Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права

Контрольная работа

на тему: «Функции менеджмента. Общая характеристика»

Дисциплина: «Основы менеджмента»

Выполнила

Романовская М.Ю.

Группа БМР-49

Калининград

2010

Содержание

• Введение
• 1. Понятие и классификация функций управления
• 2. Общая характеристика основных функций менеджмента
• 2.1 Планирование и прогнозирование
• 2.2 Организация
• 2.3 Мотивация
• 2.4 Контроль
• Заключение
• Список использованной литературы
• Введение
• Сегодня наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.
• Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт - постижение науки и искусства менеджмента.
• Менеджмент - современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина « управление», его синонимом. Однако есть отличие. Управление относится к живой и неживой сфере. Например, управление техникой, биологическими процессами, государством. Т.е. управление является более широким понятием. Менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами. Менеджмент - это самостоятельный вид профессионально осуществляемой деятельности для достижения намеченных целей путем рационального использования материальных и трудовых ресурсов.
• Система менеджмента - это совокупность различных составляющих элементов: принципов управления, функций, методов, технологий, информационного обеспечения, материального, технического обеспечения в условиях автоматизированных систем управления, а также правового обеспечения.
• Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.
• Цель данной работы раскрытие основных функций менеджмента.
• 1. Понятие и классификация функций управления

Планирование как функция управления - это процесс обоснования направлений и параметров развития организации, способов достижения этих параметров с учетом внутренних возможностей организации и ее взаимодействия с внешней средой.

Содержание планирования включает:

1. обоснование миссии и выработку целей организации;

2. конкретизацию целей для структурных подразделений организации на плановый период;

3. постановку конкретных задач, которые необходимо решить для достижения целей;

4. обоснование критериев достижения системы целей, решения поставленных задач, системы ограничений: экономических, социальных, правовых, экологических;

5. определение последовательности, сроков и способов решения задач;

6. обоснование потребности в ресурсах - трудовых, материальных, финансовых, информационных.

Планирование является сложной системой, включающей ряд элементов, которые могут быть сгруппированы по ряду критериев.

1. В зависимости от длительности планового периода различают долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование.

2. По значимости и масштабности последствий различают стратегическое и тактическое (текущее) планирование.

3. В зависимости от объекта различают планирование основных функциональных сфер организации - производства, финансов, НИОКР, маркетинга либо вспомогательных сфер.

4. В зависимости от уровня в организационной структуре различают планирование на уровне организации в целом и на уровне ее отделений, филиалов, подразделений.

Результатом планирования является разработка системы планов организации. Такая система включает стратегические, тактические и оперативные планы, планы организации в целом, ее основных подразделений и функциональных сфер и т.д. Ключевую роль в данной системе играют стратегические планы организации в целом.

Стратегическое планирование - это процесс обоснования руководством основных целей организации и системы важнейших мероприятий, решений и действий для осуществления миссии организации, достижения ее целей.

Основными этапами стратегического планирования являются:

1. определение миссии организации;

2. формулировка целей;

3. оценка и анализ внешней среды;

4. оценка и анализ сильных и слабых сторон организации;

5. формулировка возможных стратегий;

6. выбор стратегии;

7. реализация стратегии;

8. анализ и оценка стратегии и уточнение (или корректировка) на этой основе миссии и целей организации.

Для осуществления миссии и достижения высшей цели необходимо разработать ряд прогнозов. Прогноз - это комплекс взаимосвязанных оценок, целей, путей их достижения и потребностей в ресурсах. В зависимости от объекта различают прогнозы ресурсов, спроса, производственного, научного потенциала, демографические, комплексные.

По глубине, длительности прогнозируемого периода различают прогнозы на:

1. 15-20 лет при ориентации на пролонгирование сложившихся тенденций;

2. 40-45 лет, где ключевую роль играют не количественные, а качественные оценки. Основу здесь составляют не экономические возможности, а фундаментальные законы и принципы естествознания;

3. 100 и более лет, носящие в основном гипотетический характер.

По характеру прогнозы бывают:

1. исследовательские, определяющие новые возможности и перспективные цели развития науки, техники, общества;

2. программные, где на основе данных исследовательских прогнозов обосновываются программы возможных действий. Такие прогнозы носят нормативный характер;

3. организационные, где с учетом выполнения других прогнозов анализируется развитие структур.

Конкретная организация на основе ее миссии и высшей цели и с учетом прогнозной информации, полученной как подразделениями организации, так и специализированными центрами, разрабатывает стратегию организации.

Результатом стратегического планирования является стратегический план организации. Основными инструментами реализации стратегического плана являются тактика, политика, процедуры и правила.

Оценка реализации стратегического плана осуществляется путем сопоставления полученных результатов с поставленными целями. При этом необходимо ответить на следующие вопросы:

1. соответствует ли стратегия возможностям организации?

2. находится ли степень риска в допустимых пределах?

3. достаточны ли ресурсы организации или ресурсы, выделяемые на достижение поставленных целей?

4. обеспечивает ли стратегия оптимальное использование выделенных ресурсов?

5. учтены ли все возможности, а также возможные опасности для достижения поставленных целей?

2.2 Организация

Структура организации должна отвечать ее стратегии. Формирование структуры идет от общего к частному и включает следующие этапы:

1. Выделение блоков, обеспечивающих основные направления деятельности организации в соответствии с горизонтальным и вертикальным разделением труда. На этой базе определяются линейные и штабные полномочия.

2. Определение соотношения основных полномочий, делегирование отдельных полномочий и формирование цепи команд, обеспечивающей оптимальную специализацию исполнителей.

3. Определение должностных обязанностей исполнителей.

Структуры организаций многообразны. Это обусловлено многообразием самих организаций, условий их функционирования, решаемых ими задач. Значимость и сложность проблемы привлекала многочисленных исследователей, обосновывающих различные типы структур.

В бюрократической или механистической структуре ключевым моментом является разбивка целей и доведение их до конкретного исполнителя. Результаты более низких уровней интегрируются в конечный результат, который характеризует меру достижения главной цели.

Основными видами адаптивных (организационная структура обусловлена в первую очередь стратегией организации, а также воздействиями внешней среды), или органических, структур являются проектная (временная структура, объединяющая специалистов различных профилей для решения конкретной задачи) и матричная (конкретные исполнители имеют двойное подчинение - линейному и функциональному руководителю).

Крупные организации часто имеют структуру конгломератного типа, в которой с учетом специфики организации переплетаются различные типы структуры.

2.3 Мотивация

Мотивация - это процесс побуждения человека к деятельности под воздействием внутренних и внешних движущих сил для достижения целей организации.

Воздействие на мотивационную структуру человека может осуществляться на двух уровнях.

1. На первом уровне имеющаяся структура рассматривается как данная, т.е. известно, что побуждает человека совершать определенные действия, какие мотивы деятельности для него наиболее значимы. Управленческое воздействие направлено именно на данные мотивы для обеспечения желаемой реакции исполнителя. На этой базе строятся в основном системы материального стимулирования.

2. На втором уровне управленческое воздействие направлено на изменение самой мотивационной структуры. При этом развиваются одни мотивы и ослабляется влияние других. Инструментами воздействия на мотивационную структуру являются воспитание и образование. Результат мотивационного воздействия - обеспечение желательного отношения исполнителя к деятельности. Это отношение раскрывается через ряд характеристик:

· готовность затратить определенные усилия, задействовать свой потенциал для достижения целей организации;

· старание, стремление выполнить работу добросовестно, наилучшим образом;

· настойчивость в достижении конечного результата;

· направленность на достижение своей цели или целей организации

Мотивационный процесс включает следующие этапы:

1. возникновение у человека потребности, т.е. ощущения необходимости чего-либо;

2. поиск путей устранения потребности - ее удовлетворения, подавления или игнорирования. Для удовлетворения потребности необходимо выполнить определенные действия;

3. определение целей (направления) деятельности. Здесь оценивается объем предстоящей деятельности, величина ее результата, размер вознаграждения за достижения результата и степень удовлетворения потребности ожидаемым вознаграждением;

4. деятельность по достижению целей;

5. получение вознаграждения;

6. устранение потребности (ее полное, частичное удовлетворение либо отсутствие удовлетворения).

Создание эффективной системы управления мотивационным процессом затрудняют следующие факторы:

1. неочевидность методов, действующих в конкретной ситуации;

2. сложность и противоречивость системы потребностей;

3. различие мотивационных структур отдельных моделей;

4. неадекватная оценка (недооценка либо переоценка) людей - участников мотивационного процесса.

Первым требованием к организации мотивации является обеспечение единства двух мотивов - поощрения исполнителей за эффективную деятельность и обеспечение их ответственности за использование возможностей для достижения целей организации.

2.4 Контроль

Контроль - это процесс измерения и оценки фактической траектории развития организации и сопоставление ее с плановой траекторией, позволяющей достичь цели.

Основными стадиями процесса контроля являются:

1. задание нормативной траектории или базы для сравнения, а также основных временных этапов (периодичности контроля);

2. выявление фактических значений измеряемых параметров (характеристик);

3. сравнение фактических значений контролируемых параметров с базовыми (плановыми) значениями; анализ масштабов и причин отклонений;

4. обоснование необходимости корректировок плановой траектории (базы сравнения);

5. осуществление мероприятий, обеспечивающих обоснованные корректировки.

Контроль начинается с формулировки миссии организации, определения ее целей, структуры.

Результаты контроля используются при принятии оперативных решений до полного завершения процесса. При этом, во-первых, определяется фактическое состояние организации и сопоставляется с плановым. Во-вторых, оценивается отклонение от намеченного пути, в том числе по времени, включая отставание либо опережение развития по сравнению с плановой траекторией.

Основными видами контроля являются:

1. предварительный контроль осуществляется на стадии разработки планов и формирования организационной структуры. Контролируется точность выполнения определенных правил, процедур, инструкций по разработке планов, формированию структуры организации. Объектами предварительного контроля являются: человеческие ресурсы, материальные ресурсы, финансовые ресурсы, фактор времени.

2. текущий контроль включает проверку руководителем результатов работы его непосредственных подчиненных. Главная задача такого контроля - своевременное выявление отклонений фактической траектории (состояния) от плановой (абсолютные и относительные значения) и обеспечение обратной связи.

3. информация, полученная в ходе заключительного контроля используется в будущих периодах - при повторении сходной ситуации и решаемых задач. При изменении ситуации, решении новых задач также необходимо учитывать уже накопленный опыт. Указанная информация должна быть учтена в организации мотивации исполнителей.

Процесс контроля включает три основные стадии: установление стандартов, или базы сравнения; сопоставление фактических данных с базой; действия по итогам сопоставления.

Эффективность контроля может быть определена как отношение эффекта (результата) контроля к затратам на его проведение. Общие затраты включают расходы на измерение, сравнение фактических данных с базовыми и реакцию на выявленные отклонения. Поэтому тотальный контроль, особенно при устаревшем оборудовании, низкой культуре труда, слабой его мотивации будет иметь низкую эффективность. Поэтому проводится в основном выборочный контроль качества сырья, материалов и полуфабрикатов. Количественные параметры контролируются на основе текущего учета, инвентаризации.

Полученная на этой фазе информация должна быть доведена до ее потребителей. Ими могут быть руководители, сами работники, аналитические службы, собрания акционеров, налоговые органы, система статистического учета.

Заключение

В поделанной работе были освещены следующие функции:

1. Планирование, которое дает конкретную формулировку целей организации, средств их достижения, сроков и этапов выполнения. Оно способствует ясному видению стратегии предприятия, возникающих проблем, что дает возможность своевременной корректировке целей и задач.

2. Организация - не менее важная функция менеджмента, которая способствует бесперебойному функционированию предприятия. Правильно подобранная организационная структура позволяет сэкономить время и денежные средства организации, способствует рациональному ведению хозяйственной деятельности.

3. Контроль это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и распоряжений. Это один из важнейших факторов нормального функционирования организации. Он объединяет в себе все виды управленческой деятельности. Контроль помогает устранять недоработки и своевременно находить ошибки.

4. Функция мотивации является двигателем рабочего процесса. Если коллектив знает, что свой труд он получит достойное вознаграждение, то он в целом будет работать эффективно. Стимулирование активизирует деятельность людей, заинтересовывает в достижении более высоких результатов своего труда. Это поощрение работников различными способами к более качественному выполнению своей работы.

Список использованной литературы

1. ГОСТ 24525.0-80 "Управление производственным объединением и промышленным предприятием"

2. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд. 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

3. Чуйкин А.М. Основы менеджмента: Учебное пособие,

4. Шапиро С.А. Мотивация. М.: ГроссМедиа, 2008. -- 224 с.

5. Вачугова Д.Д. Основы менеджмента: под ред. Вачугова Д.Д. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Высшая школа, 2005. -- 376 с.

6. Зайцев О.А., Радугин А.А. Основы менеджмента. М.: Центр, 1998. -- 432 с.