Проектирование работ служащих с целью мотивации

1. Организационная структура аппарата управления ГИИ

Нормативная численность аппарата управления, установленная в зависимости от объёма работ по СМР

Традиционная организация является комбинацией линейной и функциональной департаментизации в проектировании организации. Линейно-функциональные схемы организационных структур исторически возникли в рамках фабрично-заводского производства и явились соответствующей организационной реакцией на усложнившееся производство и необходимость взаимодействия при изменившихся условиях с большим количеством институтов внешней среды (массовый потребитель, финансовые организации, международная конкуренция, законодательство, правительство и т.п.). Основой этой схемы являются линейные подразделения, осуществляющие в организации основную работу и обслуживающие их специализированные функциональные подразделения, создаваемые на ресурсной основе: кадры, финансы, план, сырье и материалы и т.д. В рамках линейно-функциональной схемы предприятия развивались относительно успешно вплоть до 20-х гг. текущего столетия, так как им удавалось осуществлять свое техническое и финансовое развитие и удовлетворять массового потребителя в количестве, качестве и стоимости производимой продукции. Традиционная организация соединила в себе преимущества двух типов департаментизации и это позволяло ей при соответствующих внешних условиях эффективно обслуживать интересы стабильного и экстенсивного развития. В целом, линейно-функциональные схемы структур производительных организаций в сочетании с развитием идеального механистического подхода сыграли очень важную роль в переходе от аграрной ориентации общества к индустриальной. С точки зрения взаимодействия с внешней средой, традиционные схемы во многом строились на механистическом подходе к организационному проектированию. Являясь простыми и понятными, данные схемы позволили перейти от патриархальных отношений ремесленного цеха и мануфактуры типа мастер -- работник индустриальным отношениям типа начальник -- подчиненный, отношениям более регулируемым, более предсказуемым, более цивилизованным в целом. Этот поворот в отношениях в организации сыграл не меньшую роль, чем сама промышленная революция.

В первой половине XX в. линейно-функциональные схемы обеспечивали рост вертикально интегрированных организаций, развившихся в конечном счете в гигантские корпорации, охватывавшие весь цикл выпуска конечного продукта от получения сырьевых ре-сов до реализации готовых изделий. С ростом размеров организаций все больше давали себя знать соединенные недостатки линейной Я функциональной департаментизации.

При определении потребности в персонале следует различать качественную и количественную потребность в работниках. Качественная - это потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификации, определяется на основе функционального разделения труда.

Общая численность персонала определяется суммированием количественной потребности работников по отдельным качественным критериям.

Нормативы численности, типовая структура и типовые штаты строительно-монтажных, строительных управлений и хозрасчетных участков приведены в таблице 4. Приведенные в таблице 4 нормативы устарели и носят рекомендательный характер.

При проектировании подразделения следует в первую очередь руководствоваться функциями управления, производственными и вспомогательными задачами и операциями.

Функция управления - это особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий часть процесса управления, выделенный по признаку общности предмета управления (качество, охрана труда, зарплата, научно-технический процесс) и производственных ресурсов (трудовые, материальные, технические, финансовые).

Комплекс задач - это совокупность задач, относящихся к конкретной функции, выделяемая по признаку основных функций управления: планирование, нормирование, учет, контроль, анализ, регулирование. Комплекс задач, как правило, реализуется небольшим функциональным подразделением: бюро, отделом, группой.

Задача управления - совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических средств. Результатом выполнения задачи является принятие управленческого решения, например, расчет потребности в персонале на год по предприятию.

Операция управления - это совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы и содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определенного набора технических средств. Операция конкретизирует содержательную часть задачи.

2. Расчёт численности существующего подразделения

Разновидностью данного метода является подход для определения численности административно - управленческого персонала с использованием формулы Роенкранца, имеющий вид при расчёте необходимой численности существующего подразделения:

n

У mi ti

Ч= _i=1 *Кнрв+ tp * Кнрв

Т T Кфрв

Где Ч- численность административно управленческого персонала определённой профессии и т .п.

n - количество видов организационно управленческих работ функций и задач, определяющих загрузку данной категории специалистов;

mi - среднее колчичество определённых операций ( расчётов , обработки заказов, переговоров, и т.п) в рамках i-го организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени.

ti - время необходимое для выолнения еденицы i- го вида работ(часах)

Т- рабочее время специалиста согласно трудовому договору ( контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчётах.

tp - время выделенное на различные работы не учтённые в плановых расчётах, определяется 3-5% фонда рабочего времени,часах;

Кнрв - коэффицент необходимого распределения времени:

Кнрв=Кдр*Ко*Кп,

Кдр- коэффицент,учитывающий затраты на дополнительные работы = 1,2<Кдр<1,4

Ко - коэффицент учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течении рабочего дня, установлен на уровне 1,12

Кп - коэффицент перерасчёта явочной численности в списочную =1,1

Кфрв - коэффицент фактического распределения времени

Кфрв= Т*Чфак

n

У mi ti

Организационно- управленческие виды работ(функции)	Кол-во действий по выполнению вида работ задачи	Время, необходимое на выполнение действия чел/час
Месячный фонд времени одного сотрудника согласно контракту Т ч Кдр Ко Кп Время, выделенное на различные работы, не учтённые в плановых расчётах ч(tp) Фактическая численность отдела, Чфак Численность подразделения определённая стохастическим методом, Ч.ч		170 1,4 1,12 1,1 34 4 3

Вывод: Если сравнивать численность расчётную с численностью схемы

То получается что по расчётам требуется на одного работника меньше, чем работает в данном отделе следовательно одного работника следует сократить с занимаемой им должности.

Перечень функций закреплённых за структурным подразделением. Функции

1 В области обеспечения предприятия средствами производства

1.1 Определение по плановым периодам потребности в сырье и материалах, оборудовании, топливе и энергии на базе установленных прогрессивных норм расхода для выполнения производственной программы, ремонтно - эксплуатационных и нужд предприятия, а также для создания необходимых производственных запасов.

1.2 изыскание источников покрытия этой потребности за счёт внутренних ресурсов.

1.3 Разработка планов и балансов мтериально-технического обеспечения подразделения предприятия.

1.4 Выявления и установление наиболее рациональных форм снабжения.

1.5 Изучение возможности и целесообразности установления длительных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов.

1.6 Подготовка заключения хозяйственных договоров с поставщиками.

1.7 Выявление возможности приобретения материально-технических ресурсов порядке оптовой торговли, изучение оперативной информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок, организация закупки материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.

1.8 Обеспечение завоза материальных ресурсов в соответствии с предусмотренным в договорах сроками, регулирование поставок в соответствии с ходом производственного процесса.

1.9 Организация количественного контроля поступающих на предприятие материальных ресурсов, обеспечение их хранения на складах предприятия, соответствующей подготовки и своевременной выдачи для производственного потребелния.

2. В области обеспечения экономного использования материальных ресурсов

2.1 Контроль за рациональным использованием материальных ресурсов на предприятии, соблюдением норм расхода материалов.

2.2 Установление экономически обоснованных нормативов производственных запасов, обеспечение контроля за размерами запасов и их регулирование, преотвращение образования на складах излишних материальных ценностей, принятие мер по реализации неликвидов.

2.3 Разработка совместно с другими службами мероприятий по рациональному и экономному расходованию материальных ресурсов, мобилизации внутренних резервов, сокращению потерь, максимальному использованию деловых производственных отходов и вторичного сырья, контроль за выполнением этих мероприятий.

3. В области рациональной организации снабженческой службы предприятия.

3.1 Обеспечение надлежащей организации складского хозяйства на предприятии, высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций.

3.2 Обеспечение приминения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

3.3 Обеспечение учёта движения материальных ресурсов на складах предприятия, участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

3.4 Осущетвление отчётности и контроля за правильным использование выделенных цехам материалов по целевому назначению;

За своевременным выполнением поставщиками обязательств по договарам и заказам, предъявлением претензий к поставщикам за нарушение ими обязательств и условий договора, а также составление расчётов по этим притензиям .

За соблюдением цехами установленных норм расхода, материалов и правильным хранением материалов в цеховых кладовых.

3. Проектирование работ работников подразделения. Составление должностных инструкций

Проектирование работы - это определение её параметров или создание структуры её рабочих элементов, обязанностей и задание работника.

Процесс проектирования включает в себя:

Анализ работы

Описание её содержания

Требования к ней и её окружению.

Выбор способа и методики анализа работы (описать ниболее приемлемые методики анализа рассматриваемых работ.)

Анализ работы

Определение содержания работы.

Для описания работы используется 3-и параметра:

1)масштаб работы

2)сложность

3)отношения в которые вступает её исполнитель с др. работниками

Масштаб работы - это количество задач операций, которые работник должен выполнить.

Сложность работы - это степень самостоятельности в принятии решений и степень владения процессом, зависит от личных характеристик исполнителя и делегируемых ему прав по осуществлению работы.

Масштаб и сложность работы определяют специализацию работ:

1- узкоспециализированные работы - это работы которые имеют низкий масштаб работы, низкую сложность работы.

2- Широко специализированные работы - это работы, которые имеют большой масштаб и высокую сложность.

Оба параметра делают одну работу отличной от другой в рамках одного подразделения ( организации).

1. Товаровед должен знать:

o 1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся материально-технического обеспечения и сбыта товаров на предприятиях торговли.

o 2. Рыночные методы хозяйствования.

o 3. Стандарты и технические условия на товары, основные их свойства и качественные характеристики.

o 4. Порядок заключения хозяйственных договоров.

o 5. Методы учета товаров, расчета потребности в них.

o 6. Формы учетных документов и порядок составления отчетности.

o 7. Организацию складского хозяйства и сбыта товаров.

o 8. Условия поставки, хранения и транспортировки товаров.

o 9. Инструкции по приемке товаров по качеству, количеству и комплектности.

o 10. Действующие ценники и прейскуранты.

o 11. Нормативы запасов товаров.

o 12. Номенклатуру и ассортимент товаров, реализуемых предприятием.

o 13. Основы экономики, организации труда и управления.

o 14. Законодательство о труде.

o 15. Правила внутреннего трудового распорядка.

o 16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Отношения по работе - это установление межличностных связей между исполнителем работы и др. работниками по поводу других работ в организации. Тесно связанно с такими элементами проектирования как масштаб управляемости и создание участков работ.

Взаимоотношения отдела

Внутри организации С отделом технического контроля С отделом охраны труда С отделом главного технолога С отделом маркетинга	Внутри отдела Начальник отдела Инженер Старший товаровед Зав складом	За пределами орган-ии Заказчики Поставщики С другими органми

Существуют различные модели или подходы проетирования работы. Их можно разделить на 2 группы.

1 группа-«Модель построения работы , модель расширения масштаба работы»

2 группа - «Модель обогащения работы, ротации работы»

Составление должностных инструкций

Должность - это степень ответственности и обязанности возложенные на работника. Число должностей соответствует количеству работников.

Общие положения

1. Товаровед относится к категории специалистов.

2. На должность:

o товароведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 3 лет;

o товароведа II категории - лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности товароведа не менее 3 лет;

o товароведа I категории - лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности товароведа II категории не менее 3 лет.

3. Назначение на должность товароведа и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению.

4. Товаровед должен знать:

o 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся материально-технического обеспечения и сбыта товаров на предприятиях торговли.

o 4.2. Рыночные методы хозяйствования.

o 4.3. Стандарты и технические условия на товары, основные их свойства и качественные характеристики.

o 4.4. Порядок заключения хозяйственных договоров.

o 4.5. Методы учета товаров, расчета потребности в них.

o 4.6. Формы учетных документов и порядок составления отчетности.

o 4.7. Организацию складского хозяйства и сбыта товаров.

o 4.8. Условия поставки, хранения и транспортировки товаров.

o 4.9. Инструкции по приемке товаров по качеству, количеству и комплектности.

o 4.10. Действующие ценники и прейскуранты.

o 4.11. Нормативы запасов товаров.

o 4.12. Номенклатуру и ассортимент товаров, реализуемых предприятием.

o 4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

o 4.14. Законодательство о труде.

o 4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

o 4.16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Товаровед подчиняется непосредственно (заведующему объектом торговли; иному должностному лицу)

6. На время отсутствия товароведа (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащие исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Товаровед:

1. Определяет требования к товарам, а также соответствие их качества стандартам, техническим условиям, заключенным договорам и другим нормативным документам.

2. Осуществляет контроль контроле за выполнением договорных обязательств, поступлением и реализацией товаров.

3. Принимает участие в подготовке данных для составления претензий на поставки некачественных товаров и ответов на претензии заказчиков.

4. Контролирует наличие товаров на складах.

5. Осуществляет связь с поставщиками и потребителями и оформляет документы на отгрузку и получение товаров в соответствии с утвержденными планами.

6. Участвует в разработке и внедрении правил по материально-техническому обеспечению, сбыту, контролю качества товаров, организации их транспортировки и хранения.

7. Ведет оперативный учет поступления и реализации товаров.

8. Контролирует своевременность отгрузки возвратной тары.

9. В необходимых случаях ведет розыск не поступивших грузов.

10. Участвует в проведении инвентаризаций, изучает причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов и "неликвидов", принимает меры по их реализации.

11. Осуществляет контроль за соблюдением правил хранения товаров на складах, подготовкой товаров к продаже.

12. Оформляет необходимые документы, связанные с поставкой и реализацией продукции, составляет отчетность по установленным формам.

III. Права

Товаровед имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководства).

6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Товаровед несет ответственность за:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. Анализ и оценка запроектированных работ

Исследования показали, что хорошая должностная инструкция должна отвечать пяти основным критериям:

1. Диапазон умений тот уровень личностных навыков и умений, который необходим для выполнения работы.

2. Завершенность задания: тот уровень, который требуется для выполнения законченной и определённой части работы, т.е выполнения задания от начала до конца с видимым результатом.

3. Значимость задания: тот уровень, который признаётся работникам как имеющий влияние на жизнь людей, независимо от того, являются ли она членами организации или нет.

4. Анатомия: тот уровень до которого работа может предостовлять работу, независимость и право выбора работнику в распределении заданий и определении процедур, необходимых для получения этого заданий.

5. Обратная связь: тот уровень до которого выполнение заданий связанных с работой, обеспечивает человеку прямую и чёткую информацию об эффективности этой деятеьности.

Используемая литература

1) Виханский О.С. Наумов А.И. менеджмент

2) Уткин Э.А. Управление фирмой

3) Тарифно квалификационные характеристики по должностям служащих

4) Мескон М.Х. Основы менеджмента

5) Учебник . Банки и биржи