Принципы и методы управления организацией

Вопрос 1. Образование неформальных групп в организации. Управление неформальными группами

Стихийно образовавшаяся группа людей, вступивших в регулярное взаимодействие для достижения определённых целей (цели), признаётся неформальной группой (организацией).

Отношения между членами такой группы формируется на основе личных симпатий. Члены группы связаны общностью взглядов, склонностей и интересов. Здесь нет списка членов коллектива, указаний на обязанности, согласованные роли.

Неформальные, или теневые, группы существуют в каждой организации. Они неизменно «вырастают» из дружеских отношений и отношений, не определяемых организационной схемой. Для организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали.

Цена дружбы не имеет ничего общего с формальными отношениями и компетентностью, но их влияние на дело формальной организации может быть весьма существенным. И когда задействовано большое количество людей, власть неофициальной группы заметно усиливается.

Способы влияния неформальной группы на деятельность формальной организации следующие:

- неофициальное общение;

- способность действовать или бездействовать;

- несанкционированное установление производственных норм;

Задача менеджера может быть в том, чтобы минимизировать отрицательное влияние этих групп или направлять это влияние в нужное для организации русло.

Влияние неформальных отношений может контролироваться, но, чтобы этого добиться, менеджер должен иметь четкое представление о том, как и почему функционирует неформальная организация. Когда у менеджера возникает базовая мотивация функционирования неформальной группы, тогда у него появиться возможность разработки соответствующей стратегии поведения.

Управление неформальной организацией:

- менеджер должен согласиться и принять факт существования неформальной организации

- оценить неформальную организацию, и использовать её для достижения своих целей

- выявить неформальных лидеров и управлять ими

- попытаться объединить цели неформальной и формальной организации

- понять и согласиться с тем, что вне зависимости от того, что он делает, неформальные организации продолжают существовать

Причинами, побуждающими людей вступать в неформальные отношения, являются:

1. Чувство принадлежности - одна из самых сильных наших эмоциональных потребностей;

2. Взаимопомощь - естественно можно обратиться за помощью к своему формальному начальнику. Однако одни считают, что начальник может плохо о них подумать, другие боятся его критики. В этих случаях часто предпочитают прибегать к помощи своих коллег;

3. Защита - люди всегда знали, что сила в единстве, отсюда осознанная потребность в защите;

4. Общение - люди хотят знать, что происходит вокруг них, поскольку во многих формальных организациях система внутренних конфликтов довольно слабая, а иногда руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию.

5. Симпатии - люди часто присоединяются к неформальным группам просто для того, чтобы быть ближе к тем, кто им симпатичен.

Характеристики неформальных организаций, её признаки:

1.Социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами - групповой эталон приемлемого и неприемлемого поведения.

Менеджеру следует знать, что социальный контроль может оказать положительное влияние для достижения целей формальной организации.

2. Сопротивление переменам. В неформальных организациях всегда наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Перемены могут нести в себе угрозы дальнейшему существованию неформальной организации.

3. Неформальные лидеры. Неформальные организации также имеют своих лидеров. Лидеры выполняют две первостепенные функции:

-помогают группе в достижении её целей;

- поддерживают и укрепляют её существование.

Существование неформальных групп в организации - вполне нормальное явление. Такие группы чаще всего укрепляют трудовой коллектив, и формальный руководитель организации должен их поддерживать.

Вопрос 2. Административная (классическая) школа. Принципы управления А. Файоля

В значительной степени ограниченность рационалистической школы Тейлора была преодолена представителями классического направления в менеджменте, у истоков которого стоял француз Анри Файоль (1841-1925), считающийся «отцом научного менеджмента». Как и Тейлор, Файоль придерживался рационалистических взглядов, так как стремился найти правила рациональной деятельности, но объектом его интересов была организация в целом, а не только производство, и, кроме того, что самое главное - он изучал и описывал управленческую деятельность как таковую, чем до этого не занимался никто. Он пытался найти ответы на вопросы, касающиеся содержания деятельности по эффективному управлению организацией в целом. Для этого существовали определенные предпосылки в виде осмысления огромного личного опыта. Файоль в течении 58 лет управлял крупной горнодобывающей компанией, которую возглавил, когда та была близкой к финансовому краху, а покинул её - процветающей.

Рассматривая организацию как единый механизм, Файоль её функционирование сводил к следующим шести видам деятельности:

-техническая (производственная деятельность);

-коммерческая (закупка, сбыт, обмен);

-финансовой (поиск и оптимальное использование капитала);

- эккаутингу (бухучет, анализ, статистика);

-административной, или управленческой (оказание воздействия на работников);

- деятельность по безопасности (защита жизни, собственности людей).

Файоль также разработал 14 принципов управления, которым он следовал в своей практике и считал, что ими определяется успех в управлении организацией.

1. Разделение труда (повышает квалификацию и уровень выполнения работы).

2. Власть-ответственность (где дают полномочия, там возникает ответственность).

3. Дисциплина (четкое взаимопонимание между рабочими и менеджерами).

4. Единство распорядительства ( распоряжения только от одного руководителя).

5. Единство руководства ( один руководитель и одна программа для одной цели).

6. Подчинение индивидуальных интересов общим ( интересы служащих не выше интересов предприятия).

7. Вознаграждение персонала ( оплата работы должна быть справедливой и стимулировать работников).

8. Централизация (вопрос меры, зависит от ситуации и дает лучшие результаты).

9. Иерархия (ряд руководящих должностей, с низких до высоких).

10.Порядок (определенное место для каждого лица).

11.Справедливость (сочетание благожелательности с правосудием).

12.Стабильность персонала( кадры должны находиться в стабильном состоянии).

13.Инициатива ( выдвигать идеи -это придает организации силу и энергию).

14.Единение персонала ( союз - это сила, гармония персонала и руководства фирмы).

Вопрос 3. Особенности методов коллективного решения проблем

Социально-психологические методы, которые представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах, а также на социальные процессы, протекающие в них. Они основаны на использовании моральных стимулов к труду, воздействуют на личность с помощью психологических приёмов в целях превращения административного задания в осознанный долг.

Главная цель применения этих методов - формирование в коллективе положительного социально-психологического климата, благодаря чему в значительной мере решаются воспитательные, организационные и экономические задачи.

Основное средство воздействия на коллектив - убеждение. Убеждая руководитель максимально, полно учитывает природу человеческого поведения и человеческих отношений в процессе совместной деятельности. Объектом социально - психологического руководства в трудовом коллективе является взаимоотношения работников, их отношения к средствам труда и окружающей среде.

Необходимость использования в практике управления организацией социально - психологических методов руководства очевидна, так как они позволяют своевременно учитывать мотивы деятельности и потребности работников, видеть перспективы изменения конкретной ситуации, принимать оптимальные управленческие решения.

Приемы и способы социально - психологического воздействия во многом определяются подготовленностью руководителя, его компетентностью, организаторскими способностями и знаниями в области социальной психологии.

Основные формы социально - психологического воздействия, которые формируют здоровые межличностные отношения - это: планирование социального развития трудовых коллективов, убеждение как метод воспитания и формирования личности, экономическое соревнование, критику и самокритику, постоянно действующие производственные совещания, которые выступают как метод управления и как форма участия трудящихся в управлении, различного рода ритуалы и обряды.

Вопрос 4. Внешняя среда организации и её характеристика

Факторы внешней среды организации подразделяются на две основные группы: микросреду (прямого воздействия) и макросреду (косвенного воздействия).

Внешняя микросреда организации- это среда непосредственных контактов, она включает тех участников рынка, с которых у фирмы есть прямые отношения или которые оказывают прямое воздействие на фирму. Это поставщики экономических ресурсов фирмы, клиенты - потребители продукции фирмы, посредники - финансовые, торговые, государственные, экономические структуры (например, налоговая инспекция), конкурирующие фирмы и так называемые контактные аудитории - средства массовой информации, общества потребителей.

Они оказывают непосредственное влияние на функционирование предприятия, но в то же время испытывают на себе влияние его операции.

При проведении операции предприятие вынужденно в первую очередь учитывать требования внешней среды прямого воздействия. Так, предприятию нужно учитывать покупательский спрос на неё, а также позицию конкурентов.

Но кроме факторов прямого воздействия, руководитель должен учитывать также внешнюю среду косвенного воздействия.

Внешняя макросреда организации формирует элементами, которые не связаны с фирмой на прямую, оказывает косвенное воздействие на фирму, формируя общую атмосферу бизнеса. Выделяются экономические, политические, демографические, культурные, природно-сырьевые и научно-технические группы факторов.

Среда косвенного воздействия не оказывает прямого влияния на операции фирмы. Действие её факторов опосредовано через изменение факторов прямого воздействия. Например, экономический сад приведет к сокращению числа рабочих мест, а следовательно, к уменьшению доходов населения и спроса на продукцию. Или применение новой технологии конкурентами даст выигрыш а качестве продукции, а следовательно, укрепит их позиции на рынке. Поэтому менеджер обязан предусматривать влияние факторов среды косвенного воздействия, реагировать на них вовремя.

Таким образом, реакция предприятия на факторы прямого и косвенного воздействия различна. В случае изменения в факторах прямого воздействия предприятие может реагировать двояко: может перестроить внутреннюю среду и начать как политику пассивного приспособления, так и политику противодействия или воздействия на эти факторы. К мерам косвенного воздействия предприятия вынужденно максимально приспосабливать свои внутренние переменные - цели, стратегию, структуру, персонал, технологию и др.

Внешняя среда изменчива, особенно в современных условиях. Это усиливает значение анализа среды в современных условиях.

Сегодня выживание и преуспевание многих фирм решающим образом связано с уровнем знаний её руководства об окружающей среде и способностью определить, как должна вести себя организация в долгосрочной перспективе, чтобы в условиях подвижности внешней среды поддерживать баланс с её внутренней средой.

Эффективное управление организацией предполагает постоянное отслеживание состояния среды, окружающей организацию, и, если в ней происходят изменения, воздействие на внутреннюю среду так, чтобы восстановить баланс с внешней средой.

Вопрос 5. Методы борьбы со стрессом. Роль стресса в жизни человека

Люди могут и должны жить дольше. Истинный возраст человека определяется не паспорт, а состояние его кровеносных сосудов. Можно одряхлеть в тридцать и быть вполне работоспособным в сто лет. Сосудов в организме очень много: ими можно опоясать земной шар 2,5 раза. Эти реки жизни пронизывают всё наше тело. Через тончайшие их стенки непрерывно идет обмен веществ: в одну сторону - необходимые для тканей кислород, белки, жиры, углеводы, витамины, минеральные соли, в другую - вредные для клетки отходы питания и дыхания.

Если сосуды расширены (имеют большой просвет) - человеку « износа» нет, если сосуды сужены - шансов на долголетие мало.

У человека три врага, которые резко сужают сосуды и тем сокращают сроки жизни.

Первый враг - табак.

Второй враг - алкоголь.

Третий враг - это стрессы.

Если первые два врага сужают сосуды постепенно, то враг третий делает это с чудовищной быстротой. Этот третий враг - стрессовые состояния, которые губят людей беспощаднее, чем тяжелейшие заболевания вместе взятые.

Стресс - это напряжение, мобилизующее, активизирующее усилия по достижению важных для человека жизненных целей; это реакция человека на изменения ситуации.

Незначительные стрессы неизбежны и безвредны. Г. Селье сказал о них: « Стресс - это аромат и вкус жизни».

Когда стрессовые атаки часты и сильны, энергетических ресурсов в организме может не хватить, адаптационные механизмы выйдут из строя. Из-за истощения и нарушения баланса гормонов все труднее будет стимулировать угасающие функции организма, и человек в конце концов погибает. Это бывает, когда отключаются могучие силы саморегуляции, когда очередная отрицательная эмоция наслаивается на предыдущую, то есть одна эмоция не разрядилась, а другая уже наступает ей на «хвост» всей своей страшной стрессовой тяжестью.

Итак, стресс необходим, и, как показывают многочисленные исследования, он «связан с любой деятельностью, избежать его может лишь тот, кто ничего не делает. Но кому приятна жизнь без дерзаний, без успехов, без ошибок?» - отмечает Г. Сомелье. Чрезмерный стресс снижает качество трудовой жизни и дорого обходиться организации. Задача, следовательно состоит в том, чтобы «избежать дистресса или, по крайней мере, суметь ему противостоять.

Основные признаки дистресса. Физиологические проявления: язвы, мигрень, гипертония, боль в спине, артрит, астма, боли в сердце; психологические - раздражительность, депрессия, негативные эмоции, ощущения предстоящего срыва, пониженный интерес к межличностным и сексуальным отношениям.

Значительная часть причин дистресса корениться на работе, связана с выполнением профессиональной деятельности в организации или событиями жизни людей.

Управление стрессами.

Решающую роль в создании психологически комфортной, то есть исключающей дистресс обстановки, принадлежит руководителю, его отношению к сотрудникам, к концепции «человеческих отношений».

Чтобы управлять другими, достигая при этом высокой производительности труда и низкого уровня стресса, исследователи в области менеджмента рекомендуют руководителям следующие методы профилактики организационного дистресса.

1. Оценить способности, потребности и склонности ваших работников и попытаться выбрать объем и тип работы для них, соответствующие этим факторам. Как только они продемонстрируют успешные результаты при выполнении этих заданий, повысить им рабочую нагрузку, если они того желают. Нужно смело делегировать полномочия и ответственность.

2. Разрешать подчиненным отказываться от выполнения какого-либо задания, если у них есть для этого достаточные основания. Если необходимо, чтобы они выполнили это задание, объясните, почему это нужно, и установите приоритеты в их работе, чтобы дать им необходимое время и ресурсы для выполнения дополнительного задания.

3. Нужно четко описывать конкретные зоны полномочий, ответственности и производственных ожиданий, а также использовать двустороннюю коммуникацию и информацию подчиненных.

4. Необходимо использовать стиль руководства, соответствующий требованиям конкретной ситуации.

5. Необходимо обеспечить за эффективную работу соответствующее вознаграждение.

Работа против стресса.

Нельзя полагать, что интенсивная работа прямым путем ведется к стрессу. Дело не в количестве труда, а в его качестве, в нашем отношении к нему.

Замечено, что многие выдающиеся труженики почти во всех областях деятельности прожили долгую жизнь. Работа изматывает человека только удручающими неудачами, а успешная деятельность, даже самая напряженная, не приводит к разрушающему стрессу, напротив, даже в преклонном возрасте она бодрит, создает ощущение молодости и силы. Вольтер, празднуя 80-летие, сказал: «Сейчас у меня нет для себя ни минутки. Уже через месяц у меня будет много работы. Чем старше становиться человек, тем старчески тащиться по жизни. Работать - значит жить». Работа - надежный противовес любой беде.

Нужны три условия, чтобы работа приносила счастье: она должна быть по силам человеку, не должна быть изнуряющей и ей обязательно должен сопутствовать успех.

Умственное перенапряжение, неудачи, неуверенность, бесцельное существование - это самые вредоносные стрессоры. Особенно вредна бесцельность, а цель у каждого должна быть непременно, и самая благородная и оздоравливающая - достижение высокого мастерства.

Достигнув его, вы обретёте уверенность в себе, а также расположение, уважение и, возможно, любовь близких.

Нельзя забывать, что самоменеджмент является хорошей профилактикой стресса. Итак:

1. разработайте систему приоритетов в вашей работе;

2. научитесь говорить «нет», когда достигните предела, после которого вы уже не можете взять на себя больше работы;

3. не соглашайтесь с вашим руководителем или кем-либо, кто начинает выставлять противоречивые требования (конфликт ролей);

4. сообщите вашему руководителю или сотрудникам, когда вы почувствуете, что ожидания не ясны. Скажите им, что вы несколько не уверены, относительно ряда конкретных, связанных с заданием вопросов и хотели бы иметь возможность обсудить эти вопросы с ними;

5. « Найдите каждый день время для отключения и отдыха. Закройте дверь на пять минут каждое утро, поднимите и обоприте на что-нибудь ноги, полностью расслабьтесь и выбросите работу из головы. Обратитесь к приятным мыслям или образам, чтобы освежить мозг…. Уходите время от времени из конторы, чтобы сменить обстановку или ход мыслей. Не обедайте там и не задерживайтесь подолгу после того, как вам следовало бы уже идти домой или заняться другой работой» - советует доктор Карл Альбрехт.

Рекомендации по профилактике жизненного дистресса.

Социальные взаимодействия:

1. пребывание в обществе счастливых людей;

2. пребывание в кругу друзей;

3. встреча со старыми друзьями;

4. приобретение друзей;

5. сознание собственной физической, сексуальной привлекательности;

6. наблюдение за людьми;

7. откровенная и открытая оживленная беседа;

8. выслушивание признания в любви;

9. пребывание в обществе любимого человека;

10. ласкательные прикосновения, поцелуи;

11. нормальные половые связи;

12. прослушивание радио;

13. осознание возможности оказать помощь людям.

Снижает депрессию:

1. смех;

2. расслабленность;

3. улыбка;

4. размышления о чем-то хорошем, что может произойти в будущем;

5. размышления о людях, к которым относишься с симпатией;

6. размышления за красивым пейзажем; возможность дышать свежим воздухом;

7. пребывание в состоянии умиротворения и спокойствия;

8. возможность принимать солнечные ванны;

9. ощущение чистой одежды;

10. наличие свободного времени;

11.хороший сон по ночам;

12. прослушивание любимой музыки;

13.убежденность в благополучии семьи или друзей;

14.ощущение присутствия бога в жизни;

15.наблюдение за дикими животными.

Самоорганизация:

1.умение настоять на своем и сделать по-своему;

2.чтение;

3. планирование и организация какого-либо действия;

4.четкое выражение своих мыслей;

5.планирование путешествий и отпуска;

6.приобритение новых знаний и навыков;

7.получение комплимента или похвалы в свой адрес;

8. качественное выполнение работы;

9. занятия физической культурой и спортом.

Разное:

1. вкусная еда;

2. пребывание в окружении домашних животных.

Для того чтобы сильные эмоции не взорвали организм изнутри, нужно во что бы то ни стало стремиться «сжечь», израсходовать излишние гормоны с помощью разрядки эмоций. При сильных душевных потрясениях следует не предаваться мучительным переживаниям, а активно переключаться.

Ученые считают: ничто так надежно не разряжает накопленные отрицательные эмоции, как слёзы.

Если все перечисленные средства не дают позитивного эффекта, а душевное самочувствие не внушает оптимизма, есть смысл обратиться к психотерапевту.

Принципы «мудрого отношения к жизни».

1. Уметь отличать главное от второстепенного. Этот принцип ориентирует нас на нахождение какой-то основной, доминирующей линии жизни, предостерегая от погони за многими сиюминутными случайными целями.

2. Знать меру воздействия на события. Данный принцип призывает нас к реалистичности в оценке, как собственных возможностей, так и ситуации, в которых мы находимся.

3. Уметь подходить к проблеме с разных сторон. Речь идет о многоплановости видения возникающих проблем, способности взглянуть на них с разных сторон и позиций, о необходимости гибкого подхода в оценке людей и событий.

4. Готовить себя к любым неожиданным событиям. Вместо того, чтобы переживать из-за неблагодарности, будьте готовы к ней.

5. Воспринимать действительность такой, какова она в реальности, а не в нашем воображении. То, что происходит вокруг нас на самом деле, и наше представление о происходящем не всегда соответствовать друг другу.

6. Стараться понять других. Адекватное понимание других, в частности, мотивов их поведения, проникновение в их внутренний мир позволяет нам избрать более гибкую линию поведения, избежать ненужных столкновений и в конечном счете обеспечить себе некоторый уровень психологического комфорта.

7. Уметь извлекать положительный опыт из всего происходящего. Любой приобретаемый опыт (как положительный, так и отрицательный) при условии серьезного его осмысления и соответствующих выводов способен значительно расширить наши возможности в оценке людей и ситуаций, способствуя тем самым и лучшей жизненной адаптации.

Мудрая немецкая пословица гласит: «Берите пример с солнечных часов - ведите счет только по радостным дням».

Вопрос 6. Этика делового общения

Этикет руководителя включает правила субординации:

- в деловых отношениях;

- в приветствии и в обращении к подчиненным;

-организации служебных контактов;

- ведении деловой беседы;

- требовании к внешнему виду, манерам, речи руководителя.

Реализации норм и правил этикета поможет эффективнее организовать процесс управления коллективом, упрочить демократический стиль руководства во всех звеньях управления.

В служебном этикете нет мелочей. Поведение человека, мужчины или женщины, на лестничной площадке, в лифте, на улице - все это создает имидж делового человека.

Например, не рекомендуется жестикулировать, что считается неприличным. Допускается жестикуляция как метод убеждения в организаторском искусстве. Но в принципе «разговаривать руками» нельзя.

С подчиненными следует устанавливать определенную дистанцию. Деловые отношения должны быть уважительными и ровными, но обязательно требовательными.

Руководителям любого ранга необходимо взять на вооружение постулат Сократа. Древний философ говорил: «Нельзя человеку говорить: « Вы не правы». Следуя этому правилу, не рекомендуется с утра говорить своим подчиненным: « Не могу, не хочу, не нужно, нельзя».

Необходимо постоянно помнить, что нет пустяков в обращении с людьми, любая небрежность может повлечь за собой очень серьезные выводы.

Любому руководителю надо уметь выделить главное, не позволять себе утонуть в мелочах, обязательно установить сроки исполнения того или иного поручения.

Никогда нельзя опаздывать. Опоздание - это самый большой недостаток любого человека, будь он на работе или вне её. Культура поведения подчиненных выражает прежде всего в точности.

Требование дисциплинированности, уважительного отношения друг к другу - не только административное, но и нравственное требование, поскольку оно выражает уровень культуры человека.

Надо считаться с самолюбием подчиненных. Каждый человек - это личность, он имеет свой характер, свое представление о жизни, своё мнение, и не учитывать этого - значит игнорировать его индивидуальность.

Деловому человеку необходимо не только нести моральную ответственность за свои поступки и действия, но и внимательно относиться к своему внешнему виду, особо уделяя внимание элементарной чистоплотности. Следите за своим гардеробом. Это не «пижонство». Это суровая необходимость.

Руководителю следует взять на вооружение принцип Харви Маккея: « Руководитель любого ранга должен изучать, понимать, помогать своему подчиненному, чтобы правильно использовать его на рабочем месте».

Любой успех организации на 85% зависит от желания людей трудиться, а также их взаимодействия и умения общаться. Хорошо понимая значение общения для деловой деятельности, прагматичный Дж. Рокфеллер говорил: « Умение общаться с людьми - такой же покупаемый за товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо товар в этом мире.

Умение общаться означает умение разбираться в людях и на этой основе строить свои взаимодействия с ними, что предполагает знание психологии общения.



Список использованной литературы

1. Прошкина Т.П. Менеджмент . Ростов н/Д, Феникс, 2007.

2. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Минск: « Новое знание», 2000.

3. Радугин В.Д. Основы менеджмента. Москва. 1997.

4. Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом. Москва, 1995.