Организация и организационный процесс

1

Федеральное Агентство образования Российской Федерации

Пензенский государственный университет

Кафедра "Информационная безопасность систем и технологий"

РЕФЕРАТ

по теме:

" Организация и организационный процесс "

Пенза 2007

1. Организационный процесс

Самые обычные действия в нашей жизни должны быть организованы. Например, домохозяйка определенным образом организует использование семейного бюджета, студент - подготовку к экзамену, предприятия - производство продукции и т.д. Без определенной организации невозможно построить дом, создать автомобиль, запустить орбитальную станцию. Умение организовывать является основным для каждого менеджера. Для этого я сначала обозначу такие вопросы: Что такое организация и ее процесс? Организация - это объединение её ресурсов: людей и других материально-вещественных элементов, которые определенным образом расположены в её пространстве и взаимодействуют между собой. Можно рассмотреть слово Организация и в другом смысле и это будет звучать так: Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Чтобы было понятнее можно сказать, что это определение организации справедливо не просто для организации, я для формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением очень маленьких (подробнее в 3 части). В организации протекают различные процессы, среди которых особое значение принадлежит организационному. Организационный процесс имеет два основных аспекта. Один из них отражает деление организации на её структурные компоненты - подразделения, участки и т.д. - соответственно целям и стратегиям. Структура должна создавать возможность членам организации эффективно работать совместно для достижения её целей. Второй аспект связан с взаимоотношениями её членов, их взаимодействием с ресурсами для достижения её целей. Организаторская работа менеджера реализуется в процессе «организовывания» деятельности её членов. Организационный процесс (процесс организовывания) - это процесс реализации функции организации деятельности её членов, проявляющийся в установлении надлежащего уровня использования всех ресурсов организации для достижения её целей, механизм превращения планов в действия. Сам процесс «организовывания» включает следующие последовательно осуществляемые этапы: анализ целей и планов по их достижению; установление главных целей (задач); распределение главных целей (задач) на подцели (задания); распределение ресурсов и направлений их использования по подцелям (заданиям); оценка результатов реализованных мероприятий. Менеджер должен постоянно повторять эту последовательность этапов, используя её для постоянного совершенствования организационного процесса (рис.1). Конечный результат процесса «организовывания» - установление эффективного взаимодействия между всеми видами ресурсов организации. Основу данного процесса составляет взаимодействие между субьектами управленческой деятельности (физическое или юридическое лицо, а также другая система, от которых исходит управляющее (властное управление)), и между их объединениями в структурные подразделения организации. Такое взаимодействие разделяется на административное, информационное и техническое. В процессе административного взаимодействия вышестоящие уровни иерархии управления передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, распоряжения, инструкции, рекомендации, осуществляют за ними контроль и т.д. Технические взаимодействие между субъектами управленческой деятельности осуществляется в процессе их участия в практической деятельности - подготовке, принятии и реализации решений, совещаниях и т.д. И техническое и административное взаимодействие между субъектами управления в организации реализуется посредствам их информационного взаимодействия, где они обмениваются информацией для принятия решений, как официальной (закрепленной периодически), так и неофициальной (не обладающей официальным статусом). Обеспечение взаимодействия между субъектами управленческой деятельности в организации во многом определяет содержание организаторской деятельности менеджера.

2. Структура организации

Окончательное решение о выборе структур организации принимается на высшем уровне её менеджмента при помощи руководителей среднего и низшего звеньев. Задача менеджеров заключается в выборе такой структуры, которая наилучшим образом отвечала бы задачам и целям организации, позволяла ей эффективно взаимодействовать с окружающей средой, рационально распределять и направлять усилия сотрудников. Структура организации - это тоже один из её ресурсов, способных оказывать влияние на результаты работы. Имеется два типа организационных структур - формальные и неформальные. Формальная структура - это структура организации, установленная системой менеджмента. Например, это объединение людей в группы, отделы, цехи, установление между ними рабочих связей и формальных линий связей и общения. Неформальная структура - это структура, которая возникает в организации независимо от менеджмента. Например, это группа людей из разных подразделений организации, которые являются друзьями. Формальные и неформальные структуры сосуществуют в любой организации, как правило, не являются похожими. Потому что формальные создаются искусственно менеджерами, а неформальные представляют собой естественные объединения членов организации, создаваемые ими по интересам, не всегда совпадающими с целями формальной организации. Взаимодействие между субъектами управленческой деятельности и их объединениями в управляющих и управляемых структурных компонентах организации - различных её подразделениях - реализуется посредствам использования так называемых коммуникационных каналов (каналов общения, связи между субъектами), которые создаются для осуществления личных контактов, обмена документами, реализации функций управления и т.д. Коммуникация - это общение, обмен информацией между двумя и более людьми, позволяющее реализовать этот обмен в коммуникационном процессе. Базовыми элементами коммуникационного процесса являются: 1) отправитель - лицо, создающее идеи или собирающее информацию и передающее её; 2) сообщение - информация, закодированная с помощью символов; 3) канал - средство передачи информации; 4) получатель - лицо (орган), которому предназначена информация. Коммуникационный процесс реализуется в порядке прохождения его основных этапов в пространстве и времени организации. Среди этапов можно выделить такие как зарождение идеи, кодирование этой идеи, передача информации и восприятие её получателем. Компоненты и элементы любой организации структуры управления являются или источниками, или получателями, или посредниками. Они связываются между собой и с управляемыми объектами (субъектами) коммуникационными каналами, которые характеризуются и различаются пропускной способностью, скоростью движения информации и т.д.

3. Характеристика внешней среды организации, факторы воздействия

Представители классических школ менеджмента анализировали в первую очередь внутренние факторы организации. Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений. Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную деятельность различны, причём не только у авторов научных публикаций по вопросам менеджмента, но и у каждой фирмы. Обычно фирма в процессе управления сама определяет, какие факторы и в какой степени могут воздействовать на результаты её деятельности в настоящий период и на будущую перспективу, вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкретных средств и методов для принятия соответствующих управленческих решений. Причём, прежде всего, выявляются и учитываются факторы внешней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды, оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы. Внешняя среда организации является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания её внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить её потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне, необходимом для достижения её целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. И так для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении.

4. Факторы внешней среды

При рассмотрении внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с её факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределённости описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Классификация факторов внешней среды вследствие их многообразия довольно различна и в её основу могут быть положены различные принципы. При анализе внешних факторов обычно выделяют два их типа: факторы прямого воздействия, иногда называемые - ближайшее окружение, и факторы косвенного воздействия, иногда называемые - общее окружение. Факторы прямого воздействия.

К факторам прямого воздействия относят те, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. 1) Собственники. Одно из главных влияний на организацию оказывает форма собственности и собственно её представители - собственники. Это фактор, как впрочем и другие, тесно связаны с другими организациями (внутренней и внешней среды). 2) Законы и государственные органы. Каждая организация имеет конкретный правовой статус, что и определяет, как она может вести дела, какие имеет права и какие обязанности несет перед государством, а также перед органами местного управления. Организации обязаны соблюдать не только федеральные и местные законы, но и требования органов государственного регулирования. Эти органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах своей компетенции, а так же вводят собственные требования, зачастую также имеющие силу закона. Каждый вид деятельности регулируется определёнными органами. 3) Поставщики, партнеры и посредники. С точки зрения системного подхода организация - это механизм преобразования входов и выходов. Основные разновидности входов - это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на организацию и успешность деятельности организации. Получение ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен, качества или количества, но одновременно опаснее усилением таких факторов подвижности среды, как колебания обменных курсов или политическая нестабильность. В некоторых случаях все организации определённого региона ведут дела с одним или практически с одним поставщиком. Поэтому все они попадают в равную зависимость от действий поставщика. Можно привести такой пример - обеспечение энергией. Все организации получают энергию по ценам, установленным государством, и редко могут найти альтернативного поставщика, даже если организация считает, что текущее энергосбережение неадекватно или слишком дорого обходится. Такие изменения, как повышение цен поставщиком содействует на организацию в той мере, в какой она расходует энергию. 4) Заказчики, клиенты, потребители. Анализ потребителей, как компоненты непосредственного окружения организации, в первую очередь имеет своей задачей составление профиля тех, кто покупает продукт, реализуемый организацией. Изучение покупателей позволяет организации лучше уяснить то, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься покупателями, на какой объём продаж может рассчитывать организация, в какой мере покупатели привержены продукту именно данной организации, насколько можно расширить круг потенциальных покупателей, что ожидает продукт в будущем и многое другое. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти всё, относящееся к результатам её деятельности. Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры зачастую оказывается значительным. 5) Конкуренты. Конкуренты - это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия чётко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно продать и какую цену можно запросить. Вместе с тем, необходимо отметить, что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ними соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами. Факторы косвенного воздействия.

Эти факторы относятся к общему окружению организации и не оказывает такого влияния на ее операции, как факторы прямого воздействия. Но, однако, среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. Экономическое окружение.

Оно характеризуется, прежде всего, уровнем развития и состоянием экономики. Состояние экономики оказывает влияние на стоимость ресурсов и спрос товаров и услуг. В условиях инфляции, что существенно влияет на сегодняшнее состояние экономики России, фирмы заинтересованы в увеличении запасов материальных ресурсов, задержках платежей. Спад экономики заставляет организации уменьшить запасы готовой продукции, сокращать число работников. На экономическую обстановку оказывает влияние политическая среда. Политическое окружение.

Способы и цели управления экономикой страны есть результат политических целей и задач находящегося у власти правительства. Большое значение имеет и политическая стабильность. Законы, принимаемые парламентом, часто являются следствием политической обстановки. Технологическое окружение.

Технология является одновременно и внешним фактором организации, и ее внутренним элементом. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию. Для того, чтобы сохранилась конкурентоспособность, каждая организация вынуждена использовать достижения НТП (научно-технического прогресса). Социально-культурное окружение.

Социально-культурные факторы влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы и т.д. К этим факторам относится и демографическое состояние общества. Важное значение имеют и отношения организации с местным населением. В связи с этим выделяют также в качестве фактора социально-культурного окружения - независимые средства массовой информации, которые могут формировать имидж фирмы и ее товаров и услуг.

Международное окружение.

Этот фактор оказывает влияние в первую очередь на организации, действующие на международном рынке.