Задачи и организационные основы менеджмента на этапе реализации бизнес-плана

41

РОССИЙСКАЯ ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ ИМЕНИ

ПЛЕХАНОВА

КУРСОВАЯ РАБОТА

по « Менеджменту »

на тему:

« Задачи и организационные основы менеджмента на этапе реализации бизнес-плана »

студентки 3 курса ОЭФ

группы 9317 Холоповой М.А.

МОСКВА 1997 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Стратегия менеджера при возвращение к целям бизнес-проекта

Стадии реализации менеджером бизнес-плана

Составление менеджером графика реализации бизнес-плана

Планирование менеджером бюджета реализации

Пример составления и расчета менеджером бизнес-плана на примере предприятия

Заключение

Библиография

ВВЕДЕНИЕ

Этап реализации бизнес-плана охватывает период от принятия решения об инвестировании до начала коммерческого производства. Очень важно внимательно спланировать эту критическую фазу делового планирования, так как отклонения от первоначальных проектных данных могут легко подвергнуть опасности весь бизнес-план. Следовательно, первостепенная цель - определить технический и финансовый вклад различных стадий внедрения бизнес-плана, с целью обеспечения достаточных финансовых средств для поддержания проекта до и после начала производства. Следует уделить особое внимание выбору финансирования, а также финансовых воздействий и производственных задержек.

Необходимо определить серии одновременных и взаимосвязанных действий, происходящих во время фазы реализации, включая финансовые вклады.

График внедрения должен представлять издержки реализации проекта, а также график окончательных наличных средств (для всех начальных инвестиций) для того, чтобы было возможным определение соответствующих притоков фондов, которые требуются для финансирования. Альгин А. П. Риск и его роль в общественной жизни. М.: Мысль. 1989.

В данной курсовой работе рассматриваются цели менеджера по реализации бизнес-проекта и составления бюджета, описываются характеристики главных рабочих задач реализации, а также главных препятствий, имеющих обычно особое влияние на внедрение плана. Кратко представлены методы планирования, которые обычно применяются при реализации проекта, включая использование компьютеров для планирования крупных инвестиционных проектов. В конце курсовой работы содержатся приложения, обеспечивающие выполнение работ этого этапа в соответствии с международными требованиями.

1. СТРАТЕГИЯ МЕНЕДЖЕРА ПРИ ВОЗВРАЩЕНИЕ К ЦЕЛЯМ БИЗНЕС-ПРОЕКТА

Реализовать бизнес план - значит выполнить все рабочие задачи на фирме и вне её, необходимые для того чтобы перевести деловой проект из стадии бизнес-плана в реальную производственную стадию. Необходимо составить реалистичный график для различных стадий фазы внедрения проекта. Такой график должен первоначально определить различные стадии реализации в терминах ресурсов и продолжительность действий, требуемых для каждой стадии. План внедрения должен содержать график, который объединяет различные стадии реализации в последовательную схему действий. Это подробное расписание должно охватывать всю инвестиционную фазу, включая период от решения о капиталовложении до начальной стадии производства.

Планирование реализации бизнес-проекта рассматривается здесь так же для того, чтобы обратить внимание плановиков к финансовому значению составления графика внедрения и к возможностям раннего определения задержек внедрения и их финансовым последствиям.

Для различных стадий реализации непохожих бизнес-проектов требуются неодинаковые периоды времени. Это зависит от обстоятельств, преобладающих в стране и специфической природы требований конкретного бизнес-плана. Между моментом принятия решения о капиталовложении и действительным началом реализации протекает значительное время. Этот период включает в себя следующие основные действия: назначение команды внедрения, образование фирмы, финансовое планирование, организационное создание, приобретение и передача технологии, основной инжиниринг, предопределение подрядчиков, консультантов и поставщиков, подготовка заявочных документов, выставление предложений, предложение цены, оценка предложений, переговоры и заключение контрактов, подробный инжиниринг, приобретение земли, строительные работы, установка оборудования, закупка материалов и сырья, предпроизводственный маркетинг, обучение и назначение на должности, запуск и начало производства. Шапиро В. Д. и др. Управление проектами - СПб.: "ДваТри", 1992.

Во внедрении могут принимать участие как местные, так и иностранные стороны.

В некоторых случаях период внедрения может быть таким продолжительным, что данные бизнес плана становятся устаревшими и нуждаются в пересмотре. Необходимо, чтобы данные по затратам были датированы и документированы так, чтобы позволить непрерывное отслеживание цен как методом прогнозов, так и путем сбора реальной информации. Сравнивая реальные данные, накапливающиеся во время стадии внедрения с данными, представленными на стадии изучения, будет возможным определить воздействия любых превышений издержек на ликвидность, финансовые требования и общую прибыльность проекта.

Планирование реализации бизнес-проекта и составление бюджета менеджером включают следующие основные задачи:

- Определение типа рабочих задач на фирме и вне ее, которые необходимы для внедрения проекта.

- Определение логической последовательности событий в рабочих задачах.

- Подготовка графика внедрения, определяющего положение рабочих задач корректно во времени и учитывающего соответствующее время для завершения каждой индивидуальной задачи.

- Определение ресурсов, необходимых для завершения индивидуальных задач и выявление соответствующих издержек.

- Подготовка бюджета внедрения и потоков средств, которые обеспечат доступность соответствующих фондов на всем протяжении фазы реализации

- Документирование всех данных внедрения/позволяющее модернизировать планы и бюджет внедрения, равно как и прогнозы, сделанные во время составления бизнес плана.

2. СТАДИИ РЕАЛИЗАЦИИ МЕНЕДЖЕРОМ БИЗНЕС-ПЛАНА

Главные стадии внедрения бизнес-плана не всегда поддаются по шаговому анализу, когда одна стадия неизменно следует за другой. Неизбежно большое количество пересечений и одновременного планирования различной деятельности. Например, обучение может начаться очень рано, когда главный персонал компании долгое время обучается за границей, хотя обучение обслуживающих техников и операторов происходит позже, во время внедрения и запуска. Особенно важно сопоставить социально - экономические условия в стране или районе с мероприятиями периода внедрения для того, чтобы оценить их последствия для составления графика реализации индивидуальных задач. Эффективная портовая организация может оказаться важной для специфического проекта, но если шоссе, которое соединяет порт с сооружениями компании, плохо содержится из-за того, что ответственный за это персонал неопытен или низкооплачиваем, весь проект может быть подвержен опасности.

а) Назначение команды внедрения. Реализация проекта обычно возлагается на команду внедрения проекта. Если компания в процессе образования имеет квалифицированный персонал, то она может решил» назначить команду внедрения под своим собственным управлением. В другом случае может быть избран профессиональный консультант, действующий в интересах инвестора. Кураков Л. П., Ляпунов С. И., Попов В. М. Практикум по предпринимательству. Серия "Книга молодого менеджера". Чуваш, госуниверситет. Чебоксары, 1993.

Команда может осуществить либо всю работу, либо часть ее. В частности, в случае больших проектов некоторые задачи (например подробный инжиниринг или надзор за строительством и работами по установке) часто осуществляются по субконтракту. Главная цель назначения команды проекта - это дать гарантию тому, что выполнение всех работ находится в соответствии с планом и бюджетом внедрения и что имеется возможность проведения соответствующих контрмер в случае, если работы по внедрению и издержки отклоняются от плана. Друкер П. Рынок: как выйти в лидеры. Практика и принципы /Пер. с анг. М., 1992.

б) Создание компании и правовые требования. Создание новой компании является необходимым в случае, если, например, инвесторы начинают новый бизнес и проект не будет или не может быть внедрен в существующее предприятие. Если же инвестиции производятся в существующее промышленное предприятие, то некоторые правовые требования, описанные ниже, не будут иметь силы.

в) Правовой процесс, регистрация и санкционирование. Если создание компании необходимо, то следует для всех стадий реализации проекта отождествить любые местные, национальные, двухсторонние или международные правила и инструкции, которых необходимо придерживаться и каким процедурам, предписанным местными властями, нужно следовать. Чтобы избежать необязательных задержек, может быть пред усмотрено использование правового содействия. Существует ряд национальных и международных документов и руководств, описывающих содержание контрактов между компаниями и документов, которые должны быть представлены властям. Правила и обычаи меняются от страны к стране и эти процедуры могут занять довольно много времени.

Создание компании может быть разделено на следующие четыре шага:

- Подписание письма о намерениях междуделовыми партнерами для основания компании, в случае международного совместного предприятия. Такое письмо о намерениях подписывается местными и иностранными партнерами. Одной из предусмотренных письмом о намерениях тем может быть совместная подготовка бизнес-плана предприятия. Если его разработка приведет к положительному заключению во время прединвестиционной фазы, то следующие три шага будут частью инвестиционной фазы:

- соглашения между деловыми партнерами о финансовом устройстве и составление требуемых властями документов;

- формальная подача заявления властям;

- официальное санкционирование или регистрация новой компании.

Процедура создания совместного предприятия может быть достаточно сложной и занимать много времени. Прежде чем проект может быть выполнен как совместное предприятие, следует утвердить правовую основу. Главный элемент этой основы - юридическое создание компании с ограниченной ответственностью в местной стране, где партнеры совместного предприятия выступают как акционеры. Во многих странах это может занять от 4 до 6 месяцев и требовать помощи юриста или эксперта.

Для создания совместного предприятия необходимо подготовить докладную записку и устав ассоциации. Иногда это должно соответствовать договору совместного предприятия, подписанного ранее партнерами. Во время этой стадии внедрения бизнес плана в зависимости от местных правил создания компании, также как и от типа и размера новой компании, могут появиться различные издержки (например, обязательные публикации уставных норм компании, назначения совета директоров, проведение собраний, командирования, назначения и санкционирования главных менеджеров, учреждение банковских счетов, обязанностей, привлечение правовой помощи). Эти издержки могут образовать значительную часть предпроизводственных расходов капитала и должны быть включены в бюджет внедрения.

Правительственное санкционирование. Даже на начальной стадии процедуры правительственного одобрения могут занять значительное время, особенно если вовлечены иностранные инвестиции. Во многих случаях правительственное одобрение требуется для того, чтобы импортировать машины, оборудование и проводить меры по обеспечению технологией. Импорт материалов, включая производственные сырье, части и компоненты, также может требовать санкций правительственных структур. Во всех этих случаях следует предусмотреть соответствующее время для того, чтобы получить необходимые санкции, чтобы избежать создания заторов. Так как условия меняются от страны к стране, то трудно точно определить временные рамки. Во многих случаях для этого требуется от одного до шести месяцев.

Финансовое планирование. После того, как принято решение о капиталовложениях и известны полные инвестиционные расходы и их расписание, должны быть начаты детальные приготовления к финансированию проекта в соответствии с финансовыми требованиями реализации проекта.

е) Организация и менеджмент. План и график реализации, подготовленные в бизнес-плане обычно формируют основу будущей работы команды внедрения. Во время внедрения проекта инвестору следует сначала определить команду управления фирмой. Разумно в начале назначить ключевую фигуру, которая затем построила бы команду управления из числа работников фирмы или выбрала бы её вне проекта, назначила консультантов по управлению. Команда должна иметь необходимую власть в отношении подрядчиков и консультантов, чтобы обеспечить эффективное и своевременное внедрение бизнес плана. Было бы весьма полезным, если бы члены команды имели хорошие знания о местных условиях. Команде предстоит действовать не только во время периода внедрения. Поэтому следует образовать ядро из управляющего, технического и обслуживающего персонала, которое впоследствии встанет во главе управления фирмой при её дальнейшем функционировании.

ж) Организационное построение. Во время организационной рекламы начинается пополнение человеческих ресурсов. График пополнения набрасывается в общих чертах, когда нужен персонал различного профиля. Он зависит от типа производства и от доступности нужных работников. Обучение новых работников может начаться на очень ранней стадии и может потребовать, чтобы кто-то из ключевых фигур обучался за границей. Более того, чтобы начать эффективное обучение, может оказаться необходимым использование инструкторов-эмигрантов и обеспечение учебными материалами и обучающим оборудованием. Следовательно, план обучения, который был подготовлен ранее при составлении бизнес-плана является важным инструментом для команды внедрения. Очень часто кадровое пополнение оставляется на самую позднюю стадию. Программы по обучению начинаются только тогда, когда фирма готова начать производство, что приводит к низкому использованию мощностей на ранних производственных стадиях.

з) Приобретение и передача технологии. Приобретение технологии ключевой элемент фазы реализации бизнес-плана. Выбранная технология имеет много юридических, экономических, финансовых и технических аспектов, да и переговоры с поставщиками технологии могут в некоторых случаях занять значительное время, особенно если лицензоры добиваются более или менее значительного участия в бизнесе. Иногда необходимо разрешить юридические проблемы, такие как права на патент, эксплуатационные ограничения или ограничения на передачу технологии и торговые наименования. Если контрактовые обязанности поставщиков технологии включают обучение, то это следует включить в план обучения. Более того, время, предназначенное для разработки детального инжиниринга будет зависеть от вида и сложности технологии.

и) Детальный инжиниринг и заключение контрактов. Детальный инжиниринг. Окончательные планировка предприятия и его дизайн, подготовленные в бизнес-плане будут отправной точкой для детального инжиниринга. Во время фазы внедрения будут тщательно разработаны: полная документация подготовки площадки, заказаны машины и заводское оборудование, что вовлекает многих инженеров, архитекторов, плановиков и потребует эффективной координации. Стоимость этой работы и необходимое на нее время должны быть оценены, в бизнес-плане. Команда внедрения должна быть обеспечена полным набором технической документации задолго до начала строительства и этапа установки оборудования. Если подробная техническая информация была доступна уже на этапе создания бизнес-плана, то её полезно присоединить к изучению.

Важный аспект, не получающий обычно должного внимания, - это обеспечение детального руководства по обслуживанию и ремонту. Как добиться успеха. Практические советы деловым людям /Под редакцией Хруцкого В. Е. М.: Изд-во "Республика", 1992. В случае различных поставщиков, руководству следует добиться, чтобы текст, графики и диаграммы могли бы легко использоваться будущими операторами и обслуживающим персоналом.

Представление предложений, переговоры и заключение контрактов. Стадия предоставления предложений, переговоров и заключения контрактов включает: определение подрядчиков; консультантов и поставщиков; подготовку, представление и оценку предложений; переговоры и заключение контрактов. Тем не менее, чтобы достигнуть самых лучших предложений, для этих целей нужно отвести приемлемое время.

Обычно существует разумный промежуток времени между предложением цены и окончательным заключением контракта. Этот период времени может быть запланирован без особых трудностей. Время до поставки оборудования может быть очень продолжительным. Обычно оно занимает от нескольких месяцев для относительно простого завода, до двух лет и более для более сложных установок.

Пока заказывается оборудование, следует запланировать время поставок чтобы обеспечить появление оборудования в последовательности, которая оптимальна как с точки зрения поставок, так и строительства. Необходимо воспроизвести все транспортные этапы для критических пунктов поставок, таких как очень объемные или тяжелые машины и оборудование. На фирме поставщиков необходимо осуществлять контроль качества, организовать погрузку и транспортные пути, подготовить коммерческие и таможенные документы в соответствии с местными законами и правилами. Тем не менее даже самое большое внимание, уделенное обеспечению оптимальной последовательности поставок, не избавят от необходимости в промежуточных складах и помещениях, где оборудование будет безопасно сохранено до установки на предприятии.

В случаях, когда устанавливается как импортное, так и местное оборудование, становятся все более значительными проблемы с последовательностью поставок. Известно, что поставки местного оборудования в российских нарушенных кооперированных связях происходит зачастую значительно дольше, чем поставки импортированного оборудования. Поэтому заказы должны быть запланированы значительно раньше из-за наличия ограниченностей на месте.

Тест на испытание оборудования является иногда серьёзной проблемой. Эти тесты, в особенности их продолжительность и условия тестирования, следует точно определить в документах контрактов с такими подробностями и ясностью, чтобы в будущем можно было избежать полемики и претензий. Хотя тесты на исполнение оборудования являются вопросом, который обсуждается прямо между поставщиками и покупателями, очень часто привлекается независимый консультант. На этапе разработки бизнес-плана необходимо указать какие требуются или рекомендуются исполнения испытаний оборудования с расчетом примерных затрат.

Результат проверки исполнения оборудования является решающим как для поставщиков, так и для покупателей из-за его контрактного смысла.

Обычно одобрение теста покупателем - это условие для оплаты поставщику за установку оборудования. Но этот тест является решающим для инвесторов. Неуспешный тест исполнения неизбежно означает задержку запуска завода в эксплуатацию. Поставщики или подрядчики обычно выпускают долговое обязательство по платежам. Однако его ценность несущественна по сравнению с производственными потерями, испытываемыми инвесторами. Как известно, плохой документ на тест исполнения оборудования без ясных утверждений о целях деятельности завода и методах проверок, равно как и обязанностей всех заинтересованных сторон, часто приводит к задержкам и юридическим проблемам.

Во многих контрактах по проверкам выполнения оборудования следует гарантийный период. В этом случае принятие теста исполнения оборудования является предварительным, а окончательный сертификат о принятии выпускается после окончания всего периода гарантии.

Модельные формы контрактов. Признавая растущее усложнение закупочных контрактов для предприятий и недостатки многих коммерческих контрактов, заключенных в прошлом, следует составить примерные образцы контрактов для возведения заводов (производственных участков и линий) в следующих терминах: под ключ на крупные суммы; почти под ключ; с компенсированием расходов; с обеспечением ноу-хау и прикладным сервисом.

Эти примерные образцы контрактов - директивы, которые сбалансированным образом ясно распределяют обязанности сторон.

При составлении образцов контрактов выделяют следующие вопросы: своевременное завершение единого завода, участка, линии, гарантирующее способность поддерживать высокую эффективность работы и производства товаров определенного качества; введение полных инвестиционных издержек вместо стоимости только контракта; сроки оплаты, связанные с выполнением обязательств подрядчика, вместо согласовывания с периодами времени; непрерывность действия технических гарантий; вовлечение покупателя во все стадии поставки; эффективное использование долговых обязательств исполнения для того, чтобы обеспечить исполнение подрядчиком.

Для того, чтобы помогать и направлять пользователей примерных образцов контракта в переговорах по его заключению, следует: подготовить обзоры, которые бы охватывали предконтрактовую практику, подготовку технических спецификаций; пояснительные комментарии к принципиальным пунктам примерного образца контракта, вместе с описанием рекомендуемых добавочных соглашений как внутри, так и вне контракта для устранения недостатков обучения местного персонала, а также для неопытных операторов завода.

к) Приобретение земли. Приобретение земли - это решительный шаг, который иногда может привести к затяжным переговорам. Возможности для приобретения земли могут быть рассмотрены на ранней стадии, но следует иметь в виду, что для каждой возможной площадки должен быть приготовлен всесторонний план использования. Должен быть предусмотрен надлежащий доступ на участок завода, а транспортные пути разработаны так, чтобы выдерживать нагрузку интенсивного движения во время строительства и перевозки товаров, произведенных на заводе. Суровые климатические условия могут препятствовать строительным работам на участке и задерживать их. Необходимо рассмотреть расширение существующих железных дорог. Установка временных и постоянных водных и электрических линий. Сборка телекоммуникационных сооружений должна быть готова ко времени начала деятельности на площадке.

Приобретение земли может потребовать одобрения местными властями заявления о воздействии предприятия на окружающую среду. Получение таких санкций может потребовать очень много времени. Если в бизнес-плане не достаточно рассмотрены местные правила по избежанию стихийных бедствий, может возникнуть необходимость в дополнительных работах как на площадке, так и вне ее, что приведет к дополнительным издержкам.

л) Строительство и установка оборудования. Любые задержки в течении фактической фазы строительства окажут непосредственное воздействие на издержки и предполагаемые доходы, запланированные на этапе составления бизнес-плана. При составлении графика строительных и установочных работ важно понимать, что такая работа может начаться только тогда, когда подготовлен окончательный макет завода, участка. Приобретена земля на выбранной площадке и получены все необходимые разрешения от местных властей.

В общем подготовка участка может быть спланирована без больших проблем, но нужно позаботиться о выполнении необходимых проверок и технических исследований для того, чтобы предполагаемые гражданские работы являлись адекватными. Подготовка площадки также должна охватывать ограничения в строительстве и оценку доступности имеющихся офисов, жилых помещений, средств транспорта и т.п.

Необходимо тщательно определить последовательность гражданских работ и строительной деятельности в соответствии с инфраструктурными требованиями и доступностью, а также графиком поступления и установки различных типов заводского оборудования. Следует внимательно рассмотреть поток материалов для уверенности в том, что положение открытых складов не помешает другой деятельности на участке.

м) Обеспечение сырьем и обслуживанием. Во время фазы реализации необходимо завершить мероприятия по поставке основных производственных материалов. Если используются местные поставщики, то иногда целесообразно предпринять обзор их оборудования для получения уверенности, что они способным поставить материалы определенного качества и количества в соответствии с графиком поставок. В случае импортированных товаров нужно изучить препятствия в цепочке поставщик-покупатель, а также должны быть решены все проблемы, которые могут возникнуть во время транзита.

Хотя начальные поставки запасных частей обычно осуществляются поставщиками оборудования, этого может оказаться недостаточно для поддержания работы еще неопытного обслуживающего персонала. Таким образом должны быть образованы фонды (иностранная валюта) для обеспечения поставки запасных частей и расходуемого сырья.

Для критических производственных вопросов обязательно применение контрольной системы достаточности качества. Контроль качества может быть выполнен агентствами, работающими в странах поставщиков. В агропромышленном секторе некоторые исходные материалы (например, сахарный тростник для сахарной промышленности) должны быть выращены перед тем как они будут поставлены. Это делает составление графика их доступности особенно важным.

н) Предпроизводственный маркетинг. Подготовка рынка продаж должна начаться достаточно рано для обеспечения уверенности в том, что продукция может быть продана как это запланировано. В противном случае запас непроданной продукции будет увеличиваться и предварительные расчеты о коммерческой прибыльности продукта окажутся неверными. Подготовка рынка варьируется от рекламы и обучения продавцов и диллеров до организации сети сбыта и обеспечения специальным оборудованием по продаже товаров (такого как морозильное оборудование, выставочные залы, мастерские). Воропаев В. И. Управление проектами в России. М.: "Алланс", 1995.

3. СОСТАВЛЕНИЕ МЕНЕДЖЕРОМ ГРАФИКА РЕАЛИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПЛАНА

Требуемое для различных действий по внедрению бизнес-плана время может быть определено на основе графика, который должен быть хорошо скоординированным и разработанным с помощью анализа и моделирования всего процесса.

Имеются различные методы анализа и составления расписания. Самый простой и известный метод содержит прямоугольную диаграмму или диаграмму Ганта, который подразделяет процесс внедрения на различные по времени действия и показывает длительность каждого действия. Обычно расписание внедрения подготавливается в три шага, описанных ниже.

На первом шаге менеджер определяет логическую последовательность событий внедрения, не обращая большого внимания на длительность каждой задачи. Положение некоторых задач очевидно. Строительству и установке оборудования обязательно должен предшествовать детальный инжиниринг; перед тем, как рассматривается назначение на должность должно быть завершено создание компании. Другие задачи могут потребовать более детального анализа перед тем, как они будут помещены в график. Плешков Б. Бизнес-план, или как повысить доходность вашего предприятия. М.: СО "Анкил", 1993.

Расчет себестоимости производства единицы продукции

Таблица 8

(*) Общая стоимость работ = Плановая себестоимость + Прибыль ( плановая ) 20 % от плановой себестоимости + Налог на прибыль ( 35 % от прибыли )

Общая стоимость работ = 357.8 + 71.6 + 25.1 = 454.5 тыс рублей

Себестоимость переработки = Плановая себестоимость - Затраты на материалы - Затраты на работы сторонних организаций

Себестоимость переработки = 357.8 ( 12 из таблицы 8 ) - 90 ( 1 из таблицы 8 ) - 100 ( 2 из таблицы 8 ) - 25 ( 3 из таблицы 8 ) = 142.8 тыс руб.

Таблица 8.1 Обоснование расходов на сырье материалы и полуфабрикаты (на единицу продукта)