Характеристика организации как объекта управления, ее внутренняя и внешняя среды

Структура фирмы "БауЦентр", как и всей компании в целом, является линейно - функциональной. В ней можно выделить следующие звенья: Коммерческий директор, исполнительный директор, отдел учета (2 чел), бухгалтерия (2 чел), отдел продаж (2 чел), заведующие складами (2 чел), грузчики (5 чел) (Рис.6).

2

Рис.6 Организационная структура "БауЦентр" - Уфа.

Как известно, правильно построенная структура управления оказывает значительное влияние на эффективность функционирования любой организации. Организационная структура "БауЦентр" - Уфа отвечает требованиям, т. е она является простой, четко разграничены функции линейного руководства и функциональных подразделений, окончательные глобальные и стратегические решения принимаются руководителем высшего звена, координацию всей деятельности осуществляет коммерческий директор, на уровне исполнительного руководителя и руководителей подразделений. В фирме постоянно поддерживается информационный обмен между подразделениями, также успешно проходит процесс взаимной передачи информации с высшего уровня руководства на низшие.

Эффективность работы системы управления во многом зависит от того, насколько четко определены, сбалансированы и взаимосвязаны все части управляющей системы. Достигнуть этого помогают правильно разработанные положения о должностях.

Единственным документом, регламентирующим работу предприятия в целом и его некоторых подразделений является Устав организации. До настоящего времени в "БауЦентре" не разработаны положения об отделах и должностные инструкции. Отсутствие этих документов является недопустимым упущением в организации управления и негативно сказывается как на деятельности аппарата управления, так и на результатах деятельности в целом. Как следствие неизбежно дублируются отдельные функции, а другие направления работы остаются без должного внимания. Отсутствие четких требований снижает чувство ответственности; не соблюдаются квалификационные требования при подборе и расстановке кадров. Разработка подобных документов на данном этапе является важным направлением повышения эффективности управления организацией. Необходимость разработки положений о должностях обусловлена тем, что такие документы позволяют:

поддерживать рациональную технологию управления в организации, включая порядок выполнения и взаимосвязь управленческих работ;

точно определять обязанности, права и ответственность каждого работника, в том числе фиксировать взаимные обязательства руководителей и подчиненных;

регламентировать разделение и организацию управленческого труда;

формировать требования к соответствующим должностям с целью рационального подбора, расстановки, использования и оценки кадров.

Тип управления организацией можно охарактеризовать, как органический, т.е. решения принимаются на основе обсуждения, а не базируются на авторитете, правилах или традициях, фирма всегда готова к прогрессивным изменениям и преобразованиям, правила работы формулируются в виде принципов, а не установок, а перед работниками ставятся динамичные, не жёстко определённые задачи.

Что касается экономической стороны эффективности, то на данном этапе функционирования фирмы, когда среднемесячный оборот составляет 3 млн. руб., ассортимент продукции превышает 1,5 тыс. наименований, а клиентская база состоит из 94 фирм, проявляется избыточная загруженность менеджеров отдела продаж и нет надлежащего контроля складских остатков, это сказывается на эффективности работы склада.

Эффективность склада рассчитывается по формуле:

Склад / Оборот < 2

По состоянию на 25 ноября 2004 года эффективность склада составляет:

6 385 636,82/2 748 560 = 2,32,

это означает, что склад работает не эффективно.

В связи с этим, для повышения эффективности работы менеджеров, склада и всего филиала в целом, необходимо ввести новые рабочие единицы:

1. Логист, который будет осуществлять контроль качества поставок, и отслеживать эффективность работы склада. Логист будет находился в прямом линейном подчинении исполнительного директора.

2. Менеджер по продажам (2 чел), который будет входить в отдел продаж и выполнять его функции: продажа и продвижение товара, поиск новых клиентов, работа по увеличению ассортимента у сложившейся клиентской базы и мониторинг рынка строительных и отделочных материалов.

Выгоду введения новых рабочих единиц можно подтвердить следующими расчетами:

Среднемесячный оборот фирмы составляет 3 млн. руб. при средней наценке 26% доход равен 780 тыс. руб., общие затраты - 385 тыс. руб., соответственно прибыль равна 395 тыс. руб.

Логист.

На данный момент функции логистики выполняют менеджеры по продажам, после введения в работу логиста у менеджеров появится больше времени на выполнение своих функций, а также повысится качество их работы, что безусловно повлияет на увеличение оборота фирмы.

Заработная плата логиста будет составлять 15 тыс. руб., освободившееся время менеджеров, по плану, должно принести в оборот фирме 500 тыс. руб. с каждого, следовательно оборот увеличится на 1 млн. руб. и составит 4 млн. руб. в месяц, соответственно доход будет равен: 4 000 000*26/100 = 1 040 000 руб., а прибыль - 1 040 000 - (385 000 + 15 000) = 640 000 руб. - превышает первоначальную прибыль (до введения логиста) на 245 тыс. руб.

При постоянном контроле за складскими остатками увеличится эффективность работы склада, что в свою очередь также положительно скажется на обороте.

2. Менеджеры по продажам - 2 человека.

Заработная плата менеджера: 10 500 + 2% от принесённой прибыли. По плану каждый менеджер должен увеличить оборот фирмы в среднем на 1 млн. руб. Заработная плата менеджера составит:

(1 000 000 * 26/100) * 2/100 = 5 200 + 10 500 = 15 700 руб.

Общий средний доход будет: 6 000 000 * 26/100 = 1 560 000 руб., а прибыль составит 1 560 000 - (400 000 + 15 700*2) = 1 128 600 руб.

После проведенных подсчетов видно, что введение в работу логиста и двух менеджеров по продажам существенно повлияют на эффективность работы филиала путём значительного увеличения оборота, а, следовательно, и прибыли.

3.2 Человеческие ресурсы