Управление коммуникациями в менеджменте

Партию более крупной упаковки пришлось разбивать на 3 - 2 т., 2 т., и 4 т. и реализовывалась она в течение последующих 6 дней. Информацию об этом получил коммерческий директор через электронную почту и доложил на планерке ген. директору. При следующей заявке от этого торгового агента соотношение в партии товара более мелкой упаковки и более крупной было 4: 1, т. е. в партии 80% занимала продукция в мелкой упаковке и 20 % в более крупной нерке ген. директору. При следующей заявке от этого торгового агента соотношение в партии товара более мелкой упаковки и более крупной было 4: 1, т. е. в партии 80% занимала продукция в мелкой упаковке и 20 % в более крупной.

Преграды в межличностных коммуникациях

Поскольку руководитель от 50 до 90 % своего времени тратит на разговоры, прямой межличностный обмен информацией встречает на своем пути преграды:

- преграды, обусловленные восприятием, люди, имеющие различный опыт могут одну и ту же информацию интерпретировать по разному, например, специалисты по реализации продукции могут считать, что активизация сбыта за счет расширения ассортимента и эффективной рекламы важнее снижения издержек производства. В то же время производственники исходят из противоположной точки зрения: снижение издержек производства они считают важной составляющей получения прибыли,

В ООО «Аллимпекс» информация движется внутри организации вверх и вниз. В ходе такого движения смысл сообщения несколько искажается. Сообщения могут искажаться непреднамеренно, в силу затруднений межличностных контактов. Сознательное искажение информации может иметь место, когда руководитель, занимающий определенное место в коммуникационной цепочке не согласен с сообщением. Например, бригадир при докладе гл. инженеру о причинах сбоя в выпуске продукции возложил всю вину на рабочего, обслуживающего станок. Гл. инженер наказал дежурного механика, т. к. сбои уже происходили на этом участке и дежурный механик, зная об изношенной детали должен был принять своевременные меры по ее замене. Бригадир сознательно исказил информацию, т. к. он находится с дежурным механиком в приятельских отношениях.

Проблемы обмена информацией вследствие искажения сообщений могут возникать по причине фильтрации. В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой направлялись только те сообщения, которые его касаются. Например, генеральный директор издал приказ о наказании начальника цеха, главного технолога и рабочих второй смены. До рабочих был доведен приказ о их непосредственном наказании, без упоминания о том, что вышестоящие лица также наказаны. В результате произошла фильтрация сообщения генерального директора о наказании, т. к. начальнику цеха и главному технологу было не выгодно передавать сообщения о своем наказании, чтобы не подорвать собственного авторитета и возложить вину полностью на рабочих. Это вызвало недовольство рабочих, т. к. они посчитали это наказание несправедливым.

Сообщения, отправленные наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает желание снабжать их только положительной информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о существующей проблеме. Поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать.

Например, до генерального директора была доведена информация о задержке выхода в море МРС - 85, основной причиной было названо отсутствие резервного топлива на случай непогоды. Распоряжение о выдаче топлива из резервных баков мог отдать только гл. инженер. На самом деле до ген. директора не была доведена полная информация. Начальник снабжения не доложил о том, что МРС не был укомплектован рыболовными снастями и отсутствовал подменный механик на судне из - за болезни. Причиной сокрытия информации послужило нежелание получения взыскания.

Например, ген. директор получил информацию по сети ИНТЕРНЕТ о падении цены на партию продукции на Токийском рынке на 0, 12 цента за 250 г. упаковку в силу перегруженности информацией о задержках в поставке топлива и необходимых технических деталей для запуска новой линии в эксплуатацию, он не придал важности поступившей информации. В результате организация понесла убытки в размере 13 тыс. долларов.

Если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться реализации поставленных целей сужаются. В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Проблемы в коммуникациях может вызвать неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров, а также способ организации власти и распределения задач

К примеру, на ООО «Аллимпекс» высшее и среднее звено управление оснащены автоматизированной системой передачи информации. При данном виде коммуникаций искажение информации практически не происходит. Обмен информацией между средним и низшим звеном осуществляется с помощью устных (телефонных) сообщений, в форме письменных отчетов, докладных записок. В данном случае может происходить как непреднамеренное, так и сознательное искажение информации.

Обмен информации в организации можно улучшить, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя, достижения современных информационных технологий.