Внутренняя среда организации

САРАТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра экономики и менеджмента

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ: Исследование систем управления

НА ТЕМУ: Внутренняя среда организации

ВЫПОЛНИЛ:

студент группы МЕНЖ-41

Грищенко А.А.

ПРОВЕРИЛ:

доц. Мурзова Л.В.

г. Энгельс

2006г.

Содержание

Введение

Внутренняя среда организации: сущность, роль

Анализ внутренней среды организации

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром.

Организация, по определению, это - группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. Это вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто "данное", что руководство должно преодолеть в своей работе.

Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения ею своих целей. Управление формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, которая представляет собой ограниченное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная культура, и осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации.

Внутренняя среда организации: сущность, роль

Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. Основными составляющими любой организации являются люди, входящие в данную организацию, задачи, для решения которых данная организация создана и существует, и управление, которое формирует, мобилизирует и приводит в движение потенциал организации для решения стоящих перед ней задач.

Внутренняя среда организации имеет свои составляющие, рассмотрим их.

Структура организации отражает сложившееся в ней выделение отдельных подразделений, связи между ними. Исходным в построении структуры является проектирование работы. В организации люди могут работать автономно (независимо друг от друга), могут на конвейере или в бригадах. Проектирование работы зависит от многих факторов, в частности от того, какая квалификация требуется для выполнения работы, какую часть продукта изготавливает отдельный работник, требуется ли наличие обратной связи от конечного результата, предполагает ли работа развитие и обучение работника и т.п. От проектирования работы зависит очень многое во внутренней жизни организации.

Важным шагом в формировании структуры организации является выделение структурных подразделений. Менеджмент должен определить организационные размеры структурных подразделений, их иерархию, права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями. Он должен поставить задачи перед подразделениями и наделить их необходимыми ресурсами. От умелого решения всех этих вопросов и своевременной корректировки структуры в значительной степени зависит успех функционирования организации.

Внутриорганизационные процессы, формируемые и направляемые менеджментом, включают три основных подпроцесса: координацию, принятие решений, коммуникацию.

Координация может осуществляться путем непосредственного руководства действиями в виде распоряжений, приказов и предложений, а также посредством создания системы норм и правил, касающихся деятельности организации.

Процедуры и нормы принятия решений по-разному формируются менеджментом в различных организациях.

Применяемые в организации нормы и формы коммуникации оказывают большое влияние на климат внутри организации.

Технология - это технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией. Она является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента. Управление должно решить, какую технологию использовать и как сделать это наиболее эффективно. В современных условиях менеджмент не может рассматривать технологию только с точки зрения повышения производительности и эффективности. Очень важно учитывать то, как новые технологии могут повлиять на климат внутри организации, как они могут подействовать на ее "организм".

Кадры являются основой любой организации. Без людей нет организации. Организация живет и функционирует только потому, что в ней есть люди. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Люди, работающие в организации, отличаются друг от друга по многим параметрам: полу, возрасту, образованию, национальности, семейному положению и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на качество работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы она способствовала достижению положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека. В отличие от машины человек имеет желания, он вырабатывает определенное отношение к своим действиям и действиям окружающих. А это может влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большей степени зависит успех функционирования организации.

Организационная культура - это устойчивые нормы, представления, принципы и верования относительно того, как данная организация должна и может реагировать на внешние воздействия, как следует вести себя в организации, каков смысл ее функционирования и т.п. Часто основные положения организационной культуры находят проявление в лозунгах, обобщающих смысл деятельности организации. Носителями организационной культуры являются люди, но вырабатывается она и формируется в значительной мере менеджментом и, в частности, высшим руководством. Являясь всепронизывающей составляющей организации, организационная культура оказывает значительное влияние как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде. Организационная культура может играть огромную роль в мобилизации всех ресурсов организации для достижения поставленных целей. В то же время она может являться и мощным тормозом на пути достижения целей, в особенности если для этого требуется проведение определенных изменений. Поэтому управление уделяет большое внимание решению вопросов формирования, поддержания и развития организационной культуры.

Можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывает деятельность любой организации и являются объектом управления со стороны менеджмента:

1) производство;

2) маркетинг;

3) финансы;

4) работа с кадрами;

5) эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Анализ внутренней среды организации

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько видов анализов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Кадровый анализ внутренней среды охватывает такие процессы, как: взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п. Организационный анализ включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения. В производственный анализ входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. Маркетинговый анализ внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынок; выбор рынков сбыта и систем распределения. Финансовый анализ включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.

Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой, которая так же, как и выше перечисленные анализы, должна подвергаться самому серьезному изучению.

Организационная культура может способствовать тому, что организация выступает сильной, устойчиво выживающей в конкурентной борьбе структурой. Но может быть и так, что организационная культура ослабляет организацию, не давая ей успешно развиваться даже в том случае, если она имеет высокий технико-технологический и финансовый потенциал. Особая важность анализа организационной структуры для управления состоит в том, что она не только определяет отношения между людьми в организации, но и оказывает сильное влияние на то, как организация строит свое взаимодействие с внешним окружением, как относится к своим клиентам и какие методы выбирает для ведения борьбы.

Так как организационная культура не имеет явно выраженного проявления, то ее сложно изучать. Однако тем не менее есть несколько устойчивых моментов, которые важно прояснить для того, чтобы попытаться указать на те слабые и сильные стороны, которая организационная культура придает организации.

Информация об организационной культуре можно получить из различных публикаций, в которых организация представляет себя. Для организаций с сильной организационной культурой характерно подчеркивание важности людей, работающих в ней. Такие организации в публикациях о себе уделяют большое внимание разъяснению своей фирменной философии, пропаганде своих ценностей. В то же время для организации со слабой организационной культурой характерно стремление в публикациях говорить о формальных организационных и количественных аспектах своей деятельности.

Представление об организации дает наблюдение того, как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как они коммуницируют друг с другом, чему они отдают предпочтение в разговорах. Такое понимание организационной культуры может быть улучшено, если ознакомиться с тем, как построена система карьеры в организации и какие критерии служат для продвижения работников. В случае если в организации работники

продвигаются быстро и по результатам индивидуальных достижений, можно предположить, что существует слабая организационная культура. Если же карьера сотрудников имеет долгосрочный характер и предпочтение при продвижении отдается умению хорошо трудиться в коллективе, то такая организация имеет явные признаки сильной оргкультуры.

Пониманию организационной культуры способствует изучение того, существуют ли в организации устойчивые заповеди, неписанные нормы поведения, ритуальные мероприятия, предания, герои и т.п., насколько об этом осведомлены все сотрудники организации и насколько серьезно они относятся ко всему этому.

Для того чтобы успешно выживать в долгосрочной перспективе, организация должна уметь прогнозировать то, какие трудности могут возникнуть на ее пути в будущем, и то, какие новые возможности могут открыться для нее. Поэтому, изучая внешнюю среду необходимо концентрировать внимание на выяснении того, какие угрозы и какие возможности таит в себе внешняя среда.

Чтобы успешно справляться с угрозами и действенно использовать возможности, отнюдь не достаточно одного знания о них. Можно знать об угрозе, но не иметь возможности противостоять ей и тем самым потерпеть поражение. Также можно знать об открывающихся новых возможностях, но не обладать потенциалом для их использования и, следовательно, не уметь их использовать. Сильные и слабые стороны внутренней среды организации в такой же мере, как и угрозы и возможности, определяют условия успешного существования организации. Поэтому при анализе внутренней среды интересует выявление именно того, какие сильные и слабые стороны имеют отдельные составляющие в целом.

Анализ среды направлен на выявление угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации, а также сильных и слабых сторон, которыми обладает организация.

Применяемый для анализа среды метод SWOT (сила, слабость, возможности и угрозы) является довольно широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод SWOT, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации и внешними угрозами и возможностями.

Анализ внутренней среды - очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс, требующий внимательного отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами и теми, сильными и слабыми сторонами, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде. Не зная среды организация не может существовать. Однако она не плывет в окружении, как лодка, не имеющая весел или паруса. Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям.

Заключение

Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. Основными составляющими любой организации являются люди, входящие в данную организацию, задачи, для решения которых данная организация создана и существует, и управление, которое формирует, мобилизирует и приводит в движение потенциал организации для решения стоящих перед ней задач.

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

Анализ внутренней среды - очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс, требующий внимательного отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами и теми, сильными и слабыми сторонами, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде. Не зная среды организация не может существовать. Однако она не плывет в окружении, как лодка, не имеющая весел или паруса. Организация изучает среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям.

Список использованной литературы

1. Архипова, Н. И. Исследование систем управления : учебное пособие для вузов / Н. И. Архипова. - М. : Изд-во ПРИОР, 2002. - 384 с. - ISBN 5-7990-0797-2.

2. Виханский, О. С. Менеджмент : учебник / Виханский О. С. - М. : Экономисть, 2004. - 288 с. - ISBN 5-98118-060-9.

3. Глущенко, В. В. Исследование систем управления / В. В. Глущенко. - Железнодорожный, Моск. обл. : ООО НПЦ "Крылья", 2000. - 416 с. - ISBN 5-901039-07-6.

4. Игнатьева, А. В. Исследование систем управления : учебное пособие для вузов / А. В. Игнатьева. - М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 157 с. - ISBN 5-238-00213-0.

5. Малин, А. С. Исследование систем управления : учебник для вузов / А. С. Малин. - М. : ГУ ВШЭ, 2002. - 400 с. - ISBN 5-7598-0192-9.

6. Мескон, М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента : пер. с англ. / М. Х. Мескон. - М. : "Дело ЛТД", 1994. - 702 с. - ISBN 5-86461-140-9.

7. Могилевский, В. Д. Методология систем : вербальный подход / В. Д. Могилевский. - М. : ОАО Изд-во "Экономика", 1999. - 251 с. - ISBN 5-282-01921-3.