Стратегическое планирование и его подсистемы: подсистема процесса планирования

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Открытый университет ДВГУ

Менеджмент организации

Операционный менеджмент

Стратегическое планирование и его подсистемы: подсистема процесса планирования

Владивосток

2009 г.

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Определение и характеристика процесса планирования

2. Технологические этапы процесса планирования

3. Организация процесса планирования

4. Источники информации для процесса планирования

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Стратегическое планирование - одна из функций управления, представляющая собой процесс выбора целей организации и путей их достижения. Стратегическое планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений. Функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выработку стратегических планов. Динамичный процесс стратегического планирования является тем зонтиком, под которым укрываются все управленческие функции. Не используя преимущества стратегического планирования, организации в целом и отдельные люди будут лишены четкого способа оценки цели и направления корпоративного предприятия, поскольку процесс стратегического планирования обеспечивает основу для управления.

Современный темп изменения и увеличения знаний является настолько большим, что стратегическое планирование представляется единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей организации. Оно обеспечивает высшему руководству средство создания плана на длительный срок. Стратегическое планирование дает также основу для принятия решения. Знание того, чего организация хочет достичь, помогает уточнить наиболее подходящие пути действий. Формальное планирование способствует снижению риска при принятии решения. Принимая обоснованные и систематизированные плановые решения, руководство снижает риск принятия неправильного решения из-за ошибочной или недостоверной информации о возможностях предприятия или о внешней ситуации. Сегодня в промышленности стратегическое планирование становится скорее правилом, чем исключением.

В странах с развитой рыночной экономикой стратегическое планирование выступает важнейшим инструментом государственного регулирования хозяйства. Стратегическое планирование помогает поддерживать необходимые экономические пропорции. С его помощью обеспечивается согласованная целенаправленность функционирования всех звеньев хозяйственной системы общества.

Для экономики России государственное стратегическое планирование особенно актуально. Усиливается потребность в более глубокой и всесторонней проработке долговременной и многоплановой экономической политики. С переходом к новому этапу рыночных реформ на всех уровнях управления, во всех звеньях народного хозяйства возрастает роль специалистов, умеющих принимать оптимальные решения, относящиеся к будущему, постоянно согласовывать текущую деятельность со стратегическими целями.

Стратегическое планирование зарекомендовало себя как один из самых действенных инструментов современного менеджмента. Есть старая, многократно проверенная временем истина: “Именно на менеджменте всех уровней лежит задача сделать все возможное для обеспечения оптимального варианта будущего развития и не позволить втянуть себя в водоворот неудач”. Современный мир весьма многообразен, зависит от множества факторов, но если этот тезис станет путеводной звездой для тех, кто способен взять на себя огромное бремя ответственности за руководство нашим хозяйством в сложившихся условиях и готов сделать все для того, чтобы быть на уровне требований в рамках этой ответственности, то успех развития страны будет обеспечен.

1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ И ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ

Процесс планирования -- одна и основных подсистем стратегического планирования, которая постоянно совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции

Сам процесс планирования можно определить как процесс обоснования, принятия и реализации плановых решений.

Процесс планирования характеризуется рядом специфических черт.

Во-первых, планирование имеет две стороны: социально - экономическую и организационно - техническую.

Организационно - техническая сторона обуславливается кооперацией труда и зависит от уровня развития средств и методов планирования. Социально-экономическая сторона определяется социально - экономическими условиями общества. Поэтому сущность планирования производства необходимо оценивать с двух позиций:

1.его организационно - технических характеристик;

2.социально - экономических условий.

Иначе нельзя раскрыть многие причинно - следственные связи и зависимости, определяющие цели, формы и методы планирования.

С точки зрения организационно - технической стороны планирования страны с развитой рыночной экономикой имеют больше опыта. Применяемый там арсенал технических средств и методов значительно богаче. Отсюда следует, что уровень организации производства и управления в рамках отдельных предприятий, фирм там выше, чем в России. Значит, имеется большая возможность в использовании организационно - технического опыта планирования развитых зарубежных странах и ограниченная возможность применения социально - экономического опыта планирования.

Социально- экономическая сторона планирования должна быть ведущей в постановке целей планирования и выборе средств их реализации.

Во-вторых, планирование как элемент управления носит информационный характер. Информационная сущность процесса планирования хорошо видна на примере стадий цикла планирования (рис. 1). В процессе производства перед органами планирования непрерывно возникают проблемы. Поэтому первой стадией в плановом цикле является выявление и формулировка проблем (включает сбор и обработку информации, а также оценку последствий возможных вариантов плановых решений). На этой основе принимается плановое решение. Затем оно реализуется. Информация о полученных результатах по системе обратной связи передается в плановый орган. Последний на ее основе оценивает происходящее, формулирует новые проблемы, и весь цикл планирования повторяется. Формулирование проблем, принятие плановых решений, оценка результатов всегда подчинены достижению определенной цели. Поэтому планирование всегда строго целенаправленно.

Рис.1. информационный цикл процесса планирования.

В-третьих, планирование на предприятии выступает как один из важнейших организационных факторов интенсификации производства. Еще Адам Смит заметил, что эффект совместных действий группы людей, организованных в коллектив, больше суммы эффектов их одиночных действий. Этот дополнительный эффект он приписал разделению труда и объяснил следующим:

- возрастанием умения каждого работника;

- экономией времени на переход от одного вида деятельности к другому;

- специализацией и возможностью автоматизации процесса производства.

Современное крупное производство, характеризуемое колоссальным динамизмом, большой сменяемостью моделей и типоразмеров изделий, сложностью технологических процессов изготовления предъявляет особые требования к планированию, как средству, призванному определять и поддерживать внутрипроизводственные пропорции. При создании сложных объектов новой техники планирование позволяет скоординировать различные научно-исследовательские, опытно-конструкторские, технологические, производственные, строительные, монтажные, наладочные и другие работы, выполняемые в порядке кооперирования многими предприятиями, научно-конструкторскими организациями различных отраслей промышленности. При этом планы устанавливают не только общую длительность всего процесса, но и продолжительность, последовательность всех входящих в него работ и их этапов, сводя к минимуму нерациональные затраты различных ресурсов. Таким образом, планирование увеличивает эффективность и производительность труда.

Создание системы стратегического планирования на предприятии требует затрат, но эффект от рациональной организации производства всегда превышает эти затраты.

2. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ЭТАПЫ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ

Как целесообразная деятельность людей процесс планирования имеет свою технологию, представляющую последовательность работ, выполняемых при составлении плана.

Сам процесс планирования включает в себя:

· Разработку общих целей;

· Определение конкретных, детализированных целей на заданный период;

· Определение путей и средств их достижения;

· Контроль за достижением поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими и корректировку целей.

Основными этапами процесса планирования являются:

1) Определение цели планирования.

Цели планирования являются решающими фактором при выборе форм и методов планирования. Они обусловливают также критерии при принятии плановых решений и контроле за ходом их реализации.

В зависимости от целей можно выделить некоторые характерные особенности планирования:

- в американских компаниях главное -- это объединение стратегий всех подразделений и распределение ресурсов;

- в английских компаниях -- ориентация на распределение ресурсов;

- в японских компаниях -- ориентация на внедрение новшеств и повышение качества решений.

2) Анализ проблемы.

На этом этапе определяется исходная ситуация на момент составления плана и формируется конечная ситуация.

3) Поиск альтернатив.

Этот этап подразумевает поиск подходящих действий среди возможных путей разрешения проблемной ситуации. Для выбора наилучшей альтернативы проводятся оптимизирующие расчеты.

4) Прогнозирование.

На этом этапе формируется представление о развитии планируемой ситуации. Прогноз - это научно обоснованное суждение о будущем и путях его достижения.

Особенностями прогнозирования являются:

знание предельных значений параметров развития;

прогнозирование не объекта как такового, а развития объекта через параметры его эффективности.

5) Оценка.

Непрерывная оценка плана имеет чрезвычайное значение для его долгосрочного успеха. При оценивании процесса планирования необходимо учесть, что разработанный процесс должен охватывать все уровни - сверху вниз. При оценке процесса стратегического планирования следует ответить на пять вопросов:

1.Является ли стратегия внутренне совместимой с возможностями организации?

2.Предпологает ли стратегия допустимую степень риска?

3.Обладает ли организация достаточными ресурсами для реализации стратегии?

4.Учитывает ли стратегия внешние опасности и возможности?

5.Является ли эта стратегия лучшим способом применения ресурсов фирмы?

6) Принятие планового решения.

На этом этапе выбирается и оформляется единственное плановое решение.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ

Успешность, эффективность процесса планирования определяется в значительной мере уровнем его организации, которая направлена на планомерное сочетание основных элементов участвующих в процессе планирования:

- плановый персонал, сформированный в организационную структуру;

- механизм планирования;

-средства, обеспечивающие процесс планирования (информационное, техническое, математико-программное, организационное и лингвистическое обеспечение).

Вся система организации процесса планирования должна быть направлена на создание наиболее благоприятных условий для совершенствования процессов производства и управления предприятием.

В плановый персонал входят все специалисты, которые в той или иной мере участвуют в процессе планирования. Причем для одних из них плановые функции могут быть основным видом деятельности (например, для сотрудников планово-экономического отдела), а для других - сочетаться с другими видами деятельности (например, специалисты конструкторского отдела могут наряду с планированием конструкторской подготовки производства заниматься конструированием новых изделий).

Инновационный характер деятельности плановых работников предъявляет особые требования к кадровой политике, которая включает:

· Набор кадров, включая поиск, выбор и найм;

· Расстановку (занятие должности);

· Занятость, включая оценку активности и вознаграждение;

· Развитие (продвижение);

· Освобождение (текучесть, увольнение).

Для того, чтобы успешно выполнять свои функции, плановик - менеджер помимо высокой профессиональной квалификации должен обладать способностью к обучению, общению и сотрудничеству.

Зарубежный опыт организации планирования, в частности американский, показывает, что центральная служба планирования компании комплектуется сотрудниками в возрасте примерно от 30 до 45 лет. Лица более молодого возраста не набираются вследствие недостаточного опыта работы. Сотрудники старше 45 лет тоже встречаются редко. Считается, что они исчерпали свой творческий потенциал.

При формировании служб планирования предпочтение отдается экономистам, окончившим университет с отличием, и инженерам данного профиля производства.

Аппарат работников на предприятии функционирует в форме организационной структуры, которая устанавливает необходимое количество планового персонала и распределение его по подразделениям аппарата управления, определяет состав плановых органов, регламентирует линейные, функциональные и информационные связи между плановыми работниками и подразделениями, устанавливает права, обязанности и ответственность плановиков, определяет требования к их профессиональному уровню и т. п.

Каждое предприятие подходит к выбору организационной структуры планирования строго индивидуально. Тем не менее, можно выделить группы предприятий с наиболее типичными схемами таких структур.

В одних хозяйствующих субъектах планирование полностью централизовано на уровне высшего руководства, в других - централизация в планировании подведомственными предприятиями на уровне отделений, имеющих относительно высокую самостоятельность в принятии производственно - хозяйственных решений, сочетается с децентрализацией в руководстве отделениями со стороны высшей администрации.

Под механизмом планирования понимается совокупность средств и методов, с помощью которых принимаются плановые решения, и обеспечивается их реализация. Если организационная структура отражает внешнее строение системы планирования, ее форму, то механизм раскрывает внутреннее строение и содержание системы планирования и содержит конкретные методы планирования, под которыми понимаются способы осуществления планирования, то есть способы реализации плановой идеи.

В практике процесса планирования выделяются три метода:

· Прогрессивное планирование (способ «снизу вверх») осуществляется от низших уровней иерархии предприятия к высшим. Здесь низшие структурные подразделения сами составляют детальные планы своей работы, которые в дальнейшем интегрируются в верхней ступени, образуя план предприятия.

· Ретроградный метод («сверху вниз») осуществляется исходя из плана предприятия путем детализации его показателей сверху вниз по иерархии. При этом структурные подразделения должны преобразовать поступающие к ним планы вышестоящих уровней в планы своих подразделений.

· Круговой метод (встречное планирование) представляет собой синтез рассмотренных выше методов. Круговой метод предусматривает разработку плана в два этапа. На первом этапе (сверху вниз) производится текущее по главным целям. На втором этапе (снизу вверх) составляется окончательный план по системе детализированных показателей. При этом в планы включаются наиболее удачные решения.

Средства, обеспечивающие процесс планирования, позволяют автоматизировать технологический процесс разработки плана от сбора информации до принятия и реализации плановых решений. Сюда входит техническое, информационное, программное, организационное и лингвистическое обеспечение.

Комплексное использование этих средств позволяет создать автоматизированную систему плановых расчетов (АСПР).

4. ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ

Для эффективного проведения процесса планирования необходимо иметь всю возможную информацию о наиболее значимых факторах среды организации. Но прежде чем приступить к поиску информации, нужно определить круг вопросов по каждому из значимых элементов внутренней среды. Вот примерный перечень признаков характеризующих внутреннюю среду организации, которые необходимо учитывать в процессе планирования.

Источники информации имеют разнообразный характер. Многие фирмы для получения редкой и достоверной информации стремятся найти некие особенные источники, часто нелегальные. Однако нужно иметь в виду, что около 90% нужной, информации можно извлечь из легальных источников (рис.2).

Рис.2. Источники информации для процесса планирования

Сбором нужной информации для планирования так же может заниматься служба планирования. В то же время этот процесс должен контролироваться высшим менеджментом. Итоги оценки информации используются в качестве основы для стратегического анализа и определения возможных вариантов стратегии в процессе планирования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, процесс планирования как подсистема стратегического планирования - есть процесс осуществления совокупности систематизированных и взаимосвязанных работ по определению долгосрочных целей и направлений деятельности предприятий. Главное - проводить процесс планирования последовательно, сообразуясь как с внешними обстоятельствами, так и с внутренней средой предприятия и ее особенностями.

Планирование, поскольку оно служит для формулирования установленных целей, помогает создать единство общей цели внутри организации. Процесс планирования как система волевых, сознательно принимаемых решений вытесняет рынок во внутренней деятельности организации и это происходит из - за того, что ее ограниченные размеры позволяют контролировать действия, происходящие внутри организации, и сводить к минимуму неопределенность рыночной среды и ее негативные последствия. Также применяя стратегическое планирование, организация устраняет те издержки, которые она могла бы иметь, если бы вся деятельность совершалась на основе купли - продажи. Ведь во всякой торговой сделке сопутствуют так называемые трансакционные издержки: затраты на поиски покупателя и / или продавца, проведение переговоров о предмете сделки, оплата услуг консультантов и т. п. Отменяя отношения купли продажи, предприятие устраняет дополнительные затраты.

Необходимость стратегического планирования очевидна, так как отсутствие планирования ставит организацию в такое положение, при котором ее менеджеры:

· не понимают будущих задач организации;

· не умеют рассматривать хозяйствование как непрерывный процесс, где текущие действия органически связанны с будущими;

· теряют ориентацию в хозяйственном мире, так как руководствуются только краткосрочными интересами и не понимают общего смысла происходящих событий;

· не в состоянии определить основные потребности рынка;

· оказываются в более слабой позиции по сравнению с другими участниками рыночной деятельности.

Применение процесса стратегического планирования деятельности организаций и их деловых отношений создает следующие важные преимущества:

· делает возможной подготовку к использованию будущих благоприятных условий;

· проясняет возникающие проблемы;

· подготавливает организацию к внезапным изменениям во внешней среде;

· стимулирует менеджеров к реализации своих решений в дальнейшей работе;

· улучшает координацию действий в организации;

· создает предпосылки для повышения образовательной подготовки менеджеров;

· увеличивает возможности в обеспечение организации необходимой информацией;

· способствует более рациональному распределения ресурсов;

· четко формализует обязанности и ответственность работников организации;

· улучшает контроль организации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы. М.: Финансы и статистика, 2000 г., 248 с.

Бухалков М. И. Внутрифирменное планирование: Учебник. - М.: ИНФРА, 2002. - 392 с.

Горемыкин В.А., Бугулов Э.Р., Богомолов А.Ю. Планирование на предприятии. М.: Инф. - изд. дом «Филинъ», 2001

Деловое планирование: Методы, Организация, Современная практика./ Под редакцией В.И.Попова. М.: Ф и С, 2002 г., 366 с.

Зайцев В.И. Стратегия развития фирмы. М.: ЮНИТИ, 2000 г. 322 с.

Ильин А.И. Планирование на предприятии. 4-ое издание.- Мн.: Новое знание, 2003, 625 с.

Ильин А.И. Планирование на предприятии. В 2 ч. Ч.1: Стратегическое планирование. - Мн.: Новое знание, 2000, 296 с.

Ильин А.И. Управление предприятием. - Мн.: Высшая школа, 2000, 275 с.

Курочкин А.С. Операционный менеджмент: Учеб. пособие. - К.: МАУП, 2000.

Прогнозирование и планирование в условиях рынка./ Под редакцией Т. Г. Морозовой, А.В. Пулькина. - М.: ЮНИТИ - ДИАНА, 2001, 318 с.

Управление организацией./Под редакцией А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, И.А. Соломатина. - М.: Инфра-М, 2000

Черныш Е.А., Молчанова и др. Прогнозирование и планирование. - М., 2001