Системы автоматизации документооборота
Понятие документооборота, требования к системе, задачи статических архивов. Организация хранения и учета электронных документов. Исследование и анализ информационных потоков ВУза, разработка программного обеспечения автоматизации документооборота.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 24.06.2010 |
| Размер файла | 286,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
1
Содержание
- Введение
- 1. Системы автоматизации документооборота
- 1.1 Понятие документооборота
- 1.2 Общие требования к системе документооборота
- 1.2.1 Масштабируемость
- 1.2.2 Распределенность
- 1.2.3 Модульность
- 1.2.4 Открытость
- 1.3 Задачи, решаемые системами документооборота
- 1.3.1 Задачи статических архивов
- 1.3.1.1 Организация хранения электронных документов
- 1.3.1.2 Организация учета бумажных и микрографических документов
- 1.3.1.3 Организация поиска документов
- 1.3.1.4 Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудит работы
- 1.3.1.5 Поддержка «быстрого» просмотра документов
- 1.3.1.6 Поддержка аннотирования документа
- 1.3.2 Дополнительная функциональность динамических архивов
- 1.3.2.1 Поддержка коллективной работы с документом
- 1.3.2.2 Поддержка составных документов
- 1.3.2.3 Распространение опубликованных документов
- 1.3.2.4 Расширенный спектр прав доступа к документу
- 1.3.3 Пограничные задачи
- 1.3.3.1 Извлечение данных из бумажных документов
- 1.3.3.2 Извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа
- 1.3.4 Задачи, решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения
- 1.3.4.1 Свободная маршрутизация
- 1.3.4.2 Системы электронной почты
- 1.3.4.3 Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения
- 1.3.4.4 Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация)
- 2. Предпроектное обследование Вуза
- 2.1. Общая характеристика Вуза как объекта автоматизации
- 2.2 Организационная структура БГУИР
- 2.3 Функциональная структура Вуза
- 2.4 Проведение исследования и анализа информационных потоков и документооборота Вуза
- 2.5 Документы системы документооборота деканата
- 3. Разработка программного обеспечения автоматизации документооборота Вуза
- 3.1 Архитектура приложения
- 3.1.1 Сравнение двух- и трехуровневой архитектуры «клиент-сервер»
- 3.1.2 Общая схема работы приложения
- 3.1.3 Понятие «документ» в приложении
- 3.1.4 Параллельная обработка и синхронизация
- 3.1.5 Обработка событий в приложении
- 3.1.6 Сервлет приложения
- 3.1.7 Модуль нотификации и модуль безопасности работы апплета
- 3.2 Администрирование базы данных
- 3.3 Разработка сервера электронной почты
- 3.3.1 Основные принципы работы сервера электронной почты
- 3.3.2 Конфигурация сервера электронной почты
- 3.3.2.1 Конфигурация SMTP-сервера
- 3.3.2.2 Конфигурация POP3-сервера
- 3.3.2.3 Конфигурация почтовых ящиков пользователей
- 3.4 Обоснование выбора средств разработки, сервера базы данных и сопутствующего программного обеспечения
- 4. Технико-экономическое обоснование проекта
- 4.1 Определение затрат, цены и прибыли при разработке ПС
- 4.2 Расчет экономического эффекта от применения ПС пользователем
- 5. Охрана труда и экологическая безопасность: информационное обеспечение системы управления экологической безопасностью
- 5.1 Задачи и принципы информационного обеспечения системы управления экологической безопасностью
- 5.2 Создание информационного банка данных по окружающей среде в РБ
- 5.3 Требования, предъявляемые к информационному обеспечению в системе управления экологической безопасностью
- Заключение
- Литература
- Введение
В наше стремительное время в условиях развития рыночных отношений, непрерывно и быстро меняющихся реформ и реконструкции, когда одно нововведение спешит сменить другое, значительные перемены происходят в сфере народного образования вообще и высшего в частности. Настала острая необходимость создания новых типов учебных заведений, переосмысления и уточнения ранее намеченных целей и задач, критериев оценки уровня знаний обучающихся, диверсификацией содержания и методов обучения, форм и структур подготовки кадров, их переподготовки и повышения квалификации.
В условиях установления рыночных отношений при ограниченных ресурсах, наряду с традиционными методами и формами подготовки специалистов, в образовании возрождаются «забытые» и появляются новые. При этом сокращается выпуск специалистов в области естественных и технических наук, а расширяется прием на вновь появившиеся специальности менеджмента, маркетинга и др.
Современные тенденции развития рыночной экономики обусловили создание негосударственных учебных заведений с введением платного обучения, сокращения количества педагогических работников в сфере государственного образования. Реформирование системы образования сопряжено и с определенными трудностями в организации подготовки специалистов.
Одна из трудностей заключается в том, что дисциплины, с которыми приходится иметь дело, очень динамичны. Они развиваются с такой скоростью, что не предоставляется возможным использовать традиционные методы, нормы времени и структуры для разработки и выполнения учебных планов. Не успевают работники Министерства образования и науки Республики Беларусь подготовить и распространить учебные планы и сопутствующие им материалы, как уже необходимо их модернизировать или даже заменять. Учебные заведения не успевают закупить оборудование, как появляется новая, улучшенная техника, иногда даже по более низкой цене.
Нормальное функционирование Вуза осложняется резким увеличением скорости накопления информации, что затрудняет процесс получения знаний и усвоения учебных материалов студентами. Кроме того, возникают значительные трудности при оперативном планировании и контроле за ходом учебно-воспитательного, научно-исследовательского и административно-управленческого процессов. Непрерывное возрастание количества и сложности взаимосвязей между отдельными дисциплинами, структурными подразделениями вызывает усложнение функций и задач управления Вузом.
В этой связи для преодоления возникших трудностей необходимо создание новой информационно-инструментальной среды, основанной на прогрессивных способах и средствах обработки и приема-передачи информации, на широком использовании новых методов управления и обучающих технологий, реализованных на ПЭВМ.
Одним из путей интенсификации работы Вуза является его информатизация, представляющая собой социально-экономический и научно-технический процесс обеспечения информационных запросов и потребностей студентов, способствующий наиболее полному и оперативному получению и использованию знаний в конкретных предметных областях. Этот процесс включает в себя целесообразно организованную и взаимосвязанную единую информационно-инструментальную среду, основанную на широком использовании новых информационных технологий (НИТ), представляющих собой совокупность пользователей, интегрированной структуры информации, комплекса аппаратно-программных средств вычислительной техники и коммутационных каналов связи.
Целью дипломного проекта является разработка программы автоматизации документооборота деканата. Однако разрабатываемое программное обеспечение должно удовлетворять всем критериям масштабируемости приложения с той целью, чтобы оказаться пригодным для решения задачи автоматизации Вуза в целом.
Данная цель предполагает решение следующих частных задач:
Изучение организационной структуры Вуза в целом и деканата в частности с целью определения исполнителей, занятых составлением, обработкой и передачей документов.
Изучение функциональной структуры Вуза, что необходимо для выявления маршрутов движения документов и перечня документов, используемого в системе документооборота Вуза.
Перевод всех используемых при функционировании деканата документов в электронный формат.
Сокращение числа дублирующейся информации.
Сокращение маршрутов прохождения документов между исполнителями.
Сокращение общего числа исполнителей, занятых обработкой документов.
Уменьшение вероятности появления ошибок при заполнении документов.
Подбор оптимальных средств разработки программного обеспечения и сопутствующих программных средств, минимизирующих общую себестоимость разработки и внедрения проекта по автоматизации документооборота.
Рассчитать общую себестоимость и цену разрабатываемого проекта, а также дать оценку эффективности его внедрения.
Разрабатываемое приложение предполагает централизованную схему хранения и обработки данных. При этом необходимо обеспечить поддержку групп пользователей с различными правами на модификацию данных.
Одной из основных проблем внедрения программного обеспечения является распространение приложения, а также обновление приложения. Необходимо предоставить универсальный и надежный механизм, позволяющий решить эту задачу без привлечения каких-либо дополнительных материальных затрат.
Поставленные задачи предполагают высокую сложность разработки программного обеспечения. Тем не менее, это не должно влиять на простоту в использовании программного продукта. Предлагаемый электронный формат документов должен максимально соответствовать бумажному формату. Это должно обеспечить простоту перехода от работы с бумажным документом к его электронной версии.
Необходимо решить задачи не только оперативного документооборота, но и проблему ведения архивов документов. Очевидно, что необходимо разграничивать оперативные и архивные документы с целью максимизации общего быстродействия системы.
Отдельный вопрос, подлежащий рассмотрению, -- это возможность репликации данных, что в перспективе позволит создавать отдельные программные комплексы в рамках одного структурного подразделения Вуза с высокой степенью автономности. Данные автономные системы позволят использовать автоматизированную систему документооборота наиболее эффективным образом, не теряя общей целостности системы за счет взаимосвязи распределенных документов и единого интерфейса доступа.
Существует еще ряд вопросов, являющихся ключевыми для системы автоматизации документооборота, но не вошедших в данный курсовой проект. Наиболее важным из них является проблема юридической силы электронного документа. Ее решение тесно связано с разработкой систем предоставления и верификации электронной подписи. Помимо того, что разработка данной проблемы представляет собой отдельную тему, необходимо внесение изменений в нормативную законодательную базу, необходимых для внедрения такой формы заверения документов. В разрабатываемом приложении предполагается использовать упрощенную форму авторизации документов, основанную на полномочиях пользователей на операции с документами.
1. Системы автоматизации документооборота
Документ является основным способом представления информации, на базе которой функционирует любое предприятие или организация. Информация бывает структурированная, хранением и управлением которой занимаются базы данных и прикладные информационные системы, построенные на их основе, и неструктурированная, то есть документы. Причем между структурированными и неструктурированными документами может существовать однозначная зависимость, -- например, между накладной на отпуск товара и транзакцией в прикладной информационной системе о списании этого товара со склада. Отметим, что только накладная имеет юридическую силу, в отличие от транзакции в базе данных.
Необходимость автоматизации хранения и обработки структурированной информации не вызывает сомнений, ведь ее большие объемы зачастую делают невозможной обработку вручную.
Случай с неструктурированными документами аналогичный -- повышение эффективности их обработки ведет к повышению общей эффективности работы предприятия. Рассмотрим, где лежат резервы повышения производительности:
Уменьшение стоимости хранения информации за счет сокращения площадей, занимаемых информационными архивами (что, в свою очередь, возможно путем уничтожения малоэффективных бумажных документов и более компактного хранения бумажных документов), а также переноса бумажных архивов в более дешевые и удаленные места.
Увеличение скорости поиска и доступа к необходимым документам. Это главный резерв эффективности. По ряду оценок, до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно: на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема еще более усугубляется при коллективном использовании, когда требуются документы, созданные другими сотрудниками, и, наконец, становится практически невыполнимой, если организация является территориально-распределенной (даже при наличии волоконно-оптических каналов). Соответственно, есть возможность практически на порядок повысить производительность труда сотрудников.
Сокращение расходов на копирование, канцелярские принадлежности и т. п.
Сокращение времени на передачу документов между исполнителями.
Немаловажно отметить и фактор повышения безопасности при работе с документами. Организация глубокой системы защиты документов (которая зависит от пользователей и выполняемых ими операций) позволяет исключить несанкционированный доступ. Кроме того, запись всех операций с документом позволяет восстановить историю производимых с ним действий.
1.1 Понятие документооборота
Для того чтобы ответить на этот вопрос, сначала уясним понятие «документ». Будем считать его некой обособленной частью информации, представленной на определенном носителе. Именно в типе носителя состоит главное отличие документов. Здесь же лежат и основные резервы повышения эффективности работы с ними:
Бумага. Этот носитель можно подразделить по размеру и плотности, размещению информации и т. д.
Микрофиши. С точки зрения поиска необходимого документа, они практически не дают выигрыша по сравнению с бумагой, однако позволяют значительно сократить стоимость копирования информации, т. к. занимают существенно меньшее место (до 72 страниц на одной микрофише). Микрофиши могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети. Аппараты для их чтения включают в компьютерную сеть, и микрофиша, заложенная в такое устройство, становится доступной другим пользователям.
Электронные носители информации. Могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические и магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение конкретного носителя определяется следующими факторами:
Стоимость хранения информации. Прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не к одной странице документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.
Стоимость (время) поиска необходимой информации. Стоимость поиска документа определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов. Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет ускорить поиск. Системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому слову, содержащемуся в данном документе, резко увеличивают скорость поиска, но надо помнить, что полнотекстовый поиск доступен только для электронных документов.
Стоимость коллективного использования информации. Определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.
Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому.
Электронные документы по сравнению с бумажными представляют такой же прорыв, как, в свое время, бумажные печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2000 году 60%.
1.2 Общие требования к системе документооборота
Вначале рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость
Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.
Распределенность
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность
Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость
Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру, часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
1.3 Задачи, решаемые системами документооборота
Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий (см. рис. 1.1):
1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя.
2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.
Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право -- доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.
Рис. 1.1. Жизненный цикл документа
В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы:
статические архивы документов (либо просто архивы) -- системы, которые обрабатывают только опубликованные документы;
динамические архивы (либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.
1.3.1 Задачи статических архивов
Архив предприятия -- это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения перечисленных ниже задач.
Организация хранения электронных документов
Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях информации. Носители электронных документов характеризуются двумя основными параметрами: стоимостью хранения мегабайта информации и скоростью доступа к информации. Причем эти два параметра обратно пропорциональны друг другу, и в зависимости от решаемых задач приходится выявлять их оптимальное соответствие и выбирать определенный носитель информации. На выбор носителя информации также влияет срок хранения информации на данном носителе.
Иногда для ряда задач нужны системы хранения, состоящие из разнотипных носителей информации. Например, для оперативного доступа требуется применение высокоскоростных жестких дисков, а для архивного хранения достаточно роботизированных библиотек оптических дисков. Соответственно, для таких гетерогенных систем хранения необходимо решать задачи не только совместной работы носителей информации, но и обеспечивать миграцию документов между ними. Миграция может осуществляться либо путем настройки системы администратором (скажем, после истечения 90 дней со дня создания документ должен автоматически переместиться на более медленный и дешевый носитель), либо автоматически, в зависимости от частоты обращения пользователей к тому или иному документу. Программное обеспечение, которое ответственно за автоматическую миграцию документов, носит название Hierarchical Storage Management (HSM).
Организация учета бумажных и микрографических документов
Архивная система должна учитывать (в отличие от хранения и учета электронных документов) бумажные и микрографические документы. То есть система будет хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций, как-то: выдачи документа, его возврата и т. п.
Организация поиска документов
Наряду с организацией хранения документов, их необходимо также быстро и эффективно искать. Со скоростью поиска все относительно понятно, -- чем быстрее вы найдете необходимые документы, тем лучше. А вот с эффективностью поиска документа ситуация не так проста. Что считать эффективным поиском? Для того чтобы понять это, рассмотрим модели поиска. Здесь существует два подхода. Первый состоит в том, что в процессе поиска вы ищете документ, который точно существует в системе, и ваша задача -- свести процесс к его нахождению. Этот метод применяется в 90% всех случаев. Второй подход состоит в том, что вы ищете все документы, которые могут относиться к интересующему вас вопросу. Очевидно, применение данного подхода целесообразно в аналитических и исследовательских задачах. Для него характерны такие термины, как полнота поиска -- соответствие между найденными документами по данному запросу и действительному списку документов; шум при поиске -- соотношение (соответствие) соответствующих и несоответствующих запросу документов.
Существует два основных типа поиска:
Атрибутивный, когда каждому документу присваивается набор определенных атрибутов (полей). При сохранении документа в архив поля заполняются определенными значениями, в дальнейшем при поиске проверяется совпадение значений этих полей запросу. К атрибутам документа можно отнести имя документа, время создания, автора, машинистку, имя подразделения, тип документа (факс, письмо, контракт, спецификация). Ясно, что список таких атрибутов должен быть расширяем. Их совокупность называется карточкой документа. Поля могут заполняться произвольно или из предопределенных справочников. Причем последнее наиболее предпочтительно, так как сужает области поиска.
Второй тип поиска носит название полнотекстовый. В этом случае автоматически обрабатывается все содержание документа, и затем его можно найти по любому входящему в него слову.
Соответственно, существует зависимость между типами поиска и подходами к поиску. Для поиска известного документа более пригоден атрибутивный поиск, тогда как для исследовательского -- полнотекстовый. Существует комбинация полнотекстового и атрибутивного поиска, когда атрибуты документа обрабатываются так же, как все содержание документа. Полнотекстовый поиск зависит от формата документа и языка, на котором он создан. Электронный документ любого формата необходимо предварительно преобразовывать в плоский текст для обработки системой полнотекстового поиска, следовательно, любая такая система должна содержать в своем составе конвертеры форматов.
Зависимость от языка выражается в следующих факторах. Поиск документа более полный, если в результате запроса будут найдены не только документы, которые точно соответствуют слову в запросе, но и те, в которых присутствуют различные его словоформы. Данная технология носит название нормализации. Причем эффективность метода зависит от применяемого алгоритма. Для русского языка наиболее эффективен словарный метод, когда слово нормализуется на основе словарей, в которых содержатся словоформы. Кроме словарного может применяться эвристический метод нормализации, когда слово может быть приведено к нормальному виду путем выполнения определенных правил, описывающих алгоритм нормализации. Если для английского языка свод правил нормализации составляет 300 страниц машинописного текста, то для русского он на несколько порядков больше.
Аналогично нормализации было бы логично выполнять поиск не только по конкретному слову, но и его синонимам.
Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудит работы
Архивной системе необходима защита на уровне документа, т. е. каждый документ должен иметь ассоциированный список пользователей, которые имеют право совершать с ним определенные операции. Для статических архивов этот список операций может представлять следующий набор: просмотр и печать документа, право изменять его карточку.
Поддержка «быстрого» просмотра документов
Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, которые позволяют получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоемких приложений.
Поддержка аннотирования документа
Иногда для обеспечения коллективной работы с документом пользователям необходима возможность вносить в документ комментарии, не изменяя его основного содержания (в этом состоит отличие от редактирования самого документа). Комментарии (стрелки, знаки, текст, выделения цветом) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к автору, создавшему эти комментарии.
В качестве характерного примера реализации статического архива можно привести стандартную imaging-систему типа WaterMark, PaperWise, ImageWise.
1.3.2 Дополнительная функциональность динамических архивов
Для динамических архивов обязательны функции, рассмотренные ниже.
Поддержка коллективной работы с документом
Выражается в обеспечении целостности документов. Для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на редактирование, что предотвращает одновременное редактирование одного и того же документа несколькими пользователями и, тем самым, возможные конфликты; предоставлении возможности в рамках одного документа работать одновременно нескольким пользователям. Для этого вводятся понятия версии и подверсии документа, т. е. один документ может содержать несколько версий, а каждая версия -- несколько подверсий; наличии в рамках одного документа и одной версии (подверсии) нескольких его представлений в разных форматах.
Поддержка составных документов
Каждый документ может представлять собой совокупность других. В этом случае он носит название составного, или контейнера, а в делопроизводстве -- «дела». По своим характеристикам он аналогичен простому. В него объединяют документы с помощью нескольких типов связей, определяющих, какие версии помещаются в контейнер (например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п.). Заданные связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в контейнер. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет производить его окончательную сборку, оно зависит от конкретного формата.
Распространение опубликованных документов
Иногда, после публикации документа, его необходимо распространять. В основном это происходит двумя путями: или через систему электронной почты, рассылкой, или через Internet, публикацией на Web-сервере.
Расширенный спектр прав доступа к документу
Дополнительные права доступа для динамических систем документооборота включают: права на редактирование, на публикацию, на снятие публикации и на создание новой версии.
1.3.3 Пограничные задачи
Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных проблем, связанных с переходом разных документов (электронных, бумажных, микрографических) из одного типа в другой.
Проблема перевода бумажных документов в электронную форму подразделяется на два основных класса:
Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.
Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное его отличие от персонального состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. Примерами данной технологии в конкретных предметных областях могут служить система ввода и хранения платежных поручений в банке, система обработки анкет опроса населения или результатов голосования.
При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать две категории задач.
Извлечение данных из бумажных документов
Например, у нас есть форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое количество анкет, извлечь из изображения анкеты данные и загрузить их в некоторую базу. В этом случае нас интересуют только структурированные данные, а не сами изображения документов, т. к. последние не используются для последующего хранения и доступа.
Извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа
Если вы обрабатываете не форму с опросами населения, а, допустим, платежное поручение клиента имеет смысл сохранить его изображение для того случая, когда потребуется анализ исходного документа. Извлеченные данные можно опять-таки использовать двояко. Во-первых, эти данные имеет смысл напрямую загружать в банковскую систему, а во-вторых, их можно применять для организации хранения и быстрого поиска изображений платежных поручений. Для индексирования изображения документа необходимо разделять типы извлеченных данных. В основном на выходе используются структурированные данные, и тогда для поиска применяется атрибутивная индексация. Однако бывают случаи, когда из документа извлекаются только неструктурированные данные (например, при распознавании всего содержимого документа). Тогда требуется полнотекстовая индексация. Возможна также и промежуточная задача, когда мы сохраняем не все изображение, а только его часть, в частности подпись клиента на чеке или платежном поручении.
Работа системы массового ввода разбивается на два этапа: подготовка обработки документа и собственно его обработка:
Подготовка обработки документа. Чтобы начать работать с каким-либо документом, необходимо описать его для использования в системе, а именно создать и зарегистрировать новый класс документа. При этом первым шагом должно быть сканирование изображения незаполненного документа и создание формы по отсканированному шаблону в том случае, если мы регистрируем уже кем-то разработанный документ, либо разработки формы для нового документа.
После этого с помощью специального программного модуля (Редактора Форм) вы должны определить те поля, которые будут распознаваться системой или заполняться оператором с клавиатуры, а также указать типы данных обрабатываемых полей документа. Для распознаваемых полей следует определить специальные атрибуты модуля для повышения точности, например наличие рукописных цифр, которые находятся в специальных рамках, или символов, напечатанных на машинке.
Еще вы можете задать определенные правила проверки корректности обрабатываемых полей документа. Эти правила пишутся на очень простом языке посредством специального редактора. С их помощью описывают сложные процедуры проверки данных. В вашем распоряжении -- сложные выражения, условные операторы, операторы цикла, а также доступ к базе данных.
Для конкретного класса документа вы можете создать несколько форм ввода, которые используются либо при редактировании неправильно распознанных данных, либо при ручном вводе данных в поля документа. Возможность организации нескольких форм ввода позволяет назначать для конкретного пользователя конкретные поля для редактирования, что делает работу значительно эффективнее. Например, в вашем документе есть рукописное поле, которое не подлежит распознаванию. Вы создаете форму ввода, где есть только это поле. Оператор, назначенный на эту форму, осуществляет ввод только данного поля, что значительно увеличивает производительность оператора, так как при выполнении однотипной работы в его действиях появляются элементы автоматизма.
Для конкретного класса документа, с помощью Редактора модели ввода, вы можете разработать специфичную модель обработки документа. Она определяет операции, которым будет подвергаться конкретная копия документа во время ее обработки. По умолчанию создается стандартная модель, включающая сканирование документа, его распознавание и редактирование некорректно распознанных данных; она расширяется операциями экспорта, дополнительной проверки данных и другими.
Также процесс подготовки документа к вводу в систему необходимо дополнить настройками экспорта документа (Редактор Экспорта) в архивную систему. Данная настройка заключается в том, что устанавливаются соответствия между полями формы документа (распознанными или введенными вручную) и полями карточки документа архивной системы. Немаловажной особенностью является способность модуля настройки «привязывать» содержимое поля документа к функции проверки на вхождение в справочники архивной системы. Например, если в Редакторе Форм мы описали поле «Номер клиента», прикрепили к конкретному справочнику системы управления документами и в процессе ввода распознали номер, отсутствующий в этом справочнике. Следовательно, возникла исключительная ситуация, которую можно решать двумя методами -- или повторно обработать документ, или ввести новый номер в справочник.
После регистрации нового класса документа система готова к работе с реальной информацией, предназначенной для сканирования.
Обработка документа. Одна из возможностей повышения эффективности системы ввода документов -- предварительная подготовка документов для сканирования. Перед этим необходимо отсортировать документы различных классов и сформировать их пакеты, каждый из которых может сопровождаться специальным титульным листом с кодом идентификации. Это позволяет одновременно сканировать пакеты с документами разных классов без дополнительных задержек.
Сканирование достаточно ответственная операция во всем технологическом цикле ввода документов, и, следовательно, к выбору сканеров нужно подходить профессионально. Среди высокопроизводительных отметим Fujitsu, Kodak, Bell+Howell. Их может быть несколько -- система не должна ограничивать количество работающих в ней сканеров.
После сканирования документы автоматически направляются на распознавание. В зависимости от объемов данных вы можете установить один или несколько серверов для этой операции. Непосредственно перед распознаванием система осуществляет ряд операций, улучшающих изображение, а значит, и точность. Выполняются выравнивание, удаление шума и линий, восстановление символов и др.
Система может распознавать печатный текст, рукописные цифры и специальные отметки. Также возможно одновременное использование нескольких распознающих модулей. При этом, безусловно, теряется скорость, точность же, напротив, значительно повышается. Очень важно сказать, что при этом существенно понижается вероятность пропуска некорректных данных. В зависимости от результатов распознавания, поле помечается как корректное или некорректное. После распознавания могут применяться определенные пользователем правила проверки данных. Например, выясняют, имеется ли распознанная информация в вашей базе данных, и если нет, то поле помечается как некорректное. Если данные после распознавания некорректны, они автоматически направляются на ручное редактирование, во время которого оператор видит реальное изображение нераспознанного поля и имеет возможность внести в него исправления. Затем применяются, опять-таки, правила проверки данных, т. е. на всех этапах ввода, как автоматического, так и ручного, осуществляется проверка данных в соответствии с правилами, определенными пользователем. После извлечения данных из документа необходимо провести операцию экспорта документов и извлеченной информации в систему управления документами.
По завершении описанных выше операций документы помещаются в архив и становятся доступными всем сотрудникам предприятия для просмотра, аннотирования и редактирования. Необходимо отметить, что на каждом этапе обработки документов может использоваться произвольное число станций (серверов) обработки, как автоматических (в случае операции распознавания), так и ручных. Их количество определяется реальной производительностью станции обработки и требуемой общей производительностью системы. Определяя, сколько требуется рабочих станций на конкретном этапе, учитывайте, что следует резервировать дополнительное оборудование, на случай выхода основного из строя.
Перевод микрографических документов в электронную форму. Обработка микрографических документов близка по своей организации к вводу бумажных, только вместо стандартных сканеров используются специализированные, для ввода с микрографических носителей.
1.3.4 Задачи, решаемые системой маршрутизации и контроля исполнения
При организации систем документооборота одной из основных составляющих является система маршрутизации и контроля исполнения, которая оперирует документами, хранящимися в архивной системе. При организации систем маршрутизации существуют два основных подхода: первый из них -- документоориентированный. При этом подходе документ -- главный объект системы, и маршрутизируется именно он, а все остальные параметры маршрутизации ассоциированы исключительно с документом. Второй подход ориентирован на работу, и его основной объект -- работа, к которой может быть прикреплен различный список объектов, включая документы. Естественно, работа может существовать и без оных. Понятно, что второй подход более общий.
Рассмотрим типы систем маршрутизации (см. рис. 1.2.).
Рис. 1.21.3.4 Задачи, решаемые системой маршруОбъекты системы маршрутизации
Свободная маршрутизация
Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация -- документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация -- документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.
Системы электронной почты
Минимальной достаточной системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения
Под контролем исполнения понимается следующая функциональность:
контроль доставки задания -- инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя);
контроль прочтения задания -- инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено;
контроль выполнения -- инициатору выдается информация о том, что задание выполнено;
мониторинг задания -- инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием;
извещение о нарушении сроков исполнения -- система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником;
история выполнения заданий.
Контроль качества исполнения означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение.
Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.
Маршрутизация документов по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация)
Маршруты могут быть более сложными, чем простые последовательные или параллельные:
комбинированные из последовательных и параллельных элементов;
условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.
Такие маршруты становятся сложными для их задания «на лету», поэтому в этом случае используется специализированный графический редактор, позволяющий создать маршрут. Инициатор вызывает созданный и именованный маршрут и прикрепляет к нему документы -- инициирует его. Система маршрутизации должна быть интегрирована с архивной системой, и реальные приложения для работы с документами не могут быть основаны только на файловой системе. И вот почему. Любой процесс маршрутизации документов -- это движение одного документа, а не множества его копий, как это происходит в системах электронной почты. Посылать один документ необходимо не только по соображениям экономии пространства, но и в основном для поддержания его целостности -- в процессе маршрутизации многие пользователи пытаются вносить изменения в документ. Кроме этого, было бы желательно, чтобы система маршрутизации была интегрирована с архивной системой по следующим параметрам:
По списку пользователей и системе безопасности. Это означает, что если вы собираетесь послать кому-то документ, то адресат должен обладать соответствующим набором прав для работы с этим документом. Если прав недостаточно, то система должна попросить инициатора работы или маршрута установить соответствующие права.
Интеграция с операцией опубликования документа. Задача состоит в том, что после окончания маршрута документ, ассоциированный с маршрутом, меняет свой статус на опубликованный. В качестве примеров таких маршрутов можно привести процесс утверждения документа.
2. Предпроектное обследование Вуза
2.1 Общая характеристика Вуза как объекта автоматизации
Любой Вуз характеризуется внешней и внутренней средой и может быть описан на макро- и микро уровне.
При макро подходе Вуз рассматривается как единое целое и изучается его взаимодействие с внешней средой, которую составляют выше- и нижележащие объекты, обеспечивающие поддержку эффективного функционирования Вуза, и ему непосредственно не принадлежащие. При макро подходе в основу обследования берется целевое назначение Вуза, условия его функционирования и развития, эффективность его деятельности, налагаемые ограничения. Внешнее рассмотрение Вуза сводится к описанию «вход-выход», позволяет определить его границы для решаемой задачи и действующие внешние факторы.
При микро подходе описываются внутреннее содержание Вуза, взаимодействие отдельных структурных подразделений (подсистем) и других компонентов между собой, их свойства и характеристики, условия функционирования. Таким образом, внутреннюю среду составляют взаимосвязанные структурно-функциональные службы, непосредственно принадлежащие Вузу.
Для высшего профессионального образования характерны процессы, в которых основным перерабатываемым продуктом является информация. При этом информация необходима для обеспечения четырех основных видов деятельности Вуза. Эту информацию вырабатывают структурно-функциональные подразделения соответствующих блоков (рис. 2.1), выполняющих функции:
1. Учебно-методические, формирующие профессиональное знание и умение у обучающихся в конкретных предметных областях. Эти функции реализуются учебной частью, деканатами, кафедрами и др.
Научно-исследовательские, формирующие привитие навыков проведения научных изысканий и проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ. Эти функции реализуются научно-исследовательской частью, научными отделами и лабораториями, аспирантурой, информационно-вычислительным центром, научной библиотекой и др.
Административно-управленческие, формирующие и принимающие оперативные решения при реализации стратегических задач во всех областях деятельности Вуза. Эти функции выполняются ректоратом, деканатами, планово-экономическим отделом, юридическим бюро, канцелярией, отделом кадров и др.
Производственно-хозяйственные, осуществляющие материально-техническое обеспечение проведения всех вышеперечисленных видов деятельности Вуза. Эти функции реализуются отделами комплектации, снабжения, сбыта, маркетинга, редакционно-издательским отделом, бухгалтерией, архивом и др.
Рис. 2.1. Структурно-функциональные подразделения Вуза
Все виды деятельности Вуза сопровождаются информационными потоками, которые необходимо переработать. В зависимости от сложности и содержания, задачи, решаемые в рамках Вуза, в общем плане можно классифицировать следующим образом.
Первый класс образуют относительно простые (как правило, стандартные), хорошо структурированные задачи, отличающиеся полной ясностью, все компоненты которых и связи между ними настолько хорошо выяснены и изучены, что могут быть выражены в символах или числах, получающих в конечном итоге количественные оценки. Эти задачи легко формализуются, алгоритмизируются и программируются, их решения могут быть найдены на основе типовых выработанных правил или с помощью математических моделей в рамках метода исследований операций.
К задачам первого класса относятся составление расписания, учет и контроль за ходом учебного процесса, методическая и техническая подготовка проведения учебных занятий, формирование экзаменационных ведомостей и учет успеваемости студентов, ведение штатного расписания и сведений о контингенте обучающихся и сотрудников, регистрация и учет читателей и литературных источников в библиотеке, ведение делопроизводства, оформление, тиражирование и рассылка документов и т.п. Для повышения эффективности решения поставленных задач новые информационные технологии предусматривают создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) технических работников. Второй класс составляют плохо (слабо) структурированные задачи, содержащие как хорошо известные количественно определенные компоненты, так и качественные или малоизвестные и не измеряемые составляющие, испытывающие влияние неопределенности, которые имеют тенденцию доминировать.
Плохо структурированные задачи характеризуются следующими особенностями:
принимаемые решения относятся к будущему функционированию Вуза;
имеется широкий диапазон альтернатив решения задач;
информация о внешней среде и о связях между параметрами отдельных подсистем никогда не бывает полной;
решения зависят от полноты информации о сложившейся ситуации и методов достижения целей;
принимаемые решения требуют больших вложений ресурсов и сопряжены с элементами риска;
задачи внутренне сложны, и для их решения необходимо комбинирование различных видов ресурсов;
не полностью определены требования, относящиеся к стоимости и времени решения задач;
роль субъекта при определении задач и анализе описываемых им протекающих процессов исключительно велика;
наиболее важная информация может быть получена только с помощью экспертов.
К задачам второго класса относятся творческие задачи профессиональной и деловой активности, решение которых формирует и определяет интеллектуальный базис Вуза.
Третий класс задач содержит не формализуемые процедуры. Эти задачи решаются эвристическими (экспертно-аналитическими) методами, которые полностью зависят от личности эксперта, квалификации, эрудиции и интуиции.
2.2 Организационная структура БГУИР
Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники (БГУИР) -- до 1994 г. МРТИ -- был создан на базе радиотехнического факультета БГПА (в то время называвшийся БПИ).
В 1994 г. в связи с 30-тилетием, а также с целью приведения названия в соответствии с принятыми нормами в странах с развитой рыночной экономикой МРТИ был переименован в БГУИР.
Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники является государственным высшим заведением. Осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РБ, с законом «Об образовании», «Примерным положением о высшем учебном заведении» и другими постановлениями Правительства об образовании, нормативными документами Министерства образования РБ, Уставом университета.
Устав для предприятия, учреждения, учебного заведения -- как паспорт для человека. В нем определяются:
учредители, профиль университета;
участники учебно-воспитательного процесса и отношения между ними;
организация учебного процесса;
организация научной работы;
права и ответственность университета;
оргструктура университета;
управление университетом;
порядок планирования, финансирования, реквизиты в банке и т.д.
Устав, в соответствии с которым в настоящее время функционирует университет, был утвержден 28 июня 1994 г.
Учредителем университета, в соответствии с уставом, является Министерство образования РБ.
Университет является учебно-научным учреждением, деятельность которого направлена на развитие образования, науки и культуры на базе фундаментальных исследований и обучения на всех уровнях.
Университет осуществляет подготовку специалистов с высшим образованием, научных и научно-педагогических кадров высшей квалификации, производит переподготовку и повышение квалификации преподавателей и специалистов.
В университете проводятся фундаментальные, поисковые и прикладные научные исследования, выполняются опытно-конструкторские работы.
Профессорско-преподавательский состав (ППС) участвует в проведении НИР, а научные сотрудники -- в учебном процессе. Формы такого взаимодействия самые различные.
Являясь юридическим лицом, университет имеет право:
1. Разрабатывать свою оргструктуру.
2. Утверждать штатные расписания, определять формы организации и стимулирования труда.
3. Образовывать и входить в ассоциации, союзы, объединения.
4. Обращаться в любые организации в стране и за рубежом в целях его аккредитации.
5. За счет собственных средств приобретать акции, облигации и иные ценные бумаги, если это направлено на развитие его основной деятельности.
Подобные документы
Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.
курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015Документный состав, регламентирующий деятельность Управления ветеринарии Тюменской области. Современная система делопроизводства. Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота. Подбор систем электронного документооборота.
дипломная работа [118,3 K], добавлен 27.11.2013Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.
дипломная работа [2,5 M], добавлен 29.01.2013Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа [306,9 K], добавлен 06.01.2013Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота. Структура кадровой документации и организация оборота документов. Анализ состава сотрудников МОУ "СОШ №1 города Жирновска". Этапы проведения аудита кадрового документооборота организации.
курсовая работа [1,1 M], добавлен 25.12.2014Основные виды документооборота. Безбумажный обмен неюридическими документами. Дублирование электронных документов бумажными. Организация бизнес-процессов на современном предприятии. Документопотоки компании с территориально-распределенной структурой.
доклад [361,9 K], добавлен 18.11.2009Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013
