Информационное обеспечение менеджмента

Информационное обеспечение менеджмента включает сбор, переработку, хранение и передачу пользователю управленческой информации.

Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); а с середины ХХ века - общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

В практической деятельности часто смешиваются понятия информации и данных. Под информацией обычно понимаются данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в окружающей среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в удобную для пользователя форму.

Информация состоит из объективных фактов и предположений, которые влияют на восприятие лицом, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с рассматриваемой проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности - факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи - может считаться информацией.

Факт - это событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).

Оценки отличаются от фактов тем, что базируются на умозаключениях и/или статистических приемах, а не на прямом наблюдении и подсчете.

Такая оценка может отличаться от факта по двум причинам: так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того, на нее воздействует также ошибка измерения, так как она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.

Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы связаны с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле. На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.

Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации.

Виды информации классифицируются:

· по характеру:

– технологическая;

– учетная;

– научно-техническая;

– плановая;

– контрольная.

· по форме представления:

– цифровая,

– текстовая,

– графическая;

· по способу хранения:

– хранимая,

– не хранимая;

· по источнику поступления:

– внешняя (директивные указания вышестоящих органов, материалы центральных и местных органов управления, документы, поступающие от других организаций),

– внутренняя (отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства);

Все виды информации, необходимой для управления организацией, являются основной частью ее информационной системы, которая образует неразрывное единство с ее системой управления.

Наиболее примечательное свойство информации - способность вызывать изменения. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям потребителей. Поэтому практическая ценность информации прямо пропорциональна роли, которую она играет в принятии решений и его важности для организации.

Исследователи в области теории информации считают, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний.

Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов, называется информационным потенциалом.

В этом смысле различают информацию, которая поступает в организацию из внешней среды и из внутренних источников, и, соответственно, направленную во внешнюю среду и для внутреннего использования (рис.5,3,1).

Рис. Направленность потоков информации в организации

Внешняя среда направляет информацию для того, чтобы организация адекватно изменила свое поведение. При этом формирование информационного потенциала менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешней и внутренней средой.

Различия в информационных потребностях менеджеров позволяют условно разделить управленческую деятельность на категории:

· стратегическое планирование - процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов;

· управленческий контроль - процесс, обеспечения получения и эффективного использования ресурсов для достижения целей организации;

· оперативный контроль - процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти категории деятельности соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. Информационная система должна предоставлять менеджерам информацию, соответствующую требованиям, предъявляемым к ней каждым из уровней управления.

Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, вкусах потребителей, конкурентоспособности новых товаров, а для управляющего производством ? необходима детальная информация о технических условиях на новое изделие, и т.д.

К управленческой информации предъявляются следующие требования:

· достоверность и точность - гарантия объективности и правдивости, представляемых данных обеспечивается правильным отбором первичных данных, оптимальностью систематизации, предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации;

· конфиденциальность - строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером;

· целенаправленность - обеспечение информацией конкретных управленцев;

· своевременность предоставления - способность влиять на принятие решения пользователем и удовлетворять его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

· четкость формулировок - информация не должна допускать возможности ее двоякого толкования, и должна быть правильно переведена на иностранные языки;

· доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов;

· сжатость - информация без излишней детализации;

· сопоставимость - создание возможности сравнения показателей различных организаций, регионах, государств, с помощью определенных стандартов предоставления информации;

· надежность хранения - защита от несанкционированного доступа;

· экономическая эффективность информационного процесса - соотношение прибыли от информации и затрат на ее получение, хранение, обработку и выдачу должно обеспечивать экономическую целесообразность осуществления этих процессов.

Информационный процесс в организации

Среди наиболее важных источников информации выделяют:

· источники внутри самой организации:

– специализированные группы сотрудников,

– деятельность специализированных групп сотрудников,

– периодические отчеты,

– всевозможные информационные связи;

· публикуемые источники:

– отчеты правительственных агентств,

– отчеты торговых организаций,

– научные публикации,

– торговые журналы,

– справочники и списки,

– общие публикации;

· другие организации:

– поставщики,

– рекламные агентства и средства массовой информации,

– заказчики (включая дилеров и оптовиков),

– конкуренты;

· информационная индустрия:

– фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга,

– другие специализированные агентства, такие, как служба проверки рекламы, служба кредита и д.р.

Рис. Схема информационного процесса

Большую часть используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. При этом специализированная группа работников в составе оргструктуры управления занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие направления, как:

· маркетинговые исследования,

· анализ продаж,

· планирование,

· экономический анализ,

· исследование операций,

· системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, практикуются регулярные отчеты линейных руководителей и служащих.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объемы и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет какой-нибудь опубликованной информации.

Другие организации способны поставлять полезную информацию организациям, с которыми они связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги.

В настоящее время все большая доля информации поставляется информационной инфраструктурой - специализированными организациями, которые занимаются сбором и анализом информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартного продукта, либо под заказ.

Можно выделить четыре основных способа выработки информации (ее получения из источников): самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ.

Самонаблюдение - собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания.

Взаимодействие - встречи с одним или несколькими людьми, в течение которых происходит взаимный обмен информацией.

Сообщения - письма, файлы данных и специально организованные исследования.

Анализ - выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

Если изменчивость и неопределенность обстановки минимальны, то многие решения могут быть запрограммированы и приняты посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально увеличить использование обезличенных источников информации, таких как сообщения и анализ. Однако многие решения могут быть нестандартными. В этом случае для их принятия необходимо использовать больше информации из взаимодействия и самонаблюдения.

Запросы как составная часть информационного процесса генерируются менеджерами и специалистами в рамках их служебных полномочий и компетентности. Обработка запросов происходит в специально созданных информационных центрах организации, чаще всего с использованием ЭВМ (серверов баз данных и серверов приложений при клиент?серверной архитектуре информационной системы).

Хранение информации - важнейшая составная часть информационного процесса, которая обеспечивает надежную сохранность информации, которая поступила в информационную систему, для ее дальнейшего использования.

Выдача информации осуществляется при помощи разнообразных средств вывода, наиболее известными и распространенными из которых являются мониторы и принтеры различных типов и конструкций и проекторы.

Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Информационные технологии

Информационная технология - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

Информационные технологии обладают следующими полезными для менеджера свойствами:

· помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;

· являются эффективными носителями современных методов решения экономических задач;

· способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;

· подключают к единому информационному пространству - экономическому и образовательному.

При выборе информационной технологии следует учесть:

· когда, как часто, как долго осуществляется связь;

· кто с кем связывается;

· как связаны участники;

· что является предметом связи и чем она осуществляется.

Классификация информационных технологий