Экспертиза ценности документов. Проблемы и пути их решения

51

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО «Омский государственный університет им. Ф.М. Достоевского»

Исторический факультет

Кафедра дореволюционной и отечественной историии документоведения

Курсовая работа

Экспертиза ценности документов. Проблемы и пути их решения

Сиденко Евгения Владимировна

Научный руководитель

ст. преподаватель кафедры дореволюционной

и отечественной истории

Н.Б. Толочко

Омск 2009

Содержание

Введение

Глава 1. ЭЦ электронных документов

1.1 Критерии происхождения

1.2 Критерий содержания

1.3 Критерий внешних особенностей документа

Глава 2. ЭЦ Документов по личному составу

2.1 Определение термина «документы по личному составу»

2.2 Личные дела

2.3 Проблема утраты документов по личному составу

Заключение

Список литературы

Введение

Тема курсовой работы: «Экспертиза ценности документов. Проблемы и пути их решения».

Цель создания любого архива (в том числе «электронного архива») - организация повторного использования исполненных документов и закрытых дел.

Очевидно, что причиной создания архива является наличие или возможность появления документов, которые могут понадобиться их владельцу на протяжении определенного или неопределенного отрезка времени. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива, вне зависимости от формы собственности и ведомственной принадлежности. Принципы, методы и критерии экспертизы ценности документов оказывают определяющее влияние на состав архивных фондов, а тем самым на информационный, культурный и научный потенциал общества. Вот почему теоретическим и методологическим основам экспертизы ценности в отечественном архивоведении всегда уделялось пристальное внимание Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Согласно федеральному закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» экспертизы ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации

Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

В последние полвека развитию методологии экспертизы ценности в нашей стране придавалось большое значение. На эту тему проводилось множество конференции, семинаров, круглых столов, были написаны сотни статей, поднимавшиеся вопросы нашли отражение в десятках книг и диссертаций Автократов В.Н. «Теоретические проблемы отечественного архивоведения» 2001г. - 35 с.. Общепризнанные и наиболее апробированные принципы, критерии и методики были включены в методические рекомендации, учебные пособия и правила работы архивов с различными видами документации «Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектование государственных архивов СССР» Труды ВНИИДАД 1974г. http://mosarchiv.mos.ru/detail.aspx?tuid=751d97fa-8572-47b1-a097-8e2639ecd94e&ruid=b7937cdb-eba8-4892-a460-a94b4d9a85e.

Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности - это проблемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал практиковаться с 1920-х гг. (в то время это был отбор к уничтожению). С середины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже на хранение) встала настолько остро, что понадобилась работа целой группы ведущих архивистов страны для решения назревших методологических и методических проблем и разработки «Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах» (1957). По общему признанию теоретиков и практиков архивного дела побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев ценности документов стал нарастающий год от года «бумажный поток», который захлестнул советские учреждения и который грозил «затопить» государственные архивы. Ограниченность «архивной полки» - вот тот ключик к пониманию отрывшейся перед архивистами истины: «все документы вечно хранить невозможно!» Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Из темы курсовой работы вытекает цель - определить проблемы, возникающие при проведении экспертизы ценность документов.

При написании курсовой работы было решено рассмотреть несколько видов документов, подлежащих экспертизе ценности, а именно: электронные документы и документы по личному составу.

В процессе написания работы автор ставит следующие задачи:

1. Подробно изучить критерии определения ценность каждого из перечисленных выше видов документов;

2. Выявить проблемы, существующие на данный момент при проведении экспертизы ценности указанных видов документов;

3. Найти возможные пути решения выявленных проблем.

Теперь рассмотрим, почему автором для исследования были выбраны именно электронные документы и документы по личному составу?

Документы, о которых пойдет речь в одной из глав, в различных нормативных и методических источниках, носят разные названия: документы по личному составу, историко-биографическая или социально-правовая документация. Разумеется, каждое из этих определений имеет некоторые отличия, но, в целом, это одна и та же большая группа документов, содержащая информацию, не менее ценную, чем управленческая документация, а подчас и решающую для судеб граждан Доклад директора Центрального государственного архива Удмурдской республики «Проблемы отбора на госхранение и перспективы пополнения Архивного фонда Удмуртской Республики документами по личному составу» http://gasur.narod.ru/comarch/bul2003/14.htm.

Проблема определения научной ценности и обеспечения сохранности этой категории документов не нова, она изучается на протяжении ряда лет, а в настоящее время приобретает особую актуальность, во-первых, в связи с истечением срока хранения (75 лет) значительной части документов по личному составу; во-вторых, в связи с ростом интереса общества именно к этой категории документов. Это подтверждают факты. Например, анализ тематики исследований в читальных залах архивов Удмуртской республики за 1999-2001 годы показал, что 30% пользователей занимались генеалогическими, историко-биографическими или социальными исследованиями Журнал «Делопроизводство» №1 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г.. Цели использования документов разнообразны: составление родословных, создание музейных экспозиций, справочников, написание диссертаций и т.д. Данные Центра документации новейшей истории Омской области сообщают следующие факты: на основе документов по личному составу в 2002г. исполнено 3522 запроса социально-правового характера, в 2003г. - 4212 запросов, в 2004г. - 5824 запроса, в 2005г.- 7270 запросов, в 2006г. -9969 запросов, в 2007г. - 14719 запросов и эта цифра постоянно увеличивается Доклад Заведующей отделом ЦДНИОО Т.Н. Глуховой «Организация работы ГУ «ЦДНИОО» по обеспечению сохранности и использованию документов по личному составу ликвидированных организаций» http://omskdoc.ucoz.ru/publ/1-1-0-15. Здесь приведены данные по отработанным запросам, но в настоящее время большая часть подобных запросов по всей стране не находит положительного ответа, а ведь эти материалы хранят информацию о трудовом стаже гражданина (от чего зависят его пенсионные начисления), о льготах и многом другом. Такое положение было достигнуто в 90-х годах XX века, когда работники организаций перестали понимать значимость документов по личному составу.

В данной работе автором будут рассмотрены определение термина «документы по личному составу», принятое в настоящее время, рассмотрены критерии экспертизы ценности, в связи с тем, что указанные документы обладают определенной спецификой, а также автор попытается разобраться в том, какие проблемы возникают при работе с документами по личному составу и возможные пути их решения.

Стоит отметить, что в нашей стране довольно хорошо отработаны методологические и практические вопросы проведения экспертизы ценности традиционных документов. Существует система перечней документов с указанием сроков хранения, разработаны правила и рекомендации по отбору документов разных видов, определены источники комплектования государственных, муниципальных и ведомственных архивов, в организациях и государственных архивах действуют экспертные и экспертно-проверочные комиссии, в задачу которых входит рассмотрение архивных описей и номенклатур дел с установленными сроками хранения документов.

В то же время, экспертизе ценности электронных документов (а значит и их учету) никем не уделяется практически никакого внимания. Например, из 35 московских органов исполнительной власти и организаций, обследованных в 2004-2007 гг. и владеющих в общей сложности 279 информационными ресурсами (базами данных и связанными с ними совокупностями файлов), лишь в трех органах власти электронные документы оказались включенными в номенклатуру дел, а сроки хранения установлены для сведений только лишь 3 баз данных. Не лучше обстоит дело и на федеральном уровне Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.. Создается впечатление, что в нашей стране ценность электронных информационных ресурсов рассматривается на уровне проектов писем, поздравительных открыток руководителям, рекламных проспектов, буклетов и другого «бумажного спама», который время от времени поступает в органы государственной власти, организации и учреждения.

Как же так получается, что на создание и развитие информационных систем государство и субъекты хозяйствования тратят миллионы рублей, а оценке перспектив ретроспективного использования возникающих в них информационных ресурсов придается копеечное значение? Проблема кроется не только в сложной природе электронных документов, в неразработанности нормативной базы и в организационных проблемах процесса комплектования Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей: Алгоритмы и технологии исторической информатики. С. 424-429.. Вероятно, немалую роль играет практика архивной экспертизы ценности, устоявшиеся подходы, стереотипы и взгляды на критерии отбора документов, на цели и формы их архивного использования. В конечном итоге, многое восходит к методологическим аспектам экспертизы ценности, к тому, насколько четко укладываются электронные документы в сложившуюся систему подходов, методов и методик при оценке значимости документов и формировании Архивного фонда РФ. Анализ этих аспектов, возможно, позволит преодолеть столь вопиющее пренебрежение информационными ресурсами, созданными в пока еще не привычной для многих архивистов электронной форме.

Итогом написания курсовой работы будет оценка существующих на данный момент критериев экспертизы ценности различных видов документов.

Глава 1. ЭЦ электронных документов

1.1 Критерии происхождения

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации» Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Ст. 3 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=76997.

С оценкой же электронных документов с самого начала может возникнуть ряд проблем. Во-первых, могут возникать трудности с определением происхождения (фондовой принадлежности) электронных информационных ресурсов. Так, организации, в том числе и органы власти, могут делегировать выполнение части своих функций (в первую очередь, по мониторингу, сбору и обработке данных, аналитические функции) подведомственным или вообще сторонним организациям: государственным унитарным предприятиям, центрам, некоммерческим партнерствам, закрытым акционерным обществам и т.п. В таком случае именно последние занимаются наполнением баз данных, отвечают за достоверность и целостность документированной информации, а зачастую размещают информационные ресурсы на своих серверах. Вышестоящим организациям предоставляется удаленный доступ к базам данных, к аналитическим модулям информационных систем. В лучшем случае им направляют аналитические сводки, обзоры и другие материалы в бумажном или электронном виде. Вопрос о происхождении баз данных запутывается еще и тем обстоятельством, что, в большинстве случаев, формально имущественные права на информационные системы (а значит и на информационные ресурсы) принадлежат организации-заказчику Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.. Насколько применим в такой ситуации функциональный подход? Насколько допустимо включать в архивный фонд органа власти формально принадлежащие ему документы, которые, однако, создаются в процессе деятельности другой организации? От ответа на эти вопросы зависит от, какая из организаций должна устанавливать базам данных сроки хранения, какая из них должна стать источником комплектования государственного архива, а от этого зависит систематизация документов в архиве и, в конечном итоге, организация справочно-поисковых систем, направленных на обеспечение потребителей ретроспективной информацией.

Налицо методологический казус, противоречие между правами собственности на документы и их происхождением. Впрочем, в делопроизводстве подобное противоречие снимается довольно просто: входящие документы без проблем включаются в документальный фонд организации, т.е. объявляются ее собственностью. Правда, срок хранения у входящих документов, как дублетных, незначительный и в архивный фонд они, как правило, не попадают. Таким образом, в современных условиях при комплектовании архивов все чаще принцип собственности на документы начинает преобладать над принципом их происхождения. Функциональный подход начинает преобразовывать практику экспертизы ценности, сложившуюся в советское время: выполнение организацией своих функций должно быть обязательно документировано, ценность же документов (собственных, поступивших или приобретенных) все больше определяется важностью и уникальностью функций, а не способом их включения в документооборот. В этой связи указанные выше базы данных, по сути единственные в своем роде, должны учитываться в фонде организации, в чьей собственности находятся информационные системы и включенные в них программные средства.

Во-вторых, определение видовой принадлежности баз данных (критерий содержания) вызывает определенные сложности. Даже если существует официальное название базы данных непросто подобрать адекватную статью перечней документов. Ведь название присваивают ИТ-специалисты далекие от проблем документоведения и делопроизводства. Название может быть довольно абстрактным, «глухим» или утратившим актуальность. Оно может быть однобоким и не отражать всего разнообразия сведений, представленных в базе данных. Наконец, название базы данных может раскрывать совершенно оригинальный состав сведений, характеристика которых не нашла отражение в типовых или ведомственных перечнях документов. Поэтому при определении номинала (а значить и функционала) электронных документов следует прибегать к изучению целого ряда сопутствующих обстоятельств. Следует внимательно изучить техническую документацию (технические задания, проекты, руководства пользователей и т.п.) с целью выявления целей и задач создания базы данных, ее состава, входящей и выходящей документации. В то же время практика показывает, что со временем достоверность технических заданий и проектов снижается. Востребованные в деятельности организации информационные системы ежегодно, если не ежеквартально, модернизируются и изменяются, но эти изменения документируются редко и не полно. Поэтому необходимо изучение текущей структуры и источников сведений базы данных Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Критерий времени и места создания документа предполагает совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной информации: ее оригинальность, достоверность, историческую значимость. Одномоментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время - «большое видится на расстоянии». Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.. Все это делает необходимым при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям как «авторство», «первоисточник», «протограф» и т.п. Следует, однако, понимать, что критерий времени связан не только с оперативностью документирования. Порой ценность документов значительно повышается в связи с их созданием в особенные для общества, организации или личности временные периоды, в периоды кардинальных перемен, исторических свершений, подъема или упадка духовных и материальных сил Автократов В.Н. «Теоретические проблемы отечественного архивоведения» с. 147.

При оценке электронных документов применение критерия времени и места их создания не должно вызывать каких-то особых затруднений. В конце концов, электронная форма документа - это только лишь один из способов существования документированной информации, который с методологической точки зрения не должен влиять на корректность источниковедческого анализа. Проблемы могут возникать на более низком, методическом уровне, например, непосредственно при датировке электронных документов. В большинстве случаев при датировке достаточно ориентироваться на дату последнего изменения файла с документом. Однако следует помнить, что корректность этой даты зависит от «правильности» системной даты, установленной в компьютерном обеспечении (не только компьютерах, но и цифровых фотоаппаратах, видеокамерах, смартфонах, КПК и т.п.), на котором проходила запись файла. В базах данных датировка отдельных записей представляется еще сложнее: в динамически изменяемых базах данных внесение и изменение полей записей часто не датируется. В лучшем случае, в распоряжении исследователя могут оказаться даты создания и последней модификации записи. Особо следует сказать об определении времени создания электронного документа. Казалось бы, такая возможность предоставляется файловой системой, но и здесь не все просто. Проблема не только в некорректности системного времени (на сегодняшний день совпадение до секунды системного времени на двух компьютерах - вещь совершенно невозможная), проблема заключается в «поведении» разных операционных систем. Например, время файла, записанного на внешний носитель в марте-апреле или октябре-ноябре на одном компьютере с ОС Windows, на другом компьютере может определяться с разницей ровно в 1 час. Причина - разные установки операционных систем этих компьютеров при переходе на летнее и зимнее время. Конечно, такие нюансы нужно знать и использовать при оценке достоверности и ценности электронных документов Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

1.2 Критерий содержания

Критерий значимости информации (содержания) документа, пожалуй, самый туманный из всех критериев экспертизы ценности. Сами архивисты признают, что этот критерий не может быть определен через систему четких признаков, «так как можно прийти к перечислению сколь угодно многих тем, явлений, сторон жизни общества» М.П.Жукова, Н.А.Пучко «Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)» . Поэтому анализ непосредственного содержания документов выводится за рамки экспертизы их ценности, проводимой в массовом порядке, т.е. на этапах делопроизводства и комплектования архивов. (Исключение составляют аудиовизуальные документы, в том числе цифровые, для которых значимость, уникальность или типичность документированных событий может иметь решающее значение) Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.. Главное внимание сосредотачивается опять-таки на функциональном значении документов, на отражении в них выполнения организацией своих уникальных или типичных функций. В большинстве случаев такой подход сводится к рассмотрению видового состава документов в их привязке к функциям организации. Выше, на примере баз данных, мы уже рассмотрели проблемы, возникающие при определении функционала и номинала электронных документов. Проблема заключается также и в том, что зачастую наблюдается несовпадение функционала информационной системы и номинала содержащейся в ней информации. Следует понимать, что возможность машинной обработки придает электронным документам совершенно новые свойства. Это как раз тот случай, когда количество переходит в качество Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.. В электронной среде документирование типовых (ординарных) управленческих функций не всегда означает появление типового (в видовом отношении) документа. База данных, которая содержит сведения типовых документов одной (а лучше нескольких) организаций и обладает широкими функциями обобщения и анализа, может приобретать совершенно уникальный характер.

Рассмотрение вопросов оригинальности и уникальности электронных документов облегчает переход к анализу повторяемости информации документа в информации других документов. Под повторяемостью документированной информации в архивоведении понимается наличие одной и той же или сходной информации в двух и более документах. Повторяемость информации управленческих документов, как правило, разделяют на два основных вида: формальный (воспроизведение документированной информации без каких-либо существенных изменений) и аналитико-синтетический (преобразование документированной информации: обобщение, реферирование) М.П.Жукова, Н.А.Пучко «Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)» С. 52-53. Кроме формы и степени повторения информации при экспертизе ценности документов учитывают также характер повторения (внутриучрежденческий, внутриотраслевой, межотраслевой), периодичность образования документов, местонахождение документов М.П.Жукова, Н.А.Пучко «Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)» С. 91-92 .

Не менее спорным, чем критерий повторяемости информации, является критерий подлинности электронных документов. По сути, критерий подлинности - это именно то главное препятствие, которое не позволяет электронным документам оказаться в составе архивных фондов. В архивной среде сложилось стойкое убеждение, что в силу неопределенности методик подтверждения подлинности электронных документов, они никак не могут быть отнесены к ценным документам. Крайнюю позицию в этом вопросе занимают те, кто на этом основании вообще не признает в качестве «документа» информацию в электронно-цифровой форме, если она не заверена средствами ЭЦП. Думается, что такое убеждение зиждется на глубоком заблуждении, в основе которого лежит полное отождествление «подлинности документа» с его «юридической силой» Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Между тем, это совершенно разные понятия, хотя и связанные друг с другом. Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» ст. 2, п. 1 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=EXP;n=277796. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» ст. 2, п. 1 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=EXP;n=277796. В этой взаимосвязи «подлинный документ» выполняет роль родового понятия, а «документ, обладающий юридической силой» - понятия видового. То есть всякий документ, обладающий юридической силой, является подлинным, однако, не всякий подлинный документ может признаваться юридически значимым. Юридическую силу документу придают сфера компетенции его автора (должностного лица, организации) и порядок оформления, определенные в законодательстве или иных нормативных правовых актах. Невыполнение этих двух условий ставит документ «вне закона» (необязательным к исполнению), но, тем не менее, не уничтожает его подлинность (свидетельств происхождения), а часто нисколько не умаляет его ценность Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Конечно же, подавляющая часть существующих в настоящее время электронных информационных ресурсов не обладает юридической силой, причем по чисто формальной причине - не существует нормативных правовых актов, определяющих порядок их оформления при создании, хранении или передаче Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.. Однако это нисколько не мешает их использованию в управленческой практике, пусть и в справочно-информационных целях. Сам факт использования и хранения придает этим ресурсам статус документа, если опираться на современную делопроизводственную терминологию: документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. При передаче электронных документов на хранение в архив их подлинность можно заверять дополнительным сопроводительным документом на бумажном носителе, оформленном надлежащим образом. Для закрепления порядка оформления такого документа достаточно издания локального распорядительного акта организации, а для архивной отрасли в целом - нормативного акта министерства культуры и массовых коммуникаций. Стоит, однако, учитывать, что удостоверяющий документ будет подтверждать лишь подлинность электронных документов, но никак не их юридическую силу. Поэтому использовать такие электронные документы можно будет только в научных или справочно-информационных практических целях, но не для исполнения социально-правовых запросов Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Отечественная правовая база такова, что настоящую юридическую силу могут иметь только те документы, которые заверены средствами ЭЦП, об этом говорит Федеральный закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002г Федеральный закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ст. 1 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=72518. Согластно данному закону, электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе Федеральный закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» ст. 3 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=72518.

В настоящее время таких электронных документов, заверенных ЭЦП, немного и относятся они, главным образом, к финансово-кредитной сфере и договорным отношениям. Но заметна тенденция к расширению их видового состава, в том числе за счет организационно-распорядительной документации. Например, любое электронное сообщение, заверенное ЭЦП и переданное по телекоммуникационным сетям, сейчас признается электронным документом Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ст. 11, п. 3 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=61798. Поэтому на применении электронной цифровой подписи следует остановиться несколько подробнее.

Вообще с электронной цифровой подписью, как реквизитом электронного документа Федеральный закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 3 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=72518, произошла парадоксальная история. Призванная, чтобы обеспечить электронным документам юридическую силу и тем самым придать им надлежащую долговременную ценность, существующая технология ЭЦП, напротив, приводит к заметному сокращению срока использования (а значит и хранения) электронного документа. Заверенный ЭЦП электронный документ превращается в информационный объект, который в крайней степени зависит от конкретной технологической и программной среды. Без специализированного программного обеспечения невозможно не только проверить подлинность и целостность электронного документа, но и, зачастую, просто просмотреть его содержимое. Эта проблема усугубляется тем, что неизбежная модернизация информационной системы (операционной системы или СУБД) приведет к отказу в работе «устаревших» средств ЭЦП. И произойти это может скорее рано, чем поздно, так как современный жизненный цикл программного обеспечения определяется в пределах 5-7 лет Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Большие проблемы возникают с организацией инфраструктуры открытых ключей ЭЦП: национальной системой удостоверяющих центров. Начать с того, что удостоверяющие центры - сплошь формально частные организации - обязаны хранить электронные сертификаты ключа ЭЦП, а значит удостоверять их подлинность, лишь в течение 9-10 лет Федеральный закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 7 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=72518. Как быть с обеспечением юридической силы электронных документов более длительного срока хранения ни один российский закон не определяет Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Далее. Среди прочих условий федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» признает действенность ЭЦП в случае, если «сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания» Федеральный закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», ст. 4 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=72518. Таким доказательством, «определяющим момент подписания», служат так называемые «штампы времени», которыми удостоверяющий центр должен «метить» электронные документы. Однако на начало 2007 г. такой услуги не предоставлял ни один из удостоверяющих центров, обслуживающих органы власти и государственные организации. Соответственно юридическая сила «государственных ЭЦП» определяется временем до истечения срока действия сертификата ключа ЭЦП, т.е. от одного года до нескольких дней Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Но даже преодоление указанных технологических и организационных проблем не расширит сроки юридической силы ЭЦП, так как, в конечном счете, она напрямую зависит от срока действия государственного стандарта, определяющего алгоритм и порядок генерации ЭЦП. Смена стандарта лишает «устаревшие» средства ЭЦП легитимности, разработчики же «новых» средств ЭЦП не будут до бесконечности сертифицировать их по старым стандартам. Так что жизненный срок стандартов на алгоритмы и генерацию ЭЦП вряд ли превысит 10 лет. На данный момент сложилась ситуация, что в настоящее время в России действует ГОСТ Р 34.10-2001 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи», принятый в 2000 г. С 2003г. ни один производитель средств ЭЦП не сертифицировал свои продукты по предыдущему ГОСТ 34.10-94 Журнал «Вестник архивиста» №3 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г..

Таким образом, электронные документы с ЭЦП могут обладать лишь кратковременной юридической силой, а крайняя технологическая зависимость ставит жирный крест на возможностях их долговременного архивного хранения. Следует признать, что развитие информационных технологий пока еще не достигло такого уровня, чтобы документы с электронными аналогами собственноручной подписи хранились столь же длительный срок, что и бумажные официальные документы.

В этом отношении, гораздо более предпочтительными выглядят электронные документы, чьи контрольные характеристики и отдельные реквизиты заверены традиционным способом, т.е. зафиксированы в бумажном документе установленного образца. Если даже эти информационные ресурсы и не будут иметь юридическую силу, то, по крайней мере, будут обладать возможностями воспроизведения и проверки подлинности на гораздо более длительный срок. Этот вывод подтверждается сложившейся практикой отбора традиционных документов, при котором критерий юридической силы является определяющим лишь применительно к документам с изначально установленными временными сроками хранения. Применение же этого критерия к документам постоянного срока хранения допустимо только в комплексе с другими критериями, которые и могут оказаться определяющими М.П.Жукова, Н.А.Пучко «Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)» С. 96.

1.3 Критерий внешних особенностей документа

В завершение анализа методологических и практических аспектов экспертизы ценности следует коснуться критериев внешних особенностей электронных документов.

Как указывалось выше, эта группа критериев предполагает оценку формы фиксирования и передачи содержания документов, формы их удостоверения и оформления, а также оценку физического состояния документов. «Внешние особенности документов понимаются как: способ фиксирования информации, носитель, физико-химическое состояние, форма и размер документа, элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления и начертания письменных знаков» М.П.Жукова, Н.А.Пучко «Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)» С. 97 .

В применении к электронным документам эти критерии претерпевают существенную модификацию Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.:

1) Способ фиксирования электронной информации тесно связан с типом и видом носителя, на который производится запись. Магнитные, магнитооптические, оптические, твердотельные (например, флэш-карты и USB-токены - «флэшки») и др. носители предполагают наличие весьма специфических аппаратных и программных средств записи, а главное, считывания информации. По-сути, каждый отдельный вид электронного носителя уникален. В большинстве случаев, их нельзя даже вставить в считывающие устройства другого вида. Счастливое исключение пока еще составляют оптические диски и USB-токены. Но даже для считывания информации с них необходимо, чтобы на компьютере были установлены соответствующие программные утилиты - драйверы.

Поэтому электронный носитель трудно даже назвать составной частью электронного документа. Это скорее контейнер, обеспечивающий сохранение документированной информации. Что-то вроде баллона со сжиженным газом, открыть который можно лишь специфическим ключом. Утерян ключ - невозможно воспользоваться газом. Сменилась операционная среда - «старое» считывающее устройство может оказаться бесполезным, а вместе с этим будут утрачены документы на соответствующих электронных носителях. Жизненный цикл считывающих устройств ограничен не только программно, но также с точки зрения поломок и повреждений. Это все-таки электромеханическое устройство.

Так что использование конкретного электронного носителя - явление весьма не долговечное. Конечно, желательно, чтобы электронные документы долговременного хранения были записаны на носители, допускающие их считывание на срок, равный жизненному циклу компьютерного формата (10-15 лет). А для этого изначально следует ориентироваться на виды носителей, имеющие близкие параметры и унифицированные размеры (как, например, оптические диски). В этом случае, можно ожидать, что на рынке окажутся подходящие считывающие устройства.

Учет способа фиксирования электронной информации важен и в другом отношении: гарантирует ли он неизменность записанных документов. Из всех видов электронных носителей только оптические диски CD-R, DVD-R, DVD+R не допускают внесение изменений в записанные на них файлы. Это очень важное свойство, если при хранении преследуется цель обеспечения доказательной силы электронных документов. Доказательную силу документа также не следует путать с его юридической силой. В первом случае имеется в виду использование документированной информации в качестве свидетельства для доказательства и подтверждения чьих-либо прав или действий.

2) Под формой передачи содержания электронных документов следует понимать тип компьютерного формата, в котором были созданы.

Один и тот же управленческий или научно-технический электронный документ может быть сохранен как текстовых (Word, RTF, Excel, PDF, JDF, HTML, XML), так и в графических (JPEG, GIF, TIFF, PNG, DGN, DXF, DGW, IFC и др.) форматах. Оценка типа формата зависит от установленного срока хранения документа и технологических возможностей его воспроизведения. Чем менее программно зависим формат, тем лучше для обеспечения долговременного хранения. Исходя из этого, и следует выбирать экземпляры электронных документов. Например, подавляющая часть проектной и конструкторской документации выполняется в векторных графических форматах, крайне зависимых от используемого программного обеспечения. Но на постоянное хранение, вероятно, имеет смысл брать готовые чертежи, схемы, карты и т.п., переведенные в один из растровых графических или текстово-графических форматов (например, PDF-A или DWF). В настоящий момент только так можно на длительное время сохранить электронные научно-технические документы, пусть и с определенной потерей изначальной информации.

3) Оценка форм удостоверения электронных документов производится, в первую очередь, в соответствии с критерием подлинности, рассмотренным выше. В данном же пункте имеется в виду оценка правильности оформления документа (или удостоверяющего его документа): правильность размещения и оформления реквизитов, полнота состава реквизитов и частей документа.

Обычно, при оценке оформления документов пользуются уставленными стандартами или нормативно установленными формами (табелями форм документов). Например, оформление бумажных организационно-распорядительных документов следует проводить в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ст. 1 http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1659.

К сожалению, в настоящее время в России не существует общегосударственных стандартов или других нормативных документов, определяющих состав реквизитов электронных документов, форму, форматы и размещение этих реквизитов, а также частей документов. Исключение составляют лишь крайне устаревшие и практически невыполнимые ГОСТ 6.10.4-84 и ГОСТ 28388-89, а также современный Р 50.1.027-2001 Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г., которые относятся к сфере научно-технической документации. Безусловно, рано или поздно широкое проникновение электронных документов в делопроизводственную практику отечественных организаций поставит на повестку дня необходимость разработки подобных стандартов. Пока же порядок оформления баз данных и файлов с электронными документами при их хранении и документообороте чаще всего ничем не регламентируется.

Наконец, рассмотрение критерия физического состояния документов в применении к электронным документам снова подтверждает своеобразие последних. Как уже неоднократно отмечалось, при отборе на хранение важно иметь уверенность, что электронные документы могут быть воспроизведены в отдаленной перспективе. А такая уверенность достигается не столько проверкой физического состояния электронных носителей с записью документов (тестированием поверхности дисков и считывания файлов с помощью программных средств), сколько приемом на хранение экземпляров информационных ресурсов в архивных (страховых) компьютерных форматах. Для разных типов компьютерных данных это может быть «Только текст», XML, PDF-A, ODF, TIFF, JPEG, DWF, AIFF, MPEG. То есть при экспертизе ценности электронных документов имеет смысл говорить о группе критериев технологических особенностей, таких как возможность воспроизведения электронных документов без использования оригинального программного обеспечения и технологическая совместимость с информационной системой архива.

Помимо рассмотренных групп критериев при экспертизе ценности электронных документов следует учитывать дополнительные условия, которые могут повлиять на решение об их приеме на хранение в государственный архив:

1) Степень сохранности документов фонда организации (как на электронных, так и иных носителях). При утрате юридически значимых бумажных документов их электронные копии могут оказаться единственными свидетельствами деловой активности (например, в сфере трудовых отношений) и тем самым могут стать единственными источниками при доказательстве бывшими работниками организации своего трудового стажа.

2) Ограничения на распространение и использование электронных документов (персональные данные, авторское право, имущественные права, договор с собственником). В настоящее время российское законодательство по охране авторских и смежных прав довольно жестко регламентирует распространение и использование авторских произведений, выполненных в электронном виде. То же можно сказать и о законодательстве по охране персональных данных Журнал «Вестник архивиста» №4 Тихонов В.И. Методологические и практические аспекты экспертизы ценности электронных документов 2007г.. Поэтому при поступлении в архив подобных информационных ресурсов следует рассматривать правовые основания владения ими источником комплектования.

3) Возможность обеспечения долговременного хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка. Это немаловажный аспект в условиях ограниченного финансирования государственных архивов. Он может оказаться решающим при принятии решения о приобретении электронных документов от негосударственных организаций и частных лиц.

Глава 2. ЭЦ Документов по личному составу

2.1 Определение термина «документы по личному составу»

В настоящее время к документации по личному составу относят документы, фиксирующие прием, перемещение (перевод) или увольнение работников, установление квалификации работников, профессиональную подготовку и повышение квалификации, награждение работающих. Собственно, определение того, что необходимо понимать под этой категорией документации, отсутствует в архивном законодательстве 1990-х гг., нет такого термина и в ГОСТе Р51141-98 ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=EXP;n=277796. Хотя необходимость уточнения этого понятия явно назрела.

В ранее выходившем Словаре современной архивной терминологии социалистических стран есть только термин и, соответственно, определение личного документа как документа, удостоверяющего личность его владельца, его права, обязанности, общественное положение и содержащего биографические и другие сведения о нем Журнал «Делопроизводство» №1 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г..

Впервые в законодательном порядке определение документов по личному составу было дано в 2004 г. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ст.3, п. 3 http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=76997.

В современных организациях, особенно негосударственной формы собственности, все чаще используют более широкое понятие документов персонального характера или документов, содержащих персональные данные.

Учитывая определенную специфику документов по личному составу, их видового наполнения, особенности ведения кадрового делопроизводства, а также направления, цели, в которых такие документы могут использоваться отечественными архивистами на основе общих критериев экспертизы ценности документов, еще в середине 1970-х гг. были выработаны критерии экспертизы ценности документов по личному составу Журнал «Делопроизводство» №1 Бурова Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера 2007г.:

характер личных заслуг;

служебное положение лица (его служебная номенклатура);

полнота информации о лице в составе документов личного дела.

В соответствии с первыми двумя критериями должны быть обязательно сохранены и приняты на государственное хранение личные дела, относящиеся: к участникам революционного движения, Великой Октябрьской Социалистической революции и гражданской войны; к лицам, избиравшимся депутатами Верховного Совета СССР и верховных советов союзных республик; к лицам, имеющим звания Героя Советского Союза и Героя Социалистического Труда, а также награжденным орденами СССР или орденами иностранных государств; к номенклатурным работникам (в том числе бывшим), назначение которых на должность осуществлялось по решениям центральных республиканских и местных партийных и советских органов. В последнем случае подлежат приему на государственное хранение личные дела независимо от того, в какой должности работали лица в период ведения личных дел, подвергшихся экспертизе Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. ВНИИДАД Стр. 19 http://mosarchiv.mos.ru/detail.aspx?tuid=751d97fa-8572-47b1-a097-8e2639ecd94e&ruid=b7937cdb-eba8-4892-a460-a94b4. В связи с особенностями использования документов по личному составу, например отдельных персоналий или социально-демографических сюжетов, специалисты рекомендовали не торопиться уничтожать такие документы, а применять к ним вторичную экспертизу с учетом дополнительных критериев, таких как:

должность (профессия, служебное положение);

полнота создания документов;

полнота информации личных дел.

Первым критерием отбора личных дел является должность (профессия, служебное положение). При этом целесообразно руководствоваться следующим:

1) личные дела работников управленческого аппарата - руководящего состава и специалистов (начальников отделов, цехов, их заместителей, инженеров, экономистов, главных бухгалтеров и других специалистов) принимаются за определенные годы в полном объеме (за исключением не полных по составу и содержанию личных дел);

2) личные дела (карточки) на работников массовых профессий, на обслуживающий, вспомогательный и технический персонал до решения вопроса о представительной выборке этих документов на государственное хранение, как правило, не принимаются.

Одновременно с применением первого критерия применяется второй критерий - хронологический, согласно которому предусматривается прием личных дел лишь за определенные годы (с интервалом в 5-10 лет).

При определении конкретной хронологии следует исходить из того, что единственная перепись работников высших и центральных учреждений РСФСР была проведена в 1922 г., а промышленные переписи фабрично-заводских рабочих и служащих проводились в 1918, 1926 и 1939 гг. Поэтому в отношении фондов наркоматов-министерств, других центральных организаций СССР и РСФСР и подведомственных им учреждений, организаций и предприятий рекомендуется осуществить отбор дел за 1917-1920, 1925, 1930, 1935, 1940- 1945, 1955, 1965, 1975 гг. и так далее через каждые десять лет.

Третий критерий - полнота информации личных дел - действует для всех групп личных дел Методические рекомендации по отбору на государственное хранение документов по личному составу. ВНИИДАД Стр. 23-24 http://mosarchiv.mos.ru/detail.aspx?tuid=751d97fa-8572-47b1-a097-8e2639ecd94e&ruid=b7937cdb-eba8-4892-a460-a94b4.

За последнее десятилетие произошло и серьезное изменение в организации отбора рассматриваемой документации, а именно резкое увеличение сроков хранения и начало создания сети специализированных хранилищ: архивов и хранилищ документов по личному составу, действующих в системе Федерального архивного агентства.