4. Внешние условия системы

5. Основные тенденции трансформации управления сложными социально-экономическими системами

с элементами внешней среды

Рассмотрим фрагмент модели взаимодействия учебного заведения с элементами

В качестве конечных продуктов учебного заведения можно рассматривать следующие множества:

- инженерные кадры:

- инженерные кадры, подготовленные по типовым учебным планам;

- инженерные кадры, подготовленные по заказам органов власти и управления;

- инженерные кадры, подготовленные по заказам финансовых институтов;

- инженерные кадры, подготовленные по заказам конкретного предприятия и т.д.;

- информационная продукция вуза:

- учебно-методическая литература;

- научно-техническая литература;

- отчетная информация о деятельности вуза;

- научно-технические разработки вуза;

- кадры высшей квалификации.

В качестве входных ресурсов учебного заведения выделим:

- финансовые ресурсы для организации учебного процесса:

- федеральный бюджет;

- местный бюджет;

- внебюджетные фонды;

- благотворительные фонды;

- кредиты банков;

- финансовые ресурсы для организации научно-исследовательской деятельности;

- финансовые ресурсы для организации административно-хозяй-ственной деятельности;

- абитуриенты, поступающие в вуз:

- на основе госбюджетного финансирования;

- по заказам органов власти и управления;

- по заказам финансовых институтов;

- по заказам конкретных промышленных предприятий.

В качестве ограничений, определяющих деятельность вуза, можно рассматривать следующие:

-по учебной деятельности -

- требования ГОС на подготовку специалистов по конкретной специальности;

- требования органов власти и управления к качеству подготовки специалистов;

- требования финансовых структур к качеству подготовки специалистов;

-по научно-исследовательской деятельности -

- требования федеральных органов к качеству выполнения госбюджетных тем;

- требования заказчиков к качеству выполнения хоздоговорных тем. Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: Наука, 2007. -С. 114.

2. Понятие проблемной ситуации

Взаимодействие между системой и средой построено по следующей схеме: среда поставляет системе ресурсы, устанавливает цели, ограничения, а получает из системы и потребляет ее конечные продукты. Характерно, что КП системы принципиально не могут быть созданы в среде (в противном случае нет необходимости выделять систему из среды).

Возникшая либо назревающая степень неудовлетворения элементов внешней среды конечными продуктами системы, либо низкая эффективность взаимодействия элементов внешней среды с системой порождают новое понятие системного подхода - ”проблемная ситуация” - возникшая либо назревающая степень неудовлетворения взаимосвязи между системой и средой. В этом случае очевидно, что перечень проблемных ситуаций можно определить исходя из анализа взаимосвязи элементов множеств:

При проведении данного этапа системных исследований рекомендуется, прежде всего, четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию, в которой она имеет место Кориков А.М., Сафьянова Е.Н. Основы системного анализа и теории систем. - Томск: Изд-во ТГУ, 2005.С.209. При этом содержание деятельности включает следующие этапы:

-установление содержания проблемы, т.е. уяснение, существует ли в действительности проблема либо является надуманной;

-определение новизны проблемной ситуации;

-установление причин возникновения проблемной ситуации;

-определение степени взаимосвязи проблемных ситуаций;

-определение полноты и достоверности информации о проблемной ситуации;

-определение возможности разрешения проблемы.

Определение существования проблемы предполагает проверку истинности или ложности формулировки проблемы и ее принадлежности. Проверка истинности существования проблемы должна определяться, прежде всего, по наличию в системе совокупности экономических и социальных потерь, а ее значимость - по критерию экономического либо социального эффекта, получаемого в системе после ликвидации проблемной ситуации. Оценка же степени проблемности должна производится путем сопоставления фактических (в данный момент либо в будущем) значений целей с их плановыми либо нормативными значениями.

При анализе проблемной ситуации необходимо установить возможные взаимосвязи рассматриваемой проблемы с другими проблемами. При этом необходимо провести классификацию этих проблем на главные и второстепенные, общие и частные, срочные и несрочные. Анализ взаимосвязей проблем создает возможности четкого и глубокого выявления причинно-следственных зависимостей и способствует выработке комплексного решения, что, в свою очередь, позволяет выдавать рекомендации по изменению не только исследуемой системы, но и внешней среды.

Большое значение в анализе имеет определение степени полноты и достоверности информации о проблемной ситуации. В случае полной информации нетрудно сформулировать сущность проблемы и комплекс характеризующих ее условий. Если же имеет место неопределенность информации, то необходимо рассмотреть две альтернативы: провести работу по получению недостающей информации; отказаться от получения дополнительной информации и принимать решение в условиях имеющейся неопределенности. Выбор той или иной альтернативы в каждом конкретном случае надо производить исходя из схемы “затраты - эффект”. Цветков С.А. и др. Психология бизнеса. - М.: Дело, 2008. -С. 107.

Важной составной частью анализа проблемной ситуации является определение степени разрешимости проблемы. В данном случае уже на предварительном этапе необходимо хотя бы приблизительно оценить возможность разрешения проблемы, поскольку не имеет смысла заниматься поиском решений для неразрешимых в данный момент времени проблем.

Продолжая рассматривать пример анализа взаимодействия учебного заведения с элементами внешней среды, выделим следующий перечень проблемных ситуаций:

-на взаимосвязи - низкое качество подготовки специалистов, несоответствующее требованиям современного производства;

-на взаимосвязи - низкий уровень финансирования учебного процесса со стороны государства;

-на взаимосвязи - низкие объемы и темпы привлечения внебюджетных средств при организации целевой и коммерческой подготовки студентов;

-на взаимосвязи - низкий конкурс при поступлении в вуз по ряду специальностей и т.д.

3. Понятие функций и структура системы

Наличие проблемной ситуации и объективной цели системы, как прообраза ее будущего состояния, требует реализации определенных действий по достижению заданных целевых результатов.

В этом случае, определим функцию системы как способ (совокупность действий) достижения системой поставленных целей.

Для определения множества функции с успехом могут быть использованы уже упоминавшиеся:

-метод мозгового штурма,

-метод Дельфи,

-метод разработки сценариев.

В ряде случаев для генерации множества функций рекомендуется привлекать внешних экспертов, специалистов, не обремененных прошлым системы, не знающих ее внутренних ограничений и противоречий.

Например, при реализации цели “Обеспечение качества подготовки специалистов, соответствующего требованиям конкретного предприятия” можно сформулировать следующие функции (виды деятельности):

заключение договоров по целевой подготовке специалистов;

перевод студентов на индивидуальное обучение;

подготовка цикла специализированных занятий соответствующих требованиям предприятия;

развитие материальной базы учебного процесса и т.д.

Рассмотренные выше этапы создания системы для конкретной проблемной ситуации (формирование целей и способов их достижения, т.е. функций) объективно требуют следующего логического шага - выявления таких элементов и отношений между ними (внутреннего устройства системы), которые реализуют целенаправленное функционирование системы. Элементы любого содержания, необходимые для реализации функций, назовем частями или компонентами системы. Совокупность частей (компонентов) системы образует ее элементный (компонентный) состав. При этом те элементы системы, которые рассматриваются как неделимые, будут называться элементарными. Часть системы, состоящая более чем из одного элемента, образует подсистему. Вместе с тем, каждую из подсистем, реализующих конкретную функцию, можно, в свою очередь, рассматривать как новую систему и т.д. Упорядоченное множество отношений между частями, существенное по отношению к цели, необходимое для реализации функции, образует структуру системы.

Понятие структуры происходит от латинского слова structure, означающего строение, расположение, порядок, а наиболее точное определение структуры выглядит следующим образом: «Под структурой понимается совокупность элементов системы и взаимосвязей между ними». При этом понятие «связи» может характеризовать одновременно и строение (статику), и функционирование (динамику) системы. Кроме того, при проведении анализа используются два определяющих понятия структуры: материальная структура и формальная структура.

В общем случае под формальной структурой понимается совокупность функциональных элементов и их отношений, необходимых и достаточных для достижения системой поставленных целей. Из определения следует, что формальная структура описывает нечто общее, присущее системам одного типа.

В свою очередь, материальная структура является носителем конкретных типов и параметров элементов системы и их взаимосвязей.

Приведенные рассуждения позволяют сделать два вывода относительно сущности формальных структур: фиксированной цели соответствует, как правило, одна и только одна формальная структура; одной формальной структуре может соответствовать множество материальных структур.

При проведении системного анализа на этапе изучения формальных и материальных структур системы аналитики решают обычно следующие задачи:

-определения соответствия существующей структуры новым целям и функциям системы;

-определения необходимости реорганизации существующей структуры либо проектирования принципиально новой структуры;

-определение вида распределения (перераспределения) новых и старых функций системы по элементам структуры. Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. -С. 144.

Живучесть системы определяет ее способность сохранять значения показателей при повреждении части системы. Этот показатель может характеризоваться относительным числом элементов (или связей), при уничтожении которых остальные показатели не выходят за допустимые пределы.

Задача оптимизации структуры с целью получения наибольшей эффективности системы является актуальной и требует определенного математического аппарата для своего решения. В качестве такого аппарата используется теория графов и целочисленное программирование.

4. Внешние условия системы

Системное проектирование организации позволяет создать идеально-нормативную систему, которая может служить эталоном реальных систем, функционирующих в условиях ограничений, накладываемых внешней средой. При несоответствии существующей структуры системы нормативному набору функций, приводящему к достижению целей, и невозможности ее реорганизации за счет внутренних ресурсов системы, должны рассматриваться варианты привлечения в систему элементов внешней среды. В большинстве случаев в качестве элементов внешней среды, активно воздействующих на систему, рассматриваются:

-внешние ресурсы (финансовые, материальные, трудовые);

-ограничения (законодательные акты, нормативно-правовые документы и т.д.).

Очевидно, и те и другие воздействия могут оказывать влияние как на структуру, так и на функции системы.

Иногда, после определения множества необходимых ресурсов, становится очевидной нереальность заданных целевых результатов и требуется корректировка исходных целей либо множества функций по их реализации.

Однако этап постановки «оптимальных целей» не является потерей, так как стратегия «это лучшее, что можно сделать» может быть подменена стратегией «это лучшее, что может быть сделано».

В случае, если внешних ресурсов достаточно, то можно говорить о ликвидации анализируемой проблемной ситуации. В противном случае речь должна пойти о переосмыслении проблемы и формулировании новой системы целей. Актуальные проблемы управления персоналом. /Под ред. Платонова Ю.П., Делком, СПб. :Питер, 2007.-С. 154.

5.Основные тенденции трансформации управления сложными социально-экономическими системами

Глобальные изменения, произошедшие в конце прошлого века, затронули все стороны человеческой жизни, что непосредственно повлияло на состояние и положение сложных социально-экономических систем (государств, регионов, муниципальных образований) в современном мире. Чтобы ответить на многочисленные вызовы внешней среды они вынуждены совершенствовать управленческую структуру и методы, распределять функции с учетом происходящих в мире изменений.

К ним относятся глобализация, которая стирает государственные границы и приводит к образованию мировых рынков капиталов и товаров, формированию всемирной информационной сети, созданию новых союзов государств и международных организаций. Регионализация , связанная с тем, что в последнее время происходит реструктуризация политического, экономического и социокультурного пространства государств. Изменения также происходят как в самой системе политической власти, так и в механизмах функционирования демократических институтов. Существенный вклад вносит в это и современная научно-техническая революция , особенно в области связи и информатики.

Одной из важнейших причин происходящих преобразований является ежегодное увеличение бюджетных расходов, что приводит к дефициту государственного, региональных и муниципальных бюджетов, в свою очередь негативно влияющих на их экономическое положение и развитие. Повсеместно происходит рост недовольства населения качеством государственных и муниципальных услуг и механизмом их распределения.

Для решения существующих проблем, следует сосредоточить все усилия на следующих основных направлениях:

· повышать эффективность государственного и муниципального управления и предоставления населению более качественных услуг;

· развивать партнерские отношения между органами власти государства, региона, муниципального образования и бизнеса, и оптимально разделять ответственность каждого уровня и сектора за решение насущных проблем;

· -налаживать тесную связь между государственной, региональной и муниципальной властью с одной стороны и обществом с другой, активно привлекать население к управлению.

На сегодня проявляются следующие основные тенденции в трансформации управления сложными социально-экономическими системами.

1. Децентрализация. Является одним из способов повышения эффективности государственного управления. Она реализуется в двух формах - передачи отдельных полномочий и функций на нижний уровень управления при сохранении властной вертикали и создания автономных структур (у нас муниципальных образований и ТОС), обладающих собственными ресурсами для реализации возложенных на них полномочий.

Она способствует созданию благоприятных условий для повышения эффективности принимаемых решений и улучшения обслуживания населения. Необходимым условием децентрализации является соответствие полномочий, ответственности и ресурсов.

2. Регионализация. Процесс пространственного развития государств в последнее десятилетие характеризуется понятием "регионализация". В России нарастает правовое, государственно-административное, социокультурное и экономическое своеобразие отдельных территорий - субъектов федерации.

На сегодня, существенно изменившаяся структура и организация экономики страны, изменение ее положения в глобальном мире, а также изменения социально-политических процессов внутри общества привели к тому, что сложившаяся в эпоху индустриализации пространственная организация, реализованная в транспортных и инженерных инфраструктурах, системах расселения, перестала соответствовать реальной структуре сегодняшней хозяйственной и социально-политической жизни. Поверх административно зафиксированных границ старых индустриальных регионов стали формироваться новые регионы.

3. Совершенствование структур и деятельности органов государственного и муниципального управления . Практика развитых стран определяет новую тенденцию в государственном и муниципальном управлении - замену вертикальных административных структур на горизонтальную сеть автономных государственных и муниципальных организаций, имеющих определенные полномочия. При этом используются новые методы: контрактное управление, внутренний и внешний аудит, консалтинг и др.

В государственном и муниципальном управлении происходит дальнейшее разделение функции формирования политики , которая концентрируется в одних органах, и функции ее исполнения , которая может возлагаться на различные автономные государственные и муниципальные организации. В управление все шире внедряются механизмы рыночных отношений и современные методы менеджмента, используемые в частных компаниях, такие как, маркетинг, логистика, стратегическое планирование и управление и др.

В деятельности государственных и муниципальных органов основной упор делается на развитие аналитических, прогностических, контрольных и оценочных функций, а так же на повышение качества подготовки и принятия решений.

Происходит постепенный переход от частных показателей деятельности государственных и муниципальных органов, таких как "экономия, эффективность, результативность", к совершенно новым глобальным категориям "мониторинг и диагноз проблем, разработка новой политики, ее развитие и реализация".

4. Развитие персонала и реформирование государственной и муниципальной службы . Персонал всегда был важным стратегическим ресурсом для достижения целей государственной и муниципальной политики и его развитие является главной задачей в совершенствовании управления сложными СЭС. Реформирование государственной и муниципальной службы охватывает следующие области: систему оплаты труда и стимулирования государственных и муниципальных служащих; систему обучения и повышения квалификации, а так же продвижения персонала; методы отбора и найма сотрудников; формы аттестации и критерии оценки; пенсионную политику; политику равных возможностей в государственной и муниципальной службе.

В условиях перехода от старых бюрократических норм и правил к современным, возникает вопрос о новой этике государственной и муниципальной службы, опирающейся на такие фундаментальные принципы, как ответственность и подотчетность, порядочность и открытость.

5. Совершенствование управления имуществом, бюджетом и финансами . Ограниченность ресурсов и процесс децентрализации требуют изменений в бюджетном и финансовом управлении. В отношении разработки и исполнения бюджета наметились следующие направления совершенствования:

· использование процесса разработки бюджета "сверху вниз", когда федеральное правительство определяет общий размер расходов и принципы их распределения;

· определение государственным и муниципальным структурам сметы расходов на год без подробного деления по статьям, при этом экономия остается в их распоряжении;

· разработка новых показателей деятельности управленческих структур, сначала им определяется вид производимого "продукта", а затем устанавливаются соответствующие показатели по затратам, количеству и качеству, при этом они сами решают, как достичь планируемого результата;

· использование финансового менеджмента, применяемого в бизнесе;

· использование среднесрочных и долгосрочных показателей и оценок при разработке бюджетов всех уровней.

6. Приватизация и муниципализация. Происходит дальнейшая приватизация отраслей и предприятий, где деятельность государственных и муниципальных органов не эффективна. Она приводит к уменьшению роли государственного и муниципального сектора и соответственно увеличению значения частного сектора в управлении и владении собственностью. Здесь происходит не только передача государственной и муниципальной собственности в частное владение, но и заключение контрактов с частными организациями на выполнение определенных услуг на конкурентных условиях. В этом процессе становится важным дать населению альтернативные возможности получения услуг.

Но, в тоже самое время наблюдается процесс муниципализации, когда происходит передача предприятий и организаций социальной сферы из собственности акционерных обществ и организаций в муниципальную.

7. Информатизация . В совершенствовании систем государственного и муниципального управления важную роль играют информационные и коммуникационные технологии, способствующие повышению эффективности работы государственного и муниципального аппарата.

Если на первом этапе происходило обеспечение органов государственного и муниципального управления информационной и компьютерной техникой, то на втором, ставится задача повышения эффективности от вложений в информационные технологии, в совокупности с процессом совершенствования организационных структур и работы аппарата. Здесь в качестве основных можно выделить следующие направления:

· формирование общефедеральных информационных сетей, объединяющих специализированные федеральные, региональные и муниципальные;

· создание «электронного Правительства» и «электронных муниципалитетов»;

· использование информационных систем для анализа социальных показателей и проблем, и выработки на их основе оптимальных решений.

Повсеместно создаются специальные структуры, отвечающие за внедрение и совершенствование информационных и коммуникационных технологий в деятельности органов государственной и муниципальной власти.

8. Повышение качества и совершенствование распределения государственных и муниципальных услуг . В современных условиях необходимо образовывать структуры государственного и муниципального управления, ориентированные прежде всего на потребителей. Следует изменить ценностные ориентиры, сложившиеся в аппарате управления, и поставить во главу угла учет интересов и удовлетворение потребностей населения. Здесь важно не только учитывать интересы населения, но и учесть и использовать непосредственную связь между уровнем и качеством жизни населения с конкурентоспособностью государственной, региональных и муниципальных экономик.

9. Мониторинг социально-экономических процессов и результатов . Совершенствование управления требует создания соответствующего механизма отслеживания и оценки управляемых процессов и полученных результатов, что позволит определять направления, где удалось достичь наибольшего прогресса, а где происходит отставание.

· В целом, анализ происходящих преобразований позволяет сделать следующие выводы:

· во-первых, необходимость реформ в государственном (региональном и муниципальном) управлении объективна, стратегия, намеченная Президентом и реализуемая Правительством, и ожидания в обществе совпадают;

· во-вторых, в стране продолжается процесс формирования новых институтов и механизмов одновременно с продолжающимися экономическими и политическими преобразованиями;

· в-третьих, разрабатывается концепция, основанная на замене бюрократической системы гибкими автономными организационными структурами, ответственными перед населением и развивающими партнерские отношения с бизнесом и обществом;

· в-четвертых, совершенствование управления направлено на повышение эффективности и результативности работы властной вертикали в государстве, повышение ее ответственности за качество услуг населению.

Заключение

Так как система является открытой, то помимо внутренних связей существует взаимодействие субъекта и объекта управления с внешней средой (потребители, поставщики, конкуренты, экономическая, политическая ситуация, уровень технологии, трудовые ресурсы, культура и т.д.).

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений

Взаимоотношения объекта управления с внешней средой касаются материальной стороны. Взаимоотношения органа управления - информации.

Предприятие не в состоянии управлять изменениями внешней среды и способно лишь приспосабливаться к ее требованиям: современные технологии, передовая техника, прибыльность, конкурентоспособность, обеспеченность ресурсами, в том числе информационными, гибкость и т.д. Поэтому в процессе управления должны учитываться и факторы внешней среды.

Таким образом, определение системы управления предприятием как совокупности организационной структуры и процессов дает возможность более эффективной организации управления, адаптации к изменяющимся условиям среды.

Список используемой литературы

1. Актуальные проблемы управления персоналом. /Под ред. Платонова Ю.П., Делком, СПб. :Питер, 2007.- 299 с.

2. Базаров Т.Ю. Управление персоналом. - М: ЮНИТИ, 2007. - 356 с.

3. Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: Наука, 2007. - 352 с.

4. Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород: НИМБ, 2007. - 270 с.

5. Кориков А.М., Сафьянова Е.Н. Основы системного анализа и теории систем. - Томск: Изд-во ТГУ, 2005.- 320 с.

6. Острейковский В.А. Теория систем. М. Высшая школа, 2007. - 410 с.

7. Перегудов Ф.И., Тарасенко В.Ф. Основы системного анализа: Учеб. пособие для студентов втузов. - Томск: Изд-во НТЛ, 2007. - 322 с.

8. Пугачев, В.П. Руководство персоналом организации / В.П. Пугачев. - М.: Аспект Пресс, 2007. - 245 с.

9. Роберт М. Фалмер Энциклопедия современного управления. - М.: ВИПКэнерго, 2006. - Т. 1. - 358 с.

10. Цветков С.А. и др. Психология бизнеса. - М.: Дело, 2008. - 266 с.