Кадровое делопроизводство

Министерство образования и науки Украины

Донбасский государственный технический университет

Кафедра экономики и управления

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По кадровому делопроизводству

Вариант №1

Выполнил:

студент

Проверила:

старший преподаватель

Алчевск, 2009

1. ТРЕБОВАНИЯ К КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

1.1 Определение понятия «кадровое делопроизводство»

Кадры это основной (штатный) состав квалифицированных работников, государственных, частных учреждений и общественных организаций.

Кадровое делопроизводство определяется как деятельность, которая охватывает вопрос документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам принятия, перевода, освобождения, учета работников и тому подобное.

Правильная организация кадрового делопроизводства имеет большое значение. Именно в кадровых службах граждане заключают трудовой договор, знакомятся с правилами внутреннего распорядка, условиями труда, быта, отдыха, перспективами профессионального роста. Кадровая служба является зеркалом учреждения, фирмы и от того, как в ней организовано документационное обеспечение управления, создается впечатление об организации и ее руководителе.

1.2 Основные обязанности и функции кадровых служб

Основные функции и обязанности кадровых служб регламентируются Положением о кадровой службе, которая разрабатывается в соответствии с «Типичными положениями о кадровой службе органа исполнительной власти», утвержденным Постановлением Кабинета Министров Украины от 02.08.96 г. №912 и утверждается руководителем предприятия. Положение должно предусматривать в разной степени детализацию нормативного акта в зависимости от уровня органа управления.

Перечень конкретных функций и обязанностей кадровой службы из основных направлений работы должен вмещать:

- организацию ведения кадрового делопроизводства;

- выполнение требований Кодекса законов о труде Украины по вопросам приема на работу, перевода и увольнения работников, обеспечения условий труда и социальной защиты работающих;

- повышения квалификации кадров, их переподготовку;

- формирование кадрового резерва и работу с ним;

- подготовку документов для назначения работникам всех видов пенсий, награждения их наградами и присвоения почетных званий, проведения аттестации, предоставления отпусков и тому подобное.

Для этого разрабатываются и внедряются нормативные документы, должностные инструкции.

Особенное внимание необходимо обратить на разработку должностной инструкции менеджера с персоналом. В частности, определение критериев оценивания труда, нагрузки; повышение уровня квалификации и культуры труда персонала кадровой службы; рациональную организацию рабочих мест, обеспечения персональными ЭВМ, новейшими технологиями и тому подобное.

1.3 Организация труда сотрудников кадровых служб

Рабочее место каждого работника кадровой службы должно быть организовано так, чтобы его умственные и физические усилия в полной мере направлялись на выполнение непосредственно функциональных обязанностей.

Рабочие помещения работников кадровой службы, учитывая характер работ, условно разделяют на такие зоны:

- управление (рабочие помещения заместителя руководителя учреждения по работе с кадрами, начальника отдела кадров, начальника отдела подготовки кадров и тому подобное);

- работы с посетителями (объединяет зону рабочего места инспектора (референта) из кадров и зону посетителя, оборудованную необходимым набором мебели);

- работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, ее обработки, хранения и выдачи документов и материалов);

- приемная (посетители ожидают приема и одновременно могут получить первичную информацию о предприятии, а в случае потребности заполнить формуляры кадровых документов);

- контактов, или зона конфиденциального общения с посетителями (изолированное помещение с интерьером, который способствует доверительному разговору);

- кодировка и хранение документов (здесь сохраняются картотеки, личные дела и трудовые книжки работников, отчеты о состоянии работы с кадрами и тому подобное).

Во всех рабочих помещениях должны быть обеспечены соответствующие условия труда.

В соответствии с квалификационной характеристикой утвержденного Министерством труда и социальной политики от 29.10.02 г. основными заданиями и обязанностями менеджера (управителя) из персонала является:

- организация работы из обеспечения персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретных направлений кадровой политики;

- обеспечение работы из комплектования предприятия, учреждения, организации работниками нужных профессий, специальностей согласно с квалификационными уровнями и профилем полученной ими подготовки и деловыми качествами, с учетом возможностей максимальной реализации трудового потенциала каждого работника;

- непосредственное участие в разработке бизнес-планов в отраслях обеспечения трудовыми ресурсами с учетом перспектив развития предприятия, учреждения, организации, изменений в составе работников через внедрение новой техники и технологии;

- организация работы из проведения исследований, прогнозирования и определения потребности в кадрах на основании планов экономического и социального развития предприятия;

- разработка и реализация комплекса программ относительно работы с персоналом из вопросов найма, освобождения, переводу рабочих, привлечения и закрепления работников с учетом перспектив их профессиональной защиты; информирование и предоставление консультаций руководителям разных уровней по вопросам управления персоналом;

- организация работы из учебы персонала, переподготовки и повышения их квалификации, проведения оценки результатов трудовой деятельности работающих, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей;

- обеспечение создания нормативно методической базы управления персоналом и практическое внедрение методических и нормативных разработок;

- организация разработки и принятие мероприятий по усовершенствованию управления персоналом, контроль выполнения руководителями подразделов постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с кадрами;

- участие в планировании социального развития коллектива, решении трудовых споров и конфликтов;

- контроль сдерживания трудового законодательства в работе с персоналом;

- обеспечение постоянного совершенствования процессов управления персоналом на основе внедрения социально-экономических и социально психологических методов управления, передовых технологий кадровой работы, создания и ведения банка данных персонала, стандартизации и унификации кадровой документации, применения средств вычислительной и оргтехники, коммуникаций и связи;

- организация проведения табельного учета, составления и выполнения графиков отпусков, контроль состояния трудовой дисциплины и соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка;

- обеспечение составления установленной отчетности из учета личного состава и работы с персоналом.

Квалификационными требованиями для менеджера (управителя) из персонала предусмотрено иметь полное высшее образование (образовательно-квалификационный уровень - магистр, специалист) направления подготовки «Менеджмент» или последипломное образование в отрасли управления, стаж работы в подразделах из управления персоналом не меньше двух лет.

1.4 Назначение документации о кадрах

Для правильного и своевременного принятия решения по любому вопросу руководитель учреждения должен владеть информацией о состоянии личного состава и движении кадров. Четкая организация учета личного состава является предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.

Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях, организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно принимать и освобождать работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.

Организация учета кадров полагается непосредственно на отдел кадров, инспектора из кадров, менеджера из персонала, секретаря .чи другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или владельца предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.

Учет кадров должен обеспечивать достоверные сведения:

- о количестве работников за категориями, профессиями, квалификацией, образованием, стажем работы, статью, возрастом и другими признаками;

- об изменении количества и составлю работников в учреждении в целом и ее подразделах, а также о причинах этих изменений;

- о состоянии работы из повышения квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;

- о количественном и качественном составе кадров, продвижения молодых работников, награждения;

- о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв и тому подобное.

Чтобы получить упомянутые и другие данные о личном составе, кадровая служба и ведет соответствующую кадровую документацию.

1.5 Место и состав кадровой документации

Документация из личного состава образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовка и воспитание). Характеризует эта документация правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельной личности с учреждением.

В документации из личного состава отображается деятельность предприятия по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров и тому подобное.

Служебные документы из личного складирует основанием для:

а) предоставление гражданам документов, которые удостоверяют их личность, должность и профессию;

б) получение льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.

Документация из личного состава используется также в справочных целях.

Особенно растет значимость документации из личного состава, когда работник достигает пенсионного возраста.

Самой характерной чертой кадровой документации является то, что она помехи отображает управленческую деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией. Не случайно документация из личного состава лежит в основе фондов личного происхождения.

За функциями управления кадрами выделяют такие основные группы документов:

- личные и личные документы работников;

- организационно предписывающая документация;

- первичная учетная кадровая документация.

К группе личных документов работников относятся паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые юридическое подтверждают ведомости, что их работники сообщают о себе. К ним можно также отнести удостоверение лица, документы о семейном положении, стаже работы, специальность и тому подобное.

Личными также есть документы, выданные учреждениями своим работникам для целевого відрекомендування: пропуск, удостоверение, справка, которая подтверждает место работы, посада, заработную плату. К личным документам за юридическим назначением можно отнести заявления работников о принятии на работу, освобождение или перемещение, автобиографию, а также документы личного дела, которые характеризуют деловые и моральные качества работника ~ аттестационное письмо, представление о назначении на должность, документы о награждении, присвоении почетных званий, ранга, завещание и тому подобное.

Организационно предписывающая документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями. Условно ее можно разделить на те же разновидности, которые применяются в общем делопроизводстве.

Первичная учетная кадровая документация обеспечивает функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная регистрация, и следующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров.

Классификация документов из личного состава.

Исходя из технологии регистрации и накопления информации из кадров, группу первичной учетной кадровой документации разделяют на две взаимоувязанные подгруппы:

исходные (начальные) учетные документы; производные (повторные) учетные документы.

Исходные учетные документы заполняют в соответствии с личными документами граждан. Это: личный листок с учета кадров, дополнения до личного листка, личная карточка и другие специализированные учетные документы.

Производные учетные документы имеют второстепенный характер. Основное их назначение - обеспечить полную, достоверную информацию из всех направлений справочной, справочно контрольной и отчетной работы. К этой подгруппе учетных документов принадлежат: специализированы карточки персонального учета специалистов, журнальные (книжные) формы регистрации учетных сведений (указательные списки, книги учета и тому подобное). Указана подгруппа документов наибольшей по объему и разделяется на документы: 1) из учета принятия, перевода и освобождения работников; 2) что фиксируют заработную плату; 3) относительно служебной аттестации и присвоения званий, категорий и тому подобное; 4) какие отображают уровень образования работников; 5) относительно зачисления к резерву кадров; 6) документы из пенсионного обеспечения; 7) о награждении, присуждении государственных премий и тому подобное.

Схема проработки кадровой документации.

Типичная технологическая схема обработки кадровой документации предусматривает такие стадии: документирование трудовых правоотношений работников с предприятиями, организациями; ведение личных дел и трудовых книжек работников; ведение справочно учетной и отчетной работы, документирования работы с резервом; документирование аттестации кадров; документирование назначений, допомог и пенсий; документирование награждений.

1.6 Ведение трудовых книжек

Особенности ведения и сохранения трудовых книжек

Основным документом о трудовой деятельности работника является его трудовая книжка. Она предназначена для установления общего, непрерывного и специального трудового стажа.

Порядок заполнения настоящего документа регламентирует ст. 48 Кзпп Украины и « Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Ведутся трудовые книжки на всех работников предприятия, которые проработали на нем свыше пяти дней, включая лица, которые являются совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, на сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

На лица, которые работают по трудовому договору у предпринимателей, которые не имеют прав юридической личности, а также у отдельных граждан относительно их обслуживания (как домашние рабочие, оглядальники, водители, охранники и т. др.), трудовые книжки не ведутся, их работа подтверждается справкой организации, с участием которой был заключен трудовой договор между лицом и нанимателем, а также справкой об уплате взносов в фонд государственного социального страхования.

На лица, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся за местом основной работы. Не заводятся трудовые книжки на работающих по трудовому соглашению.

Работники, которые становятся к работе, повинны подать владельцу или руководителю предприятия лично трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лица, которые принимаются на .роботу впервые, получают трудовую книжку на месте принятия на работу, причем руководитель предприятия стягивает из работника сумму ее стоимости.

Лица, которые впервые становятся к работе и не имеют трудовой книжки, повинны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональную подготовку. Военнослужащие, освобожденные из Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии Украины, Службы безопасности Украины, Пограничных войск Украины, Гражданской обороны Украины, Управления охраны высших должностных лиц Украины и других военных формирований, созданных в соответствии с действующим законодательством Украины (дальше Вооруженные Силы Украины и другие войска), и военнослужащие, освобожденные из Вооруженных Сил прежнего Союза ССР и Вооруженных Сил государств ~- участниц СНГ, предъявляют военный билет - о увольнении с мест отбывания наказания за криминальное преступление обязанные предъявить справку об освобождении.

Сохраняются трудовые книжки на предприятиях как документ суровой отчетности. В случае, когда офисами становятся личные помещения владельцев, трудовые книжки нужно хранить в недоступном для посторонних месте. Ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия.

Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, ведения их учета, хранения и выдачу полагается на специально уполномоченное лицо, назначенное приказом руководителя.

За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в частных предусмотренных законом случаях - другую ответственность.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, ее дополняют вкладышем, которым вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется так же как и трудовая книжка. Сам вкладыш не является действительным, потому в трудовой книжке относится штамп размером 10х25 мм с надписью «Выдано вкладыш», отражаются его номер и серия.

Лицо, которое потеряло трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно сообщить об этом владельцу предприятия за местом последней работы. Через не позже как 15 дней после сообщения, а в случае осложнения - в другие сроки, руководитель предприятия или ответственное лицо должны выдать работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу ее первой страницы.

Заполнение трудовых книжек

К трудовой книжке заносят сведения о:

-- работника: имя, фамилия и отчество, дата рождения;

- работу: перевод на другую работу, освобождение из работы;

- награждение и поощрение: о награждении государственными наградами и отличиями Украины, поощрения за успехи в работе и другие поощрения в соответствии с действующим законодательством Украины;

- открытия, на которые выданы дипломы, изобретения и рационализаторские предложения и выплачены в этой связи вознаграждения.

Сведения о взыскании к трудовой книжке не заносят. Записи нумеруют арабскими цифрами (число и месяц двусмысленными). Удостоверяют запись об освобождении и сведениях о награждении и поощрении печатью.

С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку на основании приказа или распоряжения о назначении на работу, перевод и освобождение, руководитель предприятия обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (П-2).

Сведения о работнике записывают на первой (титульной) странице трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество, дату рождения записывают полностью. После указания дать заполнение трудовой книжки работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу подписывает лицо, которое отвечает за выдачу трудовых книжек, после чего относится печать предприятия, где впервые заполнялась трудовая книжка. Ответственное лицо также делает нужные изменения в трудовой книжке на титульной странице. Одной черточкой зачеркивает старые данные и записывает новые, ссылаясь на соответствующие документы, на внутренней стороне обложки. Новые записи на первой странице трудовой книжки заверяются печатью предприятия и подписью руководителя.

В графе «Ведомости о работе» (дополнение 1.1) в виде заглавия записывается наименование предприятия. Под этим заглавием в графе 1 относится порядковый номер записи, которая вносится. В графе 2 отмечается дата принятия на работу. В графе 3 записывается: «Принятый или назначенный на такую-то должность или работу» с указанием ее конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.

Образцы записей в трудовых книжках в соответствии с содержанием того или другого приказа приведены в дополнении 1.2.

Если работник выходит на пенсию по возрасту на льготных условиях, то запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного за результатами аттестации рабочих мест, с ссылкой на «Списки производств, профессий, должностей и показателей, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение». Показатели, отмеченные в этих списках, обязательно должны быть подтвержденные в «Карте оценки условий труда рабочего места за результатами аттестации» и могут записываться в дужках.

Если рабочему (работнику) присваивается дежурный разряд (категория), то в трудовой книжке делается запись об этом.

Запись сведений о работе по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, вносится владельцем или уполномоченным им органом отдельной строкой на желание работника.

Перевод работника на другую постоянную работу в пределах одного предприятия оформляется в таком же порядке, как и принятие на работу.

Если за время работы работника изменилось название предприятия, то об этом в графе 3 трудовой книжки отдельным рядком делается запись: «Предприятие (название) из (дата) переименовано на (название)», а в графе 4 отмечается основание для переименовывания - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, которые имеют трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени учебы на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей служат приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов, клинических ординаторов.

Работа студентов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих лагерях, во время прохождения производственной практики или выполнения научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается справками с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы, которые служат основанием для внесения учебными заведениями (научными учреждениями) сведений о работе в трудовые книжки. Справки сохраняются в делах как документы суровой отчетности.

Если студенты, ученики, аспиранты и клинические ординаторы раньше не работали и потому не имеют трудовых книжек, то сведения об их работе в студенческих лагерях, во время прохождения производственной практики, а также о выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики на основании справок будут вноситься предприятием, где они в дальнейшем будут работать.

К трудовым книжкам по месту работы вносятся отдельной строкой (до заноса сведений о работе предоставленном предприятии) с ссылками на даты, номера и названия соответствующих документов такие записи:

~ о длительности службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием дать призыву (зачисление) и дать освобождение из службы;

- о длительности учебы в профессиональных учебно-воспитательных и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центрах, пунктах и тому подобное);

-- о длительности учебы в высших учебных заведениях (сюда входит и длительность работы в студенческих лагерях, на производственной практике, выполнение научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о длительности пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, отмеченных выше мелким шрифтом;

- о работе как членов колхоза (если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников);

- о времени ухода за инвалидом 1-ї группы или за ребенком-инвалидом в возрасте до 16 годов, а также за пенсионером, который согласно с выводом медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем досмотре (п. Е ст. 56 Закона Украины «О пенсионном обеспечении»), в том числе за престарелым, который достиг 80-летнего возраста (согласно с медицинским выводом);

- о периоде получения помощи в связи с безработицей вносится в трудовую книжку центром государственной службы занятости населения.

В случае возобновления в установленном порядке непрерывного стажа для определения помощи за государственным социальным страхованием в графу 3 раздела «Ведомости о работе» за последним местом работы вносится запись:

«Непрерывный трудовой стаж возобновлен из (дата)», а в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего совета профсоюзов или президиума ЦК. соответствующего отраслевого профсоюза.

В трудовых книжках работников, занятых на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранения непрерывного трудового стажа в случае возвращения в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва, в гра4)і Из раздела «Ведомости о работе» записывают: «Непрерывный трудовой стаж сохраняется».

Трудовые книжки граждан, которые работают по трудовым договорам в иностранных представительствах, в иностранных

корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории Украины, сохраняются: в г. Киеве - в Генеральной дирекции Киевской государственной администрации по обслуживанию иностранных представительств, в Республике Крым и областях ~ в департаментах внешних связей областных государственных администраций, в г. Севастополе - в городской государственной администрации. Эти организации делают записи в трудовых книжках о принятии на работу и об освобождении из работы в соответствии с трудовыми договорами и справками от нанимателей. В случае принятия на работу делается, например, такая запись: «Принятый на работу в Главное Управление транспорта Киевской городской государственной администрации. В случае освобождения: «Освобожденный из работы из Главного Управления транспорта Киевской городской государственной администрации с ссылкой на соответствующие статьи Кзпп Украины.

Запись, сделанная в трудовой книжке иностранными представительствами, иностранными корреспондентами, сотрудниками международных организаций и другими приравненными к ним иностранцами на территории Украины, считается недействительной.

К трудовым книжкам лиц, которые находились на исправительных работах без лишения свободы, владелец или уполномочен им орган предприятия по месту работы вносит в графу 3 раздела «Сведения о работе» запись о том, что длительность работы в этот период не засчитывается к общему и непрерывному стажу.

В случае, когда решением суда в установленном законом порядке срок отбывания исправительных работ без лишения свободы включен к общему трудовому стажу, в трудовых книжках делается запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.

Отмеченные записи вносятся в трудовую книжку по окончании фактического срока отбывания наказания, которое устанавливается за справками органов МВД Украины.

При освобождении осужденного из работы в порядке, предусмотренном действующим законодательством, и устраивании его на новое место работы соответствующие записи вносятся тем предприятием, на которое было принято или направлено осужденного.

Основанием для внесения в трудовую книжку предусмотренных этим пунктом записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, выданный согласно с приговором (постановлением) суда.

В разделе трудовой книжки «Ведомости о работе» делаются такие записи: в графе 1 отмечается порядковый номер, записи; в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 пишется: «Время работы из (дата) по (дата) не засчитывается в общий стаж на безпрерервний трудовой стаж». В случае зачисления судорог времени отбывания исправительных работ к общему трудовому стажу в графе Из пишется; «Время работы из (дата) по (дата) не зачтется в безпервний трудовой стаж».

В графе 4 отмечается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер.

Порядок внесения записей о награждении и поощрении

К трудовым книжкам работников в раздел «Ведомости о награждении» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины, а в раздел «Ведомости о поощрении» - сведениях о поощрении за успехи в труде.

В трудовых книжках не делают записи о премиях, которые предусмотрены системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер.

Порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении такой:

- в графе 1 отмечается порядковый номер записи;

- в графе 2 относится дата награждения или поощрения;

: в 1 относится порядковый номер записи; в графе 2 - дата освобождения; в графе 3 отмечается причина освобождения, например: «Освобождено за сокращением штатов, п. 1 ст. 40 Кзпп Украины»; в графе 4 - основание - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем освобождения считается последний день работы.

В случае перевода работника из одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается ссылка на п- в графе 3 в виде заглавия пишется название предприятия, ниже записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;

- в графе 4 отмечается, на основании чего внесена запись. Образец внесения сведений о награждении приведен в дополнении 1.3.

В случае освобождения работника все записи о работе и наградах, которые внесены в трудовую книжку за время его работы на предприятии, удостоверяются подписью руководителя или уполномоченным лицом и п объясняются печатью.

Владелец предприятия или уполномочен им орган выдает работникам по их просьбе заверены выдержки из трудовых книжек.

Порядок внесения сведений в случае освобождения

Записи о причинах освобождения в трудовой книжке должны точно отвечать формулировкам действующего законодательства и содержать ссылку на статью, пункт закона. Например: «Освобожденный в связи с прогулом, п. 4 ст.40 Кзпп Украины».

В случае расторжения трудового договора по инициативе работника по причинам, за которые законодательством предусмотрено предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об освобождении вносится с указанием этих причин. Например: «Освобожденный по собственному желанию в связи с зачислением к более высокому учебной заведению, ст. 38 Кзпп Украины».

Запись об освобождении работника делается по таким правилам согласования:

«Освобождено в связи с переводом на работу на (название предприятия), п. 5 ст. 36 Кзпп України».

В случае перехода на выборную должность в графе 3 делается запись: «Освобожденный в связи с избранием на выборную должность в (название организации), п. 5 ст. 36 Кзпп Украины».

В случае расторжения трудового договора по инициативе владельца или уполномоченному им органу в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме указания оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например, в графе 3 записывают: «Освобождено за сокращением штатов (численности) работников, п. 1 ст. 40 Кзпп Украины» и дальше в дужках отмечают соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет в разделе «Ведомости о назначении пенсии» трудовой книжки органами социального обеспечения относится отпечаток штампа «Пенсию назначено». В трудовых книжках ранее установленного образца (в 1938 г.) отпечаток отмеченного штампа относится на первой странице.

Если работник освобождается, все записи о работе и наградах, внесенных в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Если работник работоспособного возраста в течение последних двух лет перед освобождением повышал квалификацию, то нужно это отметить.

В случае освобождения лиц, которые работали в крестьянском (фермерскому) хозяйстве по трудовому договору, или прекращения членства в крестьянском (фермерскому) хозяйстве после соответствующих записей в трудовых книжках, сделанных председателем крестьянского (фермерского) хозяйства, трудовой стаж в этом хозяйстве подтверждается подписью руководителя, заместителя, другой уполномоченной на это лица и удостоверяется печатью местного органа государственной исполнительной власти.

Владелец или уполномочен им орган обязанный выдать работнику его трудовую книжку в день освобождения с внесенной у нее записью об освобождении.

В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине владельца или уполномоченного им органа работнику платится средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем освобождения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне освобождения выдается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Раньше внесена запись о дне освобождения признается недействительным в установленном порядке.

Если работник отсутствовал на работе в день освобождения, то владелец или уполномочен им орган в этот день посылает ему почтовое сообщение о необходимости получить трудовую книжку.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по отмеченному адресу допускается только из письменного согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или посылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Ведомости о работе» отмечают дату записи и в графе 3 записывают: «Работа прекращена в связи со смертью». Дальше заполняют графу 4, где отмечают дату и номер приказа (распоряжение). Эта запись удостоверяется в установленном порядке.

Порядок исправления записей в трудовых книжках

Если обнаружена неправильная или неточный запись сведений о работе, переводе, награждении, поощрении и тому подобное, исправление выполняет владелец предприятия или уполномочен им орган, который сделал соответствующую запись. Владелец предприятия или уполномочен им орган за новым местом работы обязанные подать работнику в этом нужную помощь.

Когда предприятие, которое сделало неправильную или неточный запись, ликвидировано, соответствующую запись делает правопреемник и удостоверяет печатью, а в случае его отсутствия - высшая организация, которой было подчинено предприятие, а в случае ее отсутствия - облархив, госархив г. Киева, госархив г. Севастополя и тому подобное.

Исправлены сведения о работе, переводе на другую работу, награждение и поощрение и все такое должны полностью отвечать оригиналу приказа или распоряжения.

В случае потери приказа или распоряжения или несоответствия их содержания фактическим данным исправления сведений выполняется на основании других документов, которые подтверждают эти данные. Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления сделанных ранее записей.

В разделах « Сведения о работе» « Сведения о награждении» « Сведения о поощрении» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивания внесенных ранее неточных или неправильных записей не допускается.

Если нужно, например, изменить запись сведений о работе, после указания соответствующего порядкового номера, дать внесение записи в графе 3 пишут: « Запись за д ... недействительный. Принято за такой профессией (должностью)», и в графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжение) владельца предприятия или уполномоченного им органу, запись по вине которого неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об освобождении и переводе на другую постоянную работу в результате незаконного освобождения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и делается запись о возобновлении на предыдущей работе или изменении формулировки причины освобождения. Например, пишется: « Запись за же ... недействительный, обновлено на предыдущей работе». При изменении формулировки причин освобождения пишется: « Запись за же ... недействительный. Освобождено...» и отмечается новая формулировка и относятся номер и дата приказа.

Если в трудовой книжке есть запись об освобождении или переводе на другую работу, признанный не действительным, то по просьбе работника ему выдается дубликат трудовой книжки, в который не вносится эта запись.

Оформление дубликата трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделах « Сведения о работе» « Сведения о награждении» и « Сведения о поощрении» дубликата вносятся записи о работе, а также о награждении и поощрении за местом последней работы на основании ранее выданных приказов (распоряжений).

Если работник к устраиванию на это предприятие уже работал, то, заполняя дубликат трудовой книжки, в раздел « Сведения о работе» в графу 3 сначала вносят запись об общем стаже его работы к устраиванию на это предприятие, который подтверждается документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть отмечается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный должным образом оформленными документами, записывается за отдельными периодами работы в таком порядке: в графе 2 отмечается дата принятия на работу; в графе 3 пишется название предприятия, где работал работник, а также названия цеха (отделу) и должности (работы), на которое был принят работник. Сведения о работе по совместительству и за совмещением профессий в дубликате трудовой книжки вносятся на желание работника.

Если в поданных работником документах, есть сведения о переводе его на другую постоянную работу на том же предприятии, то об этом делается запись.

После этого в графе 2 записує7'ься дата освобождения, а в графе 3 -- причина освобождения, если в поданном работником документе есть такие данные.

Если поданные работником документы не содержат полных данных о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносят только те данные, которые есть в документах.

В графе 4 отмечаются название, дата и номер документа, на основании которого сделаны соответствующие записи в дубликате. Владельцы или уполномочены ими органы предыдущих мест работы зобов' язани способствовать своему прежнему работнику в получении документов, которые подтверждают стаж его работы к устраиванию на последнее предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (например, обгоревшая, разорвалась, загрязнилась), то владелец или уполномочен им орган за последним местом работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, которая стала непригодной, делается надпись: « Выдан дубликат», а книжка возвращается работнику. Устраиваясь на новое место работы, работник обязан предъявить дубликат трудовой.

Ведение учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки являются ценными документами. Потому на предприятиях ведется их суровый учет в соответствующей документации: книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет отдел кадров или другой подраздел предприятия или инспектор, который принимает и освобождает работников. В этой книге регистрируют все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников, а также выданы трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, подписанные лицом, которое приняло отмеченные документы или заполнило их.

Получая трудовую книжку в связи с освобождением, работник расписывается в этом в личной карточке и в книге учета. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерованная, прошнурована и скрепленная подписью руководителя предприятия и круглой печатью.

Все вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранением, изготовлением и учетом, регулируются постановлением правительства и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденной приказом Минпраци, Минюстиции, Минсоциального защиты населения Украины от 29 июля в 1993 г. а58.

К книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносят все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательно отмечают серию и номер каждого бланку. Ведет эту книгу, как правило, бухгалтерия предприятия.

* Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним тоже должна быть пронумерована, прошнурована и скрепленная подписью руководителя предприятия и печатью.

Хранят бланки трудовых книжек и вкладыши к ним в бухгалтерии предприятия как документы суровой отчетности и выдают за заявкой под отчет лицу, ответственному за Их ведение. По окончании каждого месяца лицо, которое отвечает за ведение трудовых книжек, подает бухгалтерии отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладок к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, добавляя прибыльный ордер кассы предприятия. На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек И вкладыши к ним составляют акт за формой, утвержденной приказом Минстату Украины от II августа в 1993 г. д180 (дополнение 1.4).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при освобождении, хранят в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, которые находятся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве предприятия в течение 50 годов. По окончании отмеченного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

Владелец предприятия или уполномочен им орган обязанный иметь нужное количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Образцы оформления книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним приведены в дополнениях 1.5 и 1.6.