Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами.

Делопроизводство это отрасль управленческой деятельности в организациях различного вида, связанная с работой над документами.

Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Организации в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК, кино-фотодокументы, звуковые и другие виды документов.

Документы организаций являются информационными источниками и средством юридического доказательства.

Порядок ведения делопроизводства определяется инструкцией, в которой учитывается специфика работы конкретной организации. Она разрабатывается на основе типовой инструкции и включает в себя правила составления и оформления документов организации, технологию работы с документами, образцы наиболее часто употребляемых в организации документов.

Инструкция по ведению делопроизводства вводится в действие приказом руководителя организации и является нормативным документом.

В настоящее время термин «делопроизводство» все чаще звучит, как «документационное обеспечение». Такое определение наиболее точно очерчивает весь комплекс работ с документами в организации, их фиксацию, оформление, организацию работ с документами, использование и хранение.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление, оформление и работу с управленческими документами по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации, обеспечивающего сохранность документов.

За нарушение этих правил, должностные лица, специалисты и служащие аппарата управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

2. Виды обработки документов

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документационной информации, её быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленный сроки с наименьшими затратами. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Документооборот можно разделить не следующие этапы:

экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения;

регистрация;

рациональной движение документов внутри организации;

обработка исполненных и отправленных документов.

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.); при получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность её доставки и целостность упаковки. При необходимости с документами следует приложить перечень выявленных дефектов. Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично", документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям. На всех поступающих документах для удобства и точности нумерации корреспонденции применяют нумерационные бланки или "шахматки", вычеркивая из них использованные номера, Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах. Если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождения ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Экспедиционная обработка должна проводится в день поступления документов или в первый рабочий день при поступлении их в нерабочий дни.

Следующий этап обработки поступивших документов - их предварительное рассмотрение, которое обычно поручается самому опытному сотруднику службы документационное обеспечение управления. При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность; и новизна поставленных вопросов; авторство; реальная срочность исполнения документа; вид документа; закон, распоряжения, письмо, отчет и т.д. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документах вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и их исполнению следует привлечь руководство организации. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время (при необходимости делают копии). Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен руководством на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Процесс регистрации - снятия с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах учреждения.

Из документа выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения, входящий номер (индекс); дата документа, индекс документа; автор, заголовок; резолюция, срок исполнения, исполнитель, ход исполнения (фиксируются все передачи документа), номер дела (куда помещен документ после исполнения).

Формы регистрации могут быть: журнальная, карточная, автоматизированная, электронная.

Передача документов внутри организации между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, и если это не возможно - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущий информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений не собрания, заседания.

Обработка и отправка документов проводится централизованно или секретарем-референтом или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты; заголовок; правильность адресования (адреса), наличие всех страниц в документе. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа, как по почте, так и по факсу.

3. Обработка отправляемых документов и блок-схема работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (см. приложение):

· составление проекта документа исполнителем;

· проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

· согласование проекта документа;

· подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

· регистрация документа;

· отправка документа адресату;

· подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его составления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

· номер документа, включающий номер дела;

· адресат (корреспондент);

· краткое содержание или заголовок;

· отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

· исполнитель;

· примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Особенностью анализа документопотоков является включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы документов.

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов

Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принимаемого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.

На основе построения документограмм определяется количество документов в структурном подразделении организации, состав исполнителей, порядок движения документов, трудоемкость их обработки.

Работа с документами входит в обязанности секретаря-референта.

Рис.1. Блок-схема работы с исходящими документами

В приложении приведен пример исходящего документа - служебного письма.

Заключение

Итак, совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в учреждениях и на предприятиях.

Я считаю, что данная тема очень интересна для моей будущей профессии. В использованной мною литературе содержится методический материал по двум неразрывно связанным документам механизма управления. Первый это сами документы, второй делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу.

Я бы хотела посоветовать всем работникам делопроизводственных служб - лучше ознакомляться с технологией работы с документами в современных условиях, это им, безусловно, поможет в процветании предприятия, в котором они работают.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Список используемой литературы

1. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Кирсанова М.В. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2007. с. 25-43.

2. Справочник по делопроизводству. Под ред. Павлова К.С. Практическое пособие. 2-е изд. М.: Приор, 2003. с. 102-108.

3. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005. с. 150-158.

4. Басатов М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 2007. с. 52-58.

5. Кирсанова М.В.,Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 2007. с.141-142.

6. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М. Инфра-М, 2006. С. 44-47, с.183-186.

7. Секретарское дело М., 2006 с.187-198.

Приложение

Служебное письмо (внешнее)

Ряд требований к оформлению писем отражен в данном макете письма.

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, проводящую доводу, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.