Делопроизводство, как деятельность, охватывающая документацию

1

Агентство по образованию РФ

Российский Государственный Торгово-Экономический Университет

Саратовский институт (филиал)

Кафедра экономики и менеджмента

Контрольная работа по дисциплине:

«Документирование управленческой деятельности»

ТЕМА: «Делопроизводство, как деятельность, охватывающая документацию»

ВЫПОЛНИЛ:

Студент 3 курса ТЭФ

Специальность: «Экономика и

управление на предприятии»

Бадикова Е.Л.

Зач. книжка № 04002

ПРОВЕРИЛ:

препод. Савельева Е.Е.

САРАТОВ-2006

Содержание

1. Введение

2. Основная часть

2.1 Виды основных управленческих документов

2.2 Правила создания и оформления документов

2.3 Реквизиты, общие требования

3 Список используемой литературы

1. Введение

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

2. Основная часть

2.1 Виды основных управленческих документов

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

по месту составления -- внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию -- простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

о форме -- индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения -- срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению -- служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления -- подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации -- письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник -- это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия -- повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

2.2 Правила создания и оформления документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. reguisitum -- требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. № 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В данном государственном стандарте определено 27 реквизитов (было 31).

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма -- наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Допускаются бланки форматов АЗ и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

2.3 Реквизиты, общие требования

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02 и 03 отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9СТ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа. Например, 44465533 (включает 8 знаков).

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 № 299. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Например:

Код КЧ Наименование документа

0200000 2 Унифицированная система организационно-распорядительной документации

0211231 2 Устав

(каждый документ имеет свой код).

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии -- полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках -- русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола -- дата заседания (принятия решения), для акта -- дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год -- четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: 2000.01.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.С. Сидорову или

Президенту

АОЗТ «Сиблитмаш»

И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов, городов Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806, ГСП, г. Москва, К-6 Малый Путенковский переулок, 1/2

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. Например:

630102, г. Новосибирск ул. Мира, 11, кв. 12 А.Н. Гуляеву

Допускается центрировать каждую строку реквизита. Адресат по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю ЗАО «Сиблитмаш» В.А. Григорьеву

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

12.02.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом общего собрания акционеров от 15.03.2000 № 12 или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя Правления банка от 30.06.2000 № 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ЗАО «Сибстальконструкция»

В.И. Петров

(личная подпись) 10.06.2000

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В. Зайцевой П.С. Никитину

Прошу подготовить проект генерального «оглашения с фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2000

Личная подпись

10.02.2000

При наличии в резолюции нескольким фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, -- решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы -- распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления -- просьбу без пояснения; справки, докладные записки -- оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации -- автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1

к постановлению

администрации области

от 10.01.2000 № 30

Допускается выражение «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу директора Института

от 16.05.2000 № 10

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского

и технологического института

автоматизированных систем

управления Подпись

Н.А.Сергеев

или

Директор института Подпись

Н.А.Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор завода Подпись В.В.Волков

Главный бухгалтер Подпись В.М.Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель министра Заместитель министра

транспорта РФ связи РФ

Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии Подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии Подпись К.М. Артемьева

Подпись С.П. Матвеев

Подпись В.А. Филатов

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Сибиряк» И.И. Петров

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления начального профессионального образования

Министерства образования

Подпись Е.Я.Бутко

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета ПУ 45

от 10.02.2000 № 5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2000 № 01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник экономического отдела

Личная подпись А.И. Ващук

20.06.2000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются Начальник экономического отдела

Личная подпись А.И. Ващук

20.06.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник

управления Печать Подпись

Г.В.Сидоров

25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.С.Смирнов

10.02.2000

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов

22-50-32

или

Аксенов Юрий Михайлович

22-50-32

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации -- получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

3. Список используемой литературы

1. Караульнов В.Н.: Документирование управленческой деятельности: Учебный модуль - Кемерово, 2002

2. Картов В.В.: Система докуметооборота на предприятии, М.: Имапрес, 2000

3. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления- М.: ИНФРА-М, 2004

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов /- М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000