Аналіз роботи відділу продаж та оренди нерухомості фірми

ЗМІСТ

• 1.1 Загальна характеристика організації
• 1.2 Реалізація функцій менеджменту
• 1.2.1 Планування діяльності відділу
• 1.2.2 Організація діяльності відділу
• 1.2.3 Система мотивації
• 1.2.4 Контроль діяльності відділу
• 1.3 Прийняття управлінських рішень
• Таблиця 1 Вихідні дані для індивідуальної контрольної роботи

Назва організації	Агентство нерухомості СОФІЯ+
Характеристика основного виду діяльності	Продаж, покупка та оцінка нерухомості
Характеристика додаткових видів діяльності	Допомога при оформленні кредиту та страхуванні фінансових ризиків при покупці нерухомості
Назва відділу (підрозділу)	Відділ продаж та оренди нерухомості на первинному ринку
Кількість працівників відділу	70
Ціль діяльності	Пошук клієнтів, продаж та оренда нерухомості на первинному ринку, консультування клієнтів та допомога в оформленні договорів.
Проблема відділу	Недостатня забезпеченість сучасними телекомунікаційними технологіями, далеке розташування від центру Києва, досить висока плинність персоналу

1.1 Загальна характеристика організації

Агентство нерухомості СОФІЯ+ працює на ринку нерухомості з 25.05.2004 р. СОФІЯ+ компанія є одним з лідерів на ринку нерухомості Києва. Спеціалізація - продаж, покупка та оцінка нерухомості. Агентство є членом "Асоціації спеціалістів по нерухомості України", "Союзу орендаторів та підприємців України". У своїй роботі агентство використовує базу даних з 25000 квартир, яка оновлюється щоденно у режимі On-line. Для пошуку оренди в базі агентства - 5000 квартир, інформація оновлюється два рази на день. Спеціалісти агентства нерухомості СОФІЯ+ швидко, кваліфіковано та юридично грамотно оформлять усі документи, необхідні для здійснення правочину.

Форма власності - приватна.

Законодавча база яка регламентує діяльність агентства:

Конституція України;

Цивільний кодекс України;

Закон України Про власність від 02.09.1991 зі змінами і доповненнями на 17.11.2005;

Закон України Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обмежень ( Відомості Верховної Ради (ВВР), 2004, N 51;

Закон України Про фінансово-кредитні механізми і управління майном при будівництві житла та операціях з нерухомістю;

Постанова Кабінету Міністрів України Про затвердження зразка повідомлення про нотаріальне посвідчення договору оренди нерухомого майна від 29 жовтня 2003 р. N 1692

Постанова Кабінету Міністрів України Про затвердження Національного стандарту N 2 "Оцінка нерухомого майна" від 28 жовтня 2004 р. N 1442

Рішення Державної комісії з цінних паперів та фондового ринку Про затвердження Положення про вимоги до договору про надання послуг з оцінки вартості нерухомого майна інституту спільного інвестування N 313 від 23.10.2001 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 11 грудня 2001 р. за N 1026/6217

Характеристика внутрішнього середовища.

Цілями агентства є отримання прибутку шляхом здійснення посередницької діяльності на ринку нерухомості. Місія - надання високоякісних послуг населенню та отримання прибутку. Виходячи з цілей організації формуються її завдання, а саме:

· створення бази даних;

· пошук об'єктів нерухомості;

· юридичне супроводження: надання консультацій; підготовка необхідних документів;

· оформлення попередніх договорів и супроводження при укладенні договорів купівлі-продажу об'єктів нерухомості;

· укладення «ексклюзивних» договорів;

· допомога при отриманні кредиту: аналіз кредитних умов банків, оформлення кредитних заяв, організація підписання договору купівлі-продажу з урахуванням використання кредиту.

Вид структури - лінійно-функціональна. Агентство нерухомості СОФІЯ+ складається з 4 відділів: юридичний відділ; відділ продаж та оренди нерухомості на первинному ринку; відділ продажу, оренди та купівлі нерухомості на вторинному ринку; відділ кредитування; та керівництва агентства.

Техніка та технологія:

· агентство працює з використанням сучасних методів інформатизації;

· агентство добре забезпечене інформаційними ресурсами, але не достатньо забезпечене комунікаційними засобами;

· використовуються сучасні методи обробки та пошуку інформації, створюються СУБД;

· технологія діяльності агентства нерухомості СОФІЯ+ передбачує тісне співробітництво з банківськими, кредитними та державними установами, а також з іншими агентствами нерухомості.

Агентство нерухомості СОФІЯ+ має у своєму розпорядженні високоякісних спеціалістів, понад 250 осіб, які є фахівцями у сфері брокерських операцій, ріелтерства, страхування та юриспруденції. Спеціалісти агентства надають кваліфіковані консультації з питань нерухомості на ринку Києва та області. Колектив працює злагоджено, завдяки зусиллям керівництва.

Агентство нерухомості СОФІЯ+ розташовано далеко від центру Києва, але в достатньо зручному, з точки зору транспортної розвязки місці.

Характеристика зовнішнього середовища.

Зовнішньо середовище складається з зовнішнього середовища прямого впливу та зовнішнього середовища опосередкованого впливу. До факторів зовнішнього середовища прямого впливу слід віднести:

· постачальники, в даному випадку мова йде про підрядні будівельні організації та постачальників інформаційних ресурсів;

· конкуренти, мова йде про перенасиченість київського ринку нерухомості агентствами нерухомості та брокерськими компаніями;

· клієнти, фізичні та юридичні особи, що зацікавлені в купівлі, продажу або оренді нерухомості. Дуже велику роль в даному випадку відіграє репутація та суб'єктивні фактори клієнтів;

· партнери, партнерами є банки, кредитні спілки, а також можуть бути підрядні організації;

· законодавство, нормативно-правова база, якою керується агентство.

Зовнішнього середовища опосередкованого впливу: економічний стан країни, міжнародні події, екологічний простір, політичні події та соціально-культурні фактори.

Таблиця 2. Оцінка основних факторів впливу на відділ продаж та оренди нерухомості на первинному ринку

Фактор внутрішнього середовища	Характеристика	Вплив на діяльність підприємства
		Позитивний (+)	Негативний (-)
1. Ціль	Реалістична, гнучка, зрозуміла	+
2. Завдання	Орієнтовані на досягнення цілей, розподілені між працівниками, зрозумілі	+
3. Структура	Не досить розгалужена (не має представництв в інших районах Києва), дозволяє вдало делегувати повноваження та здійснювати контроль		-
4. Персонал	Досить висока плинність персоналу, та великий обсяг роботи, висока кваліфікація кадрів		-
5. Технологія	Посередницька технологія	+
Зовнішнього середовища
1. Постачальники	Розгалужена та налагоджена система співпраці з постачальниками	+
2. Конкуренти	Велика кількість конкурентів, серед них є досить крупні та великі агентства		-
3. Партнери	Налагоджені зв'язки з партнерськими організаціями, взаємна довіра	+
4. Клієнти	Клієнти формують своє суб'єктивне враження на основі реклами, репутації та ін. Тому необхідно підтримувати високий імідж.	+
5. Законодавство	Законодавство окреслює певні рамки діяльності		-

1.2 Реалізація функцій менеджменту

1.2.1 Планування діяльності відділу

Відділ продаж та оренди нерухомості на первинному ринку

Місія організації

Надання високоякісних послуг населенню та отримання прибутку

Цілі відділу

Пошук клієнтів, продаж та оренда нерухомості на первинному ринку, консультування клієнтів та допомога в оформленні договорів.

Оцінка і аналіз зовнішнього середовища

Постачальники на продаж первинного житла впливають наступним чином: вони створюють житловий фонд, тим самим формують пропозицію нерухомості. Від постачальників інформаційних ресурсів залежить коректність та вчасність формування бази даних первинного ринку нерухомості та оперативність діяльності.

Конкуренти. Ринок нерухомості Києва та Київської області перенасичений агентствам нерухомості та брокерськими посередницькими компаніями. Діяльність відділу пов'язана з такими проблемами: великий кількість конкурентів ускладнює вибір споживачів і тому необхідно постійно провадити маркетингові заходи, а також своєю діяльністю, впливати на формування сприятливого іміджу агентства.

Партнери допомагають у безпосередній діяльності шляхом надання кредитних послуг та послуг страхування на пільгових умовах, а також допомагають у формуванні пропозиції нерухомості.

Клієнти. Треба залучати багато покупців за для формування прибутку агентства.

Законодавство. Необхідно уважно складати документацію (договори, ордери, страхові поліси) за для зручності клієнтів та слідкувати, щоб усе було у рамках законодавства.

Дослідження сильних та слабких сторін

Сильні сторони:

· високий кваліфікаційний рівень працівників;

· висока забезпеченість інформаційними ресурсами;

· велика мережа партнерів та постачальників;

· гарна репутація.

Слабкі сторони:

· недостатня забезпеченість сучасними телекомунікаційними технологіями;

· далеке розташування від центру Києва;

· досить висока плинність персоналу.

Аналіз стратегічних альтернатив

Можливі напрямки діяльності відділу для досягнення визначених цілей:

· розробити дієвий механізм мотивації персоналу за для скорочення його плинності;

· розгалузити мережу представництв та відділень агентства у Київі та області;

· постійна рекламна компанія;

· формування постійної бази клієнтів (така база у даному випадку буде складатися переважно з юридичних осіб);

· налагодити систему партнерства по інших регіонах.

Вибір стратегії

Стратегія конкурентних переваг

1.2.2 Організація діяльності відділу

Виходячи з обраної стратегії пропоную лінійну структуру відділу продаж та оренди нерухомості на первинному ринку. Пропонуються наступні посади: начальник відділу, заступник начальника, системні адміністратори, агенти нерухомості.

Таблиця З. Організація діяльності відділу продаж та оренди нерухомості на первинному ринку

Посада працівника відділу	Чисельність	Функції працівника	Взаємовідносини із іншими посадовими особами
			Лінійні	Функціональні
1. Начальник відділу	1	Здійснення основних керівних та організаційних функцій спрямованих на ефективну роботу відділу, контроль та взаємозв'язок з вищим керівництвом та ін.	Координація роботи агентства та корегування оперативних цілей	Прийняття та делегування повноважень, а також прийняття рішень
2. Заступник начальника відділа	1	Координує та контролює роботу відділу, виконує інші покладені на нього функції, а також виконує обов'язки начальника у разі його відсутності та ін.	Координація роботи відділу	Прийняття повноважень, прийняття рішень
3. Системний адміністратор	3	Збір, обробка, збереження інформації, щодо первинного ринку нерухомості. обслуговування комп'ютерної мережі відділу, формування бази даних пропозицій та попиту на первинному ринку нерухомості та ін.	Обслуговування мереж, обмін інформацією	Виконання наказів, зворотній зв'язок
4. Агент нерухомості	65	Обробка та вивчення сформованих баз даних, пошук клієнтів, продаж та оренда нерухомості, консультації з питань первинного ринку нерухомості, партнерський зв'язок, допомога в оформленні необхідних документів та ін.	Координація в роботі з базами даних, обмін інформацією.	Виконання наказів, зворотній зв'язок

1.2.3 Система мотивації

Пропонується обрати теорію мотивації Герцберга у поєднанні з теорію справедливості. Вважається, що таке поєднання буде сприятливим чином впливати на роботу персоналу. а також надасть змогу їх кар'єрному росту.

Таблиця 4 Система мотивації працівників відділу продаж та оренди нерухомості на первинному ринку

Посада працівника відділу	Теорія мотивації, що застосовується	Коротка характеристика обраного заохочення	Обґрунтування до застосування для конкретної посадової особи
1. Начальник відділу	Герцберга	Слід враховувати не лише заробітну платню, характер контролю з боку керівництва та умови праці, а забезпечити вплив мотиваційних факторів, таких як: кар'єра, зростання можливостей, визнання з боку оточуючих	Слід застосовувати саме цей вид мотивації, за для заохочення працівників до більш якісної та продуктивної праці наслідками якої є не лише підвищення зарплатні, а й кар'єрне зростання та підвищення статусу.
2. Заступник начальника відділу
3. Системний адміністратор	Теорія справедливості	Працівники порівнюють власну роботу та роботу партнера та розмір отримуваних заробітних плат. Оскільки вони працюють в одному приміщенні створюється певна атмосфера змагань, яка призведе до збільшення обсягу роботи та її якості	Така теорія мотивації є найбільш ефективною та виправданою в умовах плинності персоналу, вона сприяє формуванню гарного мікроклімату та взаємостосунків, а також є передумовою збільшення якості послуг.
4. Агент нерухомості

1.2.4 Контроль діяльності відділу

Таблиця 5 Характеристика процесу контролю відділу продаж та оренди нерухомості на первинному ринку

Вид контролю	Характеристика контролюючого заходу	Мета застосування	Посадові особи, які відповідають за результати контролю
Поточний та оперативний	Перевірка діяльності відділу через фінансову звітність, а також провадити перевірку діяльності агентів за допомогою «таємних клієнтів» (контролююча особа представляється клієнтом агентства)	Виявлення недоліків у роботі відділу та їх ліквідація	Начальник відділу та керівники вищого рівня

1.3 Прийняття управлінських рішень

1 етап: Виникнення ситуації яка вимагає прийняття рішення.

1. Виникнення проблеми.

Проблема великої плинності кадрів.

2. Діагноз проблеми

Через неможливість кар'єрного росту, а також через те, що працівники розглядають це агентство як перехідний етап для навчання та підвищення кваліфікації.

3. Формування вимог до інформації

Інформація повинно бути чіткою, релевантною та завчасною.

2 етап: Збір і обробка інформації

1. Збір інформації

Проведення співбесіди при прийомі на роботу та при звільненні з роботи, анонімне анкетування персоналу, «скриньки довіри»

2. Оцінка інформації

Необхідно розробити певні критерії за яким оцінювати зібрану інформацію. це може бути тестування із заздалегідь запрограмованою шкалою правдивості. Також можна проводити експертну оцінку за участі начальників та зам начальників відділів.

3. Формування обмежень та критеріїв для прийняття рішень.

неможливо користуватися лише суб'єктивними враженнями, необхідно приймати рішення на базі об'єктивного аналізу ситуації.

З етап: Виявлення та оцінка альтернатив

1. Встановлення альтернатив

На основі аналізу даних необхідно сформувати певний перелік можливих заходів, наприклад: підняття корпоративного духу, затвердження схеми кар'єрного росту, розробка та впровадження неординарних інструментів мотивації.

2. Оцінка альтернатив

Вважається за необхідне проводити таку оцінку за методом експертних оцінок. Можливо також оцінка альтернатив на базі власного досвіду.

4 етап: Підготовка та оптимізація рішення, яке приймається

1. Вибір оптимального варіанту

Оптимальним варіантом буде той, який передбачає досягнення найбільшого ефекту із, якомога, меншими затратами.

2. Оформлення оптимального варіанту

Оптимальний варіант обраних дій має бути оформлений або у вигляді наказу чи розпорядження, якщо він стосується усього персоналу відділу та потребує такого закріплення з боку вищестоящого керівництва; або у вигляді усного розпорядження та зміни внутрішнього розкладу та порядку роботи.

5 етап: Прийняття рішення

1. Обговорення проекту.

Рішення може бути обговорене, або з вищим керівництвом, або з працівниками відділу, а якщо начальник відділу застосовує більш авторитарний стиль керівництва , то він рішення приймає самотужки.

2. Затвердження рішення.

Начальник відділу затверджує рішення. Якщо його необхідно підтвердити вищим керівництвом, воно направляється керівництву агентства.

3. Видання розпорядження про виконання рішення.

Начальник відділу видає розпорядження.

6 етап: Реалізація рішення та оцінка результатів

1. Організація виконання рішень.

Виконання рішення покладається або на заступника, або начальник виконує його самостійно.

2. Оцінка ефективності рішення.

Рішення буде ефективним тоді, коли зменшиться плинність персоналу, якщо такого не відбудеться за певний період, треба буде розробити нове рішення проблеми.

3. Звіт про виконання рішення.

Начальник відділу звітує про результати впровадження рішення своєму керівництву.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.. = М.: «Дело», 1992.

2. Верлоки И. Основы менеджмента и управления. - К.: Вентури, 2000.

3. Осовська Л.Г. Менеджмент // Підручник. - К.: «Кондор» 2006.

4. Положення про відділ продаж та оренди нерухомості на первинному ринку

5. Посадова інструкція агента нерухомості агентства нерухомості СОФІЯ+

6. Посадова інструкція начальника відділу продаж та оренди нерухомості на первинному ринку агентства нерухомості СОФІЯ+

7. Статут Агентства нерухомості СОФІЯ+

8. Управление фирмой. Ученик // Под ред. Головина А.Г. - М.: ИНФРА-М, 2005.

9. Уткин В. Управление организацией. - М.: Юринком-Интер, 2004.

10. Шершньова О. Основи менеджменту. Підручник. - К.: «ОСНОВИ», 2003.