Тактическое и оперативное планирование

Негосударственная образовательная

автономная некоммерческая организация

«Межотраслевой институт

подготовки кадров и информации»

Контрольная работа

по курсу «Планирование, прогнозирование и оперативное управление на предприятии»

на тему «Тактическое и оперативное планирование»

2009

Содержание

1 Введение

2 Виды планирования

2.1 Тактическое планирование

2.2 Оперативное планирование

3 Принципы планирования

4 Заключение

5 Список используемых источников

Введение

В современных рыночных условиях планирование деятельности всех предприятий и фирм является важной предпосылкой свободного производства и предпринимательства, распределения и потребления ресурсов и товаров. Каждое предприятие или фирма самостоятельно решают, какие товары и в каких количествах им следует производить в предстоящем периоде.

В ходе планирования экономической деятельности предприятия необходимо достижение полного объема производства и занятости имеющихся ресурсов, что в свою очередь предполагает рациональное использование человеческого потенциала, производственных фондов, материальных запасов, рабочего времени, технологических методов, денежных средств, информационных возможностей и других факторов.

Планирование -- это процесс обработки информации по обоснованию предстоящих действий, определение наилучших способов достижения целей. Планировать свое предпринимательство необходимо.

Часто бывает, что технологически предпринимательство просчитывается безупречно, однако экономические расчеты не выполняются, что и приводит к неудачам в предпринимательстве.

Необходимо заранее составить план экономической деятельности предприятия. Важно экономически грамотно разработать план закупки сырья, материалов, топлива, комплектующих деталей и полуфабрикатов. От этого зависят эффективность производства, размер налога на добавленную стоимость, оборачиваемость оборотных средств, рентабельность производства.

Непродуманная политика закупок ведет к переплате НДС, неэффективному использованию оборотных средств. Неправильно спланированные реальные затраты на производство и реализацию продукции приводят к банкротству хозяйствующего субъекта.

Неустойчивость сегодняшней российской экономики часто не позволяет осуществлять нормальное планирование. Такая экономическая ситуация используется многими производителями (особенно малого и среднего бизнеса) для оправдания отсутствия четкой системы планирования, отсутствия производственного (внутреннего) бизнес-плана предприятия. Конечно, внешняя среда очень изменчива, множество таких факторов, как инфляция, спад производства, налоги, льготы делают экономическую ситуацию на предприятии в значительной мере неопределенной. Все это, действительно, существенно усложняет систему планирования, но никак не отрицает ее необходимость.

Процесс планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений, поэтому и в рыночной экономике от него не отказываются.

На уровне хозяйствующего субъекта осуществляется как стратегическое (долгосрочное) планирование, так и текущее (тактическое) технико-экономическое планирование, а также оперативно-производственное планирование, как детализация разработок текущих планов предприятия в целом, его крупных цехов и малых производственных подразделений вплоть до рабочего места.

2. Виды планирования

По целям, охвату и срокам планирование делится на стратегическое, тактическое и оперативное.

Аналогично любая фирма имеет иерархию планирования:

стратегическое (долгосрочное развитие компании с учетом планирования развития и изменения видов производства, сфер сбыта и т.п.);

тактическое (планирование условий хозяйственных операций, производственных мощностей, средств производства, капиталов, инвестиций и т.д.);

оперативное (планирование конкретных действий на краткосрочный период).

Цель стратегического планирования - дать обоснованную оценку будущей рентабельности различных подразделений компании и на этой основе принять решение по поводу прекращения одного вида предпринимательской деятельности и внедрения другого.

Тактическое и оперативное планирование основываются на показателях стратегического плана. Основным документом оперативно-тактического планирования является годовой план - документ, определяющий объем производства, использования рабочей силы, капиталовложений, выпуска и продажи продукции.

Оперативным планированием охватываются отдельные функциональные области предприятия. Сравнение параметров стратегического, тактического и оперативного планирования приведено в Таблице 1.

Таблица 1

Сравнение параметров стратегического, тактического и оперативного планирования

2.1 Тактическое планирование

Тактическое планирование неразрывно связано со стратегическим планированием, так как там, где используется стратегическое планирование, возникает потребность в тактическом планировании.

Тактическое планирование означает уточнение, коррекцию, дополнение, одним словом, конкретизацию стратегии. Под тактическим планированием понимают планирование действий, которые должны представлять наиболее эффективные способы достижения стратегических целей.

Иными словами, тактика является одной из форм выражения стратегии. Стратегия и тактика, в общем плане, имеют родственные цели и их сущность заключается в определении средств, с помощью которых предприятие стремится к достижению поставленных целей и заданий.

Тактическое планирование -- это детальное планирование, определение и разработка вопросов в рамках технических линий. Тактику можно рассматривать как определенные шаги, ступени по направлению к вершине -- общей цели, предусмотренной стратегией.

Чтобы лучше понять, что такое тактическое планирование, рассмотрим различия между стратегическим и тактическим планированием по некоторым характеристикам:

Подробность.

В стратегическом планировании проводится планирование общих линий деятельности предприятия. В тактическом планировании имеет место детальное планирование.

Временной уровень.

В стратегическом планировании планы характеризуются долгосрочностью, а в тактическом планировании -- краткосрочностью.

Лица, принимающие решения.

В стратегическом планировании решения принимают немногочисленные специалисты из высшего руководства, в тактическом -- многочисленные специалисты из среднего звена руководства.

Характер проблем.

В стратегическом планировании рассматриваются редко повторяющиеся проблемы и задачи, а в тактическом планировании решаются однородные проблемы.

Степень регулярности действии.

В стратегическом планировании действия могут носить как регулярный, так и нерегулярный характер. В тактическом планировании принят фиксированный график действий.

Количество альтернатив.

В стратегическом планировании может быть много альтернатив, в тактическом планировании таких альтернатив мало.

Процесс тактического планирования состоит из двух взаимосвязанных стадий: подготовка плана и его принятие. Подготовка плана включает в себя сбор, систематизацию и уточнение различной информации деятельности предприятия, анализ полученной информации, угощение целей и задач планирования, постановку менеджером задач отдельным структурным подразделениям и работникам на разработку плана, определение подлежащих включению в план мероприятий.

Принятый план обязательно должен быть документально оформлен и утвержден руководителем предприятия.

2.2 Оперативное планирование

Кроме тактического планирования следует различать текущее, или оперативное, планирование.

Текущее, или оперативное, планирование - это то, чем ежедневно занимается менеджер на предприятии. К нему относится планирование работы предприятия на небольшой промежуток времени. Это может быть как день, так и месяц, квартал, полугодие и даже год. Это зависит от стратегических и тактических целей предприятия.

Текущее планирование, как правило, вызывается необходимостью реагировать на многие факторы. Например, должна быть мгновенной реакция менеджера на факт наступления форс-мажорных обстоятельств, которые могут вызвать гибель людей. К ним относятся стихийные бедствия (наводнение, пожар, землетрясение и т.д.). К форс-мажорным обстоятельствам относят и забастовки. Менеджер должен быстро реагировать на возникшие нештатные ситуации, на изменения во внешней или внутренней среде предприятия с целью предотвращения нежелательных последствий или извлечения максимальной пользы для предприятия. Сюда можно отнести и разрешение текущих проблем и задач, например таких, как конфликты.

При текущем (оперативном) планировании, в отличие от стратегического и тактического, отсутствует существенный временной разрыв между фиксацией на уровне сознания действия, подлежащего исполнению, и осуществлением такого действия в реальном режиме. Менеджер должен знать, что реакции оперативного планирования и оперативного действия могут иметь весьма важные стратегические последствия. Он должен уметь продлевать последствия оперативного решения, текущего планирования, оперативного действия на будущий временной период. В противном случае могут возникнуть весьма опасные для предприятия явления или ситуации.

Процесс текущего, или оперативного, планирования состоит из нескольких стадий:

выявление проблемы;

определение возможных действий;

предварительный выбор одного из определенных возможных действий;

анализ возможных последствий;

окончательный выбор действия.

Причем менеджер должен уметь видеть не только текущий момент, но и предвидеть влияние решения на будущий временной период.

Он должен уметь составлять стратегические планы, организовывать тактическое планирование и заниматься текущим планированием.

3. Принципы планирования

Большинство компаний уделяют много времени созданию корпоративного духа, пытаясь убедить сотрудников связать свои карьерные планы и их жизненную реализацию с выполнением миссии компании. Это одна из задач подразделений компании, работающих с персоналом.

Однако, конечно, более жестко компания должна увязывать свои тактические и оперативные планы с планами отдельных менеджеров. Прежде всего, это достигается материальной заинтересованностью последних. Проследим это на примере деятельности менеджера по продажам высокопроизводительных серверов, работающего в российском представительстве западного производителя.

Поскольку указанный вид продукции не является розничным товаром, его необходимо продвигать на рынок, информируя, обучая и убеждая клиентов приобрести и эксплуатировать именно это оборудование. В этом и состоит задача данного менеджера. Обычно менеджер должен выполнить определенный квартальный план, от которого зависит его зарплата. Часто в коммерческих компаниях действует схема, которая стимулирует менеджера перевыполнять план. Например, если квартальный план выполнен в необходимом объеме, то в течение следующего квартала менеджер получает 100% зарплаты. Если в некотором квартале план перевыполнен, то зарплата резко возрастает. Например, при 150% плана в течение очередного квартала менеджер получает двойную зарплату, а при выполнении 170% плана - тройную. План менеджеру спускается его руководителем и может изменяться в зависимости от рыночной ситуации. В свою очередь менеджер, который руководит российским представительством и отвечает за продажи в России, тоже имеет план продаж. Этот план спускается руководителем, отвечающим за группу стран, в которую входит Россия, и т.д.

Может существовать целый ряд показателей качества работы менеджера, но если он в течение нескольких кварталов не выполняет плана по продажам, то, скорее всего, его уволят. При этом "западный" стиль руководства, к которому у нас в стране все более тяготеют, возлагает на менеджера большую свободу в планировании его времени и требует не столько присутствия на собраниях и заседаниях, сколько главного - выполнения плана продаж.

Отталкиваясь от календарного плана продаж, который выдается менеджеру его начальником, он сам планирует, с какими клиентами и партнерами он будет работать, какие презентации и семинары будет проводить. Менеджер формирует помесячный план, планирует поездки по регионам, готовит презентации, назначает встречи на каждый день, бронирует аудитории для переговоров и т.д. Помимо этого менеджер получает письма, в которых его информируют о новинках оборудования, о маркетинговой политике компании, каждый день он получает голосовую почту, видеокассеты с тренингами продаж, аудиозаписи прошедших в мире конференций на потенциально интересующую его тему и т.п.

Возможна ситуация когда, придя из отпуска, такой менеджер обнаружит в почте сотни непрочитанных писем, на чтение которых потребуется несколько суток. Очевидно, что выполнить весь объем задач невозможно. Перед каждым менеджером встает проблема очередности выполнения задач. Правильная расстановка приоритетов позволяет избежать накопления незавершенных дел, перегрузки, стресса, срыва плана, увольнения.

Чтобы достигать поставленных целей, важно четко представить бюджет времени и совокупность своих задач, это позволяет перепоручать менее важные дела и уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Основные проблемы с нехваткой времени заключаются в попытке переделать слишком много дел, направляя силы на несущественные, кажущиеся необходимыми задачи. Существует ряд простых правил, которые позволяют спланировать время.

1) Принцип Парето "Соотношение 80:20"

Принцип Парето позволяет ранжировать выполняемые задачи и устанавливать их очередность. В общем виде этот принцип гласит, что внутри множества имеются составляющие, которые имеют намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе. Например, 20% клиентов дают 80% оборота, 20% сотрудников организации получают 80% зарплаты, 20% компонентов определяют 80% стоимости готового изделия.

Применительно к планированию времени менеджера (рис.1) принцип Парето можно сформулировать следующим образом.

Рис. 1 Принцип Паретто применительно к планированию времени

Можно затратить 80% отпущенного на проект времени на многочисленные "второстепенные" проблемы и получить при этом всего 20% итогового результата, а можно выбрать ограниченный круг первоочередных проблем и, затратив на их выполнение всего 20% времени, получить 80% итогового результата.

2) Принцип ABC

Принцип ABC - это механизм установления приоритетов, который позволяет разбивать задачи на категории и планировать время в соответствии с важностью этих задач.

Принцип АBC, как и принцип Парето, показывает, что наиболее важных дел немного, а их доля в общем количестве дел менеджера примерно постоянна.

Согласно этому принципу, все дела можно разбить на три группы:

a) Важнейшие задачи. Они составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

b) Важные задачи. На них приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

c) Менее важные и несущественные задачи. Они составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить принцип ABC, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; задачи категории B следует частично перепоручить; оставшиеся задачи (С) подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач следует и вовсе отказаться.

3) Планирование 60:40

"Планирование 60:40" - это принцип, выведенный опытным путем и свидетельствующий, что при коллективной работе в офисе целесообразно составлять план лишь на 60% рабочего времени. 40% нельзя запланировать заранее, они могут уйти на непредвиденные встречи, посетителей, телефонные разговоры и т.п.

4) Принцип приоритетности

Предписывает разделить предстоящие дела на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

5) Принцип временных норм

Предписывает установить на все задачи временные нормы. На выполнение задания, как правило, тратится тем больше времени, чем его есть в распоряжении. Следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности и корректировать их, если они оказываются невыполнимыми.

6) Принцип "я руковожу работой, а не она мной"

Организация рабочего дня должна соответствовать принципу "я руковожу работой, а не она мной". Достаточно часто неопытный менеджер приходит на работу, слушает голосовую почту, читает электронную почту, получает несколько телефонных звонков и начинает выполнять ту работу, которая кажется ему важной только потому, что кто-то напомнил о необходимости ее выполнения в данный момент.

На самом деле менеджер должен формировать набор задач и постоянно ранжировать их по степени важности. Менеджеру может приходить масса поручений, просьб, заданий, жалоб. Они могут иметь разную эмоциональную окраску. Реагирование на эмоциональные жалобы может привести к потере контроля над делами, которые "не кричат" в данный момент, но обернутся реальными проблемами в будущем.

Очевидно, что без контроля деятельности подчиненных нельзя добиться оптимального выполнения порученных им задач. То же самое справедливо и с точки зрения самоконтроля, о чем многие забывают. Необходимо регулярно проверять свои планы, осуществлять контроль над результатами труда, анализировать свою деятельность и свое время. Диалектика планирования говорит о том, что для того, чтобы себя разгрузить, необходимо добавить себе нагрузку в виде самоконтроля.

Кроме того, доказано, что у разных людей работоспособность различна в разные периоды времени. Пик работоспособности у разных людей приходится на разное время суток - это следует учитывать при планировании своего рабочего дня.

Заключение

Проводимая в стране экономическая реформа предоставила экономическую свободу предприятиям, и многие руководители попытались частично или даже полностью (главным образом это относится к средним и малым предприятиям) освободится от планирования, считая его оковами для себя. Однако принятие решений на базе интуиции, импровизации, как правило, не приводит к оптимальным результатам и в условиях нормальной, некриминальной экономической деятельности. Тем более, в условиях развития рыночных отношений, роста и усиления конкуренции возрастает роль планирования. Руководители предприятия должны учитывать, что планирование -- это экономический метод управления, выступающий как основное средство использования экономических законов в процессе хозяйствования. Планирование базируется на данных прошлого, но стремится определить и контролировать развитие предприятия в перспективе.

Для менеджера очень важно уметь планировать деятельность своего предприятия. При этом нужно владеть инструментами стратегического, тактического и текущего планирования.

Не менее важным представляется умение ориентироваться в методах анализа внешней и внутренней среды и определять угрозы, стоящие перед предприятием или возникающие в ходе хозяйственной деятельности. После анализа текущей ситуации перед менеджером встает необходимость разработки стратегии развития.

Для выработки стратегических планов руководитель предприятия анализирует возможные альтернативы и выбирает нужную стратегию. В распоряжении предприятия имеются четыре стратегических альтернативы: ограниченный рост, рост, сокращение и сочетание этих вариантов. На стратегический выбор, осуществляемый менеджментом предприятия, влияют разнообразные факторы (риск, знание прошлых стратегий, реакция на владельцев, фактор времени). Очень важным этапом при разработке стратегических планов является этап реализации выбранной стратегии. Для этого менеджер должен правильно распределить ресурсы и утвердить план работы.

Успешное стратегическое планирование неразрывно связано с тактическим планированием, представляющим собой детальную работу по конкретизации стратегии. Ежедневная работа менеджера заключается в постоянном принятии множества решений, каждое из которых сопровождается процедурой текущего планирования хода их реализации.

Планирование может дать много преимуществ всем компаниям, большим и малым, начинающим и имеющим определенный опыт. Оно побуждает руководство постоянно думать о будущем. Оно заставляет компанию четче определять свои цели и политику, приводит к лучшей согласованности в работе и дает объективные показатели эффективности работы. Аргумент о бессмысленности планирования в условиях постоянной изменчивости рынка не выдерживает критики. Как раз наоборот - тщательное планирование помогает компании предвидеть изменения среды и оперативно реагировать на них, а также всегда быть готовой к непредвиденным обстоятельствам.

Список используемых источников

1. Информационный портал www.bibliotekar.ru (электронная библиотека)

2. Сайт Интернет Университета Информационных Технологий www.intuit.ru

3. Рефераты www.ref.by