Анализ организационной структуры управления предприятия на примере ПП "Наш пекарь"

22

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ

Производственное предприятие «Наш пекарь» зарегистрировано 16.01.1991 г. Юридический адрес: г. Алчевск, ул. Дунауйварошская 9.

Основные направления деятельности предприятия - изготовление муки и хлебобулочных изделий

Основные виды деятельности:

- изготовление пшеничной муки и отрубей;

- изготовление хлеба 8-ми сортов;

- изготовление сдобы.

Владелец фирмы, частный предприниматель, несёт полную юридическую и финансовую ответственность по всем осуществляемым видам деятельности предприятия.

Численность персонала 140 человек, поэтому предприятие является средним частным.

По характеру принадлежности капитала фирма национальная, владелец - гражданин Украины, предприятие иностранных инвестиций не имеет.

Сфера деятельности предприятия - пищевая промышленность.

2. ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАК КИБЕРНЕТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ

Вход - это параметры внешней среды, оказывающие влияние на состояние системы

Основными видами информации, необходимой для успешной деятельности ЧП «Наш пекарь» являются следующие:

- информация об основных поставщиках зерна (в Украине и близком зарубежье);

- информация об оптовых поставщиках других товаров, необходимых для производства хлебобулочных изделий;

- информация о конкурентах;

- информация о нововведениях и инновациях в сфере хлебопекарства;

- информация о предпочтениях населения для корректировки ассортимента или его расширения.

В своей деятельности предприятие заёмных средств не использует, полностью опираясь на собственный капитал.

Ресурсы, потребляемые предприятием:

- энергетические (электроэнергия - для технологического процесса и т.д., горючее - для потребностей автопарка);

- трудовые ресурсы в виде основных производственных работников, обслуживающего персонала;

- производственные ресурсы (зерно, мука, соль, сахар, вода, дрожжи и т.д.) для изготовления конечного продукта.

Процесс - переработка информации, материальных ресурсов, получение прибыли, удовлетворенности работников для получения конечного продукта.

Производственный процесс как один из элементов основной деятельности можно разделить на 2 части: мельничное производство муки и непосредственная выпечка хлебобулочных изделий.

Изготовление муки происходит путём автоматизированной переработки зерна на двух, имеющихся в распоряжении ЧП «Наш пекарь» вальцовых мельницах агрегатного типа.

Выпечка хлебобулочных изделий происходит на механизированных пекарских установках.

Выход - результат деятельности системы, влияющий на внешнюю среду: хлебобулочные изделия; кормовые полуфабрикаты, мука для всех слоёв населения.

Большую часть прибыли составляет прибыль от реализации готовой продукции; меньшую - реализация кормовых полуфабрикатов, производимых мельницами.

Учтенная и проанализированная информация, правильно подобранные поставщики и отрегулированная стратегия, налаженный процесс производства и реализации являются основными составляющими достижения главной цели - получения прибыли.

Процесс - комплекс действий или операций, который предшествует завершению каждой стадии обработки материалов, заготовки или узла, предусматривает управляющую обработку материалов.

Производственные сооружения: здания мельниц и пекарен, офисное помещение.

Производственное оборудование: мельницы, крупорушки, мельничные сепараторы, печи, сушилки, куттеры и т.д.

Ресурсы - элементы производства, переменные расходы, которые изменяются пропорционально объёму производства.

Для данного предприятия ресурсами выступают:

- трудовые;

- зерно;

- продукты для производства хлеба;

- энергоресурсы.

3. СТРАТЕГИЧЕСКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

3.1 Описание целей организации

Стратегическое планирование - процесс определения и разработки целей организации и средств их достижения.

Миссия - главная общая цель организации. Миссия фирмы «Наш пекарь» заключается в удовлетворении потребности населения в свежих, качественных хлебобулочных изделиях по доступной справедливой цене.

Продукция рассчитана на все слои населения независимо от половозрастного состава и материального положения.

Важной концепцией деятельности является учёт спроса на отдельные сорта изделий и постоянное расширение ассортимента продукции, совершенствование технологии производства.

Успешная деятельность предприятия «Наш пекарь» связана с взаимодействием с внешней средой. Основными факторами внешней среды являются: конкуренция на рынке данной продукции и положение на аграрном рынке.

При формировании организации необходимо учитывать факторы культуры организации.

При формировании предприятия «Наш пекарь» к рабочему климату персонала были предъявлены следующие требования:

1. Пунктуальность и тактичность

2. Разработка и выполнение ежедневных нарядов и ежедневный отчёт о проделанной работе.

3. Дисциплинированность.

При приёме на работу персонала фирмы учитывались следующие показатели:

1. Образование, соответствующее занимаемой должности.

2. Опыт работы.

3. Коммуникабельность.

Целевыми ориентирами данной фирмы, отражающими то, на решение каких задач направлена деятельность предприятия и то, к чему она стремится в своей деятельности в перспективе заключается в расширении фирмы, изготовление новых сортов и видов продукции.

Руководством фирмы «Наш пекарь» были разработаны цели, к достижению которых стремится фирма в своей деятельности и которые отражают основные направления деятельности и развития фирмы:

1) удовлетворение потребностей клиентов;

2) увеличение объема прибыли;

3) снижение уровня затрат;

4) удовлетворение потребностей работников;

5) увеличение доли рынка;

6) увеличение объёма выпускаемой продукции;

7) увеличение ассортимента производимой продукции;

8) улучшение условий труда;

9) улучшение качества продукции;

10) контроль за качеством продукции;

11) привлечение высококвалифицированных специалистов;

Общие и специфические цели

Для осуществления миссии вырабатываются общие и специфические цели. Общие цели разрабатываются для предприятия в целом, а специфические - по основным видам деятельности подразделений на основе общих целей.

Для фирмы «Наш пекарь» были разработаны общие и специфические цели организации, поэтому дерево целей организации будет иметь вид:

Таблица 3.1 Наименование целей организации

№ уровня	№ цели	Наименование целей
0 1 2 3	1 1 1.1 1.2 1.3 1.4 2 2.1 2.2 3 3.1 3.2	Получение максимального объёма прибыли от деятельности организации. Увеличение производственных мощностей. Закупка газовых печей ускоренной выпечки. Закупка и установка дополнительных вальцовых мельничных агрегатов. Оборудовать сушильную комнату. Привлечь новых квалифицированных специалистов. Увеличить рентабельность. Заменить устаревшее оборудование новыми альтернативными видами пекарских установок. Разработать максимально экономную технику производства муки. Расширить рынок сбыта. Заключить договора о продаже продукции с торговыми точками близлежащих населённых пунктов. Довести технологию и рецептуру изготовления продукции до уровня лидерства на местном рынке.

Оценка и анализ внешней среды

Предприятие «Наш пекарь» находится в постоянной взаимосвязи с внешней средой.

К внешнему окружению фирмы относятся: общее внешнее окружение (состояние экономики, государства и общества), непосредственное деловое окружение (покупатели, поставщики, конкуренты).

Основными факторами внешней среды, влияющими на деятельность предприятия «Наш пекарь» являются: законодательная регламентация допустимой рентабельности продукции и колебания цен на аграрном рынке.

Угрозы и возможности, с которыми сталкивается фирма «Наш пекарь» выделены в семь отраслей: экономика, политика, рынок, технология, конкуренция, международное положение и социальная сфера.

- Экономические факторы, которые проявляются в темпах инфляции, колебаниях курса валют, изменениях в структуре спроса и предложения, налоговой политикой.

- Политические, которые выражаются в регламентации деятельности предприятий пищевой промышленности.

- Рыночные факторы, такие как конкуренция и малый жизненный цикл продукта.

- Технологические факторы, которые проявляются в том, что предприятие «Наш пекарь» находится в экологически загрязненной зоне, что предусматривает применение мер для предотвращения порчи продукции, в особенности, технических.

- Социальные факторы - общественное мнение о производстве и фирме в целом.

Управленческое обследование сильных и слабых сторон предприятия

Работа, проводимая в сфере маркетинга на данный момент, является удовлетворительной и успешной. Но имеют место подпункты, показатели, которые следует улучшить. Например, необходимо постоянно находить новейшую информацию о новинках технологии и рецептуры в области хлебопекарства, искать наиболее выгодных поставщиков зерна как в Украине, так и за рубежом.

Качество изготовляемой продукции позволяет удерживать крепкие позиции на рынке города и близлежащих населённых пунктов. Недостатки проявляются в пока ещё малом ассортименте продукции.

С финансовой точки зрения предприятие «Наш пекарь» находится в оптимальном положении, уровни дебиторской и кредиторской задолженности не угрожают финансовой независимости, уровень запасов достаточен для беспрерывной работы и обеспечения рынка.

Персонал: уровень подготовки работников предприятия удовлетворительный, удовлетворённость работников на достаточном уровне.

Организация: организационная структура имеет простой доступный вид, в связи с чем предприятие не имеет проблем в реализации своей деятельности.

Взаимоотношения между работниками фирмы хорошие, имеет место взаимозаменяемость, что благоприятно влияет на работу всего коллектива в целом.

Таблица 3.2 Оценка сильных и слабых сторон предприятия

Функциональная зона	Слабая	Средняя	Сильная
	1	2	3	4	5
Маркетинг: - расширение ассортимента продукции - позиция на рынке			*	*
Производство: - качество продукции; - длительность производственного цикла			*		*
Финансы: - задолженность; - уровень запасов				* *
Персонал: - стимулирование; - талантливые работники		* *
Организация: - гибкость организационной структуры - четкость распределения			*	*
Организационная культура: - система ценностей; - имидж			*	*

Анализ стратегических альтернатив и выбор стратегии предприятия.

Стратегия ограниченный рост. При этой стратегии фирма должна стремиться не только увеличивать производственные мощности, а вместе с тем и следить за качеством продукции.

Эта стратегия включает в себя следующие этапы действий:

- расширение производственных мощностей и увеличение выпуска продукции в соответствии спросу;

- приобретение и установка нового оборудования;

- снятие с производства сортов, обладающих низким спросом;

- в итоге - увеличение прибыльности.

Стратегия интенсивного роста. При этой стратегии предприятие должно при минимуме затрат в наиболее короткие сроки увеличить свой объём с целью вытеснения конкурентов.

Она включает:

- привлечение заёмных средств для приобретения нового оборудования;

- увеличение ассортимента продукции;

- увеличение рентабельности производства;

Преимущество первой стратегии заключается в постепенном развитии фирмы и гарантирует определённый процент прибыли. Вторая стратегия более динамичная, что позволяет в более короткие сроки получить прибыль, но с определённой степенью риска.

Проанализировав обе стратегии предприятие выбрало следующий вариант:

- увеличить объём выпускаемой продукции;

- привлечь заёмные средства;

- приобрести новое оборудование и комплектующие;

- следить за спросом на определённые сорта изделий;

- повысить рентабельность;

- увеличить количество персонала.

Планирование реализации стратегии

При рассмотрении реализации стратегии придерживаются следующей последовательности:

Подобно тому, как руководство вырабатывает краткосрочные цели для обеспечения достижения долгосрочных, оно также часто разрабатывает краткосрочные планы, которые согласовываются с долгосрочными планами. Такие краткосрочные стратегии называют тактикой. Руководство ЧП «Наш пекарь» выбрало тактику, согласующуюся с выбранной стратегией, т.е. постепенное увеличение производственных мощностей и объёма выпуска. Данную тактику можно представить в следующем виде:

- закупка необходимого оборудования;

- корректировка ассортимента.

Политика заключается в сотрудничестве предприятия с поставщиками, а также изготовлении качественной продукции.

Процедуры предприятия включают:

- действия, направленные на достижение высокого качества продукции;

- полное выполнение условий договоров с заказчиками и поставщиками.

Когда успешная реализация планов зависит от выполнения задания, руководство может полностью исключить какую-либо свободу выбора. В связи с этим устанавливаются правила, которым необходимо подчиняться:

- ведение полной отчётности в соответствии со стандартами;

- полное выполнение возложенных обязанностей;

- соблюдение трудовой дисциплины.

4. РАЗРАБОТКА ТИПА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

4.1 Определение типа организационной структуры

Горизонтальное разделение труда - разделение труда на компоненты, которые составляют общую деятельность предприятия.

Вертикальное разделение труда - координирование работы сверху - вниз, т.е. от начальника к исполнителю.

Организационная структура - совокупность управленческих звеньев, которые расположены в строгой соподчинённости и обеспечивают взаимосвязь между управляющей и управляемой подсистемами.

Учитывая средний размер предприятия, строгую подчинённость менеджеров руководителю и выполнение ими функций своего подразделения целесообразно создать линейную организационную структуру. Данная структура предполагает сосредоточение всех полномочий руках высшего руководства.

22

Рис. 4.1 Организационная структура предприятия

4.2 Описание функций звена управления

Таблица 4.1 Численность и функции должностных лиц предприятия.

Должность работника	Численность, чел.	Основные функции работников
Финансовый отдел: глав. бух бухгалтеры	5 1 4	Начисление зарплаты работников, составление финансовой отчетности. Контроль всех финансовых операций, регулирование цен.
Отдел снабжения: начальник экспедитор	12 2 10	Контроль качества сырья, поиск поставщиков, контроль за работой экспертов. Обеспечение бесперебойной поставки сырья
Отдел кадров: начальник	1 1	Составление трудовых договоров
Производственный отдел: начальник	1 1	Контроль за работой производственных подразделений
Мельница 1: главный механик	1 1	Техническое обслуживание и обеспечение бесперебойности работы
Мельница 2: главный механик	1 1	Техническое обслуживание и обеспечение бесперебойности работы
Пекарня 1: главный механик	1 1	Обеспечение нормальной работы оборудования, текущий контроль качества продукции
Пекарня 2: главный механик	1 1	Обеспечение нормальной работы оборудования, текущий контроль качества продукции

Должностная инструкция главного бухгалтера

Должностные обязанности:

1. Осуществляет, исходя из Положения о главных бухгалтерах, организацию бухгалтерского учета, хозяйственно - финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

2. Обеспечивает рациональную организацию учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной механизации вычислительных работ, прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета и контроля, разработку и осуществление мероприятий, направленных на соблюдение государственной дисциплины и укрепление хозяйственного расчета.

Организует учет поступающих денежных средств, товаро - материальных ценностей и основных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерских операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно - финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, контроль за законностью, своевременностью и правильностью их оформления, составления экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ

Осуществляет расчеты по заработной плате с работниками предприятия, правильное перечисление платежей в государственный бюджет и внебюджетные фонды, взносов на государственное социальное страхование, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам, отчисления в фонды экономического стимулирования и другие фонды и резервы.

5. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда оплаты труда, за установлением должностных окладов, проведением инвентаризации денежных средств, товаро - материальных ценностей и основных фондов, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия.

6. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно -финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственного резерва, устранение потерь и непроизводительных затрат.

7. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товаро - материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

8. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и материальных ценностей, нарушение финансового и хозяйственного законодательства.

9. Ведет работу по обеспечению строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно - хозяйственных и других расходов, законности списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформлении и сдачи их в установленном порядке в архив.

10. Обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленном порядке в соответствующие органы.

11. Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля отчетности и экономического анализа.

12. Руководит работниками бухгалтерии.

Должен знать:

Постановления, распоряжения вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие материалы финансовых и контрольно - ревизионных органов по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности, а также касающиеся хозяйственно - финансовой деятельности предприятия; структуры предприятия и перспективы его развития; основы технологии производства продукции предприятия; положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии; правила его ведения; порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета; формы и порядок финансовых расчетов; методы анализа деятельности предприятия; выявления внутрихозяйственных резервов; порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товаро - материальных и других ценностей; правила расчета с дебиторами и кредиторами; порядок списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь; правила инвентаризации денежных средств, товаро - материальных ценностей, расчетов и платежных обязательств; порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности; правила проведения проверок и документальных ревизий; передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования хозяйственной и финансовой деятельности предприятия; экономику, организацию производства, труда и управления; гражданское право, трудовое, финансовое и хозяйственное законодательство; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. ПРОЕКТИРОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

Все действия руководителя направлены на облегчение достижения целей организации. В связи с этим необходим эффективный обмен информацией. Если же работники не смогут обмениваться информацией, то они не смогут работать совместно, формировать и достигать цели. Поэтому необходимо эффективно использовать коммуникационный процесс, что позволит повысить уровень эффективности работы и взаимопонимания в коллективе.

Рассмотрим процесс обмена информацией на конкретном примере между двумя сторонами, а именно, между директором и главным бухгалтером.

В данном случае директор предприятия является отправителем информации об остатках полуфабрикатов на складе с целью формирования сметы на приобретение следующей партии продукции.

Следующим этапом является этап кодирования (сообщения). В данном случае носителем системы кодовых знаков будет распоряжение директора о предоставлении отчёта об остатках продукции на складе. Это сообщение было передано посредством телефонного звонка непосредственно главному бухгалтеру, который в данном случае становится получателем информации.

Затем намечается этап раскодирования, который включает в себя восприятие сообщения отправителя получателем, его интерпретацию и оценку. После телефонного разговора с директором, главный бухгалтер воспринял эту информацию.

Последним этапом является обратная связь. Получатель (в данном случае - главный бухгалтер) становится отправителем, а отправитель (директор) - получателем. Т.о. обратная связь - это реакция (ответ) получателя на полученную информацию. Главный бухгалтер собрал необходимую информацию и передал её директору

6. ВЫРАБОТКА УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

Принятие решений является важной частью любой управленческой деятельности. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие - как процесс, ведущий к появлению этого продукта.

Принятие решений представляет собой сложный систематизированный процесс, состоящий из ряда этапов и стадий, начинающийся с формирования проблемы и заканчивающийся совершением действий, решающих эту проблему.

Подготовка решения

Принятие решения

Реализация решения

Анализ эффективности

решения

Рис. 6.1 - Алгоритм принятия управленческого решения.

На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации на микро- и макроуровне, включающий сбор и обработку информации, а также выявляются и формируются проблемы, требующие решения.

На стадии принятия решения осуществляется разработка и оценка альтернативных решений и курсов действий, производится выбор и принятие наилучшего.

На стадии реализации решения принимаются меры для конкретизации решения и доведения его до исполнителей, осуществляется контроль за ходом его исполнения, вносятся необходимые коррективы и дается оценка полученного результата от выполнения решения.

Одной из основных целей ЧП «Наш пекарь» является увеличение прибыли. Для выполнения данной цели необходимо выработать определённый план действий и сформировать задачи, решаемые на каждом из этапов.

Для того, чтобы увеличить прибыль необходимо увеличить рынок сбыта путем улучшения качества продукции и увеличения ассортимента одновременно с его корректировкой; а также поиска новых поставщиков.

Для успешной реализации данной цели необходимо полное взаимодействие всех подразделений данного предприятия.

Таким образом, каждое подразделение должно четко и эффективно выполнять поставленные задачи.

Задача отдела снабжения состоит в поиске выгодных поставщиков, что повлияет на качество и себестоимость выпускаемой продукции.

Задача отдела кадров состоит в привлечении опытных, квалифицированных специалистов.

Задачей производственного и финансового отделов является обеспечение бесперебойной, эффективной работы подразделений, удовлетворение текущих потребностей.

7. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ЭФФЕКТИВНОМУ ПРОИЗВОДСТВУ

Руководство - основной компонент эффективного управления организацией. Однако не всегда успешный руководитель является успешным управляющим. Об эффективном руководстве можно судить по степени влияния на подчиненных. Руководитель должен направлять группы людей и отдельные личности на выполнение общих задач организации.

Власть - это умение оказывать влияние на людей, изменять поведение и отношения человека и группы людей.

Влияние - это поведение одного индивида, которое вносит изменение в поведение другого.

Лидерство - способность эффективно использовать все имеющиеся источники власти для достижения целей организации.

Средства, с помощью которых руководитель влияет на подчиненных могут быть различны, но влиять необходимо так, чтобы результаты привели к действию - фактическому труду, необходимому для достижения общих целей организации.

В распоряжении руководителя ЧП «Наш пекарь» находятся 140 человек. Для эффективного управления такой организацией ему необходимо в совершенстве обладать элементами власти, лидерства, влияния в оптимальном их сочетании. Осуществление власти должно в первую очередь учитывать цели предприятия.

Рассмотрим способы влияния на подчиненных в организации на примере рисунка 7.1



22

Рис. 7.1- Способы управленческого влияния на подчиненных

Для персонала предприятия эмоциональное влияние проявляется в подражании, так как характеристики руководителя достойны быть примером для подражания и являются привлекательными для работников. Имеет место эмоциональная власть.

Из элементов рассудочного влияния для руководства ЧП «Наш пекарь» характерны убеждения, просьбы и приказы.

Влияние осуществляется при помощи внушений и убеждений посредством бесед и собраний, на которых разъясняются возникшие проблемы, разрешаются вопросы и задаются цели.

Такой элемент управления как просьба устанавливает доверительные отношения между руководителем и подчиненным.

Приказы являются необходимым элементом руководства и является опорой трудовой дисциплины на предприятии.

Такие элементы управления как подкуп и угроза неприемлемы для руководства ЧП «Наш пекарь», так как являются дестабилизирующими элементами трудового коллектива.

Таблица 7.1 Характеристика параметров руководства

Параметры руководства	Обоснование параметров руководства отдельных должностных лиц
	Директор	Главный бухгалтер
1. Форма власти 2. Способы влияния 3. Подходы к лидерству 4. Тип характера 5. Стиль руководства	Унитарная Рассудочный Ситуационный Сангвиник-холерик(50/50) Демократический	Объединенная Эмоциональное С позиции личных качеств Флегматик-меланхолик(80/20) Демократический

Директор предприятия обладает определенными профессиональными, интеллектуальными и личностными качествами, используемыми в процессе управленческой деятельности. Умение общаться с людьми, создавать благоприятную обстановку в коллективе, выдержанность, компетентность, интуитивность и многие другие качества характерны для успешного руководителя, который может на должном уровне организовать деятельность своей организации.