Эффективность внедрения информационной системы в процесс управления предприятием

3

Министерство образования Омской области

Государственное образовательное учреждение Омской области

среднего профессионального образования

«Омский государственный колледж управления и

профессиональных технологий»

Специальность 080802 «Прикладная информатика»

Эффективность внедрения информационной системы в процесс управления предприятием

Курсовая работа

КР.080802. ПИ-42.721/05

Студент-В.Е. Пономарев

Руководитель-О.Н. Акишкина

2007

Содержание

1. Введение

2. Оценка эффективности информационных ресурсов

3. Исследование модели информационной системы предприятия

4. Построение автоматизированной информационной системы

5. Финансовая информация

6. Маркетинговая информация

7. Внутренняя информация

8. Влияние информационной системы на эффективность работы предприятия

9. Заключение

Список используемой литературы

1. Введение

Цель работы:

Провести анализ эффективности внедрения информационной системы в процесс управления предприятием.

Задачи:

1.Подобрать и систематизировать информацию.

2.Провести расчет затраченного времени на внедрение информационной системы, используя в качестве примера ИС «Клиент».

3.Сделать вывод о том, насколько эффективна в наше время информационная система в процессе управления предприятием.

Любое предприятие, фирма, организация обладает своей организационной структурой. Эта структура многомерна и может быть расчленена на несколько взаимосвязанных и взаимозависимых подструктур, которые можно рассматривать как самостоятельные структуры: структура управления производством, кадровая структура, маркетинговая, финансово-экономическая, информационная структуры. Все они находятся в тесном взаимодействии и именно их совокупность создаёт организационную структуру предприятия. Одно из важнейших мест в этой структуре занимает информационная система.

В принципе, любую систему управления можно представить как информационную систему с различными информационными потоками в виде документов, распоряжений, запросов, обращающихся внутри организации, исходящих или входящих из внешней среды.

В последние десятилетия резко увеличился объём информации в обществе вообще и информации, используемой на предприятии в частности. Это связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках сырья и продукции сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности, технологии производства для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям.

Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям предприятий приходиться иметь дело с таким большим количеством информации, она так быстро меняется, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, на больших предприятиях с большими оборотами продукции и численностью работников существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, закупочно-сбытовой, маркетинговой информации.

В связи с этим появляется необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Они должны облегчить процесс работы с информацией, циркулирующей на предприятии.

Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. На современных предприятиях практически вся работа с информацией автоматизирована, существуют специальные программы, позволяющие вести на компьютере бухгалтерский учёт, документооборот, маркетинговые исследования, проводить прогнозирование и стратегическое планирование, а также многое другое.

Но кроме автоматизации актуальным остаётся вопрос о грамотном построении структуры информационной системы, оптимизации информационных потоков, отсеивания ненужной информации, упрощения поиска и получения необходимой.

Наличие хорошо отлаженной автоматизированной информационной системы на предприятии значительно упрощает процесс управления предприятием. Она позволяет вовремя собрать, отсортировать, обработать необходимую информацию и принять верное решение. Иногда, не вовремя принятое решение, из-за недостатка или несвоевременного поступления информации может привести к гибели предприятия. Поэтому необходимо уделять большое внимание созданию и поддержанию эффективного функционирования информационной системы предприятия.

2. Оценка эффективности информационных ресурсов

При многообразии видов и форм информационных ресурсов проблема их оценки кажется практически неразрешимой.

Действительно, как сопоставлять различные виды информации? Какой информацией необходимо обеспечивать руководителей, управленческих работников, научных работников, конструкторов, технологов и других сотрудников предприятия? Как определить, хранение и поиск какой информации важнее автоматизировать в первую очередь? Как вообще определить эффективность использования информационных ресурсов?

Увеличение объемов производства, частоты обновления номенклатуры выпускаемой продукции и технологий; усложнение управления быстро развивающимися регионами, производственными системами, непромышленной сферой привели к увеличению и усложнению информационных потоков. В этих условиях стало необходимым оценивать затраты на информационные ресурсы, определять их вклад в эффективность функционирования производственных, образовательных и других систем. В различных науках об информации предпринимались попытки ее измерения. Для оценки удовлетворения информационных потребностей в теории научно-технической информации введены меры релевантности и пертинентности. Под релевантностью понимается соответствие выдачи запросу; под пертинентностью - соответствие выдачи потребностям пользователя. На практике при оценке значимости информационных массивов автоматизированных систем управления пользуются иногда такими косвенными оценками, как частота обращения к массиву, число подготавливаемых на его основе документов, число обслуживаемых подразделений, объем массивов и т. п. косвенными количественными характеристиками.

Для решения частных задач рассмотренные способы оценки информации дают иногда вполне удовлетворительные результаты. Однако в случае оценки всей совокупности информационных ресурсов желательно иметь возможность сравнивать различные виды информации, получать если не единую меру, то хотя бы сопоставимые оценки полезности различных информационных ресурсов для производственной или иной системы, с тем чтобы распределять средства на информационное обеспечение более рационально. Применить для оценки эффективности информационных ресурсов традиционную стоимостную меру практически нереально. Можно, конечно, оценить экономическую эффективность и срок окупаемости автоматизации хранения и поиска отдельных видов информационного обеспечения. Однако на основе этих оценок нельзя судить о значимости информации для совершенствования производства или системы организационного управления, о полезности информации для научных исследований, проектного решения.

Опираясь на основную идею применения системных представлений при организации сложных экспертиз можно поставить задачу оценки эффективности информационных ресурсов, как задачу оценки степени их влияния на реализацию цепей системы. При такой постановке задачи нужно решить две проблемы:

- сформировать структуру целей (основных направлений развития) системы, определяющих ее деятельность в соответствующий период сyщеcтвoвaния;

- выбрать подход к оценке степени влияния информации на достижение целей;

Для обеспечения полноты анализа деятельности предприятия (организации) при формировании структуры целей следует применять методики структуризации целей и функций, выбор которых определяется предварительно разработанной концепцией его развития. Для оценки степени целесоответствия можно использовать вероятностную меру, т. е. оценивать вероятность того, что данный информационный ресурс будет использован при достижении подцели. Такие оценки можно получать, как оценки относительной важности, относительного вклада информационного ресурса в реализацию соответствующей подцели, однако при этом возникает проблема, связанная с тем, что одна и та же информация может влиять не на одну подцель.

Можно использовать информационную меру степени влияния ресурса на реализацию подцелей, которая позволяет учесть не только вероятность достижения подцели p, но и вероятность q того, что данная информация будет использована лицом, принимающим решение, при реализации подцели:

H = - q*log (1-p)

Оценка информационного потенциала H удобнее оценок относительной важности: их можно суммировать; можно учесть не только p но и q; понятие информационного потенциала лучше воспринимается управленческими работниками.

В реальных условиях могут быть использованы более сложные способы. Например, применить стратифицированное расчленение. Его суть состоит в том, что выделяют четыре уровня разработки, реализации и оценки информационной системы: эффективность техническая, эффективность экономическая, социальная и функциональная. Затем выбирают критерии оценки по каждому уровню, далее в соответствии с критериями проводят оценку данной системы, применяя различные математические методы или методы экспертных оценок.

3. Исследование модели информационной системы предприятия

Современный этап экономического развития предприятий в мире, характеризуется расширением и совершенствованием форм и методов их управления с использованием информационных систем на предприятии. Развитие информационных систем на предприятиях в последние 30 лет наглядно демонстрирует эффект маятника: централизованная модель обработки информации на базе мэйнфреймов, доминирующая до середины 80-х годов, всего на несколько лет уступила свои позиции распределенной архитектуре одноранговых сетей персональных компьютеров (ПК), но затем началось возвратное движение к централизации ресурсов системы, и сегодня в фокусе внимания оказалась технология клиент/сервер, которая эффективно объединяет достоинства своих предшественников. Исследования ИС предполагают рассматривать их процесс развития как последовательность четырех волн эволюции:

- первая волна ( 1960-1970 гг.): ИС строились на базе мейнфреймов по принципу "одно предприятие - один центр обработки", а в качестве стандартной среды выполнения приложений служила ОС MVS фирмы IBM;

- вторая волна ( 1970-1980 гг.): первые шаги децентрализации ИС, в процессе которой пользователи стали продвигать информационные технологии в организации и учреждения, используя мини-компьютеры класса DEC VAX IBM AS/400. Параллельно началось активное внедрение высокопроизводительных СУБД типа DB2, ADABAS и пакетов прикладных программ типа SAS, Walker и др. Таким образом, кардинальным новшеством ИС второй волны была двухуровневая модель организации системы "мэйнфрейм - мини-компьтеры" с информационным фундаментом в виде централизованной базы данных и прикладных пакетов. Например, для ВМС СССР Северного флота Североморск - мэйнфрейм и централизованные базы данных и прикладные пакеты; военные базы - мини-компьютеры на базах флота и кораблях;

- третья волна (1980 - 1990 гг.): бум распределенной обработки, главной движущей силой которой был массовый переход пользователей с мэйнфреймов и мини-компьютеров на ПК (по некоторым оценкам, на конец 1994г. сектор ПК составлял около 60 % компьютерного рынка, а мировой парк ЭВМ этого класса насчитывал более 170 млн. штук). Логика централизованного управления в СССР и корпоративного бизнеса в мире потребовала объединения разрозненных ЭВМ (рабочих мест) и единую ИС - появились вычислительные сети и распределенная обработка. Однако очень скоро в одноранговых сетях стали обнаруживаться первые признаки иерархичности - сначала в виде выделенных файл-серверов, серверов печати, телекоммуникационных серверов, а затем и серверов приложений. На каком-то этапе возрастающую потребность в концентрации ресурсов ИС, ответственных за администрирование системы, поддержку централизованной (корпоративной) БД и выполнение связанных с ней централизованных приложений, удалось удовлетворить в модели среднего предприятия или подразделений крупных организаций, за счет использования UNIX - серверов и использования распределенных БД на базе СУБД ORAKL. Данный процесс проходил с высокой интенсивностью, так к концу прошлого года в мире было установлено 2,5 млн. UNIX - серверов и рабочих станций. Приведенная структура ИС означает возврат к двухуровневой модели второй волны, но разумеется с добавлением нового качества. Так, при развитии ИС третьего поколения идея чистой (одноранговой) распределенной обработки заметно начала сдавать позиции иерархической модели клиент/сервер.

- четвертая волна (1990 - 2000 гг.): находится в фазе зарождения, но исследования дают возможность сделать вывод, что отличительной чертой современных ИС является иерархическая организация, в которой централизованная обработка и единое управление ресурсами ИС на верхнем уровне сочетаются с распределенной обработкой на нижнем уровне. Подобное построение ИС является своего рода компромиссом между желанием использовать комфорт графического интерфейса индивидуальных приложений и требованиями максимальной доступности данных для всех клиентов системы, повышения скорости обработки, простоты администрирования и снижения эксплуатационных расходов.

На основании проведенного анализа и исследовании можно сделать следующие выводы об особенностях ИС последнего поколения:

- полное использование потенциала настольных компьютеров и среды распределенной обработки;

- модульное построение системы, предполагающей существование множества различных типов архитектурных решений в рамках единого комплекса;

- экономия ресурсов системы за счет централизации хранения и обработки данных на верхних уровнях;

- наличие эффективных централизованных средств сетевого и системного администрирования, позволяющих осуществлять сквозной контроль за функционированием сети и управление на всех уровнях иерархии, а также обеспечивающих необходимую гибкость и динамическое изменение конфигурации системы.

Основываясь на приведенном исследовании можно сделать вывод, что на сегодняшний день возможны четыре формы организации стратегии функционирования информационных систем на предприятии:

- централизованное хранение и обработка информации при централизованном управлении экономико-производственными объектами (традиционная АСУ);

- централизованное хранение и обработка информации при децентрализованных или независимых системах управления (при помощи ВЦ коллективного пользования);

- распределенное хранение и обработка информации при централизованном управлении;

- распределенная обработка и хранение при децентрализованном управлении.

Две последние организационные формы предопределяют концепцию новой информационной технологии. Основу новой информационной технологии составляют распределенная компьютерная техника, "дружественное" программное обеспечение и развитые средства коммуникации. Пользователю непрограммисту предоставляется возможность общения с ЭВМ. При этом мощные программно-аппаратные средства (базы данных, экспертные системы, базы знаний и системы поддержки принятия решения и др.) создают комфорт в работе, позволяют не только автоматизировать процесс изменения формы и местоположения информации, но также изменения ее содержания.

Для новой информационной технологии характерны:

- работа пользователя в режиме манипулирования (непрограммирования данными);

- сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе ннтегрированных баз данных, предусматривающих единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных;

- безбумажный процесс обработки документов;

- интерактивный режим решения задач;

- возможности коллективного исполнения документов на основе сетевой технологии клиент - сервер, объединенных средствами коммуникации;

- возможность, адаптивной перестройки форм и способа представления информации в процессе решения задачи.

Современный этап автоматизации управления производством характеризуется стремительным развитием систем распределенной обработки данных, что позволяет ускорить обработку информации за счет максимального приближения средств обработки данных к местам ее возникновения и использования; эффективнее удовлетворить разнообразные и часто меняющиеся информационные потребности управленческого персонала; обеспечить принятие решения к объектам оперативного управления; снижать расходы на содержание всей вычислительной системы; увеличивать гибкость и повышать живучесть систем (выход из строя одного компьютера не приводит к отказу всей системы); непосредственно участвовать исполнителям в процессе управления, повышать качество и надежность в принятии решений. Структурно распределенная обработка информации реализуется в виде многопользовательских систем (сетей вычислительных машин - локальных/глобальных). Важным фактором становления новой информационной технологии является создание локальной вычислительной сети (ЛВС) персональных ЭВМ (ПЭВМ), которые эффективно сочетают возможности ПЭВМ для персональной обработки данных с преимуществами распределенной обработки данных.

4. Построение автоматизированной информационной системы

Автоматизированную систему информации можно рассматривать с двух точек зрения: как сеть информационных служб (главный информационно-вычислительный центр, локальные вычислительные центры производств, цехов и других подразделений, автоматизированные рабочие места и другие составляющие) с размещенными в ней массивами хранения информации, документами, техническими средствами регистрации, хранения, передачи, обработки, представления информации, программным обеспечением, методическим обеспечением (инструкциями для пользователей, положениями о подразделениях) и другими видами обеспечения; как потоки различной информации, циркулирующие внутри организации, которые необходимо структурировать, отсортировать и оптимизировать.

Если говорить о системе информации, как о сети информационных служб, то при её формировании выделяют два основных этапа:

1. Формирование модели, отображающей возможные варианты прохождения информации

2. Оценка модели и выбор наилучшего варианта пути прохождения информации.

При этом используют методику системного анализа.

Эти два этапа содержат определённые подэтапы.

Этап 1. Формирование модели, отображающей возможные варианты прохождения информации в автоматизированной информационной системе.

1.1. Отграничение системы от среды ("перечисление" элементов системы).

Подэтап может выполняться с применением метода "мозговой атаки", а в реальных условиях - методов типа комиссий, семинаров или других форм коллективного обсуждения, в результате которого определяется некоторый перечень элементов будущей системы. B состав таких комиссий должны входить разработчики и будущие пользователи АИС.

1.2. Объединение элементов в группы.

Сложную реальную развивающуюся систему невозможно "перечислить" полностью. Следует набрав некоторое множество элементов, попытаться объединить их в группы, найти меры сходства, "близости" и предложить способ их объединения.

Этот подэтап можно трактовать как образование из элементов исходного множества некоторых подмножеств путем перехода от перечисления сходных по какому-то признаку элементов к названию характеристического свойства этого подмножества. В результате в приводимом примере могут быть образованы подмножества элементов по соответствующим видам обеспечения.

1.3. Формирование из элементов подмножеств новых множеств, состоящих из "пар", "троек", "пятерок" элементов исходных подмножеств.

Что можно делать с полученным новыми множествами "пар" и "троек”? Иногда в задачах моделирования на этом этапе можно получить новый результат, который подсказывает путь дальнейшего анализа

1.4. Содержательный анализ полученных результатов и поиск новых путей развития модели.

Для проведения содержательного анализа следует возвратиться к системным представлениям и использовать структуризацию в форме иерархической структуры.

Такое представление помогает распределить работу между соответствующими специалистами, а затем найти дальнейший путь развития модели на основе содержательного анализа сути полученных "пар" и "троек" с точки зрения обеспечения наиболее эффективной реализации задач, поставленных перед системой.

1.5. Разработка языка моделирования.

Данный этап можно представить следующим образом:

- разработка словаря языка моделирования;

- разработка грамматики (или нескольких грамматик, что зависит от числа уровней модели и различии правил).

Этап 2. Оценка модели и выбор наилучшего варианта.

2.1. Выбор способа оценки моделей.

2.2. Выбор критериев оценки моделей.

Могут быть приняты такие оценки, как оперативность (время), достоверность (вероятность сбоя при передаче информации, ошибок при ее обработке), трудоемкость, затраты на внедрение, эксплуатационные расходы, сроки внедрения, скорость заполнения форм или ввода информации.

2.3. Оценка моделей.

Способ оценки модели на уровне вариантов экспертный; для экспертного оценивания могут быть выделены сферы компетентности и привлечены соответствующие специалисты, знающие особенности конкретных технических средств; кроме того, могут быть проведены эксперименты.

2.4. Выбор наилучшего варианта.

В реальных условиях не обязательно проходить все подэтапы. Во-первых, существует множество разнообразных готовых программ. Во-вторых, наработан большой опыт в организации информационных систем, поэтому, используя его можно создавать системы по аналогии.

Если рассматривать систему информации, как сеть информационных потоков, её можно условно разделить на три основные части: финансовая информация, маркетинговая и внутренняя информация.

Для каждой составляющей допустимы различные типы построения, которые могут состыковываться друг с другом.

5. Финансовая информация

Для построения системы финансовой информации необходима следующая информация:

Финансовое положение предприятия на каждый день -- информация, необходимая для управления: остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженности, средства в товарных запасах, финансовые показатели -- оборачиваемость капитала, ликвидности.

Для определения реальной эффективности деятельности подразделений - отнесение затрат по месту их возникновения. Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую с прибыльностью подразделений, т.к. поступление средств идет в основном через службу сбыта, однако знание структуры затрат позволяет их оптимизировать. Иногда впервые выполняемая "привязка" дает неожиданную для руководства картину, обнаруживает положение дел, далекое от ожидаемого.

Здесь важна не только точность, предоставляемых данных, но и скорость их получения в случае необходимости. Возможен компромисс между точностью данных и скоростью их интерпретации. Для управления часто важнее скорость: устаревшие на неделю данные, пусть и очень точные, означают запаздывание управляющего воздействия на ту же неделю.

Кроме того, необходимо определить объем нужной информации и требования к ее обработке. Как правило, подготовка информации невозможна без применения автоматизации и требует затрат значительных усилий, сопоставимых с ведением баланса. При наличии финансово-экономической службы подготовка может быть распределена следующим образом: разработка и контроль выполнения -- финансовый директор; разнесение затрат -- экономист; ввод данных -- бухгалтерия. Отсутствие развитого финансового подразделения заставляет использовать для всех задач бухгалтерию, что проблематично, т.к. принципы бухучета значительно отличаются от принципов постановки управленческой финансовой информации и противоречат всему предыдущему опыту бухгалтеров.

Эффективность использования финансовой информации значительно повышается, если управление на ее основе распределено горизонтально, между основными подразделениями.

6. Маркетинговая информация

Информация об участниках рынка -- поставщиках, покупателях и конкурентах -- в том или ином объеме используется предприятием всегда. Даже при, отсутствии подразделения маркетинга, негативном отношении к маркетингу, предприятие так или иначе вынуждено собирать информацию для своего функционирования. Наиболее востребованной является информация о конкурентах и поставщиках: цены и условия поставки. Реже всего собирается и анализируется информация о покупателях.

Полная система маркетинговой информации включает в себя сведения о предприятии, микросреде (собственно рынке), макросреде (экономике, культуре, политике, ресурсах, технологии в областях, интересующих предприятие).

Построение стратегий в большой степени основано на предпочтениях конечных потребителей, но тактические цели могут быть достигнуты через постоянную реализацию. Она, в свою очередь, зависит от предпочтений тех, кто платит деньги. Информация о покупателях структурируется на предприятии в отделе сбыта. Торговые агенты и продавцы постоянно выслушивают просьбы, рекомендации и претензии покупателей. Значительная часть информации здесь и теряется, т.к. агент или продавец редко могут использовать ее в собственной работе. Существенная, по мнению продавца, информация передается "выше", где уже менеджер фильтрует ее и ненужную отсеивает. Далее очень изменившийся информационный поток достигает руководства сбыта, где снова отсеивается информация, которую сбыт использовать не компетентен. Руководству предприятия попадает дистиллированный информационный ручеек, из которого невозможно извлечь пользы. Такая система построения называется Вертикальной.

Обратная связь (реакция на информацию) при вертикальной организации информационных потоков очень мала. На практике это означает самостоятельное принятие агентами и продавцами решений, выходящих за их компетенцию. Накопления информации не происходит.

Горизонтальная информационная система предусматривает адресное распределение информации по мере ее поступления. Агенты и продавцы адресуют информацию подразделениям, способным ее использовать. Преимущества горизонтальной системы: более полное использование информации и сокращение сроков принятия решений. Недостатки: агенты и продавцы самостоятельно решают, кому и какая информация может потребоваться; адекватная реакция на информацию не стимулируется, т.е. как для агента передача информации заинтересованной службе является факультативной нагрузкой, так и для заинтересованной службы не обязателен ответ агенту; накопления информации не происходит. Регламентировать процедуру информационного обмена нецелесообразно.

Централизованная информационная система предусматривает организацию информационного центра, в который информация стекается в полном объеме и где накапливается. Пассивный информационный центр строится на базе компьютерной автоматизированной системы, в которую информация постоянно заносится и из которой распределяется по запросам соответствующих служб. Главный недостаток пассивного центра -- отсутствие обратной связи и стимулировании использования информации. Процедуру информационного обмена уже можно регламентировать, однако автоматического поддержания его качества не происходит.

Активная централизованная информационная система выполняет также функцию маркетинга: контролирует, анализирует и распределяет информацию. Процедура информационного обмена регламентируется. Информация используется наиболее полно и эффективно. Накопление информации существенно облегчает поиск новых рыночных возможностей предприятием по мере его развития. К недостаткам системы можно отнести высокую стоимость ее эксплуатации.

Выбор той или иной системы предприятием определяется спецификой последнего. Для предприятия с ограниченными ресурсами, ориентированного на работу с одним и тем же сегментом рынка, достаточна вертикальная информационная система. Если персонал предприятия образует сплоченную команду, может быть достаточно эффективна горизонтальная система. Централизованная система необходима предприятию, увеличивающему долю рынка, применяющему диверсификацию или другую стратегию интенсивного развития.

Обязанности по определению объема, качества и периодичности сбора информации возлагаются на подразделение маркетинга (если оно существует на предприятии) или на высшее руководство. Контроль использования информации производится службами маркетинга или сбыта. Построение информационной системы в наибольшей степени есть функция маркетинга и при отсутствии последней на предприятии должно выполняться руководством предприятия.

7. Внутренняя информация

Организации внутренней информации предприятия обычно уделяют мало внимания, отдавая приоритет финансовой и маркетинговой. Между тем система распространения внутренней информации в значительной степени влияет на качество взаимодействия между подразделениями предприятия, способствует или препятствует развитию предприятия.

Наиболее важны такие аспекты внутренней информации, как адекватное доведение до каждого работника предприятия стратегических и тактических задач и решений руководства (т.е. прохождение информации "вниз") и доведение до руководства соответствующих уровней претензий и предложений по совершенствованию технологий взаимодействия структур (т.е. прохождение информации "вверх").

Прохождение информации "вниз" удобно организовать через проведение регулярных совещаний и "оперативок" на уровне руководителей подразделений и в подразделениях. На "оперативках" формулируются задания для персонала, разъясняется, какие именно проблемы будут решаться и почему именно этим способом. Это позволяет получить большую отдачу от работников, во-первых, потому что исключается возможность ошибки из-за неверно понятого задания и, во-вторых, потому что формируется мотивация -- повышается значимость задания. Дополнительную пользу могут принести предложения работников по более эффективному решению поставленных проблем.

В отдельных случаях руководство сознательно идет на ограничение внутренней информации из соображений секретности. В подавляющем большинстве случаев, предприятие от этого больше теряет, чем выигрывает, т.к., во-первых, при желании информация все равно будет получена конкурентами, во-вторых, рассогласование в представлениях персонала о целях стратегии и тактике предприятия способно принести большее вреда, чем три конкурента сразу.

Прохождение информации "вверх" (по сути -- обратная связь) позволяет выявлять возникающие проблемы в функционировании предприятия на ранней стадии и соответственно эффективно решать их. Частично обратную связь обеспечивают "оперативки" и совещания, на которых персоналом высказываются предложения. Возможно ее стимулирование введением приемных часов высшего руководства раз в неделю или в две. Реально прохождение информации "вверх" стимулирует ее востребованность: если по предложениям персонала принимаются соответствующие решения, претворяемые в жизнь, если предусмотрено материальное или моральное поощрение за использованные предложения, то обратная связь функционирует и обеспечивает всю полноту информации. Если же предложения откладываются "под сукно", их число быстро уменьшается до минимума и для восстановления системы приходится прилагать значительные усилия.

При организации системы внутренней информации необходимо рассмотреть такие вопросы как делегирование полномочий. Вывод всей полноты информации на высший уровень руководства нецелесообразен. Таким образом, решения по предложениям персонала должны приниматься на соответствующих уровнях, то есть, если менеджер компетентен в вопросе агента, ему необходимо самостоятельно принять решение по вопросу, если проблема выявлена на уровне взаимодействия подразделений, решение по ней принимается руководителями подразделений

8. Влияние информационной системы на эффективность работы предприятия

Информационная система оказывают влияние на многие характеристики предприятия. Рассмотрим более подробно наиболее важные из них.

1. Производительность труда (операционная эффективность). Она имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в организациях применяют системы обработки транзакций. Например, для управления запасами на складе, чтобы сократить расходы, связанные с их содержанием. При этом компьютер определяет оптимальный запас изделий на складе, отслеживает текущее количество. Другой пример - повышение производительности труда работников офиса при помощи редакторов текста. При этом сокращается время подготовки текста, особенно в тех случаях, когда текст пересматривается несколько раз. Также производительность труда в офисе повышается за счет применения систем настольного издательства и систем презентационной графики.

2. Функциональная эффективность может быть улучшена за счет применения СППР. Например, компания American Express, производящая кредитные карточки, для повышения эффективности функций разрешения кредита использует системы искусственного интеллекта. Эти системы объединяют в себе мастерство всех лучших менеджеров по кредиту.

3. Качество обслуживания клиентов. Примером может служить применение банковских машин (банкоматов). Нормальный банкомат работает 24 часа в сутки каждый день. Он позволяет снимать со счета наличные в любое время суток.

4. Создание и улучшение продукции. Продукция бывает двух видов: информационно-интенсивная и традиционная. Информационно-интенсивная продукция выпускается в банковской деятельности, страховании, финансовом обслуживании и т. д. Информационно-интенсивная продукция может быть создана и улучшена на основе современных информационных технологий.

5. ИС открывают перед компанией возможность изменения основ конкуренции. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем - сравнивал полученные результаты, группируя их по экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам.

6. Закрепление клиентов и отдаление конкурентов. Информационные системы конкурентоспособных преимуществ (ИСКП) обслуживают стратегические потребности организации. ИСКП дают мгновенный и быстрый доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение фирмой своих задач. Но главное то, что ИСКП производят такие информационные продукты и услуги, которые содействуют привлечению клиентов к своей фирме за счет клиентов конкурента. Например, банковские пластиковые карточки дают более надежную защиту от кражи наличных денег, поэтому клиент нередко выбирает именно тот банк, который предоставляет услуги в виде пластиковых карточек.

ИСКП - это фактически комплекс многих других видов ИС. Рыночные условия требуют от фирм, банков, корпораций постоянно изыскивать новые возможности для повышения конкурентоспособности. В последнее время весомые преимущества создаются за счет использования телекоммуникаций, локальных, корпоративных, и глобальных компьютерных сетей. Они, во-первых, позволяют привлекать клиентов сокращением времени обслуживания или предоставления им комфорта, во-вторых, повышают качество и оперативность работы менеджеров в процессе принятия решений за счет скоростного сбора данных от региональных подразделений и оперативного анализа данных.

9. Заключение

В результате выполнения курсовой работы я изучил оценку эффективности внедрения информационной системы в процесс управления предприятием.

Провел исследование модели информационной системы предприятия, проанализировал построение автоматизированной информационной системы предприятия. Произвел расчет затраченного времени на внедрение информационной системы «Клиент».

Исходя из этого, я могу сделать следующий вывод:

Сегодня информационные технологии оказывают влияние не только на обработку данных, но и на способ выполнения работы людьми, на продукцию, характер конкуренции. Информация во многих организациях становится ключевым ресурсом, а информационная обработка - делом стратегической важности. Большинство организаций не сможет успешно конкурировать, пока не предложит своим клиентам такой уровень обслуживания, который возможен лишь при помощи систем, основанных на высоких технологиях.

Информационные системы используются организациями в разных целях. Они повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения. Информационные системы повышают качество услуг, предоставляемых заказчикам и клиентам, помогают создавать и улучшать продукцию. Они позволяют закрепить клиентов и отдалить конкурентов, сменить основу конкуренции путем изменения таких составляющих, как цена, расходы, качество.

Список используемой литературы:

1. «Информационные системы менеджмента» - Устинова Г.М.

2. «Информатика. Базовый курс» - Симонович С.В.

3. «Общая информатика» - Симонович С.В. Евсеев Г. Алексеев А.

4. «Основы теории систем и системного анализа» - Волкова, Денисов

5. «Рабочие станции и информационные сети» - Гольц Г.

6. «Машинная обработка информации» - Галицин В.К. Левченко Ф.А.

7. «Вычислительные сети и распределенная обработка данных» - Мартин Дж.

8. «Оценка производительности вычислительных систем» - Феррари Д.М.

9. «Локальные сети ЭВМ» - Флинт Д.

10. «Глобальные и локальные сети - взгляд в будущее» - «Компьютеры + Программы»

11. «Структурный подход к организации баз данных» - Атре Ш.

12. «Проектирование баз данных информационных систем» - Бойко В.В. Савинков В.М.

13. «Автоматизированное проектирование баз данных» - Мартин Дж.

14. «Планирование развития автоматизированных систем» - Хаббард Дж.