ТГТУ 080502.016

Курсовая работа

Тема: Исследование систем управления

предприятия ОАО «Электроприбор»

Шлыков П.В., группа У-32

Тамбов 2005

Cодержание

Введение

1.Основные положения о предприятии

2.Описание системы управления

2.1Общие цели и задачи организации

2.2Структура управления

2.3Система планирования

2.4Организация управления

2.5Руководство и координация

2.6Мотивация и стимулирование

2.7Контроль

3.Анализ системы управления деятельностью организации

4.Постановка проблемы и пути ее решения

Выводы

Список литературы

Введение

Управление появилось вместе с людьми. Там где хотя бы два человека объединялись, в стремлении достичь какой либо общей цели, возникала задача координации их совместных действий, решение которой кто-то из них должен был брать на себя. В этих условиях он становился руководителем, управляющим, а другой - его подчиненным, исполнителем.

На всех этапах становления общества проблема управления стояла довольно остро, и многие люди пытались решить ее, но их труды носили разрозненный характер и не составляли обобщенной теории.

И только во второй половине прошлого века после победы промышленной революции на Западе ситуация резко изменилась. Рыночные отношения владели всеми сферами жизни общества. Стали расти крупные фирмы, требовавшие большого числа руководителей высшего и среднего уровней, способных принимать грамотные рациональные решения, умевших работать с большими массами людей, которые были бы свободны в своих поступках. Поэтому от управляющих требовался высокий профессионализм, компетентность, умение соизмерять свою деятельность с существующими законами. В результате появляется группа людей, специально занимающихся управленческой деятельностью. Этим руководителям уже не нужно держать своих подчиненных в повиновении властной рукой. Главной задачей становится кропотливая организация, и каждодневное управление производством в целях обеспечения наибольшей прибыли собственникам фирмы. Эти деятельность стала называться менеджментом.

1.Основные положения о предприятии

Объектом исследования является открытое акционерное общество "Тамбовский завод "Электроприбор". Местонахождение Общества -- 392000, г. Тамбов, Моршанское шоссе, д. 36. ОАО «Электроприбор» функционирует с 1954 года. Уставный капитал общества составляет 101940 рублей. Он разделен на 76471 обыкновенную и 25469 привилегированных акций. Номинальная стоимость обыкновенной и привилегированной акции - 1 рубль.

Учредительными документами общества являются Устав ОАО и свидетельство о регистрации.

В Уставе ОАО указаны юридический статус предприятия, задачи, обоснование и принципы его создания, форма деятельности предприятия, его права и обязанности как юридического лица, обозначен размер уставного капитала и источники его образования, даны гарантии охраны окружающей среды и здоровья людей, установлена форма управления предприятием, указана система учета и отчетности. Требования Устава обязательны для исполнения всеми органами общества и его акционеров.

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество несет ответственность по своим обязательствам принадлежащим ему имуществом.

Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров.

Акционеры не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Количество акционеров, зарегистрированных в реестре на 21.03.2000 года, - 8627 физических лиц и одно юридическое лицо. Количество акционеров, внесенных в списки акционеров, имеющих право на участие в годовом общем собрании составляет 8628.

На время основания ОАО «Электроприбор» являлся одним из лидеров на рынке высокотехнологичного авиационного приборостроения. В 1988 году предприятие вступило в корпорацию «Аэрокосмическое оборудование», объединяющую предприятия авиационного и космического приборостроения. Мощный производственный и научный потенциал предприятия позволяет, наряду с оборонным и промышленным производством, выпускать продукцию народного потребления.

В настоящее время предприятием освоен выпуск более 20 наименований товаров народного потребления. Большинство товаров имеют сертификаты правительства РФ, награждены многочисленными дипломами и включены в реестр «100 лучших товаров России». Все товары сертифицированы.

2.Описание системы управления

2.1Общие цели и задачи организации

Миссией общества является полное удовлетворение потребностей народного хозяйства в своей продукции, работах и услугах высокого качества. Основными видами деятельности общества являются:

-производство приборного оборудования для авиационной промышленности и специальной техники;

-производство продукции производственно-технического назначения и непродовольственных товаров народного потребления.

Видами деятельности Общества являются также:

-оказание платных услуг;

-проведение экспортно-импортных операций по внешнеэкономической деятельности, в том числе с привлечением иностранных инвесторов;

-проведение строительных и ремонтно-строительных работ;

- производство строительных материалов;

-разработка, реализация и внедрение научно-технической продукции на коммерческой основе;

-маркетинг в различных, отраслях народного хозяйства;

-коммерческая, торговая и дилерская;

-образовательная деятельность в области дошкольного образования;

-транспортные услуги;

-производство услуг коммунального назначения;

-производство и переработка продукции сельского хозяйства;

-иные виды деятельности, не запрещенные законом и зарегистрированные в установленном порядке в органах статистики.

Для обеспечения своей деятельности Общество производит необходимые операции по всей территории Российской Федерации и за рубежом, в соответствии с действующим законодательством РФ.

Общество строит свои отношения со своими хозяйствующими субъектами и гражданами во всех сферах хозяйственной деятельности на основе договоров и контрактов.

Общество в соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации:

-выполняет договорные обязательства, а в военное время и обязательные государственные заказы по созданию, производству, поставкам и ремонту специальной продукции и ресурсов, по подрядным работам и предоставлению услуг для нужд Вооруженных Сил Российской Федерации, других войск и заказчиков;

-принимает участие в мероприятиях гражданской обороны;

-осуществляет другие мероприятия на договорной основе, если иное не установлено законом.

Порядок финансирования и материально-технического обеспечения государственного оборонного заказа определяется контрактом исполнителя заказа с заказчиком, заключенным в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Общество, в случае ликвидации или прекращения работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну, обязано, принять меры по обеспечению защиты этих сведений и их носителей.

Должностные лица органов государственной власти, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, вправе принимать решения о засекречивании информации, находящейся в собственности Общества, если эта информация включает сведения, перечисленные в Перечне сведений, отнесенных к государственной тайне.

Взаимная передача сведений, составляющих государственную тайну, осуществляется органами государственной власти, предприятиями, учреждениями и организациями, не состоящими в отношении подчиненности и не выполняющими совместных работ, с санкции органа государственной власти, в распоряжении которого находятся эти сведения.

Общество допускает предприятия, учреждения и организации к проведению работ в Обществе, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, созданием средств защиты информации, а также с осуществлением мероприятий и (или) оказанием услуг по защите государственной тайны, при предъявлении ими документов на право проведения работ со сведениями соответствующей степени секретности.

Общество обеспечивает экологическую и общую безопасность при производстве и утилизации специальной и другой продукции.

2.2Структура управления

Организационная структура управления предприятием адекватна структуре самого предприятия (Приложение 1) и соответствует масштабам и функциональному назначению управляемых объектов. Суть управления состоит в сборе, переработке, хранении и выдаче информации в виде программ, планов, распоряжений, нормативов, заданий, в которых содержится подробная информация о правах и обязанностях исполнителей, их задачах, необходимых технических, экономических и социальных ограничениях. На данном предприятии используется смешанный вид управления - это синтез различных форм, действующих слитно на всех уровнях хозяйственной иерархии.

Совет директоров (Правление) -- это группа лиц, которые играют основную роль в деятельности организации. Генеральный директор компании, также является членом совета директоров.

Состав правления комплектуется из заместителей и помощников генерального директора и других специалистов завода и не должен превышать 12 человек. Членами правления могут быть только акционеры общества.

Совет директоров разрабатывает проводимую руководством компании политику и представляет собой высшее звено управления. В соответствии с требованиями закона члены Совета директоров принимают на себя определенные обязанности, среди которых -- обеспечение надлежащего использования активов предприятия, недопущение мошенничества и других нарушений. Обязанности членов Совета директоров аналогичны функциям «доверенного лица», поскольку компания как бы поручает им вести дело с доброй волей и на благо компании. Совет директоров выполняет целый ряд следующих функций, предусматриваемых в Уставе.

Основные из них:

попечительство над инвестированным капиталом. Это означает, что Совет директоров обязан проявлять заботу о капитале инвесторов, обеспечивать его сохранность и получение разумной доли дохода на этот капитал;

осуществление постановки задач (разработка предпринимательской стратегии);

формирование отраслевой политики компании (производство, маркетинг, кадры, финансы и др.);

обеспечение соблюдения меморандума об учреждении компании и устава компании;

разработка организационной структуры компании согласно ее задачам и целям;

назначение должностных лиц компании, определение их обязанностей и полномочий;

постоянное наблюдение за реализацией намеченной политики, развитием компании, в случае необходимости -- осуществление корректирующих мероприятий;

контроль за всей деятельностью компании;

Генеральный директор рассматривает все вопросы по работе предприятия. Принимает наиболее важные и стратегические решения для эффективной деятельности ОАО “Электроприбор” и руководит работой главных специалистов, которые в свою очередь занимаются конкретными вопросами.

Главный бухгалтер руководит и производит контроль в работе бухгалтерии, а также решает финансовые вопросы ОАО “Электроприбор”. Решения принимаются на основе работы бухгалтерии и отдела выписки. Главный бухгалтер составляет итоговую финансовую отчетность, анализ которой позволяет предлагать генеральному директору наиболее эффективные варианты финансового развития предприятия.

Общее руководство за закупки возлагается на зам. ген. Директора по маркетингу.

Отдел маркетинга является представителем потребителя и его работа должна включать разработку технического задания техническому отделу и производственным подразделениям. Очень важно, чтобы отдел маркетинга взял определение ожидания потребителя и выразил их в точной форме.

Технический отдел занимается разработкой технического задания и его согласованием с ген. директором. Технический отдел также занимается подготовкой конструкторско-технической документации, проектированием, т.е. переводит требования в чертежи и инструкции для производителя продукции с учетом:

потребностей и ожидания потребителя;

надежности;

простоты эксплуатации и технического обслуживания;

взаимозаменяемости;

стандартизации;

простоты изготовления;

простоты монтажа, контроля и простоты проведения испытаний;

требований к упаковке, хранению, погрузочно-разгрузочным работам, транспортировки.

В результате процесса проектирования появились:

полный комплект чертежей;

макет спроектированного продукта;

оборудование для испытаний;

опытные образцы устройства, отвечающие эстетическим и эргономическим требованиям;

производственные процессы;

автоматизированное испытательное оборудование.

Испытание технического образца проводит инструментальный отдел.

Технический отдел подготавливает приказ об изготовлении установочной партии.

Изготовление установочной партии возлагается на цеха основного производства.

Отдел технического контроля следит за испытаниями установочной партии. Проверка приемо-сдаточных, типовых испытаний возлагается на начальника отдела технического контроля.

Испытания на надежность и периодические испытания проводит инструментальный отдел.

Планово-экономический отдел - расчет экономических затрат, определение цены.

Далее отдел технического контроля предоставляет высшему руководству данные, полученные в результате проведения испытаний.

Общее руководство за статус испытаний и контроля возлагается на главного инженера.

Отдел метрологии подсчитывает средства на приобретение, изготовление, учет, хранение, эксплуатацию средств контроля и измерений, т.е. обеспечивает измерительным оборудованием, ведет метрологическое обеспечение.

Энергетические ресурсы обеспечиваются отделом эксплуатации оборудования.

Отдел технической документации подготавливает необходимый материал и предоставляет главному инженеру, который оценивает всю работу и передает данные ген. директору.

Генеральный директор принимает решение о поставке продукции на производство.

Планово-экономический отдел выдает в коммерческий отдел план производства для организации закупок материально-технических ресурсов.

Коммерческий отдел проводит расчет потребности в материально-технических ресурсах и направляет их поставщику.

Коммерческий отдел производит выбор поставщиков по результатам оценки их возможности стабильно поставлять продукцию требуемого качества.

Ответственность за проведение работ по управлению продукцией, поставляемой потребителям, проработку проектов, договоров на поставку и контроль пригодности продукции, поставляемой потребителям, несет коммерческий отдел. Коммерческий отдел отвечает за своевременное поступление закупаемой продукции на предприятие, за приемку, хранение, учет и выдачу этой продукции в производство.

Лаборатория входного контроля несет ответственность за проведение входного контроля.

Бюро технического контроля проводит технический контроль устройства на этапах изготовления, указанных в технологии.

Трудовые ресурсы обеспечиваются отделом кадров, в том числе назначение подготовленного персонала для руководства, выполнения работы и проверок.

Юридический отдел осуществляет правовое сопровождение работ.

2.3Система планирования

Планирование - процесс практического воплощения стратеги, принятия совокупности взаимосвязанных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем.

Основным из принципов планирования считается участие максимального числа сотрудников в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления.

Непрерывность хозяйственной жизни требует того, чтобы планирование было не разовым действием, а постоянно повторяющимся процессом. В его рамках все текущие планы разрабатываются с учетом выполнения прошлых, а также того обстоятельства, что сами они послужат основой составления планов в будущем.

Эффективное планирование требует гибкости. Она достигается возможностью пересмотра в любой момент ранее принятых плановых решений в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.

Единство и взаимосвязанность отдельных частей организации требует согласования ее планов в форме координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали», т.е. между подразделениями одного уровня, а интеграция - «по вертикали» между выше- и нижестоящими.

Планирование должно быть экономичным. Это обеспечивается за счет превышения эффекта, приносимого выполнением плана, затрат на его составление.

Наконец, планирование должно подкрепляться созданием необходимых условий для выполнения плана.

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов целей, позволяющих обеспечить эффективное функционирование; среднесрочные (от 1 года до 5 лет), они выполняются в виде различного рода программ: бюджетов, сетевых графиков и проч. Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.

2.4Организация управления

Создание отделов (подразделений) путем группирования аналогичных производственных функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

Методы распределения обязанностей по отделам зависят от положенных в основу признаков. Во-первых, по принципу деления на равные по размеру группы. Этот метод применяется, когда профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо цели необходимо определенное число людей.

Во-вторых, по функциональному признаку. Это наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т. д. Их число зависит от потребностей самой организации.

В-третьих, на основе выпускаемой продукции. Этот способ в настоящее время получает все большее распространение на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.

В крупных по масштабам деятельности компаниях используются все или некоторые из вышеприведенных способов.

При формировании структур управления во внимание принимаются следующие вопросы:

-стратификация, то есть, сколько может потребоваться уровней управления;

-формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие. Чем более бюрократичен стиль, тем более формальной и системной должна быть внутренняя структура;

-централизация, то есть иерархия доведения принятых решений, все ли вопросы должно решать высшее руководство;

-сложность организационной структуры, то есть насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения. Простая иерархия с четким распределением прав и обязанностей легка для понимания, в отличие от матричного типа построения структуры управления, что будет рассмотрено ниже.

Для эффективной работы организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношение. Существуют несколько методов определения обязанностей и полномочий и их передачи в рамках организации. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими.

Это достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками, инструкциями (приложение 3), и распределения обязанностей.

Виды отношений внутри организации аналогичны типу построения структуры ее управления. Они включают следующие варианты:

-линейные отношения;

-функциональные отношения;

-отношения управленческого аппарата;

Недостаточно построить надлежащую структуру организации, необходимо скоординировать работу всех ее элементов.

2.5Руководство и координация

Координация деятельности организации означает синхронизацию прилагаемых усилий, их интеграцию в единое целое. Другими словами, это процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.

Принятие решения - это процесс, в результате которого из ограниченного числа предварительно отобранных вариантов руководитель выбирает один, по его мнению, наилучший, или одобряет предложенный специалистами единственный вариант.

В ходе обоснования решения специалисты отсеивают неэффективные (нерациональные) варианты и отбирают один или несколько вариантов, обладающих определенными преимуществами перед остальными, и представляют их руководителю ответственному за принятие решения.

Теория обоснования решений указывает некоторые общие принципы подготовки и обоснования решений:

-комплексный подход к анализу проблемы (предполагает учет всех факторов, прямо или косвенно влияющих на решение проблемы);

-системный подход к оценке ее возможных решений (системный подход, на основе системного анализа, ориентирует на выбор такого решения, которое в наибольшей степени соответствует целям, стоящим перед системой, благодаря этому может быть обеспечено соответствие всех решений по частным вопросам общим целям).

Коммуникации - это гораздо более сложное явление, чем просто процесс получения информации.

Взаимодействие сверху - вниз. Взаимодействием сверху - вниз называется взаимодействие, критерии которого вырабатываются в верхних управленческих уровнях организации и потом "спускаются" на более низкие уровни. Главная мотивирующая причина такого взаимодействия состоит в управлении и направлении поведения на более низких уровнях. Пять типов взаимодействия сверху - вниз:

-Рабочая инструкция. Директива о том, что и как должно быть сделано.

-Рабочее объяснение. Информация, направленная на понимание задания и его увязку с остальными заданиями.

-Процедуры и практика. Информация о регулировании, политике и вознаграждениях.

-Обратная связь в производстве. Информация о том, насколько хорошо индивидуум, группа или организация справляются со своими обязанностями.

-Установление целей. Информация идеологического характера для внушения ощущения миссии.

Многие сообщения сверху - вниз проходят через несколько иерархических слоев. При прохождении через каждый слой происходят две вещи: - содержание сообщения становится более специфическим ;

-оно может быть искажено.

Взаимодействие снизу - вверх. Взаимодействием снизу - вверх называется взаимодействие, возникающее на нижних уровнях организации и "идущее" на более высокие уровни. Это взаимодействие является лучшим механизмом обратной связи, позволяющим верхним слоям оценивать эффективность их сообщений сверху - вниз и функционирование в целом организации "под ними". Хотя взаимодействие снизу - вверх выглядит как спутник взаимодействия сверху - вниз, на практике с ним возникают определенные сложности. Например, люди не любят сообщать что-либо "наверх", не зная, как это сообщение будет воспринято.

Боковое взаимодействие. Боковое взаимодействие, известное также как горизонтальное взаимодействие, возникает между индивидуумами на одном и том же организационном уровне. С организационной точки зрения причины такого взаимодействия относятся к выполнению задания. Оно предоставляет возможности для координации действий, которая особенно необходима людям, тесно сотрудничающим друг с другом.

2.6Мотивация и стимулирование

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.

Различные теории мотивации в основном не противоречат друг другу, а взаимодополняют друг друга, отражая многогранность и нестандартность самого процесса мотивации и предопределяя необходимость комплексного подхода к решению этой сложной проблемы.

С позиции стратегии, направленной на формирование сильной организации, центральным вопросом является вопрос о мотивации к труду, заинтересованности персонала в эффективной работе. Менеджмент и маркетинг, высоко производительный труд могут состояться на деле только тогда, когда решен именно этот вопрос.

Известны здесь два пути: мотивация через принуждение, страх и внутренняя убежденность, что гораздо предпочтительнее. Когда трудятся ради результата, от которого лично и заметно выигрывает каждый и весь коллектив, когда каждый чувствует себя сопричастным с этим результатом, доход приходит незамедлительно.

Для мотивирования персонала, кроме выплаты заработной платы можно разработать высокоэффективную систему премирования, предоставлять разнообразные льготы своим сотрудникам (доплата на проезд до работы, питание, отдых) и пр.

2.7Контроль

Контроль является одной из основных функций управления. Он включает деятельность по формированию его стандартов, проверке и оценке их исполнения, осуществлению корректирующих шагов.

Контролю подлежат, прежде всего: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния фирмы; промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий; показатели расходования ресурсов; экономическая эффективность и качество; величина запасов и т.д.

Контроль решает в системе управления несколько задач:

Помогает изучить положение дел в организации и обнаружить в ее внутренней или внешней среде факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее деятельность.

Позволяет отследить недостаточно четко выраженные тенденции развития, их направление, глубину и соответственно скорректировать планы.

Контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

Результаты контроля служат основой оценки и вознаграждения персонала.

Контроль ориентирует, на что нужно обращать особое внимание в дальнейшем.

Требования к организации контроля:

привлечение максимального числа сотрудников;

направленность на предотвращение ошибок;

гибкость;

своевременность;

экономичность;

индивидуализированность;

ориентированность на человека.

Этапы контроля:

выявление параметров деятельности организации, подлежащих контролю (стандарты, нормативы)

составление модели функционирования организации и определение «точек контроля».

осуществление наблюдений и обработка информации;

принятие и выполнение решений о корректирующих действиях.

Контроль делится на внутренний и внешний. Внешний осуществляется руководством или специальными сотрудниками - контролерами. При внутреннем контроле исполнители сами следят за своей работой, ее результатами и вносят, по мере необходимости, изменения в собственную деятельность.

Идея внешнего контроля основывается на том непреложном факте, что люди лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдает руководитель или его представитель.

Сегодня, наряду с внешним, все большее распространение получает внутренний контроль или самоконтроль. В его рамках работникам представляется право самим следить за ходом производства, результатами выполнения заданий. Самоконтроль эффективен в условиях благоприятного морально-психологического климата, позволяющего исполнителям трудиться легко и свободно, принимать активное участие в постановке целей своей деятельности, вовремя обнаруживать проблемы и находить пути их решения.

3.Анализ системы управления деятельностью организации

На основании приложения 2, оценивая потребности в развитии управленческой деятельности в таком параметре организации как планирование можно выделить следующие положительные моменты:

Наличие у организации конкретных и реалистичных целей (в том числе стратегических). Общий стратегический план следует рассматривать как программу, которая направляет деятельность фирмы в течение продолжительного периода времени, давая себе отчет о том, что конфликтная и постоянно меняющаяся деловая и социальная обстановка делает постоянные корректировки неизбежными.

Есть прогнозы (планы) выпуска продукции. На основе плана выпуска товарной продукции составляются затем планы производства и запуска.

Присутствуют достоверные данные по ресурсному обеспечению на перспективу.

Возможности ресурсного обеспечения увязаны с программами и планами развития.

Программа выпуска соответствует производственному профилю организации.

Уделение внимания инженерным предложениям по совершенствованию оборудования, технологий.

Проводится систематический анализ стадий «цикла жизни» изделий

Планы и задания отделов и сотрудников конкретизированы.

К отрицательным моментам можно отнести:

отсутствие программы развития организации;

отсутствие соответствующих служб, отвечающих за перспективы развития;

наличие противоречий при распределении прибыли между фондом потребления и фондом развития;

отсутствие долговременной программы совершенствования кадрового персонала;

Рассматривая такой параметр, как организационная структура, можно сделать вывод о достаточной сбалансированности структуры и функций ее подразделений

Анализируя параметр руководство, приходим к выводу, что руководящие должности заняты профессионалами, коллектив сотрудников полно и регулярно информируется необходимыми сведениями, отношения «начальники-коллектив» искренни, персонал может свободно высказывать свои идеи, варианты развития руководству.

По параметру мотивация необходимо отметить неудовлетворенность сотрудников оплатой труда. На предприятии сейчас действует повременная оплата труда, вместо тарифной. Ставки заработной платы очень низкие по сравнению даже с прожиточным минимумом, но, несколько сглаживая это, действует высокая система премирования. В некоторых случаях персоналу доверяется принятие решений, система вознаграждений и наказаний умело используется. Присутствует энтузиазм в работе.

В системе контроля не развит контроль за загрузкой производственных мощностей, размером производственных запасов и себестоимостью продукции. На мой взгляд необходимо создать службы, контролирующие их, так как, например, поддержание оптимального количества запасов очень важно. Надо стремиться не раздувать запасы, в то же время не создавая дефицита в них. На заводе существуют все требуемые нормы и стандарты.

4.Постановка проблемы и пути ее решения

Процесс управления невозможно осуществлять без обладания широкой информацией об организации в целом, внешнем окружении, помехах на пути ее функционирования и развития, то есть о наиболее существенных моментах, влияющих на принятие решений. Лишь в результате обработки, группировки, анализа эти сведения превращаются в информацию, которую уже можно использовать в процессе управления.

У информации могут быть как внутренние, так и внешние источники. К внутренним относится бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования. Внешние источники - сотрудники подразделений снабжения, сбыта, маркетинга; руководители, ведущие переговоры; посредники, партнеры, покупатели и клиенты; официальные и неофициальные публикации.

По направлению движения информация может быть входящей и исходящей.

По возможностям применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных.

По назначения информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности организации, и отчетной, предназначенной для анализа хозяйственной деятельности.

Инструментом, облегчающим работу с информацией, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих является персональный компьютер. Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания.

Использование информационных технологий позволяет нам достичь следующих целей:

1.Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).

2.Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

3.Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

снизить административные накладные расходы

повысить производительность труда

рационализировать ведение дел

снизить затраты на аппаратные средства

Сложившаяся на заводе ситуация по данному вопросу неудовлетворительная. Наличие сети позволяет работникам ОБУ тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, бухгалтеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам ОБУ совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Однако этого даже нет в перспективном плане развития организации.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, главный бухгалтер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Чем меньше времени тратит бухгалтер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Для усовершенствования процесса обработки информации в отделе бухгалтерского учета рациональным решением было бы внедрения системы автоматизации управления. Внедрение такой, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

Перечень задач и мероприятий, решаемых с помощью персональных ЭВМ.

Планово-экономический отдел

Формирование плана готовой продукции.

Расчет нормативных, плановых и фактических задач.

Работа с вариантами планов.

Расчет и прогнозирование изменений себестоимости.

Калькулирование себестоимости.

Расчет и прогнозирование цен.

Финансовый отдел

Формирование банковских и финансовых документов.

Учет использования средств.

Расчеты с поставщиками.

Работа с дебиторами и кредиторами.

Отдел кадров

1. Учет кадров.

2. Формирование и отслеживание электронной базы персонала завода.

Коммерческий отдел

Формирование договоров с поставщиками

Расчет потребности материалов и комплектующих изделий

Управление запасами ТМЦ.

Отслеживание движения ТМЦ на складах.

Инвентаризация запасов ТМЦ

Формирование базы поставщиков по видам выпускаемой продукции.

Отдел маркетинга

Ведение договоров с заказчиками.

Формирование сбытовых документов.

Контроль отгрузки готовой продукции заказчику.

Проведение маркетинговых исследований.

Технический отдел

Формирование и поддержка маршрутов изготовления изделий и норма расхода материалов.

Контроль конструкторских и технологических изменений.

Систематизация и анализ информации по товарам народного потребления с целью определения оптимального ассортимента выпускаемой продукции.

Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении на ОАО «Электроприбор»:

сопротивление сотрудников предприятия нововведениям;

временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения системы;

необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы.

Большинство руководителей управляют своим подразделением, только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде описать структуру деятельности своего предприятия или набор положений, исходя из которых он принимает управленческие решения, то он достаточно быстро заходит в тупик.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системы электронного документооборота, если сам документооборот не поставлен в организации должным образом, как определенный последовательный процесс.

Необходимость в изменении технологии работы с информацией, и принципов ведения бизнеса: эффективно построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

При наличии информационной системы, руководитель подразделения способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил.

Моим предложением будет организация в отделе некоторого подразделения - группы в составе 3х человек, занимающегося внедрением новых информационных технологий в организации. Оно должно заниматься тем, что будет пересматривать существующее положение дел и внедрять через главного бухгалтера, по согласованию с генеральным директором, новые методы работы. Этому подразделению необходимо решить следующие задачи:

модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров

организация сетевой структуры и распределение полномочий по администрированию

выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем

организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений

организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.

Эффект от внедрения локальной сети (приложение 4) в данном случае будет более ощутимым, так как само только подключение пользователей к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям.

На этапах внедрения автоматизированной информационной системы проводились исследования, которые выявили, что на текущий момент существует довольно большое количество универсальных комплексов ведения бухгалтерского учета, которые предназначены для ведения всего бухгалтерского учета, как на малых, так и на крупных предприятиях:

-"1С: Бухгалтерия" (Фирма "1С")

- "Суперменеджер" (Фирма "Ланкс")

- "AUBI" (Фирма "О'стрим")

- "ABACUS" (АО "ОМЕГА")

"Инфин-бухгалтерия" (Аудиторская компания "Инфин")

и т.д.

Большинство программ имеют сходные недостатки: недостаточный набор возможностей, высокие требования к квалификации пользователей, сложности с переналадкой при изменении законодательства и т. п.

1C: Бухгалтерия

Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):

* план счетов;

* список видов объектов аналитического учета;

* списки объектов аналитического учета (субконто);

* констант и т.д.

На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости:

* сводные проводки;

* оборотно-сальдовую ведомость;

* оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;

* карточка счета;

* карточка счета по одному объекту аналитического учета;

* анализ счета (аналог главной книги);

* анализ счета по датам;

* анализ счета по объектам аналитического учета;

* анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

* карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

* журнальный ордер.

В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того, данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.

Программа может быть полностью настроена бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета.

АСУ не может считаться эффективной, если выгоды от ее использования заметно не превышают затраты на ее создание. Наилучшая ИУС - это не обязательно такая, которая дает наибольшее количество информации и наибольшую точность и скорость. Лучшая система - это система, которая дает информацию такого количества и качества, которое необходимо для целей управления при наименьших возможных затратах. Стоимость эксплуатации автоматизированной системы значительно превосходит затраты на оплату труда специалистов и стоимость оборудования обработки данных. В состав затрат входит время, затраченное на проектирование системы, ее установку, обучение персонала, а также время и расходы, связанные со сбором, накоплением и обработкой информации.

Программные продукты фирмы "1-С" представляют 7 различных организаций (1С: Франчайзи "Атлон", "АС-Баланс", "Гала-сервис", "Русский стандарт", ЗАО "Софт-Мастер", ОАО "Тамбовская электросвязь",). Проанализировав предлагаемые условия внедрения 1С, можно остановиться на двух фирмах: ЗАО

"Софт-Мастер" и ОАО "Тамбовская электросвязь", предлагающих внедрение и последующие консультации и обновления на сходных условиях и приблизительно равных ценах.

Проанализируем затраты на внедрение автоматизированной информационной системы:

Модернизация сети заводоуправления -1200$;

Приобретение вычислительной техники для бухгалтерии и других служб - 5000$;

Заключение договора на поставку, настройку и обслуживание программного обеспечения для автоматизации бухгалтерии и финансов - 1300$;

Таким образом, затраты на внедрение составят 7500$.

Значительно сокращаются затраты на отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, так как при внесении информации с первичных документов и систему 1С часть проводок формируется автоматически, что дополнительно исключает возможность ошибок.

Формирование данных бухгалтерской отчетности, оформление документов, связанных с учетом на закрепленном участке работы, так же происходит автоматически. Для получения необходимого отчета достаточно выбрать его в списке предлагаемых программой, установить период отчета и выбрать интересующую аналитику. Список отчетов включает в себя все стандартные бухгалтерские документы, формы годовой и квартальной отчетности, статистическую отчетность, некоторые налоговые декларации и т. д. Кроме того, по желанию пользователей фирма - консультант разработает нужный нестандартный отчет без дополнительной платы, так как это входит в комплекс работ по обслуживанию.

Проведем расчет эффективности планируемых мероприятий для ОАО «Электроприбор». На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый экономический эффект для всей организации.

Определим сколько стоит один час работы сотрудников ОБУ исходя из их средних месячных окладов.

Сч = О / Кч

где Сч - стоимость часа работы

О - месячный оклад

Кч - количество часов в месяце (Кч=160 час)

Сч = 1800/160 = 11,25 руб.

Можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

где Э - экономия от снижения трудоёмкости

Т1 и Т2 - трудоёмкость операции до и после

n - число сотрудников в подразделении

Э = 55*11,25 = 619 руб.

Всего годовая экономия средств от снижения трудоемкости составит: 72518 руб.

Определим экономический эффект от внедрения современных информационных технологий.

ЭЭ = Э / З

где ЭЭ - экономический эффект

где Э - экономия от снижения трудоёмкости

З - затраты на проведение мероприятий

ЭЭ = 72518 / 232500 = 0,31 р./р.

Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности

Ток = 1 / ЭЭ

где Ток - срок окупаемости

Ток = 1/ 0,31 = 3,22 года

В итоге мы определили, что наши затраты окупаются в течении 3 с четвертью лет. Такие показатели могут быть достигнуты только в отделе бухгалтерского учета благодаря применению современных информационных технологий. Подобных результатов можно достичь и во многих других подразделениях (ОК, отдел сбыта, финансовый отдел, плановый отдел, отдел материально-технического снабжения и т. д.), но более весомого результата можно достичь с помощью комплексной автоматизации управленческого труда всех подразделений ОАО «Электроприбор».

Выводы

Рыночная экономика, основанная на конкуренции, свободе производителей, а не на иерархическом подчинении хозяйственных процессов воле центра, требует никак не меньше, а даже больше менеджеров, чем прежняя система. Но менеджеры эти должны быть совсем иными, нежели раньше, обладать новыми качествами. Идея приспособления к принципиально новым условиям -- вот то главное, что должно выйти на первый план. Основная масса существующих работников управления - это весьма ценный потенциал людей, знающих реальность, имеющих немалую профессиональную подготовку, приученных к дисциплине, упорному целенаправленному труду, обладающих чувством ответственности. С этими людьми необходимо внимательно, вдумчиво работать, обеспечивать их правильную расстановку в новых условиях, обучение, переквалификацию.

Усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. И, наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача информационной системы для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

Список литературы

1.Виханский О.С., Наумов Е.А. Менеджмент - М.: Юнити, 1999

2.Котлер Ф. Основы маркетинга. - М.: Издат. дом «Вильямс», 1999.

3.Жариков В. Д., Жариков Р. В. Планирование на промышленных предприятиях. - Тамбов: ТГТУ, 1998.

4.Жариков В. Д. Прогнозирование спроса на продукцию машиностроительных предприятий. - Тамбов: ТГТУ, 1997.

5.«Экономика машиностроения». Под редакцией Е. М. Карлика. - Ленинград. «Машиностроение». 1985.

6.«Финансы предприятия». А. Д. Шеремет., Р. С. Сайфулин., - М., «ИНФРА-М». 1997.

7.Экономика предприятия. Под редакцией О. И. Волкова. - М.: ИНФРА-М, 1998.