Обеспечение конфиденциальности информации при проведении переговоров и совещаний

2

Федеральное агентство по образованию

государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Тульский государственный университет

Кафедра «Технология полиграфического производства и защиты информации».

Контрольно-курсовая работа по дисциплине:

«Введение в специальность»

Тема: «Обеспечение конфиденциальности информации при проведении переговоров и совещаний»

Выполнила: студент группы 632281

Пушина Т.С.

Принял: д.т.н., профессор

А. К. Талалаев

Тула - 2008

План

1. Основные требования, предъявляемые к подготовке и проведению совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам

2. Порядок назначения ответственных лиц и их обязанности по проведению совещаний и переговоров

3. Подготовка программы проведения закрытого совещания

4. Составление списков участников совещания

5. Определение состава информации, используемой в ходе совещаний, переговоров

6. Порядок прохода приглашенных лиц на совещания или переговоры, ведение ими записей

7. Особенности использования технических средств при документировании информации

Список литературы

Основные требования, предъявляемые к подготовке и проведению совещаний и переговоров по конфиденциальным вопросам

Организация проведения любого мероприятия, в том числе совещаний и переговоров, связана с его подготовкой. Не существует единых безошибочных правил в этом направлении. Однако рекомендуется следующий вариант схемы такой подготовки: планирование, сбор материала и его обработка, анализ собранного материала и его редактирование.

В процессе подготовки переговоров первоначально необходимо выяснить намерения организации или фирмы, с которой предполагаются переговоры. Если это малоизвестная фирма, то целесообразно получить о ней подробную информацию, чтобы избежать ошибочного выбора партнера или клиента. Подготовительная работа к проведению переговоров предполагает выработку плана переговоров и определение на этой основе дозированного состава ценной информации, которую допускается использовать в общении с участниками переговоров, динамики ее оглашения и условий возникновения в этом рабочей необходимости. Сообщаемые на этом этапе сведения, не должны содержать производственную или коммерческую тайну. Сотрудникам фирмы, участвующим в переговорах, не разрешается использовать в дискуссии конфиденциальную информацию и раскрывать желаемые результаты переговоров, итоги аналогичных переговоров с другими партнерами. В процессе неофициальной части переговоров обсуждение вопросов, связанных с содержанием и ходом дискуссии, не допускается.

Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения секретаря-референта и начальника службы безопасности. В целях дальнейшего контроля подготовки и проведением такого совещания информация об этом решении фиксируется секретарем-референтом в специальной учетной карточке. В этой карточке указываются: наименование совещания или переговоров, дата, время, состав участников по каждому вопросу, лицо, руководитель, ответственный за проведение, ответственный организатор, контрольные отметки, зона сведений о факте проведения, зона сведений по результатам совещания или переговоров.

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной ценной информацией, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания. Этот сотрудник информирует секретаря-референта о ходе подготовки совещания или переговоров. Полученная информация вносится секретарем-референтом в учетную карточку.

В процессе подготовки конфиденциального совещания составляются:

1. программа проведения совещания;

2. повестка дня;

3. информационные материалы;

4. проекты решений;

5. список участников совещания по каждому вопросу повестки дня.

Программа проведения совещания - собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этой случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть принята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за три - пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев и областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

* выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

* ознакомление предполагаемых участников с повесткой дня;

* выработка регламента совещания;

* подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения.

* организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников,

г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия,

е) информирование участников по интересующим их вопросам,

ж) снабжение участников канцтоварами;

* организационные работы секретариата совещания;

* техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);

* документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а)составление протокола (стенограммы), итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;

* анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания;

* если в работе совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание;

* составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соответствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания[1].

Порядок назначения ответственных лиц и их обязанности по проведению совещаний и переговоров

Подготовку конфиденциального совещания осуществляет организующий его руководитель с привлечением сотрудников фирмы, допущенных к работе с конкретной ценной информацией, составляющей тайну фирмы или ее партнеров. Из числа этих сотрудников назначается ответственный организатор, планирующий и координирующий выполнение подготовительных мероприятий и проведение самого совещания. Этот сотрудник информирует секретаря-референта о ходе подготовки совещания или переговоров. Полученная информация вносится секретарем-референтом в учетную карточку.

Плановые и неплановые конфиденциальные совещания, проходящие без приглашения посторонних лиц, проводятся первым руководителем, его заместителями, ответственными исполнителями (руководителями, главными специалистами) по направлениям работы с обязательным предварительным информированием секретаря-референта. По факту этого сообщения или проведения такого совещания секретарем-референтом заводится учетная карточка. Проведение конфиденциальных совещаний без информирования секретаря-референта не допускается.

Доступ сотрудников фирмы на любые конфиденциальные совещания осуществляется на основе действующей в фирме разрешительной системы. Разрешительная (разграничительная) система доступа к информации входит в структуру системы защиты информации и представляет собой совокупность обязательных норм, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей выделенных помещений, рабочих мест, определенного состава документов и ценных сведений.

Приглашение на конфиденциальные совещания лиц, не являющихся сотрудниками фирмы, санкционируется только в случае крайней необходимости их личного участия в обсуждении конкретного вопроса. Присутствие их при обсуждении других вопросов запрещается.

Ответственность за обеспечение защиты ценной информации и сохранение тайны фирмы в ходе совещания несет руководитель, организующий данное совещание. Секретарь-референт оказывает помощь руководителям и совместно со службой безопасности осуществляет контроль за перекрытием возможных организационных и технических каналов утраты информации[2].

Подготовка программы проведения закрытого совещания

Когда совещание уже назначено, составляется план его проведения. Сначала следует определить стоящие перед предпринимателем цели, а затем разрабатывать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план -- это четкая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Планирование позволяет смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы.

В план включаются ответственные за выполнение каждого пункта плана и следующие мероприятия по организации безопасности совещания (переговоров):

1. Встреча вместе с клиентом гостей, прибывающих на встречу.

2. Согласование действий основной охраны и телохранителей приглашенных лиц.

3. Охрана одежды, вещей гостей и их машин на прилегающей территории.

4. Предупреждение инцидентов между гостями на встрече.

5. Контроль состояния напитков, закусок и других угощений (для этих целей используют тренированных собак).

6. Выявление подозрительных лиц, находящихся на мероприятии или в смежных помещениях.

7. Зачистка помещений (зала переговоров и смежных комнат) перед проведением переговоров на предмет извлечения подслушивающих и взрывных устройств.

8. Установление постов по фиксации и наблюдению за лицами:

а) приходящими на деловой прием или встречу со свертками, с портфелями и т. д.;

б) приносящими на мероприятие аудио- или видеоаппаратуру;

в) которые приходят на деловой прием или на встречу на непродолжительное время или неожиданно уходят с мероприятия.

9. Недопущение прослушивания разговоров организаторов мероприятия и гостей в помещениях и по телефону.

10. Разработка запасных вариантов проведения переговоров (на частной квартире, в гостинице, в автомобиле, на катере, в бане (сауне) и т. п.

Составление списков участников совещания

Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и фирм дает исключительно первый руководитель фирмы. Решение первого руководителя о предстоящем конфиденциальном совещании доводится до сведения секретаря-референта и начальника службы безопасности. В целях дальнейшего контроля подготовки и проведением такого совещания информация об этом решении фиксируется секретарем-референтом в специальной учетной карточке. В этой карточке указываются: наименование совещания или переговоров, дата, время, состав участников по каждому вопросу, лицо, руководитель, ответственный за проведение, ответственный организатор, контрольные отметки, зона сведений о факте проведения, зона сведений по результатам совещания или переговоров.

Список участников конфиденциального совещания составляется отдельно по каждому обсуждаемому вопросу. К участию в обсуждении вопроса привлекаются только те сотрудники фирмы, которые имеют непосредственное отношение к этому вопросу. Это правило касается в том числе руководителей. В списке участников указываются фамилии, имена и отчества лиц, занимаемые должности, представляемые ими учреждения, организации, фирмы и наименования документов, подтверждающих их полномочия вести переговоры и принимать решения. Название представляемой фирмы может при необходимости заменяться ее условным обозначением.

Документом, подтверждающим полномочия лица (если это не первый руководитель) при ведении переговоров и принятии решений по конкретному вопросу могут служить письмо, предписание, доверенность представляемой лицом фирмы, рекомендательное письмо авторитетного юридического или физического лица, письменный ответ фирмы на запрос о полномочиях представителя, в отдельных случаях телефонное или факсимильное подтверждение полномочий первым руководителем представляемой фирмы. Наименование документа, подтверждающего полномочия лица, может вноситься в список непосредственно перед началом совещания. Эти документы передаются участниками совещания ответственному организатору для последующего включения их секретарем-референтом в дело, содержащее все материалы по данному совещанию или переговорам.

Участникам конфиденциального совещания независимо от занимаемой должности и статуса на совещании не разрешается:

* вносить в помещение, в котором проводится совещание, фото-, кино-, видеоаппаратуру, компьютеры, магнитофоны, в том числе плееры, радиоприемники, радиотелефоны и другую аппаратуру, пользоваться ею;

* делать выписки из документов, используемых при решении вопросов на совещании и имеющих гриф ограничения доступа;

* обсуждать вопросы, вынесенные на совещание, в местах общего пользования;

* информировать о совещании (вопросах повестки дня, составе участников, времени и месте проведения, ходе обсуждения вопросов, содержании решений и т. п.) любых лиц, не связанных с проведением данного совещания, в том числе сотрудников фирмы[5].

Определение состава информации, используемой в ходе совещаний, переговоров

При проведении совещаний с участием представителей сторонних организаций вниманию участников совещания предоставляются в полном объеме материалы информации, составляющие ту информационную базу, на основании которой принимаются конкретные решения при обсуждении проекта комплексной работы. В зависимости от вида предоставляются сведения, которые могут составлять коммерческую тайну какой-либо из участвующих организаций.

Источниками информации при проведении совещания являются выступающие люди, документы, задокументированные материалы для совещания, плакаты, модели.

Основная часть информации на совещании передается посредством человеческой речи, источниками которой являются сотрудники рассматриваемой и сторонней организации, те есть люди. Под речевой информацией понимается то, что произносится участниками совещаний (обсуждения, замечания, ремарки). Речевая информация несет в себе основную смысловую нагрузку, так как является прямым и непосредственным выражением человеческой мысли.

Участники совещания не могут оглашать больший объем ценных сведений, чем это было установлено при подготовке совещания, или сообщать сведения не относящиеся к обсуждаемому вопросу. Состав оглашаемых сведений регламентируется руководителем, организовавшим совещание.

Все документы, составляемые в процессе подготовки конфиденциального совещания, должны иметь гриф "Конфиденциально", составляться и обрабатываться в соответствии с требованиями инструкции по обработке и хранению конфиденциальных документов. Документы (в том числе проекты договоров, контрактов и др.), предназначенные для раздачи участникам совещания, не должны содержать конфиденциальные сведения. Эта информация сообщается участникам совещания устно при обсуждении конкретного вопроса. Цифровые значения наиболее ценной информации (технические и технологические параметры, суммы, проценты, сроки, объемы и т. п.) в проектах решений и других документах не указываются или фиксируются в качестве общепринятого значения, характерного для сделок подобного рода и являющегося стартовой величиной при обсуждении. В проектах не должно быть развернутых обоснований предоставляемых льгот, скидок или лишения льгот тех или иных партнеров, клиентов. Документы, раздаваемые участникам совещания, не должны иметь гриф конфиденциальности.

Документы, составляемые при подготовке конфиденциального совещания, на которых предполагается присутствие представителей других фирм и организаций, согласовываются с секретарем-референтом и руководителем службы безопасности. Их предложения по замеченным недостаткам в обеспечении защиты ценной информации должны быть исправлены ответственным организатором совещания. После этого документы утверждаются руководителем, организующим совещание[3].

Порядок прохода приглашенных лиц на совещания или переговоры, ведение ими записей

Доступ участников конфиденциального совещания в помещение, в котором оно будет проводиться, осуществляет ответственный организатор совещания под контролем службы безопасности в соответствии с утвержденным списком и предъявляемыми участниками персональными документами. Перед началом обсуждения каждого вопроса состав присутствующих корректируется. Нахождение (ожидание) в помещении лиц, в том числе сотрудников данной фирмы, не имеющих отношения к обсуждаемому вопросу, не разрешается.

Целесообразно, чтобы при открытии совещания организовавший его руководитель напомнил участникам о необходимости сохранения производственной и коммерческой тайны, уточнил, какие конкретные сведения являются конфиденциальными на данном совещании.

Ход конфиденциального совещания документируется одним из готовивших его сотрудников или секретарем-стенографисткой. На особо закрытых совещаниях эту работу выполняет непосредственно ответственный организатор совещания. Составляемый протокол (стенограмма) должен иметь гриф конфиденциальности необходимого уровня и оформляться в стенографической тетради, зарегистрированной секретарем-референтом.

Целесообразность записи участниками хода совещания определяется руководителем, организовавшим совещание, исходя из содержания той информации, которая оглашается. Руководитель имеет право не разрешить участникам совещания вести какие-либо записи или санкционировать ведение этих записей на листах бумаги, зарегистрированных секретарем-референтом, с последующей сдачей их этому лицу и доставкой курьерами фирмы по месту работы участников совещания[4].

Особенности использования технических средств при документировании информации

Аудио- и видеозапись конфиденциальных совещаний, фотографирование ведется только по письменному указанию первого руководителя фирмы и осуществляется одним из сотрудников фирмы, готовивших совещание. Чистый магнитный или фотографический носитель информации для этих целей выдается секретарем-референтом под роспись в учетной форме и возвращается ему с зафиксированной информацией по окончании работы совещания.

Участники совещания, замеченные в несанкционированной аудио или видеозаписи, использовании средств связи, фотографировании, лишаются права дальнейшего присутствия на совещании. По факту составляется акт, копия которого направляется фирме, представителем которой является данное лицо, или передается первому руководителю фирмы-организатора совещания, если это лицо является сотрудником этой фирмы. Одновременно носитель несанкционированно записанной информации отдается секретарю-референту для учета и хранения (или уничтожения). Устройство записи возвращается владельцу.

Обеспечение безопасности при проведении совещаний с участием представителей сторонних организаций имеет ряд особенностей, вызванных большим ущербом в случае утечки информации, разнородностью состава и относительно большим количеством участников, высокой степенью концентрации и обобщения сведений, большой вероятностью проноса диктофонов и радиозакладок участниками совещания.

Данные особенности предъявляют повышенные требования к подготовке помещения, способам и средствам защиты информации в ходе совещания.

На основании результатов проведенной работы можно сделать следующие выводы:

1. информацию, циркулирующую в рассматриваемом помещении, можно разделить на речевую и на магнитных носителях;

2. в качестве основных угроз безопасности информации во время проведения совещания выступают:

· подслушивание и несанкционированная запись речевой информации с помощью закладных устройств, систем лазерного подслушивания, стетоскопов, диктофонов;

· регистрация на неконтролируемой территории с помощью радиомикрофонов участниками, выполняющими агентурное задание;

· перехват электромагнитных излучений при работе звукозаписывающих устройств и электроприборов.

Для предотвращения утечки информации предлагается комплекс организационных и технических мер перед проведением совещания и в ходе совещания.

В качестве основных организационных мер рекомендуется:

· проверка помещения перед проведение совещания, с целью оценки состояния обеспечения безопасности информации;

· управление допуском участников совещания в помещение;

· организация наблюдения за входом в выделенное помещение и окружающей обстановкой в ходе проведения совещания[5].

Список использованной литературы

1. www.bre.ru;

2. www.refsite.ru;

3. www.in4business.ru;

4. www.Vipstudent.ru;

5. www.evartist.narod.ru;

6. www.norca.ru;