Виды и технология информационной деятельности на предприятии

Институт экономики, управления и права ( г. Казань)

Набережночелнинский филиал

Экономический факультет

Кафедра «Менеджмент»

Виды и технология информационной деятельности на предприятии

(Контрольная работа по дисциплине «Менеджмент»)

Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Информационные системы и их связь с информационными технологиями.

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Таблица 1 Классификация информационных технологий.

Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.

Таблица 2. Типы информационных систем.

Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.

Системы стратегического уровня - это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Из основное назначение - приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.

Типичная организация имеет системы различных уровней: эксплуатационную, управленческую, знания и стратегическую для каждой функциональной области. Например, коммерческая функция имеет коммерческую систему на эксплуатационном уровне, чтобы делать запись ежедневных коммерческих данных и обрабатывать заказы. Система уровня знания создает соответствующие дисплеи для демонстрации изделий фирмы. Системы уровня управления отслеживают ежемесячные коммерческие данные всехт коммерческих территорий и докладывают о территориях, где продажа превышает ожидаемый уровень или падает ниже ожидаемого уровня. Система прогноза предсказывает коммерческие тренды в течение пятилетнего периода - обслуживает стратегический уровень.

3. Информационная деятельность на примере предприятия ООО «Бухгалтер&я»

В качестве объекта своего исследования я выбрала фирму ООО «Бухгалтер&я».

Местонахождение организации: 423800, Татарстан, г.Набережные Челны, дом 1/16, офис 101.

Основной целью деятельности организации является получение прибыли.

Основными видами деятельности фирмы являются:

- регистрация, реорганизация, ликвидация ЧП, ИП, ООО и т.д.

- ведение бухгалтерского, налогового учета, сдача отчетности и т.д.

- оказание юридических услуг, в том числе: консультации по налогообложению, правовым вопросам, составление договоров, ведение гражданских дел и т.д.;

- оказание платных услуг населению.

Среднесписочная численность работающих - 15 чел. В том числе администрация - 1 чел., служащие - 14 чел.

Структура офиса формировалась исходя из все возрастающих потребностей рынка. Как только возникала потребность, оперативно вводилось те или иные подразделения. В результате все направления, необходимые для функционирования предприятия, в настоящий момент существуют.

Рис. 1. Организационная структура ООО «Бухгалтер&я»

Клиентами данной фирмы являются индивидуальные предприниматели, организации (ООО, ЗАО, союзы, товарищества, ассоциации и т.д.) и население города.

Передача первичных документов для последующей обработки осуществляется через почтовые службы, электронной почты, выгрузка сразу в программу и напрямую оператору.

Обработкой первичной документацией занимается оператор, программа (в основном это 1С Бухгалтерия, Торговля и склад, Предприниматель и т.д.) для каждого клиента выбирается индивидуально, например, для приходящего клиента сделать платежное поручение по счету можно в программе БизнесПак, составить отчетность для не постоянного клиента можно в программе Налогоплательщик. Для постоянных клиентов программа выбирается с учетом объемов фирмы, вида налогообложения, вида деятельности предприятия, также в процессе работы подстраиваясь под особенности вида деятельности своего клиента корректируется программа на сколько это возможно.

ООО «Бухгалтер&я» пользуется такими программами как:

- Клиент-Банк позволяет в максимально короткие сроки осуществлять платежи разного рода, контролировать поступающие платежи от покупателей, и в любой момент можно узнать состояние расчетного счета. Владение своевременной информацией обеспечивает быстрое реагирование при любых изменениях.

- Электронная сдача отчетности позволяет в короткие сроки отправить отчеты в большом количестве (в нашей фирме их более ста), такая система существенно сокращает время и силы офис-менеджеров.

- Электронная почта позволяет быстро обмениваться информацией и реагировать на все изменения.

- Глобальная сеть интернет, Информационно справочные программы как Гарант и Консультант позволяют всегда быть в курсе всех изменений в законодательстве, и найти ответы на вопросы которые возникают в процессе работы, что позволяет всегда быть компетентным работником, профессионалом своего дела.

Как правило, управление финансами подразумевает необходимость ведения Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, управление наличными средствами и планирование финансовой деятельности.

В отличие от управления производственным процессом, учет и управление финансами довольно жестко регламентируется государственными органами. Данный факт является основополагающим при выборе той или иной корпоративной информационной системы.

В общем виде в автоматизированных системах управления финансами под управлением понимается реализация стандартного цикла: планирование - учет - анализ - регулирование - планирование.

Наша система базируется на использовании клиент-серверной технологии и может работать с современными операционными системами. Одно из наиболее важных ее достоинств - встроенная поддержка нескольких СУБД. Такая возможность позволяет подобрать рациональное по соотношению цена/производительность решение для крупных, средних и даже относительно небольших пользователей.

Система предназначена не только для автоматизации бухгалтерского и управленческого учета, но и всех стадий производственного процесса, от стадии планирования производственных заданий и технической подготовки производства до выпуска, складирования и реализации готовой продукции.

В данную корпоративную информационную систему входят модули "бухгалтерский учет и отчетность", "технико-экономическое планирование", "анализ финансово-хозяйственной деятельности".

Выводы

В заключение работы мне хотелось бы отметить наиболее существенные, на мой взгляд, моменты.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Основные требования к компьютерному анализу: своевременное и полное удовлетворение вычислительных и информационных потребностей специалиста при проведении анализа; минимальное время ответа на аналитические запросы; возможность представления выходной информации в табличной и графической формах; возможность внесения корректив в методику расчетов и в формы отображения конечного результата; работа в составе вычислительной сети; простота диалога в системе человек-машина.

Автоматизированное рабочее место специалиста - это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами.

Результат внедрения компьютерных информационных технологий - экономия времени специалистов. Единственный способ получения ощутимого экономического эффекта от экономии времени - переориентация этого времени на достижение конкретных целей данного подразделения, определяемых общей стратегией фирмы. Известное изречение «Кто владеет информацией, тот владеет миром» как никогда актуально для сферы бухгалтерских и юридических услуг, для которых характерны такие черты, как оперативность, надежность, точность, высокая скорость обработки и передачи информации во многом определяют эффективность управленческих решений в этой области. Компьютерные информационные технологии будут стремительно эволюционировать и дальше, давая толчок в развитии науки экономических и управленческих информационных технологий и приобретая все большую значимость как важнейший инструмент научно-технического и социально-экономического развития общества.

Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

- Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

- Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

- Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

- Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

- Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

- Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

- Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

Важно отметить, что автоматизация -- не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Изменения, возникающие под влиянием информационных технологий, настолько всеобъемлющи, что возникает естественный вопрос: «Что же собственно происходит?» Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления - фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

Список используемой литературы

1. Информационные технологии управления / Под ред. проф. Титоренко Г.А. - 2-е изд., доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - С.11.

2. Смирнов Э.А. Разработка управленческих решений - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - С.82.

3. Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами: 17-модульная про-грамма для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 17. - М.: ИНФРА-М, 2000. - С.47-51.

4. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статисти-ка, 2002.- С.58-60.

5. Автоматизированные информационные технологии в экономике / Под общ. ред. Трубилина И.Т. - М.: Финансы и статистика, 2003. - С.14-15.

6. Информационные технологии управления / под ред. Черкасова Ю.М. - М.: ИНФРА-М, 2001. - С.7.