Информационное обеспечение управления

10

1. Дайте определение понятия «Организация»

ОРГАНИЗАЦИЯ - это стабильная формальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Организации обладают как рядом общих черт, присущих им всем, так и многими индивидуальными особенностями. Всякая организация нуждается в управлении.

2. Что такое информационные ресурсы организации? Защита информации

ИНФОРМАЦИОННЫЕ РЕСУРСЫ -- отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. установил, что информационные ресурсы являются объектом права собственности. Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством РФ.

ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ - совокупность методов и средств, обеспечивающих целостность, конфиденциальность, достоверность, аутентичность и доступность информации в условиях воздействия на нее угроз естественного или искусственного характера.

Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

1) обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;

2) соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа,

3) реализацию права на доступ к информации.

3. Общая классификация видов информации, используёмой в управлении. В чём заключается специфика нормативно-справочной информации

Любая классификация всегда относительна. Один и тот же объект может быть классифицирован по разным признакам или критериям. Часто встречаются ситуации, когда в зависимости от условий внешней среды объект может быть отнесен к разным классификационным группировкам. Эти рассуждения особенно актуальны при классификации видов информации без учета ее предметной ориентации, так как она часто может быть использована в разных условиях, разными потребителями, для разных целей.

Классификация информации, циркулирующей в организации

Место возникновения. По этому признаку информацию можно разделить на входную выходную, внутреннюю, внешнюю.

Входная информация -- это информация, поступающая в фирму или ее подразделения.

Выходная информация -- это информация, поступающая из фирмы в другую фирму, организацию (подразделение).

Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы, а для другой, ее вырабатывающей, выходной. По отношению к объекту управления (фирма или ее подразделение: цех, отдел, лаборатория) информация может быть определена как внутренняя, так и внешняя.

Внутренняя информация возникает внутри объекта, внешняя информация -- за пределами объекта.

Стадия обработки. По стадии обработки информация может быть первичной, вторичной, промежуточной, результатной.

Первичная информация -- это информация, которая возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация -- это информация, которая получается в результате обработки первичной информации и может быть промежуточной и результатной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для выработки управленческих решений.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация -- это совокупность алфавитных, цифровых и специальных символов, с помощью которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение на экране дисплея).

Графическая информация -- это различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество произведенной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация -- это неизменная и многократно используемая в течение длительного периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой:

* постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п.;

* постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим;

* постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация -- информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Плановой информацией фирмы могут быть такие показатели, как план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.

Нормативно-справочная информация условно-постоянный компонент корпоративной информации, являющийся основой для унификации и нормализации данных, сопровождающих протекающие бизнес-процессы, а также регламентацию деятельности организации. Другими словами, нормативно-справочная информация - это информационный ресурс компании, формируемый внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании.

Нормативно-справочной информацией на предприятии являются:

* время, предназначенное для изготовления типовой детали (нормы трудоемкости);

* среднедневная оплата рабочего по разряду;

* оклад служащего;

* адрес поставщика или покупателя и т.д.

Учетная информация -- это информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены следующие действия: скорректирована плановая информация, сделан анализ хозяйственной деятельности фирмы, приняты решения по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Учетной информацией являются: количество проданной продукции за определенный период времени; среднесуточная загрузка или простой станков и т.п.

Оперативная (текущая) информация -- это информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной информации предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. От того, насколько быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех фирмы на рынке.

Оперативной информацией являются:

* количество изготовленных деталей за час, смену, день;

* количество проданной продукции за день или определенный час;

4. Понятие и виды унифицированных систем документации

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям функционирующих в определённой сфере деятельности (управлении, финансах, и т.п.).

УСД необходимы:

- для сокращения объёмов документов;

- снижения затрат на составление и обработку документов.

Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия. Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).

Общероссийские УСД:

- Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- Унифицированная система первичной учётной документации (УСПУД);

- Унифицированная система банковской документации (УСБД);

- Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФДБ);

- Унифицированная система отчётно-статистической документации (УСОСД);

- Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации (УСУОБД);

- Унифицированная система документации по труду (УСДТ);

- Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (УСДПФ);

- Унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД).

5. Изучите ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело (Термины и определения) и сделайте из него выписки, раскрывающие определения «унификации»

Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации.

Служебное поле унифицированной формы документа - зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления её в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определёнными реквизитами.

Табель унифицированных форм документов - перечень разрешённых к применению унифицированных форм документов.

6. Табель унифицированных форм документов

7. Раскройте структуру Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации России (ЕСКК ТЭСИ РФ)

Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ РФ) включает к настоящему времени свыше 30 принятых Госстандартом РФ общероссийских классификаторов. ЕСКК ориентирована на использование её в рыночной экономике, а также на безусловное обеспечение гармонизации общероссийских классификаторов с международными и региональными классификациями и стандартами.

Вся совокупность общероссийских классификаторов в зависимости от вида информации, являющейся объектом классификации и кодирования, распределена на восемь групп:

1. Социальная информация. Сюда входит Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), разработанный в 1993 г. Объектами классификации в нём являются виды пенсий и пособий; условия назначения пенсий, их размеры; причины и группы инвалидности; трудовой стаж и его исчисление; исчисление пенсии и заработка; надбавки к пенсиям и т.п.

2. Информация по описанию организации экономики. В эту группу входят наиболее широко используемые классификаторы:

- Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО), разработанный в 1995 г. И введённый в действие с 01.01.1997. Всё множество объектов классификации в ОКАТО распределяется на группы согласно административно-территориальному делению, а эти группы, в свою очередь, распределяются по трём ступеням классификации в соответствии с административной подчинённостью;

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ), разработанный в 1993 г. и введённый в действие с 01.07.1997;

- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), разработанный в 1993 г. Объектом классификации являются предприятия и организации всех организационно-правовых форм и форм собственности, обладающие правами и обязанностями юридического лица;

- Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР) - утверждён Госстандартом России в 1995 г. и введён в действие с 1997 г. Объектами классификации здесь являются различные виды экономических регионов, под которыми понимается совокупность единиц административно- территориального деления страны, обладающих рядом общих природно-экономических признаков;

- Классификатор форм собственности (КФС) и Классификатор организационно-правовых форм (КОПФ), введённые в действие с 1 января 2000 г.

3. Информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах. Сюда относится, в частности, Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), введённый в действие с января 2003 г. и сменивший ранее действующий, разработанный ещё в 1975 г. Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

4. Информация о природных и трудовых ресурсах - Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), введённый в действие с 1 января 2004 г. (ОК 009-2003) и др.

5. Информация о финансово-кредитной сфере - представлена в частности, Общероссийским классификатором валют (ОКВ).

6. Информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения. Сюда входят Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др. В частности в ОКУД кодируются наименования унифицированных систем документации, включая организационно-распорядительную, банковскую, отчётно-статистическую, первичную учётную и др. В этот классификатор включено в общей сложности около 1900 форм документов.

7. Информация о стандартах и технологических процессах - Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения (ОК ЕСКД).

8. Прочие виды технико-экономической и социальной информации. В частности, Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ), Общеправовой классификатор отраслей законодательства (ОКОЗ), Общероссийский классификатор информации об общественных классификаторах (ОКОК).

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации относят к нормативным документам. По своему статусу они соответствуют государственным стандартам.

Список литературы

1. Унифицированные системы документации: Издание официальное - М.: ИПК Издательство стандартов, 2001 - 72 с.

2. ГОСТ Р 51141 - 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. «Об информации, информатизации и защите информации».

4. Годин В.В., Корнеев М.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности. - М., 2001. - 240 с.

5. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 427 с.

6. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А. Управление документами: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2009.-300 с. - (Высшее образование).