Документационное обеспечение управления
Структура и функции служб документационного обеспечения управления. Правильная организация документооборота на предприятии. Входящие документы организации и их обработка. Обработка исходящих документов. Образец журнала регистрации исходящих документов.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | реферат |
Язык | русский |
Дата добавления | 30.09.2009 |
Размер файла | 21,4 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Содержание
Введение
1. Структура и функции служб документационного обеспечения управления
2. Входящие документы организации и их обработка
3. Обработка исходящих документов
Заключение
Список литературы
Приложения (входящие и исходящие документы организации)
Введение
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив.
Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.
Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.
В документационном обеспечении управления можно выделить три группы документов: внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы), входящие (поступающие в организацию) и исходящие (отправляемые в другие организации). Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
В данной работе рассматриваются порядок и организация работы с входящими и исходящими документами организации.
1. Структура и функции служб документационного обеспечения управления
Документы распределяются в организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей. Эти функции закреплены в положениях о структурных подразделениях и в должностных инструкциях исполнителей.
В соответствии с Единой государственной системой документационного обеспечения управления функции организации делопроизводства в учреждении (предприятии) возлагаются на управление делами. В состав управления делами могут входить: группа обработки входящих документов; группа обработки исходящих документов; группа контроля; экспедиция; копировально-множительное отделение; группа связи; архив. Структура и штаты управления делами утверждаются руководителем учреждения с учетом специфики предприятия и объема работ. Основными функциями делопроизводственного обслуживания являются:
- прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;
- оформление и отправка исходящих документов;
- изготовление и размножение документов;
- контроль за сроками исполнения;
- хранение документов;
- методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;
- повышение квалификации делопроизводственного персонала.
По характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три группы: руководители, специалисты и технические работники. К категории руководителей относятся заведующий делопроизводственной службой и его заместители. К категории специалистов - помощники руководителя организации, инспектор, методист, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. К категории технических работников относятся: делопроизводитель, секретарь, экспедитор, курьер.
2. Входящие документы организации и их обработка
Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. схему работы с входящими документами). Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.
Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.д.
На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то штамп ставится на конверте или упаковке.
Схема работы с входящими документами
Прием конвертов, проверка правильности адресования |
||||
Вскрытие конвертов и поверка вложений |
Передача писем с пометкой «лично» |
|||
Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) |
||||
Постановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе |
||||
Регистрация |
||||
Передача документов зам. директора, в структурные подразделения, исполнителю |
||||
Передача (доклад) документов руководителю |
||||
Рассмотрение документов руководителем (резолюция) |
||||
Внесение сведений из резолюции в журнал регистрации |
||||
Передача документов исполнителю |
||||
Контроль исполнения документов |
||||
Исполнение документов |
||||
Подшивка документов в дело |
Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота в (500-600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно проводить поиск при большом объеме документов, однако имеется и недостаток - возможность потери карточек.
Регистрационные графы в журнале и карточке особых различий не имеют. Журналы (карточки) включают следующие графы:
- индекс (номер) документа;
- дата документа;
- автор (внешняя организация);
- краткое содержание (заголовок);
- исполнитель;
- подпись исполнителя;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении; номер дела.
Организация по своему исполнению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.
Примерная форма журнала регистрации входящих документов
Индекс (номер) документа |
Дата документа |
Автор документа (от кого) |
Краткое содержание (заголовок) |
Исполнитель |
Подпись исполнителя |
Примечание |
|
Календарная шкала РКК служит для контроля за сроком исполнения документа, на ней отмечается дата исполнения документа. В графе «корреспондент» указывают наименование организации. Откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.
Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:
1) руководителям организации -- для обязательного рассмотрения;
2) структурным подразделениям -- для исполнения.
Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.
При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:
1) вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);
2) важность содержания документа;
3) сложность и новизну поставленных вопросов;
4) срочность исполнения документа,
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителям.
Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.
Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.
На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.
В ряде организаций при направлении документов применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, например: 01 -- генеральный директор; 02 -- зам. директора и т.п.
3. Обработка исходящих документов
Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:
- составление проекта документа исполнителем;
- согласование проекта документа;
- проверка правильности оформления проекта документа;
- подписание документа руководителем;
- регистрация документа;
- отправка документа адресату;
- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Схема работы с исходящими документами
Составление проекта исходящего документа |
|
Согласование проекта документа |
|
Проверка правильности оформления проекта документа |
|
Подписание руководителем |
|
Регистрация документа |
|
Простановка индекса (номера) на документе |
|
Проверка правильности адресования |
|
Отправка документа адресату |
|
Подшивка второго экземпляра (копии) в дело |
Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:
- индекс документа, включающий номер дела;
- дата документа;
- адресат (корреспондент);
- краткое содержание или заголовок;
- отметка об исполнении;
- исполнитель.
Образец журнала регистрации исходящих документов
Индекс (номер) документа |
Адрес (кому) |
Краткое содержание (заголовок) |
Исполнитель |
Примечание |
|
Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.
При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.
Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция -- в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих документов.
Заключение
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.
Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д. Поэтому организация делопроизводства условно делится на две части:
- обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);
- организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Список литературы
1. Атоян А. Информационная культура в условиях информатизации общества. - М.: ИЦ Владос, 2001. - 390 с.;
2. Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: учеб. пособ. - М.: Вузовский учебник, 2004. - 272 с.
3. Ершова Т.В. Российский опыт интеграции в информационное общество//Вестник РОИВТ, 2004 г.;
4. Зотова Е.Г. Основы документационного обеспечения управления: учеб. пособие. - М.: РГОТУПС, 2006. - 168 с.
Подобные документы
Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013Нормативно-методическая база организации документационного обеспечения. Термины и определения в делопроизводстве. Делопроизводственные функции системы управления персоналом. Документирование оценки деятельности персонала, организация документооборота.
реферат [24,6 K], добавлен 21.03.2010Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".
реферат [40,2 K], добавлен 31.03.2015Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.
реферат [21,8 K], добавлен 18.02.2009Определение понятия регистрации корреспонденции как фиксации факта создания или получения документов с целью обеспечения их учета, контроля и поиска. Порядок оформления исходящих документов на бланке регистрационно-контрольных карточек и в журналах.
контрольная работа [365,5 K], добавлен 04.02.2012Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.
отчет по практике [22,4 K], добавлен 16.12.2015Служба документационного обеспечения управления: функции, структура, должностной состав. Технология рассмотрения документов в учреждении. Признаки их группировки и формирования дел. Шифрование документов для защиты от несанкционированного доступа.
реферат [174,7 K], добавлен 18.08.2013Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.
курсовая работа [125,1 K], добавлен 05.10.2014Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010Сущность документальной базы системы управления. Организация и технология документационного обеспечения. Номенклатура дел организации и ее назначение. Классификация и типы документов. Основные и дополнительные атрибуты документов и формы их регистрации.
контрольная работа [23,8 K], добавлен 07.04.2011