Личное дело

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«Основы документационного обеспечения управления»

на тему:

«Личное дело»

Содержание

Введение

1 Личное дело

2 Автобиография

3 Резюме

4 Характеристика

5 Личный листок по учету кадров

6 Анкета

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

Личные дела ведутся по желанию организации и учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. [1]

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом.

Целью данной работы является разобрать для чего необходимо вести личное дело работника. Для этого разберем, из чего состоит личное дело сотрудника.

1 Личное дело

Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

- опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета;

- личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности -- об увольнении);

- личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4 х 6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);

- автобиография;

- копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

- характеристики;

- копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

- трудовой договор;

- карточки учета поощрений и взысканий;

- материалы аттестации;

- представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

- копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

другие документы, характеризующие работника.

При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. [2, с. 186]

Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в хронологической последовательности. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.

Рассмотрим составляющие личного дела.

2 Автобиография

Что такое автобиография? Все пошло от греков: «авто...» (autos -- «сам», «био» (bios -- жизнь), «графия» -- описание). Вот и получается, что автобиография -- это самостоятельное описание жизни человека. К этому определению нужно добавить еще одну составляющую -- это вольное, свободное описание. Многие известные книги и литературные произведения - настоящие образцы автобиографии.

Составляется автобиография на чистом листе, где нет никаких подсказок (граф, вопросов, пр.). Поэтому человек, не будучи связан какими-либо «регуляторами», самостоятельно описывает свою жизнь. Отличительной чертой автобиографии является то, что сведения указываются в хронологическом порядке.

Основными блоками информации в автобиографии, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе:

Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Раньше в автобиографии было принято указывать социальный статус родителей, например «в семье интеллигентов (рабочих, крестьян)». Сейчас человек младше 50 лет так уже не напишет -- исчезла необходимость в указании социального класса. Но потребность в сведениях о родителях не исчезла, поэтому сразу после указания фамилии, имени, отчества, дате и месте своего рождения логично указать эти сведения.

Полученное образование (какие образовательные учреждения, периоды, результаты). Если составитель автобиографии окончил школу с медалью, и он считает эту информацию важной, не следует ограничивать его в желании рассказать о своих успехах и достижениях.

После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение не закончено -- указывается причина. О таком основании отчисления, как академическая неуспеваемость, как правило, желающих писать нет. Совсем другое дело, если отчисление носит «личный», а то и «политический» характер, например: «Из института был отчислен в 1978 году со второго курса за «антисоветские выступления». Поскольку обучение (особенно, в средних и высших образовательных учреждениях) очень часто совпадает с первыми этапами трудовой деятельности, желательно указать, что одновременно с учебой работал (на таких-то предприятиях, в такие-то периоды, в такой-то должности или по такой-то профессии).

Трудовая деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии.

Если на одном предприятии составитель автобиографии работал длительное время и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д.

При описании этапов трудовой деятельности можно обратить внимание «автобиографа» на причины увольнений, перемещений и смены профессии. Указанные блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь -- это изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).

Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми. Нелишними будут и сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях; на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы и т.д.

Информация о поощрениях и наградах в автобиографии, как правило, раскрывается составителем более полно, чем в других документах. Если при заполнении анкеты человек ограничен графами и вопросами, то здесь у него нет четких регуляторов. Поэтому чаще всего, читая в автобиографии сведения о поощрениях и наградах, чувствуется, что их писали с гордостью, осознавая значимость своего вклада в общественную и трудовую жизнь.

В конце автобиографии указываются паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, а также проставляется подпись составителя. Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать. Автобиография заполняется от руки разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. В автобиографии не допускаются исправления и помарки.

Окончательный вариант автобиографии помещается в личное дело. Но не следует забывать о ней навсегда. Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении, так называемом «Дополнении к автобиографии». Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».

3 Резюме

Резюме (см. Приложение 1) (от фр. rйsumй) или лат. curriculum vitae, произносится: куримкулюм вимтэ -- документ, содержащий информацию о навыках, опыте работы, образовании и другой относящейся к делу информации, обычно требуемый при рассмотрении кандидатуры человека для найма на работу.

Существует несколько основных форматов резюме: хронологический, функциональный и смешанный.

В хронологическом резюме опыт работы указан в строго хронологическом порядке (предпочтительнее использовать обратный хронологический порядок). В функциональном резюме больший акцент делается на полученных навыках, а не на перечислении мест работы. Этот формат предпочтительнее использовать, если карьера развивалась не по прямой восходящей линии: например, вы были сначала программистом, потом продавцом-консультантом, потом некоторое время безработным, потом снова программистом, руководителем группы программистов и наконец руководителем проекта. Если опыт работы в торговле не имеет отношения к вашей предполагаемой новой работе, не следует делать на нём акцент в резюме.

Резюме обычно состоит из нескольких разделов, информация в каждом из которых призвана в кратком виде ознакомить потенциального работодателя со всеми сведениями о кандидате, необходимыми для его приёма на работу. В резюме не следует включать информацию, не имеющую никакого отношения к предполагаемой работе. [3, с. 153]

Резюме должно содержать:

контактную информацию кандидата

краткое описание должности, на которую он претендует

краткое описание основных навыков

описание опыта работы по специальности в обратном хронологическом порядке

описание образования (дипломы, сертификаты и пр.)

Иногда в резюме также включают информацию о членстве в профессиональных ассоциациях, научных публикациях и авторских патентах.

Не следует включать в резюме информацию о желаемом уровне заработной платы. Это лучше указать в сопроводительном письме к резюме (так называемом Cover Letter). Здесь же можно дать любые дополнительные пояснения к резюме.

В разных странах структура резюме, или CV может отличаться. В последнее время получили широкое распространение Интернет-резюме, заполняемые по определённому шаблону и размещаемые на специализированных сайтах рекрутинговых агентств. Существуют также профессиональные службы, предлагающие составление «грамотных» резюме.

Ещё одним, пока малораспространённым, типом резюме является видео-резюме, которое представляет собой короткие видеоролик в котором кандидат рассказывает о себе, своих навыках и пр. И так же как и в случае с Интернет-резюме для них существуют специализированные сайты на которых можно их разместить и компании которые занимаются их записью и размещением.

4 Характеристика

Слово «характеристика» пришло к нам из английского языка. Характеристика (см. Приложение 2) является официальным письменным документом, который создается в случаях, когда нужно описать, чьи либо свойства, особенности отличительные черты, достоинства и недостатки и т.д.

Как составить характеристику на сотрудника?

Прежде всего, нужно определиться: с какой целью составляется данный документ? Рекомендательное письмо для сотрудника, адресованное потенциальному работодателю составляется далеко не так как характеристика с места работы для ГАИ.

В характеристике для ГИБДД (и других аналогичных органов) указываются исключительно личные качества сотрудника. В большинстве случаев, речь идет о возврате водительских прав, которые просто необходимы для продолжения трудовой деятельности работника. Поэтому, как правило, указываются такие качества как исполнительность, аккуратность, обязательность и другие, указывающие на высокие моральные качества человека, и подтверждающие, что данный прецедент скорее исключение из правил.

Характеристика сотрудника для потенциального работодателя должна содержать в себе краткие сведения о трудовой деятельности человека на предприятии, его осведомленности в профессиональных вопросах, взаимоотношениях с коллегами, исполнительности. В характеристике стоит также отразить личные качества, важные для профессиональной деятельности. Так, например, для бухгалтера, кассира достаточно важным является аккуратность, в то время как значимость этого качества для творческого работника практически ничтожна.

Ни в коем случае характеристика не должна превращаться в кальку резюме, автобиографии. Не стоит указывать того, что предшествовало данному месту работы, в том числе полученное образование. Эту информацию работодатель почерпнет из резюме.

5 Личный листок по учету кадров

Личный листок учета кадров является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих работников и специалистов организации. Личный листок учета кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.

Личный листок учета кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др.

Личный листок учета кадров заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.

Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень - не имею).

Ответы на вопросы в личном листке учета кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении используются следующие личные документы:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документы об образовании;

- документы о наградах;

- документы об изобретениях;

- документы ВАК о присуждении ученых степеней и прочих льгот.

Особенно важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности». Пункт заполняется в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность прерывалась по каким-то причинам, их обязательно указывают (болезнь, учеба и т.п.).

Личный листок учета кадров имеет место для фотографии работника.

Личный листок учета кадров подписывается работником организации.

Наряду с личным листком учета кадров применяется аналогичная учетная форма - анкета. Она имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы.

Сведения об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка учета кадров (анкеты), отражаются в Дополнении к личному листку учета кадров.

Дополнения к личному листку учета кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих табличную форму.

В первом разделе указываются перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении и освобождении работника.

Во втором разделе указывают изменения других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).

Все изменения указанные в Дополнении к личному листку учета кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Обязательным реквизитом Дополнения к личному листку учета кадров отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.

Таким образом, личный листок учета кадров (анкета) является достоверным документом, несущим информацию о работнике и формирующим первичную базу данных о персонале организации. [4, с. 204]

6 Анкета

Анкета - методическое средство для получения первичной социологической и социально-психологической. При приеме на работу потенциальный работник обычно проходит собеседование и самостоятельно заполняет анкету. Как правило, анкеты для отбора персонала занимают 3-4 машинописных страницы. Полный образец подобной анкеты приводится в конце данной брошюры.

К составлению анкеты для отбора персонала необходимо подходить творчески, учитывая специфику Вашего вида бизнеса. Часто она используется с единственной целью: установить контакт с потенциальными сотрудниками. Тем не менее, очень важно грамотно составить такую анкету.

Поскольку анкета для отбора сотрудников отражает особенности определенного вида бизнеса, единого образца такой анкеты практически не существует.

Заключение

Оформление дел обеспечивает сохранность документов, облегчает поиск нужных материалов. Принцип разделения состава работников соблюдается при учете и регистрации документов. Кроме того, в кадровом делопроизводстве недостаточно двух-трех книг и журналов для учета, их необходимо намного больше. Это особенность связана с разнообразием и множеством кадровых документов, каждый вид которого независим от других и требует особого отношения при работе с ним. Личное дело дает необходимую информацию о работнике, что может облегчить работу, не прибегая к другим источникам информации о сотруднике.

Список используемой литературы

1. Журнал «Кадровое дело»

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Москва. ЗАО«Бизнес-школа. Интел-Синтез» 2000 - 256 с.

3. Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. - 320 с.

4. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. Образования - 3-е изд., испр. - М.: Издательский центр «Академия», 2005. - 224 с.