Кадровое обеспечение системы управления персоналом

24

Министерство образования и науки РФ

Федеральное агентство по образованию

Магнитогорский государственный университет

Кафедра менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Управление персоналом»

на тему:

«Кадровое обеспечение

системы управления персоналом

в «Транснациональной компании «3М»

Магнитогорск

2008

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Кадровая служба на предприятии

1.1 Структура и штаты кадровой службы

1.2 Роль и место подразделения в управлении человеческими ресурсами на предприятии

2. Обеспечение персоналом кадровых служб

2.1 Профессионально-квалификационные требования к работникам кадровых служб

2.2 Руководитель и специалист: содержание их работы

2.3 Определение численности персонала кадровых служб

3. Организация деятельности кадровой службы «ТРАНСНАЦИОНАЛЬНОЙ КОМПАНИИ 3М»

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровых служб предприятия.

Не так давно на российских предприятиях наблюдалась проблема чрезвычайно низкого уровня профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием специалистов в области менеджмента, недостаточным количеством социологов, психологов. Следствие такого низкого профессионального уровня - некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом. Наблюдался низкий уровень образования, неблагоприятный возрастной состав, низкая оплата труда кадровиков. И как следствие - высокая текучесть кадров.

В настоящее время подразделения по управлению персоналом отечественных организаций укомплектованы во многих случаях людьми, не имеющими профессиональных навыков. К тому же требования к кадрам и должностные инструкции не отвечают современным задачам организаций. Крайне необходима система подготовки и переподготовки работников центров управления персоналом.

Таким образом, на российских предприятиях наблюдаются большие трудности, связанные с отбором, наймом и расстановкой работников службы управления персоналом, которые могли бы успешно решать широкий спектр вопросов деятельности предприятия и совместно с другими службами активно влиять на эффективность работы предприятия. Именно проблема подбора таких сотрудников в кадровые службы выступает в качестве цели курсовой работы. Решение проблемы кадрового обеспечения системы управления персоналом включает в себя решение следующих задач: анализ структуры и штата кадровой службы, а также роли и места подразделения в управлении человеческими ресурсами на предприятии; определение требований к работникам кадровых служб, содержания работы руководителей и специалистов, определение численности персонала кадровых служб.

В данном случае для российских предприятий полезен опыт работы по подбору кадровиков в зарубежных компаниях, в частности опыт «Транснациональной компании «3М», где кадровые службы имеют высокий статус и обладают широкими полномочиями при принятии решений в отношении персонала, а также при решении общих вопросов развития бизнеса.

1. Кадровая служба на предприятии

1.1 Структура и штаты кадровой службы

В структуре отдела (управления) кадров в зависимости от численности работающих и стоящих задач могут создаваться различные сектора, бюро, группы (руководящих кадров и специалистов, рабочих кадров, укрепления дисциплины, работы с молодежью, мобильности кадров, социального обеспечения, табельного учета, воинского учета и т.д.) или их функции возлагаются на отдельных исполнителей. В состав отдела кадров могут входить инспектора по кадрам, инженеры по подготовке кадров, социологи, психологи, физиологи, начальники бюро, другие руководители и специалисты.

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем предприятия или структурного подразделения. При больших объемах работ за работником закрепляются определенные виды работ (прием на работу, увольнение с работы, оформление пенсий и т.д.). При распределении работ (операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что способствует ускорению выполнения заданий.

В современных условиях имеется возможность разнообразить формы деятельности отдела кадров, постепенно преобразовывая их в центры управления персоналом (ЦУП), что даст возможность расширить сферу их деятельности. В приложении приводятся структура управления персоналом РАО "Газпром", закрепленная в Положении о службе управления персоналом производственного предприятия РАО "Газпром", а также образец ЦУПа любого предприятия или акционерного общества (рис. 1-5) (5; с. 34 - 46).

Положение по службе управления персоналом предприятия

I. Общие положения

1.Служба управления персоналом предприятия является самостоятельным структурным подразделением и подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

2.Служба управления персоналом в равной степени с другими службами предприятия несет ответственность за решение задач по достижению экономических, технических и социальных целей предприятия и его работников.

3.Структура и штаты службы утверждаются в установленном порядке руководителем предприятия.

4.Службу управления персоналом, как правило, возглавляет заместитель руководителя предприятия.

5.В своей деятельности служба управления персоналом руководствуется законами РФ и постановлениями правительства, уставом предприятия, приказами, инструкциями и другими актами предприятия и настоящим Положением.

II. Основные задачи

Основными задачами службы управления персоналом предприятия являются проведение активной кадровой политики на основе создания эффективной системы управления кадрами и социальными процессами, обеспечение условий для инициативной и творческой деятельности работников с учетом их индивидуальных особенностей и профессиональных навыков, разработка совместно с экономической службой материальных и социальных стимулов, тесно увязывающих экономическую деятельность предприятия с вкладом каждого работника.

Служба управления персоналом выполняет функции центра по управлению кадрами предприятия, конечными целями которого являются успешная работа предприятия и повышение благосостояния каждого члена трудового коллектива.

Для решения указанных задач служба управления персоналом обеспечивает следующее:

профессиональное соответствие каждого работника назначению того рабочего места, которое он занимает, а также создание необходимых условий и реальных возможностей для развития способностей и удовлетворения потребностей каждого работника;

качественное формирование и рациональное использование кадрового потенциала предприятия с учетом перспектив его развития и расширения самостоятельности, новых экономических условий;

разработку и осуществление мер по обеспечению сбалансированности развития социальной сферы и производственной;

изучение социально-демографической и профессионально-квалификационной структуры кадров предприятия, прогнозирование ее изменения и планомерное совершенствование;

разработку и внедрение научно обоснованной системы должностного и квалификационного роста, тесно увязанного с социальными гарантиями, учитывающими личный вклад работника, продолжительность его работы на данном предприятии социальное положение и другие факторы;

разработку системы замещения должностей и рабочих мест, применение научных методов изучения деловых и профессиональных качеств работников при отборе, расстановке и планировании их профессионального роста; создание действенного кадрового резерва всех уровней управления и целенаправленную подготовку его по индивидуальным планам;

проведение аттестации работников, анализ ее результатов и внесение предложений по совершенствованию ее проведения, а также выработку предложений по перемещению по должности, повышению заработной платы, разряда и т.п.;

поддержание необходимого квалификационного уровня работников исходя из требований производства путем создания и эффективного функционирования непрерывной системы производственного обучения кадров;

организационное руководство непрерывным производственно-экономическим обучением, подготовкой и переподготовкой кадров, планирование этой работы с учетом потребностей производства, направление работников на учебу в различные учебные заведения, включая зарубежные, а также стажировку персонала на передовых предприятиях за рубежом;

прогнозирование, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, уточнение профиля подготовки специалистов по прямым связям с учебными заведениями, реализацию мер по пополнению трудового коллектива специалистами и рабочими кадрами;

проведение работы по профессиональной ориентации молодежи, адаптации молодых специалистов и рабочих на производстве, изучение причин текучести кадров, динамики изменения трудового коллектива, разработку мер по стабилизации кадров,

улучшению условий труда женщин и социальному обслуживанию ветеранов;

организационно-методическое руководство, оснащение и развитие материальной базы учебных заведений и курсов повышения квалификации, входящих в структуру предприятия, внедрение в учебный процесс автоматизированных средств обучения и различных типов автоматизированных тренажерных комплексов по новой технике и новым технологическим процессам;

своевременное проведение совместно с экономической службой анализа эффективности действующих форм материального и морального стимулирования в трудовых коллективах, в случае необходимости разработку предложений и рекомендаций по усилению влияния их на повышение трудовой и социальной активности трудящихся;

разработку структуры службы управления персоналом предприятия и подбор квалифицированных работников для работы с кадрами в подразделениях предприятия;

научно-методическое и информационное обеспечение кадровой работы, использование достижений социологических и психологических наук в работе с кадрами;

систематический анализ состояния кадровой работы на предприятии и разработку мер и предложений по повышению уровня ее проведения;

контроль за выполнением законодательных актов и решений правительственных органов, постановлений вышестоящих органов, приказов предприятия по вопросам кадровой политики;

внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб;

учет личного состава кадров и представление установленной отчетности, ведение накопительного банка данных персонала;

укрепление дисциплины и организованности, создание благоприятного микроклимата в трудовых коллективах;

разработку предложений по мерам социальной защищенности работников предприятия в период перехода к рыночным экономическим отношениям.

III. Структура

Служба управления персоналом формируется дифференцированно, с учетом задач, стоящих перед предприятием, и численности персонала предприятия.

Включает специалистов, занятых:

оформлением, учетом работников, отчетностью;

оценкой кадров, формированием резерва и его обучением;

планированием и реализацией мер социального развития;

профотбором и профориентацией;

обучением кадров (подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации).

Служба управления персоналом руководит лабораториями "АСУ-кадры", социологическими исследованиями, организацией труда и управления, региональными учебно-тренажерными центрами, учебными центрами и учебными комбинатами.

IV. Права и обязанности службы управления персоналом

Руководитель службы управления персоналом на основе единоначалия руководит работой службы, осуществляет права и обязанности, вытекающие из задач, возложенных на службу, и несет персональную ответственность за ее деятельность.

Руководитель службы управления персоналом имеет право:

давать обязательные для исполнения указания руководителям подразделений и работникам аппарата предприятия по вопросам, относящимся к компетенции службы;

привлекать в случае необходимости работников подразделений и аппарата управления предприятия по согласованию с соответствующими руководителями к выполнению задач, возложенных на службу;

получать от подразделений предприятия установленную отчетность, сведения и материалы исходя из возложенных на службу задач;

созывать в установленном порядке совещания, семинары, а также участвовать в проводимых предприятием и другими организациями совещаниях по вопросам, относящимся к деятельности службы; согласовывать разрабатываемые предприятием проекты приказов, инструкций и других нормативных актов, издавать информационные письма и документы, вести деловую переписку по вопросам, относящимся к компетенции службы; представлять без особой доверенности интересы предприятия в государственных и общественных органах по вопросам, входящим в компетенцию службы; осуществлять проверки подразделений по вопросам, относящимся к компетенции службы; осуществлять подбор и расстановку кадров в службе, утверждать должностные инструкции службы и ее работы; вносить руководству предприятия предложения о поощрении, привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности работников предприятия и службы.

Руководитель службы и его заместители несут в установленном порядке ответственность за убытки, причиненные предприятию и его работникам ненадлежащим исполнением своих обязанностей.

V. Основные требования к квалификации персонала службы

Работники службы управления персоналом должны соответствовать квалификационным требованиям. Персонал службы должен включать:

специалистов с высшим образованием, имеющих практический опыт управленческой и руководящей работы;

юристов, психологов, социологов, специалистов в области вычислительной техники, организации подготовки и переподготовки кадров.

VI. Рабочее место работника службы управления персоналом

Рабочее место работника службы управления персоналом должно отвечать современным требованиям, быть оборудовано оргтехникой, включая ЦВМ, и содержать нормативный и методический материал (7; с.145-146; 153-157).

1.2 Роль и место подразделения в управлении человеческими ресурсами на предприятии

По статусу служба управления персоналом, как правило, является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Руководит деятельностью службы обычно директор по кадрам, в подчинении которого могут находиться ряд отделов, секторов, групп или отдельных сотрудников, образованных по функциональному принципу (отдел кадров, сектор обучения и развития персонала, группа стимулирования и оплаты труда, менеджер по коммуникациям, инженер по технике безопасности и т.д.)

Направления деятельности кадровой службы обусловлены теми же факторами, что и для всего предприятия. Они же и определяют функции службы управления персоналом, к которым обобщенно можно отнести следующие:

· планирование человеческих ресурсов,

· набор и отбор персонала,

· заключение и расторжение трудовых договоров, определение компенсационного пакета,

· профессиональная ориентация и адаптация,

· обучение, переподготовка и повышение квалификации кадров,

· развитие мотивации, карьеры сотрудников,

· управление дисциплиной,

· улучшение условий работы и решение социальных вопросов.

Структура кадровой службы может быть существенно различной в зависимости от масштабов деятельности предприятия, стратегии и тактики работы с персоналом. Для малого частного предприятия наиболее характерным является осуществление функций кадровой службы одним сотрудником или же совмещение должности кадровика с какой-либо другой, например, часто функции кадрового делопроизводства выполняет секретарь, бухгалтер, юрист. А функции менеджера по персоналу принимает на себя сам директор предприятия - сам подбирает работников, сам назначает им зарплату, сам решает, какие курсы повышения квалификации им необходимы и т.д. на это уходит достаточно много его дорогостоящего времени.

Мировой опыт показывает, что «критической массой», при которой появляется реальная потребность в создании самостоятельного структурированного управления кадрами с помощью профессионала в области человеческих ресурсов, можно считать наличие в организации 50 - 70 сотрудников. Именно в этом случае открытие должности менеджера по персоналу экономически оправдано.

Среднее по численности предприятие требует создания группы специалистов по кадрам (2-4 человека) или отдела кадров.

Крупная же производственная или коммерческая структура становиться перед острой необходимостью создания разветвленной службы управления персоналом по различным направлениям деятельности в области человеческих ресурсов, возглавляемой директором по персоналу или заместителем генерального директора.

При этом директор по персоналу лично курирует следующие вопросы:

· Философия и политика предприятия по работе с персоналом.

· Организационная и функциональная структуры организации.

· Статистическая отчетность.

· Трудовое законодательство.

· Связи с профессиональными объединениями, клубами.

· Связи с правительственными, городскими, местными профильными организациями (6; с.31-34).

2. Обеспечение персоналом кадровых служб

2.1 Профессионально-квалификационные требования к работникам кадровых служб

К работнику по кадрам предъявляются высокие нравственно-психологические требования, поскольку он призван выполнять роль нравственного эталона, образца для подражания в соблюдении социальных и этических норм трудового коллектива.
Следующий перечень вопросов, рекомендуемых психологами, может помочь оценить отношение кандидата в работники по кадрам к другим людям:

проявляете ли вы активный интерес к делам, чувствам и переживаниям окружающих вас людей?

внимательно ли слушаете их?

принимаете ли в расчет их просьбы?

думаете ли об их невысказанных пожеланиях и нуждах?

охотно ли оставляете свои дела, чтобы помочь другим?

стремитесь ли выразить одобрение действий, поступков других людей?

Если работнику неинтересны проблемы и переживания другого человека, если он игнорирует его мнения, просьбы, желания, не учитывает настроение, абсолютизирует собственную точку зрения, склонен к наиболее строгим мерам наказания, то такому человеку работа в кадровой службе противопоказана.

Основными профессионально значимыми качествами организатора кадровой работы являются: гражданская и эмоциональная зрелость; познавательные, организаторские и коммуникативные способности; необходимые знания, умения и навыки при ведущей роли социально-психологических знаний. Все эти качества проявляются в процессе профессионального обучения и в поведении работника по кадрам, где коммуникативный компонент выступает в качестве доминирующего. Как показывают исследования, проведенные среди сотрудников кадровых служб различных предприятий и организаций более 70% рабочего времени кадровиков занимают непосредственные контакты с людьми. 95% всех функциональных обязанностей руководителя кадровой службы должно быть направлено на изучение психологии человека.

Практика показывает, что уровень кадровой работы выше там, где данный участок возглавляет специалист отрасли, прошедший необходимую специальную подготовку и имеющий опыт общественно-политической работы. Учитывая это обстоятельство, а также специфику и многопрофильность знаний, необходимых работнику по кадрам, можно определить основные источники формирования резерва руководителей кадровых служб на производстве. Такими источниками в нынешних условиях являются: работники предприятия, прошедшие аттестационный отбор и рекомендованные на выдвижение в резерв руководителей кадровых подразделений; руководители профсоюзных и других общественных организаций; мастера, молодые специалисты, проявившие склонности к психолого-педагогической работе, умение и желание работать с людьми, работники отделов кадров, отделов подготовки кадров, служб социального развития, отделов организации труда, имеющие необходимое образование и опыт работы.

При отборе кандидатов на должности руководителей кадровых служб могут использоваться следующие методы: изучение личного дела и других документов; изучение работника путем общения с ним, а также сложившегося общественного мнения о нем; изучение результатов различных исследований среди руководителей и специалистов; психологическое тестирование направленности личности, профессиональных интересов, индивидуально-психологических особенностей работника; изучение итогов производственной и общественной деятельности кандидата; практическое использование работника на различных должностях кадровой службы путем замещения отсутствующего руководителя во время его командировки, отпуска, болезни и т.д.

При отборе и выдвижении работников кадровых служб следует максимально учитывать мнение трудового коллектива, поскольку работник по кадрам в силу специфики своей деятельности должен отвечать высоким моральным требованиям. Такому работнику должны быть присущи ориентация на общение и взаимодействие с другими людьми, требовательность к себе и самокритичность, развитое чувство ответственности и неподдельный интерес к людям, простота и человечность, контроль своего поведения и эмоций, умение слушать.

Подготовка организатора работы с кадрами на производстве в составе может включать следующие формы: самостоятельное обучение по индивидуальным планам; практическую деятельность в кадровых службах и общественных организациях; стажировку в передовых организациях; обучение в университете правовых знаний; обучение в институтах и на факультетах повышения квалификации; выполнение отдельных поручений по изучению узких мест в кадровой работе и разработке конкретных программ по их устранению; подготовку лекций, докладов, других выступлений по социально-экономической, психолого-педагогической и кадровой тематике; участие в работе аттестационных комиссий и в профессиональной ориентации молодежи; привлечение к работе в общественном отделе кадров предприятия.

Выполнение указанных функций в полном объеме предъявляет высокие требования к деловой и профессиональной квалификации работников службы управления персоналом, предполагает личное взаимодействие с руководством предприятия, его функциональными и линейными подразделениями.

Работники службы управления персоналом должны:

хорошо знать трудовое законодательство, методические, нормативные и другие материалы, касающиеся работы с персоналом, учета личного состава; основы педагогики, социологии и психологам труда; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;

владеть современными методами оценки персонала, профориентационной работы, долгосрочного и оперативного планирования работы с персоналом, регламентации функций структурных подразделений и работников, социальными технологиями управления;

иметь ясное представление о перспективах развития предприятия, рынка, конъюнктуры; об основах научной организации труда, производства и управления; о структуре предприятия и основных функциях структурных подразделений.

Стратегия управления персоналом должна быть в большей мере ориентирована на быстрые перемены в производстве, новую технологию, динамизм внешнего окружения, конкуренцию. Такой подход к проблеме управления кадрами ставит во главу угла человеческие ценности, рост квалификации персонала, адаптацию кадров к меняющимся экономическим условиям. Изменения среды и целей функционирования предприятия приводят к необходимости переориентации практики кадровой работы. В основу этих изменений должно быть положено требование интеграции функций по управлению кадрами, трудом и социальными процессами как необходимое условие решения комплекса задач по использованию человеческого фактора на производстве.

С учетом изложенного перед, службой управления персоналом могут быть поставлены следующие задачи:

1. Определение текущей перспективной потребности в персонале, выполняющем требуемое количество работы определенного качества в нужный момент времени на определенном месте (участке, отделе, цехе).

2. Управление кадровыми процессами: изучение и анализ рынка труда, подбор, адаптация персонала, профориентация и профотбор, контроль за текучестью, высвобождением кадров.

3. Развитие персонала, формирование резерва, продвижение кадров, разработка индивидуальных планов карьеры и соответствующих критериев ее развития.

4. Закрепление персонала и стимулирование высокой производительности труда: обеспечение высокого уровня производительности труда посредством организации системы материального и морального стимулирования; развитие состязательности в труде, системы поощрения заслуг и стимулирования групповой деятельности; участие работников в распределении прибыли, социальных выплат; развитие социальной инфраструктуры; регулирование рабочего времени; разработка системы штрафов, санкций.

5. Организация эффективной деятельности работников: расстановка кадров в соответствии с производственными задачами, с учетом склонностей и квалификации работников; контроль за условиями труда; организация рабочих мест; обеспечение ритмичности работы.

6. Обучение персонала: организация всех видов профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала в соответствии с индивидуальными потребностями и требованиями современного производства.

7. Организация участия трудящихся в управлении, взаимодействие с представительствами трудящихся (советы трудовых коллективов, профсоюзы и т.д.).

8. Изучение социальных процессов в коллективе, организация оценки персонала как информационной основы принятия решений по кадровым вопросам.

9. Совершенствование деятельности самой службы управления персоналом (10; 140-144).

2.2 Руководитель и специалист: стиль и содержание их работы

Все работники отдела кадров на основании постановления Министерства труда РФ от 10 ноября 1992г. "Об утверждении тарифно-квалификационных характеристик по отраслевым должностям служащих" (в редакции от 20 января 1994г. № 7 и 31 октября 1995г. № 60) отнесены к категории специалистов.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992г. № 785 "О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе Единой тарифной сетки" Министерство труда Российской Федерации утвердило тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих. Эти характеристики предназначены для учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, в качестве нормативного документа при переходе к организации оплаты труда в соответствии с Единой тарифной сеткой (ЕТС).

В основу подготовки тарифно-квалификационных характеристик начальника и специалистов отдела кадров положены действующие в настоящее время характеристики Квалификационного справочника должностей, доработанные с учетом происходящих изменений в содержании труда и требующейся квалификации работников.

В связи с введением поразрядной системы дифференциации оплаты труда осуществлен переход от квалификационной характеристики к тарифно-квалификационной посредством включения в ее состав раздела "Требования к квалификации по разрядам оплаты труда", исходя из которых должна быть осуществлена тарификация всех служащих.

Начальник отдела кадров (8-й--12-й разряды) выполняет следующие функции:

возглавляет работу отдела кадров, руководит его деятельностью;

обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделении учреждения, организации, предприятия, разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т.п.;

обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;

принимает меры по привлечению в подразделение квалифицированных работников, обеспечивает рациональное распределение нагрузки между ними, создает условия для роста и повышения квалификации персонала;

контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;

представляет предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечивает составление установленной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организации труда и управления персоналом; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации: должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Требования по разрядам оплаты:

8-й разряд - при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров учреждения, организации, предприятия, отнесенного к III группе по оплате труда руководителей;

9-10-й разряды - при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров учреждения, организации, предприятия, отнесенного ко II группе по оплате труда руководителей;

11-12-й разряды - при выполнении должностных обязанностей начальника отдела кадров учреждения, организации, предприятия, отнесенного к I группе по оплате труда руководителей.

Среди различных категорий работников кадровых служб важная роль отводится инспектору по кадрам (4-5-й разряды). В должностные обязанности этого специалиста (включая старшего) входит:

· осуществление контроля за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя учреждения, организации, предприятия;

· ведение учета личного состава учреждения, организации, предприятия, его подразделений и установленной документации по кадрам;

· оформление приема, переводов и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя учреждения, организации, предприятия;

· формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

· участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;

· подготовка необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссий и представление рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;

· заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

· учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

· оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам учреждения, организации, предприятия и их семьям;

· изучение движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;

· ведение архива личных дел и подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;

· проверка соответствия подготавливаемых в учреждении, организации, на предприятии проектов, приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, па основе которых они издаются;

· заполнение контрольных карточек и ведение картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;

· ведение оперативного учета прохождения документов; определение причин несвоевременного исполнения поручении, информирование руководителя учреждения, организации, предприятия о состоянии их выполнения;

· осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях учреждения, организации и предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;

· составление установленной кадровой отчетности.

Инспектор по кадрам должен знать: организацию делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии; формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу; структуру учреждения, организации,
предприятия и его подразделении; стандарты унифицированной системы, организационно-распорядительную документацию; положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы но учету личного состава, оформлению пенсий, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников учреждений, организации, предприятий; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации инспектора: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

По разрядам оплаты в соответствии с ЕТС инспектору по кадрам определены требования по оплате труда:

4-й разряд -- при выполнении должностных обязанностей инспектора,

5-й разряд -- при выполнении должностных обязанностей старшего инспектора.

Таким образом, в современных условиях роль кадровых служб (отделов кадров, служб управления персоналом) передовых государственных административных учреждений, организаций, предприятий не только совершенствуется, она коренным образом преобразуется. Старые канцелярско-бюрократические и формально-статистические подходы уже не могут устраивать современные административно-управленческие, производственные и предпринимательские организации. Диагностический подход к управлению персоналом государственных учреждений, проектирование и программирование кадровых процессов, анализ затрат и результативности набора персонала, программы тренинга, ускоренное и дистанционное обучение - вот те новые подходы, которые ныне берут на вооружение кадровые службы современного уровня (1; с.35-39).

2.3 Определение численности персонала кадровых служб

Работа любой организации неизбежно связана с необходимостью комплектования штата. При этом одной из центральных задач является отбор кадров в службу управления персоналом.

Поиск и отбор кадров традиционно рассматривается как функция кадровых служб. Но для создания этой кадровой службы руководители предприятия должны найти и подобрать кадровых работников. При отборе кадровых работников используются те же принципы и методы, что и при отборе остального персонала предприятия.

Прежде чем производить набор работников в кадровые службы, нужно определить их количественный состав.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

общая численность работников организации;

конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;

социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий - рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);

техническое обеспечение управленческого труда и др.

В связи с этим организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работников носят в основном рекомендательный характер.

Первый метод основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда. В НИИ труда была разработана схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность персонала определенных факторов. Число существенных факторов сводилось к одному - трем, а затем с помощью корреляционного анализа выводились математические формулы, выражающие в общем виде зависимость между численностью персонала данной функциональной группы и действующими факторами. При этом учитывались специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала, в связи с чем этот метод имеет только рекомендательный характер.

Экономико-математические методы основаны на разработке экономико-математических моделей, которые выводятся из действия реального механизма явлений и тем самым обеспечивают адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.

В методе сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.

Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.

Метод прямого счета предполагает определение численности специалистов и служащих исходя из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления по устранению возмущающих отклонений.

Одним из наиболее распространенных и доступных методов расчета численности работников кадровой службы является ее определение через затраты труда (времени) на выполнение управленческих работ, т.е. через трудоемкость.

В свою очередь, трудоемкость работ по управлению персоналом можно определить следующими методами:

нормативным;

с помощью фотографии рабочего времени или хронометража;

расчетно-аналитическим;

методом аналогий и экспертным методом.

Нормы времени (выработки) устанавливаются в основном для простых, повторяющихся видов работ (машинописные, учетные, оформление документов). В настоящее время разработаны типовые нормы на подготовку и оформление документов по учету личного состава, по делопроизводству.

Зная нормативную (либо расчетную) трудоемкость работ, выполняемых в течение года, например, в отделе кадров, можно рассчитать численность отдела (Ч) по формуле:

где Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел.-час.;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных Т (К=1,15);

- полезный фонд рабочего времени одного работника за год; час. (в среднем принимается равным 1910 час., но ежегодно уточняется) (2; с. 107 - 113).

3. Организация деятельности кадровой службы «ТРАНСНАЦИОНАЛЬНОЙ КОМПАНИИ 3М»

Транснациональная компания 3М - это компания с годовым оборотом 14 млрд. долл. США и филиалами в 57 странах мира, включая Россию.

По мере распространения в практике ЗМ идеи «производительность и качество - от человека» кадровые службы последовательно превращались в центры по разработке и реализации стратегии по труду в широком смысле слова.

Основным содержанием работы кадровых служб ЗМ являются, во-первых, обеспечение рабочей силой высокого качества, включая планирование, отбор и наем, высвобождение, анализ текучести кадров и др.; во-вторых, развитие работников, профориентация и переподготовка, проведение аттестации и оценки уровня квалификации, ориентация продвижения по службе; в-третьих, совершенствование организации и стимулирования труда, обеспечение техники безопасности, социальные выплаты.

Основу кадровой работы в ЗМ составляет корпоративная стратегия управления «человеческими ресурсами». Она представляет собой разработку перспективных ориентиров использования трудового потенциала, его обновления и совершенствования, развития мотивации. Это требует учета существенных структурных сдвигов на рынке труда и качественных перемен в рабочей силе на региональном, национальном и глобальном уровнях. Общекорпоративная политика в сфере труда предполагает взаимодействие этой сферы с инновационной, технологической, финансовой стратегиями и генеральными планами развития бизнеса. Динамичное организационное развитие, в частности преодоление чрезмерной централизации и бюрократизации ряда функций и делегирование полномочий и ответственности, предполагает разработку альтернативных сценариев развития «человеческих ресурсов». Перед кадровыми службами ставится задача прогнозирования будущего «человеческих ресурсов» ЗМ, состояния управления персоналом через 3 - 5 лет.

Исходным стратегическим документом для служб управления "человеческими ресурсами" в ЗМ -- своего рода политической программой на всех уровнях -- выступает Заявление о миссии управления "человеческими ресурсами". Этот документ декларирует определяющую роль служб руководства персоналом в достижении целей бизнеса.

В Заявлении сформулированы следующие задачи:

всесторонняя поддержка корпоративного бизнеса;

прогнозирование будущего "человеческих ресурсов" ЗМ и их развития, поддержка творческого лидерства, обеспечение высокого профессионализма и качества экспертизы в кадровых вопросах;

оперативное реагирование на изменения внешних условий жизнедеятельности компании и выявление конкурентных преимуществ ЗМ;

выявление проблем в сфере использования "человеческих ресурсов" и привлечение к ним внимания линейных руководителей для принятия соответствующих решений;

создание условий для высокопродуктивной работы и поддержка творчества и новаторства;

расширение знаний менеджеров компании для эффективного использования трудового потенциала работников.

Кадровые службы ЗМ имеют высокий статус и обладают широкими полномочиями при принятии решений в отношении персонала, а также при решении общих вопросов развития бизнеса. Причем в последние годы влияние этих служб возросло. Система подразделений, осуществляющих управление персоналом, развернута на всех уровнях: при штаб-квартире, в производственных секторах и отделениях, на предприятиях.

На уровне штаб-квартиры подразделения управления "человеческими ресурсами" подчинены непосредственно старшему вице-президенту, который несет ответственность за этот участок работы перед главой ЗМ.

Возглавляет функциональные службы вице-президент по управлению "человеческими ресурсами". Ему подчиняются непосредственно:

функциональный вице-президент по текущему управлению "человеческими ресурсами";

исполнительный директор по оперативным службам "человеческих ресурсов";

исполнительный директор по стратегическим службам "человеческих ресурсов";

функциональный вице-президент по международным "человеческим ресурсам";

директор по планированию и системам "человеческих ресурсов".

Функциональный вице-президент по текущему управлению "человеческими ресурсами" руководит, в свою очередь, работой:

директора по "человеческим ресурсам" сектора информационных и аудиовизуальных технологий;

директора по "человеческим ресурсам" сектора наук о жизни;

директора по "человеческим ресурсам" сектора коммерческих и потребительских товаров;

менеджера по "человеческим ресурсам" администрации и подразделений контроля качества продукции.

Исполнительный директор по оперативным службам "человеческих ресурсов" имеет в своем подчинении:

директора по взаимоотношениям персонала на производстве;

директора по службам занятости;

директора по подготовке и повышению квалификации кадров;

директора по трудовым отношениям;

директора по назначениям на должности и исследованиям карьеры;

менеджера по оценке кадров и научным исследованиям в сфере труда.

Исполнительный директор по стратегическим службам "человеческих ресурсов" руководит работой:

директора по дополнительным выплатам;

директора по материальному вознаграждению;

директора по службам для высшего управленческого звена;

менеджера консультативной службы "ресурсов высшего управления";

менеджера по международным высшим управленческим кадрам.

Функциональный вице-президент по международным "человеческим ресурсам" работает в тесном контакте с директором по "человеческим ресурсам" и административным вопросам европейских филиалов. Директор по планированию и системам "человеческих ресурсов" отвечает за информационную и аналитическую работу.

Современные черты система кадровых служб ЗМ приобрела
в 80-е годы в связи с ориентацией на децентрализованные (дивизиональные) структуры. Основное хозяйственное звено корпорации - продуктовое отделение наделяется большими полномочиями по выпуску изделий при расширении хозяйственно-финансовой самостоятельности. Поэтому с особой остротой стоит вопрос о координации деятельности отделений, проведении единой научно-технической и кадровой политики, о подборе управляющих, способных возглавлять деятельность отделений и процесс нововведений.

При сохранении прежних функций служб управления "человеческими ресурсами" особое значение приобретают тщательная разработка методов стимулирования, дифференцированный подход к трудовому потенциалу при выработке общих для всех отделений принципов и правил работы с персоналом (планирование трудовых ресурсов, разработка и осуществление программ развития персонала, ротация кадров и др.). Специалисты головной кадровой службы при штаб-квартире в первую очередь занимаются стыковкой кадровой политики и стратегии корпорации, консультируют отделения по вопросам аттестации работников, подбора людей, трудового законодательства.

Деятельность служб управления "человеческими ресурсами" основана, прежде всего, на информации. Это данные о кандидатах на рабочие места и продвижении по службе (их профессиональные, квалификационные, половозрастные характеристики, медицинские и психологические параметры, производительность и новаторская активность), о развитии трудового потенциала, вознаграждениях и дополнительных выплатах, об участии в социальных программах.

По каким основным каналам собирается и аккумулируется информация о "человеческих ресурсах"? Прежде всего, в процессе найма на работу через заявки-анкеты (своего рода расширенные листки по учету кадров), результаты тестирования и интервью. Далее, в ЗМ хорошо поставлен сбор данных косвенным
путем: с мест прежней работы или учебы, через '"вербовщиков" и по иным неформальным каналам. Кроме того, важное место занимают результаты аттестаций, оценки учебы, рекомендации - характеристики руководителей. Вся эта информация хранится и обрабатывается через интегрированные компьютерные системы компании.

Рассмотрим подробнее процедуры найма в ЗМ, Очевидно, что способность механизма управления "человеческими ресурсами" отбирать потенциально сильных работников на рынке труда составляет характерную черту ЗМ. В штаб-квартире выделяются службы, курирующие вопросы найма и отбора производственных рабочих, ученых и инженеров, работников сбыта, административно-управленческого аппарата, а также службы развития карьеры, занимающиеся внутренним наймом и перемещениями внутри корпорации.

О масштабах работы в этом направлении свидетельствуют следующие данные. Ежегодно в подразделения ЗМ в США принимаются около 1800 человек. В первом полугодии 1989г. на постоянную работу были приняты 223 научно-инженерных работника, 130 работников сбыта, 165 человек административно-управленческого персонала.

Как правило, для приема на работу кандидаты присылают заявки по почте. Ежегодно ЗМ в США получает 35 тыс. таких заявок, причем каждому заявителю дается ответ. Письма циркулируют как в обычной форме, так и через систему электронной почты.

На первом этапе 94% желающих отсеиваются. Оставшиеся 6% включаются в соперничество через «программы кандидатов». Данные на них обрабатываются и классифицируются компьютерами. Затем фирма за свой счет приглашает кандидата на собеседование. В зависимости от заинтересованности ЗМ в этом человеке данные на него попадают в одну из двух групп информации, где хранятся соответственно полгода или два года. Несомненно, эта информация носит конфиденциальный характер. Она затем дополняется результатами интервью.

Наряду с получением заполненных анкет ЗМ сама ведет активный поиск потенциальных кандидатов на работу.

Важнейший источник пополнения кадрового корпуса компании - колледжи и университеты. Служба управления «человеческими ресурсами» старается расширить круг талантливых кандидатов. Из университетов, расположенных в штате Миннесота (где находится штаб-квартира), принимают не более 20% всех

молодых работников. На категории научно-инженерных кадров в общей численности вновь нанятых молодых специалистов 65% составляют выпускники 15 разных американских университетов, которые являются целевыми для ЗМ. Есть компании, которые держат в зоне своего внимания значительно большее число целевых вузов, например «Хьюлетт - Паккард» - 35, ИБМ - 100 (9; с.176 - 191).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сегодня качественная работа кадровых служб имеет как никогда большое значение для эффективного функционирования предприятия. И поэтому службы управления персоналом должны быть укомплектованы специалистами, способными успешно решать широкий спектр вопросов деятельности предприятия и совместно с другими службами активно влиять на эффективность работы предприятия.

На практике сложно подобрать в кадровые службы специалистов с учетом требуемых качественно новых характеристик. Это объясняется тем, что образовательный уровень руководителей кадровых служб самый разный, еще не выработались общие подходы к подготовке как руководителей, как и специалистов кадровых служб фирм и предприятий, министерств и ведомств. Но уже сегодня просматривается тенденция: руководитель кадровой службы должен быть управленцем, многосторонним специалистом, который умеет вести дело в интересах всего предприятия. Он должен владеть навыками управления и использования современных информационных технологий, иметь хорошие знания и практические навыки в области трудовых отношений. Прежде чем производить набор работников в кадровые службы, нужно определить их количественный состав.

При отборе и выдвижении работников кадровых служб следует максимально учитывать мнение трудового коллектива, поскольку работник по кадрам в силу специфики своей деятельности должен отвечать высоким моральным требованиям. Такому работнику должны быть присущи ориентация на общение и взаимодействие с другими людьми, требовательность к себе и самокритичность, развитое чувство ответственности и неподдельный интерес к людям, простота и человечность, контроль своего поведения и эмоций, умение слушать.