Оформление информационно-справочных документов

Содержание

• Введение
• 1.Состав информационно-справочных документов
• 2. Структура и особенности языка
• 3. Языковые конструкции деловых писем
• Заключение
• Список использованной литературы
• Введение

«Высокая культура речи - это умение правильно, точно и выразительно передавать свои мысли средствами языка…»

С.И. Ожегов

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки и т.д.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т. д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Умение составить текст официального письма, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы специалиста любой профессии, определяет его имидж и культуру. Письмо, запрос, обнаруживающее речевую беспомощность составителя и составленное без знания стилевых норм, может быть расценено, помимо функционального несоответствия целевым установкам, как антиреклама, что влечет за собой снижение серьезности отношения к воспринимаемой информации. Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Ведь аутентичные, юридически безупречные доказательства остаются как в архиве пославшего письменное сообщение, так и его получателя.

1. Состав информационно-справочных документов

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который составляется на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции. Докладная записка готовится либо по инициативе работника, либо по требованию руководства. Цель докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения. Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. - М.: Фактор, 2007..

Докладная записка обычно состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы.

Докладная записка содержит следующие реквизиты:

адресат (кому предназначена докладная записка: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);

дата и номер документа;

место (город) составления;

наименование документа (Докладная записка);

заголовок к тексту документа (начинается со слов «О…», «Касательно …»);

текст докладной записки;

личные данные составителя (должность, фамилия, инициалы) и подпись.

Служебная записка -- это информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Служебная записка содержит в себе какие-то деловые вопросы, касающиеся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее. Служебная записка оформляется на листе форматом А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Служебная записка состоит из следующих частей:

«шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

дата составления и номер служебной записки;

наименование документа (Служебная записка);

заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);

текст документа;

должность составителя, подпись и расшифровка подписи - фамилия, имя, отчество автора служебной записки;

Объяснительная записка -- это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Протокол. В настоящее время имеет 2 основных значения в различных областях деятельности:

1. Выполненная в определенном формате запись, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие в данный момент) события. Например, милицейский протокол, протокол собрания, протокол работы программы и т.д.

2. Документ, фиксирующий достигнутые договоренности (определяющие порядок проведения того или иного процесса или цели процесса), примерный синоним: соглашение, договоренность. Например: Киотский протокол, протокол передачи данных.

Акт -- документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Отзыв. Например, отзыв на иск - подаваемое в суд (арбитражный суд) в письменном виде мнение лица, участвующего в деле, на заявленные другим лицом требования.

Список -- письменный перечень, число, состав; документ, содержащий перечень каких-либо сведений; в переносном смысле -- буквальное, точное воспроизведение, копия.

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п. Справка составляется в произвольной форме и оформляется на листе форматом А4 либо на специальном бланке. Обязательными реквизитами справки являются:

наименование адресата (кому предназначена справка);

наименование документа (Справка);

дата и номер справки;

место (город) составления справки;

заголовок к тексту;

текст справки;

подпись.

К информационно-справочным также относятся следующие документы: предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, сводка, перечень.

2. Структура и особенности языка

Официально-деловой стиль было бы неверно и несправедливо, неточно называть канцелярским. Это целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд.-М.:Флинта:Наука,2006..

Соблюдая нормы официально-деловой речи, мы отдаем дань не штампам и канцеляризмам, а объективно сложившейся традиции построения речи в соответствии с выражаемым содержанием, обстановкой и целью высказывания. Так, в разговоре можно сказать: "С сегодняшнего дня я в отпуске". В заявлении же требуется написать: "Прошу считать меня находящимся в отпуске с такого-то числа". Такова традиция, такова форма и манера написания заявлений и других деловых бумаг. И эта форма целесообразна, оправданна в данной сфере общения. Официально-деловой стиль играет важную роль в формировании и развитии русского литературного языка.

В языке информационно-справочных документов широко используются:

· Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь -- это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

· Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

· Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.).

· Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не- (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

· Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

· Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

· "Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

· "Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

· Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).

· Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).

· Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод "Электросталь" срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

· Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый..., или Уважаемый...! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение. Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

· Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику. Слово товарищ, преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом господин, используемым в мировой практике. Слово гражданин применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений.

· В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения я. Например, вместо я прошу пишут прошу. Вместо я выполнил пишут мною выполнено. Однако нельзя сказать мною решено. Правильно: я решил.

· В целом местоимение я употребляется только в докладных и объяснительных записках.

· Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченсти при пользовании им в служебных документах.

Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п. иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

Типичные грамматические ошибки Иванова А., Шувалова Н.. Основы делопроизводства и язык служебного документа: учебно-практическое пособие. Ростов.:Издательство "Феникс" , 2007..

В деловых информационно-справочных документах являются типичными следующие грамматические ошибки:

Неправильное употребление падежей.

Наиболее частым является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного. Например, нельзя писать согласно, благодаря, вопреки (чего?). Следует писать - согласно, благодаря, вопреки (чему?) соответствующему положению. Следует также помнить: руководитель, начальник (чего?) отдела, кафедры, центра; заведующий (чем?) отделом, кафедрой; руководство (чем?) практикой, институтом.

Ошибки при склонении фамилии.

Следует помнить:

- Не склоняются весьма редкие фамилии славянского происхождения на -о, которые в звуковом составе совпадают с неодушевленными предметами. Например: Сало, Шило, Толокно и т. п.

- Не склоняются фамилии на -аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко). Например: Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко.

- Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные -а, -я. Например: творчество Пабло Неруды, песни Булата Окуджавы, фильмы Акиры Куросавы.

- Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам. Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например: заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук.

Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных. Например: "Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно).

В качестве сказуемых краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Ошибки при употреблении количественных имен числительных. Например: "Депутат встретился с шестьюстами семьдесят (семьюдесятью) шестью рабочими завода". Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.

Нарушение правил употребления деепричастных оборотов:

- Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах. Например: Учитывая...; Считая...; Принимая во внимание...; Руководствуясь... и т. п.

- Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Например: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильный вариант: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.

Неправильное использование предлогов. В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о (вопрос о доверии; решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о. Например: Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность).

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. Например: Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию. В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно -- расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года.

В информационно-справочных документах наиболее часты следующие лексические ошибки:

Неправильное использование слов-терминов. Например: Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению. Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Например: Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен).Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

Употребление архаизмов. К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

Плеоназм и тавтология. Например: 150 рублей денежных средств... или Следует учитывать следующие факторы... и т. п.

Неразличение паронимов. Например: Командировочный прибыл в указанное время. Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный -- человек, направленный в командировку (командированный специалист).

Ошибки в употреблении синонимов.

Например: Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001. В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

3. Языковые конструкции деловых писем

Текст делового письма посвящен, как правило, одному рассматриваемому вопросу и представляет собой изложение сути вопроса, или предложения, включающее мотивацию (ссылки на договорённости, постановления, документы, обстоятельства), историю вопроса, речевое действие (просьба, предложение, заявление, выражение благодарности, приглашение и т. п.) и заключение.

Логика делового изложения при решении простого вопроса такова: в первой части, как правило, излагаются факты, послужившие основанием и причиной составления письма; во второй части приводятся выводы, просьбы, рекомендации, предложения. При рассмотрении более сложных вопросов используется и более сложный композиционный рисунок. Письма же, посвященные решению простых или заранее оговоренных вопросов, вообще могут состоять из одной части.

Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: "Уважаемый...". Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.

Обращение "господин - господа", имевшее до 1917 года статус официального, в настоящее время широко используется в различных сферах жизни нашего общества. Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата. Так обращаются в письмах к деловым партнерам, предпринимателям, банкирам, должностным лицам, деятелям искусства, политикам. При этом совершенно невозможно представить себе ситуацию использования этого обращения по отношению к социально незащищенным группам населения: "господа инвалиды", "господа беженцы", "господа безработные". В этом случае составители деловых писем оказываются в тяжелом положении, поскольку сегодня в русском языке отсутствует общенациональное универсальное обращение, которым до 1917 г. было парное обращение "сударь - сударыня" (милостивый государь - милостивая государыня).

При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами "Дорогой + имя" или "Уважаемый + фамилия", например: Уважаемый господин Васильев!

Уважаемый г-н Иванов!

Уважаемый Алексей Степанович,..

Дорогая Ирина Петровна!

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений. Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение.

В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.

В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: "Уважаемый господин директор!", "Уважаемый господин посол!". К судьям обращаются "Ваша честь!"

Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения "господин" указать его. Слова "Господин" и "Госпожа" не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до "Г-н" или "Г-жа", тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.

При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово "уважаемый" тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: "Глубокоуважаемый...", "Многоуважаемый...", например "Глубокоуважаемый Николай Васильевич!"

В ряде писем, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово "гражданин". При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения: Уважаемые господа!

Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)Многоуважаемые ветераны!

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:

С наилучшими пожеланиями...

С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество...

Всегда рады оказать Вам услугу...

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.

Заранее благодарим.

С интересом ждем от Вас новых предложений.

Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п. Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте: Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...

В основной части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: "Убедительно просим вас не задерживать ответ... " или "Надеемся, что наша просьба будет выполнена". После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.

В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму "Искренне Ваш (подпись)" или "С уважением (подпись)". Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.

При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.

Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и СТАВИТЬСЯ НЕ ДОЛЖНА. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики).

Если в начале письма была использована форма "Уважаемый...", то завершать письмо формой "С уважением..." не следует. Такая двойная "уважительность", согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше Иванова А., Шувалова Н.. Основы делопроизводства и язык служебного документа: учебно-практическое пособие. Ростов.:Издательство "Феникс" , 2007..

Заключение

В результате проведённого исследования по теме "Информационно-справочные документы. Структура и особенности языка" можно сделать ряд выводов

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Cocтaвлeниe тeкcтов информационно-справочных документов -- вceгдa акт peчeвoгo твopчecтвa, каким бы документ ни был--peглaмeнтиpoвaнным или не peглaмeнтиpoвaнным. Это труд, предполагающий достаточно высокий ypoвeнь языковой компетентности.

Нельзя научиться писать информационно-справочные документы пpaвильнo и yбeдитeльнo, не пpaктикyяcь и не oбyчaяcь этoмy нeлeгкoмy иcкyccтвy, не зная ocoбeннocтeй oфициaльнo-дeлoвoгo и пyблициcтичecкoгo cтилeй peчи.

Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.

Bce это тpeбyeт от современного специалиста сегодня большей peчeвoй подготовки, чем, скажем, десять лет назaд, в эпoxy цapcтвoвaния типoвыx и тpaфapeтныx тeкcтoв. Умeниe caмocтoятeльнo мыслить и фopмyлиpoвaть cвoи мысли, кoмпeтeнтнo вecти пиcьмeнный диaлoг цeнитcя в дeлoвыx кpyгax вce бoльшe.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006.

2. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003). - М.: "Феникс", 2006 .

3. Жабенко В.С. Некоторые аспекты процесса формирования культуры письменной речи юриста // Сборник трудов Санкт-Петербургской юридической академии. Ежегодный научно-практический журнал. - С.-Пб.: Изд-во С.-Петербург. юрид. акад., 2006, № 1 (1). - С. 70-74

4. Иванова А., Шувалова Н. Основы делопроизводства и язык служебного документа: учебно-практическое пособие. Ростов.: Издательство "Феникс" , 2007.

5. Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. - М.: Фактор, 2007.

6. Красивова А. Деловой русский язык: Учебно-практическое пособие - М.: Из-во МФА, 2006.

7. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. - 4-е изд.-М.:Флинта:Наука,2006.

8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утв. Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68)