Организация управленческого труда

ВВЕДЕНИЕ

Отношения “начальник - подчинённый”, имеющие место в любой организации, существовали ещё с незапамятных времён. Однако лишь к середине 20 века им стало уделяться должное внимание, как внутри предприятий, так и со стороны учёных, исследующих трудовые процессы.

Данное явление связано с тем, что с недавнего времени, деятельность предприятий во всём мире характеризуется ростом управленческого аппарата и затрат на него, ростом объёма административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью), ростом объёма информации и документооборота.

Необходимость совершенствования организации управленческого труда вызвала появление различных терминов и определений для обозначения совокупных действий по улучшению качества управленческой деятельности. Одним из таких понятий является культура управленческого труда, являющаяся фактором повышения конкурентоспособности, эффективности производства и управления организацией. Освящая в своём реферате это понятие, я постаралась изложить его специфику, раскрыть сущность и содержание, а также привести примеры, которые, на мой взгляд, дают более полную характеристику и представление об изложенном материале.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА, ЕЕ СУЩНОСТЬ, СТРУКТУРА И ЗНАЧЕНИЕ

Организация труда на предприятии образует совокупность организационных отношений, являющихся частью социально-экономических трудовых отношений. Наибольшую значимость имеет организация труда, основанная на данных современной организационной науки и лучших достижений организационной практики, т.е. научная организация труда.

По своему значению научная организация труда представляет собой фактор экономической эффективности предприятий, так как она направлена на экономию рабочего времени, снижение издержек производства. Организация труда также способствует снижению заболеваемости и травматизма на производстве, повышению работоспособности людей, приводит к повышению содержательности и привлекательности труда, что положительно влияет на состояние персонала предприятия.

Что же собой представляет организация труда на предприятии?

Понятие «организация труда» имеет два смысловых варианта:

- в одном смысле -- это система взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом, которая образует определенный порядок осуществления трудового процесса. Такая система характеризуется строгим набором составляющих ее элементов и отличается свойствами, которые можно зафиксировать, проверить, проанализировать, изменить. Определение организации труда в этом смысле называют атрибутивным, так как оно выражает неотъемлемое свойство рассматриваемого явления (его атрибут), заключающееся в наличии строгого порядка осуществления трудового процесса;

- в другом смысле - это процесс установления или изменения порядка осуществления труда, т.е. системы взаимодействия работников со средствами производства и друг с другом. В этом смысле организация труда - это управленческая и производственная функция отдельных служб, специалистов, работников, а определение в таком смысле называют функциональным.

Элементами - составными частями организации труда на предприятии являются:

* подбор и подготовка работников, а на определенном этапе и повышение их квалификации;

* расстановка работников по рабочим местам, иначе - разделение труда;

* установление рациональной производственной взаимосвязи и системы взаимодействия между работниками, иначе - кооперации труда;

* организация рабочих мест, предполагающая их соответствующие оснащение и планировку;

* организация обслуживания рабочих мест со стороны вспомогательных служб, подразделений или вспомогательных работников;

* установление рациональных приемов и методов труда;

* установление норм труда;

* планирование и учет трудовой деятельности;

* создание благоприятных условий труда;

* установление системы оплаты труда и материального его стимулирования;

* поддержание высокой дисциплины труда, трудовой активности и творческой инициативы.

Наиболее важной отличительной особенностью организации труда является ее направленность на решение задач трех типов: экономических, психофизиологических и социальных. Понятие НОТ возникло как противопоставление научного подхода к организации труда решениям рутинным, примитивным, неквалифицированным, которых и раньше, на заре появления НОТ, было и в настоящее время имеется множество.

Экономические задачи НОТ состоят в обеспечении путем организационных мер всесторонней экономии различных ресурсов и прежде всего экономии труда, что, в свою очередь, ведет к снижению издержек производства и росту его результативности - повышению производительности труда, росту рентабельности и прибыльности.

Экономическая направленность совершенствования организации труда имеет большое значение, особенно в рыночных условиях, но при всей важности одной ее недостаточно для того, чтобы считать такую организацию научной. Научный подход к организации труда требует от нее еще и психофизиологической направленности.

Психофизиологические задачи организации труда состоят в том, чтобы обеспечивать работникам здоровые и безопасные условия труда, снижать его физическую тяжесть и нервно-психическую напряженность, гармонизировать нагрузки на различные органы работающего человека, не допускать однобокости труда, предусматривать сочетание труда физического с трудом умственным, устанавливать рациональные режимы труда и отдыха и, в конечном итоге, максимизировать работоспособность.

Социальные задачи организации труда состоят в обеспечении работникам содержательного труда, в повышении его привлекательности за счет преодоления монотонности, увеличения разнообразия производственных операций, перемены труда, насыщения его творческими элементами, в повышении престижности профессий, в обеспечении полноценной оплаты труда.

КУЛЬТУРА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

Успех в работе любой организации (рост уровня и качественных показателей производства, его конкурентоспособности в современных условиях) зависит не только от технических и технологических процессов производственной деятельности. Большая роль в этом отводится совершенствованию уровня руководства предприятия и управленческой деятельности.

Управленческая деятельность - это, прежде всего, осмысленная деятельность, цель которой поднять эффективность организации производства. Отсюда и высокая требовательность к руководящему составу любого ранга, будь это директор, сельский бригадир, губернатор или министр, руководитель фирмы или дирижер симфонического оркестра. В их руках находится успех дела, благополучие людей, от их профессиональной подготовки, творческой инициативы, от умения строить взаимоотношения с людьми в решающей степени зависит успех любого дела или провалы в работе. Новые условия хозяйствования, повышение образовательного уровня и зрелости менеджеров дали мощный толчок развитию управленческой культуры. Управленческие службы не только коренным образом изменили отношение к управленческой культуре, но и заняли активную позицию в формировании, изменении и использовании ее как фактора повышения конкурентоспособности, эффективности производства и управления организацией.

Сам термин "культура" (от лат. cultura) буквально означает воспитание, образование и развитие. В широком смысле, термин "управленческая культура" употребляется для характеристики организационно-технических условий и традиций управления, профессионального и нравственного развития руководителя. В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.

Осмысливая изложенное, управленческую культуру можно представить как совокупность типичных для менеджера ценностей, норм, точек зрения и идей, которые сознательно формируют образец его поведения. Специфика культуры управленческого труда состоит в том, что в её основе лежат определенные нормы, которые должны строго соблюдаться менеджером:

а) юридические нормы управленческого труда, которые отражены в государственно-правовых нормативных актах. Культура менеджера в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;

б) моральные нормы - нормы, которые регулируют поведение руководителя в такой важной области, как нравственность и мораль; в) организационные нормы - устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка и другие нормы организационного плана, принятые и используемые в любой организации; г) экономические нормы - регулируют экономическую деятельность организации. Имеются и другие виды норм (технические, эстетические и т.п.), которые определенным образом формируют управленческую культуру. В конечном итоге образуется совокупность элементов, аттестующая деятельность менеджера в рамках культуры управленческого труда.

ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ КУЛЬТУРЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

Культуру управленческого труда принято подразделять на:

1. Личную культуру руководителя, включающую в себя: уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к подчиненным;

2. Рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям:

а) работа с документами. Как правило, руководители перегружены работой с документами и из-за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной доставки до 40 % директивных, учётных и других документов могут доходить до исполнителей с опозданием или вообще не доходить. Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20 - 30 тыс. единиц (и это далеко не самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно - распорядительных документов, не считая договоров, отчётов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20 - 25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием документов

б) работа с кадрами и решение социально - экономических вопросов

в) решение коммерческих вопросов;

г) совещания, переговоры;

д) непроизводительные затраты времени, не уточненное время.

Руководителю в то же время следует иметь в виду, что он должен учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время;

3. Культуру содержания рабочего места. Отдельные руководители считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось "под рукой", и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается рабочая площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле; ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т.п.;

4. Культуру проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. Так, например, у белорусских руководителей верхнего, среднего уровней управления эти потери составляют 25 - 43 % и 30 - 45 % соответственно. Поэтому, для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: чёткое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов (вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций) и др.;

5. Культуру приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приёме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.

6. Культуру в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо. Так, например, в авиакомпании Continental Airlines любой сотрудник может оставить сообщение (голосовое или письменное) генеральному директору, который обязан ответить на него в течение нескольких дней.

7. культуру речи. Около 80 % рабочего времени руководителя связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.

8. Организационную культуру, к числу процедур которой можно отнести:

а) подбор и расстановку кадров: - прежде всего, производится анализ предполагаемой работы, общие к ней требования и обязанности работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу времени; минимальное, максимальное или среднее количество производимых продуктов), а также место работника и должностное ограничение в структуре организации (например, всё в той же сфере гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую сумму без согласования с высшим руководством и т. д.); - продолжением процесса подбора является спецификация кадров, то есть детализация требуемых признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент и т. д.); - далее следует процесс отбора кадров, включающий тесты, собеседования, опросные листы и т. д.

На сегодняшний день собеседование является особо важным и распространённым элементом отбора, так как здесь кандидатам даётся возможность наиболее полно себя проявить. В свою очередь, опытные интервьюирующие, зная как себя вести и какие вопросы задать, отбирают именно тех кандидатов, которые наиболее соответствуют их требованиям; - последним этапом является процесс введения или адаптации нового работника. Стоит заметить, что разные организации используют разные методы адаптации работников к новым условиям. Например, компания «Вальдорф Отель» применяет видеоматериал, который знакомит сотрудников компании с новыми работниками, а последних - с работой организации.

Работа любой организации неизбежно связана с необходимостью комплектования штата. Отбор новых работников не только обеспечивает режим нормального функционирования организации, но и закладывает фундамент будущего успеха. От того, насколько эффективно поставлена работа по отбору персонала, в значительной степени зависит качество человеческих ресурсов, их вклад в достижение целей организации и качество производимой продукции или предоставляемых услуг. Особенно это касается сферы гостеприимства, где текучесть кадров распространена сильнее по сравнению с другими видами бизнеса (в гостиничном бизнесе 45 % работников покидают новую работу через 3 месяца после поступления на неё, а 15 % после первого месяца). Этот процесс, который часто называют кризисом введения, дорого обходится компаниям и имеет негативное воздействие на мотивацию персонала и соответственно на удовлетворение потребностей клиентов;

б) работу с кадрами, разработку организационных норм и нормативов, планов личной работы, постановку задач и доведение их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.

Она определяет степень владения знаниями теории управления, методами организаторской работы, опыт, навыки, умение осуществлять разнообразные организационные процедуры, составляющие значительный удельный вес в структуре рабочего времени руководителя. Как правило, для наиболее полной характеристики организационной работы руководителя с кадрами, принято выделять стили, методы и принципы, используемые им в управлении людьми. Менеджмент - это творчество, основанное на определённых принципах, основная суть которых заключается в следующем: люди лучше реагируют, когда ими руководит один начальник (принцип единоначалия), люди склонны идти за теми, в ком видят средство для удовлетворения своих потребностей (принцип лидерства), чем тщательнее разработана структура поощрений и наказаний, тем эффективнее будет отдача со стороны работников (принцип мотивации), использование новейших данных науки управления (принцип научности), использование отработанной системы материальной и личной ответственности, а также инструкций и положений (принцип ответственности), профессиональный отбор кадров (принцип правильного отбора и расстановки кадров), разумный расход средств (принцип экономичности), получение информации о результатах работы (принцип обратной связи). Стиль работы руководителя представляет собой совокупность приёмов и способов управленческого воздействия на персонал. Именно в стиле руководства находят своё отражение внутренняя культура, знания и опыт руководителя и именно стиль оказывает существенное влияние на климат в коллективе и культуру организации. Несомненно, с помощью стиля руководства можно значительно улучшить работу организации, подразделения, аппарата управления, но можно и существенно ухудшить. Следует помнить, что не существует универсального стиля управления, одинаково подходящего для осуществления руководства разными людьми. Хороший руководитель - это хороший психолог, который в нужный момент выбирает тот стиль управления, который в наибольшей мере отвечает требованиям конкретной управленческой ситуации.

Понятием, близким по смыслу определению “стиль управления”, является “метод управления”, представляющий собой способ достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи; совокупность приемов или операций практического или теоретического освоения (познания) действительности. Принято выделять 3 группы методов:

- экономические методы управления. Это система приемов и способов воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена). В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования, которая должна быть максимально связана с результатами деятельности исполнителя;

- организационно - распорядительные методы управления. Это методы прямого воздействия, носящие директивный, обязательный характер. Они основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.

- социально - психологические методы управления. Поскольку участниками процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами управления. К ним относятся: моральное поощрение, социальное планирование, убеждение, внушение, личный пример, регулирование межличностных и межгрупповых отношений, создание и поддержание морального климата в коллективе.

Таким образом, подытоживая всё вышесказанное, мне остаётся добавить следующее. Влияние культуры управленческого труда на трудовые процессы в организации является одним из самых важных моментов, который должен учитываться любым руководителем, как начинающим, так и имеющим опыт. Знание и правильное использование всех элементов культуры труда управленцем, будь то культура проведения совещаний или же организационная культура по подбору персонала, не может не привести к положительным результатам повышения производительности на предприятии, а значит, не может игнорироваться на любом этапе управленческой деятельности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На современном этапе, искусство управления людьми становится решающим условием, обеспечивающим конкурентоспособность предприятий и предпринимательский успех. Возникает острая потребность в подготовке квалифицированных специалистов, способных грамотно руководить и создавать благоприятные условия труда, поэтому изучение такой науки, как управление, является ключом к успеху деятельности руководителей любого типа предприятия.

Умение правильно организовать рабочие процессы в организации, создать благоприятный климат в коллективе, заинтересовать работников в выполнении их обязанностей наиболее эффективно и др. - все эти понятия составляют и характеризуют сущность культуры управленческого труда.

Без сомнения, культура управленческого труда - есть понятие многогранное, характеризующееся множеством показателей и определений. Рассмотренные мною характеристики в данной работе затронули лишь “верхушку айсберга”. Однако, уделив внимание таким элементам управленческой культуры как, нормы, лежащие в её основе, деление её на личную и организационную и по - детальная характеристика каждого подразделения с описанием сущности его элементов, я считаю, что цель раскрыть сущность и содержание данного понятия, была мною достигнута.

ЛИТЕРАТУРА

1. Липсиц И.В. Секреты умелого руководителя, - М.: Экономика, 1991. Эффективность и культура современного маркетингового управления: Учеб. пособие / А.И. Кулик, И.И. Кулик, Л.П. Гуляко и др.; Под редакцией И.И. Елисеевой. Мн.: БелИПК, 1999.

2. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие.- М.: ООО «Новое издание», 1999.