Место теории организации в системе научных знаний

1. Теория организации и ее место в системе научных знаний

Организация (процесс) Организация (явление)

- проектирование орг. процессов - правовые нормы

- закономерности орг. процессов - соц. структура организаций

- орг. культура, традиции орг. процессов - субъекты орг. деятельности,

т е. элементы организаций

В результате изучения теории организации менеджер должен получать следующие знания и навыки:

Применение методов научной организации труда и организации проектирования, практическое использование навыков рационализации управленческого труда.

Владение методами прогнозирования развития социально-экономических процессов в организации и оценка их состояния в текущий момент времени.

4 Формы организаций:

Юридическое лицо - зарегистрировано, имеет печать, расчетный счет в банке.

Неюридическое лицо - подразделения организаций.

(не зарегистрировано)

Неюридическое лицо - предприниматель без организации юридического лица.

(зарегистрировано)

Неформальная организация граждан.

Общие черты для всех форм организаций:

Наличие, по крайней мере, одного человека.

Наличие хотя бы одной общей цели, направленной на удовлетворение потребностей и интересов человека или общества.

Получение прибавочного продукта в разных формах (материалы, духовная форма, информация).

Преобразование ресурсов в ходе деятельности (финансы, потенциал работников, оборудование, знания, информация).

Классификация организаций.

Цели классификации организаций:

Выявление сходных организаций по каким-то параметрам для выработки общих методик их анализа и совершенствования.

Количественная классификация, количественный анализ (распределение организаций разных типов). Необходима для создания инфраструктуры (например, подготовка кадров).

Определение государственной, в том числе налоговой, политики по отношению к организациям различных типов.

Основные признаки, по которым классифицируются организации:

Правительственные и неправительственные.

Коммерческие и некоммерческие.

Бюджетные и внебюджетные.

Общественные и хозяйственные.

Формальные и неформальные.

По отраслевой принадлежности (промышленные, транспортные, сельскохозяйственные, торговые и т. д.).

По самостоятельности принятия решения (головные, дочерние и зависимые).

По величине (по численности членов организации).

Правительственная организация - статус ПО дается официальными формами власти. (Например, властью федерального или местного уровня). На эти организации распространяются различные привилегии, но и предъявляются жестокие требования. (Привилегии - финансирование. Требования - гос. чиновники не имеют права возглавлять коммерческие структуры, не имеют права использовать привилегии в целях собственной выгоды либо личной выгоды сотрудников.)

Неправительственные организации - организации, которые не имеют статуса правительственных.

Коммерческие организации - организации, ставящие своей целью получение прибыли в интересах учредителей или акционеров.

Некоммерческие организации - ставят целью удовлетворение общественных потребностей. Полученная прибыль идет на учредителям, а используется на развитие организации (прибыль не облагается налогами).

Бюджетные организации - источником их финансирования является государственный бюджет или бюджет государственного органа (освобождаются от многих налогов, в том числе от НДС).

Не бюджетные организации - сами изыскивают источники финансирования.

Общественные организации - удовлетворяют потребности своих членов. Отличаются от некоммерческих тем, что менее масштабны (например, любая партия).

Хозяйственные организации - удовлетворяют потребности отдельных индивидуумов и общества путем хозяйственно-производительной деятельности.

Формальные организации - это зарегистрированные в установленном порядке общественные и хозяйственные организации.

Неформальные организации - организации незарегистрированные в государственных органах власти по каким-либо причинам.

2. Общее понятие системы. Признаки, типы и свойства

Общее понятие системы.

Система - это целое, собранное из частей и элементов для целенаправленной деятельности.

Признаки системы:

Множество элементов.

Единство главной цели для всех элементов.

Наличие связи между элементами.

Целостность и единство элементов.

Структура и иерархичность.

Относительная самостоятельность.

Наличие функции управления.

Закрытая и открытая системы.

Закрытая система - система, которая минимально реагирует на воздействие внешней среды и не обменивается с внешней средой продуктами своей жизнедеятельности.

Открытая система - система, которая в процессе своей жизнедеятельности обменивается с окружающей средой энергией, информацией и материей. Биологические и социальные системы чаще всего открыты. Среди технических преобладают закрытые.

вход выход вход выход

открытая, но без закрытая

обратной связи

внешняя среда

одностороннее влияние

Большинство систем включают в себя подсистемы.

Подсистема - это набор элементов, выполняющих определенную функцию и имеющих автономию в рамках систем.

Свойства систем:

Система стремится сохранить структуру и целостность (гомеостаз).

Система имеет потребность в управлении для обеспечения взаимодействия с внешней средой. Управление решает задачу поддержки гомеостаза в изменяющейся внешней среде.

Эмержентность. Система имеет свойства отсутствующих или отличных в ней элементов.

3. Виды управленческих структур

Линейная структура. Обеспечивает высокий уровень управляемости.



4. Функции управления и их связь со структурой

Функции управления - совокупность действий однородных по некоторому признаку, обеспечивающих достижение частной цели и направленных на достижение общей цели управления.

Выделяют 3 группы функций:

Производственные.

Управление производством.

Управление управлением.

Производственные функции осуществляет производственный персонал (специалисты): рабочие, техники, инженеры, конструкторы, технологи, инспекторы, секретари, бухгалтеры, продавцы. Функции осуществляющиеся по созданию и продаже товаров и услуг.

Управление производством осуществляют мастера участков, бригадиры, руководители групп и проектов, т. е. Те, у которых в подчинении специалисты (менеджеры).

Управление управлением осуществляют руководители, у которых в подчинении находятся менеджеры, руководители, занимающиеся стратегическим управлением, внешним представительством и консультационной деятельностью. Они направляют деятельность менеджеров в соответствии с целью и миссией организации.

Распределение функций управления.

Категории работников	Управление управлением	Управление производством	Производство
Руководители	+	+?	-?
Менеджеры	-	+	+?
Специалисты	-	-	+

Каждая функция управления отличается 3-мя параметрами:

Трудоемкостью, которая измеряется в часах.

Сложностью:

низкая сложность - технические операции;

средняя сложность - логические операции;

высокая сложность - творческие операции.

Самостоятельностью - определяется через калькуляцию всех видов операций и составляющих конкретную функцию управления (КФУ).

5. Конкретные функции управления (КФУ)

КФУ - важнейший элемент при построении структуры организации, т. к. от их набора (набора КФУ) зависит объем и структура системы управления.

Малые предприятия имеют близкие по трудоемкости и сложности КФУ. Их можно поделить на 4 группы.

Базовый.

Отраслевой.

Групповой.

Специальный.

Базовый набор:

управление производством

управление бухгалтерским учетом

управление техническим и социальным развитием

управление техническим и социальным обеспечением

управление техникой безопасности

управление трудом и заработной платой

управление персоналом

управление маркетингом

управление финансами

управление охранной безопасностью

стратегическое управление

управление представительской деятельностью.

Отраслевой набор:

связан с отраслевой спецификой.

Групповой набор:

зависит от правовых форм (АОО, ЗАО, ООО) и от вида организации.

Специальный набор:

связан с реализацией специальных функций (внешнеэкономическая деятельность, благотворительность).

6. Процедуры и операции

Функции управления можно представить как набор типовых процедур (формулировка задания, сбор информации, разработка вариантов решений, утверждение решений, организация выполнения работы и сдачи работы заказчику).

Процедура - это любая часть деятельности и объекты, связанные с ней, повторяющиеся при одинаковых внешних условиях.

Процедура делится на операции.

Операции - это деятельность по выполнению функций, которые можно рассматривать как элементы при построении алгоритма.

Классификация операций по объекту деятельности с убывающей сложностью

Документы	Люди	Метер. Объет
1. Синтезирование	консультирование	наладка и испытание
2. Координация и согласование	Ведение переговоров	точная обработка
3. Анализ	обучение	контроль процессов
4. Классификация	управление	управление движением
5. Расчеты	развлечения	установка и сборка
6. Копирование и передача	убеждение	обслуживание
7. Сопоставление	подача сигналов	Транспортировка материалов
8. Прочее	обслуживание

7. Организационная система. Система управления. Стратегическое управление. Распределение функций

Организационная система - система, в составе которой находятся организации + система управления управленческой деятельностью.

Подсистемы
Методология	Процессы упр-я	Стр-ура упр-я	Техника упр-я
цели и задачи	коммуникация	Функциональная структура	компьютеры и оргтехника
законы и принципы	технология управления	схема организации отношений	офисная мебель
методы	разработка и принятие реш-ий	проф. структура кадров	сети связи
	инф-е обесп-е		система док-ов
характер управленческой деятельности	механизм управления

Система управления - совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.

Система управления строится на базе типового функционального звена, которое проектируется на основе следующих принципов:

Принцип однозначности, то есть отражение единичной самостоятельной функции.

Принцип детерминированности, то есть принятие решения основано на 1 входе и 1 выходе.

in out

Принцип стабильности, то есть изменение трудоемкости функции, в нормативных пределах, не должна отражаться на структуре связи типового звена с другими звеньями.

Принцип ограниченности, то есть сфера принятия решения в типовом функциональном звене имеет четкие границы.

Принцип согласованности, то есть типовое функциональное звено должно отвечать требованиям среды функционирования.

Принцип детализации, то есть типовое звено должно реализовывать одну функцию и иметь все процедуры, необходимые для ее реализации.

Принципы совершенствования, то есть должна быть заложена возможность снижения трудоемкости и повышения качества.

Для малого предприятия функциональная схема управления на базе типового функционального звена имеет следующий вид:

СТРАТЕГИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ

УТ УТ УТ

ПР ПР ПР

СО СО СО

УПРАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПРОИЗВОДСТВОМ ПЕРСОНАЛОМ МАРКЕТИНГОМ

УТ

УТ УТ

У ПО

ОР

Каждая общая функция управления составляет КФУ, включающая набор процедур:

подготовка решений (ПО);

согласование (СО);

принятие решений (ПР);

утверждение (УТ);

организация выполнения решений (ОР).

Приоритет процедур определяет ответственность исполнителя.

Возможны другие, отличные от табличного распределения функций,

распределения функций и операций среди работников:

Работник выполняет 1 функцию. Количество и профессионализм работников определяется сложностью и трудоемкостью функции с одной стороны и номами рабочего времени с другой.

Работник выполняет несколько функций в течение периода. Количество труда определяется н только сложностью и трудоемкостью, но и совместимостью. По параметру совместимости функции бывают:

Одинаковые, то есть реализуемые по одним и тем же правилам.

Однотипные, которые выполняются по разным правилам в одной сфере.

Разнотипные, по разным правилам и в разных сферах.

Количество функций на одного работника:

K1Фi - уровень сложности (1-3);

K2Фi - коэффициент совместимости;

Kip - уровень сложности (max);

Ti - трудоемкость функции;

Tn - нормативное время;

n - число функций.

Норма выполнения функции:

Норма сложности	1	2	3
Коэфф. совмест.	1	2	3	1	2	3	1	2	3
max кол-во ф-ий	24	17	12	17	12	9	12	9	6

8. Хозяйственные организации. Их эволюция

Хозяйственные организации - это организации, удовлетворяющие потребности человека и общества во внешней для организации среде.

Хозяйственные организации могут иметь следующие формы собственности:

государственную

муниципальную

общественную

арендную

частную

групповую

смешанные формы собственности.

Хозяйственные организации разделяются на 4 группы:

Микро.

Малые.

Средние.

Крупные.

К малому предприятию могут быть отнесены хозяйственные организации, удовлетворяющие следующим критериям:

Доля уставного капитала, принадлежащая его учредителям, не являющимся субъектами малого предприятия, не должна превышать 25% от уставного капитала. (Этот критерий позволяет отличить малые от дочерних.)

Предельное значение среднесписочной численности работников не должно превышать (среднесписочные - штатные сотрудники без совместителей и договорников):

промышленность

строительство

транспорт 100 человек

сельское хозяйство

инновационная деятельность

(научно-технические разработки) 60 человек

наука

научное обслуживание

розничная торговля

общественное питание

бытовое обслуживание 30 человек

оптовая торговля

другие виды деятельности 50 человек.

Эволюция хозяйственных организаций.

Параметр	Прошлое (начало века)	Современность	Будущее
Общая характеристика	Преимущественно средние и крупные предприятия	Большое количество крупных и гигантских организаций	Развитие дочерних и зависимых под контролем холдингов
Характер управленческого труда	Не является производительной силой	Является производительной силой	Является основной производительной силой
Основной метод управления	Организационно-распорядительный	Экономический	Социально-психологический
Характер труда	Преобладание ручного и механизированного	Полу- и автоматизированный труд	Преобладание творческого (ручного) труда на базе ИСКИН
Преимущественные виды страхования	Имущество	Коммерческие риски, имущество	Профессиональная ответственность, интеллектуальная собственность.

9. Классификационные характеристики, формы хозяйственных организаций. Отношение к собственности

Характеристика хозяйственных организаций по пунктам, отличным от величины:

По времени действия:

срочные (в регистрационных документах указывается, на какой срок создана организация);

бессрочные.

По сезону:

такой вид организации дает возможность набирать персонал на определенный период.

По масштабу производства:

единичные;

серийные;

массовые.

По специализации производства:

специализированные;

универсальные.

По номенклатуре:

монономенклатурная;

многономенклатурная.

Формы хозяйственных организаций.

ООО - Общество с Ограниченной Ответственностью.

Общество с дополнительной ответственностью.

АО - Акционерное Общество.

Полное товарищество.

Товарищество на вере.

Производственный кооператив.

Унитарные предприятия.

Потребительский кооператив.

Учреждение.

Ассоциации и союзы.

Хозяйственные организации располагают собственностью, необходимой для производства основного продукта.

Отношение к собственности:

Владение (право потребления вещи и получение от него дохода) может быть законным и незаконным. Законным владельцем может быть не собственник (арендатор или залогодержатель).

Пользование (эксплуатация вещи с правом получения дохода).

Распоряжение (право определять юридическую судьбу вещи). Может существовать отдельно от владения.

Ответственность гражданская или бремя собственности - обязанность возмещения убытков, уплаты неустойки за причиненный собственнику ущерб (долевая, солидарная, субсидиарная).

(Субсидиарная - дополнительная ответственность третьих лиц, если они гаранты по договору.)

10. Субъекты и объекты организационной деятельности

Организационная деятельность - создание или усовершенствование механизма управления в соответствии с целями и задачами системы.

Данная функция осуществляется объектами и субъектами, относится к управлению управлением. Объекты и субъекты определяются по их отношению к управленческим воздействиям.

Субъект - источник управленческого воздействия.

Объект - приемник и исполнитель управленческого воздействия.

Субъекты организационной деятельности выполняют в рамках КФУ следующие процедуры:

Принятие решений.

Утверждение решений.

Организация выполнения.

Объекты выполняют процедуры:

Подготовка решения.

Согласование решения.

Информационная работа.

Сдача работ заказчику.

Понятия «субъект» и «объект» являются относительными и зависят от места в иерархической структуре.

Необходимо разделять и осознавать различие своих прав, как объекта, так и субъекта. Это позволяет менеджеру правильно строить свою работу, распределяя время между двумя видами организаторской деятельности Организационная деятельность основных субъектов хозяйственных и общественных организаций включает общие и конкретные виды деятельности.

Общие, то есть независящие от предметной области, виды деятельности, изложены в виде положений об отделах и службах и должностных инструкциях.

К объектам организационной деятельности на уровне страны относятся: президент, члены совета федерации, депутаты Государственной Думы, председатель правительства, федеральный министр.

Их организационная деятельность регламентируется конституцией.

К субъектам организационной деятельности хозяйственных организаций относятся: директор, его заместители, коллективные органы компании, внешние органы надзора (пожарные, налоговые инспекции и т. п.).

Организационная деятельность субъектов разделяется на специфическую и общую.

И те и другие виды деятельности отражаются в таких документах как положения и инструкции деятельности субъектов управления организации.

11. Виды организационных работ, выполняемые различными субъектами управления (примеры)

Директор организации обязан выполнять следующие функции:

Организовывать соблюдение законов (РФ). За нарушение законов директор несет персональную, административную и уголовную ответственность.

Обеспечивать слаженную работу подразделений и заместителей.

Организовывать выполнение решений вышестоящих органов или собственников организации.

Организовывать выполнение производственного плана, заключенных договоров и иных соглашений.

Выполнять представительские функции организации во внешней среде.

Создавать благоприятные условия для производительного и безопасного труда.

Организовывать учет результатов работы организации и предоставлять его результаты определенным в законодательстве или уставных документах органам.

Обеспечивать коммуникации, необходимые для эффективной работы персонала. (Директор утверждает номенклатуру дел в организации.)

Заместитель директора по экономическим вопросам (он же главный экономист, он же финансовый директор) выполняет следующие виды организационных работ:

Совершенствует деятельность организации, направленную на достижение наилучших результатов при наименьших затратах.

Координирует деятельность всех подразделений по разработке перспективных и текущих планов экономического развития.

Создает и улучшает нормативы трудозатрат, расходования материалов и использование производственных мощностей (вводит и изменяет внутрифирменные нормативы по трудозатратам и т. д., может пользоваться стандартными нормативами, но может разрабатывать и утверждать).

Организовывает разработку плановой и учетной документации (по вопросам экономики).

Проводит технико-экономический анализ и планирование, внедрение новой техники, изобретений, рационализаторских предложений и разделов бизнес-планов.

Проводит комплексный экономический анализ.

Организовывает качественное заполнение статистической и бухгалтерской отчетности и осуществляет контроль над ней. (Бухгалтерия относится к сфере деятельности заместителя директора по экономике.)

Заместитель директора по маркетингу должен:

Проводить или управлять исследованиями конъюнктуры рынка и потребительского спроса.

Обеспечивать рекламу и стимулирование сбыта продукции.

Организовывать сервисные центры по ремонту, эксплуатации и техническому обслуживанию.

Разрабатывать и реализовывать долгосрочные, среднесрочные, оперативные программы маркетинга.

Сбор и систематизация коммерческой информации по конъюнктуре рынков сбыта продукта.

Создавать базы данных по маркетингу, включающих заявки на поставку, характеристики рынка, данные о его сегментах.

Организовывать сеть сбыта.

Определять требования к ассортименту, объему, номенклатуре выпускаемой продукции.

Планировать продуктовый портфель организации.

Участвовать в работе ярмарок, выставок, презентаций.

Планирование отгрузки готовой продукции. Контроль исполнения контрактов.

Начальник отдела материально-технического снабжения (он же заместитель директора по логистике, начальник отдела логистики):

Осуществляет контроль над заключением договоров поставки по материально-техническому обеспечению.

Организовывает своевременное приобретение материальных ресурсов, их хранение и доставку в соответствии с производственной программой и нормами расхода.

Организовывает работу складских подразделений. Обеспечивает условия сохранности и безопасности материальных ресурсов.

Организовывает инвентаризацию материальных ценностей на складах.

Заместитель директора по производству:

Организовывает своевременный выпуск качественной продукции.

Обеспечивает применение стандартов, технических условий, нормативных документов, необходимых для производства продукции.

Обеспечивает руководство и контроль за деятельностью производственных подразделений.

Обеспечивает соблюдение норм охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии.

Организовывает реализацию производственных планов предприятия.

12. Малое предпринимательство

Предпринимательская деятельность - самостоятельная деятельность, осуществляющаяся на собственный риск, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ и пр., субъекты которой зарегистрированы в этом качестве в установленном законом порядке.

Крупные предприятия - определяют экономическую и техническую мощь страны. В целях самосохранения тяготеют к интеграции в международном масштабе. В результате чего теряют национальную привязку и могут действовать в ущерб национальным экономическим интересам.

Средний бизнес - зависит от внутренней экономической конъюнктуры, которая определяется воздействием со стороны импортных товаров. Его задача - удержать свою долю национального рынка.

Малый бизнес - быстрая адаптация к жестким внешним условиям происходит на уровне малых предприятий, которые используют свои объективные преимущества в гибкости, мобильности и быстроте приспособления к запросам рынка.

К 1998 году было около 127 000 предприятий. Государственные предприятия составляют сейчас 16% от общей численности юридических лиц, в том числе 13 000 унитарных предприятий. И всего 5 000 пакетов акций, закрепленных в собственность государством.

По отраслям приватизировано:

В цветной металлургии - 92%

В нефтехимической промышленности - 95%

В черной металлургии - 99%

В легкой промышленности - 100%

В сельском хозяйстве - 60-70%

После приватизации прошел процесс разукрупнения предприятий, и на базе бывших государственных предприятий созданы малые и средние. Но большинство предприятий, созданных в процессе приватизации, сохранили устаревшую технику и технологию, а также архаичные структуры и методы управления. Слабый инновационный потенциал, то есть не востребованность достижений ТНП при разработке и производстве продукции.

Другими проблемами приватизированных предприятий являются недостатки мотивации персонала, авторитарные способы принятия решений, неэффективность использования ресурсов, большие материальные издержки, слабая контрактная и технологическая дисциплина, финансовые трудности, связанные с неэффективной налоговой политикой, долгами.

Общесистемные проблемы в управлении малыми предприятиями.

Ориентация на краткосрочные результаты, отсутствие стратегического подхода.

Снижение уровня компетентности управления. Реактивное управление.

Недостаток информированности о состоянии рынка.

Усиление противоречий между руководителем и работниками.

СОБСТВЕННИК

МЕНЕДЖЕР РАБОТНИК

Связи элементов классического управленческого треугольника должны быть такими, чтобы обеспечивать равновесие системы, необходимое для ее развития. В современных условиях в России этот треугольник не сформирован или не обладает устойчивостью, так как совет директоров не отражает интересы внешних акционеров, профсоюзы слабы, коллективные договоры не заключаются. Представительство коллективов в системе принятия решения отсутствует, правление отражает интересы директора.

В итоге, управление предприятием представляет равнодействие сил директора и стратегического инвестора, что приводит к конфликту, чаще в пользу инсайдеров.

Факторы внешней среды неблагоприятные для малых предприятий.

Взаиморасчеты с предприятиями.

Доминанта ценообразования (влияние фактора ценообразования).

Свободный выбор контрагентов (смежников, покупателей и так далее).

Фактор интеграции между предприятиями мало развит (в связи с низким уровнем выполнения контрактов).

Система налогообложения (70% обанкротившихся малых предприятий - должники бюджета - доведены до банкротства штрафами за неуплату налогов).

13. Документационное обеспечение организационной системы

Документ - это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом для использовании в своей деятельности.

Делопроизводство - совокупность работ по документированию управленческой деятельности и организации документооборота.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки.

Движение документов - это движение управленческой информации для выполнения функций управления, принятия решений и их претворения в жизнь.

При создании документов необходимо соблюдать принцип достаточности и не избыточности.

Культура работы с документами определяет уровень организационной культуры на предприятии и обеспечивает повышение эффективности управления.

В малых предприятиях более простая схема управления более простая схема документооборота эта система более рациональна.

Документооборот - регламентированная схема движения документов по пунктам обработки для выполнения необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами.

Требования к документообороту:

Прямоточность движения (либо сверху вниз - нисходящее, либо снизу вверх - восходящее, без создания петель).

Избирательность в распределении документов в соответствии с функциональными обязанностями.

Необходимость и достаточность маршрута.

Единообразие маршрута.

Основными нормативными документами в организации, которые регламентируют документооборот, являются инструкция по делопроизводству и номенклатура дел.

Документооборот - одна из функций организации.

Документооборот состоит из следующих документопотоков:

Входного, состоящего из документов вышестоящих организаций, органов власти и управления, подведомственных организаций, неподчиненных организаций (организаций, существующих во внешней среде параллельно), контролируемых организаций, граждан.

Выходного, состоящего из информации, направляемой из организации во внешнюю среду (см. п.1, но в обратную сторону).

Внутреннего, состоящего из документов, циркулирующих между подразделениями и отдельными исполнителями внутри организации.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функцией организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

Единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивает применение государственной системы документационного управления, утвержденной правительством РФ 24.06.1992 №118-р и ГОСТ638-90 и называющейся «Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению».

Эта система определяет требования к оформлению документов и вводит понятие «бланк документа» и «реквизиты документа».

Бланк документа - набор элементов обязательных для этого вида документа, расположенных в определенной последовательности. Основными элементами бланка является реквизит.

ГОСТ предусматривает наличие тридцати обязательных реквизитов на бланке документа, но они существуют не одновременно, и для разных видов документа возможен различный состав

Перечислим некоторые из них. Номер реквизита отражает последовательность их нанесения на бланк.

Министерство.

Название учреждения, организации (см. Гражданский кодекс).

Структурное подразделение.

Почтовый адрес (юридический), телефон, банковские реквизиты, возможно включение e-mail.

Вид документа.

Дата составления документа в формате ДД. ММ. ГГ.

Регистрационный индекс.

Ссылка на входящий (связь с другими документами).

Место создания (может отличаться от юридического адреса).

Адресат.

(Все вышеперечисленные реквизиты относятся к бланку документа.)

Гриф утверждения (характерен для внешнего потока).

Резолюция (например на исполнение документов, характерна для внутреннего потока).

Заголовок (краткое содержание документа, отвечает на вопрос «О чем?» и оформляется в формате [О …] ).

Текст документа.

Отметка о приложениях.

Подпись (наименование должности, сама подпись, Фамилия И. О.).

Согласование (с кем согласован этот документ, с указанием должности, Фамилии И. О. лица, с которым согласован документ).

Визы (свидетельство о знакомстве с документом, указывается Фамилия И. О.)

Печать (печать на подпись первого лица - у нас , в западной системе - подпись или печать).

Ф.И.О. исполнителя документа.

Отметка об исполнении и направлении в дело.

14. Контроль исполнения документов

Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.

Формальный контроль делится на:

Предварительный, который имеет активное управленческое влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения. Предварительный контроль отслеживает те процедуры, которые предшествуют принятию решения.

Итоговый, проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.

В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:

Постановка на контроль.

Ведение контроля.

Снятие с контроля.

Анализ исполнительской дисциплины.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях и в случаях сообщения результатов заинтересованным учреждением или наличием документального подтверждения исполнения документа.

При организации делопроизводства в системе управления следует исходить из того, что документооборот - одна из важнейших обслуживающих функций, которая должна выполняться специальной службой или специально выделенными сотрудниками.

Функцией такой служит документационное обеспечение деятельности учреждения, куда входят прием, учет, распределение, печать и размножение, а также отправка документов, контроль за их исполнением, формирование дел, текущее хранение, подготовка дел к сдаче в архив.

Следующая функция - это организационно-методическое руководство делопроизводством подразделения, техническое и программное обеспечение системы делопроизводства и обучение и подготовка сотрудников по ведению документов.

15. Служебные письма

Служебное письмо - средство обмена информацией между учреждениями и гражданами, между структурами организации.

Письма составляют порядка 80% документооборота в организации. Это определяет повышенные требования к оформлению письма.

Ввиду больших объемов документов в форме писем, к содержанию письма и к его оформлению предъявляются жесткие требования:

Объем письма не должен превышать одной страницы (желательно).

Текст письма не должен допускать разных толкований («казнить нельзя помиловать»).

Текст письма должен быть посвящен одному вопросу. Для обеспечения восприятия и понимания текста целесообразно начинать изложение с существа вопроса, поместив доказательства и выводы во второй части письма.

Существует давняя традиция унификации текста писем, которая затрагивает словарный состав, синтаксис, графику письма, пунктуацию и стиль. Поэтому возможно использование стандартных текстов писем. При этом необходимо учитывать, что стандартный текст может не соответствовать реальным ситуациям. Практика показывает, что стандартные письма можно использовать в половине случаев.

Письма бывают:

Сопроводительные - направляются одновременно с другими документами и содержат дополнительные сведения о документах (о содержании, о дате поступления и т.п.)

Информационные - часто носят рекламный характер, служат целью сообщить адресату о чем-либо.

Приглашения.

Разрешения - обычно отражают факт согласования какого-либо вопроса с другой организацией.

Письмо-мандат - удостоверяющее правомочность человека.

Псьмо-подтверждение.

Письмо-предложение.

и другие.