Исследование эффективности работы руководителя подразделения

Введение

Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. В свою очередь необходимо помнить, что любая организация представляет собой единое целое и если работу самого руководителя не организовать должным образом, то руководитель не сможет работать эффективно, что, несомненно, повлияет на работу всей организации.

Руководитель подразделения обычно классифицируется как менеджер среднего звена. Его позиция находится на промежуточных уровнях властной пирамиды, поскольку он несет ответственность за деятельность важнейших бизнес-единиц, подразделений и отделов организации.

Среднее звено управления иногда именуют "Золотой серединой" организации, поскольку оно ответственно за реализацию принятых высшим руководством задач. Это обязывает менеджера среднего звена поддерживать хорошие отношения с равными себе по должности коллегами, способствовать развитию командной работы и разрешать конфликты, осуществлять реструктуризацию подразделения. Другими словами от руководителя подразделения требуется использование комплекса концептуальных, человеческих и технических навыков.

В настоящее время, многие руководители, управляя теми или иными субъектами, недостаточно проявляют организованность, обязательность, не умеют рационально использовать рабочее время и т.д. Особенно это касается молодых менеджеров и управленцев. От того какая у них будет самоорганизованность, во многом будет зависеть и успех в карьере. Надо учиться планировать свое рабочее время. Планирование призвано обеспечить хозяйское использование самого ценного достояния - времени, а именно:

- либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);

- либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Цель работы заключается в исследовании работы руководителя подразделения и способов повышения эффективности работы.

Исходя из поставленной цели, в работе рассматриваются следующие задачи:

1) Изучить основы и методики планирования и принятия решений;

2) Изучить работу руководителя подразделения на примере предприятия ООО "ХХХ".

Объектом исследования являются сотрудники предприятия ООО "ХХХ".

Предметом исследования является эффективность работы руководителя подразделения на предприятии ООО "ХХХ".

Гипотезы:

1. Наиболее часто встречающаяся причина снижения эффективности работы руководителя подразделения - плохая самоорганизованность руководителя, отсутствие менеджмента рабочего времени у руководителя;

2. Большое влияние на снижение эффективности работы руководителя подразделения оказывает отсутствие "кредита доверия" с подчиненными.

Теоретическая интерпретация

Эффективность работы - это достижение поставленных целей и задач в возможно короткий срок при наименьших затратах ресурсов: экономических, финансовых, трудовых, социальных, духовных и т.д.

Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:

· правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

· решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

· сохранить средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

· выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов

Основная задача руководителя организовывать работу сотрудников так, чтобы работа была выполнена. Важнейший момент, работа должна быть сделана не самим руководителем, а именно сотрудниками. И очень часто добиться этого бывает значительно сложнее, чем сделать все самому. Здесь любой человек, который пытается "заставить" кого-то выполнить работу, сталкивается с таким явлением как человеческий фактор. И если какой-то человек может добиться от кого-либо выполнения работы, то его можно считать руководителем. Если при этом работа выполнена полностью и с минимальными затратами времени и других ресурсов, то это отличный руководитель. А если те, кто выполнял работу, даже не подозревали, что ими кто-то руководит и не испытывали никакого дискомфорта от контроля, то значит в этой области работал гений руководства.

Для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Исходя из того, что рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен, можно представить в общем виде, чем занимается руководитель в течение своего рабочего дня:

· Запланированные заседания, встречи 60 - 65% ;

· Разговоры по телефону 3 - 6% ;

· Работа с документами 17 - 22% ;

· Поездки, осмотры 3 - 7% ;

· Незапланированные встречи 7% ;

· Отдых 2% ;

· Потери времени 2%.

Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.

Существует множество программ мониторинга, которые дают возможность руководителю подразделения безболезненно входить в коллектив предприятия, продолжать повышение уровня своей компетенции, организовывать процесс повышения квалификации сотрудников подразделения, налаживать взаимодействие с ними и т.д.

Рассмотрим вариант такой программы в деталях (рис. 1).

Рис.1. Совершенствование параметров лидерства и мониторинг эффективного руководства производственным подразделением

Но важнейшим направлением в ней должен стать самоменеджмент. Так как самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова - во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь организовать свой труд, чтобы эффективность была максимальной.

Преимущества овладения искусства самоменеджмента состоят в следующем: выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда; меньше спешки и стрессов; больше удовлетворения от работы; активная мотивация труда; рост квалификации; снижение загруженности работой; сокращение ошибок при выполнении своих функций; достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

В ходе "работы над собой" руководитель должен:

1. Определить подходы к управлению подразделением. Модификация подходов к управлению подразделением предполагает, что уже в самом начале процесса вхождения в должность руководитель может столкнуться с неизвестными для него областями ответственности и, следовательно, попасть в дискомфортную ситуацию. В этом случае будет естественным его стремление обратиться к прежнему опыту и найти там решение.

Необходимо отметить, что в самом названии "руководитель подразделения" уже заложена концепция, предполагающая наличие многообразия функциональных параметров управления. Поэтому здесь большое значение имеет уверенность в том, как руководитель представляет себе проблему управленческой деятельности. Сформированное им представление должно быть буквально "просеяно через сито сомнений" с удалением ряда деталей и излишеств и фокусированием внимания на наиболее важных аспектах проблемы.

В начальный период работы в новой компании руководителю подразделения необходимо уделять как можно больше времени посещению заводского цеха или же производственной зоны с обязательным контактом с подчиненными, занятыми производственной деятельностью. В противном случае велик риск возникновения трудностей в реализации принятых коллективом производственных планов за счет потери отпущенного "кредита доверия".

2. Вычленить наиболее трудные вопросы, с которыми руководитель может столкнуться в своей работе. Перечень наиболее трудных позиций, как правило, включает определение направления управленческой деятельности, исследование незнакомых элементов внутренней среды, действия по совершенствованию таких параметров, как искренность, решительность, формирование уважения со стороны подчиненных, способность быть с коллегами на равных и т.д.

Кроме того, сразу после вступления в должность руководитель сталкивается с таким элементом менеджмента, как наем работников. Для этого процесса большое значение имеет правильное обоснование причины, в соответствии с которой осуществляется наем в подразделение новых сотрудников. Задача руководителя состоит в ее доведении и разъяснении будущему сотруднику (почему он принимается на работу, что от него нужно подразделению и т.д.).

На практике это может стать самым быстрым способом завоевания доверия у принимаемого на работу специалиста.

3. Сформировать задачи в качестве лидера. Приоритетами должны стать:

- составление плана работы, встреча с секретарем или помощником для установления деловых взаимоотношений;

- ознакомление с наиболее важными материалами и запрос недостающей информации для лучшего понимания деятельности подразделения;

- разработка ориентиров для составления личного плана действий на неделю и первый месяц;

- установление добропорядочных отношений с персоналом.

Руководитель должен исключать любые шаги, идущие вразрез с главной стратегией предприятия и в ущерб своему лидерству. В противном случае количество шансов на получение доверия среди подчиненных значительно уменьшится.

Внутренний климат в подразделении желательно формировать с самого начала своей деятельности. И здесь, если необходимо, могут быть проведены радикальные изменения, особенно если необходимо исключить назревающую конфликтную ситуацию. Однако в основном движение по пути изменений должно быть основано на тщательно взвешенных и продуманных решениях.

4. Отработать менеджмент своего рабочего времени. Менеджмент рабочего времени предусматривает принятие руководителем в качестве догмы таких понятий, как:

- значимость;

- безотлагательность;

- установление временных приоритетов и временных рамок на элементы рабочего дня;

- строгий учет расходования времени.

Руководитель обязан каждодневно совершенствовать метод расходования рабочего времени, проявляя при этом гибкость и стараясь избегать того, чтобы из зоны внимания "выпадали" более мелкие производственные вопросы.

5. Выбрать стиль управления. Выбор стиля управления подразделением -- это правильное определение последовательности действий, которые должны быть совершены руководителем для того, чтобы все члены подразделения реально перешли в подчинение к руководителю.

Руководитель, как лидер коллектива, должен иметь твердый характер, однако адаптация к внутренней среде и складывающаяся ситуация может потребовать от него изменения уровня проявления твердости этого характера.

6. Определиться со стилем личной жизни. Понимание и восприятие руководителем подразделения общей культуры предприятия, обязательное установление соответствующих лимитов на проявление склонностей своего характера является одним из важных условий бесконфликтного вхождения в новый коллектив и завоевания авторитета у сотрудников подразделения. Менеджер по персоналу должен рекомендовать будущему руководителю внимательно присмотреться к культуре компании и в случае, если выявится ее несоответствие со сложившимся жизненным балансом претендента, лучше отказаться от положительного решения об его трудоустройстве.

Для повышения эффективности работы руководителя подразделения организации существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.

Метод "Альпы" включает в себя пять стадий:

1. Составление заданий дня.

2. Оценка длительности акций.

3. Резервирование времени "про запас" (60:40).

4. Принятие решений по приоритетным, сокращениям и перепоручению (делегирование).

5. Последующий контроль - перенос несделанного.

Ведение дневника времени, который представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.

Применение принципа Парето (соотношение 80 : 20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога "поглощают" 80 % рабочего времени.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:

Важнейшие задачи (категория А) составляет примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %;

На важные задачи (категория Б) приходится в среднем общего числа и также 20 % значимости задач и для руководителя;

Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю - около 15 % в общей "стоимости" всех дел, которые нужно выполнить.

Нужно учесть, что установление приоритетов - важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.

Анализ по принципу Эйзенхауэра

Согласно этому правилу устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнением:

1. Срочные/важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные/менее важные дела.

3. Менее срочные/ важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.

4. Менее срочные/менее важные задачи Зайверт Л. Указ. Соч. С. 118. .

Рассмотренные аспекты самоменеджмента по своему характеру носят рационалистический подход или так называемый западный, развивающий способности и силу ума.

При оценке работы руководителей среднего звена на первый план выходит не сам процесс реализации управленческих функций, а ряд показателей, свидетельствующих об успешности решения руководителями задач поставленных перед их подразделениями. Это могут быть и финансовые показатели, и количество произведенной продукции, и ее качество, и объем реализации готовой продукции.

В ряде компаний проходят ежегодные оценки. Подчиненным предлагается оценить стиль руководства своего непосредственного руководителя. Действенность такой оценки "снизу" может быть обеспечена в том случае, если эта информация в дальнейшем будет использоваться конструктивно. Руководитель должен понимать, что не только для него здесь есть определенные психологические барьеры, но и подчиненный тоже сталкивается с трудностями при выполнении этой задачи. Важно, чтобы ни руководитель, ни подчиненные в этой ситуации не опасались негативных последствий, связанных с такого рода оцениванием.

Методическая часть

Отбор единиц в выборочную совокупность производился путем направленной выборки. Из генеральной совокупности сотрудников организации ООО "ХХХ" (67 чел) выбрано на исследование 5 респондентов.

В ходе исследования применялся опрос. Под опросом понимается метод сбора информации, путем установления контактов с объектами исследования. В качестве орудия исследования методом опроса используется анкета, представляющая собой вопросник, предусматривающий фиксацию ответов.

Достоинство этого метода состоит прежде всего в практически неограниченной области его возможного применения. Так, этот метод позволяет получить данные не только о текущем поведении объекта, но и о его поведении в прошлом и намерениях в будущем.

По данной анкете мы исследовали эффективность работы руководителя отдела охраны труда ООО "ХХХ". Анкетирование было анонимным.

Заключение

Заполнение анкеты у респондентов особых затруднений не вызвало. Однако в ходе анкетирования были выявлены следующие недочёты:

1. В вопросе №8 была представлена неполная шкала, поэтому некоторым респондентам пришлось писать на полях те варианты ответов, которые им наиболее подходили (руководитель не отказывает в помощи, но и особо не помогает; по просьбе подчиненного, руководитель иногда помогает).

2. На вопрос №12 некоторые респонденты не сразу смогли ответить, так как посчитали вопрос некорректно заданным. По их мнению, была неправильно сформулирована бальная шкала.

3. Вопрос №14 так же ввёл сотрудников в раздумья, так как посчитали его провокационным.

Список использованных источников

1. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках. М.:ИНФРА-М, Интерэксперт,

2001

2. Ильин Е.П. Мотивация и мотивы. - СПб.: Питер, 2003

3. Хроленко А.Т. Самоменеджмент. - М.: "Экономика", 2004

4. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2000

5. Кузнецова Е. Постройте судьбу // Действующие лица. 2003. № 4. С.48-50

Приложение

Бланк Анкеты

УВАЖАЕМЫЙ КОЛЛЕГА!

Просим Вас ответить на вопросы анкеты, касающиеся Вашей жизни в трудовом коллективе ООО "ХХХ". Прежде, чем отвечать на каждый из вопросов, внимательно прочитайте все предлагаемые варианты ответов. Затем выберите и отметьте те из ответов, которые соответствуют Вашему мнению. Если предложенные варианты ответов не подходят для Вас, то напишите свой собственный ответ на отведенном для этого месте.

1. Ваш пол:

а) мужской

б) женский

2. Ваш возраст:

а) до 25 лет

б) 25 - 35 лет

в) 35 - 45 лет

г) 45 - 55 лет

д) Старше 55 лет

3. Ваше образование?

а) среднее (школа, ПТУ)

б) среднее специальное (техникум, колледж)

в) незаконченное высшее

г) высшее

4. Является ли руководитель Вашего подразделения для Вас лидером/авторитетом?

а) да

б) нет

5. Как начинает свой трудовой день руководитель Вашего подразделения?

а) четко ставит цели и задачи на день, в строгом порядке их выполнения, в зависимости от степени срочности и важности

б) четко ставит цели и задачи, но не следит за порядком их выполнения

в) редко ставит цели и задачи на день

г) сотрудники обычно не знают, как начинается трудовой день их руководителя

6. Что из нижеперечисленного характерно для Вашего руководителя?

а) решительность в реализации намеченного

б) способность пойти на разумный (обоснованный) риск в работе

в) своевременное принятие решений в критических ситуациях

г) поддержка инициатив подчиненных и собственная способность к проявлению инициативы в решении поставленных задач

д) нерешительность в принятии решений в критических ситуациях

е) пассивное участие в достижении поставленных целей и задач

ж) негативное восприятие инициативы подчиненных

з) другое_______________________________________________________

7. Как бы Вы охарактеризовали отношения руководителя Вашего подразделения с трудовым коллективом?

а) руководитель и коллектив всегда выступает как единое целое, сплоченная команда

б) руководитель и коллектив выступает как сплоченная команда, лишь в критических ситуациях

в) руководитель и коллектив никогда не являлись сплоченной командой

г) затрудняюсь ответить

8. Как осуществляется помощь руководителя своим подчиненным в Вашем подразделении?

а) руководитель сам проявляет инициативу в оказании помощи подчиненному

б) руководитель готов оказать подчиненному необходимую помощь, но только тогда, когда тот его об этом попросит

в) руководитель обычно отказывает в помощи

9. Бывают ли у Вас конфликты со своим руководителем?

а) да, часто

б) случаются, но довольно редко

в) почти не бывает

г) никогда

10. Какая в Вашем подразделении мотивация труда подчиненных?

а) использование методов материального стимулирования (доплаты, премии, льготы и др.)

б) использование нематериальных стимулов (похвала, благодарность, признание достижений)

в) выявление и нейтрализация факторов, негативно влияющих на мотивацию подчиненных

г) мотивация подчиненных силой собственного примера руководителя

д) мотивации в подразделении как таковой нет

11. Рационально ли, по Вашему мнению, планирует работу подчиненных руководитель Вашего подразделения?

а) да

б) скорее да

в) скорее нет

г) нет

12. В течение своего рабочего дня руководитель Вашего подразделения выполняет следующие виды работ. Расставьте в порядке возрастания баллы/места (от 1 до 7) чему, по Вашему мнению, руководитель уделяет больше внимания.

Запланированные заседания, встречи
Деловые разговоры по телефону
Личные разговоры по телефону
Работа с документами
Поездки, осмотры
Незапланированные встречи
Отдых

13. Считаете ли Вы работу Вашего руководителя подразделения успешной?

а) да

б) скорее да, чем нет

в) скорее нет, чем да

г) нет

д) трудно сказать

14. У Вас существует желание, в будущем, работать со своим руководителем подразделения?

а) да, конечно существует

б) существует, но что - то надо менять в управлении

в) хотелось бы уже сменить руководителя

г) затрудняюсь ответить

Благодарим Вас за участие в исследовании!