План

1. Регистрация документов

2. Номенклатура дел. Понятие, виды, содержание

3. Виды актов. Правила составления

1. Регистрация документов

Обработка входящей, исходящей и внутренней документации.

Порядок обработки документации в организации

Документы, поступившие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату. Все конверты и бандероли за исключением адресованных "лично", должны вскрываться. Обработанные документы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня. Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей и функций. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным лицам. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов. Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Регистрации не подлежат (приложение 1):

· документы, присланные в копии для сведения;

· телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

· месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

· плановые документы;

· извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

· статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);

· сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;

· поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;

· печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

· рекламные материалы, плакаты.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности. Входящие документы регистрируются в день поступления. Документы регистрируются в учреждении один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется Документы требующие обязательного рассмотрения руководства, регистрируются в Общем отделе Департамента по управлению делами (Управлении делами, Общем отделе, Канцелярии); поступающие непосредственно в структурные подразделения документы регистрируются секретарем подразделения Если поступивший документ является на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, секретарь обязан подобрать переписку по данному вопросу. На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера. После регистрации документы докладываются руководителю или исполняющему обязанности заместителю. Документы должны передаваться руководству организации или в структурные подразделения в день поступления. Рассмотрения документов руководством должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления. Запрещается задерживать документы более чем на одни сутки. Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей. Резолюция должна проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции необходимо, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Изменить резолюцию имеет право только руководитель, наложивший её. Резолюция полностью переносится в регистрационно-контрольные формы. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями или должностными лицами, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Копии с документа снимаются при необходимости быстрого ознакомлении с документом большого числа исполнителей. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.

Формы журналов регистрации документов

Регистрация и контроль документов управления

Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ. Регистрация исходящих документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставления даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого - в день подписани Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел соответствующего структурного подразделения, дополнительного порядковым номером документа в деле. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Например:

13-1-2/20-1, где

13-1-2 - индекс структурного подразделения

13-1-2/20 - индекс дела

13-1-2/20-1 - регистрационный номер документа

Внутренним документам (приказы, распоряжения, протоколы, нормативно-распорядительные документы) присваиваются порядковые номера по каждому виду документа отдельно. Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в журналах регистрации исходящей корреспонденции. В журнале записываются: порядковый номер документа в соответствующем документационном массиве, дату регистрации, содержание (заголовок) документа, фамилию лица, подготовившего документ, список лиц и организаций, которых необходимо ознакомить с документом (адресат). Документы сдаются на отправку в открытом виде под расписку в регистрационных формах и отправляют экспедицией в день получения, а срочные - немедленнои Передача документов на отправку без регистрации не допускается.

2. Номенклатура дел. Понятие, виды, содержание

Номенклатура дел (приложение 2) - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел организации необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.Если учредителем данной организации является государственное предприятие, сдающие документальные материалы в Центральный государственный архив народного хозяйства РФ (ЦГАНХ), то номенклатура дел согласовывается с его ведомственным архивом и после одобрения экспертной комиссией направляется на согласование с Центральной экспертно-проверочной комиссией ЦГАНХ. Пересогласование номенклатуры дел с ЦГАНХ РФ осуществляется раз в 5 лет. Ведомственный архив госорганизации осуществляет контроль за составлением и использованием номенклатуры дел, за формированием дел в учрежденной им организации. Номенклатура дел дочернего предприятия визируется лицом, ответственным за организацию делопроизводства, подписывается заместителем директора, утверждается руководителем организации.

Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации.

При составлении заголовка дел следует учитывать, что

· заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· заголовки типа "Общая переписка", "Разные документы", "Справочные материалы" и т.п. не допускаются.

Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

· название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

· название организации или его структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документа;

· краткое содержание документов дела;

· название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на количество копий документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово "Копии" - в конце заголовка. Например: "Приказы директора организации по основной деятельности за 1993 год. Копии В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: "Протоколы совещаний Совета трудового коллектива организации за 1993 год какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с Бизнес - Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов организации В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например; "Годовой план организации "Контакт" по капитальным вложениям на 1994 год" В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: "Приказы директора организации по личному составу за 1993 год". В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций. В качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости) ". Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом В номенклатуру дел организации также включатся справочные картотеки, журналы учета документов. Номенклатура дел организации должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по установленной форме.

3. Виды актов. Правила составления

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов - приложение 3, 4);

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

испытаний (образцов, систем, технологий);

приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

ревизии, инвентаризации;

расследования аварий, несчастных случаев;

ликвидации организации (приложение 5) и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

- Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

- Главное при составлении акта - определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

- Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

- Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

- Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей, или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

- Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

- Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

- Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

- В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

- Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

- В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Приложение 1

Перечень документов, не подлежащих регистрации

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. Графики, наряды, заявки.

Сводки и информация, присланные для сведения. Учебные планы, программы.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и. т. д.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично". Объяснительные записки.

Приложение 2

Номенклатура дел предприятия

Наименование предприятия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

00.0СК20О4 № Руководитель предприятия

на 2005 год подпись И.О.Фамилия

00.00.2004

Индекс дела	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел (томов)	Срок хранения дела (тома) и статьи по перечню	Примечание
1. Секретариат
11	Устав предприятия		постоянно, ст. 1 |

И.О.Фамилия И.О.Фамилия

Зав.секретариатом

Зав. архивом

В 2005 г. заведено дел

(цифрами и прописью)

Приходный ордер применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценно-стей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.

Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Приложение 4

Акт сдачи выполненных работ

АКТ сдачи выполненных работ

00.00.2004

Предприятие__________________________________________________,

именуемое в дальнейшем "Подрядчик", в лице _____________________,

действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин____________паспорт серия____№_____выдан_________, именуемый в дальнейшем "Заказчик", с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем:

3. Качество работ по договору подряда должно соответствовать

Фактически качество выполненных работ соответствует (не соответствует) предъявленным требованиям.

4. В результате осмотра результата работ недостатки не выявлены (выявлены). (В случае выявления недостатков необходимо указать, какие именно выявлены и могут ли они быть устранены Подрядчиком или Заказчиком.)

Заключение:

При приемке результата работ установлено, что работы выполнены в полном объеме в срок (с нарушением условия договора о сроке выполнения работ, то есть несвоевременно).

Качество работ соответствует (не соответствует) указанным в договоре требованиям.

Недостатки в результате работ не выявлены (выявлены) (Если выявлены, нужно указать, какие именно выявлены).

Результат работ по договору подряда №__от"__"____ 2004 г. сдал

Должность Подпись И. О. Фамилия

Результат работ по договору подряда №__от"__"____2004 г. принял

Должность подпись И.О.Фамилия

Акт сдачи выполненных работ составляется после завершения работ по договору подряда и служит основанием для оплаты по конкретным результатам работы.

Акт составляется в двух экземплярах: по одному экземпляру остается у подрядчика и заказчика, которые передаются в бухгалтерии для оплаты и контроля оплаты проведенных работ.

Приложение 5

Акт комиссии о ликвидации акционерного общества

Приложение к протоколу заседания

ликвидационной комиссии №

(открытого/закрытого)

(наименование общества)

Ликвидационная комиссия в составе:_____________________

(фамилии, имена, отчества членов ликвидационной комиссии)

назначенная решением__________________________________

(наименование органа, номер и дата принятия)

составила настоящий акт о нижеследующем:

(открытое/закрытое)

ликвидируется в соответствии с

(основание для ликвидации, ссылка на орган и документ)

1. Ликвидационная комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятия, подготовила ликвидационный баланс, согласовывает его и представляет на утверждение общему собранию акционеров.

2. Все кредиторы уведомлены, кредиторской задолженности нет.

Председатель ликвидационной'комиссии подпись И.О.Фамилия

Секретарь ликвидационной комиссии подпись И.О.Фамилия

Члены ликвидационной комиссии подпись И.О.Фамилия

Одним из завершающих работу ликвидационной комиссии документов является акт, прилагаемый к протоколу последнего заседания комиссии. Подобный акт подписывается всеми членами комиссии, представляется на согласование и утверждение общему собранию акционеров.

Список использованной литературы

1. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Уч. Пособие.-М.:РИОР, 2007.

2. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие -М.:Проспект, 2006.

3. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления-М.:Академия, 2005.

4. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Делопроизводство-М.:Академия, 2003

5. Янковая В.Ф. Делопроизводство (Секретарь-референт №10, 2003)