Типовые функции секретаря

Введение

Считается, что одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится, главным образом, к освоению технических навыков - стенография, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности до сих пор глубоко не изучаются.

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высокоэффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.

Техническое обновление производства, совершенствование труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая и секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению его способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.33..

Таким образом, тема данной работы в условиях современности, как никогда значима. Постоянное усовершенствование организации секретарской деятельности, появление новых функции и требований к секретарям обусловливают актуальность данной работы.

Целью курсовой работы было изучение основных типовых функций секретаря. Для решения данной цели было необходимо решить ряд следующих задач:

1) объяснить роль секретаря в организации;

2) рассказать об основных(в том числе, и личных) качествах современного секретаря, требованиях к его базовой подготовке;

3) рассмотреть типовые функции:

а) секретаря-референта;

б) секретаря руководителя;

в) офис-менеджера;

г) секретаря-машинистки.

4) изучить организацию работы секретаря, его функции по приему граждан, организации телефонных переговоров, организации совещаний и т.д.

Что касается источников и литературы по выбранной теме, на мой взгляд, их представлено немало как в городских и университетских библиотеках, так и в ресурсах сети Интернет. Большое количество информации можно найти в пособиях по делопроизводству, справочниках для секретарей.

Практическая значимость данной работы в том, что она содержит все основные сведения об особенностях секретарской деятельности, функциях современного секретаря и требованиях, предъявляемых к человеку, желающему освоить эту профессию.

Данная работа состоит из трех глав.

Первая глава описывает основные функции и качества современного секретаря, его личные качества.

Во второй главе рассказывается об основных типовых функциях секретарей отдельных категорий: секретаря-референта, секретаря-машинистки, секретаря руководителя, офис-менеджера.

В третьей главе более подробно рассматривается организация работы секретаря по подготовке различных совещаний, а также организация приема посетителей и телефонных переговоров.

В заключении курсовой работы сделаны определенные выводы и указаны основные пути усовершенствования секретарской деятельности.

Глава 1. Секретарь в организации

Секретарь - это, как говорится, лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.46.. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

1.1 Основные функции и качества современного секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - С.46.:

* знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

* знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями;

* знания правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

* знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

* иметь профессиональный имидж;

* хорошо владеть речью и письмом;

* обладать хорошей памятью;

* хорошо ориентироваться во времени;

* содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

* уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

* осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

* быть энергичным, проявлять инициативу;

* быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

* поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

* контролировать финансы офиса;

* быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.51..

1.2 Личные качества секретаря

Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек представляет собой уникальную личность.

Современная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом -- весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. С.88.. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но, в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т. д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Речь идет о секретаре предприятия, учреждения, организации любой формы хозяйствования. Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

Глава 2. Типовые функции секретаря

Есть несколько позиций, которые занимают секретари: Receptionist - девушка, работающая на телефоне Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - С.48.. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность Office Manager Там же., который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность - Personal Sekretary - помощник генерального директора или президента Там же.. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Там же.

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

* учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

* оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;

* подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

* оформление протоколов рассылок выписок из них;

* анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

* подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

* прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

* организация приемов посетителей;

* прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.65..

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

* техническое обеспечение работы руководителя;

* подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

* организация приема работников и посетителей;

* телефонное обслуживание;

* подготовка командировок;

* организация презентаций и специальных приемов гостей;

* стенографирование;

* контроль за праздничными и юбилейными датами;

* обработка почты;

* машинописные работы;

* сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

* сбор материалов для докладов и речей руководителя;

* ведение табеля учета рабочего времени и т.д Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.66..

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Секретари-референты и офис-менеджеры занимают в иерархии офисных служб более высокую ступень, чем, например, операторы на телефоне. Поэтому если к секретарю при приеме на работу предъявляют повышенные требования, причем, касающиеся не только внешности, но и знаний, значит, руководителю требуется секретарь, который умеет быть незаменимым и в то же время держаться в тени.

Секретарь-референт, секретарь руководителя, личный помощник руководителя - строго говоря, это три разные должности Зиновьева Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - С.64.. Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам. А вот личный помощник (кстати, ими порой становятся мужчины) может не только организовывать и планировать рабочее время шефа, но и иметь определенные полномочия в принятии серьезных решений или при переговорах. Но для большинства фирм наличие такого количества секретарей у руководителя -- непозволительная роскошь, поэтому один человек выполняет работу троих, а как его называть -- референтом или помощником, зависит от вкуса начальника. В небольших и средних компаниях, там, где нет целого штата секретарей различной специализации, разные обязанности поручают одному человеку, и в большинстве случаев объявления о приеме на работу подразумевают под этими тремя вакансиями сходный набор функций.

2.2 Функции секретаря-референта

Секретарь-референт -- это одна из первых капиталистических профессий, которые стали необыкновенно популярными после перестройки Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.14.. Действительно, в советское время должность секретаря руководителя считали тяжелой, скучной и малопрестижной. А вот когда индивидуальные предприниматели стали сами себе начальниками, часто оказываясь при этом молодыми и к тому же богатыми, то большинство претенденток на вакансию секретаря-референта связывали свои ожидания не столько с карьерным ростом, сколько с надеждой удачно выйти замуж. Теперь ситуация изменилась, и всем стало понятно, что работа секретаря -- все тот же тяжелый, часто скучный, порой весьма неблагодарный труд.

Перечислим на основе типовых должностных инструкций основные функции секретаря-референта:

· информационно-справочное обслуживание по документам предприятия;

· методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия;

· документирование деятельности совещательных органов предприятия;

· оперативно-организационное обслуживание руководства;

· ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу) Типовая инструкция секретаря-референта. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

Секретарь-референт должен:

· осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия;

· обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;

· контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;

· осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;

· осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;

· осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);

· вести прием посетителей;

· выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

· обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

· использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия;

· проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

· выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия Типовая инструкция секретаря-референта. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

2.2 Функции секретаря руководителя

Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.

Чтобы стать начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.

Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании.

Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.

Однако хороший начальник и толковый опытный секретарь функционируют как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.

Нельзя обойти стороной еще один деликатный вопрос: нерабочие отношения между начальником и его секретаршей. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, следует сразу присмотреться к потенциальному начальнику и, отправляясь на собеседование, одеться так, чтобы подчеркнуть свои деловые качества, а не внешние достоинства. Если вы не получите это место, следовательно, начальнику надо было от секретаря совсем другое, и вы удачно избежали проблем.

Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше -- попросить должностную инструкцию. Часто наивность секретарей, большинство из которых -- молоденькие девушки, плохо разбирающиеся в людях и в жизни, становится одной из причин неприятных последствий. Принимая и поощряя подарки, отвечая на ухаживания, поддерживая игривые разговоры и двусмысленные шутки, одеваясь в откровенные или вызывающие наряды, девушка часто неосознанно создает впечатление своей доступности. Поэтому, не умаляя вины любителей воспользоваться служебным положением, стоит все же предостеречь их от ошибочных шагов.

Хотя секретарь находится ближе всех к руководителю, его карьерный рост ограничен. Безусловно, из всякого правила бывают исключения, но особенно обольщаться не стоит.

В зависимости от набора требований, использования знания иностранных языков, опыта работы и функциональных обязанностей варьируется и зарплата: от 200 до 800 у. е. Имейте в виду, если в вакансии «личный помощник» указана зарплата больше 1000 у. е., с большой долей вероятности можно предположить, что это -- сетевой маркетинг.

К основным функциям относят:

· осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· ведение делопроизводства;

· организация приема посетителей Зиновьева Н. Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - С.75..

Секретарь руководителя должен в процессе своей деятельности:

· осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

· принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

· готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

· следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

· организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

· по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

· выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

· осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

· вести контрольно-регистрационную картотеку;

· обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

· печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;

· организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

· копировать документы на персональном ксероксе Типовая инструкция секретаря руководителя. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

2.3 Офис-менеджер. Администратор офиса

У должностей, приблизительно имеющих один набор функциональных обязанностей, существует множество названий. Часто их дают при описании работы, фактически являющейся должностью оператора на телефоне. Поэтому, чтобы не покупать кота в мешке, стоит внимательно изучить все объявления в разделе, стараясь прочитать информацию между строк. Прежде чем ехать на собеседование, лучше хорошенько расспросить об условиях работы. Во время интервью надо анализировать все задаваемые вам вопросы. Если, допустим, вас спросят, как вы относитесь к тому, что иногда придется предлагать кофе клиентам, нетрудно догадаться, что это будет вашей прямой обязанностью. Если поинтересуются, не против ли вы время от времени съездить куда-то с разовым поручением, то, согласившись, вы обречете себя на постоянные поездки по филиалам и другим учреждениям. Поэтому сразу решите, на что вы готовы пойти, а на что -- нет. Присматривайтесь к обстановке в офисе, изучайте ситуацию ведь наблюдательность -- необходимое качество для администратора.

В каких-то организациях набор обязанностей офис-менеджера дополнительно включает функции секретаря руководителя. В других в штат приглашают отдельного сотрудника на должность офис-менеджера, но вместе с тем ему приходится выполнять работу, например, секретаря на ресепшн или делопроизводителя. Но в крупных компаниях офис-менеджер имеет свой четко ограниченный круг обязанностей Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.68..

Функции офис-менеджера обычно административные: контролирует обеспеченность работников офиса расходными материалами, выполняет задания по копированию документов или другие служебные просьбы сотрудников, поддерживает порядок на стеллажах, в приемной для посетителей, возможно, в его обязанности входит приготовление чая или кофе клиентам, руководителю или сотрудникам, часто от офис-менеджера требуют осуществлять контроль за некоторыми службами -- курьерами, водителями и т. п. Но главное, администратор является лицом офиса, приветливым и доброжелательным, приятным для сотрудников и посетителей. Поэтому работу офис-менеджера, как правило, доверяют молодым привлекательным девушкам в среднем до 30 лет, внешний облик которых гармонично сочетает черты делового стиля, доброжелательности и обаяния. Стоит заметить, что в разных организациях возраст может быть ограничен и 26, и 45 годами. Это связано с целевой аудиторией фирмы, ее потенциальными клиентами: кто-то отдает предпочтение молодости, а кто-то солидности Там же..

Помимо приятной внешности необходимы определенные навыки: работа на компьютере на уровне пользователя (Word, Excel, Интернет, электронная почта), знание машинописи, хорошая скорость набора, делопроизводство, умение обращаться с офисной техникой, образование -- не ниже среднего специального. Знание английского языка требуют редко. Из личных качеств нужно иметь грамотную речь, хорошую дикцию, быть доброжелательной, коммуникабельной, организованной, ответственной, аккуратной и исполнительной.

Должность офис-менеджера может стать началом карьеры, если интересоваться работой фирмы, принимать деятельное участие в ее жизни, вникать в тонкости дела. Для этого необходимо накопить определенные знания по профилю, дать понять руководству или кадровым службам, что вы заинтересованы, скажем, в должности менеджера или секретаря-референта. Возможно, компания обеспечит вам обучение, которое поможет занять более высокооплачиваемый пост.

Часто, если нет специального сотрудника, на офис-менеджера возлагают обязанности по рекламе и PR, например заказ сувениров для партнеров и клиентов, взаимодействие с рекламными агентствами, размещение рекламы в СМИ Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.69.. Бывает, что он организует корпоративные мероприятия и многое другое. Тогда при формировании соответствующего отдела в компании офис-менеджер может стать его сотрудником или даже руководителем. Среди вариантов карьерного роста есть и должность руководителя отдела секретариата.

Но для того чтобы начальство захотело вложить деньги в обучение сотрудника, оно должно быть уверено в его работоспособности, трудолюбии, преданности делу.

Насколько престижна должность офис-менеджера, каждый решает сам. Зарплата администратора офиса, или офис-менеджера составляет, как правило, 300-400 у. е. А для тех, кто знает один или несколько иностранных языков, может быть и больше -- до 600 у. е. Руководитель отдела секретариата иногда получает до 800 у. е Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.69..

Есть люди, которым нравится быть незаменимыми, постоянно находиться в центре внимания, учитывать все тонкости, но не кичиться своими успехами. Они всегда безупречно выглядят, их не смущают восхищенные, а порой, и нескромные взгляды, они умеют поддержать приятный разговор, причем тонко чувствуют грань, за которую нельзя переходить. Именно такие люди становятся блистательными секретарями.

2.4 Функции секретаря-машинистки

На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:

· выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия;

· ведение делопроизводства;

· организация приема посетителей Типовая инструкция секретаря-машинистки. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

Для выполнения возложенных на него функций секретарь-машинистка обязана:

· выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений;

· получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников;

· организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание;

· осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы;

· обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя;

· передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);

· печатать по указанию руководителя различные материалы;

· вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;

· следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

· принимать документы на подпись руководителю;

· организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;

· готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе Типовая инструкция секретаря машинистки. Банк должностных инструкций.=http//www/kadrovik.ru/..

Глава 3. Организация работы секретаря

Главная фигура делопроизводственного процесса -- секретарь-референт Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С.20.. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, -- оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип деятельности. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

3.1 Организация приема посетителей

Организация приема посетителей -- одна из важнейших функций секретаря Шейнов В.П. Секретарь - практическое пособие. - С.34.. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, -- это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.

Организуя прием сотрудников, целесообразно придерживаться следующих рекомендаций Там же. - С.35..

Руководитель должен информировать секретаря-референта о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь-референт обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь-референт может вести предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь-референт может пригласить работника по телефону.

Если работник настаивает на необходимости встречи с руководителем в не отведенное для приема время, секретарь-референт обязан доложить об этом руководителю, сообщив фамилию работника и существо интересующего его вопроса; в дальнейшем секретарь-референт действует согласно указаниям руководителя, информируя о них сотрудника.

Организуя прием работников других учреждений, секретарь-референт обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно или по телефону) встреча данного лица с руководителем. Если встреча согласована, то секретарь информирует руководителя о прибытии данного лица, при необходимости напоминает ему об этом и в дальнейшем поступает в соответствии с его указаниями. Если предварительной договоренности не было, секретарь выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь-референт докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.

Ни при каких обстоятельствах секретарь-референт не должен направлять прибывших лиц к руководителю без предварительного уведомления. Представляя посетителя, секретарь-референт должен четко назвать его фамилию, должность, организацию.

Во время приема следует переключить телефон руководителя на секретаря-референта.

Если в заранее назначенное для приема время руководитель отсутствует по причинам, известным секретарю-референту, то секретарь-референт обязан от имени руководителя извиниться, объяснить причину его отсутствия (задержки) и согласовать время следующей встречи.

Существенно отличны от изложенных обязанности секретаря по организации приема граждан. В большинстве случаев он выполняет следующие функции Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. - С. 64.:

· ведет регистрацию граждан, желающих быть принятыми руководителем, при этом в регистрационной форме (карточке) указываются сведения о посетителе и представленные им документы. Опытный секретарь-референт может указать на отсутствие документов, необходимых для рассмотрения дела;

· обеспечивает порядок в приемной во время приема (регулирует очередность, подбирает по требованию руководителя необходимые документы, приглашает работников аппарата и т.д.);

· при необходимости ведет запись беседы руководителя с лицом, прибывающим на прием, делает отметки о ходе рассмотрения дела в карточке или журнале.

3.2 Организация телефонных переговоров

Значительную часть рабочего дня секретаря-референта занимают телефонные переговоры Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.72.. При этом для экономии рабочего времени руководителя секретарь-референт должен переадресовывать телефонные вызовы, если это возможно, другим работникам аппарата управления. Весьма живуча тенденция обращаться к руководителям с второстепенными вопросами. Секретарю-референту требуется опыт, такт и авторитет, чтобы четко и, главное, с пользой для дела регулировать телефонные обращения к руководителю.

При отсутствии руководителя секретарь-референт записывает должность, фамилию, телефон абонента и при возможности интересующие его вопросы, а затем докладывает руководителю.

Секретарь-референт по телефону обязан дать исчерпывающую информацию о часах приема, наличии или отсутствии руководителя на рабочем месте, а в некоторых случаях -- о месте его пребывания и времени возвращения.

В каждом учреждении может быть круг сведений, которые по телефону не сообщаются. В этом случае секретарь-референт рекомендует абоненту обратиться к руководителю письменно или лично.

Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание -- исчерпывающим, не допускающим двойного или превратного толкования Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.72..

3.3 Подготовка совещаний

При подготовке и проведении совещания функции секретаря-референта могут быть следующими Камышев А. Основы документационного обеспечения управления. - С.79.:

· информирование приглашаемых о месте, времени, повестке дня, докладчиках и т.д. (с этой целью используются телефон, радио, личные контакты, громкоговорящая связь, объявления, приглашения, лист оповещения и т.п.);

· подготовка списка участников и обеспечение приглашенных необходимыми материалами и письменными принадлежностями;

· оформление доклада руководителя, подготовка иллюстративных материалов;

· регистрация участников и доклад руководителю о количестве участников, опоздавших, отсутствующих, причинах неявки и т.п.;

· ведение протокола или стенограммы совещания;

· подбор материалов для руководителя;

· выполнение оперативных поручений руководителя, полученных в ходе совещания;

· оформление протокола (стенограммы), его размножение и рассылка участникам совещания, контроль за исполнением принятых решений.

По окончании совещания секретарь должен провести корректировку текста с руководителем и выступавшими, собрать тексты докладов и выступлений, уточнить с руководителем список лиц и учреждений, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня Камышев А. Основы документационного обеспечения управления. - С.62.. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.

По указанию руководителя секретарь сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали, но которым необходимо знать о его результатах.

Заключение

Таким образом, в профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд, противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного количества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думаю, что настоящий секретарь должен быть «един в двух лицах» -- и послушный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.

Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда «в форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, «не видеть и не слышать» того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

Для меня профессия секретаря притягательна. Функции его разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т. д.

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - С.88.. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

Таким образом, в сложившейся практике оценки труда секретарей можно выделить следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Нужно только помнить, что все названные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство: практическое пособие. - М.: 2005;

2. Андреева В.И., Балдина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. - М.: 2004;

3. Белов А.Н. Совершенствование документооборота в научной организации. - М.: 1984;

4. Белов А.Н. Повышение эффективности деятельности аппарата управления. - М.: 1980;

5. Белов А.Н. Организация труда руководителя. - М.: 1976;

6. Белов В.Н. Коммерческое представительство и агентирование (договоры). - М.: 2001;

7. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - Питер.: 2006;

8. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М.: 1989;

9. Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент. - М.: 2005;

10. Волгин Б.Н. Деловые совещания. - М.: 1970;

11. Демин Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник. - М.: 2003;

12. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие. - М.: 2001;

13. Камышев А. Основы документационного обеспечения управления. - М.: 2000;

14. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение: 2003;

15. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. - Новосибирск.:1997;

16. Корнеев И.К. Организация и технология офисной деятельности. - М.: 2001;

17. Кузнецова М.В. Делопроизводство. -- М.: 2000;

18. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. -- М.: 1992;

19. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учеб. пособие. - М.: 2004;

20. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - Питер.: 2006;

21. Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. Приор-издат.: 2005;

22. Шейнов В.П. Секретарь - практическое пособие. Харвест.: 2003.

23. Банк должностных инструкций/Internet//www.kadrovik.ru.