Контрольная работа

по Делопроизводству

Вариант 6

Вопрос 1 - Документы по персоналу предприятия

Документы являются ценным информационным ресурсом предприятия. В них формулируются управленческие воздействия по вопросам стратегического планирования и оперативного управления работой предприятия, его структурных подразделений и отдельных работников. Посредством документов решения руководства доводят до сведения исполнителей, а также контролируют исполнение этих решений. Документы содержат свидетельства деловой активности предприятия и его должностных лиц, доказательства выполнения ими юридических обязательств и должностных обязанностей.

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставление отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: заявления, трудовые книжки, личные карточки и другие документы.

Кадровые документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывают свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Приказами по личному составу оформляются: прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрения и т.п.

В приказах по личному составу фиксируется функция управления персоналом.

Значительную часть приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д.) оформляют на основе форм из "Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты", утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 СПС Консультант Плюс.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту приказа пишут: "О приеме на работу", "Об увольнении", "О поощрении" и т.д.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочего и служащего. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы.

К документам по личному составу относятся характеристики. Это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, составляется она в произвольной форме.

В настоящее время при приеме в коммерческие предприятия вместо автобиографии используют такой документ, как резюме - это автобиографическая справка с указанием профессиональных достижений.

В настоящее время основанием приема на работу является наряду с заявлением еще и контракт - документ, отражающий условия труда, взаимоотношения сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 году.

К документам по личному составу относятся трудовые книжки. Они заполняются на каждого принятого человека, даже если он проработал один день.

Бланки трудовых книжек должны подвергаться строгому учету и оформляться приходно-расходной книгой по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в отделах кадров или в отделах по учету кадров должна быть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все документы по личному составу (заявление, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждении до 75 летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок.

Вопрос 2. - Составить претензию

Претензионное письмо (письмо-рекламация) -- письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения последней заключенных ранее договоров и обязательств. Претензионное письмо может содержать требование возмещения убытков. Рекламация может быть предъявлена в отношении объемов, сроков поставки, упаковки, маркировки и оплаты товара, качества и оплаты услуг и т.д.

Как правило, претензии предъявляются:

– в отношении качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента;

– в отношении количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах;

– в отношении сроков поставки, если они нарушены (причем это может касаться как задержки сроков исполнения, так и исполнения досрочно);

– в отношении упаковки и маркировки товара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировка привели к порче товара;

– в отношении нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов;

– в отношении других условий контракта.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это и есть разновидность коммерческого письма.

Претензии, которые составляются частными лицами, оформляются на стандартном листе бумаги с указанием фамилии, имени, отчества, домашнего адреса и названия разновидности документа - Претензия.

Претензия должна включать:

– сведения об организации-авторе: официальное наименование организации, почтовый адрес, телефоны;

– дату претензии;

– регистрационный номер документа;

– сведения об организации-адресате: полное наименование организации, которой направляется претензия, ее адрес;

– указание суммы претензии, предмета претензии, конкретных требований (возврат денежной суммы, допоставка товара и др.).

Поскольку единой формы претензии на все случаи жизни не существует, излагается она в вольной форме, но из содержания претензии должно быть четко понятно, кто, почему и чего хочет. В тексте претензии должны присутствовать такие данные:

– на чем основаны отношения адресатов претензии: договор, гарантийное письмо, иные обязательства;

– что конкретно нарушено потенциальным ответчиком и в какой мере;

– ссылки на конкретные условия обязательств, нарушение которых вызвало претензионное требование;

– сумма требований с расчетом (если расчет претензионных требований достаточно громоздкий по объему, его можно вынести в приложение к претензии);

– желательно в претензии дать ссылки на нормы законодательства, в соответствии с которыми заявитель претензии обосновывает свои требования: ГК - прямые и косвенные убытки, упущенная выгода и т.п., Положения о поставках: различные виды имущественной ответственности, обязанности по недопоставкам, по качеству и количеству продукции (товаров) и т.п., Уставы и Кодексы видов транспорта и др. - в обоснованной претензии существо требований должно быть изложено в жесткой (но вежливой!) форме, с четкой позицией (без или-или) с предупреждением о последующем обращении за защитой своих моральных и имущественных прав и интересов в арбитражный суд в случае неудовлетворения претензии или нерассмотрения ее в установленном порядке (если, конечно, самзаявитель "чист" перед адресатом претензии).

– к претензии должны быть приложены документы (копии их), обосновывающие претензионные требования, или должна быть ссылка на то, что все документы (можно перечислить их) для рассмотрения претензии у адресата имеются.

У заявителя обязательно должен остаться "след" о направлении претензии: квитанция об отсылке заказного (или с уведомлением о вручении) почтового отправления или отметка (со входящим номером и датой, печатью (штампом), подписью должностного лица) организации - адресата о получении материалов претензии (на другом экземпляре претензии).

Форма претензии (вариант 1)

Претензия

(указать о чем: об уплате штрафа (за что), о возмещении ущерба, о возврате денежных сумм, товара в натуре и пр.)

Образец претензии (вариант 1)

Директору ООО "Ромашка"

г. Новочеркасска, Ростовской области,

пр. Платовский, 128

от Иванова Ивана Ивановича,

проживающего по адресу: г.Новочеркасск, Ростовской области,

ул.Московская, д.44, кв.18,

тел.5-00-00

Претензия

"20" февраля 2008 г. я сдал в Вашу химчистку дубленку стоимостью 10000 руб. При приемке я не был предупрежден о том, что она непригодна для химчистки и после этого может быть испорчена. После выполнения заказа на дубленке на месте пятен образовались разводы, а мех местами выпал.

В соответствии со ст.29 и 35 закона РФ "О защите прав потребителей" прошу расторгнуть наш договор и возместить понесенный мною ущерб в размере оплаты услуги по химчистке и двукратную цену испорченной вещи.

Приложение:

Копия квитанции

Копия товарного чека

________________подпись

"01" марта 2008 г.

Образец претензии (вариант 2)

Гражданину Сидорову Петру Петровичу,

проживающему по адрес у:

ул. г. Новочеркасск, Ростовской области, ул.Строителей, 12

ПРЕТЕНЗИЯ

о ненадлежащем исполнении обязательств по Договору о предоставлении кредита

25. февраля 2005 года Вами был заключен с Петрокоммерцбанком Договор о предоставлении кредита, сроком до "___" ___________ 200__ года, на сумму 50 (пятьдесят) тысяч рублей.

В соответствии с Договором погашение кредита должно осуществляться равными долями по 10 (десять) тысяч рублей ежемесячно в срок до "____" числа каждого месяца.

Вами просрочено обязательство по погашению очередной части кредита по сроку уплаты "____" _________ 2008 года.

Напоминаем Вам, что неисполнение данного обязательства в соответствии с пунктом ____ Договора о предоставлении кредита и статьей 811 Гражданского Кодекса РФ, является одним из оснований для заявления Банком требования о досрочном возврате (истребовании) всей оставшейся суммы кредита вместе с причитающимися процентами.

Банк ставит Вас в известность, что в случае не погашения указанной выше части кредита в срок до "____" __________ 2008 г., а также при неисполнении Вами обязательств по погашению в установленный срок последующих траншей (частей) кредита, Банк будет вынужден объявить всю оставшуюся сумму кредита и проценты к немедленному погашению.

______________________ (подпись)

«____»__________ 2008 г.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть вторая) от 26.01.1996 N 14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 22.12.1995) (ред. от 06.12.2007) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.02.2008).

2. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003").

3. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

4. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.

5. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: культура общения в деловой документации: учебное пособие. - Новочеркасск: ЮРГТУ (НПИ), 2006. - 136 с.

6. Статья: Когда партнер нечестных правил / Практическая бухгалтерия, 2005, N 10.