Содержание

Введение

1. Основные направления совершенствования состава и форм документа

2. Правила написания реквизитов

2.1 Оформление реквизита «резолюция»

2.2 Оформление реквизита «отметка о контроле»

3. Обработка поступающих документов, отправляемых документов

3.1 Этапы обработки поступающей корреспонденции

3.2 Этапы обработки отправляемых документов

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Практическое задание, вариант № 9

Введение

Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, то есть информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь объём документов, обращающихся в организации - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.

Документооборот - это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).

Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства - её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и так далее. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Регулируя гражданские правоотношения, гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых с целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений, наряду с гражданским кодексом Российской Федерации отдельные стороны работы с документацией регулируются специальными Федеральными законами. Например, закон РФ "О стандартизации" от 10 июня 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий, предпринимателей, общественных объединений, и определенные меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации. Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 2003 - с.44-47.

Цель данной работы рассмотреть основные направления совершенствования состава и форм документа, виды обработки документов.

Задача данной работы изучить правила написания реквизитов: «резолюция» и «отметка о контроле» в соответствии с ГОСТ- ом Р.6.30-2003г.

1. Основные направления совершенствования состава и форм документа

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета. На практике различают три направления совершенствования документооборота:

1. использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

2. сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов.

Стандартизация -- это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации.

Стандартизация -- сложный процесс. В ее состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой -- виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные. Например, в широком смысле типизация -- это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Типовой текст -- это текст-образец, на основе которого в после-дующем создаются тексты аналогичного содержания.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию». По официальному определению унификация -- это выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров. Исходя из этого, следует, что, во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение элементов исходного множества объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). А во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата -- от руководителей до рядовых сотрудников.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ -- за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за сис-тему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Третье направление совершенствования документооборота:

3. рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Исследования показали, что совершенствование документации и документооборота в организациях предполагает проведение комплекса организационных мероприятий:

· методическое обеспечение - разработка положений о документообороте, как в организациях, так и в подразделениях (должностных инструкций для работников, связанных с созданием и обработкой документов, программ проектирования);

· материально-техническое обеспечение - изготовление новых бланков документов, установка соответствующего оборудования;

· обучение сотрудников работе с документами, организации семинаров, инструктажей.

2. Правила написания реквизитов

2.1 Оформление реквизита «резолюция»

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция (реквизит 17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Распорядительная функция резолюции может быть осуществлена только в том случае, если в ней четко указано: кому, что и когда сделать.

В резолюции необходимо указать фамилии (в именительном или в дательном падеже) и инициалы исполнителей, т. е. лиц, которым дается поручение. Если поручение дается одному лицу, указывают одну фамилию, если в работе над документом должны принимать участие несколько должностных лиц, перечисляют несколько фамилий. Тот сотрудник, чья фамилия указана первой, является ответственным исполнителем. Ответственный исполнитель обязан организовать работу других должностных лиц (соисполнителей). Например, провести совещание по обсуждению вопроса, предложить представить варианты ответа или встречные предложения и т. д.

Суть поручения излагают, как правило, в повелительной форме. Часто для этой цели используется инфинитив (неопределенная форма глагола).

Например:

Подготовить ответ....

Внести предложения.....

Принять участие…

Подготовить комплексную программу…

Связаться с отправителем и согласовать дату визита.

Рассмотрите и сообщите свое мнение…

Как и в распорядительном документе (например, в приказе), в резолюции срок исполнения указывается только календарной датой. Очевидно, что неконкретное указание срока (“две недели” и т. п.) или его отсутствие дезориентирует исполнителя (не ясно, в какой именно день следует представить отчет) и затрудняет контроль осуществление сроков. Очень важно, чтобы секретарь проверил по календарю, на какой день недели выпадает срок исполнения поручения. Если окажется, что это выходной или праздничный день, необходимо предупредить об этом руководителя для того, чтобы он смог скорректировать сроки. Завершают резолюцию дата ее написания и личная подпись руководителя. ГОСТ Р.6.30-2003 предусматривает специальную площадь (зону) для написания резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте в правой части документа. Пример написания представлен в приложении на рисунке 1. Схема расположения данного реквизита приведена на рисунках 2 и 3.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением. Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

2.2 Оформление реквизита «отметка о контроле»

Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита «Отметка о контроле» приведена в приложении на рисунках 2 и 3. Пример оформления на рисунке 4.

3. Обработка поступающих документов, отправляемых документов

Обработка корреспонденции, поступающей в организацию должна осуществляться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего отдела и др.).

Рассмотрим основные этапы экспедиционной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

3.1 Этапы обработки поступающей корреспонденции

Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:

· проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);

· фиксацию факта поступления документов;

· сортировку документов для последующей передачи по назначению.

Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов или иной упаковки - необходимо, прежде всего, убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.

При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.

После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства - конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:

· при поступлении обращений граждан;

· при отсутствии на конверте отметок («лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), или если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;

· когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;

· когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;

· при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.

Следующий шаг - проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:

· отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям,

· присутствие документов, предназначенных для другого адресата.

При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно или в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом или возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу.

Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь. 

На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме или первом листе документа на нижнем поле справа.

Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.

Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые. К нерегистрируемым документам относят документы, не требующие исполнения или использования в справочных целях. Как правило, это рекламные материалы, письма-приглашения, поздравления, благодарности, документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская учетная и отчетная документация и др., плановые, финансовые документы, информационные материалы, присланные для сведения, учебные планы, программы и др. Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.

Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.

Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию. Если в организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:

· документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),

· документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.

Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

3.2 Этапы обработки отправляемых документов

Обработка отправляемых документов включает в себя:

· проверку комплектности документов;

· сортировку;

· нанесение адреса на конверт;

· фальцовку (складывание бумажного листа в один, два и более фальц - сгиба) и упаковку документа;

· отправку документа (сдачу в отделение связи или курьеру).

Оформление документов для отправки по почте осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства РФ от 14.04.2005 № 221).

Документы должны передаваться на отправку зарегистрированными, правильно оформленными, со всеми приложениями и сопроводительными документами. При отправке документов проверяется правильность адреса корреспондента, на документах, подлежащих возврату, ставится штамп «Подлежит возврату». Отправка документов должна осуществляться в день их регистрации или, в крайнем случае, на следующий рабочий день. Срочные документы, телеграммы отсылаются незамедлительно.

Если письмо направляется в несколько адресов (до четырех), то работник экспедиции, вкладывая документ в конверт, подчеркивает наименование того адресата, которому отсылается данный экземпляр письма. Если адресатов больше четырех, отправка документов осуществляется по списку, который готовится исполнителем и передается в экспедицию вместе с экземплярами письма.

На этапе отправки документов производится их сортировка по адресатам. Документы, подготовленные различными подразделениями по разным вопросам, но направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт.

Адреса на конвертах в письмах, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи адрес пишется в следующем порядке:

· для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· название страны (для международных почтовых отправлений);

· почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

Адрес получателя пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

После нанесения адреса на конверт (от руки или с помощью ПК), документы вкладываются в конверт и заклеиваются. При отправке документов постоянным корреспондентам в экспедиции целесообразно иметь конверты с уже напечатанными адресами или адресами, напечатанными на ярлыках - полосках бумаги, которые при отправке документов наклеиваются на конверт.

В экспедиции могут использоваться конверты с окнами. Окно - вырез прямоугольной формы на лицевой стороне конверта. Окно закрывается защитной пленкой, через которую должен легко читаться адрес получателя. При использовании конвертов с окнами документ складывается так, чтобы через него читался адрес, напечатанный на документе. В этом случае указывать адрес на конверте нет необходимости.

Почтовые отправления могут быть:

· простыми (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);

· регистрируемыми: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Организациям рекомендуется отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной письменной корреспонденции, оказываемых организациями федеральной почтовой связи, применяются государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используются:

· почтовые марки, наклеиваемые на письменную корреспонденцию или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки;

· оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;

· иные знаки, установленные Федеральным агентством связи и наносимые типографским способом.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи наклеивание почтовых марок на письменную корреспонденцию на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещается. Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу письменной корреспонденции.

Простая письменная корреспонденция, оплата услуг, по пересылке которой подтверждена почтовыми марками, может опускаться в почтовые ящики. Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

Заключение

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В работе были рассмотрены правила написания таких реквизитов как: «резолюция» и «отметка о контроле», а также практическое написание таких видов документов как письмо-отказ и краткий протокол производственного совещания.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Список используемой литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: «Дашков и К°», 2004

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М., ИНФРА-М, 2005.

3. Организация работы с документами: учебник /В.А.Кудряев и др. - М. Инфра-М, 2003. С. 44-47, с.183-186

4. Офисная документация: Подготовка и оформление. /Сост. И.Н. Кузнецов. - Мн.: Книжный дом, 2004. С.832.

5. «Секретарь - референт» №8 2006г.

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рис. 1.

Пример оформления реквизита «Резолюция»

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рис. 2.

Расположение реквизита 17 «Резолюция» и реквизита 19 «Отметка о контроле» на формате А4 углового бланка

17 - резолюция;

19 - отметка о контроле;

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рис. 3.

Расположение реквизита 17 «Резолюция» и реквизита 19 «Отметка о контроле» на формате А4 продольного бланка

17 - резолюция;

19 - отметка о контроле;

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Рис. 4.

Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

1) Составьте письмо - отказ производственного управления пассажирских перевозок производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

2) Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода по производству тары, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке финансового плана на текущий год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать финансовый план на три дня раньше установленного срока.

ПРОИЗВОДСВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПАССАЖИРСКИХ ПЕРЕВОЗОК КООПЕРАТИВА «Вектор»

Директору

г-ну И.А. Кольцову

ул.Орджоникидзе, д.11, ул.Автостроителей, д.1,

Москва г., 116875, Тольятти г., 445044.

Тел.:(495)488-55-66,

ф.:(495)488-17-35.

25.08.2008 № 564/7

Об обеспечении запасными частями

Ваше предложение по вопросу обеспечения запчастями парка автобусов было рассмотрено и отклонено по причине недостаточности финансирования нашего предприятия.

Директор В.И. Воронцов

Е.В. Мязина

488-55-66

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ

ОБЩЕСТВО «СОЮЗ-М»

(ОАО «СОЮЗ-М»)

Планово-экономический отдел

ПРОТОКОЛ

«5» сентября 2008г. № 3/20/299 2008

производственного совещания

Председатель - Макаров Сергей Иванович

Секретарь - Светикова Алла Николаевна

Присутствовали: В.Н. Андреев, Д.И. Борисов, М.К. Грибоедов

Повестка дня:

1. О досрочной разработке финансового плана на текущий год.

Докладчик - Борисов Д.И

СЛУШАЛИ:

Борисова Д.И. - о необходимости досрочной разработки финансового плана на текущий год.

ВЫСТУПИЛИ:

Андреев В.Н. - поддержал предложение Борисова Д.И. о досрочной разработки финансового плана на текущий год.

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Разработать финансовый план на 3 (Три) дня раньше установленного срока.

Председатель ______________________ С.И. Макаров

(подпись)

Секретарь ______________________ А.Н. Светикова

(подпись)