Информационная природа управления

Введение

Приведенная выше древняя мудрость показывает, какую важную роль в управлении предприятием (организацией) занимает информационная природа управления.

Условия жизни и деятельности человека меняются с течением времени. Спрос и предложение меняются количественно и качественно с течением времени. И спрос и предложение неуклонно возрастают по мере роста уровня развития человеческого общества. Рынок конкуренции диктует потребность в информации.

В условиях конкуренции, царящей на рынках третьего этапа развития, производители задаются вопросом «что именно производить?» Вопрос это довольно комплексный. Для его разрешения необходимо изучить внешние условия деятельности предприятия (клиентов, конкурентов, партнёров), а также внутренние возможности предприятия (технология, внутренняя структура). И внешние условия деятельности (внешняя среда), и внутренние возможности (внутренняя среда) предприятия постоянно изменяются. По этой причине изучение выше обозначенных проблем должно производиться регулярно. Результатом таких исследований является информация для принятия решений управляющим предприятием. Таким образом, на предприятии выделяется специальный вид деятельности, требующий дополнительных ресурсов.

Для организации этого вида деятельности необходимо создание системы. Такая система должна определять потоки данных - от их сбора до выхода переработанных данных в форме заданных отчётов. Говоря другими словами, потоки информации должны принимать форму системы.

Условием же успеха предприятия в наши дни становится умение работать с данными.

Данная контрольная работа состоит из двух глав. В первой главе будут рассмотрены теоретические аспекты таких понятий, как «информация», «данные», «информационный ресурс», «информационная система», «коммуникации» и их характерные черты. Во второй главе будут показаны практические аспекты на примере организации управления Агентством недвижимости «Правый берег». Здесь будут исследованы процессы получения, переработки, обмена информации, ее роль в развитии Агентства и варианты усовершенствования системы управления данной организацией.

Глава I Понятие информации. Информационные ресурсы. Информационные системы

Данные, информация, информационные ресурсы, информационные системы, коммуникация - основополагающие понятия информационного менеджмента. Для раскрытия данной темы предлагаю разобраться в дефинициях.

Итак, данные - это сырые цифры и факты, отражающие отдельные аспекты реальности.

В то время как информация - это данные, представленные определённым образом или в определённой форме, что придаёт им смысл. Информация, в отличие от данных, обладает информативностью, которая характеризует полезность первой.

Как же определяется полезность информации? Что её делает плохой и хорошей, более и менее нужной?

Важность информации определяется её точностью (то есть достоверным отражением действительности), своевременностью (запоздалые новости могут потерять свою ценность), содержательностью (обрывочные данные не имеют смысла, информация тем ценнее, чем она полнее) и соответствием (данные должны отвечать специальным интересам пользователя) Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник.- 3-е изд., перераб.и доп.- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2001. - 501 с..

Н.Винер, один из создателей кибернетики, считал, что информация - "это обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств". Другой авторитет в области кибернетики - Е. Майминас в книге "Процессы планирования в экономике: информационный аспект" к информации относит любое сообщение, т.е. сигнал о каком-либо событии, "закодированный эквивалент события". Информация состоит из обработанных данных (данные - это символы, представляющие свойства предметов и событий). Таким образом, под информацией рассматривается послание в документальной, видео- или аудио формах, отражающее совокупность разных фактов (данных). Насколько послание является информацией, определяет получатель. То есть информация - это то, чем люди обмениваются при коммуникации.

Знание - понятие более глубокое и широкое, чем просто данные или информация. Под знанием в данном контексте рассматриваются: а) набор из полученных ранее опыта, ценностей, контекстной информации, экспертных оценок, который инкорпорирует новый опыт в информацию; б) способность к инновациям, расположенность к самостоятельной творческой деятельности.

Знания возникают из информации путем: сравнения; установления связей; оценки; определения области применения. (К примеру, у ООО Агентства недвижимости «Правый берег» имеются файлы о продаваемых объектах недвижимости, которые объединены в систему, называющуюся "Единым справочником недвижимости". Справочник представляет собой исчерпывающие данные и информацию об объектах недвижимости Агентства, которыми может воспользоваться каждый риэлтер. Когда управляющий получил данные о проведенных мероприятиях (осмотр, фотографирование объекта, определение его характерных черт), то он отказался их поместить в файлы без соответствующей обработки. Обработка заключалась в ответах на такие вопросы, как: какова цель и результаты их проведения, рентабельность и конкурентоспособность на рынке недвижимости по сравнению с имеющимися вариантами конкурентов. Именно ответы на эти вопросы трансформируют информацию в знания).

Таким образом, информация содержится в описаниях, ответах на вопросы (кто, что, где, когда, сколько). Знания передаются через обучение, ответы на вопросы "как". Понимание достигается объяснениями, ответами на вопрос "почему" Орлова Т.М. Коммуникация, информация, коммуникационный менеджмент. М: 2007..

Интеллектуальная собственность - это произведенные человеком, собственные продукты мыслительной деятельности. Интеллект, по Р. Акоффу, - это способность увеличивать производительность.

Следовательно, коммуникация - это обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью.

Информация стала важнейшим ресурсом в наши дни. Часто наше время называют эрой информации. В различных областях знаний появляются учения об информации, рассматривающие свойства и функции информации. Теория Информации измеряет информацию и исследует эффективность использования информации.

Информационные ресурсы - отдельные Документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах); Информационные ресурсы могут быть государственными и негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются соответствующим гражданским законодательством.

Информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации;

Информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы Устинова Г.М. Информацоинные системы менеджмента. СПб: Изд-во «ДиаСофт ЮП», 2000..

Как уже говорилось, информация представляет собой поданные определённым образом или в определённой форме данные. Для разных видов деятельности интерес представляет разная информация, то есть может быть те же самые данные, но представленные в иной форме или иным образом. Разница между данными и информацией является системой. Система заключает в себе правила, алгоритм переработки данных в информацию для данной специализации. Входные данные беспорядочны с точки зрения конкретного потребителя. Так называемые информационные системы призваны произвести стандартизированные операции над данными с целью получить заданную информацию.

Уже на самом начальном этапе деловой активности человеку потребовалось записывать то, что он не мог запомнить. Одними из первых деловых документов явились расписки и записи о долгах. Эти записи делались отдельно, по определённым правилам, и, таким образом, система уже существовала. Она подразумевала такое отражение операций, чтобы впоследствии при надобности их легко можно было найти.

Первой и самой распространённой системой такого рода является бухгалтерская система. Наряду с системой бухгалтерского учёта на предприятии следует отметить системы материального, кадрового, производственного и, конечно же, налогового учёта.

Налоговый учёт предприятия ведётся согласно налоговой политики предприятия, которая создаётся на основе налогового законодательства государства.

Бухгалтерская система предприятия даёт представление о финансовом состоянии предприятия, содержит записи обо всех операциях. Бухгалтер просто вносит данные из первичных бухгалтерских документов. Отражая операции в течение отчётного периода, по его окончании, бухгалтер упорядочивает и формирует данные в виде бухгалтерских отчётов. Итак, входными данными бухгалтерской системы являются первичные документы, а выходными - отчёты, дающие информацию для финансового анализа, планирования и принятия решений.

По мере роста предприятий и увеличения задач, система учёта усложняется. Сегодня объём рабочих данных, а также и сама система записей, на любом предприятии возросли до такой степени, что часто вести учёт вручную становится весьма проблематично. На помощь в решении этой проблемы приходит автоматизация.

Итак, автоматизация информационных систем ни только сокращает время и объём работ для человека, но и привносит дополнительные функции в систему Э. Мате, Д. Тиксье. Материально-техническое обеспечение деятельности предприятия. - М: Прогресс,1999..

Эволюция информационных систем насчитывает три крупных этапа, каждый из которых породил тот или иной вид информационной системы. Каждый из этих видов имеет свои функции:

1.Операционно-учетные системы (бухгалтерия, кадровый отдел, складской учёт, налоговый учёт)- это системы, направленные на отображение изменений различных сторон жизнедеятельности предприятия (1С, БЕСТ, Парус и другие). Так кадровый учёт даёт представление о кадровом составе работников - их квалификации, их личных качествах, дополнительных навыках. Материальный учёт содержит данные о численности и составе запасов на складе, о материалах, находящихся у подотчётных материально ответственных лиц и т. д. Наконец, бухгалтерский (финансовый) учёт ведёт записи о денежных потоках, которые связаны с деятельностью предприятия.

Операционно-учётные системы в бизнесе являются носителями истории компании, отображая все операции, и обеспечивают их пользователям доступ к локальной информации.

Множество факторов повлияло на развитие операционно-учётных систем. Это и внешняя среда (учёт сделок с партнёрами и клиентами, фискальные органы), и рост самих предприятий. Таким образом, на вид информационной системы в первую очередь влияют внешняя среда (партнёры, клиенты, конкуренты) и размеры самого предприятия. Система будет сложнее при большем влиянии внешней среды уже потому что объём операций вероятен достаточно большой. Если же у предприятия несколько филиалов, подразделений, учёт также усложняется.

2.Управленческие информационные системы - это информационные системы, не только обладающие контрольными функциями, но и наделенные функцией управления. На предприятии информационные системы такого уровня включают в себя целый комплекс операционно-учётных систем, которые обеспечивают всестороннюю информацию о компании. Таким образом на предприятии организуется многомерный учёт, то есть одно и то же событие рассматривается в различных определениях, с разных сторон, используя различные подходы. Например- персонал. В кадровом учёте мы найдём данные о квалификации, человеческих данных того или иного человека, в бухгалтерском - мы можем почерпнуть информацию о его доходах, и т. д.

Управленческие информационные системы, представляют комплексную, соответствующим образом скомпонованную информацию управляющему, что помогает ему в принятии решений. Цикл принятия управленческих решений состоит в общем виде из семи этапов: 1) сбор информации, 2) принятие решения, 3) реализация решения, 4) учёт, 5) план - факт контроль, 6) анализ причин, 7) регулирование.

Несомненны преимущества предприятия, имеющего в своей структуре такую информационную систему. Например, отдел продаж при наличии доступа ко всей информации Агентства недвижимости формирует план продаж, основываясь не только на возможностях сбыта (информация, которой отдел продаж обладает непосредственно), но и анализируя производственные возможности Агентства недвижимости (дополнительная информация из базы данных информационной системы). В противном случае увеличивается время, отведённое на принятие плановых решений, контроль, анализ причин расхождения и регулировки.

К известным программным разработкам в области управленческих информационных систем относятся продукты компании SAP и в нашей стране- корпорации Галактика.

3.Информационные системы поддержки решений - от анг. decision support system (DSS) - информационные системы нового поколения. Функции этих систем включают в себя ввод, сортировку, поиск, агрегирование данных, необходимых управляющему для принятия решений. Причём информационные системы поддержки решений позволяют моделировать последствия принятия тех или иных решений. Управляющий может определить лучшие оперативные, тактические и стратегические действия, применив их к модели своего предприятия. В этом и состоит ключевой момент таких систем. Информационная система поддержки решений является моделью предприятия, содержащей всю информацию о компании, которая организована таким образом, что отражает реальные потоки на предприятии. Применив к такой модели внешние правила, управляющий может оценить изменения состояния модели с помощью встроенных в ту же систему операций анализа. Попросту говоря, он может воздействовать на «двойника» своей компании, построенного в форме модели.

Такие системы чрезвычайно важны в управлении очень крупных компаний. Интеграция бизнеса влечёт за собой интеграцию информации. Больший объём информации требует лучших средств её обработки. Сейчас информационные системы поддержки решений находятся в стадии разработки. Некоторые экземпляры применяются в бизнесе. Среди разработок отечественного производства необходимо отметить систему принятия решений «Бизнес - Прогноз», созданную петербургской фирмой «Элант». Система предназначена для прогнозирования распределения исходов планируемого бизнес - мероприятия на основе прогноза оптимального решения. Основными функциями этой системы являются: наглядный вывод на экран блок - схем и текста описания бизнес - мероприятия. При этом не используется база данных или так называемая база знаний (традиционно считающаяся частью информационных систем такого уровня) Джон Ф. Берджес, Дэн Штайнхофф. Основы управления малым бизнесом. Москва 1997..

Глава II Характеристика управления информационными процессами в организации. Меры по совершенствованию информационного процесса

Я работаю в Агентстве недвижимости «Правый берег» в должности юрист. Краткая характеристика Агентства: Организационно-правовая форма - общество с ограниченной ответственностью. Численность работников - 15 человек (риелтеры, водитель, начальник отдела продаж, менеджер по рекламе, главный бухгалтер, юрист, заместитель директора, директор).

Вид деятельности - риелтерские услуги при купли - продаже жилых и коммерческих объектов недвижимости, оформление документов при перепланировке объектов недвижимости, приватизации, вступлении в наследство, дарении, переходе права собственности и подготовка документов к сделкам.

Цель Агентства недвижимости - получение прибыли от ведения своей деятельности.

Основным ресурсом, используемым Агентством является информация, а видом управления - коммуникационный.

Коммуникации и принятие решений относятся к связующим процессам, поскольку связывают функции планирования, организации, мотивации и контроля. В некотором смысле, менеджер в процессе управления занимается тем, что планирует решения, стимулирует выполнение решений и т.д. Мы рассмотрим эти процессы совместно, поскольку принятие решений и коммуникации тесно взаимозависимы.

Коммуникации -- это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Информация - это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации.

Сейчас мы живем в век информации. Доиндустриальная и индустриальная эпоха целиком зависели от качества работы сотрудников, без использования системных методов планирования или сложной техники. В офисе индустриального периода люди служили строгой производственной системе и ее машинам. В наше время, в век информации, работа в офисе сочетает работу систем и оборудования для удовлетворения потребностей как служащих, так и их клиентов.

Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

Следовательно, можно сделать вывод, что правильное решение руководителя зависит от полученной им достоверной информации. Одной из проблем на практике является то, что передача и переработка информации осуществляется с нарушениями. Нарушения могут быть как автоматизированные (в следствии ошибки электронных программ), так и исходить от некачественной работы отдельных лиц.

Поскольку руководитель осуществляет свои функции, с тем, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации, то есть, обмен обработанной правдивой информацией.

Хотя общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации -- одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители -- это те, которые эффективны в коммуникациях, Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией Орлова Т.М. Коммуникация, информация, коммуникационный менеджмент. М: 2007..

Реализация цели Агентства недвижимости - получение прибыли, напрямую зависит от умения руководителя управлять делами. В вышенаписанном можно увидеть связь между коммуникацией, информацией и умением руководителя работать.

Размышляя об обмене информацией в Агентстве недвижимости, обычно думают о риелторах, которые говорят в процессе личного общения, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.

Агентство недвижимости пользуется разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями оно сообщается с помощью рекламы и других программ продвижения своих услуг на рынке недвижимости. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, “имиджа” организации на местном, общенациональном или международном уровне. Агентство занимается деятельностью, незапрещенной законом Российской федерации, подчиняется государственному регулированию в соответствующей области. В своих ежегодных отчетах Агентство сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Это пример реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркну, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

На рисунке 1 Молотков Ю.И. Менеджмент / УМК для ДО, 2002. показана схема взаимодействия информационных процессов в системе управления организацией.

Внутренняя структура Агентства всецело зависит от его внешней среды. В отличие от иных предприятий, Агентство органически встроено в рынок недвижимости и вынуждено меняться вместе с ним.

Каким же образом обеспечивать адекватность внутренней структуры Агентства требованиям динамичной внешней среды?

Недопустимо вносить произвольные изменения в структуру Агентства. До сих пор еще многие считают, что создание внутренней структуры Агентства сродни конструированию механизма. Практика показывает, что такое организационное «творчество» чаще даже ухудшает состояние организации, нежели повышает эффективность работы. У нас еще, к сожалению, распространен взгляд на организацию, как на механизм, который можно строить по произволу конструктора. На Западе уже давно отказались от представлений об организации как механизме, созданном только для добывания прибыли. Было понято, что любое предприятие, это организм, живущий по своим объективным законам, произвольное нарушение которых ведет к его гибели. Важнейшими закономерностями его существования являются:

стремление к выживанию;

постоянное изменение, развитие, направленное на приспособление к внешней среде;

совершенствование работы специалистов;

поддержание благоприятной внутренней среды;

наличие целостности, единого предназначения для всех его частей.

Но и этих представлений оказывается недостаточно, чтобы верно понять современное, цивилизованное предприятие, на самом деле оно является организацией в самом широком, социальном смысле этого слова, т. е. добровольным объединением работников, направленным на удовлетворение их основных интересов. Конечно, пока в российских условиях это определение не вполне точно отражает действительность, так как и объединение работников не всегда добровольно, поскольку часто перед ними нет выбора и удовлетворяют они на предприятии лишь отдельные свои интересы, преимущественно материальные. Но такое определение предприятия заставляет руководителя, менеджера осознать реальность, давно понятую в развитых странах: организация должна служить не только своим хозяевам, но и работникам, удовлетворяя все важнейшие их потребности: в защищенности, в стабильности, творческом труде, в чувстве собственной значимости, в развитии и, конечно, в материальных благах. Уже сегодня в российских условиях можно заметить, как постепенно растет слой людей, которые, оправившись от шока стремительного перехода к рынку, предпочитают отказываться от высокой зарплаты ради психологического комфорта и более творческой работы Данилов В.И. Данильян Н.Н. Современный менеджмент: принципы и правила. НКЦП,1993..

Как же управлять Агентством в условиях изменчивой, многообъектной, почти непредсказуемой внешней среды?

Ясно, что разрабатывать долговременные планы, долгосрочную стратегию бессмысленно, поскольку обстоятельства меняются быстрее, чем мы успеваем осуществить задуманное. Следовательно, стратегия Агентства - это не детально разработанная программа деятельности, а обобщенная концепция его целей и средств, причем постоянно корректируемая в соответствии с изменениями внешней среды.

Очевидно, что разрабатывать стратегию Агентства и вносить в нее коррективы должны те, кто хорошо знает его внешнюю и внутреннюю среду. Построить механизм коллективной разработки динамичной стратегии Агентства очень сложно, но, как показывает опыт, вполне возможно, тем более что это обернется меньшими финансовыми потерями, чем при использовании традиционных методов. Преимущества такого подхода заключаются не только в большей точности и реалистичности создаваемой стратегии. Если она разрабатывается руководителями и аналитиками, то может возникнуть почти неразрешимая проблема убеждения остальных сотрудников в ее ценности, ведь в новые идеи людям трудно верить, если они их выдвигали не сами. А если стратегия организации не становится привлекательным, мобилизирующим стимулом деятельности персонала, то у руководителя остаются кроме чисто материального лишь «отрицательные» стимулы управления - наказания, приказы, административное воздействие, а это в условиях динамичного рынка действует все слабее.

Такие утверждения верны не только для стратегических разработок, но и для остальных элементов управленческого процесса - планирования, организации, координации, контроля. Все эти функции способен выполнить сам коллектив. Сотрудничество, коллективное взаимодействие и творчество становятся основным рычагом управления организациями.

Руководитель должен не столько управлять, сколько создавать максимально благоприятные условия для того, чтобы каждый член коллектива сам стремился активно участвовать в управлении делами организации. Иначе говоря, он должен создавать систему психологических, духовных, материальных стимулов, побуждающих каждого работника думать, действовать в интересах организации в целом, которая, в свою очередь, стремиться удовлетворить личный интерес каждого члена коллектива. «Руководитель служит коллективу, а коллектив служит делу».

Стержневым понятием, «пронизывающим» весь процесс создания и функционирования гибких, приспосабливающихся структур является понятие «команда». В это слово менеджмент вкладывает не привычный для нас смысл - «группа профессионалов», а гораздо более глубокое содержание. Команда означает особым образом сформированный и управляемый коллектив, самоорганизующийся и перестраивающийся, реагирующий на любую ситуацию и задачу как единое целое.

Принципы построения команды следующие:

1. Каждый член команды хорошо знает конечную цель, стоящую перед командой; еще лучше, если эту цель команда формулирует самостоятельно.

2. Команда работает как единая «семья», ответственность она несет коллективную, а не персональную.

3. Каждый член команды обладает универсальными профессиональными и управленческими знаниями, навыками и умениями, позволяющими ему действовать не только в своей индивидуальной «нише», но и понимать действия других членов команды, работающих в соседних «нишах», гибко взаимодействовать с ними.

4. Каждый член команды на равных правах участвует в планировании ее деятельности в целом, планировании своей личной работы, а также работы каждого члена команды. Иными словами, «все планируют деятельность каждого, каждый планирует деятельность всех».

5. Роли, функции, обязанности среди членов команды распределяются не жестко, а приблизительно, каждому остается значительная самостоятельность. В ходе планирования распределение функций регулярно пересматривается.

6. Должна быть психологическая совместимость членов команды.

7. Все функции управления команда осуществляет коллективно. Руководителю остаются лишь функции лидерства, координации и выражения ее интересов за пределами команды.

Только таким образом построенная команда способна быть организмом, чутко реагирующим на любые изменения и проблемы Гвишиани Д.М. Организация и управление, М: МГТУ им. Баумана,1998..

В Агентстве сравнительно небольшой штат сотрудников, но все являются членами одной сплоченной команды. Нашу команду можно сравнить с человеческим организмом, в котором каждый сотрудник - отдельный орган организма. Для поддержания жизнедеятельности всего организма (то есть, развития Агентства и достижения главной цели - получение прибыли), необходима сбалансированная и централизованная работа всей системы органов, в центре которой находится сердце - директор Агентства.

Чтобы достичь совершенствования в управлении Агентством, добиться лидерства среди конкурентов не рынке недвижимости, директор опирается на коммуникационную систему управления. Данная система сосредоточила в себе следующие этапы научного развития:

1. Сущность коммуникационного менеджмента заключается в его двуединой природе.

С одной стороны, коммуникационный менеджмент есть составляющая часть теории управления экономическими системами. Он изучает взаимодействие и взаимосвязь во времени и пространстве элементов, которые формируют и эффективно используют все виды капитала экономических систем, а также познает закономерности обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономической системы.

С другой стороны, коммуникационный менеджмент рассматривается как самостоятельная профессиональная деятельность субъектов и объектов экономической системы по реализации коммуникационной стратегии, сформированной в соответствии с мотивами, установками, интересами, отношениями и конкретными целями каждого.

2. Становление коммуникационного менеджмента, обусловленное конкретными историческими условиями, происходит сложно, противоречиво, требует существенных интеллектуальных, организационных и технических усилий. Дальнейшее развитие коммуникационного менеджмента будет происходить в процессе преодоления противоречий между:

объективными и субъективными факторами развития;

сиюминутным решением задач организации и требованиями, предъявляемыми к стратегическому планированию;

принципами корпоративного управления и условиями открытой экономики постиндустриального общества;

наработками PR-технологий и необходимостью в комплексном, интегрированном подходе к формированию коммуникативного пространства экономической системы.

3. Эффективность коммуникационного менеджмента проявляется в результате качественного наполнения классических функций управления новым содержанием, а также в результате реализации ряда специализированных функций, которые обусловлены использованием новых управленческих, маркетинговых и информационных технологий, инновационной активностью экономических систем.

4. Эффективность коммуникационного менеджмента подлежит оценке. Общим критерием оценки можно считать степень экономического развития экономической системы и динамику этого развития. Если более дифференцированно подходить к вопросу, то в качестве критериев оценки выступает ряд конечных и промежуточных факторов, в числе которых величина и динамика капитализации фирм и рынка; стоимость нематериальных активов организации; снижение трансакционных издержек; повышение компетентности персонала; уровень информированности целевых аудиторий и т.д.

5. В рамках коммуникационного менеджмента организация способна реализовать важнейшие управленческие функции, в первую очередь те, которые способствуют формированию и использованию ее интеллектуального капитала. С этой целью в работе обобщены, систематизированы и уточнены задачи коммуникационного менеджмента в развитии экономических систем. Они заключаются в отборе и аккумулировании информации из внешних по отношению к данной экономической системе источников; классификации, трансформации, обеспечении доступности информации для формирования всех видов капитала; распространении и обмене информацией как внутри системы, так и во вне ее; налаживании эффективных способов, инструментов и механизмов интегрированной коммуникации; материальном, осязаемом воплощении фирменной коммуникации в продуктах, услугах, документах, базах данных и программном обеспечении; создании, оценке и использовании нематериальных активов

6. Использование коммуникативного ресурса в управлении характеризуется эффектом сетевого взаимодействия, который порождает возрастающую полезность коммуникативного ресурса и его возрастающую предельную производительность. Возникает своего рода положительная обратная связь, когда все участники коммуникации заинтересованы в расширении этой сети и получают прирост эффекта от такого расширения.

7. Нетрадиционное понимание природы коммуникативного ресурса в управлении, а также научное осмысление задач, реализуемых концепцией коммуникационного менеджмента, требуют новых подходов к выбору моделей стратегии коммуникационного менеджмента организации. Эти подходы вытекают из сущности стратегического управления, управления развитием.

8. Для успешного осуществления коммуникационного менеджмента необходимо соответствующее ресурсное обеспечение, которое способствует выработке эффективных инновационных решений; воплощению инноваций в продукты; использованию интеллектуальных активов партнеров, осуществлению совместной технической, функциональной, отраслевой экспертизе; экономии ресурсов за счет тиражирования однажды найденных решений.

9. Повышение эффективности и результативности организационных структур, обеспечивающих коммуникацию в корпорациях, фирмах, городских/региональных администрациях, невозможно без пересмотра сложившихся подходов к организации и управлению этими структурами. Через новые подходы к организации коммуникации, новые организационные формы коммуникационной деятельности сокращается путь к достижению стратегических целей компании, увеличивается отдача от имеющихся нематериальных активов.

10. Эффективно управлять коммуникацией экономической системы возможно с помощью интегрированного подхода на основе сочетания специальных технологий, методов и инструментов. Синергетический эффект от их использования состоит в достижении эффективного конечного результата функционирования экономической системы Орлова Т.М. Коммуникация, информация, коммуникационный менеджмент. М: 2007..

В заключение мне хотелось бы отметить следующее. Овладение коммуникационным подходом и инструментарием - одна из предпосылок дальнейшего совершенствования управления организацией.

Вывод

Для функционирования целевой структуры управления чрезвычайно важно разработать информационную систему, которая бы обеспечила бы реализацию миссии, цели деятельности и стратегии организации.

Сегодня информационные технологии оказывают влияние не только на обработку данных, но и на способ выполнения работы людьми, на продукцию, характер конкуренции. Информация во многих организациях становится ключевым ресурсом, а информационная обработка - делом стратегической важности. Большинство организаций не сможет успешно конкурировать, пока не предложит своим клиентам такой уровень обслуживания, который возможен лишь при помощи систем, основанных на высоких технологиях.

Информационные системы используются организациями в разных целях. Они повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения. Информационные системы повышают качество услуг, предоставляемых заказчикам и клиентам, помогают создавать и улучшать продукцию. Они позволяют закрепить клиентов и отдалить конкурентов, сменить основу конкуренции путем изменения таких составляющих, как цена, расходы, качество.

Поэтому, в век информации каждая организация стремиться использовать информационную систему управления, чтобы экономить затраты, повышать производительность и эффективность, получать максимальный доход от своей деятельности за минимальный промежуток времени.

Список используемой литературы:

Гвишиани Д.М. Организация и управление, М: МГТУ им. Баумана,1998.

Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник.- 3-е изд., перераб.и доп.- М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2001.

Данилов В.И. Данильян Н.Н. Современный менеджмент: принципы и правила. НКЦП,1993.

Джон Ф. Берджес, Дэн Штайнхофф. Основы управления малым бизнесом. Москва 1997.

Мате Э., Тиксье Д. Материально-техническое обеспечение деятельности предприятия. - М: Прогресс,1999.

Молотков Ю.И. Менеджмент / УМК для ДО, 2002.

Орлова Т.М. Коммуникация, информация, коммуникационный менеджмент. М: 2007.

Устинова Г.М. Информацоинные системы менеджмента. СПб: Изд-во «ДиаСофт ЮП», 2000.