Кадровая политика на примере ФГУП "Серовского механического завода"

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения и установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров.

Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения), независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Как было сказано выше, под движением кадров понимают:

ь прием на работу;

ь перевод на другую работу;

ь увольнение;

ь предоставление отпусков;

ь командирование.

При оформлении любой из названных процедур работник пишет заявление (или начальник структурного подразделения составляет докладную записку), которые являются основанием для издания распорядительного документа. Руководитель организации издает приказ. Кроме того, прием на работу может сопровождаться заключением трудового договора (контракта), заполнением работником анкеты (личного листа по учету кадров), составлением работником кадровой службы личной карточки (форма Т-2). При переводе работника на другую работу используется такой документ, как представление. Оформление очередных отпусков связано с составлением кадровой службой графика отпусков. При совершении работником поступков, связанных с невыполнением или ненадлежащим выполнением своих обязанностей, нарушением трудовой дисциплины, он пишет объяснительную записку или отдел кадров фиксирует нарушения составлением акта. Даже такое не самое полное перечисление видов документов, создаваемых кадровой службой, свидетельствует об их многообразии.

Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, так как общение с любой сторонней организацией непременно оформляется письмами, а, например, проведение аттестации персонала сопровождается заполнением целого ряда документов: протокола заседания аттестационной комиссии, аттестационного листа, заключений руководителей структурных подразделений. Кроме того, составляются такие организационные документы, как положение об отделе кадров, должностные инструкции ее сотрудникам.

Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к числу необходимых профессиональных навыков работника кадровой службы, при этом документирование любых процедур должно проводится с соблюдением установленных общегосударственных правил оформления документов. Необходимость документирования по определенным правилам установлена законодательно. Так, ст. 5 Федерального закона от 20.02.95 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (СЗ РФ, 1995, 8, ст. 609) гласит: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации".

Какими же законодательными и нормативными актами регламентируются в нашей стране кадровая деятельность и правила создания и оформления документов?

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

- трудовой договор (контракт) должен быть заключен в письменной форме; прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку;

- на всех работников ведутся трудовые книжки;

- администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено создание правил внутреннего трудового распорядка, обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания. Однако Трудовой кодекс РФ не содержит никаких требований к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов по личному составу руководителем организации и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказа. Таким образом, Трудовой кодекс РФ только называет нам ситуации, требующие создания документов, и виды этих документов.

Наиболее эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом (ГОСТ 6.10.188). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация и унификация. Это методы стандартизации, которые могут осуществляться и как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов. Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики - формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая - в организациях строительства и промышленности. На сегодняшний день эта исторически сложившаяся особенность сохраняется: одна часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в систему организационно распорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки. Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

НИПИ статинформ Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении.

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением пенсий; определением дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых tnpl документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм.

Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации, в том числе организационно- распорядительной, первично-учетной документации и документации по труду, используемых для документирования кадровой деятельности. К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу относится к системе первичной учетной документации (код 0301006)

К числу нормативных документов относятся и Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

- при оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

- оформлении и учете трудовых книжек;

- оформлении документов по учету движения кадров;

- составлении статистической отчетности по учету личного состава; составлении справок, разработке планов и выполнении других работ; работе по табельному учету;

- работе бюро пропусков;

- работе военно-учетного стола.

Межотраслевые нормативы времени содержат и перечисление всех необходимых операций по документированию и являются, кроме того, нормативным документом в части организации делопроизводства кадровой службы, так как содержат привила регистрации и необходимые регистрационные формы, устанавливают порядок хранения документов отдела кадров.

Состав кадровой документации

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1);

- личная карточка (форма Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)

(форма Т-8);

- табель учета использования рабочего времени (форма Т-13);

- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);

- личные заявления работников предприятия;

- графики отпусков;

- докладные записки;

- акты.

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.

На оборотной стороне проставляются также согласие работника с условиями работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметка о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки.

Проект приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

Работник отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.

Личная карточка (форма Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки (для совместителей копии трудовой книжки, заверенной нотариусом), диплома (свидетельства), на основании опроса работника.

Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (образование, перемена места жительства и др.) и отражаются в личной карточке.

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела "Общие сведения" лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.

Свободные строки в п. 6 (6.3, 6.4) раздела 1 предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п. 12 раздела 1 организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.

В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.

В разделах IX "Дополнительные сведения" для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.

В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике. Например, данные о работающих инвалидах: на основании справки ВТЭК записываются группа инвалидности и дата ее установления (изменения), причина инвалидности, заключение ВТЭК об условиях и характере труда, а также другие данные, необходимые для учета.

Учетная карточка научного работника (форма Т-4) предназначена для учета научных работников научными, научно-исследовательскими, конструкторскими, образовательными и другими учреждениями и организациями, осуществляющими деятельность в сфере образования, науки и технологии. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на научных работников на основании соответствующих документов, а также на основании опроса работников. На каждого научного работника ведется также личная карточка по форме Т-2.

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т- 5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с КЗоТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается без оплаты. В разделе "Начислено" в графе I в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. В разделе "Справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях" делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта) бухгалтерия производит расчет с работником.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма Т-13) применяются для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего дня, в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т. п.).

Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма Т-12, графы 3, 5; форма Т-13, графа 3) отведено две строки: одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Форма Т-13 Табель учета использования рабочего времени применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся структурное подразделение, цех (отдел), бригада, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т. д., т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Такая форма должна обеспечивать возможность отражать в ней учет использования рабочего времени.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы Т-12, применяются и при заполнении формы Т-13.

Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело.

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

Докладные записки - это документ, в котором содержится изложение какого-либо производственного вопроса. Пишется докладная записка от руки на стандартном листе бумаги. В состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа, текст, дата, подпись, расшифровка подписи. После получения адресатом докладной записки он налагает резолюцию. После выполнения предписания на докладную записку ставится отметка об исполнении и она подшивается в соответствующее дело.

Акт - вид документа, подтверждающий те или иные факты, который составляется несколькими лицами. Обязательными реквизитами акта являются:

ь наименование документа,

ь наименование предприятия,

ь гриф утверждения,

ь дата, текст, отметка о наличии приложений,

ь подписи и их расшифровка.

1.6 Основные виды кадрового планирования

Планирование потребности в персонале.

Данное планирование включает в себя:

ь Оценку наличного потенциала трудовых ресурсов;

ь Оценку будущих потребностей;

ь Разработку программ по развития персонала.

Конкретное определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

Табл.1.

Действующие взаимосвязи в планировании потребности в персонале.

Факторы	Их влияние	Методы определения
1. Факторы, существующие вне предприятия.
1.1.Изменение конъюктуры	Сбытовые возможности предприятия Себестоимость	Анализ тенденций, оценка
1.2.Изменение структуры рынка		Анализ рынка
1.3.Конкурентные отношения		Анализ положения на рынке
1.4.Данные, определяемые экономической политикой		Анализ экономических данных и процессов
1.5.Тарифное соглашение		Прогноз последствий, анализ принятых соглашений
2. Факторы, существующие на предприятие (внутренние)
2.1.Запланированный объем сбыта	Количественные и качественные потребности в кадрах (новый спрос или пониженный спрос)	Принятие предпринимательских решений в соответствии с оценкой факторов, перечисленных в пункте 1.
2.2.Техника, технология, организация производства и труда	Численность необходимого персонала Объем и качество готовой продукции	Показатели на основе эмпирических данных организационного характера и науки о труде
2.3.Текучесть кадров	Дополнительная потребность в работниках для замены выбывших	Учет убытков
2.4.Простои	Нерациональное использование персонала Сокращение объема производства	Определение доли текучести кадров и простоев
2.5.Стратегия профсоюза	Кадровая политика	Переговоры

Поскольку этот вид планирования был достаточно подробно рассмотрен выше, не буду останавливаться на нем.

Планирование использования кадров.

Осуществляется посредством разработки плана замещения штатных должностей.

Цель - по возможности целесообразное, то есть экономичное и справедливое по отношению к человеку распределение потенциала рабочей силы между вакантными рабочими местами. Реализация планирования использования кадров должна обеспечить оптимальную степень удовлетворенности работополучателей своими рабочими местами в том случае, если были учтены их способности, умения, требования и мотивация.

При определении места работы в процессе планирования использования кадров наряду с учетом квалификационных признаков следует принимать во внимание также психические и физические нагрузки на человека на том или ином рабочем месте, их соответствие возможностям человека, принимаемого на работу. Посредством такой конкретизации планирования использования рабочей силы можно будет избежать завышения и занижения требований, профессиональных заболеваний, и др.

Особые проблемы в планировании использования кадров возникают при обеспечении занятости таких групп работающих, как молодежь, пожилые работники и люди с ограниченными физическими и психическими возможностями. Эти категории работников особенно важно использовать в соответствии с их квалификацией и возможностями.

Планирование обучения персонала.

Оно призвано использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда. Кроме того, такое планирование создает условия для мобильности и саморегуляции работника, ускоряет процесс адаптации к изменяющимся условиям производства.

Планирование обучения должно учитывать:

1. требуемое количество учеников;

2. количество существующих работников, нуждающихся в обучении или переобучении;

3. новые курсы или расходы на существующие.

Это качественная составная часть кадрового планирования. Она включает в себя все усилия предприятий по сохранению соответствующего уровня знаний у трудового коллектива или же на повышение квалификационного уровня путем дополнительной подготовки.

Планирование роста квалификации кадров имеет большое значение в процессе осуществления производственных мероприятий, которые касаются персонала. С одной стороны, оно позволяет использовать собственные резервы рабочей силы при одновременно более высокой степени успеха, чем это смогли бы обеспечить поиски новых кадров; с другой - дает отдельному работнику оптимальный шанс для самореализации.

Планирование сокращения или высвобождения персонала.

Оно призвано показать:

ь кого следует сократить, где и когда;

ь шаги, которые необходимо предпринять, чтобы помочь сокращенным работникам найти новую работу;

ь политику объявления о сокращения и выплаты выходных пособий;

ь программу консультирования с профсоюзами или ассоциациями работников.

Причинами высвобождения кадров могут быть явления организационного, экономического или технологического плана. Штаты могут сокращаться, если работников больше, чем это необходимо для новой рыночной ситуации. Причиной сокращения штатов могут быть также несоответствие работников занимаемым должностям, технический прогресс, уменьшающий затраты труда.

Планирование высвобождения персонала позволяет избежать передачи на внешний рынок труда квалифицированных кадров и создание для этого персонала социальных трудностей. Данное направление деятельности по управлению персоналом до последнего времени практически не получило развития в отечественных организациях.

Планирование работы с увольняющимися сотрудниками базируется на классификации видов увольнений. Критерием классификации выступает степень добровольности ухода работника из организации:

ь по инициативе работника, то есть по собственному желанию,

ь по инициативе работодателя или администрации,

ь в связи с выходом на пенсию.

Результаты исследования показывают, что высвобождение работников только в том случае позволяет решить возникающие проблемы и дать ожидаемый эффект, если на предприятиях заранее планировали проведение этой работы и минимизацию возможных негативных последствий, связанных с высвобождением персонала.

Своевременные перемещения, переобучение, прекращение приема на работу в условиях ухода людей на пенсию и так далее являются средствами осуществления политики на внутрифирменном рынке труда в рамках планирования сокращения персонала. Степень социальной напряженности при необходимости сокращения персонала может быть значительно уменьшена за счет использования разнообразных альтернативных решений. В качестве альтернативы сокращению штатов принято рассматривать сокращение рабочего времени (неполный рабочий день и т д.), перевод на другую работу, стимулирование увольнения по собственному желанию.

Смягчить проблему сокращения штатов помогает стратегическое планирование штатов, то есть проведение соответствующей политики привлечения подготовки, ротации квалифицированных кадров. Стратегическое планирование в этом случае предусматривает проведение компенсационных мероприятий в соответствии с резервом времени, что позволяет избегать более жестких мер по сокращению штатов.

Увольнение из организации вследствие ухода на пенсию характеризуется рядом отличий. Оно может быть заранее спрогнозировано с достаточной точностью по времени. Это событие связано с существенными изменениями личной жизни. Отношения организации к пожилым сотрудникам являются мерилом уровня культуры управления и цивилизованности экономической системы.

1.7 Временные рамки кадрового планирования

Поскольку, как уже говорилось выше, кадровое планирование неразрывно связано с другими процессами планирования, протекающими в организации, временные рамки кадрового планирования также должны соотноситься с аналогичными характеристиками планирования в организации.

Организационные планы часто классифицируются следующим образом:

1) краткосрочные (0-2 года)

2) среднесрочные (2-5 лет)

3) долгосрочные (более 5 лет)

В идеале организация должна составлять планы на каждый из этих периодов. Таблица 2 содержит главные факторы, воздействующие на каждый из периодов кадрового планирования организации.

Табл. 2.

Факторы, воздействующие на конкретные временные рамки кадрового планирования

Фактор прогноза	Краткосрочное планирование (0-2 года)	Среднесрочное планирование (2-5 лет)	Долгосрочное планирование (более 5 лет)
Спрос	Оправданная занятость, (включая рост, изменения и оборот)	Потребности выводятся из ресурсов и планов	В некоторых организациях аналогично среднесрочному, в других - повышение осведомленности в среде и технологии - метод экспертных оценок
Предложение	Перепись служащих без ожидаемых потерь плюс возможные поддержки зависимых групп	Вакансии персонала ожидаются исходя из конкретных данных о повышении производительности, производных из планов развития	Управленческие ожидания изменения характеристик служащих и будущих возможностей персонала
Сеть потребностей	Количество и виды необходимого персонала	Количества, виды, данные и уровни потребностей	Управленческие ожидания будущих условий, воздействующих на непосредственное решение

2. Анализ кадровой политики на ФГУП «Серовский механический завод»

2.1 Общая характеристика предприятия

ФГУП "Серовский механический завод" был основан 1 ноября 1931 года, когда один из цехов Надеждинского металлургического завода был выделен и передан из ведения министерства черной металлургии во Всесоюзный государственный трест. Первой продукцией завода было выполнение заказов для наркоматов путей сообщения, авиации, земледелия. С 1946 года завод приступил к производству деталей бурового инструмента для геологоразведки, нефтяников, и газовиков и стал лидирующим предприятием в стране по производству бурового и противоаварийного инструмента для геологоразведочных работ.

Сегодня ФГУП "Серовский механический завод" - крупное современное предприятие. Удачное расположение его в индустриальном центре севера Уральского региона - городе Серове с развитой сетью железных и автомобильных дорог - позволяет мобильно и продуктивно взаимодействовать с партнерами.

В данный момент предприятие производит инструмент для нефтедобывающей и горнорудной промышленности, геологоразведки, электромонтажные изделия.

Уже более 30 лет завод выпускает широкий ассортимент бытовой светотехники и является ведущим производителем в России. Светильники нашего завода - это удачное сочетание современного дизайна, новых технологий, изящные конструкции и доступные цены - все это позволяет уверенно чувствовать себя на рынке светотехнической продукции.

ФГУП «Серовский механический завод» открыт для взаимовыгодного сотрудничества, как в производстве, так и в сбыте своей продукции.

Благодаря чёткой экономической политике предприятие активно развивается и занимает достойное место в военно-промышленном комплексе Российской Федерации.

4.03.2003г. предприятие ФГУП "Серовский механический завод" закупило экспортное оборудование фирмы "BOEHRINGER" (Германия) состоящее из двух станков и портала, предназначенное для обработки деталей. Данные станки позволят максимально автоматизировать процесс производства, значительно повысить качество выпускаемой продукции, улучшить прочностные характеристики резьб.

26.05.2003г. выходит дополнение к каталогу светотехнической продукции. Издателем является Печатный дом «Солярис» г. Екатеринбург. В каталог включены новые конструкторские разработки, планируемые к серийному запуску, большее количество которых с использованием галогенных и люминесцентных ламп. Впервые завод начал выпуск светильников для наружного освещения. Для домашней теле-радио техники изготовлены подставки под аппаратуру, состоящие из стекла и металла.

Партнёрами ФГУП «Серовский механический завод» являются такие предприятия, как:

ь НК "ЮКОС" (Нефтеюганск)

ь ОАО НК "СИДАНКО» (Москва)

ь ОАО НК "СЛАВНЕФТЬ» (Москва)

ь ОАО НК "ЛУКОЙЛ» (Москва)

ь НК "РОСНЕФТЬ» (Москва)

ь ОАО НК "СУРГУТНЕФТЕГАЗ» (Сургут)

ь ОАО "ТНК» (Москва)

ь ОАО "СИБНЕФТЬ» (Москва)

ь ОАО ГМК "НОРИЛЬСКИЙ НИКЕЛЬ» (Норильск)

ь ОАО "ТАТНЕФТЬ» (Татарстан, г. Альметьевск)

ь ОАО "БОГОСЛОВСКОЕ РУДОУПРАВЛЕНИЕ" (Краснотурьинск)

ь ОАО "ВЫСОКОГОРСКИЙ ГОК» (Нижний Тагил)

ь ОАО "СУБР» (Североуральск)

ь ОАО НК "БАШНЕФТЬ» (Уфа)

ь ООО "КУЗНЕЦКИЙ ГОК» (Новокузнецк)

ь Торговый дом "Нева-Электро» (Санкт Петербург)

ь ООО "Дом Куприяна» (Красноярск)

ь ООО "Мир света» (Уфа).

С уверенностью смотреть в будущее механикам позволяет не только размах рынка сбыта завода, но и социальная политика руководства. ФГУП «Серовский механический завод» было и остаётся социально-ориентированным предприятием, где постоянно проявляется забота не только о материальном благополучии, но также о совершенствовании индустрии отдыха и оздоровления работников. Механики имеют возможность поправить своё здоровье в заводском профилактории «Россиянка», здравницах Урала и черноморского побережья.

2.2 Анализ кадрового состава

Сегодня ФГУП «Серовский механический завод» - высокомеханизированное и организованное предприятие с высокой культурой производства, укомплектованное высококвалифицированными кадрами, входит в пятёрку лучших предприятий Свердловской области по объему производства, качеству выпускаемой продукции и созданию новых рабочих мест.

Технические возможности и накопленный производственный опыт позволяют изготавливать высококачественную продукцию, аттестованную в соответствии с американским стандартом «ASМЕ», на выполнение сварочных работ немецким стандартом DIN EN 729-2.

Главная заслуга успехов предприятия, по мнению директора, Никитина А.А. - в людях.

Табл.3

Кадровый состав персонала предприятия на 1.01.2002

№ п/п	Характеристики:	Единица измерения	Численность
1	Списочная численность работников	чел	3250
2	Явочная численность работников	чел	3100
3	Количество ИТР:	чел	680
4	Руководителей подразделений и специалистов	чел	70
5	Служащих	чел	14
6	Рабочих	чел	2486
7	Движение кадров: Принято Уволено Прогульщики	чел чел чел	595 675 203/384
8	Средний разряд работников предприятия	-	4
9	Удельный вес ИТР с высшим и среднеспециальным образованием	%	100
10	Средний стаж работы руководителей и специалистов	лет	15

Руководство текущей деятельностью предприятия осуществляется единоличным исполнительным органом предприятия (директор) и коллегиальным исполнительным органом завода (Правлением).

Директор является председателем Правления.

В настоящее время в руководство завода (ответственное за текущее управление делами предприятия) входят:

Александр Александрович Никитин - директор ФГУП «Серовский механический завод». Образование высшее, по специальности инженер-механик. На заводе работает с 1969 года. Начал карьеру токарем. В 1994 году стал директором. Александр Александрович - член-корреспондент академии социально-педагогических наук РФ, заслуженный машиностроитель РФ, член международной академии Лидеров бизнеса и администраций, заслуженный изобретатель и рационализатор Свердловской области, почётный член Всероссийской организации изобретателей и рационализаторов Свердловской области. С 2000 года регулярно избирается депутатом Городской думы МО г. Серова.

Артюхов Николай Иванович - зам. директора по техническим вопросам. Образование высшее, по специальности инженер-технолог. На механическом заводе работает с 1985 г. Начал свою деятельность мастером, начальником цеха. В 1998 г. стал заместителем директора.

Минибаев Сергей Михайлович - зам. директора по коммерческим вопросам. Образование высшее, по специальности инженер-механик. Прошёл стажировку менеджера в США.

В число прочих основных сотрудников входят:

Анашина М.Е. - главный бухгалтер с 1985 года

Пфлуг В.В.- зам. Главного инженера по специальности инженер-механик, стаж работы на предприятии с 1969 года.

Сидоров Ю.И. - главный технолог, по специальности инженер-технолог, награждён Почетным званием «Заслуженный работник промышленности Свердловской области».

Косарева Н.А. - начальник отдела труда и заработной платы с 1978 года, образование высшее, экономист.

Гайнеев Г.Х. - начальник отдела материально- технического снабжения, образование высшее, экономист. Стаж работы 20 лет.

Кашигина О.В. - начальник финансово-сбытового отдела, в этом отделе работает 30 лет, образование высшее экономическое.

Никашкин И.И. - зам. Директора по кадрам. Профессиональный опыт в этой службе 35 лет.

2.3 Анализ основных положений кадровой политики предприятия

Директор ФГУП «Серовский механический завод» Никитин А.А. убежден, что результаты деятельности объясняются не только уровнем техники, технологии, но в большей степени эффективностью, производительностью управления кадрами, персоналом предприятия. Он считает, что управление создаёт дополнительную производительность, дополнительный эффект. Поэтому одной из главных проблем управления является работа с кадрами управления.

Работу с кадрами на предприятии осуществляют все линейные руководители, а также функциональные отделы: отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел технического обеспечения.

Кадровая политика на предприятии определена на длительный срок и состоит в чётком определении целей работы с кадрами управления на данном отрезке времени и в перспективе. Основными требованиями к кадрам являются:

1. предприимчивость, деловитость, хозяйственность, рачительность, ответственность, дисциплинированность - качества, необходимые для деятельности в условиях рынка с уверенностью в успехе своего предприятия.

2. умение обеспечить внедрение новейших знаний и профессиональных умений в производстве.

Основными задачами системы работы с кадрами являются:

ь подбор кадров, как изучение кандидатов и выбор среди них работника для назначения на должность. При наборе кадров обязательными является не только соответствующее образование, но и специальная подготовка и стаж работы. Так как в условиях города Серова ФГУП «Серовский механический завод» является самым благополучным предприятием, а рынок труда имеет достаточный выбор, то есть возможность набора специалистов с хорошей специальной подготовкой.

ь выдвижение - назначение работников, уже работающих в системе управления, на новый, более высокий пост. Имеет место специальная подготовка и стажировка за счёт предприятия, как это было с заместителем директора по внешнеэкономическим связям, проходящего стажировку в США.

ь ротация - меняются место работы, должность или перемещение по горизонтали структуры управления. Руководство считает обязательным для руководителей иметь практический производственный опыт в разных службах для хорошего знания внутренней среды предприятия.

Резерв - как участок подбора кадров. Именно это направление, по мнению Никитина А.А. является самым важным условием успеха предприятия - вложение средств в подготовку будущих кадров. Поэтому завод содержит и помогает как шеф двум школам № 9 и 10, профтехучилищу № 26, где готовят рабочих необходимых специальностей для завода. Политехнический техникум, выпускником которого является директор, строит свои программы обучения в постоянном взаимодействии с задачами подготовки кадров завода. На сегодня каждый четвертый работник завода - выпускник техникума. Завод не только оказывает постоянную материальную помощь в развитии материальной базы, но даёт заказы на открытие специальностей. Так с 2000/2001 уч.года в техникуме открыта новая специальность «Сварочное производство», т.к. завод имеет необходимость в квалифицированных специалистах технологах по сварке. В 2001/2002 учебном году завод оплачивает переобучение специалистов по этой специальности, так как сварка является основным видом соединений деталей изделий.

Завод имеет договор на подготовку специалистов с факультетом «технологии машиностроения» Уральского государственного технического университета УПИ.

Ежегодно отдел кадров завода осуществляет отбор и приём на работу лучших выпускников перечисленных учебных заведений. На защите дипломных проектов руководители завода являются членами ГЭК, где имеют возможность видеть подготовку выпускников и участвовать в подготовке программ профессиональной их подготовки.

Детей кадровых работников завода, выпускникам школ № 9, 10, имеющих хорошую и отличную подготовку, завод направляет на обучение в вузы страны по необходимым специальностям, нужным направлениям работы.

Кроме специальной подготовки руководителя волнуют проблемы личностных особенностей работников. Поэтому забота о духовности, нравственных ценностях здорового молодого поколения считают одним из важных направлений. С этой целью завод содержит и развивает музыкальную школу, спортивный комплекс, а в 2002 году открыта при построенном в 2000 году храме, церковная школа для детей посёлка «Филькино».

Основными принципами подбора кадров на предприятии являются:

ь соответствие должности и кандидата

ь планомерная подготовка к выдвижению из резерва

ь приём новых специалистов их других организаций, если они приносят «свежий» взгляд, мысли, идеи

ь принцип сочетания «старых и молодых кадров», где первые - носители опыта, вторые - активности, экспериментирования, новых знаний

ь основа - свои, воспитанные во время пребывания в резерве люди.

2.4 Оценка деятельности в области управления персоналом

Деятельность предприятия в области управления персоналом представляется результатами его хозяйственной деятельности на 1.02.2005 по сравнению с 2004 годом:

1) реализация товарной продукции 115 % роста

2) производительность труда 125 %

3) среднемесячная заработная плата работников 6025 руб.

4) рост зарплаты 178 %

5) балансовая прибыль:

по отгрузке 62823 тыс.руб.

по оплате 68248 тыс.руб.

Данные достаточно высокие результаты достигнуты эффективной управленческой деятельностью.

Так, подготовкой и повышением квалифицированных кадров возложены обязанности на главного инженера. В его подчинении находится отдел технического обеспечения, осуществляющий:

ь обучение, подготовку и переподготовку кадров на предприятии; курсовое обучение ведётся с целью повышения профессиональной подготовки;

ь обучение рабочих второй профессии;

ь организация повышения квалификации имеющихся профессий;

ь организация самостоятельной работы над повышением своего профессионального уровня (расширение библиотеки, информационных фондов, работа с бюро технической и экономической информации);

ь организация семинаров, лекций, дискуссий кадров управления;

ь связь и заключение договоров с учебными заведениями.

Отдел кадров, возглавляемый Никошкиным И.И., занимается вопросами:

ь отбора;

ь приёма и увольнения работников;

ь оценки профессиональных качеств;

ь анализ рынка труда и управление деятельностью;

ь адаптации работников;

ь планирование карьеры кадров завода;

ь пенсионная политика;

ь разрешение конфликтов.

В работе отдела кадров используется учёт кадров по системе АСУ «Кадры».

Отдел охраны труда и техники безопасности, возглавляемый Горбуновым А.Н. со стажем работы 31 год и состоящим из 3 инженерно-технических работников занимается вопросами организации профилактической работы по предупреждению производственного травматизма, профессиональных заболеваний, соблюдения техники безопасности и условий труда. Вопросы улучшения условий труда предполагают решение вопросов:

ь режима труда и отдыха;

ь организацию рабочих мест управляющего персонала;

ь психологический контакт в коллективе;

ь улучшение условий труда с учётом эстетики труда.

Руководство ФГУП «Серовский механический завод» прекрасно понимает, что современное производство невозможно без своевременного получения полной и достоверной информации, поэтому в производство широко внедряется современная оргтехника. Так, современная информационная технология применяется:

1. в конструкторском отделе используется программа «Компас» для расчетов и выполнения графических документов и контроля их выполнения;

2. в технологическом отделе производится автоматизированная разработка технологий типовых деталей на ЭВМ;

Работники отдела АСУП занимаются разработкой программного обеспечения служб и отделений завода. Они занимаются подготовкой рекламных проектов товарной продукции и деятельности предприятия. Ими создана страница для рекламы завода в сети «Интернет».

Применение электронной почты за счёт применения приставки «Людям» к ПЭВМ позволяет ускорить процесс передачи информации. С этой целью применяются факсы на рабочих местах ведущих руководителей, сотовая связь, многоканальных телефонов и радиоустройств.

АТС завода оснащена современной техникой для организации внутрифирменных управленческих процессов.

Большое значение придается вопросам социального развития предприятия, создающим социальную защищенность, стабильность положения, условий сохранения здоровья и климата отношений.

Особое внимание уделяется сохранению здоровья персонала предприятия. Для этого продолжает работать поликлиника для жителей посёлка «Филькино», медпункт на территории завода, где ежедневный приём ведут врач-терапевт и врач-стоматолог.