Внутренняя среда организации: основные элементы и их взаимосвязь

11

Содержание

Введение

Внутренние переменные

1. Цели

2. Структура

3. Задачи

4. Технология

5. Люди

6. Взаимосвязь внутренних переменных

Список использованной литературы

Введение

Данная тема - «Внутренняя среда организации: основные элементы и их взаимосвязь», была выбрана мною не случайно, поскольку именно внутренняя среда в первую очередь определяет характер и успешность деятельности предприятия. В каждый определённый отрезок времени внутренний фактор организации есть нечто «данное», что менеджеры должны изменять в ходе достижения поставленных целей.

Цель моей работы заключается в изучении внутренней среды организации.

Мои задачи:

ь Проанализировать факторы внутренней среды предприятия

ь Оценить их эффективность внутри организации

ь Провести взаимосвязь между основными внутренними элементами организации

АКТУАЛЬНОСТЬ

Данная тема является актуальной для любой организации. Менеджмент формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой таких составляющих, как структура, внутриорганизационные процессы, технология, кадры, организационная структура, и осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации.

ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ

Своё исследование я проводила в ООО «Пресса».

ПРЕДМЕТ

Мне необходимо было исследовать основные элементы внутренней среды, тем самым увидеть их эффективность, что, в конечном счете, приведёт к усовершенствованию организации в целом.

МЕТОДЫ

Методы моего исследования заключались в следующем:

v анализ документов

v наблюдение

v анализ литературных источников

Внутренние переменные

Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

1. Цели

Организация, по определению, это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Это процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он даёт возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. От целей организации зависит её структура.

Разнообразие целей

У организации могут быть разнообразные цели, особенно это, касается организаций различных типов. Организации, которые занимаются бизнесом, сосредоточены главным образом на создании определённых товаров или услуг в рамках специфических ограничений - по затратам и получаемой прибыли. Эта их задача отражена в таких целях, как рентабельность и производительность. Разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации имеют много целей. Для того чтобы получать прибыль предприятие должно сформулировать цели даже в таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и социальная ответственность. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

2. Структура

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать цели организации, в зависимости от конкретных условий и обстановки, материальных, финансовых и кадровых возможностей. Отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Специализированное разделение труда

Является качественное разграничение и обособление различных его видов, закрепляемых за теми субъектами, которые их могут выполнить наиболее успешно. Оно служит основой дальнейшей специализации деятельности, ведущей к усилению зависимости участников организации друг от друга. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить её лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером.

Преимущества даже зачаточного разделения труда между специалистами очевидны: уже у первобытных племён были выделены одни люди для охоты, другие - для изготовления орудий и т.д. Историк в области управления Клод Жорж проследил специализацию в Китае ещё в пятом тысячелетии до н.э. В идеальном городе-государстве Платона вся работа должна была быть поделена среди тех, кто мог выполнить её лучше других. Европейские средневековые гильдии пошли даже дальше в вопросах специализации, всячески поощряя пожизненное занятие какой-либо одной работой. Однако только после промышленной революции появилась конкретная специализация, которая превалирует в современном производстве.

На данный момент, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда (см. рис.). На практике количество заместителей руководителя небольшого по численности предприятия обычно сокращено до одного, руководитель может работать вообще без заместителя, либо эти функции совмещает менеджер среднего звена. В свою очередь, узкий спектр деятельности такого предприятия объективно не предполагает наличие в структуре его управления разделения работы на составляющие компоненты на одном уровне управления. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени возможности её успешной деятельности. Эффективность и целесообразность способов разделения работы между людьми - сверху вниз, до самого первого уровня организации - во многих случаях определяет, насколько производительна, может быть организация по сравнению с её конкурентами.

Рис. горизонтальное разделение труда

Объём управления

Вертикальное разделение труда, т.е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Разделение труда существует между руководителями и исполнителями. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации даёт в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своём подчинении нескольких руководителей среднего звена, предоставляющих различные функциональные области. Эти руководители среднего звена могут, в свою очередь иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей.

Число лиц, подчинённых одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая даёт в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т.е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на неё. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не являются функцией размера организации.

Необходимость в координации

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущной, когда работа чётко делится и по горизонтали и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни; функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого её подразделения представляют собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определённую роль в координировании специализированного разделённого труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить/2;94/

3. Задачи

Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговорённые сроки. Решаются для достижения поставленных целей. В менеджменте различают следующие основные задачи: работа с персоналом, Работа с предметами и средствами труда, работа с информацией. Основная и наиболее трудная задача менеджера - работа с персоналом, людьми.

Характеристики задач

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Два других важных момента в работе - это частота повторения данной задачи и время необходимое для её выполнения. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему. Считается, что если задача выполняется правильным способом и в указанные сроки, то организация будет действовать успешно.

Задачи и специализация

С исторической точки зрения изменения в характере и содержании задач были тесно связаны с эволюцией специализации. Как указывал Адам Смит в своём знаменитом примере о производстве булавок, когда работу делят между специалистами, вместо того чтобы поручить её выполнение одному человеку, потенциальная выгода огромна. Специализация задач быстро нашла своё применение во многих простых операциях. С тех пор и до совсем недавнего времени существовала тенденция расширения специализации и тем самым дробления всей работы на более мелкие операции. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач углублённой и сложной до такой степени, о которой и думать не смог Смит.

4. Технология

Технология имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Включает в себя технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией, является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента. Управление должно решать вопросы технологий и осуществления их наиболее эффективного использования. В последнее время в связи с появлением всё более передовых технологий соответствующие задачи менеджмента становятся исключительно сложными и значимыми. Это связано с тем, что их решение может привести к важным и далеко идущим положительным последствиям для организации. Они могут вызвать и негативные процессы во внутренней жизни организации, разрушить её организационную структуру, привести к демотивированию работников. Поэтому в современных условиях менеджмент не может смотреть на технологии только с точки зрения повышения производительности и эффективности. Очень важно учитывать то, как новые технологии могут повлиять на климат внутри организации, как они могут подействовать на её «организм»./3;16/

«Технология- это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях. /2;97/

Стандартизация и механизация

Стандартизация - использование стандартных взаимозаменяемых компонентов в производстве. Концепция стандартизации стимулировала дальнейшее повышение специализации, открыв одновременно новые широкие возможности для применения неквалифицированного и малоквалифицированного труда. Именно на этом основано массовое производство товаров и услуг, являющееся характеристикой нашего общества. Сегодня существует очень малое количество видов товаров, которые в какой-то степени не были стандартизированы. Даже в автомобилях, сделанных по индивидуальным заказам, используют много стандартных компонентов. Приготовление дешёвых продуктов в ресторанах быстрого обслуживания имеет, например, в своей основе опыт фирмы «Макдоналдс» в приготовлении гамбургеров.

Классификация технологии по Вурворд

Наибольшей известностью пользуется именно эта система. Изучая производственные фирмы, она обнаружила, что все технологии производственных фирм можно разделить на три категории.

1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определённого покупателя по его спецификациям или является опытным образцом.

2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии массового производства.

3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объёмах. Примерами непрерывного производства могут служить переработка нефти, работа электростанций.

Классификация технологии по Томпсону

1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. Сборочные линии массового производства являются типичным образцом такого вида технологии.

2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты и покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приёмов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определённые изменения в конкретном материале, поступающем в производство. Примером такой технологии можно считать монтаж фильма.

Никакой тип технологий не может считаться «лучшим», каждый имеет свои преимущества и лучшим образом соответствует выполнению определённых задач и достижению конкретных целей. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей.

5. Люди

Говоря о предприятии в целом, нужно помнить, что руководители и подчинённые - это люди с индивидуальными особенностями. Человек - центральная фигура в любой организации./4;48/

Существует 3 основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Понимание и успешное управление человеческой переменной очень сложно.

Способности

Областью, в которой люди различаются наиболее наглядно, являются индивидуальные способности, присущие человеку качества. Различие в способностях частично объясняются наследственностью, к ним относятся интеллектуальные способности и некоторые, физические данные. Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность и какую работу будет выполнять конкретный работник. Отбор человека, который лучше других способен выполнять определённую работу, - это логичное средство увеличения выгоды от специализации. Можно предложить, что человек, отличающийся наибольшими способностями в конкретной области, будет выполнять работу лучше других. Однако на практике на поведение человека влияют и другие факторы, которые вынуждают человека вести себя не так, как можно было бы предложить исходя из оценки его способностей. Одна из причин, почему многие организации предпочитают расширять способности конкретного работника к выполнению специфической задачи путём соответствующего обучения, если другие характеристики подходят для новой работы. Способности, вероятно, относятся к характеристикам, которые легче всего поддаются изменениям.

Потребности

Потребность есть внутреннее состояние психологического или физического ощущения недостаточности чего-либо. К базисным потребностям относятся в основном потребности физиологические (потребность в пище, питье, тепле), а также психологические потребности причастности, принадлежности к обществу или группе людей. Многие люди, как представляется, имеют потребность во власти и влиянии, но это может долгое время не проявляться, пока не будут удовлетворены их базисные потребности. Если они не удовлетворены, человек бессознательно будет стремиться к их удовлетворению.

Наглядный пример поведения, которое определяется стремлением удовлетворить потребность, - это поведение «классного шута». Все его шуточки и выходки - это неприкрытая мольба об общественном признании и одобрении. Хотя поведение «классного шута» вступает в конфликт с целями школы, обучением и потому считается непроизводительным, оно удовлетворяет личные потребности самого шута. Похожий пример - это поведение секретаря или менеджера, который выдаёт конфиденциальную информацию, чтобы повысить свою значимость. С точки зрения управления это означает, что организация должна стремиться создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Ожидания и восприятие

Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно они решают, насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение. Если люди не ожидают, что поведение, которого ждёт организация, приведёт к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей, они, вероятно, не будут работать эффективно.

Восприятие сильно влияет на ожидания и на все аспекты поведения. Для практических целей определяется восприятие как интеллектуальное осознание стимулов, получаемых от ощущений. Восприятие очень важно, потому что именно оно определяет, что такое «реальность» для конкретного индивидуума. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их окружении, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее. Не существует двух людей, которые могли бы воспринять что-то совершенно одинаково. Различия в восприятии одного и того же стимула иногда просто потрясают. Восприятие определяет, испытывает ли человек потребность и каковы его ожидания в данной ситуации. То, что происходит в действительности, влияет на поведение только в ой мере, в какой это воспринимается самим человеком. Так, если руководство хочет, чтобы работники стремились к достижению цели организации, оно не может ограничиваться созданием условий, поощряющих работников к этому. Руководство должно также сообщить работникам, что желаемое поведение приведёт к удовлетворению их индивидуальных потребностей. До тех пор пока работники не воспримут этого и не поверят руководству, они не будут вести себя соответствующим образом. Отрицательное восприятие руководства является одной из причин возникновения серьёзных трудностей при любых переменах, которые объективно и очевидно полезны для работников.

Ценности

В то время как отношение является конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или иным аспектам окружающей среды, ценности - это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо или безразлично в жизни. «Терпеть не могу ручной труд»- это выражение отношения. «Работа собственными руками - это самая благородная форма работы» - это ценность. Ценность всегда предполагает субъективное ранжирование по важности, качеству или по признанию чего-то благом. Ценности, как и многие другие индивидуальные характеристики, приобретаются посредством обучения. Организации и их руководители, как можно ожидать, имеют ценности, существующие в культуре данного общества. Конкретные ценности руководителей, в особенности высшего звена, часто ощущаются во всей организации и отражаются в её целях и политике. Большинство руководителей высшего звена, уверенные в желательности высоких этических норм, выражают этические ценности в своих письменных обращениях и твёрдо внедряют правила, регулирующие этику поведения. Обретая плоть, эта система составляет организационную культуру или нравственный облик организации. Как и более крупное общество, организация стремится иметь свою собственную мораль, обычаи и табу. В итоге во многих организациях формируются личности, отражающие окрашенные индивидуальностью способы ведения бизнеса или конкретных дел. Руководители высшего звена могут понять и поддержать эти новые ценности или же могут стремиться сохранить более традиционные ценностные стандарты. Очень сложно приспосабливаться к ценностям совершенно нового общества.

Влияние среды на личность о поведение

Характеристики определяют индивидуальность. И хотя отдельная личность может вести себя различно в различных ситуациях, тем не менее, говорится, что имеется шаблон поведения, т.е. устойчивый набор характеристик, внутренне относительно согласованных. Это сочетание стабильных характеристик определяет личность. Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведения, которые сгруппированы таким образом, что, отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде. Традиционно психологи описывали поведение отдельного человека с точки зрения отдельных свойств личности, таких, как агрессивность, честность, уверенность в собственных силах, открытость или замкнутость, решительность или нерешительность. До 70-ых годов большинство психологов полагало, что эти черты являются постоянными во всех ситуациях, т.е. уверенный в себе человек всегда будет проявлять уверенность в поведении во всех ситуациях, а робкий человек всегда будет робким. Руководители должны совершенствовать свои способности направлять поведение работников таким образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт. Например, торговая организация, должна использовать психологические тесты, интервью и оценку предыдущего опыта для отбора людей с наибольшими способностями и одарённостью к торговле, а также наиболее авторитетных. Если организация стремится, чтобы её продавцы были весьма напористы и конкурентоспособны, но вели бы себя честно с покупателями, они должны стимулировать материально и морально именно эти качества и наказывать нечестность. Человек, который характеризуется высокими амбициями, самоуверенностью и решительностью, вероятно, добьётся относительно малого в среде, где мало поддерживают инициативу и вводят всякого рода ограничения в работе.

Группы и лидерство

Два аспекта окружающей среды настолько сильно влияют на характер поведения работника это группы и управленческое лидерство. Рабочая среда - это некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. Число включённых сюда факторов, бесконечные потенциальные вариации каждой переменной и то обстоятельство, что все эти факторы взаимосвязаны и меняются во времени, делают рабочую среду в организации чрезвычайно сложной.

Группы могут оказывать влияние на поведение человека на рабочем месте, которое было сделано гарвардским профессором Элтоном Мэйо, часто рассматривается как начало поведенческой школы в управлении. И конечно, сама организация и её подразделения, тоже являются группами. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы. Нормы - это стандарты поведения, признаваемые приемлемыми в данных условиях. Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами. Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации. Групповая норма поведения, которая мешает достижению организационных целей, состоит в том, чтобы считать всякого, кто производит запланированного количества, «выскочкой».

Чтобы быть эффективным менеджером, необходимо быть и эффективным лидером. Лидерство - это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определённым образом. В условиях организации существует несколько точек зрения на лидерство. Одна из них касается стиля лидерства. Стиль руководства, лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчинённым, его самооценку и личность. Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчинённых. Уровень, до которого избранный руководителем стиль руководства является эффективным, в значительной степени определяет, насколько хорошо сможет менеджер направить усилия работников на достижение целей, решить конфликтную ситуацию, создать коллектив для работы и управлять стрессовыми ситуациями.

6. Взаимосвязь внутренних переменных

Каждая из школ управления внесла заметный вклад в понимание различных внутренних переменных, тем не менее, именно развитие теории систем помогло создать концепцию организации, как целостности, состоящей из взаимозависимых частей. Организации - это открытые системы. Внутреннюю структуру нельзя рассматривать нельзя рассматривать как адекватную, полную модель переменных, влияющих на успешность действий организации. Внутренние переменные обычно называют социотехническими подсистемами, потому что они имеют социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определённой степени влияет на все другие. Совершенствование одной переменной, например такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например на людях.

Список использованной литературы

1. Кнышова Е.Н. «Менеджмент», М, 2005

2. М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури «Основы менеджмента», М, 2004

3. Е.Л. Драчёва, Л.Н.Юлинов «Менеджмент», М, 2002

4. В.Р. Веснин «Менеджмент», М, 2004

5. Дж.К. Лафта «Менеджмент», М, 2004

6. М.Н. Герчикова «Менеджмент», М,2003

7. Д.Д. Вачугов «Основы менеджмента», М, 2002.