Информационная и техническая база кадрового менеджмента

2

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НЕФТЕГАЗОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Управление персоналом»

на тему: «Информационная и техническая база кадрового менеджмента»

Выполнил:

студент МТЭКз - 07

Климова Н.А.

Проверил:

ассисент кафедры МТЭК

Даминова Р.Р.

г. Тюмень - 2010

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Технические средства и информация в кадровом менеджменте

2. Комплекс технических средств и информационного обеспечения кадровой службы современной организации

2.1 унифицированные системы кадровой документации

2.2 типология технических средств системы управления персоналом и определения необходимого количества

2.3 развитие информационных технологий в кадровом менеджменте

3. Оценка уровня автоматизации и технической оснащенности кадровой службы

Заключение

Литература

ВВЕДЕНИЕ

Информатизация - одна из наиболее ярких черт системы общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором информация и знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в современном обществе важнейшим фактором экономического роста.

Необходимо понимать, что технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть уделено именно информационным технологиям, которые благодаря их особым свойствам катализатора будут активно содействовать технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и во многих других не менее важных направлениях.

Усложнение современного производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере кадрового менеджмента. Объем служебных документов ежегодно увеличивается. Внедрение машинной обработки документов в ряде кадровых служб крупных предприятий и объединений не сократило численности персонала, а наоборот, привело к увеличению количества работников, связанных с делопроизводством. Но поскольку простое увеличение численности управленческого персонала не дает положительного эффекта, нужны значительные усилия для решения организационных задач делопроизводства кадровых служб.[6, с. 56]

От правильной организации и наиболее полной автоматизации процессов обработки документов зависит эффективность всего процесса управления кадрами. Большую часть времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль за исполнением документов, различных поручений и т. д.

Одним из основных направлений совершенствования работы с кадрами является внедрение автоматизированной системы. Планирование кадровой работы с помощью компьютерных технологий требует создания соответствующих нормативов, методик расчетов, разработки различных классификаций; создание перспективных моделей специалистов и руководителей; совершенствования требований к личности и рабочему месту работника, а также форм подбора, подготовки и расстановки кадров.

Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач в кадровом менеджменте. Создание мощных компьютерных систем, внедрение новейшей технологии, информация о кадрах - весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности кадрового менеджмента.

В данной работе целью является рассмотрение возможности применения автоматизированных компьютерных систем в работе кадровой службы, организация с их помощью информационных потоков и оптимизация документооборота.

Задачи курсовой работы: изучение унифицированных систем кадровой документации; ознакомление с типологией технических средств системы управления; оценка уровня автоматизации кадровой службы на предприятии.

1 ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА И ИНФОРМАЦИЯ В КАДРОВОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ

Информационная технология - это представленное в проектной форме, т.е. в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний, сведений и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать тот или иной достаточно часто повторяющийся информационный процесс. При этом достигается экономия затрат труда, энергии или материальных ресурсов, необходимых для реализации данного процесса.

В качестве общего критерия эффективности любых видов технологий можно использовать экономию социального времени, которая достигается в результате их практического использования. Эффективность этого критерия особенно хорошо проявляется на примере информационных технологий. Какие же виды информационных технологий представляются с точки зрения этого критерия наиболее перспективными сегодня и в ближайшем будущем? Анализируя роль и значение информационных технологий для современного этапа развития общества, можно сделать вполне обоснованные выводы о том, что эта роль является стратегически важной, а значение этих технологий в ближайшем будущем будет быстро возрастать. Именно этим технологиям принадлежит сегодня определяющая роль в области технологического развития государства. Аргументами для этих выводов является ряд уникальных свойств информационных технологий, которые и выдвигают их на приоритетное место по отношению к производственным и социальным технологиям. Наиболее важные из этих свойств, приводятся ниже.[12, с.98]

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.[6, с. 85]

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные). Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения.

Систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.[3 с. 56]

2 КОМПЛЕКС ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.[11, с. 54]

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

КТС должен обладать информационной, программной и технической совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; возможностью расширения с целью подключения новых устройств.[7, с 85]

2.1 Унифицированные системы кадровой документации

Под кадровой информацией можно понимать определенным образом организованное множество данных о персонале организации. Это и личные дела, и карточки по учету кадров, и всевозможные приказы о назначениях, перемещениях, командировках, приказах и увольнениях. Важно, чтобы все данные о персонале позволяли руководству организации в каждый момент времени принимать оптимальные управленческие решения на основе адекватного представления о внутриорганизационной кадровой ситуации.

К наиболее типичным задачам, требующим информационного обеспечения, можно отнести кадровое и управленческое делопроизводство, внутриорганизационное кадровое планирование и оценку персонала.

Кадровое и управленческое делопроизводство, прежде всего, включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведение личных дел. Чаще всего сюда же может относиться информация о расчете зарплаты.[5, с.65]

Внутриорганизационное кадровое планирование включает работу по анализу, оценке затрат и контролю. Так, при организации обучения персонала необходимо проанализировать потребность в обучении и загрузку работников, иметь информацию по планированию их использования, провести оценку затрат на предполагаемое обучение. После этого можно переходить к составлению собственного плана подготовки, его реализацию и контролю.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупнено можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (непосредственно, например, персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).[9, с.52]

а) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.[4, с.52]

б) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

2.2 Типология технических средств системы управления персоналом и определения необходимого количества

Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

проведение сравнительного анализа технических средств;

обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

принятие решения о приобретении выбранных технических средств.[8, с.15]

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.[6, с.52]

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Однако следует отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

характеристики технологического процесса обработки информации;

технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т. д.);

объем входной и выходной информации по указанным носителям;

объемы вычислительных работ;

сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

производительность при выполнении технологических операций;

надежность работы;

совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

стоимость оборудования;

состав и количество обслуживающего персонала;

площадь, требуемая для размещения оборудования.

Материалы анализа технического обеспечения службы управления персоналом, а также данные об использовании технических средств, являются исходной базой составления задания на проектирование технического оснащения службы.[12, с.58]

Проектные решения должны обеспечивать:

рациональную структуру, состав, необходимое количество и эффективное распределение, размещение технических средств в структурных подразделениях службы;

улучшение общего технического оснащения по отдельным видам и направлениям работ службы;

соответствие производительности и надежности, технологически связанных средств на уровне службы управления персоналом и в рамках системы управления организации в целом;

комплексное использование технических средств при реализации подразделениями службы своих функций и отдельных работ;

экономичность эксплуатации средств технического оснащения.

2.3 Развитие информационных технологий в кадровом менеджменте

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной.

Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.[5, с.56]

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными.

В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления.

В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.[9, с.52]

Учет различных сторон управления кадрами на производстве предусматривает также составление различной текущей информации и государственной статистической отчетности.

При организации учета кадров с помощью подсистемы АСУ "Кадры" министерства и ведомства обеспечивают свои предприятия и организации специальными инструкциями, программами и положениями по составлению и обработке кадровой информации.

Обработка информации в подсистеме АСУ "Кадры" осуществляется в двух основных режимах:

- по установленному графику с выдачей данных по табельному учету и данных для составления отчетности;

- в запросно-ответном режиме по заявкам руководителей структурных подразделений.

Выдача персональных данных возможна в таких режимах:

- разделы личного листка по учету кадров (режим перечитывания);

- данные из личного листка по стандартным запросам (режим стандартного запроса);

- данные по произвольному набору кадровых показателей (режим нестандартного запроса);

- аналитические таблицы, включающие результаты расчетов по заданному алгоритму (режим вычисления);

- вводимые и корректируемые данные (режим ввода).

С помощью компьютеров можно решать также задачи АРМ "Кадры" (такие как подготовка различных справок для руководства предприятия, объединения, отрасли, государственной статистической отчетности, учет и анализ движения кадров, подбор кандидатур для выдвижения, направления на учебу, награждения и т. д.). [7, с. 45]

Дальнейшее развитие автоматизированных информационно-справочных систем по управлению кадрами на производстве вплотную подводит к созданию электронной службы отдела кадров, которая позволит организатору кадровой работы получать в режиме диалога с компьютером любые необходимые сведения, содержащиеся в информационной базе.

Внедрение в практику кадровой работы современных средств и методов управления, оснащение кадровых служб необходимой компьютерной техникой, а также повышение роли отделов кадров в активизации человеческого фактора развития производства предусматривают также рациональную организацию рабочих мест и создание лучших условий труда для работников кадровой службы. По мнению специалистов, рабочие помещения службы кадров в зависимости от характера выполняемых в них работ следует разделить на функциональные зоны:

- управления (рабочие помещения заместителя руководителя предприятия (организации) по кадрам, начальников отделов кадров, подготовки кадров и других руководящих работников кадровой службы);

- ожидания (здесь посетители ожидают приема сотрудниками кадровой службы и одновременно получают первичную информацию о предприятии, при необходимости заполняют бланки кадровых документов);

- работы с посетителями (включает зону рабочих мест инспекторов по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимой мебелью);

- работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

- контакта, или конфиденциального общения с посетителями (представляет собой изолированное помещение с интерьером, располагающим к доверительной беседе);

- кодирования документов (предназначена для кодирования различной кадровой информации в условиях применения ЭВМ);

- хранения документов (здесь находятся картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о кадровой работе и другая документация по кадрам). Как показывают расчеты, оптимальный размер помещения кадровой службы на предприятии с численностью работающих до 3 тыс. человек составляет около 150 квадратных метров.[9, с.52]

3 ОЦЕНКА УРОВНЯ АВТОМАТИЗАЦИИ И ТЕХНИЧЕСКОЙ ОСНАЩЕННОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

Стремительно возросшая роль Интернета в работе кадровых служб повлекла за собой существенные перемены. Поступления резюме в кадровые агентства исчисляются сотнями в сутки. Увеличивается количество и качество кадровых агентств, вместе с тем растёт конкуренция, требуя от директоров агентств оптимизации работы своих служб. Качество необходимой для этого информации уже к 2007 году стало требовать специальных средств обработки внешней и внутренней информации агентства. Простые базы данных для резюме не удовлетворяют даже региональных рекрутеров, московские же агентства давно не мыслят своей работы без специального программного обеспечения. Среди основных требований, предъявляемых к современной системе - гибкость (возможность добавления пользовательских полей, ссылок, изменения используемых классификаций, настройка списков и форм, изменения методик работы), и мобильность (переносимость системы на различные версии операционной системы, различные БД, различную конфигурацию компьютеров, использование различных ОС на серверах). Для этого, помимо соответствующих технологий, требуется стройная концепция системы и работающая техническая поддержка.

Немаловажен и тот объём данных, с которым система способна эргономично работать. Кадровое агентство "Connect Personal", специализирующееся на IT-бизнесе, например, заносит в базу до 200 резюме ежедневно. Вряд ли агентства в Тюмени удовлетворятся объёмом БД менее 100 тысяч резюме.[3, с. 75]

Совершенно необходима возможность автоматического распознавания данных из резюме, присылаемых в различных форматах, т.к. ежедневный ручной ввод сотен резюме повлечёт серьёзное отвлечение сил сотрудников. Из тех же соображений нужна и возможность автоматического размещения вакансий на известных Интернет - ресурсах. Необходима и интеграция системы с почтовым клиентом.

Безусловно, также, продукт, ориентированный на коллективную работу, должен иметь развитую систему разграничения доступа к данным.

Какие опасности могут подстерегать при выборе специализированного программного обеспечения (ПО) для кадрового бизнеса? Главная опасность таится в невозможности подавляющим большинством разработчиков поддерживать и развивать такой продукт длительное время на должном уровне. Заказывать собственную разработку такого ПО, не имея штатных программистов, не имеет смысла по той причине, что фирма-исполнитель не владеет спецификой рекрутингового бизнеса, и отечественная практика показывает, к необходимому результату такое сотрудничество не приведет. Определённо, можно порекомендовать купить программный продукт либо у кадрового агентства, имеющего свой ИТ отдел, либо у такой ИТ компании, чей директор влюблён в рекрутмент. Третий способ, купить у западной компании, в России практикуется крайне редко. Дело не только в соотношении цены и функциональности, а более в том, что они не обладают необходимой гибкостью в настройках в силу устоявшегося (и довольно строгого) западного законодательства в этой области.

Безуспешная попытка создания информационной системы силами ИТ компании и длительный опыт многих агентств в подборе ИТ персонала привели к выводу, что в случае большой клиентской базы выгодней создать собственный отдел разработки.

Так был разработан и прошел тестирование рекрутинговый программный продукт "Матрица" в компании "Connect Personal". Что организация в результате получила? Оперативность работы, контролируемость рабочего процесса, возможность оперативной взаимозаменяемости менеджеров. И как следствие, повышение качества услуг и эффективности работы агентства в целом на 60%.

Система являет собой воплощение принципа «Проект должен быть живым», т.е. легко адаптируема к новым условиям, технологиям, объёму и структуре данных. Она имеет лаконичную, но довольно универсальную архитектуру, что позволяет разветвлять информационную структуру без существенных доработок, сведя их в основном к добавлению специальных функций и подготовке новых форм отчётности. Система может работать практически со всеми известными БД, независима она и от типа сервера. Предусмотрена возможность удалённой работы. Добавим, что при использовании БД Interbase система может работать локально, совмещая на одном компьютере и базу данных, и рабочее место. Пользовательский интерфейс системы в целом напоминает известный OutlookExpress, где вместо тела письма отображается карточка выбранного объекта, которая включает закладки с сопутствующей информацией. Как в InternetExplorer, имеется возможность возвращаться в прежние состояния экрана.

Ввод данных

Основной элемент данных - резюме. Предусмотрено четыре способа их ввода: автоматическое распознавание и ввод данных из выбранных файлов с резюме; импорт из встроенного почтового клиента; импорт из писем MS Outlook; и, наконец, ручной ввод. Следует отметить, что к кандидату можно прикреплять неограниченное количество резюме, при этом содержимое каждого из них будет доступно поисковой системе. Автоматически вносятся данные о совершённых публикациях вакансий на Интернет-ресурсах, что позволяет провести анализ их эффективности. Публикация протекает в отдельном процессе, не отвлекая пользователя от работы с программой. Результат фиксируется. Программа снабжена встроенным почтовым клиентом, поэтому данные о посланных письмах и массовых рассылках также фиксируются автоматически. Остальные данные (реквизиты клиентов, вакансии, собеседования, рецензии, маркетинг, СМИ) вводятся вручную. Документы (файлы любого формата и размера) прикрепляются к любому объекту данных с помощью стандартного диалога открытия файла.

Система разграничения доступа к данным

В целях обеспечения корректности обращения с данными в условиях коллективной работы система имеет развитую систему разграничения доступа к данным, где можно назначать доступ не только в рамках объектов и полей, но также и по конкретным записям, например, установить, какие поля должен видеть сотрудник в чужих собеседованиях, а какие - в своих. Встроенный почтовый клиент. В целях упорядоченности работы корпоративной электронной почты система снабжена встроенным почтовым клиентом, напоминающим упрощённый OutlookExpress, но снабжённым функцией импорта резюме из его писем. Кроме того, письмо можно послать из карточки любого объекта системы, содержащего поле для хранения адреса электронной почты. Текст письма можно брать из редактируемого набора шаблонов, в соответствии с адресатом.

Поисковая система

Поисковая система позволяет проводить поиск по всем объектам БД, по неограниченному количеству критериев, по всем полям, включая пользовательские. В объекте «кандидаты» она позволяет проводить поиск и по тексту резюме, причём текст резюме индексируется даже тогда, когда такая возможность не заложена в выбранную БД. Наборы критериев поиска могут сохраняться на диск и вызываться по мере надобности. Система снабжена планировщиком контактов и собеседований в виде календаря.

Построитель отчётов

Система строит финансовые отчёты, наглядно показывающие приход с подробной детализацией как по сотрудникам компании и их действиям, так и по самим заказчикам. Выводятся соответствующие диаграммы. Выводится статистика за выбранный период времени по притоку кандидатов, клиентов, закрытию и открытию вакансий, и т.д.

Ознакомление с продуктом

Практика продаж показала неоспоримое преимущество демонстрации работы продукта в реальных условиях перед распространением демо-версий. Причин несколько. Главная причина заключается в неприменимости демо-версии в целях экспертной оценки продуктов такого класса, в первую очередь, из-за невозможности воссоздания ею реальных условий работы. Исходный продукт предназначен для эксплуатации в условиях коллективной работы, с большим объёмом информации, в течение длительного периода времени в условиях перманентной адаптации системы к новым требованиям. Демо-версия, из-за ограничения своего объёма (а иначе она теряет смысл), не может содержать БД, близкую к оригиналу, в силу чего покупатель не может оценить пороговые значения её характеристик. Кроме того, профессиональные продукты этого сектора рынка слишком различны, чтобы потенциальный владелец мог дать верную оценку их достоинствам без демонстрации всего рабочего цикла и акцентирования внимания на многих тонких вопросах. Добавим здесь, что демонстрация системы занимает не менее часа, базовое же обучение сотрудников компании клиента рассчитано на 3 часа. Кроме того, клиентов интересуют в основном вопросы, весьма специфические и далёкие от освещения в демо-версиях: - техническая поддержка, возможные доработки и их стоимость, устойчивость работы, сохранность информации, нюансы коллективной работы и способы её контроля, перспективы развития.

Доработки и патчи помещаются в специальный раздел на сайте, о чём владельцы соответствующих версий извещаются по электронной почте. Персонально заказанные доработки высылаются по электронной почте, или доставляются и устанавливаются сотрудником компании. [ 3, c. 172]

Воплотив в себе опыт разработки и использования множества подобных проектов, «Матрица» успешно внедряется в кадровый рынок. За 7 лет работы на рынке рекрутинга в агентстве собрали огромную базу специалистов в области информационных, телекоммуникационных и медиатехнологий. В стенах «Connect Personal» используется продукт собственной разработки уже более года. И менеджеры могут реально оценить, насколько ее появление позволило сделать качественный скачок в непосредственной работе по подбору высококвалифицированного персонала. То, что вся работа сотрудников автоматизирована, делает работу каждого специалиста компании, вплоть до секретаря, высокопрофессиональной, экономичной во времени и прозрачной для аналитики. Решая все основные задачи автоматизации кадровых агентств, «Матрица», в то же время, остаётся легко адаптируемой к новым условиям, технологиям, объёму и структуре данных. Она имеет лаконичную, но довольно универсальную архитектуру, что позволяет разветвлять информационную структуру без существенных доработок, сведя их в основном к добавлению специальных функций и подготовке новых форм отчётности. Технологии, используемые в ней настоящий момент, позволяют использовать практически все широко известные форматы баз данных. В случае необходимости, пользователь может перейти на другую БД без каких либо доработок системы. Кроме того, система не предъявляет каких либо требований к платформе сервера баз данных, т.е. перенос сервера с UNIX на Microsift или обратно не отражается на функциональности системы на рабочих местах, и никак не связан с какими либо доработками. В числе дополнительных особенностей система располагает средствами внутреннего кэширования данных, что существенно ускоряет работу в условиях удалённого доступа. Программа предназначена преимущественно для сетевой работы в офисах компаний, отсюда немаловажным условием её использования является возможность разграничения доступа сотрудников к объектам информации. Встроенная система разграничения доступа позволяет устанавливать доступ не только на уровне объектов и полей, но, например, установить, какие поля должен видеть сотрудник в чужих собеседованиях, а какие - в своих. Управление доступом осуществляется администратором, для чего ему предоставлен удобный сервис. Максимальное количество групп пользователей равно 60, что вполне достаточно для подавляющего большинства компаний. Перевод пользователя из одной группы в другую так же прост, как перенос файла в проводнике Windows. Для автоматической публикации вакансий на web-серверах программа наделена необходимым и настраиваемым сервисом. Программа также наделена функциями, предназначенными для обновления информации на собственном web-сайте компании.[3, c.150]

Особое внимание уделено приёму информации по электронной почте. Для этой цели в программу встроен полнофункциональный почтовый клиент, наделённый средством импорта писем в базу данных. Есть также и адресная книга, и возможность создания папок с неограниченными уровнями вложений, притом не только для писем, но и для контактов адресной книги. Почтовый клиент позволяет работать с электронной почтой, не прибегая к помощи других почтовых программ. За каждым сотрудником можно закрепить неограниченное количество почтовых ящиков, с которыми он будет работать. Кроме того, для составления исходящих писем могут использоваться редактируемые шаблоны, - тогда письма можно формировать автоматически, программа сама подставит нужные поля из базы данных. Этот сервис очень удобен при массовых рассылках писем, например, клиентам или кандидатам. Разумеется, программа наделена способностью распознавать контактную и иную информацию из содержания резюме. В частности, импорт резюме из документов MS Word осуществляется простым переносом их из проводника Windows на панель «Матрицы» с помощью «мыши». Программа снабжена довольно мощной поисковой системой, позволяющей проводить поиск по всем объектам БД, по неограниченному количеству критериев, по всем полям, включая пользовательские. В объекте «кандидаты» она позволяет проводить поиск и по тексту резюме, причём текст резюме индексируется даже тогда, когда такая возможность не заложена в выбранную БД. Наборы критериев поиска могут сохраняться на диск и вызываться по мере надобности. Программа снабжена планировщиком контактов и собеседований в виде календаря. В «Матрице» есть возможность автоматического построения финансовых отчётов, наглядно показывающих приход с подробной детализацией как по сотрудникам компании и их действиям, так и по самим заказчикам. Выводятся соответствующие диаграммы. Выводится статистика за выбранный период времени по притоку кандидатов, клиентов, закрытию и открытию вакансий, и т.д. Состав полей для любого объекта данных, (кандидатов, заказчиков, вакансий) пользователь определяет сам, для чего ему предоставлен весь необходимый сервис. Все добавленные пользователем поля автоматически становятся доступными и поисковой системе, поэтому и по ним тоже можно проводить поиск. Каждый объект данных (резюме, клиенты, вакансии, собеседования и т.д.) имеет некоторый минимальный набор полей, менять который пользователь не вправе. Зато пользователь, по своему усмотрению, может добавлять в любой объект неограниченное количество полей (ограничения накладывает только выбранная БД, для Interbase это например, 255 полей) любого типа, включая такие специфичные, как классификаторы (например, пол или семейное положение) или ссылки на существующие объекты (например поле «отв. Менеджер» в карточке вакансии). Списки значений классификаторов настриваются. Особо отметим, что добавленные пользователем поля автоматически становятся доступными как поисковой системе, так и системе разграничения доступа. В итоге пользовательские поля отличаются от стандартных только возможностью удаления. Разумеется, сервис добавления и удаления полей доступен только администратору системы. Внедрение подобных систем обычно связано с переносом в базу данных уже имеющейся информации, котороая бывает представлена обычно либо в виде писем в Outlook, либо документами Word. Для таких случаев в системе предусмотрен импорт резюме как из MS Outlook, так и других документов MS Office, в частности, документов Word.

«Матрица» является, пожалуй, единственной программой кадрового направления, которая содержит форум для обсуждения сотрудниками своих проблем. Причём, по каждому сообщению поступает информация, кто из сотрудников с ним уже ознакомлен, а кто нет. Кроме того, сообщения могут быть адресованы не всем сотрудникам, а лишь выбранным группам пользователей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более высокие требования к информационному обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли к серьезному анализу и обобщению информации, выработали методологию и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, помогают руководителям сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

- краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

- удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

- точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Основные требования к компьютерному анализу: своевременное и полное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей специалиста при проведении анализа; минимальное время ответа на аналитические запросы; возможность представления выходной информации в табличной и графической формах; возможность внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата; работа в составе вычислительной сети; простота диалога в системе человек-машина.

Автоматизированное рабочее место специалиста - это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами.

ЛИТЕРАТУРА

1. Базарова Т.Ю. «Управление персоналом развивающейся организации» учеб пособие \\ М.: ИПК Госслужбы, 2006 - 250 с.

2. Герчикова И.Н. «Менеджмент» \\ М.: ЮНИТИ, 2007 - 320 с.

3. Кадровая работа в условиях рыночной экономики: сб. материалов \\ Ассоц. Делового сотрудничества зарубеж. странами в обл. аттестации, повышения квалификации и переподготовки управл. Кадров «Интертрейнинг», -М., 2001 - 250 с.

4. Костенко И.А. «Управление кадрами в новых экономических уловиях» \\ Ярославль: Верх. Волга, 2007 - 360 с.

5. Кочкина Н.В. Количественая оценка содержательности труда. - М.: Экономика, 2007. - 158 с.

6. Красовский Ю.Д. Управление поведением в фирме. - М.: Инфа-М, 2007. - 358 с.

7. Ломакин В.И., Яковлев Р.А. «Организация заработной платы на предприятии», журнал «Справочник кадровика» № 10, 2000 - 70 с.

8. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, Москва: Дело, 2004. - 700 с.

9. Проблемы управления трудовыми ресурсами на современном этапе \\ СПб ун-т экономики и финансов, 2005 - 250 с.

10. Травин В.В., Дятлов В.А. «Основы кадрового менеджмента» \\ М.: Дело, 2007 - 354 с.

11. Управление персоналом в условиях социальной рыночной экономики \ под науч. ред. Р. Марра и Г. Шмидта \\ МГУ, 2007 - 368 с.

12. Уткин Э.А. «Курс менеджмента» \\ М.: Зерцало, 2008 - 240 с.