Документационное обеспечение управления

1

1. Протокол. Виды протоколов

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.97.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении - учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель - Харченко В.И.

Секретарь - Филимонов С.Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акционерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие - таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заселение ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

В делопроизводственной практике используют три вида протоколов: полные, краткие и сокращенные.

В полном протоколе подробно документируется весь ход обсуждения вопросов и принятия решений.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы и принятые по ним решения. Часть «ВЫСТУПИЛИ:» в кратком протоколе отсутствует. Однако по решению председателя особые мнения и особо важные выступления могут быть записаны полностью. Краткий протокол, как правило, оформляется в том случае, если тексты всех докладов и выступлений прилагаются к протоколу.

Сокращенная форма протокола используется в том случае, если в повестке дня заседания (совещания) только один вопрос. В этом случае раздел «Повестка дня:» не оформляется. После указания председателя, секретаря, состава присутствующих и приглашенных формулируется обсуждаемый вопрос и далее оформляется раздел «СЛУШАЛИ:», например:

О расширении рынка сбыта

СЛУШАЛИ: …

2. Составление и оформление претензий и исковых заявлений

Претензия - документ о нарушении контрактных обязательств и требований возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства.

Претензии предъявляются в отношении:

качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракты и содержат основание для предъявления претензий;

доказательства (ссылки на документы, например, акт приема товара, сертификат соответствия);

конкретных требований о возмещении убытков.

Предъявление претензии не является началом спора между сторонами. Предъявитель доарбитражным или досудебным способом извещает ответчика, что тот нарушил его права и законные интересы.

Правильное и своевременное предъявление претензии позволяет в более короткие сроки урегулировать разногласия, восстановить нарушенные законные права и интересы организации.

Перед оформлением претензии подготавливаются необходимые для этого материалы. При их поступлении следует проверять наличие у организации права на предъявление претензии, а также надлежащее оформление и полноту представленных материалов.

Содержание претензии должно отвечать следующим требованиям:

Необходимо указать полное наименование предприятия, учреждения, организации, предъявляющей претензию, почтовый адрес и те же реквизиты лица, которому претензия предъявляется.

Требования заявителя в самой претензии излагаются максимально конкретно и четко. В случае денежной оценки требований, необходимо указать истребуемую сумму и ее полный и обоснованный расчет.

К претензии прилагаются документы (в подлинниках или их надлежащим образом заверенные копии), подтверждающие обоснованность требований предъявителя. Перечень документов приводится в конце претензии в качестве приложения.

Подписывается претензия руководителем организации или его заместителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Ответ на претензию может содержать следующие варианты:

о принятии претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

об удовлетворении претензии полностью или частично с указанием даты и номера платежного поручения при оплате;

об отклонении претензии полностью или частично.

При составлении ответа на претензию должны быть представлены необходимые документы, оформленные в виде приложения. Подписывается ответ на претензию руководителем предприятия и заверяется печатью. Правовым основанием для возбуждения дел по спорам является исковое заявление.

Исковое заявление - процессуально-хозяйственный документ, при помощи которого заинтересованное лицо осуществляет свое право на обращение в суд за защитой нарушенных или оспариваемых законных интересов.

Исковое заявление подается в арбитражный суд в письменной форме и подлежит оплате государственной пошлиной. Оно подписывается истцом или его представителем (необходимо приобщить доверенность).

В заявлении указывается наименование арбитражного суда, куда оно подается (в большинстве случаев иски предъявляются по месту нахождения ответчика). Затем вносятся данные об участвующих в деле лицах: полные и максимально точные наименования и почтовые адреса истца и ответчика, а также третьих лиц, если их участие в деле необходимо.

Если иск подлежит денежной оценке, то следует обязательно указать в заявлении цену иска. Сумма исковых требований должна быть в обязательном порядке обоснована (обоснование может содержаться в прилагаемых к заявлению в справках-расчетах, подписываемых бухгалтерскими работниками истца).

Истец должен отразить обстоятельства, на которых основаны его исковые требования, а также представить все доказательства, их подтверждающие.

При предъявлении к ответчику исковых требований необходимо сослаться в заявлении на законы или иные нормативные акты, обосновывающие эти требования.

Исковое заявление изготавливается в нескольких экземплярах. Первый направляется в арбитражный суд, а копии истец самостоятельно рассылает вместе с копиями прилагаемых документов всем лицам, участвующим в деле (ответчику, третьим лицам). Подтверждение направления копий (почтовая квитанция) прилагается к первому экземпляру искового заявления и направляется вместе с ним в арбитражный суд.

При получении копии искового заявления ответчик (или другое лицо, участвующее в деле) вправе направить в арбитражный суд отзыв на это заявление, где мотивирует свои возражения против иска.

Отзыв также должен быть в письменной форме, с указание арбитражного суда, куда он направляется (т.е. по месту принятия искового заявления), наименование истца по делу и самого лица, представляющего отзыв, а также номера дела (он присваивается судом). К отзыву прилагаются необходимые документы, подтверждающие мотивы полного или частичного отклонения исковых требований. Подписывается отзыв самим лицом, участвующим в деле или его представителем (прилагается доверенность, подтверждающая полномочия представителя). Направление отзыва государственной пошлиной не облагается.

Реквизиты искового заявления:

наименование арбитража;

наименование и адреса спорящих организаций;

наименование министерств или ведомств, в систему которых входят спорящие организации;

изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска;

ссылки на нормативные акты и доказательства, подтверждающие изложение обстоятельств;

требование истца;

причины возражения другой стороны;

сумма иска;

дата подачи заявления и подпись руководителя.

Большое значение для организации имеет работа по регистрации и учету как предъявляемых, так и предъявленных претензий и исковых заявлений.

Журнал учета претензий и исков, предъявленных предприятием: номер п/п; номер и дата договора, из которого претензия вытекает; наименование организации, которой претензия предъявлена; содержание претензии; сумма претензии; дата направления претензии; дата получения и содержания ответа на претензию; отметка об удовлетворении претензии; дата передачи материалов для предъявления иска; примечания.

3. Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического центра «Сибиряк» в Комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 1999 г. леса в Литву в количестве 5000 м3, т.к. одним из условий поставки мебели для туристического комплекса является встречная поставка леса.

Туристический центр «Сибиряк»

630097 г.Новосибирск ул.Прибрежная стр.98

Тел. 34-05-55 Факс 34-05-58

22.04.1999 № 01-17/05

На №______от_______

Председателю Комитета

по внешнеэкономической деятельности администрации Новосибирской области

630004 г.Новосибирск Комсомольский проспект д.54 офис 215 Уважаемый Александр Михайлович!

В связи с поручением директора туристического центра «Сибиряк» г-на Лебедева П.Л. приобрести мебель для вышеозначенного турцентра на мебельной фабрике «Мебель-центр» г.Даугавпилса (Литва), с которой мы сотрудничаем несколько лет, прошу Вас выделить лицензию на вывоз 5000 м3 леса в Литву, т.к. одним из условий поставки мебели является встречная поставка леса.

Ответить на письмо Вы можете любыми удобными для Вас способами: телефон 34-05-55, факс 34-05-58, электронная почта sibiryak_nov@mail.ru (с 8.30 до 17.00 в будние дни).

С уважением приму Ваше решение по моей просьбе.

Заместитель директора ______________ Е.В. Сабуров

Исп.Сабанеев И.К.

34-05-58

4. Оформите акт списания имущества

Список литературы

1. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учебное пособие. - Пенза, 2003.

2. Коробецкая И.П. Первичные документы при списании основных средств // Российский налоговый курьер. - 2003. - №9.

3. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления: Методические указания к теоретическому занятию "Классификация деловых писем. Основные виды деловых писем". - Оренбург: ГОУ ОГУ, 2003.

4. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. - М.: ЗАО «Издательский дом МЭИ», 2008.

5. Рогожин Ю.М. Деловая переписка: Стилистика и оформление делового письма; Письма негативного содержания; Письма-просьбы, письма-извинения, письма-претензии и др.: Учебное пособие. - М.: ГроссМедиа, 2007.