Технология работы с документами в негосударственных организациях на примере ЗАО Строительная компания "Технолига"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИСТОРИКО-АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Факультет документоведения

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ПРИМЕРЕ ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"

Дипломная работа

Калуга 2006г.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"

1.1 История создания компании, ее задачи, функции, структура

1.2 Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания "Технолига"

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"

2.1 Организация документооборота

2.2 Порядок работы с входящими документами в компании

2.3 Порядок работы в компании с исходящими документами

2.4 Регистрация документов

2.5 Организация контроля исполнения документов

2.6 Составление номенклатуры дел

2.7 Формирование дел

2.8 Подготовка документов к передачи в архив

ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЬНОСТИ ЗАКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА "ТЕХНОЛИГА"

3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ЗАО "Технолига"

3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Введение

Каждое предприятие, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности. В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота на предприятии.

В управленческой деятельности большое значение имеет периодичность или частота передачи информации, так как она оказывает существенное влияние на ее ценность информации. Слишком частые поступления информации отвлекают внимание и вызывают перегрузку людей, воспринимающих ее. Должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых будут поступать сведения. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация зависит успех управленческой деятельности в целом.

Важнейшими условиями реализации управленческой информации является своевременность ее получения и передачи. Как бы полна и достоверна ни была информация, если она получена с опозданием, трудно, а иногда и невозможно ее использовать. Скорость передачи и приема информации человеком определяется не только совершенством соответствующей аппаратуры, но и временем, необходимым для уяснения сложившейся ситуации.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает и своевременности информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении.

Решение в области систем электронного документооборота и делопроизводства представляет собой не только хорошо разработанное программное обеспечение, но и сбалансированный подход, позволяющий в комплексе решить проблемы заказчика, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научной организации труда.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. При этом этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Важнейшей задачей проектирования электронного делопроизводства является рациональная организация документооборота. В рамках этой задачи следует выделить подзадачи, по сути представляющие основные этапы работы с документами:

- прием - передача документов;

- регистрация и контроль исполнения документов;

- информационно - справочная работа;

- обеспечение сохранности;

- систематизация и хранение документов.¹

Комплекс автоматизации делопроизводства должен позволять решить следующие задачи: интеграции с программами создания документов; регистрации всей поступающей, создаваемой и отправляемой документации; контроля движения документов и выполнения определенных этапов работы с документами; ускорения движения документов между исполнителями; обеспечения сохранности документов и конфиденциальности в работе с документами, улучшения информационно - справочной работы; оптимального использования офисных площадей и персонала фирмы.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более-с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Закрытого акционерного общества «Технолига ».

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности ЗАО «Технолига », а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- ознакомление с организационной структурой Компании;

- изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;

-рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ЗАО «Технолига»;

-изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

-изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

-разработка предложений по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы;

внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.

При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников.

Источники, согласно общепринятой практике, делятся на 2 группы. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»¹. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».²

Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Государственная система документационного обеспечения управления.³ Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти¹ способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает ГОСТ Р6. 30-2003г. правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».² Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.

ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».

Направленный на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, ГОСТ Р.6.30.-2003 принципиально отличается от всех своих предшественников. Впервые за свою историю отечественной стандартизации он провозглашает рекомендательный принцип в применении стандартов.

Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой Строительной Компании, К их числу относятся следующие:

- Устав Компании;

- должностные инструкции сотрудников;

- приказы и указания руководства ЗАО «Технолига».

При написании дипломной работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, к. и. н. С.Л. Кузнецова, А.В. Кудряева, И.К. Корнеева.

В работе «Делопроизводство» (документационное обеспечение управления) Т.В. Кузнецовой¹ уделяется большое внимание рассмотрению современных требований к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р6. 30-2003г. и организации работы службы делопроизводства. В специальные главы выделены составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами.

В издании «Организация работы с документами»¹ А.В. Кудряевой, И.К. Корнеева дана подробная характеристика нормативно-методической базы, регламентирующей современное отечественное делопроизводства. Как основа документоведческих научных дисциплин рассматривается развитие и современное состояние терминологии в сфере документационного обеспечения управления. Так же даны характеристики общих и специальных функций документов, а также список основных систем управленческой документации. Значительное внимание уделяется и правилам подготовки и оформлению отдельных видов документов, объединенных в системы. Рассмотрен порядок движения документов в организации, даны характеристика, анализ структуры, методы учета и сокращения документооборота организации и рассмотрены его основные этапы.

В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству» собраны самые важные правила и нормы по составлению документ в соответствии с существующими стандартами. Даны образцы наиболее используемых документов. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов с учетом требований существующих стандартов.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело»

В статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» ² Е.В. Алексеева, А.П. Афонасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичина рассматривается история оформления архивной службы России, а также состав Архивного фонда Р.Ф., правила оформления дел длительных сроков хранения, состав учетных документов архива, требования к оборудованию архивохранилищ и формы использования архивных документов.

В статьях «Практические советы секретарю» ¹Л.А. Доронина и в статье «Секретарь-референт и внешнеэкономическая деятельность»² Ю.Н. Плотников, О.В. Плотникова изложены роль и функции секретаря в современных условиях, даны практические рекомендации по планированию и организации рабочего дня, развитию навыков общения, созданию профессионального имиджа и самосовершенствованию. Рассматриваются деловые отношения секретаря и руководителя. Проводятся границы их функциональных обязанностей и сфер ответственности. Обращается также внимание на существенное различие секретарской профессии от функций клерка или машинистки, что часто отожествляется на бытовом уровне. Особое внимание уделяется достижению взаимопониманию секретаря и руководителя, а также эффективности проведения совместных рабочих совещаний.

В журнале "Секретарское дело" в статьях «Деловое письмо: складывание традиций оформления»³ С.В. Русакова и «Деловая переписка»⁴ Н.В. Басакина особое внимание уделяется культуре деловой переписки с изложением основных проблем, стоящих перед составителем и адресатом служебного письма. Предложен ряд технологических этапов подготовки деловой корреспонденции.

В статье Г.Ю. Максимовича, В.И. Брестова «Автоматизация информационного обеспечения управления»⁵ и в статье Л.А. Сысоевой «Системы электронного управления документами»¹ рассматривается сущность понятия «информационное обеспечение управления». Взаимосвязь основной и информационной деятельности. Характеристика современных технологий. Цели использования современных информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности.

Авторы данных статей перечисляют общие обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота.

Все вышеперечисленные издания и статьи, использованные для написания данной работы, написаны на основе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства.

Наряду с документационными материалами источником послужили наблюдения и метод анкетирования.

1.Метод изучения организации работы по ДОУ в Строительной Компании был использован, когда автор изучал нормативно-методические акты, регламентирующие работу с документами в ЗАО "Технолига".

2.Метод наблюдения был использован для того, чтобы выяснить, каким образом осуществляется составление и оформление документов в организации, а также технология работы с ними (прием, распределение, регистрация, контроль).

Цель исследования данной работы состоит в том, чтобы, опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, изучить текущее состояние и проанализировать организацию работы с документами в закрытом акционерном обществе на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига", а также дать предложения по совершенствованию технологии работы с документами в конкретной организации.

Исходя из указанной цели, автор поставил следующие задачи:

1. дать краткий очерк истории создания ЗАО Строительная Компания "Технолига", его организационную структуру;

2. определить роль и место службы ДОУ в структуре организации;

3.изучить состав нормативно-методических документов, регламентирующих процесс работы с документами в ЗАО Строительная Компания "Технолига" на современном этапе;

4.определить соответствие работы с документами в организации общероссийским нормативно-методическим документам, правилам;

5. выявить имеющиеся недостатки в технологии работы с документами, начиная с этапа их первичного приема до момента сдачи в архив;

6.сформировать и разработать предложения по рационализации и совершенствованию постановки делопроизводства в обществе.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

В первой главе рассматриваются структура и функции Общего отдела ЗАО "Строительная Компания "Технолига".

Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент.

В 3-й главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота Компании, по рационализации и совершенствованию работы с документами, составлению необходимых в службе делопроизводства организационных документов, таких как положение и инструкции.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

В приложении приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

ГЛАВА 1. ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА" ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ КАМПАНИИ, ЕЕ ЗАДАЧИ, ФУНКЦИИ, СТРУКТУРА. СТРУКТУРА ДЕЛАПРАИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

1.1История создания компании, ее задачи, функции, структура

B странах с развитой рыночной экономикой наличие сильного пресса конкуренции, действенной законодательной и судебной систем и длительного опыта работы в рыночных условиях заставляет большинство предпринимателей и менеджеров постоянно ставить и решать задачи по значительному улучшению показателей:

- производительность труда;

- конкурентоспособность продукции;

- качество роста и развития, определяемым степенью иновационности технологической базы и внутренней ситуации компании.¹

На российских промышленных предприятиях ситуация иная. Уровень конкуренции в большинстве отраслей заметно ниже, чем в развитых странах, практически отсутствует наиболее сильная составляющая конкуренция - инновационное развитие, малый опыт работы менеджеров и новых собственников в существующий российских условиях часто приводят к преобладанию в управлении сиюминутных, краткосрочных, интересов и соответственно, - простых, рассчитанных на один, максимум дав года управленческих решений.

История образования Компании началось в 1999г. По сути это молодая, растущая фирма, которая за четыре года из небольшой, почти семейной бизнес - структуры превратилась в одного из лидеров рынка строй индустрии Калужской области.¹ ЗАО «Технолига» способна осуществлять полный комплекс работ охватывающих все стадии строительного проекта. Применение современных технологий, опыт строительных работ, профессионализм сотрудников Компании позволяют находить оптимальные решения.

Динамика объема продаж фирмы, даже с учетом сезонных колебаний, свидетельствует о мощном внутреннем механизме развития бизнеса, в основе которого лежат ряд «генетических» принципов, характерных для современных западных компаний. После года работы стало понятно, что развиваться эволюционным путем - через расширение компании - значит, быть всегда догоняющим.

Перед сотрудниками были поставлены цели: используя западный опыт и достижения современного российского консалтинга в сфере менеджмента, и «перепрыгнуть» через промежуточные стадии развития и вплотную приблизиться к технологии современного менеджмента. Вначале была образована идеология компании, сформулирована миссия, определены цели, разработана стратегия. Одна из первых целей заключалась в создании компании могли бы применяться международные стандарты финансовой прозрачности, деловой репутации.

Расчет строился на решении ключевой проблемы развития компании - привлечения инвестора на стратегическом уровне. Внедрение процедур регулярного менеджмента стало логическим продолжением идеи динамичного развития. Прежде всего необходимо было ронять, «кто и что делает в компании»: провести инвентаризацию всех основных функций, связанных с деятельностью компании, и определить какие организационные звенья необходимы, чтобы они выполнялись. При этом все функции должны быть за кем-то закреплены. Чтобы «дело делалось» за него кто-то должен отвечать. На выполнение каждой функции назначалась только одна служба, одно звено, иначе возникло бы дублирование функции, ведущее только к непроизводительным расходам, к неизбежным недочетам в управлении. Уже позже мы узнали, что аналогичные правила заложены в международные стандарты.

Взяв за основу развития разработку организационной структуры, затем перешли к финансовой структуре - определили центры финансового учета, ввели процедуры оперативного учета. В результате через 6 месяцев был наведен порядок с финансами и стало возможным оперативно принимать решения. Таким образом, был заложен фундамент для роста компании, перехода на управление более высокого уровня.

Начался естественный рост бизнеса и самой компании. В течение одного года объем продаж по основной продукции ( окна из ПВХ ) увеличился в два раза. С этого времени мы начали расширение компании путем открытия новых видов бизнеса. Основными направлениями деятельности компании являются:

бизнес - направление «Окна ПВХ»;

бизнес - направление «Окно деревянное евростандарт»;

бизнес - направление «Натяжные потолки»;

бизнес - направление «Системы инфракрасного отопления»;

бизнес - направление «Энергоэффективные фасады»;

бизнес - направление «Отделочные работы».

В круг обязанностей руководителей вошли все функции по организации бизнеса, в том числе:

- организация логистики бизнеса процессов;

- экономика бизнеса;

- ведение бюджета движения денежных средств;

- маркетинг.

Компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.

ЗАО «Технолига» является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Компания несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.

ЗАО «Технолига» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно - правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный и иные счета.

Целью деятельности компании является извлечение прибыли, предметом деятельности - строительство и реконструкция, проведение проектных работ.

Высшим органом управления ЗАО «Технолига» является общее собрание акционеров. Возглавляет ЗАО «Технолига» Генеральный директор. Он является единоличным исполнительно - распорядительным лицом общества, который возглавляет дирекцию, представляет в ней интересы общества и действует от его имени. В компетенцию Генерального директора входит совершение всякого рода следок выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников Компании, положений о филиалах; подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками компании.

Постоянно действующим коллегиальным исполнительным органом является дирекция, выраженная Генеральным управлением. Она осуществляет текущее руководство деятельности компании, непосредственно подчинена общему собранию акционеров. К компетенции Дирекции относятся вопросы текущей финансово - хозяйственной деятельности, не отнесенных к компетенции собрания акционеров. ¹

1.2Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания "Технолига"

Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления¹ в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.

Служба делопроизводства в ЗАО Строительная Компания «Технолига» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

- контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

- контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;

- регистрация документов;

- машинописные работы;

- распределение телефонных звонков;

- отправка документов;

- информационно-справочная работа с документами.

2. Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

- снабжает канцелярскими принадлежностями;

- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ¹, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ЗАО Строительная Компания «Технолига».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Организационная структура службы документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания «Технолига» - Общего отдела.

Основными задачами Общего отдела являются:

1.Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;

4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;

6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

7. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.¹

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ЗАО Строительная Компания «Технолига» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ЗАО Строительная Компания «Технолига» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ЗАО «Технолига» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

-получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

- входной контроль и регистрация технической документации;

- проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;

- подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;

- разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;

- документальная подготовка сдачи объекта;

- оформление и согласование проектов технической документации;

- сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;

- разработка технической части договоров на работы отдела;

- лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;

- обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ЗАО «Технолига» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления¹ и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ². Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота:

- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

- организация контроля исполнения документов.

- поисковая система по документам.

- составление номенклатуры дел.

- формирование и оформление дел.

- экспертиза ценности документов.

- передача дел в архив¹.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации². Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Подразделения ЗАО «Технолига» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в ЗАО «Технолига» присутствуют организационно-распорядительные документы - Устав Компании, в котором закреплены все основные моменты организации Компании (основные виды деятельности, цели и задачи Компании), Протоколы собраний акционеров.

Но также следует отметить, что до настоящего момента отсутствуют такие основные нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение управление Компании как инструкция по делопроизводству, положение об Общем отделе и инструкция на секретаря Генерального директора.

Рассматривая службу делопроизводства в ЗАО «Технолига» следует отметить, что отсутствует такая служба как архив.

Структура службы делопроизводства (Общий отдел) организована в ЗАО «Технолига» с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления¹, так как это должно быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т.е. Генеральному директору, в структуру которого не должен входить административно-хозяйственный отдел.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО СТРОИТЕЛЬНАЯ КОМПАНИЯ "ТЕХНОЛИГА"

2.1Организация документооборота

Информационно - документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте, четкости обработке и передаче документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

«Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»¹ называется документооборотом.

В этом определении делается упор на словах «движение документов», то есть их путь из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. На этом пути они будут знакомиться с его содержанием для принятия решений, другие будут согласовывать текст и его редактировать, в службе делопроизводства проведут окончательное оформление документа, его регистрацию и постоянно будут контролировать все этапы его движения и, наконец, подготовят к отправке.

В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ¹ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. Анализ документооборота компании за последние 3 года, приведенный автором, представлен в таблице №1 стр.22. В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов.

1.Входящие - наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на требующие ответа, исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос нашей компании. В зависимости от значимости документа и его содержания входящие документы направляются руководителю компании, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов разбит на более мелкие части. Это определяется, обычно, на стадии предварительного просмотра документов службой делопроизводства или секретарем. Каждая их этих групп документов будет иметь разные пути движения и разные стадии работы с ними.

2.Исходящие документы так же, как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.¹

Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.

1. бланк компании для письма (см. Приложение №1).

2. общий бланк для всех других видов документов служебная записка, докладная записка и т.д. (см. Приложение №1).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его.²

Внутренние документы, как правило, не имеют этапа отправки. Однако, если структурные подразделения территориально разбросаны или организация имеет филиалы, куда направляются внутренние документы, например, распорядительные, этап отправки также будет присутствовать для этих документов. В этом заключается специфика внутреннего документопотока в нашей организации.

Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

- организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);

- распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);

- информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

Внутренние документы в компании оформляются на бумаге форматом А.4 с воспроизведением следующих реквизитов: название подразделения, вид документа, листа составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, как и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.¹

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко используются при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.²

Таблица №1.

Автор самостоятельно подсчитал документооборот в организации и на основании проведенной работы составил следующую таблицу.

год	Кол-во входящих документов	Кол-во исходящих документов	Кол-во внутренних документов	итого
2001	710	794	150	1654
2002	931	892	197	2020
2003	1092	1085	270	2447



Как видно из приведенной таблицы, с 2001г. к 2003г. число входящих, исходящих и внутренних документов возросло на 53%, что подтверждает общую тенденцию увеличения документооборота, независимо от организационно правовой формы.

2.2Порядок работы с входящими документами в компании

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ЗАО «Технолига» осуществляется секретарем-референтом.

Этап обработки входящих документов:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- передача на исполнение.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу. На этом этапе проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.

На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством компании, структурными подразделениями.

Цель предварительного распределения документов - освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. В последние годы участились случаи, когда руководитель требует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личного рассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полную информацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемых сделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

После этого документ рассматривается руководством. Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе.

Документ с резолюцией возвращается в общий отдел или секретарю, резолюция переносится в регистрационную форму.

Внедряемые компьютерные системы позволяют сегодня вести регистрацию децентрализовано в разных местах, но с объединением данных о всех документах в единую информационную базу.

После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.

Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В случае безотлагательного исполнения по ступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.

2.3Порядок работы в компании с исходящими документами

Оформляемые предприятием документы называются исходящими. Этапы обработки исходящих документов включают:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

- отправку документа.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.¹ После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

Начальник общего отдела компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.

Если подлинник документа остается в организации, визы собираются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается из организации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).

Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками организации, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которое он несет профессиональную ответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, что его текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственной службы подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии с правилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит за движением документа во время его согласования.

Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.

2.4Регистрация документов

В составлении документов все больше место отводится обязательным унифицированным формам документов, содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документами ведущее место занимают постановка регистрации документов и рационального их хранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов.