Научные основы исследования организационных систем

1. Место теории организации среди наук о менеджменте

Почему наука:

Любая наука имеет свой предмет исследования и определяет рамки (границы), в которых анализируются ее объекты. Теория организации не является исключением. Объект ее изучения - организация. Нас интересует экономическая организация, возникающая в ходе хозяйственной деятельности человека в процессе его взаимодействия с природной материей по поводу превращения (трансформации) ее в элементы жизнедеятельности. Определяющая роль в обеспечении жизнеспособности организации и достижении ими своих целей принадлежит науке об управлении. Основополагающая задача теории организации -- изучение влияния, которое оказывают индивидуумы и группы людей на функционирование организации, на происходящие в ней изменения, на обеспечение эффективной целенаправленной деятельности и получение необходимых результатов. Теория организации призвана использовать достижения и данные целого ряда смежных научных дисциплин (психологии, социологии, социальной психологии, антропологии) для решения этих задач. Исследования в области социологии расширяют методологические основы теории организации за счет изучения социальных систем, где индивидуумы исполняют свои роли и вступают в определенные отношения между собой. На вопросы, возникающие в процессе функционирования организации, о том, как индивидуумы ведут себя в групповой деятельности и почему они ведут себя так, а не иначе, дает ответы сравнительно новая научная дисциплина -- социальная психология. Связь теории организации с экономической наукой определяется объективной потребностью формировать цели и стратегию организаций как основу их построения, обеспечения их внутренних и внешних взаимодействий. Особую значимость приобретает связь теории организации с юридической наукой, изучающей право как систему социальных норм и различные аспекты правоприменительной деятельности. Важную роль играют современные информационные системы, связывающие воедино все процессы функционирования организаций и собственно управленческой деятельности, а также информатика как наука, изучающая законы, закономерности, методы, способы и средства реализации информационных процессов в этих системах.

Дисциплина теории организации лежит на пересечении ряда научных теорий менеджмента:

- теории менеджмента (целенаправленном воздействии субъекта управления на объект управления с целью достижения определенных целей, результатов);

- экономика (наука о получении определенных результатов с заданной эффективностью);

- организационное поведение, социология, управление персоналом (дисциплины, учитывающие важность человеческого фактора в менеджменте);

- финансовый менеджмент (дисциплина, направленная на оптимальное управление финансовыми потоками);

- общая теория систем, кибернетика, теория информации, экономико- статистическое и математическое моделирование организационных систем.

2. Определение организации

“Большой энциклопедический словарь” дает такое определение организации: организация (франц. - organisation, от средневекового латинского organizo - сообщаю стройный вид, устраиваю) - 1) внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленные его строением; 2) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого; 3) объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур. Обычно соотносится с понятиями структуры, системы, управления.

Понятие организации трактуется в следующих направлениях:

организация как совокупность юридических и правовых форм (ООО, ЗАО, государство);

организация как искусственное объединение людей, занимающих определенное место в обществе, и предназначенное для выполнения заданных функций; организация возникает тогда, когда достижения каких-либо целей признается возможным через достижения индивидуальных целей, возможно через достижение общих целей

Предпринимательская организация это доминанта (главенство) общей цели.

Общественная организация это доминанта индивидуальных целей. Организация понимается как динамичная, адаптивная, социальная система, стремящаяся действовать эффективно в условиях своего внешнего и внутреннего окружения; под организацией понимается процессы упорядочивания какого-либо объекта.

Выводы: во всех определениях организации присутствуют - цель, деятельность, субъекты деятельности (люди), элементы внешней и внутренней среды.

3. Понятие системы

Система это множество составляющих единство, целостность элементов, связей и взаимоотношений между ними и внешней средой, образующие присущую данной системе целостность, качественную определенность и целепологание. Система является таким множеством элементов, у которых взаимодействие и взаимоотношения направлено на получение заданных целей и результатов.

Отличие организации от системы заключается наличием в организациях как искусственных образованиях свойства упорядоченности, иерархичности.

Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.

Управление рассматривается как особая система, включающая в себя:

- субъект и объект управления

- собственно процесс управления

- обратную связь между объектом и субъектом.

По уровню иерархии системы классифицируются на:

1. Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.

2. Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие сегодня вне нашего сознания).

Все организации являются системами.

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой.

4. Характеристики организационных систем

Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.

Организационная система имеет следующие основные признаки:

наличие целостной структурности, т.е. сочетания объектов, взаимосвязанных друг с другом, обеспечивающих в системе новые интерактивные качества; четко фиксированные состояния и положения элементов по отношению друг к другу и целому;

существование в сфере или заданной функциональной направленности: иерархичность, упорядоченность структуры в целом.

5.Основные свойства организационных систем

Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.

Система характеризуется состоянием и движением. Состояние системы это совокупность поведения ее элементов, взаимосвязей между ними. Состояние элементов это совокупность всех различных свойств элементов. Движение системы это процесс последовательного изменения состояния системы под влиянием внешней среды с учетом потенциала внутренней среды.

К свойствам организационных систем относятся и такие понятия как:

вход системы - различные способы приложения влияния внешней среды на систему;

выходы системы - различные точки приложения воздействий системы на внешнюю среду;

обратная связь это то, что соединяет выход системы со входом;

Ограничения системы это то, что определяет условия развития и реализации процессов. Ограничения системы определяются целями и характером связей, которые определяют границу системы; цель это конкретное представление о некоторой модели будущего результата способного удовлетворить исходную потребность при имеющихся реальных возможностях. Цель выбирается из некоторого множества альтернатив и составляет сущность управленческого решения; управление это непрерывный и целенаправленный процесс воздействия на объект управления, которым может быть как отдельная личность, как компоненты, как подсистема так и организация в целом; система управления это совокупность двух взаимосвязывающих подсистем (управляющей и управляемой), образующих новую систему; сущностью данной системы является процесс выработки управляющих воздействий; эффективность управляющей системы рассматривается как мера степени достижения цели функционирования.

6. Кибернетическая модель организационной системы (черный ящик)

Структура организации часто изображается в виде плоской двухмерной организационной блок-схемы. Эти блок-схемы представляют собой удобные модели, которые помогают увидеть сложные взаимоотношения между отдельными подразделениями, структурными единицами и людьми в данной организации.

Вся модель состоит из нескольких составляющих: вход, выход, обратная связь внешнее воздействие, операции, осуществляемые в системе. Для организации можно составить несколько таких взаимосвязанных моделей. Обратная связь есть по существу элемент менеджера, его процесса управления.

Эта чисто теоретическая модель, которая позволяет изучить как ведет себя организация. Мы не знаем, что происходит внутри данной организации или системы, но мы знаем, что может повлиять на неё и какие выходы мы можем получить у нее. На основе этого можно выработать оптимальное количество входных ресурсов, которые придадут ей самый эффективный результат на выходе.

7. Цель и управление в организационных системах

Цель это конкретное представление о некоторой модели будущего результата, которое способно удовлетворить составляющую систему элементов,

Цель это ключевая характеристика организации и планируемый результат, выступаемый как единство желаемого и возможного,

Цель организации выполнение определенных функций. Стратегическая цель организации обеспечение своего существования (выживание). Как правило общая цель распадается на группу подцелей (тактических целей).

Тактические цели в свою очередь распадаются на группу оперативных целей.

Цель управления организацией это поддержание выхода организации на уровне, удовлетворяющем постоянные требования или планируемые результаты. Типы целей организации:

цели, обусловленные потребностями общества в товарах и услугах, что отражает внешнюю функцию организации;

цели, выражающие потребности работников в получении необходимых материальных и социальных благ;

цели, системы, т.е. объективная необходимость поддержания целостного состояния организации на основе управленческих решений; миссия организации - очень общая (абстрактная) цель, вызывающая у членов организации необходимость ее достижения. Миссия, как цель организации, бывает направлена, как на внутреннюю среду организации (организационная культура), так и на внешнюю среду (имидж организации).

Стратегия организации отвечает на вопрос: как добиться цели в условиях динамичной внешней и внутренней среды.

Тактика означает развернутый план реализации стратегии. Оперативное управление это поддержание системы в заданных параметрах. Организационная системы имеет много взаимосвязанных целей. Основные причины множественности целей: невозможность точно выявить, измерить и увязать все факторы, влияющие на максимум прибыли, а также свести их к единому синтетическому (объединенному) показателю; необходимость декомпозиции целей системы по критерию «средства- результаты». В практике реального управления составляется так называемое «дерево целей».Имеется стратегическая (главная, общая) цель. Она подразделяется на определенное число тактических целей. Каждая тактическая цель подразделяется на ряд оперативных целей;

всегда существуют разнонаправленные цели, которые присущи составляющим системы и находящиеся в диалектическом равновесии; системы долгосрочных и краткосрочных целей не совпадают;

техническая проблема, связанная с невозможностью построения идеальной информационной системы, отражающей реальные взаимосвязи элементов.

8. Основные составляющие организационных систем

В качестве составляющих системы:

1. Элементы, под которыми понимаются простейшие неделимые части системы. В общем виде имеется неограниченное множество таких частей, способ выделения которых зависит от определения целей, анализа и построения системы.

2. Выделенные элементы системы могут находиться в определенных взаимосвязях и взаимовлияниях. Эти (отношения могут определяться как на физическом уровне, так и на абстрактном.

3. Подсистема. Система может быть разбита (расчленена) на определенное количество подсистем, причем каждая из них является системой. И в этом можно определить отличие подсистемы от компонентов и элементов.

4. Структура. Система может быть представлена путем перечисления элементов или заданием свойства принадлежности к некоторому множеству, а также последовательным расчленением на подсистему, компоненты и элементы с набором взаимосвязей между ними. В последнем случае вводится понятие структуры, которая отражает наиболее существенные взаимосвязи между элементами и их группами. Заданные взаимосвязи обеспечивают существование системы и ее основных свойств. Структурные свойства обладают относительной независимостью и могут выступать как инвариант при переходе от одной системы к другой, перенося закономерности из одной системы в другую.

5. Функция. Функция м.б. представлена как процесс или деятельность, внешнее проявление свойств какого либо объекта в данной системе отношений.

6. Свойства - это качество параметров объектов, на основе которых получают знание об объекте. Свойства выражаются в показателях системы(количественных и качественных).

7. Связи. Связи характеризуются направлением, силой и характером и обеспечивают возникновение и сохранение структуры и целостных свойств системы и характеризуют ее строение и функционирование. Предполагается, что связи существуют между всеми элементами системы.

8. Состояние. Состояние определяется как мгновенная характеристика системы, которая обеспечивает определение знания свойств системы в конкретный момент времени. Состояние определяется либо через входные воздействия и выходные результаты, либо через общесистемные свойства. Статическая система это система одного состояния. Динамическая система это система с множеством состояний, в которых с течением времени происходит переход из одного состояния в другое.

9. Описание организации как объекта управления (количественные и качественные параметры)

Любая организация как объект управления вне зависимости от ее конкретного назначения может быть описана с помощью ряда параметров, число и состав которых зависит от целей этого описания и целей управления. Самое общее представление об организации как об объекте управления можно получить, имея информацию о ее целевом предназначении, юридическом статусе, имеющихся ресурсах и ряде частных параметров.

Основные параметры описания организаций.

1. Назначение организации. Эта характеристика необходима для определения места и роли организации в общем экономическом пространстве. Ее значение оценивается по таким показателям как: виды продукции и услуги, способы удовлетворения общественных потребностей, виды и качество произведённой информации и т.п. Однако в современных экономических условиях большинство предприятий производит большое количество видов товаров и услуг в разных областях, т.е. являются диверсифицированными.

2. Юридический адрес, местонахождение. Это важнейший параметр, который отражает специфику размещения данной организации и ее подразделений с точки зрения территориальных связей.

3. Вид собственности. В данном показателе отражается в соответствии с законодательством государства взаимоотношения, как хозяйствующих субъектов, так и юридических.

4. Отраслевая принадлежность. Это приоритетная деятельность среди других видов деятельности предприятия.

5. Историческая справка (история деятельности), в которой описываются основные этапы функционирования и развития организации.

6. Структура организации. Здесь должны описываться состав ее основных систем (технических, технологических, финансовых, социальных и т.д.).

7. Структура управления. В ней фиксируются данные управляющей и управляемой подсистем.

8. Показатели управляющего воздействия (руководство), т.е. способы разделения власти, подготовки и реализации управленческого решения.

9. Содержание и сущность организационной культуры, т.е. группы ценностей разделяемых членами организации и являющиеся регуляторами их поведения.

Миссия организации, понимается как предназначение организации или как сформулированная общая цель. Имидж организации это то, как организация выглядит в глазах потребителей. Все характеристики организационной культуры миссий и организаций взаимосвязаны.

10. Факторы внешней среды, т.е. выделяются ключевые факторы прямого и косвенного воздействия на деятельность организации.

11. Параметры ресурсов, где под ресурсами понимается совокупность из того, с чем связан менеджер, т.е. с тем, чем он располагает.

Применительно к организационным системам все группы перечисленных параметров и показателей находят свое отражение в таком документе как бизнес-план.

10. Сущность системного подхода к изучению организаций

Применение теории систем в управлении в конце 30-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Системный подход -- это не есть набор каких- то руководств или принципов для управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управлению. Система -- это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Системный подход является не набором каких-либо правил к руководству, а это скорее способ анализа организационных систем управления. Системный подход основывается на следующих принципах:

1. Единства, т.е. совместного, комплексного рассмотрения системы как целого и как особого составления его частей.

2. Развития. Это принцип необходимости изменения системы по отношению к внешней и внутренней среде. Т.е. система - это постоянно адаптирующийся целостный механизм.

3. Единства общей цели, где предполагается выбор глобальной цели для всех подсистем организации. Оптимум подсистем не является оптимумом для всей системы.

4. Функциональность, т.е. совместное рассмотрение структуры системы и функций. Приоритет всегда отдается функции над структурой, где функция -- цель, назначение, а структура - состав, элементы. При анализе организационных систем необходимо выделять пересечения функциональных и структурных взаимосвязей.

5. Децентрализация. Сочетание централизации и децентрализации в структуре и функциях организационной системы может эффективно действовать (адаптироваться к внешним и внутренним условиям) только при оптимальном соотношении распределения решений в управленческих воздействиях.

6. Принцип иерархии. Анализ и учет соподчинения и соотношения составляющих частей системы, их ранжирование.

7. Принцип неопределенности, множественности. Детерминированный характер связей предполагает жесткую взаимосвязь между причинами и следствиями. При вероятностном подходе нет явной связи между причиной и следствием, где: одна причина может приводить к разным следствиям и наоборот - различные причины (факторы) могут приводить к одинаковым следствиям.

8. Принцип организованности, упорядоченности, т.е. выявление процессов последовательности и степени выполнения управленческих решений.

Можно выделить ряд научных аспектов, которые составляют сущность системного подхода:

1. Системно-элементный, отвечающий на вопрос из чего, каких элементов образована система;

2. Системно-структурный, раскрывающий внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия образующих ее элементов;

3. Системно-функциональный, показывающий какие функции выполняет система и образующие ее компоненты;

4. Системно-коммуникационный, раскрывающий взаимосвязь данной системы как по горизонтали, так и по вертикали;

5. Системно-интегративный, показывающий механизм. Факторы сохранения, совершенствования и развития системы;

6. Системно-исторический, отвечающий на вопрос как, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии она проходила, каковы ее исторические перспективы.

11. Характеристики организации как открытой системы

Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой. Для закрытых характерна детерминированность и линейность развития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информацией с внешним миром в любой точке, а также стохастический характер процессов, подчас выводящий случайность на определяющие позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на основании проработки множества вариантов принятия управленческих решений.

Открытая система это такая система, которая имеет постоянные и регулируемые взаимосвязи с внешней средой. Характер этих взаимосвязей предполагает изменчивость как внешней, так и внутренней среды.

Обобщенные характеристики организации как открытой системы.

1. Компоненты или составляющие организации, которые необходимы для достижения общей цели системы.

2. Связи, т.е. компоненты системы связаны между собой, что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов.

3. Структурность. Форма связи организационно закреплена в структуре, что обеспечивает устойчивость и придает системе стабильность. Для системы структура важнее, чем функции.

4. Взаимодействие, т.е. характер и направленность воздействия одних компонентов на другие в результате чего образуется эффект.

5. Процессы. В системе одновременно осуществляется ряд процессов, каждый из которых связан с какими-либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему и превращающих в продукты или услуги.

6. Холизм, эмерджентность. Холизм означает целостность, единство, а эмерджентность появление свойств, возникающих только в результате взаимодействия ее компонентов.

7. Концепция. Система это концепция, ее особая форма, отражает цели и ценности людей, которые являются неотъемлемыми частями и реализуют собственные идеи о том, какая система должна быть.

12. Классификация систем

Классификационные признаки систем -непосредственно определяются целями систем, а также целями их исследования. Таким образом системы, в том числе и организационные; могут быть классифицированы в зависимости от свойств целеполагания, характера и уровня взаимосвязи между элементами и взаимоотношением границ системы (внешней и внутренней среды).

Наиболее распространенная классификация организационных систем:

1. Естественные и искусственные системы. Естественные системы: создаются природой или обществом. Искусственные создаются для реализации целей людей. Поэтому большинство организационных систем имеют характер искусственных.

2.Открытые и закрытые системы. Где открытые системы характеризуются - наличием разветвленных связей с внешней средой и зависимостью от нее, т.е. открытые системы это, системы находящиеся в постоянном обмене информацией, ресурсами. Закрытые системы это системы, которые характерны наличием тесных внутренних связей и отсутствием связей с внешней средой.

Для эффективного существования организационной системы необходимо с одной стороны поддерживать, создавать необходимые связи с внешней средой, исследовать ее для обеспечения адаптивных свойств. Но с другой стороны, для предотвращения «размывания» организации во внешней среде необходимо поддерживать стабильность в системе за счет укрепления внутренних взаимосвязей. Одной из задач менеджмента является создание информационных систем, в которых определяется направленность информационных потоков как внутри системы так и с внешней средой.

3. Детерминированные и вероятностные системы. Детерминация определение причинно-следственных связей. Вероятностный подход означает, что одна и та же причина может приводить к разным следствиям, или же разные причины могут давать одинаковые результаты. Организация представляет собой систему, которая в результате процессов управления, переходит из вероятностной в детерминированную систему связи. Наиболее эффективными организационными системами являются детерминированные системы с возможностью изменения функций и структуры системы в зависимости от условий внешних и внутренних факторов.

4. Кибернетические и идеологические системы. Кибернетические, имеющие внешнюю цель развития, целенаправленное поведение. Идеологические, имеющие внутреннюю цель развития. Кроме этого в различных научных дисциплинах, в теории организации используется следующая классификация организационных систем:

1. Любую организацию можно разделить на формальную и неформальную системы.

Формальная система характеризует официальный статус элементов организации, их жесткое закрепление в иерархии реализации управленческих решений и соответствует формальной структуре организации. Неформальные системы основываются на прямых информационных контактах, а также на интересах и желаниях членов организации. В любой организации можно выделить конечное число формальных систем и бесконечное, постоянно меняющееся, число неформальных систем. Неформальные отношения могут как повышать эффективность системы, так и уменьшать.

2. Жесткие и мягкие системы.

3. Вертикальные и горизонтальны системы

По уровню иерархии системы классифицируются на:

1. Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.

2. Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), живые организмы с низкой способностью воспринимать информацию (уровень растений), живые организмы с более развитой способностью воспринимать информацию (животные), люди (самосознание, мышление, нетривиальное поведение), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие сегодня вне нашего сознания). Все организации являются системами.

Таким образом в основе всех видов классификаций лежат характер и направленность организационных отношений, складывающихся в процессе производства, труда, социальной деятельности работников. Цель классификации

- ограничить выбор подходов к отображению системы, сопоставить выделенным классам приемы и методы системного подхода, что должно привести к улучшению управляемости заданной системы.

13. Основные понятия информации в построении организационных систем

Под информацией понимается совокупность данных, которые могут служить для планирования, прогнозирования организационных систем.

Информация это то, что определяет действия или деятельность организационной системы, поведение которой контролируется достижением, доставленных целей.

Информация это то, что лежит при подготовке управленческого решения, выработке и его реализации.

Энтропия это количественная оценка информации, полученной из проведенных исследований, наблюдений. Энтропия характеризует количество разнообразия (неопределенности), которая оценивает или поведение или число состояний объекта (монета имеет два состояния, кубик 6 состояний).

Увеличение энтропии - это разрушение информации, увеличение разнообразия и наоборот. Информация - это то, что ограничивает разнообразие, устраняет неопределенность, снижает энтропию.

Условия неувеличения энтропии - это способность организационной системы сохранять свое организационное состояние, несмотря на постоянную тенденцию дезорганизации. Это условие открытой системы, которое постоянно взаимодействует с внешней средой, и наоборот, условия увеличения энтропии в изолированности системы от внешней среды.

Основные требования, предъявляемые к информации:

достоверность, т.е. соответствие сведений самой системе своевременность

полнота информации доступность сравнимость, количественная оценка

В любой организационной системе присутствует информационная система, которая определяет силу и направленность взаимодействия между элементами, направляет и распределяет информационные потоки и является содержанием и механизмом процесса управления. Информационная система пронизывает все функции менеджмента: планирование, координация, регулирование, контроль, мотивация

Суть коммуникационных процессов как формальной, так и неформальной структуры организации.

Информационную систему можно представить обобщенно в виде следующей формулы:

Что? Кто? Где? Кому? С каким эффектом? С какой целью?

С точки зрения структурного подхода информационную систему можно представить как распределенную систему, модель реализации управленческого решения, т.е. совокупности необходимой информации на каждом уровне управления для реализации своих функций. По данным многочисленных исследований около 90% информационных потоков приходятся на внутренних потребителей и только 10% информации приходится из внешней среды или для нее. Одной из самых главных характеристик непродуктивной организации - это когда основной поток информации происходит путем передачи от служащего к служащему бюрократическая система). Для продуктивных организаций характерно установление информационных связей с потребителями.

TO Лекций №05 (01.10.02)

Научные основы исследования организационных систем.

В качестве основных направлений изучения организационных систем выделяются:

- внутренняя среда организации:

- внешняя среда организации.

Можно выделить следующие объекты (подсистемы) внутренней среды организации:

1.1 Техническая, производственная подсистема;

1.2 Технологическая подсистема (способ обработки ресурсов);

1.3 Кадровая подсистема;

1.4 Структура организации и структура управления;

1.5 Социальная подсистема, т.е. совокупность формальных и неформальных отношений, возникающих в организационной системе;

1.6 Финансовая подсистема - совокупность и направленность финансовых потоков;

1.7 Система материального и морального стимулирования, мотивация;

1.8 Информационная подсистема организации, представляющая собой совокупность информационных потоков и их распределение по структурам управления;

1.9 Маркетинговая подсистема организации. Маркетинг изучает изменяющиеся потребности как внутренней, так и внешней среды организации.

14. Основные закономерности организационных систем

Организационная система определяется как совокупность взаимосвязанных и действующих элементов. Основными признаками таких систем являются:

1. Множество составляющих элементов

2. Единство главной цели для всех ее элементов

3. Наличие устойчивых взаимосвязей между элементами

4. Целостность и единство элементов

5. Наличие структуры и иерархичности

6. Относительная самостоятельность, автономность элементов

7. Требования системы к необходимости управления.

Система может включать достаточно большой перечень элементов, которые является подсистемами. Подсистема это набор таких элементов, которые представляют собой автономную (подчиненную своим целям) деятельность.

Например: экономическая, техническая, организационная, правовая и прочие подсистемы.

Совокупность отношений и взаимосвязей между элементами определяет такие важнейшие свойства и закономерности системы как:

Свойства связанности. Т.е. элементы смогут действовать только вместе друг с другом. В противном случае их эффективность резко снижается.

Организационная сложность. Это признак того, что добавление новой единицы вводит не только новые отношения этой единиц ко всем другим, но и изменяет отношения между всеми составляющими.

Целостность. Это свойство, при котором каждая часть системы соотносится с каждой другой частью, что изменение в некоторой части вызывает изменения во всех других частях и в системе в целом. Целостность и обособленность (связанность и суммативность) это полярные случаи одного и того же свойства.

Свойство эмерджентности (главное свойство организационных систем) - это проявление качественно новых свойств у системы, отсутствующих у ее элементов и нехарактерных для них

Можно выделить три основные закономерности этого свойства:

4.1. Свойства системы (целого) не являются суммой ее элементов

(частей). Это свойство называется синергией.

4.2. Свойства целого зависят от свойств входящих в него элементов, частей.

4.3. Объединенные в систему элементы могут терять свойства присущие им вне системы или приобретать, или получать новые.
Из этих свойств вытекает основной закон организации - закон синергии, заключающийся в том, что сумма свойств (потенциалов, энергии качеств) организованного целого превышает арифметическую сумму свойств, имеющихся у каждого из вошедших в состав целого элементов. Эффект синергии возникает за счет взаимного участия, взаимодействия элементов эффективного управления.

Главная задача менеджмента с точки зрения теории организации - поиск способов наращивания синергетического эффекта.

15. Типы управлений организационными системами. Подходы, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления:

2.1. Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций.

2.2. В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

2.3. Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией.

Рассматривая организацию как организационную систему взаимосвязанных частей и совокупности отношений между элементами, выделяются два подхода к изучению систем управления:

1. Рассмотрение организаций с точки зрения ее функций.

2. Рассмотрение организаций как структуры, обеспечивающей реализацию функций.

В связи с данной классификацией можно выделить два основных типа систем управления: механистическая и органическая.

Механистическая система управления:

1. Основана на формальном разделении труда и четких операций.

2. Общие цели разлагаются на частные подзадачи, выполнение которых не зависит от решения общих задач

3. Операционные задания (задачи) задаются жестко в терминах конкретного выполнения.

4. В структуре управления преобладают вертикальные потоки информации.

5. Контроль и наиболее важная информация концентрируется ближе к вершине иерархии управления.

6. Выполнение всех видов работ не зависят от персональных качеств работников. Работники взаимозаменяемые.

Основной закон Мэрфи

Если какая-нибудь неприятность может произойти, она случается. Следствия

1. Все не так легко, как кажется;

2. Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете;

3. Из всех неприятностей произойдет именно та, ущерб от которой больше;

4. Если четыре причины возможных неприятностей заранее устранены, то всегда найдется пятая;

5. Предоставленные сами себе, события имеют тенденцию развиваться от плохого к худшему;

6. Как только вы принимаетесь делать какую-то работу, находится другая, которую надо еще сделать раньше;

7. Всякое решение плодит новые проблемы.

Органическая система управления: Она направлена на максимальное высвобождение человеческого потенциала. Свойства органической системы управления:

1. В системах управления отсутствует жесткое распределение обязанностей, задач, ответственности и целей. Происходит их постоянное перераспределение и корректировка.

2. В структуре управления, управленческих решений иерархия нарушается. Преобладают над вертикальными горизонтальные коммуникации и неформальные связи.

3. Регламентация работ низкая, основная ставка на исполнительность, инициативу и мотивацию.

4. Главным в управлении и организации делается на развитии персональных качеств работников, их творческого потенциала.Органическая система управления наиболее эффективна для высоко динамичных организационных систем, адаптивных организаций.

16. Методика и техника исследования в теории организации

Всеобщая организационная наука (тектология) Александра Александровича Богданова явилась первым научным сочинением, специально посвященным вопросам организации, в котором автор сформулировал основные положения теории организации. Дадим определение тектологии. В буквальном переводе с греческого тектология означает “учение о строительстве”

Методы тектологии:

- общие: индукции (от частного к общему, от фактов к гипотезе), дедукции (от общего к частному, от гипотезы к теореме), аналогий (конкретное знание переносится на наименее изученный предмет),

- специализированные: математические, статистические, логические, абстракций, экономические и др.,

- организационные: подбора (аналогия с отбором в учении Ч. Дарвина. Подбор - универсальный регулирующий механизм, определяющий развитие комплекса и его приспособление к среде), ингрессии (связывание элементов в систему, комбинирование, “клей”), дезингрессии (дестабилизация системы, распадение, “растворитель”). Организационные методы являются общими для всех наук: естественных, общественных, экономических. Все методы наук, по сути, организационные.

К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления. Подход с позиций выделения различных школ в управлении заключает в себе фактически четыре разных подхода. Здесь управление рассматривается с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, административного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов. Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческих функций. В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды. Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов, как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

17. Структура управления организацией

В организационной системе функция исследуется и понимается как предназначение, цель деятельности организационной системы СТРУКТУРА! Потенциал системы обеспечивает выживаемость организации, ее существование.

Менеджмент, чаще всего, занимается совершенствованием организационной структуры, т.е. распределением, размещением ресурсов максимально обеспечивающих эффективность организации Построение совершенной функция управления, - ее реализация требует определенного рассмотрения как самой организации так и ее управляющей системы. Между структурой управления и организационной структурой существует тесная связь: структура организации отражает принятое в ней разделение работ между подразделениями, подсистемами, структура управления создает механизм координации, обеспечивающих эффективное достижение общих целей и задач организации. Как правило, мероприятия по усовершенствованию состава самой организации вызывают изменения и в самой структуре управления.

Что есть «СТРУКТУРА»? Структура управления - упорядоченная совокупность связей между звеньями и работниками, занятыми решением управленческих задач организационных систем. В ней выделяют

1) элементы связи уровни

2) отношения между элементами поддерживается на основе связей, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

Горизонтальные связи носят характер согласования и является, как правило, одноуровневым.

Вертикальные связи - связи подчинения, необходимость которых возникает при иерархии управления

3) кроме этого, в состав с разделение управленческого труда связи могут иметь линейный и функциональный характер

Линейные связи отражают движение информации управленческих решений между линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации (директор):

- большая сфера влияния, больше объем решений.

- может быть не всегда компетентным

Функциональные связи. Им место по линии движения информации управленческих решений, по функциям управления. Специализация в очень узкой области знаний. Все структуры управления отражают степень распределения управленческих решений по видам и уровням связей. Структура управления может рассматриваться как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления.

В соответствии с этим построение организационной структуры требует: анализ и группировка всех видов работ по функциям, целям и задачам формирование соответствующих подразделений, подсистем и исполнителей установление полномочий по принятию решений и видов связей между элементами формирование систем информации и механизмов, обеспечивающих координацию и передачу решения по вертикали и горизонтали.

Структура управления - структура управленческого решения. Понятие управленческого решения, тесно связано с понятием власти в организации, которая рассматривается в менеджменте как право влиять на поведение других людей и заставлять их действовать в определенном направлении.

18. Характеристика системы управления

Наиболее важные моменты, характеризующие структуру управления: сложность, уровни формализации и централизации, механизмы координации.

Сложность организационной структуры управления определяется по количеству подразделений, подразделяющихся на уровни иерархии. Эти параметры в организациях могут значительно отличаться в зависимости от принятого разделения работ (дифференциации) и характера взаимосвязей между ними. В теории менеджмента выделяют три формы дифференциации: горизонтальную, вертикальную и пространственную.

Горизонтальная дифференциация устанавливает степень горизонтального разделения работ по их однородности тем знанием (квалификацией), которое требуется для выполнения задач и работ. Чем больше требуется организации работников с разными знаниями и умениями, тем более сложная становится организация.

Вертикальная дифференциация характеризуется числом уровней иерархии в управлении организации. Чем больше уровней между высшим менеджментом и исполнителями, тем более сложными становятся коммуникации, тем труднее координировать управленческие воздействия.

Пространственная дифференциация отражает географическое расположение заводов, филиалов, подразделений и служб организации. Чем больше части организации удалены друг от друга, тем сложнее обеспечивать реализацию управленческого решения, координацию и контроль.

Формализация характеризует масштабы использования правил и регулировочных механизмов для управления поведением людей. Другими словами, формализация характеризует степень стандартизации работ внутри организации. Стандарты ограничивают возможности выбора исполнителя, указывая им на то, как и что делать. Большая формализация характерна для организаций, где работы носят повторяющийся, рутинный характер. Самая высокая степень формализации характерна для бюрократических типов организаций.

Централизация характеризуется степенью концентрации принятия решений на самом высоком уровне организации. Она отражает формальное распределение прав, обязанностей и ответственности по вертикали управления, а ее уровень показывает в какой степени члены организации привлекаются к выработке управленческого решения. Высокий уровень децентрализации обеспечивает более быструю реакцию на события и управленческие решения. Критерии, по которым можно определить реальный уровень децентрализации в управлении организации связаны с оценкой уровня отношений между исполнителями и менеджерами.

Координация основывается на использовании механизмов интеграции
(объединения разделенных ресурсов и действий. Интеграция осуществляется как по горизонтали (цепляя элементы структуры одного уровня), так и по вертикали (распределение системы прав сверх) вниз). Горизонтальная интеграция достигается установлением связей, которые могут носить как формальный так и неформальный характер.

Развитие и совершенствование горизонтальных связей важнейшая задача практической менеджмента. Так как именно такие связи позволяют принимать больше эффективны: решений, перерабатывать больше информации, не загружая вертикальную информационную систему.

ВЫВОД: связь структуры управления с целями, функциями и процессом управления людьми свидетельствует об огромном влиянии на все стороны жизни организации.

19. Принципы формирования структур управления

В теории менеджмента выработаны основные подходы и принципы по проектированию и формированию структур управления:

1. Прежде всего структура управления должна соответствовать целям и задачам организаций, т.е. должна быть подчиненной решению структуры организации.

2. Структура управления должна соответствовать функциональному разделению задач и полномочий работников управления.

Необходимость соблюдения принципов соответствия масштабам управляемости, т.е. числа подчиненных руководителям. В соответствии с современными требованиями менеджмента можно констатировать тенденцию к решению уровней иерархии и увеличению масштаба управляемости за счет информационной вооруженности, и профессиональной подготовленности менеджеров.

Система - это целое, созданное из частей и элементов, взаимодействующих между собой, для целенаправленной деятельности. Среди её основных признаков следует назвать: множественность элементов, целостность и единство между ними, наличие определённой структуры и т.д. Вместе с тем система имеет свойства, отличные от свойств своих элементов. Всякая система, в общем виде, имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

В настоящее время в составе системы управления организации выделяют следующие подсистемы:

- структура управления;

- техника управления.

- функции управления.

- методология управления

Организационная структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно:

- функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, профессионализм персонала;

- компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота.

Процесс управления, как элемент управленческой деятельности, включает в себя: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение.

Методология же включает в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной задачей системы управления организации ставится формирование профессиональной управленческой деятельности.

20. Формирование иерархических и бюрократических структур управления

Структура управления зависит от внутреннего строения организации к необходимости постоянной адаптации к изменяющимся условиям внешней среды.

Первый подход предполагает совершенствование внутренней структуры и организации за счет оптимизации координации и разделения труда, а также совершенствования (рационализации) управления, т.е. главное внимание уделяется разделению работ на отдельные функций и соответственно определение ответственности и полномочий предоставляемым работникам. На этой основе создавали так называемые формальные структуры управления, которые известны под названием иерархические и бюрократические (это разные уровни управления по общности их функций). Назовем типовые принципы, на которых основывается проектирование иерархических структур управления:

1. Четкие вертикальные линии распределения прав, идущие сверху вниз (цепь команд);

2. Единоначалие, в соответствии с которым каждый работающий в организации не должен иметь более одного непосредственного руководителя;

3. Соответствие прав и обязанностей каждого звена;

4. Абсолютная ответственность руководителей за действия своих непосредственных починенных;

5. Делегирование полномочий как можно ниже по управленческой вертикали;

6. Специализация работ с выделением одной основной функции для каждого работника;

7. Ограничение сферы контроля (масштаба управляемости).

Одной из основополагающей позиций теории управления является формирование бюрократических структур управления. Концепцию такой структуры управления, сформировал Макс Вебер.

Главное положение его теории заключается:

необходимость для эффективного управления формирования нормативной модели рациональной бюрократии;

иерархическая структура основывается на власти, на способности получения эффективных результатов путем применения комбинаций угроз и санкций; права менеджера трактовались как способность получать результаты путем распоряжений, которые подчиненные считают законными и обоснованными, они как бы соглашаются выполнять требования руководителя в обмен на получение определенных выгод, т.е. у работников должна сформироваться вера в порядок и правила.

Так же можно выделить основные принципы, лежащие в основе его концепции (бюрократической):

осуществление руководства на непрерывной и постоянной основе; необходимость четкого разделения труда, следствием которого является необходимость использования квалифицированных сотрудников по каждой должности;

иерархичность, многоступенчатость управления при котором нижестоящий уровень подчиняется и координируется вышестоящим, т.е. иерархическая структура представляет собой служебную лестницу переход по которой четко и жестко формализован, последователен;

наличие формальных правил, шаблонов поведения каждого звена управления, обеспечивающих одинаковый подход к выполнению менеджерами своих функций и задач;

дух формальной обязанности с которым руководители выполняют свои обязанности;

необходимость организации найма на работу и поиска соответствующих специалистов.

Бюрократические структуры управления представляют собой стержень, основу любого государственного устройства, так как они обеспечивают преемственность, повторяемость, верифицируемость, проверяемость. Однако бюрократические структуры управления становятся неэффективными в коммерческих динамических организациях.