации - секретную и конфиденциальную. К секретной информации в настоящее время принято относить сведения, содержащие государственную тайну. К конфиденциальной информации обычно относят сведения, содержащие коммерческую тайну, а также тайну, касающуюся личной (неслужебной) жизни и деятельности граждан. Применительно к органам государственной власти и управления под тайной понимается то, что скрывается от других и что известно строго определенному кругу людей. Иначе говоря, государственную тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Основное направление использования этого понятия - засекречивание государством определенных сведений, сокрытие которых от соперников или потенциальных противников дает ему возможность успешно решать жизненно важные вопросы в области обороны, а также политические, экономические, научно-технические и иные проблемы с меньшими затратами сил и средств и без ущерба государственной безопасности страны.
Защищаемая информация имеет следующие отличительные признаки:
засекречивать информацию, то есть ограничивать к ней доступ, может только ее собственник (владелец) или уполномоченные им на то лица;
чем важнее для собственника информация, тем тщательнее он ее защищает в соответствии с присвоенной ей степенью секретности;
защищаемая информация должна иметь определенную ценность и приносить пользу ее собственнику, оправдывая затрачиваемые на ее защиту силы и средства.
Появление новой защищаемой информации есть результат деятельности субъекта - собственника информации или уполномоченных им лиц, засекретивших информацию. После создания она как бы отчуждается от субъекта-автора, самостоятельно диктуя всем, кто с нею сталкивается, правила ее использования. Уровень защиты информации определяется установленным ее автором или собственником грифом секретности или конфиденциальности.
Созданная один раз защищаемая информация (как и несекретная) может быть использована многократно в течение неограниченного времени сколь угодно большим количеством потребителей. Она обладает способностью не уничтожаться, не убывать со временем и даже возрастать по мере использования, то есть порождать новую информацию. Свойство возрастания информации создает объективные предпосылки для ее уязвимости: если кто-то позаимствовал секретные сведения без нарушения физической целостности носителя (произошла, как говорят, утечка информации), то ее собственник может об этом не узнать вообще или узнать уже из других источников информации. Секретная информация также обладает определенным генетическим свойством: созданные на ее основе сведения, документы и изделия также являются, как правило, секретными.
Существует и такая особенность, как распространение информации. Для открытой информации оно имеет случайный характер, тогда как распространение защищаемой информации происходит детерминировано: заранее определяется возможное количество потребителей засекреченной информации, в соответствии с которым размножается определенное количество экземпляров соответствующего документа, которые и рассылаются заранее определенным адресатам.
Классификация защищаемой информации может осуществляться по трем основным признакам: по принадлежности (праву собственности), степени секретности и по содержанию.
По принадлежности защищаемая информация может быть классифицирована в соответствии с тем, кто является ее собственником (владельцем):
Подобные документы
Основные принципы организации информационного обеспечения управления в органах внутренних дел. Содержание и основные направления аналитической работы, методика ее осуществления. Пути повышения эффективности информационно-аналитической работы в милиции.
дипломная работа [67,6 K], добавлен 12.09.2011История развития и основные средства внутренних организационных коммуникаций и способов распространения информации. Средства передачи и получения управленческой информации. Обзор и анализ практики внутренних коммуникаций в США, Великобритании и Франции.
реферат [28,7 K], добавлен 21.11.2010Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, предмет и методы, порядок его проведения. Виды документов, особенности и сферы их практического применения. Направления государственного регулирования делопроизводства и ответственные за него органы.
лекция [22,8 K], добавлен 11.01.2011Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Ведомственное регулирование делопроизводства. Значение компьютеризации в документационном обеспечении организации. Программные средства автоматизированного рабочего места.
контрольная работа [25,7 K], добавлен 19.09.2014Понятие, методы и средства защиты конфиденциальной информации. Анализ нормативно-правовой базы конфиденциального делопроизводства. Угрозы, каналы распространения и утечки конфиденциальности. Порядок работы персонала с конфиденциальными документами.
дипломная работа [167,4 K], добавлен 25.11.2010Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".
реферат [40,2 K], добавлен 31.03.2015Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
реферат [28,4 K], добавлен 08.10.2014Управленческий цикл и его основные стадии. Процесс сбора и анализа информации. Подготовка и принятие управленческих решений, планирование работы. Организация взаимодействия, формы контроля в органах внутренних дел. Подведение итогов управленческого цикла.
контрольная работа [29,0 K], добавлен 08.07.2013Пресс-служба в органах власти. Сущность работы пресс-службы и принципы взаимодействия с прессой. Пресс-служба в органах государственной власти. Управление пресс-службы и информации Президента России. Основные задачи и функции Управления пресс-службы.
контрольная работа [58,9 K], добавлен 13.10.2008Требования к документам "для служебного пользования". Основные аспекты организации делопроизводства органов внутренних дел. Использование средств вычислительной техники при разработке документа с ограничительной пометкой "для служебного пользования".
курсовая работа [1,3 M], добавлен 24.11.2016