Министерство Общего и Профессионального Образования

Самарский Государственный Аэрокосмический Университет

им. академика С.П. Королева

Факультет Экономики и Управления

Кафедра Менеджмента

Реферат по Административным Системам Управления на тему :

Переписка как элементом ведения бизнеса

Выполнила : Хасянова Р.Д.

Группа 735.

Проверила :

Самара 1997г.

Содержание.

Введение

1. Постановка задачи

2. Контрольное письмо

3. Письма-поздравления

4. Письма-приглашения

5. Письма-приветствия

Заключение

Список используемых источников

Введение

Письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире.

Без переписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения; при установлении же деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо может наилучшим образом представить вашу фирму и создать самое благоприятное о ней впечатление у вашего потенциального партнера.

Прежде всего, письма следует писать с позиции вашего корреспондента. Вы должны посмотреть на проблему с точки зрения лица, которому вы пишете.

Деловое письмо, связанное с предложением какого-либо товара, услуги или идеи должно быть живым, написанным “с огоньком”, (по принципам составления реклам). Ваша убедительность в неподдельности вашего предложения передается людям и они положительно откликаются на нее.

Прежде, чем писать письмо, следует определить цель и способы ее достижения. Продумать, какие следует использовать для этого факты и высказать идеи, чтобы добиться желаемого результата. В деловом письме не должно быть личных отклонений, пишите то, что хочет знать ваш корреспондент или что вы хотите сообщить. Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с нового абзаца, располагая абзацы в логическом порядке.

Первая и последняя фразы делового письма имеют весьма важное значение. Первое предложение должно быть как заголовок рекламы. В ней должен содержаться предмет или причина, по которому вы пишете письмо, чем сразу же привлекаете внимание или вызываете интерес у своего корреспондента.

Что касается заключительной фразы письма, то она должна оставить читателя с полным пониманием проблемы, вызвать у него быструю ответную реакцию.

Не менее важно серьезно отнестись к физическому аспекту письма, его внешнему виду. О внешнем виде письма следует заботиться также, как и о своем личном.

Прежде всего фирма должна иметь свои бланки для писем, отпечатанные типографским способом на хорошей бумаге. Бланк должен быть простым, красивым, с указанием названия, адреса, а также характера бизнеса вашей фирмы. Эскиз бланка сделать нелегко, но игра стоит свеч.

Деловые письма разных стран по своей форме не отличаются большим разнообразием. Как правило, каждое правильно оформленное деловое письмо, написанное на фирменном бланке, состоит из 6 элементов:

1)дата-число, месяц, год;

2) нутренний адрес- имя и адрес лица, которому адресуется письмо;

3)вступительное обращение- вежливое приветствие ;

4)текст письма -изложение сути вопроса;

5)заключительная форма вежливости- вежливое “до свидания”;

6)подпись

На письме эти элементы расположены следующим образом:

1.Дата November 10,19..

2.Внутренний адрес: Mr Brown Martin

16 Brodway

New York, N.Y.

U.S.A.

3.Приветствие: Dear Mr Brown,

4.Текст письма: Thank you very much for your offer to сooperate with us.

We shall keep you informed as to the progress of the case.

Mr Petrov will be in New York on December the first, and he will telephone your for an appointment.

5.Заключительная форма вежливости: Very truly yours,

6.Подпись: А. Kramov.

Следует подчеркнуть некоторые отличительные особенности каждого из этих элементов. Дата указывается на отведенном ей месте на бланке-с права.

В письмах ничего не следует писать в сокращенной форме, даже если сокращение не вызывает затруднения для понимания. Письмо без сокращений имеет более достойный вид.

Внутренний адрес должен быть точно таким же, как и на конверте. И пишется он от начала поля слева.

Расстояние между датой и содержанием письма зависит от длины письма. Письмо может адресоваться лицу с указанием его должности- Mr John D White, Cashier, должностному лицу без указания имени- Advert. Manager, или самой фирме- Holton- Pect Company.

Вступительное обращение предшествует тексту письма, печатается через 2 интервала от внутреннего адреса и начинается от поля слева. После вступительного обращения ставится (,) или (:).

Текст письма располагается ниже вступительного обращения через 2 интервала и первое предложение начинается с небольшим отступлением от правого поля.

Заключительная формула вежливости располагается через 2 интервала от содержания письма с правой стороны страницы на одной вертикали с датой, расположенной наверху.

Все деловые письма должны подписываться от руки, ручкой, тем лицом, которое пишет письмо или можно пользоваться личной именной печатью. Подпись должна быть полной и всегда одинаковой . В большинстве деловых писем имя, подписывающего письмо, печатается на машинке ниже заключительной формулы вежливости, оставив место для подписи. [Из источника N 3,4]

1. Постановка задачи

В данной реферативной работе по дисциплине «Административные системы управления» от нас требовалось сформировать пакет документов, который должен состоять из трех частей.

Первая часть: поздравления

Вторая часть: приглашения.

Третья часть: приветствия.

Всего должно быть составлено 11 писем. Их них 9 писем на русском языке, 2 письма на английском языке.

Также прилагается эталонное письмо, написанное как на русском, так и на английском языках.

2. Контрольное письмо

Письма должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6.38-96 и ISO.

Primero Company

67, Upper Thames Street

London, EC 4V 3AH

Telephone: 01 248 2217

Telex: 886678 LDN

Mr Brown Sadwick, President Your ref: C 345

Cornway & Co. LTD. Our ref: D/ 2543

18 Broadway

New York, N. Y.

USA May 15, 1996

Dear Mr Brown,

We wish to congratulate you and offer our best wishes onthe six anniversary of your firm.

We would like to take advantage of this opportunity to thank you pleasant co-operation over these many years.

Your sincerely, P. Martin Manager

[Из источника N7]

Праймеро Компания

67, Аппэ Тэмз Стрит

Лондон, EC 4V 3AH

Tелефон: 01 248 2217

Телекс: 886678 ЛДН

Мр Брауну Сэдуику, Президенту Ваш зак: C 345

Корнуэй и Со. LTD. Наш зак: Д\ 2543

18 Бродвей

Нью-Йорк, Н. Й.

США Май 15,1996

Уважаемый Мр Браун,

Хотим поздравить Вас и выразить Вам наши наилучшие пожелания в связи с шестилетием основания Вашей фирмы.

Мы хотели бы воспользоваться предоставленной возможностью и поблагодарить Вас за прекрасное сотрудничество с нами в течение этих лет.

С уважением, П. Мартин Менеджер

3. Письма-поздравления.

Поздравления составляют, пожалуй, самый приятный и радостный раздел делового письма. Поздравления могут присылаться в преддверии праздника, в связи с открытием, удачной деятельностью. К ним могут прилагаться материальные вознаграждения. Приведу некоторые примеры подобных писем. (Из источника N 2,6 )

Письмо 1.

Английский вариант письма :

Please accept the enclosed Christmas Bonus with our very best wishes for a happy holiday season.

We wish to thank you for your role in making 19___ the most successful year in the history of our firm, and we are all looking forward to a prosperous new year.

To your wife and family, we extend our very best wishes for a Merry Christmas and a Happy New Year.

Русский вариант письма :

Просим Вас принять прилагаемую Рождественскую премию и наши наилучшие пожелания к празднику.

Мы хотели бы поблагодарить Вас за Ваш вклад в то, чтобы 19___ год стал наиболее успешным годом за всю историю нашей фирмы, и с нетерпением ждем удачного нового года.

Письмо 2.

Из газет мы узнали, что Вы открыли новый филиал Вашей фирмы в ___. Желаем Вам успеха и удачи.

Кроме того, мы хотим выразить надежду на то, что наше деловое партнерство и в дальнейшем будет развиваться так же плодотворно и доверительно, как прежде.

Письмо 3.

Дорогой господин ___!

Мы хотели бы выразить Вам наилучшие пожелания в связи с Вашим днем рождения.

Желаем Вам крепкого здоровья на долгие годы и выражаем надежду на то, что Ваша неутомимая деятельность и в дальнейшем будет продолжаться на благо Вашей фирмы.

4. Письма-приглашения.

Письма-приглашения могут посылаться либо организациям, либо отдельным гражданам, либо инофирмам. Рассмотрим 3 примера : приглашение организации, приглашение индивидууму и ответ на приглашение.

(Из источника N 1,2)

Письмо 1.

Английский вариант письма:

To: All Members of ( organization )

From:

Subject: Annual Meeting

Fellow Members :

On ( date ), we will be holding our annual meeting.

It is of the utmost importance that each and everyone of you plan to attend this meeting.

If there is any possibility at all that you may not be able to attend, it is very important that we have an indication of your thinking on some of the important matters that will be considered in addition to your proxy that will enable us to cast your vote at the metting.

Please find the following enclosures: ( indicate ). We will be looking forward to seeing you at the meeting.

Русский вариант письма:

Кому: Всем членам ( организация )

От:

Тема: Ежегодное собрание

Коллеги!

( Дата ) состоится наше ежегодное собрание. Крайне важно, чтобы каждый из Вас планировал присутствовать на этом собрании.

Если существует какая-то вероятность того, что Вы не сможете присутствовать, для нас очень важно иметь изложение Вашего мнения о некоторых очень важных вещах, которое будет учтено вместе с доверенностью, позволяющей нам голосовать за вас на собрании.

Пожалуйста, просмотрите следующие приложения: ( укажите ).

С нетерпением ждем встречи на собрании.

Письмо 2.

С___ по ___ в___ будет проходить___ выставка.

Хотели бы проинформировать Вас о том , что наша продукция будет демонстрироваться на этой выставке.

Вы найдете там несколько новых моделей, которые должны представлять для Вас особый интерес. Кроме того, мы демонстрируем существенные усовершенствования, которые мы сделали в нашем поточном производстве, которое должно также заинтересовать Вас.

Будем рады, если Вы посетите наш стенд N___ в выставочном зале N___ .Прилагаем несколько билетов на выставку.

Приложение: билеты.

Письмо 3.

Просим принять наши извинения за то, что мы не сможем присутствовать на обеде, который состоится ( дата ). Я благодарю Вас за любезное приглашение и искренне сожалею о том, что мы вынуждены отсутствовать.

5. Письма-приветствия.

Существует раздел служебных писем, цель которых - приветствия клиентов. Среди всех приветствий наиболее важными являются те, которые связаны с продажей.

Для процветания торгового бизнеса крайне важно поддерживать отношения с постоянными покупателями. Письмо 1- образец письма, которое посылается клиентам, сделавшим покупку или воспользовавшимися услугами фирмы. Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы подчеркнуть мысль, на которую по мнению автора письма его получатель должен обратить особое внимание.

Всегда очень трудно представить клиенту нового сотрудника. Письмо 2- не очень удачное, так как рекомендательное письмо должно быть более убедительным. Вероятно, фирме следовало позвонить клиенту, чтобы подтвердить время встречи. Письмо 3- исправленный вариант письма2, более убедительный и включающий упоминание о звонке фирмы, подтверждающем время встречи. (Из источника N5)

Письмо 1.

Уважаемый,

Два года назад вы приобрели [ наименование изделия ] для Вашего сына [ дочери] [ имя] ко дню его [ ее ] рождения [ дата ].

Так как его [ ее ] день рождения вновь приближается, Вы, может быть, вновь захотите удивить его [ ее] новой покупкой, сделанной в нашем магазине.

Кстати, мы предлагаем Вам скидку. И, конечно, были бы счастливы хранить [ наименование изделия ] у нас, чтобы покупка оставалась тайной до этого особенного дня.

Подумайте над нашим предложением. Если вы сочтете, что [ имя ] был бы рад подарку , купленному в нашем магазине, заходите к нам в удобное для Вас время и мы продемонстрируем Вам наш ассортимент.

У нас Вы всегда найдете богатый выбор всевозможных товаров. Загляните. Я буду счастлив предложить Вам новые товары, которые могли бы заинтересовать Вашего сына [ дочь ].

В ожидании Вашего ответа

С уважением [ имя ]

P.S. Для постоянных покупателей специальная (- % ) скидка действует в течение последующих 30 дней.

Письмо 2.

Уважаемый

Мы назначили [ имя ] новым представителем в Вашем районе.

[ Имя ] некоторое время работал в нашей фирме и хорошо знает все аспекты ее деятельности. [ Имя ] прибудет в город утром [ дата ] и обратится к Вам. Если для Вас встреча в указанное время по каким-либо причинам не удобна, сообщите нам.

Письмо 3.

Уважаемый

Мы назначили [ имя ] новым представителем в Вашем районе.

[ Имя ] работал с нами в течение __ лет. Он имеет богатый опыт в сфере нашей деятельности. [ Имя ] прибудет в [ название города ] утром [ число ] и обратится к Вам, если это удобно. Я позвоню Вам, чтобы уточнить время. Думаю, что [ имя ] сумеет блестяще проинформировать Вас о том, что происходит в деловом мире.

Заключение

“Каждый, кто занимается бизнесом, должен понять, что написанное слово -- это Ваше лицо и лицо Вашей фирмы. Слово, употребленное не к месту, может погубить торговлю, разрушить доверие служащего к Вам. Составление письма так же важно, как и составление калькуляции.» Хорошие деловые письма -- это произведения искусства. А письма-поздравления, приветствия, приглашения характерны еще тем , что они являются не только деловыми, написанными формально, но в них вкладывается еще и душа. Они следуют принципу: “У Вас никогда не будет следующего раза, чтобы произвести хорошее впечатление”.

Эти письма, написанные замечательными словами, характеризуют их авторов как прекрасных собеседников, владеющих искусством общения. Сэр Джон Д. Рокфеллер однажды сказал :' Умение контактировать с людьми можно приобрести подобно тому , как мы приобретаем сахар или кофе. И я готов платить за это умение значительно дороже , чем за что -либо другое на свете.' Умение контактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошие письма, особенно если эти письма- поздравления, приглашения, приветствия. [Из источника N2]

Список используемой литературы

Документы и делопроизводство. Сост. Т. В. Кузнецова и др. -М: Экономика,1991

Загорская А.П., Петроченко П.Ф., Петроченко Н.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции. - М.: Московский рабочий, 1992.

Как принимать финансовые решения - М.: Московский рабочий, 1992.

Пастори Л. Коммерческая корреспонденция- М:Титул ,1995

Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 записок в помощь менеджеру. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1994.

Г.А. Котий, В.Р. Гюльмисаров. Образцы деловой переписки на английском и русском языках. Практическое пособие. - М.: ИНФРА-М, 1995

Документы. Делопроизводство: Практическое пособие. Сост. М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 1995.