8

Министерство сельского хозяйства РФ

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра менеджмента и правоведения

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

на тему: Организация работы с документами: регистрация, рассмотрение документов, контроль исполнения, формирование дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение, уничтожение

Выполнил:

Проверил:

Барнаул 2008

Содержание

1. Организация работы с документами: регистрация, рассмотрение документов, контроль исполнения, формирование дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение, уничтожение

Литература

Приложения

1. Организация работы с документами: регистрация, рассмотрение документов, контроль исполнения, формирование дел, текущее хранение и использование, передача на архивное хранение, уничтожение

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение .

Регистрация документов

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:

· учет документов,

· контроль за их исполнением;

· справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:

· печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

· информационные материалы, присланные в копии для сведения;

· поздравительные письма и телеграммы;

· прейскуранты;

· пригласительные билеты;

· программы конференций, совещаний;

· рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые - в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация - в плановом отделе, снабженческая - в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации.

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

· наименование организации (автора или корреспондента);

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· дата и индекс поступления;

· заголовок к тексту (краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения документа;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

· внутренняя переадресация документов по исполнителям;

· код по тематическому классификатору;

· ключевые слова;

· количество листов документа;

· наличие приложений;

· должностное лицо, поставившее документ на контроль;

· промежуточные сроки исполнения;

· перенос сроков исполнения;

· срок хранения документа;

· статус документа (проект, версия);

· вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.

Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководителю вместе с поступившими документами.

Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в резолюции. В резолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем проставляется дата и подпись руководителя.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого документ передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).

Схематично работу с входящими документами можно представить в виде следующей блок-схемы (рис.1).

8

Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов

Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

· контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

· контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации - секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

· постановку документов на контроль;

· проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

· предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

· снятие документов с контроля;

· учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Формирование и текущее хранение дел

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в Инструкции по ДОУ организации.

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия. Допускается децентрализованное формирование дел при территориальной разобщенности структурных подразделений и в особых случаях, связанных со спецификой деятельности организации. В таких подразделениях группировку документов в дела, а также оформление и описание дел перед сдачей в архив должны выполнять секретари подразделений.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и ГСДОУ. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, незаверенные копий. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

В дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30--40 мм толщины). Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома. Небольшие приложения подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления или исполнения).

Поручения вышестоящих органов, в частности, группируются в дела по направлениям деятельности организации, а внутри дел документы располагают в хронологическом порядке.

Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида -- в хронологическом порядке. Приказы по кадрам группируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Протоколы располагают в дела в хронологической последовательности и по номерам. Внутри группы документов, относящихся к одному вопросу (тех же протоколов), производится систематизация в последовательности решения вопросов: сначала подшивается инициативный документ, а затем другие документы, относящиеся к данному вопросу.

Переписка систематизируется в хронологической и логической последовательности: документ-ответ помешается за документом-запросом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу.

Справки и докладные записки на имя руководителей организации помещаются в соответствующие дела канцелярии или секретаря-референта.

Протоколы совещаний у руководителя структурных подразделений, справки, докладные записки на их имя помещаются в делах структурных подразделений.

Документы в личных делах сотрудников организации размещают в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу: анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, о переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

Предложения, заявления и жалобы граждан формируют раздельно: предложения и заявления по улучшению работы, заявления и жалобы по личным вопросам.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.

Оперативное хранение документов

До передачи исполненных документов в архив организации они могут находиться в структурных подразделениях на исполнении и в службе ДОУ на хранении (в канцелярии, у секретаря-референта).

Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т.п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Папки с неисполненными документами должны так храниться, чтобы в случае длительного отсутствия исполнителя их можно было найти и передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов текущего года осуществляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них документы располагаются в обратной хронологической последовательности. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнурками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последовательности.

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секретаря-референта для размещения укомплектованных в дела документов применяются стеллажи и шкафы, механические картотеки элеваторного типа и т.д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Для удобства поиска необходимого дела и соответствующего документа рекомендуется рабочий экземпляр номенклатуры дел прикрепить к стеллажу, к дверце шкафа и т.д.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

Экспертиза ценности документов

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов -- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В задачу экспертизы входит охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Критериями оценки документов являются характеристики источника происхождения документа, его содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения документов являются роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых организацией задач, время и место образования документов. К критериям оценки содержания относятся значимость факта, отраженного в документах: значение содержащейся в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение и разновидность документа. К критериям оценки внешних особенностей документов относятся их юридическая состоятельность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций, отметок), особенности передачи текста, материальной основы документов и их физического состояния.

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней -- систематизированных списков документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения их без дополнительного изучения.

Экспертиза ценности документов в организации проводится так или иначе при составлении номенклатуры дел, при регистрации документов и направлении их в соответствующее дело, при формировании дел, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел к уничтожению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Общий порядок организаций работы ЦЭК (ЭК) определен Примерными положениями о ЦЭК министерств (ведомств) Российской Федерации и экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия. На основе Примерного положения в организации разрабатывается и утверждается собственное положение об экспертной комиссии.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру, делопроизводство, состав и содержание документации своей организации.

Председателем ЭК должен быть один из руководящих работников.

В состав функций экспертной комиссии организации входят следующие:

-- согласование номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

-- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

-- рассмотрение описей на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описей на дела по личному составу постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), вынесение решения о представлении их на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

-- подготовка актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

-- рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и вынесение решения о представлении этих предложений на утверждение архивного учреждения;

-- участие в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по работе с документами и работе архива организации;

-- осуществление инструктажа, консультаций и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом служб ДОУ.

Методическую помощь и контроль за деятельностью экспертных комиссий осуществляет заведующий архивом организации.

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

Обязательному утверждению ЭПК соответствующего архивного учреждения подлежат: решения ЭК об утверждении описей на дела, подлежащие постоянному хранению, в том числе и по личному составу; предложения о сокращении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов, типовыми и примерными номенклатурными дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурными дел..

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению.

Проведение экспертизы ценности документов предполагает их отбор не только по заголовкам дел, но и путем полистного просмотра документов. Если при просмотре дел обнаруживаются документы и постоянного и временного хранения, такие дела перегруппировываются -- документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы документов по различным срокам хранения:

-- постоянного хранения в государственных архивах;

-- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

-- временного хранения (до 10 лет);

-- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

Уничтожение документов и дел оформляется актами.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», производится в соответствии со специальными инструкциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел -- это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела постоянного и временного хранение (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, которые также подшивают в дело.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках дел не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Для удобства использования документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу за рамкой текста. В случае пропуска при нумерации листов дела к номеру, после которого начинается пропуск, необходимо добавлять буквы для пропущенных листов (например, 20а, 20б и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов, каждый том следует нумеровать отдельно. Лист любого формата, подшитый за край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и прошитый за середину, нумеруется как два листа. Фотографии и другие иллюстративные документы нумеруются сквозной нумерацией на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов.

Внутреннюю опись помещают в начале дела. Листы внутренней описи нумеруют отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+».

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Формат бумаги как для внутренней описи, так и для листа-заверителя -- А4 (210 х 297 мм).

Обложки дел оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного срока хранения».

Форма обложки дел длительных сроков хранения включает следующие реквизиты: код государственного архива, код организации, наименование государственного архива, полное наименование организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и номер тома (в случае разделения дела на тома), заголовок дела (в соответствии с номенклатурой), даты (заведения и окончания дела), количество листов (цифрами), срок хранения, номер фонда, описи, дела по описи.

Надписи на обложках дел следует писать четко, тушью. Наименование архива, организации, структурного подразделения и заголовок дела пишут в именительном падеже.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив данные, размещаемые на обложке, уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к помещенным в деле ценным с научной или исторической точки зрения документам. Могут быть также проставлены даты дела, количество листов, архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи). Архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения. Архивный шифр дела, как правило, оформляется в архиве организации.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для последующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь-референт с участием специалистов подразделений.

Опись дел -- это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов и составляется отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Приведем формы годового раздела описей дел постоянного, а затем временного (свыше 10 лет) хранения.

Кроме того, отдельно составляется опись на дела по личному составу, а также описи дел, состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (отчеты по НИР и ОКР, внедрения государственных стандартов и т.п.). Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой нумерацией.

В организации описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы ДОУ при участии специалистов подразделений и методической помощи архива. Ответственность за качество и своевременность составления описей дел несет руководитель подразделения.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также получает свой номер. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства учреждения, организации, предприятия (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают в архив по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

При приеме дел на государственное хранение государственный архив требует представления ряда документов: отношения на имя руководства государственного архива, описей на дела в трех экземплярах, справку о неполной сохранности, если какие-либо дела утрачены, и историческую справку об организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые.

Затем дела шифруются, шифр наносится на обложки дел (указывается номер фонда, номер описи, номер дела). Сдача дел оформляется актом. Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта передаются организации-сдатчику и хранятся в службе ДОУ.

Уничтожение архивных документов

После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.

Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени. Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 1995 год включительно, то уничтожены могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 1995 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 1996 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.

Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.

В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.

Литература

1. Делопроизводство / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович. - М.: МЦФЭР, 2004. - 544 с.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. - 408 с.

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998

4. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. - М.: МЦФЭР, 2004. - 416 с.

5. Интернет сайты:

6. www.archiv.ru «Работа с документами, переплет документов, хранение и архив документов»

7. www.termika.ru «Энциклопедия делопроизводства»